Hoe kunnen we het personeelstekort bij syndici verhelpen?

Syndicus is een knelpuntberoep. Goed personeel vinden en behouden vormt voor vele kantoren een grote uitdaging. Vanuit de sector worden verschillende initiatieven op poten gezet om het beroep aantrekkelijker te maken. Het lerende netwerk van Fonds 323, waarin syndici ervaringen uitwisselen over onder meer verloning en retentiebeleid, is er daar een van. Drie syndici die deelnamen aan de lerende netwerken vertellen welke oplossingen zij zien voor het personeelstekort.

Karel Timmermans, Pellettieri Real Estate

De syndicusenquête van het BIV was voor mij een goede eerste stap naar verandering. Daaruit kwamen een aantal interessante zaken naar voren: een verstoorde work-life balance in ons beroep en een gebrek aan bewustzijn bij de mede-eigenaars over wat een syndicus doet. Veel mede-eigenaars weten immers niet wat tot het takenpakket van de syndicus behoort en wat niet. Wij zijn verantwoordelijk voor het beheer van de gemeenschappelijke delen, niet voor het organiseren van een burendrink. En we zijn niet altijd beschikbaar wanneer het hén uitkomt.

Als kantoor kan je wel wijzigingen doorvoeren, maar dan krijg je misschien de opmerking van klanten dat je concurrent dat niet doet. Er moet een beweging komen vanuit de hele sector waar je als kantoor op kan inspringen. We kunnen misschien beginnen met een ludiek filmpje te verspreiden: wat doet een syndicus?

Wij ondernemen zelf al wel wat zaken om onze werknemers tevreden te houden. Zo krijgen ze onder meer maaltijdcheques en een bedrijfswagen. Daarnaast leggen we de werkdruk niet te hoog. We werken niet met harde targets om resultaten te bereiken, want we geloven dat die er ook komen zonder. Verder krijgen onze beheerders een halve dag per week vrij ter compensatie van de avondvergaderingen die ze organiseren. En af en toe doen we ook iets leuks met het team, zoals eens op restaurant gaan of pizzabakken.

Wanneer we nieuw personeel aanwerven, volgen zij eerst een vijfdaagse opleiding tot syndicus. Daarin krijgen ze de basis van het beroep al mee. Dat ze de klepel nog niet zelf kunnen uithangen is oké, maar dan weten ze tenminste wel al waar hij hangt. Daarnaast leiden wij hen ook nog intern op. Die opleiding wordt steeds door de zelfde persoon gegeven. Zo krijgt iedereen dezelfde uitleg.

Ons beroep kampt met een imagoprobleem. Ik zie daarvoor drie oplossingen. Eerst en vooral weten veel mede-eigenaars niet wat er allemaal bij komt kijken wanneer ze een appartement kopen. Daardoor hebben ze vaak een onrealistisch verwachtingspatroon. We moeten hen heropvoeden. Wij geven een lesje in mede-eigendom wanneer we een nieuw gebouw in portefeuille nemen en bezorgen alle nieuwe mede-eigenaars een welkomstbrief met tekst en uitleg.

Daarnaast is het de taak van de scholen om het beroep positiever in de kijker te zetten. Nu krijgen vastgoedstudenten slechts één semester les over beheer. Maar dat is een semester vol droge materie. Uiteraard maakt dat het beroep niet sexy. Wij bezoeken jobbeurzen, geven gastcolleges en tonen studenten en onze stagiairs dat syndicus wél een leuke job is.

Ook iemand die net een vastgoedopleiding afgerond heeft, moet je het mede-eigendom dus nog grotendeels aanleren. Wij maken nieuwe werknemers eerst

Om onze werknemers extra te motiveren bieden wij hen een aantal mooie extralegale voordelen, zoals een laptop, gsm, auto met tankkaart en maaltijdcheques. Daarnaast werken wij met een bonussysteem: wanneer we met het totale team een bepaalde rentabiliteit behalen, krijgt iedereen een bonus. Soms gaat dat zelfs om een veertiende maand.

We zetten ook sterk in op teambuilding. Zo houden we maandelijks een overlegmoment gevolgd door een after work-drink. Tijdens dat overleg, alsook in ons intern ontwikkelingstraject en onze evaluatie-en functioneringsgesprekken, bespreken we hoe we beter met elkaar kunnen communiceren en samenwerken. Het welzijn van onze werknemers staat hierbij centraal. Uiteraard dragen weekendjes naar zee, nieuwjaarsetentjes,… daar ook toe bij.

Ten slotte ben ik voorstander van een initiatief vanuit de hele sector, zonder al te veel stiefmoederlijk gedrag.

Een syndicus moet heel veelzijdig zijn. Er wordt verwacht dat we conciërge, psycholoog, politieman, jurist, boekhouder, technisch adviseur, … zijn. Heel vaak maken die verwachtingen geen deel uit van ons takenpakket. Ik probeer op allerlei manieren aan mede-eigenaars en mensen uit mijn omgeving uit te leggen wat een syndicus doet. Aan nieuwe eigenaars

Om voeling te blijven houden met alle residenties en wat er in iedereen omgaat organiseren we iedere week een teammeeting. Iedereen krijgt dan de kans om te vertellen wat er gaande is in hun gebouwen en hoe we bepaalde problemen kunnen aanpakken. We bespreken of het nog lukt bij iedereen om hun werk rond te krijgen en wat we kunnen doen om elkaar te helpen. We zijn natuurlijk maar met vijf; bij grotere kantoren is zoiets misschien niet mogelijk.

Onze werknemers krijgen bovenop hun loon maaltijdcheques, een woon-werkvergoeding en hun overuren mogen opgenomen worden. Ook mogen ze alle opleidingen volgen die ze willen. Regelmatig voorzien we ook een extraatje op speciale gelegenheden: secretaressedag, nieuwjaar, Sinterklaas,... Een aantal keren per jaar gaan we met het team op restaurant om de zinnen te verzetten. In de zomer sluiten we onder de middag af en toe het kantoor en trekken we naar het