Tu carte marzo 2017

TU CARTE í n aI ncfi oór nm apt iav ro a I ntt oe d r noo s I nB of loe rt m

Marzo de 2017

TU CARTE Boletín Informativo Interno

QUÉ PUEDES ENCONTRAR EN TU CARTE? En Tu Carte es nuestro boletín interno y constituye un valioso medio para que todos nos mantengamos informados. En las diferentes secciones de Tu Carte encontrarás, mes a mes, noticias y datos de interés general para todo el equipo de ONAC. Te invitamos a seguir esta publicación mensual a través de la plataforma ISSUU, vínculo que es enviado con cada número del boletín a través de nuestro correo corporativo.

Acreditación Temas, datos y actividades relevantes de nuestro quehacer

Al día con el Site Actualizaciones en los documentos el sistema de gestión

De tu interés Información de interés general para todos los colaboradores, noticias sobre proyectos, tips idiomáticos y otras novedades

Nuestro Equipo Información sobre nuestros colaboradores, actividades y mensajes

Tiempo fuera Información sobre actividades lúdicas, fotografías y otros temas

ACREDITACIÓN

Asamblea General de Asociados ONAC 2017 El pasado 29 de marzo, en el Hotel NH Collection de la ciudad de Bogotá, se realizó la Asamblea General de Asociados ONAC, correspondiente al año 2017.

La reunión contó con la asistencia de 115 asociados y en ella se presentó el informe de la gestión de ONAC en 2016.

A continuación, les compartimos algunas fotografías de la Asamblea.

TU CARTE

ACREDITACIÓN

Boletín Informativo Interno

ACREDITACIONES OTORGADAS EN EL MES DE FEBRERO

CEP

1

OIN

1

2

LAC

0

0,5

1

1,5

2

2,5

DETALLE DE LOS OEC ACREDITADOS EN MARZO Código de Acreditación

Nombre de la razón social

Ciudad

Departamento

Fecha Otorgamiento

16-OIN-015

COMPAÑÍA ANDINA DE INSPECCIÓN Y CERTIFICACIÓN S.A.- ACERT S.A.

Bogotá D.C.

Cundinamarca

6/03/2017

16-LAC-027

TEST & ENGINEERING SERVICES S.A.S.

Bogotá D.C.

Cundinamarca

22/03/2017

16-LAC-037

INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO ICA

Bogotá D.C.

Cundinamarca

29/03/2017

16-CEP-034

CERTIGUAINIA SAS

Puerto Inírida

Guainía

7/03/2017

AL DÍA CON EL SITE

La sección Al día con el Site publica mensualmente la información relacionada con las actualizaciones y modificaciones realizadas a los documentos que hacen parte del sistema de gestión de ONAC y que podrán ser consultados, cuando así lo requieran, en el SITE, accediendo a través del siguiente vínculo:

bit.ly/1HbcE26 Los documentos publicados en esta sección se clasifican según el estado en el que se encuentren dentro del sistema de gestión; a continuación se describen estos estados: Nuevo: es el estado de un documento generado y controlado en su primera versión dentro del sistema de gestión .

Actualizado: es el estado en el cual un documento ya existente es modificado en su objetivo, alcance, definiciones, responsabilidades, actividades o relación de anexos, generándose un cambio de versión del mismo.

En revisión: es el estado de un proyecto de documento nuevo o actualizado que aún no ha sido aprobado ni formalizado dentro del sistema de gestión de ONAC.

RECUERDA: • Consultar permanentemente los cambios y actualizaciones de los documentos del sistema de gestión de ONAC. • Descargar los formatos del site cada vez que vayas a elaborar o diligenciar un nuevo documento (evita trabajar sobre documentos ya diligenciados).

“EL SITE ES LA ÚNICA FUENTE OFICIAL DE PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS”

TU CARTE

AL DÍA CON EL SITE

Boletín Informativo Interno

Documentos nuevos, generados en el mes de marzo NUEVO CÓDIGO

FECHA DE APROBACIÓN

VERSIÓ N

CEA/LA-4.114

CRITERIOS ESPECÍFICOS DE ACREDITACIÓN PARA ORGANISMOS DE VERIFICACIÓN METROLOGICA DE SURTIDORES, DISPENSADORES Y/O MEDIDORES DE COMBUSTIBLES LÍQUIDOS

2017-03-03

1

4.1 PLANEACIÓN SERVICIO DE ACREDITACIÓN

CEA/LA-4.115

CRITERIOS ESPECÍFICOS DE ACREDITACIÓN PARA ORGANISMOS DE VERIFICACIÓN METROLÓGICA DE INSTRUMENTOS DE PESAJE DE FUNCIONAMIENTO NO AUTOMÁTICO

2017-03-03

1

4.1 PLANEACIÓN SERVICIO DE ACREDITACIÓN

FR-5.7-54

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PERIODO DE PRUEBA

2017-03-14

1

5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

FR-5.7-55

FORMATO SOLICITUD DE PERMISO Y/O LICENCIAS

2017-03-14

1

5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

TITULO

PROCESO

Documentos en etapa de revisión NUEVO CÓDIGO

TITULO

DR-1.1-01 EXIGENCIA DE PÓLIZAS DE SEGURO DE RCE Y RCP DEFINICIÓN DE PLAZOS PARA LA SUSCRIPCIÓN DE DR-1.1-02 CONTRATOS DE ACREDITACIÓN Y SUS MODIFICACIONES PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVALUACIONES DR-1.1-03 COMPLEMENTARIAS RAC-1.4- REGLAMENTO DE USO DE LOS SIMBOLOS DE ACREDITADO Y/O ASOCIADO 03 RRI-5.2-01 REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN

VERSIÓN

1

1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

1

1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

1 4 1

PR-5.2-01

PROCEDIMEINTO DE INGRESOS

1

PR-2.4-02

PROCEDIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DOCUMENTOS EXTERNOS

1

LINEAMIENTOS PARA TESTIFICACIÓN DE ALCANCES ACREDITACIÓN PARA ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES INS-4.2-04 DE ENSAYOS DE APTITUD CON CRITERIO NORMA ISO/IEC 17025 INS- 4.102

PROCESO

2

1

INS-5.2-01 INSTRUCTIVO PARA TRÁMITE DE PASAJES Y VIATICOS

1

INS-4.1-01 INSTRUCTIVO PARA NOTIFICAR PROGRAMACIONES

1

1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA 1.4 POSICIONAMIENTO DE IMAGEN 5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS 5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS 2.4 DESARROLLO Y/O MODIFICACIÓN DEL SERVICIO 4.1 PLANEACIÓN DEL SERVICIO DE ACREDITACIÓN 4.2 EJECUCIÓN DEL SERVICIO 5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS 4.1 PLANEACIÓN DEL SERVICIO DE ACREDITACIÓN

AL DÍA CON EL SITE

Documentos en etapa de revisión NUEVO CÓDIGO

TITULO

VERSIÓN

INFORME DE TESTIFICACIÓN DE AUDITORÍAS DE ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN ISO/IEC1702-11:2015 EVALUACIÓN DE CAPACIDAD PARA SERVICIOS DE ACREDITACIÓN

2

4.2.5 INFORME DE RESULTADOS

3

3.2 GESTIÓN VENTA

FR-3.2-11

COTIZACIÓN SERVICIOS DE ACREDITACIÓN

8

3.2 GESTIÓN VENTA

FR-3.2-12

ACUERDO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE EVALUACIÓN INICIAL PARA LA ACREDITACIÓN

3

3.2 GESTIÓN VENTA

FR-1.1-01

AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1

1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

FR-5.7-46

PERFIL SOCIODEMOGRÁFICO DE LOS COLABORADORES

1

5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

FR-5.7-47

REGISTRO ENTREGA ELEMENTOS PROTECCIÓN PERSONAL

1

5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

FR-5.7-48

SEGUIMIENTO EXÁMENES DE INGRESO, RETIRO Y PERIÓDICOS

1

5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

GU-5.7-01

GUÍA GENERAL PARA PREVENCIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO

1

5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

GU-5.7-02

GUÍA DE USO COMPARTIDO DE LAS INSTALACIONES, EQUIPOS Y ENSERES DE ONAC

1

5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

INS-5.7-01

INSTRUCTIVO PARA NOTIFICACIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO PREOCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1

5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO

1

1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

MA-5.7-01

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1

5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO

MA-5.6-01

MANUAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

1

5.6 GESTIÓN INFORMÁTICA

RRI-5.7-01

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - COPASST

1

5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO

RRI-5.7-02

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

1

5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO

RRI-5.7-03

REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

1

5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO

RRI-5.2-01

REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN

1

5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS

FR-4.2.5-05

FR-3.2-10

PR-1.1-01

PROCESO

DE TU INTERÉS

TU CARTE Boletín Informativo Interno

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST

Por lo anterior, es importante conocer y apropiar la política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de nuestra Organización, entre otros motivos, porque es parte de nuestra responsabilidad como empleados cumplir con lo que estipula dicha política

DE TU INTERÉS

POLÍTICA DE SGSST EN ONAC

ONAC se compromete con la protección y promoción de la salud de los empleados, contratistas y temporales, procurando su integridad física mediante el control de los riesgos, el mejoramiento continuo de los procesos y la protección del medio ambiente.

Todos los niveles de dirección asumen la responsabilidad de promover un ambiente de trabajo sano y seguro, cumpliendo los requisitos legales aplicables, vinculando a las partes interesadas en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo y destinando los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para la gestión de la salud y la seguridad.

Los programas desarrollados en ONAC estarán orientados al fomento de una cultura preventiva y del auto cuidado, a la intervención de las condiciones de trabajo que puedan causar accidentes o enfermedades laborales, al control del ausentismo y a la preparación para emergencias.

Todos los empleados, contratistas y temporales tendrán la responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos de seguridad, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo.

Igualmente serán responsables de notificar oportunamente todas aquellas condiciones que puedan generar consecuencias y contingencias para los empleados y la organización.

Aprobación Consejo Directivo de ONAC Acta sesión No. 77 de 14 de diciembre de 2016.

TU CARTE

DE TU INTERÉS

Boletín Informativo Interno

Tips para la Gestión Documental e Informática Es bien sabido por todo nuestro equipo la importancia que tiene el manejo adecuado de la información en ONAC. Por ello, en procura de contribuir a mejorar cada día en la gestión documental e informática, cada mes incluiremos en esta sección de Tu Carte, algunas recomendaciones generales que nos servirán a todos.

GESTIÓN DOCUMENTAL Duplicidad Documental La duplicidad de los documentos físicos y digitales ocasiona múltiples reprocesos y desperdicio de recursos, además puede generar confusiones en la gestión de los documentos.

En ONAC generas duplicidad cuando:

• Imprimes radicados de entrada desde Orfeo • Sacas fotocopias de documentos antes de entregarlos al archivo o al solicitarlos en consulta • Tienes un documento en formato electrónico en más de un directorio en el equipo o en el servidor • Guardas todos los borradores previos a un documento final ya sea electrónico o físico Es conveniente tener en cuenta que los duplicados: • Hacen ineficiente el proceso en el archivo por la verificación que se debe hacer antes de su eliminación.

• Ocupan un espacio de almacenamiento ya sea en los puestos o en el archivo que podría ser optimizado.

• Generan gasto en insumos como papel y tinta para la impresión.

• Confunden al momento de hacer una transferencia al tener la duda de si ya se entregó al archivo.

Agradecemos tu colaboración para evitar esta mala práctica y así contribuir con la mejora de la gestión documental en ONAC.

DE TU INTERร S

Tips Idiomรกticos Como cada mes, en Tips Idiomรกticos Les traemos algunos consejos para tener en cuenta a la hora de redactar textos.

Para mรกs informaciรณn, consulta: https://gesvin.wordpress.com/2015/06/09/7recomendaciones-para-lograr-una-buenaredaccion-infografia/ http://www.aztecanoticias.com.mx/infografi as/845/tips-para-mejorar-tu-ortograf-a

TU CARTE

NUESTRO EQUIPO

Boletín Informativo Interno

RECOMENDACIONES SOBRE EL USO DE NUESTROS ESPACIOS Los equipos, mobiliario y en general toda la dotación de las oficinas tiene como propósito principal facilitar el adecuado desarrollo de todos la operación de ONAC, brindando comodidad y seguridad a todo el equipo de trabajadores. Por ello, es necesario tener en cuenta algunas recomendaciones que permitan preservar, en las mejores condiciones posibles cada uno de los elementos de las diferentes áreas del piso.

Mantener en buen estado nuestro espacio de trabajo y proyectar siempre una buena imagen del mismo es responsabilidad de todos. Te invitamos a tener presentes las siguientes recomendaciones:

Recuerda siempre apagar los video proyectores al finalizar su uso en sala de juntas o en cualquier otra sala

Los fines de semana, los enrollables de todas las ventanas deben permanecer abajo para proteger el piso de los rayos solares, recuerda bajarlos el viernes en la tarde

La garantía del proveedor de materiales y mobiliario de las oficinas de ONAC, exige que ninguna de las divisiones o superficies de vidrio sean rayadas, ya que la tinta de marcador puede deteriorar las diferentes películas que recubren estas superficies

NUESTRO EQUIPO

Mucho entusiasmo, buena nota y energía todos los días para los cumpleañeros de este mes, para nuestros colaboradores que cumplen su aniversario y para los que ingresan este año.

CUMPLEAÑOS CUMPLEAÑOS DE ABRIL NOMBRE

FECHA

Ferney Arsenio Chaparro Díaz

ABRIL

3

Mercedes Castro Bayona

ABRIL

5

Andrea Janina Rincón Ariza

ABRIL

6

Linda Tatiana Amaya González

ABRIL

6

Diana Marcela Herrera Medina

ABRIL

8

Sonia Rodríguez Rojas

ABRIL

9

Andrés Mauricio Rodríguez Rodríguez

ABRIL

14

Laura Rico Cuevas

ABRIL

15

Blanca Diva Piñeros Buitrago

ABRIL

18

Juan Carlos Cepeda Herrera

ABRIL

30

ANIVERSARIOS LABORALES ANIVERSARIOS LABORALES ABRIL NOMBRE

FECHA

AÑOS

Doris Yaneth Carreño Antolinez

ABRIL

1

3

Anderson Arley Agudelo Parra

ABRIL

23

3

Mauricio Felipe Franco Velásquez

ABRIL

23

3

BIENVENIDOS NUEVOS INGRESOS EN EL MES DE MARZO NOMBRE Omaira Chaparro Macías Omar Iván Roa Melo Giovanni Gilberto Cuéllar Joya

CARGO Auxiliar de Archivo Coordinador Sectorial Entidades de Certificación Digital Coordinador Sectorial Laboratorios de Calibración

FECHA Marzo 21 Marzo

22

Marzo

29

NUESTRO EQUIPO

TU CARTE Boletín Informativo Interno

FELICITACIONES Muchas felicitaciones para nuestras compañeras en su grado de maestría: OLGA ALICIA PUENTES VALERO: Maestría en Calidad y Gestión Integral U. Santo Tomás – 31 de marzo de 2017 YELITZA RUBIANO MARTINEZ: Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos – U. de la Salle – 07 de abril de 2017

INVITACIÓN Recuerden esta saludable y divertida invitación:

TIEMPO FUERA

CELEBRACIÓN DE CUMPLEAÑOS DE MARZO A continuación algunas de estas fotografías de la celebración de los cumpleaños del mes de abril: