TU CARTE í n aI ncfi oór nm apt iav ro a I ntt oe d r noo s I nB of loe rt m
Febrero de 2017
TU CARTE Boletín Informativo Interno
QUÉ PUEDES ENCONTRAR EN TU CARTE? En Tu Carte es nuestro boletín interno y constituye un valioso medio para que todos nos mantengamos informados. En las diferentes secciones de Tu Carte encontrarás, mes a mes, noticias y datos de interés general para todo el equipo de ONAC. Te invitamos a seguir esta publicación mensual a través de la plataforma ISSUU, vínculo que es enviado con cada número del boletín a través de nuestro correo corporativo.
Acreditación Temas, datos y actividades relevantes de nuestro quehacer
Al día con el Site Actualizaciones en los documentos el sistema de gestión
De tu interés Información de interés general para todos los colaboradores, noticias sobre proyectos, tips idiomáticos y otras novedades
Nuestro Equipo Información sobre nuestros colaboradores, actividades y mensajes
Tiempo fuera Información sobre actividades lúdicas, fotografías y otros temas
ACREDITACIÓN
Participación de ONAC en el Comité Ejecutivo de InterAmerican Accreditation Cooperation - IAAC Del 5 al 10 de marzo, en el Salvador, se llevará a cabo el Comité Ejecutivo de InterAmerican Accreditation Cooperation – IAAC, del cual participa el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, como miembro signatario de esta cooperación. A continuación, les compartimos algunas fotografías de este evento.
En el próximo número de Tu Carte les compartiremos resultados de esta semana de reuniones.
TU CARTE
ACREDITACIÓN
Boletín Informativo Interno
ACREDITACIONES OTORGADAS EN EL MES DE FEBRERO CRC
1
OIN
1
OCP
1
LAB
2
CDA
4
LAC
4 0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
DETALLE DE LOS OEC ACREDITADOS Código de Acreditación
Nombre de la razón social
16-LAB-019
ZOFRE S.L.P. SUCURSAL COLOMBIA
16-LAC-024
EMPRESA DE SERVICIOS DE FLORENCIA SERVAF S.A. E.S.P. S E I SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A.
16-LAC-021
Ciudad
Departamento
Fecha Otorgamiento
Bogotá D.C.
Cundinamarca
2017-02-06
Florencia
Caquetá
2017-02-03
Bogotá D.C.
Cundinamarca
2017-02-27
Bogotá D.C.
Cundinamarca
2017-02-02
16-LAB-009
PROFESIONALES CONTABLES EN ASESORIA EMPRESARIAL Y DE INGENIERIA S.A. – PROASEM S.A.
16-LAC-017
ATE MEDICAL GROUP S.A.S.
Medellín
Antioquia
2017-02-13
16-LAC-015
NOVATEST INSTRUMENTOS E INGENIERÍA S.A.S.
Bogotá D.C.
Cundinamarca
2017-02-20
16-CEP-032
CENTRO DE RECONOCIMIENTO DE CONDUCTORES CERTIFICAR CONDUCTORES NORTE S A S SIGLA: C R C CERTIFICAR CONDUCTORES NORTE S A S
Bogotá D.C.
Cundinamarca
2017-02-21
16-OIN-025
MOTO CDA LA TOMA S.A.S.
Neiva
Huila
2017-02-06
16-OCP-002
ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COLOMBIA S.A.S. SIGLA: CERCOMLAB S.A.S
Medellín
Antioquia
2017-02-10
16-OIN-033
CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTRIZ DEL SUR DEL TOLIMA SAS CDA REVIFULL SAS
Chaparral
Tolima
2017-02-14
16-OIN-042
Bogotá D.C.
Cundinamarca
2017-02-23
16-OIN-038
CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR MI CARRERA EXPRESS S A S SIGLA: CDA MI CARRERA EXPRESS S A S
Bogotá D.C.
Cundinamarca
2017-02-27
16-OIN-026
CERTIFICADOS RETIE S.A.S.
Bogotá D.C.
Cundinamarca
2017-02-1
AL DÍA CON EL SITE
La sección Al día con el Site publica mensualmente la información relacionada con las actualizaciones y modificaciones realizadas a los documentos que hacen parte del sistema de gestión de ONAC y que podrán ser consultados, cuando así lo requieran, en el SITE, accediendo a través del siguiente vínculo:
bit.ly/1HbcE26 Los documentos publicados en esta sección se clasifican según el estado en el que se encuentren dentro del sistema de gestión; a continuación se describen estos estados: Nuevo: es el estado de un documento generado y controlado en su primera versión dentro del sistema de gestión . Actualizado: es el estado en el cual un documento ya existente es modificado en su objetivo, alcance, definiciones, responsabilidades, actividades o relación de anexos, generándose un cambio de versión del mismo. En revisión: es el estado de un proyecto de documento nuevo o actualizado que aún no ha sido aprobado ni formalizado dentro del sistema de gestión de ONAC.
RECUERDA: • Consultar permanentemente los cambios y actualizaciones de los documentos del sistema de gestión de ONAC.
• Descargar los formatos del site cada vez que vayas a elaborar o diligenciar un nuevo documento (evita trabajar sobre documentos ya diligenciados).
“EL SITE ES LA ÚNICA FUENTE OFICIAL DE PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS”
TU CARTE
AL DÍA CON EL SITE
Boletín Informativo Interno
Documentos nuevos, generados en el mes de enero NUEVO CÓDIGO
TITULO
FECHA DE APROBACIÓN
VERSIÓN
FR-5.4-06
ASISTENCIA REUNIÓN DE COMITES Y CONSEJO DIRECTIVO
2017-02-21
1
RRI-5.7-04
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO*
2016-12-14
1
PROCESO 5.4 GESTIÓN PARA LA COMUNICACIÓN 5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO
Documentos actualizados en el mes de enero NUEVO CÓDIGO
TITULO
FECHA DE APROBACIÓN
VERSIÓN
PROCESO
FR-1.3-01
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ONAC
2017-02-02
3
1.3 ESTRUCTURA Y PROCESOS
FR-5.4-05
ASISTENCIA REUNIÓN (EXTERNO)
2017-02-21
5
5.4 GESTIÓN PARA LA COMUNICACIÓN
Documentos en etapa de revisión NUEVO CÓDIGO
TITULO
VERSIÓN
PROCESO
DR-1.1-01
EXIGENCIA DE PÓLIZAS DE SEGURO DE RCE Y RCP
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
DR-1.1-02
DEFINICIÓN DE PLAZOS PARA LA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS DE ACREDITACIÓN Y SUS MODIFICACIONES
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
DR-1.1-03
PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVALUACIONES COMPLEMENTARIAS
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
RAC-1.4-03
REGLAMENTO DE USO DE LOS SIMBOLOS DE ACREDITADO Y/O ASOCIADO
4
1.4 POSICIONAMIENTO DE IMAGEN
RRI-5.2-01
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
1
5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS
PR-5.2-01
PROCEDIMEINTO DE INGRESOS
1
5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS
PR-2.4-02
PROCEDIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DOCUMENTOS EXTERNOS
1
2.4 DESARROLLO Y/O MODIFICACIÓN DEL SERVICIO
INS- 4.1-02
LINEAMIENTOS PARA TESTIFICACIÓN DE ALCANCES ACREDITACIÓN PARA ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN
2
4.1 PLANEACIÓN DEL SERVICIO DE ACREDITACIÓN
INS-4.2-04
INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE ENSAYOS DE APTITUD CON CRITERIO NORMA ISO/IEC 17025
1
4.2 EJECUCIÓN DEL SERVICIO
INS-5.2-01
INSTRUCTIVO PARA TRÁMITE DE PASAJES Y VIATICOS
1
5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS
INS-4.1-01
INSTRUCTIVO PARA NOTIFICAR PROGRAMACIONES
1
4.1 PLANEACIÓN DEL SERVICIO DE ACREDITACIÓN
FR-4.2.5-04
INFORME DE EVALUACIÓN ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN
3
4.2.5 INFORME DE RESULTADOS
FR-4.2.5-05
INFORME DE TESTIFICACIÓN DE AUDITORÍAS DE ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN ISO/IEC1702-11:2015
2
4.2.5 INFORME DE RESULTADOS
AL DÍA CON EL SITE
Documentos en etapa de revisión NUEVO CÓDIGO
TITULO
VERSIÓN
PROCESO
FR-3.2-10
EVALUACIÓN DE CAPACIDAD PARA SERVICIOS DE ACREDITACIÓN
3
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-11
COTIZACIÓN SERVICIOS DE ACREDITACIÓN
8
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-12
ACUERDO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE EVALUACIÓN INICIAL PARA LA ACREDITACIÓN
3
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-1.1-01
AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
FR-5.7-46
PERFIL SOCIODEMOGRÁFICO DE LOS COLABORADORES
1
5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
FR-5.7-47
REGISTRO ENTREGA ELEMENTOS PROTECCIÓN PERSONAL
1
5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
FR-5.7-48
SEGUIMIENTO EXÁMENES DE INGRESO, RETIRO Y PERIÓDICOS
1
5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
GU-5.7-01
GUÍA GENERAL PARA PREVENCIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO
1
5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
GU-5.7-02
GUÍA DE USO COMPARTIDO DE LAS INSTALACIONES, EQUIPOS Y ENSERES DE ONAC
1
5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
INS-5.7-01
INSTRUCTIVO PARA NOTIFICACIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO
1
5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO
PR-1.1-01
PREOCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
MA-5.7-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
1
5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO
MA-5.6-01
MANUAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
1
5.6 GESTIÓN INFORMÁTICA
RRI-5.7-01
REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - COPASST
1
5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO
RRI-5.7-02
REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
1
5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO
RRI-5.7-03
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
1
5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO
RRI-5.2-01
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
1
5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS
TU CARTE
DE TU INTERÉS
Boletín Informativo Interno
CONTROL INTERNO EN ONAC ¿QUÉ ES CONTROL INTERNO? “Se define el Control Interno1 como un proceso, ejecutado por el Gobierno Corporativo en conjunto con todo el personal de una entidad, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización. Tales objetivos son la eficiencia y la eficacia de las operaciones; la confiabilidad de la información financiera; el cumplimiento de normas y obligaciones; y la salvaguarda de los activos.”
Es así como, a partir del compromiso de la Dirección de ONAC con la efectividad y la transparencia en el desarrollo de los procesos de la Organización y con la participación activa de todo el equipo de trabajo del Organismo, se espera implementar de manera exitosa el nuevo esquema de control interno del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, el cual propende por una gestión eficiente de ONAC, permitiéndole para prevenir los riesgos ante los que se ven expuestos los recursos, planes, procesos, entre otros, constituyéndose en un pilar sobre el que se soportan todas las operaciones.
¿QUIÉN O QUIENES SON PARTÍCIPES DE ESTE ESQUEMA? La implementación de un sistema de control interno también procura que las relaciones entre los clientes y la organización sean óptimas y propende por un alto nivel de dignidad humana entre la alta dirección y los empleados, proveyendo una seguridad razonable orientada al logro de los objetivos corporativos. Por todo lo anterior, en el desarrollo del sistema de control interno, todos y cada uno de los colaboradores de ONAC son protagonistas y al mismo tiempo responsables de una adecuada implementación, a través del autocontrol que cada una realice sobre el ejercicio de su rol y las respectivas responsabilidades.
¿POR QUÉ ONAC VA A EMPEZAR A IMPLEMENTAR UN ESQUEMA DE CONTROL INTERNO? El Sistema de Control Interno en el ONAC se implementará durante 2017, de acuerdo con el cronograma propuesto, a partir del proceso de Renovación Organización para la Confianza y la Calidad ROCC, el cual fue diseñado por la firma E&Y y aprobado por el Consejo Directivo de ONAC en 2016 Este sistema permitirá asegurar la eficiencia y eficacia en todos los procesos, la mejora continua y la confiabilidad, así como en la gestión de los recursos y el desarrollo en general de cada una de las funciones de los colaboradores.
Espera más información en el próximo número de Tu Carte
1COSO
ERM - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway - Enterprise Risk Management - Integrated Framework, mayo de 2013.
DE TU INTERÉS
Tips para la Gestión Documental e Informática Es bien sabido por todo nuestro equipo la importancia que tiene el manejo adecuado de la información en ONAC. Por ello, en procura de contribuir a mejorar cada día en la gestión documental e informática, cada mes incluiremos en esta sección de Tu Carte, algunas recomendaciones generales que nos servirán a todos.
GESTIÓN DOCUMENTAL Correspondencia de salida Con el fin de realizar una adecuada gestión de nuestras comunicaciones de salida te invitamos a atender las siguientes recomendaciones: • • •
•
•
Radica todas las• comunicaciones de salida en ORFEO • Utiliza las plantillas correspondientes Genera los radicados de salida a partir de los• radicados de entrada cuando aplique Carga en la aplicación Orfeo en la pestaña• documentos las imágenes de los radicados con firma y sus anexos Informa a Gestión documental y marca como impresos en la aplicación los radicados antes de entregarlos al archivo
Envía la correspondencia en sobre sellado y rotulado Entrega la copia de la comunicación para su archivo en nuestros expedientes Recuerda que la hora máxima de entrega de correspondencia de salida es a la 16:00 horas Gestiona y archiva tus radicados de salida en Orfeo una vez tengan la guía de envío anexa
GESTIÓN INFORMÁTICA El área de informática solicita de su colaboración los días miércoles dejando los equipos de cómputo encendidos, con la sesión de usuario bloqueada.
MIÉRCOLES DE ANTIVIRUS
Ello con el fin de garantizar las actualizaciones y escaneo del antivirus en cada equipo de ONAC.
DE TU INTERÉS
TU CARTE Boletín Informativo Interno
Tips Idiomáticos Conectores del Discurso En el número anterior de Tu Carte les habíamos contado que son conectores gramaticales y que un buen uso de ellos permite dar mayor coherencia a un texto. Este mes traemos información un poco más detallada sobre el tipo de conectores que existen y como hacer uso de los mismos, a través de algunos ejemplos Si deseas obtener más información sobre este contenido infográfico, visita: infotra.wordpress.com/2016/09/07/ 81-conectores-gramaticales-pararedactar-bien/
Fuente imagen: tinyurl.com/hkwfbnp
DE TU INTERÉS
Consulta el Reglamento Interno de Trabajo de ONAC Accede a través del siguiente vínculo:
goo.gl/JDJTN0 IDENTIFICA UN ACCIDENTE Y UN INCIDENTE… Conoce como actuar en cada una de estas situaciones Para brindar una adecuada atención en caso de cualquier suceso que pueda ser tipificado como accidente o incidente durante la jornada laboral o durante la realización de actividades cubiertas por ONAC, es importante tener en cuenta la siguiente información:
Tomado de: http://hyperpolyglotte.com/aprende_espanol/vocabulario-conectores-explicacion.php
TU CARTE
NUESTRO EQUIPO
Boletín Informativo Interno
AVISO IMPORTANTE SOBRE EL USO DEL CARNET DE ACCESO A LAS OFICINAS DE ONAC A continuación les compartimos las actividades de formación realizadas durante los meses de enero y febrero. En este resumen se relaciona tanto las actividades llevadas a cabo con nuestro equipo de evaluadores y expertos técnicos, como con el personal interno. Fecha
Programa
Actividad
CPR
Fortalecimiento de la competencia Jornada de Unificación de Criterios Formación
2017-01-11
CRC 2017-02-11 CDA 2017-02-24 PEA
2017-02-27
Fortalecimiento de la competencia
Tema
Dirigido a
Formación Global GAP Evaluadores CPR
Resolución 5228 del 14 Diciembre 2016 Programa de Ensayos de Aptitud para Organismos de Inspección y CDA Criterios Técnicos - Diseño de los Programas de Ensayos de Aptitud
Coordinación y Evaluadores Coordinador Sectorial
Profesionales calificados
AVISO IMPORTANTE SOBRE EL USO DEL CARNET DE ACCESO A LAS OFICINAS DE ONAC Con el fin de hacer un uso adecuado del botón de apertura de emergencia de la puerta principal de las instalaciones de ONAC, ubicado al lado de dicho acceso, solicitamos portar permanentemente el carné de acceso y salida de la oficina y evitar presionar el botón para abrir la puerta en casos diferentes a emergencias y manipulado por parte del personal autorizado para ello. Algunos funcionarios no están portando el carné y utilizan el botón rojo de emergencia para salir de la oficina y debido a esta práctica el botón ha tenido que ser reparado varias veces.
NUESTRO EQUIPO
CUMPLEAÑOS Y ANIVERSARIOS LABORALES
CUMPLEAÑOS
FECHA
NOMBRE
Fernando Escobar Mendoza
Marzo
6
Anyileny Rodríguez Angarita
Marzo
8
Edna Julieth Villarraga Farfán
Marzo
30
Laura Yamile Cadavid Arbeláez
Marzo
31
Mucho entusiasmo, buena nota y energía todos los días para los cumpleañeros de este mes y también para nuestros colaboradores que cumplen su aniversario. ANIVERSARIOS LABORALES Nombre
fecha
Tiempo en años
Yenny Alexandra León Lemus
2
Marzo
8
Edna Julieth Villarraga Farfán
3
Marzo
3
Elisa Marcela Carrillo Zapata
3
Marzo
3
Anyileny Rodríguez Angarita
12
Marzo
4
Lizceth Natalia Toloza Sandoval
16
Marzo
2
Jennifher Julieth Orjuela Valbuena
24
Marzo
2
TU CARTE
NUESTRO EQUIPO
Boletín Informativo Interno
BIENVENIDOS NUEVOS COMPAÑEROS NOMBRE
CARGO
Nicolás Agatón Pardo
Auxiliar de Archivo
Julieth Carolina Hernández Cárdenas
Auxiliar de Archivo
Yuri Angélica Pulido Parra
Profesional de Apoyo CRC
Leonardo Niño López
Profesional Sistema de Gestión
Jhovan Alexander Vela Ruiz
Asistente Contable y Financiero
FECHA Marzo
6
Marzo
6
Marzo
6
Marzo
13
Marzo
13
INVITACIÓN No se pierdan esta invitación tan especial, dirigida a todas las mujeres de ONAC…
En la invitación original remitida por correo electrónico está la hora programada para cada una de ustedes…
TIEMPO FUERA
CELEBRACIÓN DE CUMPLEAÑOS DE ENERO Por un aplazamiento de la celebración de los cumpleaños del mes de enero, en Tu Carte, el mes pasado, no alcanzamos a compartir las fotos de los cumpleaños del primer mes de 2017. A continuación algunas de estas fotografías:
TIEMPO FUERA
TU CARTE Boletín Informativo Interno
CELEBRACIÓN DE CUMPLEAÑOS DE FEBRERO Los cumpleaños del mes de febrero se celebraron el 3 de marzo. A continuación, algunas fotografías que también encontrarán en la carpeta dispuesta en el servidor.