4 minute read
Syndici en de (blijvende) impact van de coronapandemie
from CIB info 94
by ORIS NV
Twee jaar hebben we de impact van de coronapandemie sterk gevoeld. Zowel privé als professioneel heeft het virus ons dagelijkse leven beïnvloed. Ook de vele syndici onder ons moesten constant schakelen en dat leidde al eens tot frustratie. Met Toon Gantois (Agence Driemo) en Didier De Lille (Agence Van den Abeele) blikken we terug op de voorbije periode en gaan we na wat de al dan niet blijvende impact van de pandemie op de werking van de syndicus zal zijn.
TOON GANTOIS
› Hoe hebben jullie professioneel als syndicus de coronaperiode beleefd? Wat waren de voornaamste moeilijkheden die jullie ondervonden?
Toon Gantois: “Gezien de huidige situatie kunnen wij als syndicus zeker niet klagen. We hebben ondanks alles onze werkzaamheden, al was het soms in beperkte mate, kunnen blijven uitvoeren. Het sociale contact met mede-eigenaars die eens binnensprongen op kantoor, hebben we vooral gemist. We hebben geprobeerd om contact te blijven houden met de mede-eigenaars via een nieuwsbrief en via onze socialemediakanalen (Facebook en Instagram). Waar we ook tegenaan liepen was het feit dat onze aannemers met personeelstekort kampten of dat de levering van bepaalde onderdelen vertraging had, wat af en toe wat frustratie met zich meebracht.”
Didier De Lille: “Als syndicus was het uiteraard een moeilijke opgave om grote relatief dringende renovaties te laten uitvoeren, niet allen beslissingsmatig, maar ook naar uitvoering zelf toe waarbij aannemers vaak zelf ook kampten met afwezige medewerkers. In dat opzicht kan ik Toon wel volgen. De versoepeling van de schriftelijke besluitvorming was voor ons wel een absolute ‘gamechanger’. Hier hebben we lang op gewacht, gezien de unanimiteitsvereiste in de praktijk een quasi onmogelijke opgave was. Dat moet een absolute blijver zijn.”
› Kwamen er vragen van mede-eigenaars die jullie anders nooit zouden gekregen hebben? Hebben jullie meer onzekerheid gevoeld bij hen?
Didier: “Wat vooral opviel is dat door de pandemie er
veel meer bewoners in appartementsgebouwen samen thuis waren. Hierbij kwamen er toch meer meldingen met betrekking tot overlast door andere bewoners binnen die niet direct een technisch karakter hadden, maar eerder een sociaal karakter waarbij de syndicus enkel een luisterend oor diende te bieden. Onzekerheid hebben wij niet direct gevoeld. Door proactief de communicatie die we van CIB Vlaanderen ontvingen ook duidelijk te communiceren naar onze mede-eigenaars is er een algemeen begrip ontstaan over de situatie.”
Toon: “Specifiek bij ons aan de kust herinner ik me nog de periode dat eigenaars niet naar hun tweede verblijf mochten of konden komen. Hierdoor kregen we geregeld de vraag om eens naar hun appartement te gaan om alles eens te controleren of water te laten lopen om geuroverlast te vermijden. Dit hoort normaal niet tot ons takenpakket, maar hebben wij met veel plezier gedaan. De mede-eigenaars wisten dat wel te appreciëren.”
› Heeft de voorbije periode de mede-eigenaars veranderd?
Didier: “Op zich lijken mede-eigenaars niet echt veranderd. We ervaren wel een grotere eis om bepaalde zaken niet te laten aanslepen gelet op de opgelopen vertragingen. Maar al bij al kunnen wij zeker niet klagen. Het valt ook op dat wij nu meer e-mailberichten ontvangen en minder mensen persoonlijk over de vloer krijgen, al kan de schrik bij sommige mensen hier nog aan de oorzaak liggen. Wij krijgen bovendien meer en meer de vraag om hybride te vergaderen. Dit lijkt op papier een makkelijk iets, maar in de praktijk lijkt dit bij ons echter toch moeilijker te zijn. Zeker met grote groepen, wat de verstaanbaarheid van de deelnemers aan de algemene vergaderingen soms bemoeilijkt. In een kleine groep, wanneer de algemene vergadering in de vergaderzaal van het kantoor verloopt waar een digitale vergaderinfrastructuur aanwezig is, lijkt dit minder een probleem te zijn en is dit een goede aanvulling voor eigenaars die bijvoorbeeld in het buitenland wonen. In een extern zaaltje op verplaatsing lijkt het hybride verhaal, wanneer er geen infrastructuur aanwezig is, al helemaal praktisch onmogelijk te organiseren als syndicus. Een oplossing hier kan zijn dat er onder hybride ook een vorm van schriftelijk antwoord kan verstaan worden waarbij dan eventueel een online stemmingsomgeving wordt gecreëerd met al dan niet een discussiepaneel welke voor iedereen zichtbaar is.”
Toon: “Ook onze mede-eigenaars hadden over het algemeen wel begrip voor de situatie. Ondanks het feit dat mede-eigenaars een fysieke vergadering verkiezen, hebben wij vele vergaderingen schriftelijk georganiseerd.”
› Wat zijn de positieve punten die jullie onthouden aan de voorbije periode? Hebben jullie jullie meerwaarde als syndicus in de verf kunnen zetten?
Didier: “Vele eigenaars hadden begrip voor de situatie die het voor ons als syndicus moeilijk maakte om bepaalde zaken te laten uitvoeren. Ons proactief handelen – bijvoorbeeld door duidelijk te communiceren wat maatregelen betekenden op basis van de CIB-communicatie – werd enorm gesmaakt en gaf een houvast aan de mede-eigenaars. Ander positief punt is ongetwijfeld de versnelde digitalisering van diverse zaken en de snelle inburgering ervan, waardoor ons beroep meer tijdsefficiënt kan worden. En uiteraard is ook de versoepelde schriftelijke besluitvorming een meerwaarde.”
Toon: “Onze nieuwe vergaderzaal met ventilatie en voldoende ruimte valt zeker in de smaak bij onze mede-eigenaars. Door de noodzaak om thuis te werken is de digitalisering in een stroomversnelling geraakt waarvan de mede-eigenaars ook de vruchten plukken met meer documenten op het online portaal.”
