QUẢN LÝ NGÀNH
Housekeeping
Kế hoạch QUẢN LÝ THIẾT BỊ VÀ VẬT TƯ
Quý độc giả thân mến, Không làm việc ở khu vực tiền sảnh sang trọng, hào nhoáng như Front Office, bộ phận Housekeeping lặng lẽ lui về làm hậu phương để xây dựng, duy trì và phát triển chất lượng dịch vụ phòng, giúp khách có giấc ngủ ngon và cảm giác thoải mái, dễ chịu nhất khi lưu trú tại khách sạn.
Anh
Bùi Tuấn Anh PHÓ TỔNG BIÊN TẬP
Để việc quản lý Bộ phận Housekeeping được hiệu quả, người quản lý không những phải biết lập kế hoạch mà còn phải là nhà quản trị có kiến thức cơ bản về quy trình lập ngân sách, vật tư, đồ đạc, thiết bị, sản phẩm tẩy rửa và hàng tồn kho. Bên cạnh đó, người quản lý bộ phận Housekeeping còn phải sắp xếp bố trí để lưu trữ vật tư, phát triển hệ thống để tính toán việc sử dụng nguồn cung, sắp xếp để mua sản phẩm và thiết lập mối quan hệ với các đại lí và nhà thầu cung cấp. Trong số tạp chí tiếp theo, Ban biên tập chúng tôi sẽ mang đến cho Quý độc giả một số thông tin về lập ngân sách và kiểm soát hàng tồn kho, sau đó sẽ trình bày và phân tích về các vật tư để người quản lý Bộ phận Housekeeping có thể làm việc được một cách hợp lý và hiệu quả. Trân trọng!
CHỊU TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG
HỘI ĐỒNG BIÊN TẬP
TỔNG BIÊN TẬP Nguyễn Tất Hồng Dương
PHÓ TỔNG BIÊN TẬP Bùi Tuấn Anh
BIÊN TẬP & THIẾT KẾ Phòng Phát triển Cộng đồng
www.lifebalance.vn www.facebook.com/lifebalance.vn
Bùi Tuấn Anh Nguyễn Thị Yến Nguyễn Kim Thi Hà Thị Hạnh Vân Nguyễn Bảo Đại Trần Hạnh Phạm Hoàng Tú Ngô Thùy Dung Bùi Mai Thùy Dương Huỳnh Thị Thúy Thoa
Mục lục
06
Ngân sách vật tư
Hoạt động chuẩn bị
22
Đồ nội thất và đồ đạc cố định trong phòng
18
06 06
NGÂN SÁCH VẬT TƯ Ngân sách là các kế hoạch phân bổ các nguồn lực cần thiết để tạo ra doanh thu. Có nhiều loại ngân sách khác nhau. Một số loại ngân sách liên quan đến phân bổ nhân sự; những loại khác xử lí việc phân chia lượng nhân viên với thời gian làm việc hoặc với chi phí. Các kế hoạch phân bổ nguồn lực vật tư liên quan đến việc tạo doanh thu là một phần quan trọng của nhiều loại ngân sách. Hai loại ngân sách được sử dụng phổ biến nhất trong hoạt động của khách sạn là ngân sách chi tiêu vốn và ngân sách hoạt động. Khi các tòa nhà mới được khai trương, ngân sách trước khi khai trương được thiết kế để hướng dẫn chi tiêu các nguồn lực xuyên suốt sự kiện. Ngân sách nên được chuẩn bị bởi người quản lý của các bộ phận mà chúng được sử dụng. Một quá trình xét duyệt thường diễn ra sau khi các quản lý cấp cao hơn nhận xét, gửi lại để sửa đổi và cuối cùng xác nhận ngân sách của các bộ phận để người quản lý cấp cao nhất phê duyệt. Sau khi ngân sách được phê duyệt, chúng được sử dụng để hướng dẫn các bộ phận hoạt động thành công trong suốt cả năm hoặc khoảng thời gian mà chúng áp dụng.
07
07
08 08
NGÂN SÁCH CHI TIÊU VỐN
Trong khi các hoạt động đang diễn ra, các phòng ban khác nhau sẽ được yêu cầu nộp ngân sách chi tiêu vốn, quá trình này xảy ra mỗi năm một lần. Tại thời điểm này, ban quản lý bộ phận làm sạch được yêu cầu xác định nhu cầu về kinh phí để mua FFE (Nội thất, đồ đạc và thiết bị). Ngân sách chi tiêu vốn cũng có thể bao gồm các yêu cầu về quỹ để hỗ trợ các chương trình cải tạo và hiện đại hóa vì cả hai đều làm tăng thêm giá trị tài sản của tòa nhà. Sau khi ngân sách được phê duyệt và quỹ chi tiêu được cung cấp, các phòng ban khác nhau thực hiện soạn ngân sách chi tiêu vốn.
09 09
Nếu các nhu cầu đột xuất phát sinh đối với FFE trong năm tính ngân sách, tổng giám đốc thường phải đệ trình các chứng minh bổ sung về quyền sở hữu trước khi thực hiện các khoản chi tiêu đó. Tùy thuộc vào chính sách của công ty, một số tổng giám đốc có thẩm quyền chi tiêu một số tiền hữu hạn vượt quá ngân sách chi tiêu vốn, nhưng việc chi tiêu đó khá hạn chế.
10
10
NGÂN SÁCH HOẠT ĐỘNG
Ngân sách hoạt động được lập hàng năm cho giai đoạn năm sử dụng tài chính. Ngân sách hoạt động liên quan đến chi phí hoạt động hàng ngày với doanh thu phát sinh từ đó. Chi phí lao động (tiền lương và tiền công), chi phí nhân viên (y tế, phúc lợi và các chương trình phúc lợi) và chi phí có thể kiểm soát tạo nên tổng chi phí liên quan đến doanh thu cụ thể được tạo ra; lợi nhuận (hoặc lỗ) đã kiểm soát là kết quả của việc so sánh.
11
Doanh thu được tạo ra bởi bộ phận cho thuê phòng khách sạn và chi phí phát sinh bởi hai bộ phận phụ - bộ phận lễ tân và bộ phận Housekeeping. Do đó, người quản lý bộ phận lễ tân và người quản lí bộ phận Housekeeping chịu trách nhiệm kiểm soát các chi phí liên quan đến doanh thu có được từ việc cho khách thuê phòng. Phần chi phí có thể kiểm soát đó do người quản lí bộ phận buồng phòng quản lý bao gồm nhưng không giới hạn ở các hạng mục như đồ dùng làm sạch, đồ dùng cho khách, chi phí đồ bằng vải lanh, chi phí đồng phục (cho nhân viên) và chi phí giặt là. Các quản lý bộ phận chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí hoạt động để có thể tối đa hóa lợi nhuận, do đó họ nên hạn chế mua từng mặt hàng nhỏ của thiết bị. Kĩ năng nhìn nhận và dự báo trước sự việc trong việc lập kế hoạch có thể và sẽ tối đa hóa phần lợi nhuận kiểm soát của bộ phận.
11
12
PHÂN LOẠI VẬT LIỆU Điều cơ bản áp dụng cho nguyên tắc kế toán Việc phân loại vật liệu là bước đầu tiên trong quy trình, theo đó các mặt hàng có giá trị sẽ được hạch toán và kiểm soát. Hãy nhớ các nguyên tắc kế toán chung khi liệt kê tài sản của công ty. Thuật ngữ rộng hơn: tài sản được chia thành tài sản lưu động và tài sản cố định. Tài sản lưu động bao gồm các hạng mục như tiền mặt, các khoản phải thu và hàng tồn kho. Tài sản cố định bao gồm đất đai, tòa nhà và thiết bị. (Trong trường hợp khách sạn, thiết bị có thuật ngữ rộng cũng bao gồm đồ nội thất và đồ đạc— FFE.) Hàng tồn kho là tài sản cho đến khi chúng được sử dụng và FFE được coi là tài sản cho đến khi chúng được khấu hao hết. Ngân sách chi tiêu vốn là kế hoạch theo đó tài sản cố định (có thể khấu hao) được mua lại; ngân sách hoạt động là những kế hoạch mua hàng tồn kho. Do một phần hàng tồn kho được sử dụng hết trong hoạt động hàng ngày để tạo doanh thu, chúng được tính vào chi phí và sẽ xuất hiện dưới dạng các khoản trừ khỏi doanh thu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
13
BẢNG 1.1 Phân loại tài sản cố định cho bộ phận Housekeeping
Nội thất phòng khách và thiết bị cơ sở
Bộ phận thiết bị
Phần mềm
Hạng mục 7 năm
Hạng mục 5 năm
Hạng mục 7 năm
-
- Giường gập - Màn nhấn - Màn cửa - Rèm cửa mỏng - Gối (Loại thường và - không gây dị ứng - Ga trải giường
-
-
Thảm Thiết bị giường ngủ Khung lò xo Đệm Giường sofa Trường kỷ Giường âm tường Nội thất Tủ Bàn Ghế Bàn làmviệc Tranh Phụ kiện Đèn và thiết bị chiếu sáng Điện thoại Bộ đàm Thiết bị nhắn tin Tivi Két sắt Tủ lạnh mini
Hạng mục 2 năm -
Chăn Rèm cửa nhà tắm
Thiết bị giặt ủi Kệ cố định Máy rửa kính
Hạng mục 5 năm
-
Xe đẩy của Bộ phân Housekeeping Máy hút bụi hành lang Máy hút bụi chân không Máy nâng cọc Máy hút bụi ướt Máy chà sàn quay Thiết bị giặt thảm nước nóng cao áp Máy may Kệ vải lanh di động
Hạng mục 3 năm -
Máy hút bụi của nhân viên Housekeeping Máy hút dáng ba lô Chổi điện Băng tải xử lý rác Giường có bánh xe Giường em bé
14
15
Khi các mặt hàng tồn kho được mua, hóa đơn của chúng trở thành khoản phải trả (nợ) phải được thanh toán bằng tiền mặt từ tiền mặt của tài khoản tài sản. Kết quả là việc chuyển đổi một tài sản, tiền mặt, thành một dạng Tài sản lưu động khác, hàng tồn kho. Khi vật liệu được trưng dụng từ hàng tồn kho để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày, tài sản hàng tồn kho được sử dụng hết và chi phí định kỳ được ghi nhận thông qua các bút toán điều chỉnh. Mặc dù người quản lí bộ phận Housekeeping chịu trách nhiệm kiểm soát và sử dụng cả Tài sản cố định và Tài sản lưu động, nhưng chính chi tiêu hàng ngày của Tài sản lưu động (tiền lương và hàng tồn kho cho vật liệu) theo hướng dẫn của ngân sách điều hành sẽ có tác dụng lớn nhất trên bộ phận kiểm soát lợi nhuận.
16
16
HOẠT ĐỘNG ĐANG DIỄN RA Việc phân loại các tài khoản vật tư cho các hoạt động đang diễn ra tương tự như đối với các hoạt động mới. Trong các hoạt động đang diễn ra, ngân sách trước khi khai trương không phát huy tác dụng, nhưng ngân sách chi tiêu vốn và ngân sách hoạt động được chuẩn bị hàng năm. Nếu khách sạn đã hoạt động được một thời gian, ngân sách hoạt động đầu tiên được lên kế hoạch và phê duyệt, sau đó là ngân sách chi tiêu vốn. Người quản lí bộ phận Housekeeping nên nhớ rằng báo cáo thu nhập phản ánh tiến trình đạt được ngân sách hoạt động. Không nên mua các hạng mục thiết bị nhỏ hoặc vụn vặt vì chúng sẽ được vốn hóa để tính vào chi phí vận hành (chi phí khác). Loại mua hàng này nên được lên kế hoạch trước đủ xa để được tính vào chi tiêu vốn.
17
Việc phân loại các tài khoản vật tư cho các hoạt động đang diễn ra tương tự như đối với các hoạt động mới. Trong các hoạt động đang diễn ra, ngân sách trước khi khai trương không phát huy tác dụng, nhưng ngân sách chi tiêu vốn và ngân sách hoạt động được chuẩn bị hàng năm. Nếu khách sạn đã hoạt động được một thời gian, ngân sách hoạt động đầu tiên được lên kế hoạch và phê duyệt, sau đó là ngân sách chi tiêu vốn. Người quản lí bộ phận Housekeeping nên nhớ rằng báo cáo thu nhập phản ánh tiến trình đạt được ngân sách hoạt động. Không nên mua các hạng mục thiết bị nhỏ hoặc vụn vặt vì chúng sẽ được vốn hóa để tính vào chi phí vận hành (chi phí khác). Loại mua hàng này nên được lên kế hoạch trước đủ xa để được tính vào chi tiêu vốn. Các hoạt động đang diễn ra sẽ bao gồm việc mua thường xuyên và định kỳ tất cả các mặt hàng tồn kho, đòi hỏi phải phát triển các hệ thống nghiên cứu, đặt hàng, nhận, lưu trữ, phân phối và hạch toán việc sử dụng các mặt hàng có giá trị.
17
18
18
HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ KHAI TRƯƠNG
LƯU KHO TẠM THỜI Quản lí bộ phận Housekeeping có thể tham gia vào việc lựa chọn và mua các mặt hàng vật liệu được chuyển đến hàng ngày để khai trương.
19 19
BẢNG 1.2 Phân loại vật tư của tài sản hàng tồn kho Dụng cụ làm sạch
Đồ dùng cho khách
Đồ bằng vải lanh
- Dung dịch vệ sinh đa năng - Chất khử trùng - Chất diệt khuẩn - Chất làm sạch cửa sổ - Chất tẩy rửa axit - Chất đánh bóng kim loại - Đánh bóng đồ gỗ - Máy phun sương - Bình xịt - Găng tay cao su - Miếng chà sàn - Miếng rửa bát sợi thép - Chổi - Cây lau nhà - Xô - Vắt cây lau nhà - Cây lau bụi sàn - Giẻ lau
Đồ chuẩn bị sẵn - Diêm - Túi giặt - Vé giặt ủi - Văn phòng phẩm - Sổ tay - Bưu thiếp - Tạp chí - Túi bóng - Dép dùng 1 lần - Dũa móng tay - Thiệp dựng bàn (Quảng cáo nội bộ) - Gói cà phê - Kẹo bạc hà - Giấy vệ sinh - Khăn lau mặt - Túi vệ sinh - Xà phòng - Sữa tắm - Dầu gội - Bàn chải, kem đánh răng - Lược
-
Đồ cơ bản - Móc treo quần áo - Khay nhựa - Xô nước đá - Bình đựng nước - Vỉ đập ruồi - Cốc thuỷ tinh (hoặc nhựa) - Gạt tàn - Sọt rác - Thảm tắm - Biển hiệu không làm phiền Đồ cho mượn - Bàn ủi, bàn là - Máy sấy tóc
Ga trải giường Vỏ gối Khăn tắm Khăn tay Khăn lau
Đồng phục
- Quản lý khu vực - Quản lý cấp cao - Trợ lý quản lý bộ phận - Người giám sát khác
20 20
Mặc dù ngân sách trước khi khai trương không bao gồm chi phí tài sản cố định (FFE), nhưng bạn sẽ cần phải chuẩn bị để nhận và lưu trữ tạm thời tất cả nguyên liệu được đặt hàng, bất kể chúng là hạng mục vốn (Bảng 1.1) hay một phần hàng tồn kho (Bảng 1.2). Một số công ty khách sạn sắp xếp để nhà thầu lắp đặt đồ nội thất và thiết bị phòng khách trước khi nghiệm thu cơ sở vật chất. Trong mọi trường hợp, đồ nội thất tương đối dễ bảo vệ vì chúng có kích thước lớn hoặc được gắn vào công trình. Các vật phẩm nhỏ hơn có thể di chuyển (hoặc có thể tháo rời) dễ bị đánh cắp hơn và nên được cất giữ trong kho an toàn cho đến khi công trình kiểm soát được các hoạt động.
21
BỐ TRÍ VẬT TƯ DƯ THỪA Bởi vì đồ đạc cố định và thiết bị nội thất phòng khách thường sẽ do nhà thầu lắp đặt nên nhiều công ty khách sạn mua các hạng mục vốn với tỷ lệ linh kiện dự phòng từ 1 đến 10%. Phần vật tư dư thừa được chuyển sang hoạt động vận hành và trách nhiệm kiểm kê phải được đảm nhận tại thời điểm đó. Việc lưu trữ sau đó được phân bổ và cần kiểm soát việc sử dụng trong tương lai. Trong nhiều trường hợp, kỹ sư trưởng của khách sạn sẽ chịu trách nhiệm về việc kiểm kê và cất giữ các vật dụng như thảm và đồ đạc cố định dự phòng. Người quản lí bộ phận Housekeeping thường chịu trách nhiệm chỉ định thay thế các vật dụng đó khi có nhu cầu trong tương lai. Vì thảm là một mặt hàng có khối lượng lớn nên không có gì lạ khi các khách sạn thuê các công ty thảm để sửa chữa thảm và trong những trường hợp như vậy, họ sẽ yêu cầu các công ty thảm này giữ lại thảm dự phòng và cung cấp hàng tồn kho dự phòng định kỳ cho khách sạn để xác nhận.
21
22
22
ĐỒ NỘI THẤT VÀ ĐỒ ĐẠC
CỐ ĐỊNH TRONG PHÒNG Các hạng mục được liệt kê trong Bảng 1.1 và 1.2 là điển hình của những hạng mục được tìm thấy trong hầu hết các kho vật tư của khách sạn. Người quản lí bộ Housekeeping phòng trong các hoạt động vận hành khách sạn mới và đang diễn ra có liên quan đến việc mua hàng tồn kho vật tư đó và họ sẽ phải nghiên cứu tài liệu hiện tại, nghiên cứu mẫu, điều tra nguồn cung cấp, quyết định các vấn đề về đặc điểm và chất lượng cũng như biết danh tiếng của các nhà cung cấp dịch vụ và sửa chữa được chọn. Người quản lí bộ phận Housekeeping phải có kiến thức chung về vật tư.
23
ĐỆM VÀ GA GIƯỜNG Hầu hết các chủ khách sạn đều đồng ý rằng một trong những yếu tố quan trọng nhất tạo nên sự thoải mái cho khách là chất lượng của giường. Khách sạn không thể làm gì nhiều để bù đắp cho sự khó chịu của khách do một đêm mất ngủ trên chiếc giường không thoải mái. Những yếu tố tạo nên một chiếc giường thoải mái là không cố định. Mặc dù một số khách có thể không đồng ý, nhưng đa số mọi người cho rằng một chiếc giường thoải mái là một chiếc giường chắc chắn ở bên trong nhưng có bề ngoài mềm mại.
23
24
24
CẤU TẠO ĐỆM Ba loại đệm được sử dụng trong các khách sạn ngày nay bao gồm: lò xo trong, mút xốp và đệm nước. Đệm có nhiều kích cỡ từ đệm đôi nhỏ đến King size, như thể hiện trong Bảng 1.3. Các khách sạn chất lượng trung bình đến cao đang sử dụng giường đôi ngoại cỡ làm tiêu chuẩn trong hầu hết các phòng vì nó có chiều dài thêm 10,2 cm. Tốt hơn là khách sạn của bạn nên có một tấm đệm dài hơn ít nhất 15,2 cm so với chiều cao trung bình của người ngủ. Đệm có thể phân loại thành trung bình, cứng vừa, cứng nhiều hoặc siêu cứng. Đệm lò xo trong được cấu tạo giống như một chiếc bánh sandwich, với vật liệu cách nhiệt và lớp đệm ở cả hai mặt của một bộ phận lò xo. Mỗi cuộn lò xo phải nâng đỡ và đồng thời phù hợp với đường nét cơ thể. Số lượng xoắn lò xo trong một dây có thể dao động từ 150 đến 1000 xoắn, với con số 250 đến 300 là tiêu chuẩn, tùy thuộc vào độ cứng mong muốn.
25
BẢNG 1.3 Kích thước đệm
Chiều rộng (in.)
Chiều dài (in.)
Chiều rộng (cm)
Chiều dài (cm)
2 giường đơn
38
x 74
96.5
x 188.0
Giường đôi nhỏ
54
x 74
137.2
x 188.0
Giường đôi ngoại cỡ
54
x 80
137.2
x 203.2
Giường đôi lớn
60
x 80
152.4
x 203.2
Giường cỡ lớn
72
x 84
182.9
x 213.4
Giường siêu lớn
76
x 80
193.0
x 203.2
Thiết kế của cuộn dây xoắn rất quan trọng trong cấu tạo đệm. Khả năng đàn hồi, nhiệt độ, số vòng xoắn trong mỗi cuộn dây, khổ thép của từng lò xo và cách liên kết lò xo có tầm quan trọng rất lớn trong việc đánh giá chất lượng của đệm lò xo trong. Tác động của lò xo độc lập và lớp phủ cao su hoặc men nung của cuộn dây mang lại tuổi thọ cao và sự yên tĩnh khi sử dụng. Nên có lỗ thông khí ở bên cạnh nệm để đảm bảo luồng không khí trong lành vào bộ phận xoắn. Đệm tốt có một lớp cách nhiệt cứng để tách lớp đệm ra khỏi lò xo. Một lớp bông bọc hoặc mút xốp trước khi vải bọc được phủ lên sẽ tạo bề mặt nhẵn và giúp tuân thủ các quy định về chống cháy lan của chính phủ. Tiêu chuẩn an toàn cháy nổ hiện hành của liên bang đối với nệm quy định rằng một điếu thuốc đang cháy không thể đốt cháy lớp cách nhiệt hoặc vải bọc của đệm.
25
26
26
Các nhà sản xuất đệm đã đáp ứng mối quan tâm của ngành và cộng đồng về an toàn cháy nổ bằng cách phát triển các loại đệm không thải ra khói độc khi đốt; một số nhà sản xuất khác đã tạo ra những tấm đệm không hỗ trợ tiếp xúc trực tiếp với lửa. Lớp vải bọc là vỏ bọc được sử dụng trong cấu tạo đệm. Vải bọc được chế tạo trong tất cả các màu sắc và hoa văn. Nó phải là một loại vải dệt chặt được chần kỹ để cải thiện chất lượng che phủ. Đệm lò xo trong chất lượng tốt sẽ có tuổi thọ lên đến mười năm. Đệm mút xốp có hai loại vật liệu mút xốp cao su và urethane. Mút xốp cao su là một tấm cao su nguyên chất 100%, được tạo hình bằng một trong hai loại lỗ kim (nhỏ) hoặc lỗ tổ ong (mẫu lỗ lớn hơn). Polyurethane rẻ hơn cao su. Cả hai thường được sản xuất với độ dày từ 10,8 đến 15,2 cm, tùy thuộc vào chiều cao của đế và bộ phận khung lò xo. Ưu điểm của mút xốp so với nệm lò xo thông thường là mút xốp không gây dị ứng, ít tốn kém hơn và dễ cuộn lại để cất giữ. Tuy nhiên, mút xốp không có tuổi thọ cao bằng đệm lò xo trong. Tất cả các tấm đệm phải có các mặt được gia cố để tránh bị võng do người ngồi lên. Sự gia cố như vậy được tiến hành bằng cách khâu các băng vải vào các cạnh trên và dưới và các mặt của lớp vải bọc. Khi mua đệm mới, người quản lí bộ phận Housekeeping nên nhấn mạnh vào việc xem mẫu đệm cắt sẵn trước khi mua.
27
KHUNG LÒ XO Khung lò xo và đệm nên được mua đồng thời. Khung lò xo giống như tấm giảm xóc. Chúng nâng đỡ trọng lượng và chuyển động khi ngủ của người ngủ và mang lại phần lớn cảm giác thoải mái khi ngủ. Dây thép trong khung lò xo là thép nặng hơn nhiều so với thép được tìm thấy trong đệm. Lò xo được cố định trên các thanh gỗ hoặc kim loại chạy ngang qua khung, tạo ra sự hỗ trợ cố định cho mặt dưới của đệm. Các dây thép trong khung lò xo phải được buộc vào đế, các mặt và với nhau. Thử nghiệm tốt nhất đối với một bộ khung lò xo là duỗi người trên đó và xem liệu bạn có cảm nhận được sự nâng đỡ vững chắc ở tất cả các vùng của cơ thể hay không.
27
28
KHUNG GIƯỜNG Có hai kiểu khung giường cơ bản: khung kim loại và khung giàn.
Khung giàn được làm từ kim loại hoặc gỗ đặc và cung cấp cho khung lò xo và đệm một bề mặt hoặc khung để tựa. Ưu điểm của khung giàn được tăng lên gấp 2 lần: bạn không cần phải trải thảm dưới khung giàn, do đó tiết kiệm được một lượng thảm đáng kể trong một khách sạn lớn và quản gia không cần lo lắng về việc dọn dẹp bên dưới khung giàn. Các mặt của khung giàn thường được trải thảm để loại bỏ vết trầy xước khó coi do chân không.
29
Khung kim loại bao gồm bốn góc sắt và một chân kim loại gắn vào mỗi góc. Giường cỡ Queen, cỡ King và giường nước cũng sẽ có thêm một hoặc hai thanh ngang để hỗ trợ nâng thêm.
30 30
31
CHĂM SÓC VÀ BẢO TRÌ GIƯỜNG NGỦ Bảo trì mang tính chất phòng ngừa bắt đầu với lớp bọc đệm. Mỗi giường nên được phủ một tấm đệm chống ẩm. Vỏ đệm chất lượng tốt hơn được làm bằng vật liệu nhựa vinyl và có khả năng chống vết bẩn, không gây dị ứng và chống cháy cũng như chống ẩm. Một tấm đệm có thể giặt được và không gây dị ứng đồng thời có khả năng chống cháy được đặt phía trên vỏ đệm. Mục đích của nó là cung cấp cho khách thêm một lớp đệm giữa khăn trải giường và đệm. Nhiều loại đệm, đặc biệt là đệm chần có nút, cần có tấm lót đệm. Nên thường xuyên lật đệm lò xo; đầu tiên lật từ phần đầu đệm sang chân đệm và lật sang bên cho lượt tiếp theo. Đệm được lật thường xuyên có thể kéo dài tuổi thọ lên tới 50%. Để giúp bạn có thể có thêm thông tin về quá trình xoay đệm, các nhãn dán có thể được đính vào các góc của đệm.
32
32
GIƯỜNG CÓ BÁNH XE, CŨI VÀ GIƯỜNG CŨI Nhu cầu về giường di động sẽ thay đổi với kiểu khách bạn phục vụ. Các gia đình và nhóm thanh niên đi nghỉ mát sẽ có nhu cầu lớn nhất đối với các mặt hàng này. Cũi hoặc giường gấp không được sử dụng nữa vì chúng cồng kềnh khi vận chuyển từ kho đến phòng của khách. Chúng đã được thay thế bằng giường xếp, giường có bánh xe. Chất lượng của giường có bánh xe rất khác nhau tùy theo kiểu dáng và nhà sản xuất. Giường gấp tiêu chuẩn có đệm mút cao su nằm trên các lò xo phẳng gắn vào khung gấp. Giường gấp tốt hơn có đệm lò xo bên trong được thiết kế đặc biệt. Giường có bánh xe nên có nắp nhựa để tránh tình trạng dính bụi khi cất giữ.
33
Hầu hết các giường cũi của khách sạn đều có thể thu gọn để tiết kiệm không gian cất giữ. Để đảm bảo rằng giường cũi không bị sập khi có trẻ sơ sinh ngồi, chúng phải được kiểm tra thường xuyên và nhân viên phải được hướng dẫn cách chuẩn bị. Mức đệm thấp nhất phải luôn được sử dụng khi lắp giường cũi để ngăn chặn khả năng trẻ mới biết đi hiếu động quá mức bò qua một bên và ngã xuống sàn.
33
34
35
THIẾT BỊ GIƯỜNG NGỦ Đa Năng Thiết bị giường ngủ đa năng cung cấp thêm chỗ ngủ trong các phòng mà nếu không có giường gấp, phòng sẽ trở nên chật chội. Ghế sofa, ghế cho cặp đôi và ghế loại trang trọng có ghế dài có thể biến thành giường ngủ vào ban đêm.
36
Về cơ bản có năm loại giường ngủ kép: 1. Giường sofa: chuyển đổi từ ghế sofa thành giường bằng cách tháo đệm. Một tay cầm nhỏ ở giữa bộ phận ghế sẽ mở ra thành giường nằm, khi mở sẽ để lộ ra một tấm đệm (cỡ đôi) đầy đủ. Loại thiết bị này có thể được tìm thấy trong cấu hình ghế sofa hoặc ghế cho cặp đôi. 2. Ghế sofa gấp: chuyển đổi sang giường ngủ bằng cách đặt lưng xuống ghế. 3. Ghế đơn: chuyển đổi bằng cách loại bỏ các miếng đệm và vỏ bọc. 4. Giường ghế và lưng ghế dài thả xuống để tạo thành một chiếc giường. 5. Nhiều khách sạn hiện đang sử dụng giường âm tường để tiết kiệm diện tích trong các phòng thường được sử dụng làm phòng đón khách vào ban ngày. Giờ đây, giường ngủ cỡ Queen có thể được giấu trong một bức tường, ban ngày tạo cảm giác giống như một bức tường ốp gỗ, với bàn và ghế dựa vào đó. Thiết bị xoay có độ cân bằng tốt cho phép chân giường hạ xuống sàn bằng cách kéo nhẹ tay cầm thường được giấu trong khung giường. Giường âm tường mang đến sự thoải mái vượt trội khi ngủ và sẽ không có khả năng giường bị thu lại vào tường khi có người nằm ngủ trên đó.
37
38
ĐỒ NỘI THẤT Đồ nội thất phải hoàn thành được chức năng mà nó được thiết kế và phải thỏa mãn yêu cầu về tính thẩm mỹ. Nó phải được lắp đặt một cách chắc chắn và dễ bảo trì. Sự đa dạng của đồ nội thất có sẵn cho khách sạn ngày nay cũng nhiều như số lượng các công ty sản xuất đồ nội thất cho các khách sạn.
39
Hầu hết đồ nội thất khách sạn là sự kết hợp giữa gỗ và nhựa được làm giả như gỗ. Gỗ cứng khan hiếm và đắt tiền; do đó, các sản phẩm thay thế như ván ép bề mặt và ván dăm ép được sử dụng rộng rãi trong sản xuất đồ nội thất của các khách sạn. Rất ít đồ nội thất bằng kim loại được sử dụng trong các khách sạn. Người quản lí bộ phận Housekeeping nên kiểm tra các bản mẫu nội thất để đảm bảo rằng đồ nội thất được thiết kế tốt, được xây dựng bằng các khối góc (Hình 1.1) để chịu được việc tiếp xúc khi sử dụng nhiều và liên tục, được hoàn thiện tốt và có thể tái hoàn thiện.
Khối góc Hình 1.1 Khối góc được sử dụng để tạo ra những chiếc ghế chắc chắn.
40
Người quản lí bộ phận Housekeeping nên kiểm tra các bản mẫu nội thất để đảm bảo rằng đồ nội thất được thiết kế tốt, được xây dựng bằng các khối góc (Hình 1.1) để chịu được việc tiếp xúc khi sử dụng nhiều và liên tục, được hoàn thiện tốt và có thể tái hoàn thiện. Mối nối là yếu tố chính tạo nên sức mạnh và độ bền của đồ nội thất được chế tác tốt. Hình 1.2 cho thấy các ví dụ về các loại khớp nối đồ nội thất cố định khác nhau. Các mối ghép mộng âm - dương hoặc mối nối hai chốt được sử dụng trong đồ nội thất được chế tác tốt. Bàn làm việc, giá để hành lý, tủ có ngăn kéo và các vật dụng cung cấp khả năng lưu trữ được gọi là đồ nội thất dạng hộp hoặc thiết bị dạng hộp và được xây dựng chủ yếu bằng các khớp nối.
Một số mảnh kim loại sẽ được sử dụng trong việc chế tạo nội thất dạng hộp cho thanh trượt ngăn kéo và thanh trượt trong vali. Kết cấu ngăn kéo trong đồ nội thất dạng hộp phải luôn có các khớp nối ở phần phía trước để đảm bảo rằng chuyển động liên tục của ngăn kéo sẽ không khiến mặt trước ngăn kéo bị rời ra. Bề mặt gỗ ép nhiều lớp là một yếu tố thiết yếu của hầu hết các đồ nội thất sử dụng trong khách sạn. Đồ uống và vết đồ uống bị đổ sẽ nhanh chóng làm hỏng lớp hoàn thiện và làm ố đồ nội thất bằng gỗ thông thường.
41
Chốt đôi
Khớp nối
Khớp nối góc vuông
Mối ghép mộng và mộng kết nối
Góc nối gốc
Mối ghép mộng lưỡi - rãnh
Hình 1.2 Phương pháp ghép gỗ trong thi công nội thất.
42
42
VẢI BỌC Đồ nội thất phải hoàn thành được chức năng mà nó được thiết kế và phải thỏa mãn yêu cầu về tính thẩm mỹ. Nó phải được lắp đặt một cách chắc chắn và dễ bảo trì. Sự đa dạng của đồ nội thất có sẵn cho khách sạn ngày nay cũng nhiều như số lượng các công ty sản xuất đồ nội thất cho cá khách sạn này.
43
Xơ tự nhiên bền, lâu phai, có nhiều loại hoàn thiện và dễ nhuộm. Tuy nhiên, chúng phải được xử lý để diệt côn trùng và không được để ẩm ướt. Sợi tự nhiên thường đắt tiền hơn khi dệt thành vải bọc. Vải tổng hợp ít tốn kém hơn, không bị côn trùng hoặc hơi ẩm làm hỏng và dễ làm sạch, nhưng chúng có nhiều khả năng tạo ra hiện tượng tĩnh điện và khó nhuộm. Sợi tổng hợp màu tối cũng để lộ ra xơ vải xấu. Nhiều loại vải bọc là sự kết hợp của sợi tự nhiên và sợi tổng hợp. Các loại vải bọc công nghiệp đang được dệt thành các loại vải dệt kim co giãn dày, đầy đặn và chắc chắn. Một số được đan đôi và được dệt thành kết cấu vải gấm; những loại vải khác được dệt thành vật liệu có kết cấu tốt.
BẢNG 1.4 Sợi được sử dụng trong sợi bọc ghế
Sợi tự nhiên
Sợi tổng hợp
Bông Len Lanh Lụa
Tơ nhân tạo Axetat Acrilan Arnel Dacron Dynel Sợi thủy tinh Nylon Orlon Vicara
43
44
PHỤ KIỆN TRANG TRÍ
Thông thường, nhà thiết kế chịu trách nhiệm về diện mạo của căn phòng sẽ lên kế hoạch sử dụng các phụ kiện và tranh vẽ. Việc sử dụng các phụ kiện tốt nhất là phải có một số phụ kiện thực sự mang lại tác động mong muốn. Các phụ kiện như đồ nội thất, phải được lựa chọn phù hợp với kích thước của căn phòng và không nên quá lạm dụng. Một sự cân bằng của màu sắc và phong cách cơ bản là điều cần thiết để mang lại một không gian thích hợp. Cân bằng về hình dáng là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả một diện mạo trang trọng (ví dụ: hai chân nến đặt cạnh một bát hoa kiểu tương tự). Sự không cân bằng về hình dáng xảy ra khi các vật thể có hình dạng và kích thước không giống nhau được lắp ráp thành các nhóm có vẻ cân đối.
45
Gương treo có khung (có khung bao quanh nổi rõ) mang lại sự quyến rũ cho căn phòng và rất có hiệu quả. Một tấm gương như vậy có thể được sử dụng thay cho một bức tranh. Thông thường, nhà thiết kế phòng cũng sẽ chọn những bức tranh phù hợp với việc trang trí phòng. Hầu hết các bức tranh của khách sạn đều là tranh in thạch bản để có thể đạt được hiệu quả kinh tế thông qua việc mua số lượng lớn. Màu sắc trong các bức tranh treo tường được sử dụng để làm cho việc trang trí phòng trở nên thú vị. Quy tắc chung về treo gương và tranh là tâm hình học của vật phẩm phải ngang tầm mắt. Vì người xem có chiều cao khác nhau nên phải cân nhắc sao cho căn phòng cân bằng hợp lý.
46 46
HỆ THỐNG ÁNH SÁNG Ánh sáng thích hợp làm tăng vẻ đẹp của căn phòng và tăng thêm sự thoải mái cho khách. Ánh sáng có thể tạo ra hiệu ứng mong muốn bằng cách tôn lên người khách ở trong phòng cũng như đồ đạc cố định trong phòng. Ánh sáng không bao giờ nên được để lại ở cuối công đoạn thiết kế, mà nên được xem xét trong thiết kế tổng thể của căn phòng. Trong nhiều kiểu dáng hiện đại, nguồn phát ánh sáng được che đi. Kiểu dáng đương đại cũng được sử dụng trong các thiết bị đèn bàn, tường và đèn treo, được gắn chặt vào tòa nhà để giảm mối nguy về trộm cắp và tránh gây tai nạn. Đèn bàn nên có công tắc bật/tắt ở chân đèn.
47
Điều này làm giảm khả năng người sử dụng bị bỏng ngón tay và khả năng khách phải mò mẫm trong bóng tối để tìm công tắc. Đèn sàn hiếm khi được sử dụng trong xây dựng khách sạn hiện đại vì không gian sử dụng và nguy cơ gây sự cố vấp ngã do dây điện không được gọn gàng. Ánh sáng huỳnh quang được sử dụng trong các thiết bị chiếu sáng giấu kín không bao giờ được thuộc loại tông màu mát vì sẽ tạo ra độ chói trong tông màu của ánh sáng. Chỉ nên sử dụng ánh sáng huỳnh quang tông ấm. Ánh sáng huỳnh quang, giống như ánh sáng sợi đốt, có thể được điều khiển bằng biến trở để tạo cảm giác thoải mái và mềm mại. Bóng đèn sợi đốt màu hồng cung cấp độ ấm và tạo ánh sáng màu hồng cho tông màu da. Ánh sáng sợi đốt màu cam hoặc màu hổ phách sẽ tạo ra tông màu da xám đậm không đẹp mắt. Bóng đèn huỳnh quang ấm (khoảng 2.700° Kelvin) được điều khiển bằng loại biến trở thích hợp có thể tiết kiệm năng lượng và giảm mức tiêu thụ điện năng tới 75%. Hơn nữa, chúng có thể tồn tại lâu hơn gấp mười lần so với bóng đèn sợi đốt thông thường.
Một đèn huỳnh quang compact (CFL) điển hình sẽ có nhiệt độ màu là 2.700° K, tuổi thọ định mức trung bình từ 8.000 đến 10.000 giờ, tạo ra 800lm (lumen) đến 1.000 lm (lumen) và tiêu thụ điện từ 13W đến 18W. Đèn huỳnh quang compact sẽ bắt vít vào hầu hết mọi ổ cắm đèn. Cuối cùng, phải đảm bảo cung cấp đủ ánh sáng để phục vụ hoạt động đọc sách trong phòng. Cả đèn treo trên bàn làm việc và đèn ngủ để đọc sách đều phải có bóng đèn đủ công suất.
47
48
48
KÉT SẮT PHÒNG KHÁCH SẠN
Két an toàn trong phòng khách sạn được chia làm 2 loại: điện tử và thủ công. Việc truy cập vào nhiều két điện tử được giám sát từ một bảng điều khiển ở quầy lễ tân và nếu khách sạn tính phí sử dụng chúng, hệ thống có thể gửi phí điện tử vào hồ sơ của khách. Két an toàn trong phòng dành cho khách được gắn trên tường, đặt trên sàn và ẩn bên trong tủ đầu giường và tủ quần áo. Việc truy cập bình thường vào két sắt có thể thông qua khóa chung, bàn phím, sử dụng thẻ đặc biệt hoặc thậm chí là thẻ tín dụng tiêu chuẩn. Các tính năng khác cần cân nhắc khi chọn két sắt phòng khách là kích thước bên trong và xếp hạng chống cháy.
49 49
TỦ LẠNH ĐỰNG ĐỒ GIẢI KHÁT TRONG PHÒNG Một thiết bị có khả năng mang lại rất nhiều lợi nhuận trong phòng khách sạn hiện đại là tủ lạnh đựng đồ giải khát trong phòng hoặc minibar. Được trữ đầy những lon nước ngọt, nước trái cây, rượu và đồ ăn nhẹ, minibar là một tiện ích hấp dẫn mà khó có vị khách nào có thể cưỡng lại được. Giống như két sắt trong phòng khách sạn, có hàng chục công ty sản xuất thiết bọ này và hàng trăm mẫu mã để bạn lựa chọn. Minibar có thể được chủ khách sạn thuê hoặc mua hoàn toàn. Một số công ty cho khách sạn thuê thiết bị với một khoản phí và/hoặc một phần lợi nhuận. Các tủ lạnh đựng đồ giải khát trong phòng bao gồm từ các hệ thống thủ công đến các thiết bị hoàn toàn tự động. Các hệ thống hoàn toàn tự động có thể cảm nhận bằng điện tử khi một mặt hàng được lấy ra khỏi giá và có thể tự động ghi phí cho mặt hàng đó vào hồ sơ của khách. Đồng thời, nó có thể in ra danh sách tồn kho cho từng phòng để nhân viên biết những gì cần phải bổ sung trong mỗi phòng. Hệ thống tự động cũng có thể được khóa điện tử khi phòng được thuê cho trẻ vị thành niên hoặc khi phòng được thuê cho khách trả trước.
50 50
Các hệ thống khác yêu cầu người dọn phòng phải kiểm kê thực tế và chuyển thông tin qua máy tính cầm tay đến quầy lễ tân. Các hệ thống thủ công thường dựa vào phương pháp nhận trả, có thể hiệu quả hoặc không, tùy thuộc vào vị trí và hồ sơ khách. Những vị khách có thể đổ đầy nước vào chai vodka hoặc chạy ra cửa hàng tạp hóa vào ngày hôm sau để thay thế nước ngọt và bia đã sử dụng.
51
THIẾT BỊ NGHE NHÌN Thiết bị nghe nhìn trong phòng khách bao gồm hệ thống điện thoại, đài, tivi, máy ghi băng video (VCR) và đầu đĩa video kỹ thuật số (DVD). Thiết bị điện thoại trong phòng với đèn tin nhắn màu đỏ đã trải qua những thay đổi lớn về công nghệ tại một số khách sạn trong vài năm qua. Bây giờ, điện thoại phục vụ như một hệ thống thông tin liên lạc và kiểm soát phòng. Bạn có thể điều khiển tivi, radio, nhiệt độ, mức độ ánh sáng và điều hòa không khí từ một bảng điều khiển trung tâm. Điện thoại có thể được liên kết trực tiếp với hệ thống quản lý tài sản của khách sạn, cho phép nhân viên dọn phòng thông báo cho phòng cung cấp đồ dùng bằng vải và quầy lễ tân về tình trạng của phòng một cách trực tiếp thông qua điện thoại của khách. Thiết kế của ti vi cũng đã thay đổi qua nhiều năm. Mặc dù tivi màu 19 inch vẫn là kích thước bình thường, nhưng tivi ngày nay thường được trang bị thiết bị lập trình trả tiền cho khách cho phép các bộ phim chiếu lần đầu xuất hiện trên tivi của phòng khách.
51
52 50
Ti vi phòng khách sạn thường không có điều khiển phụ được đặt sẵn trong trường hợp điều khiển chính có thể bị hỏng. Tất cả việc điều chỉnh được thực hiện thông qua điều khiển từ xa được đặt trên đầu giường hoặc thông qua một bộ phát thiết lập đặc biệt mà khách sạn điều khiển để khách không thể thay đổi màu sắc và tông màu. Nhiều TV trong phòng khách có mô-đun đài phát thanh đồng hồ AM/FM được gắn vào bộ thiết bị và những TV khác đã lắp đặt máy ghi băng video nhỏ gọn. Nhiều khách sạn cho thuê những bộ phim mới phát hành từ quầy lễ tân hoặc từ những chiếc tủ đặc biệt đặt bên trong phòng khách.
53
53
54
55
Tổng kết Người quản lí bộ phận Housekeeping không chỉ phải biết lập kế hoạch mà còn là nhà quản trị có kiến thức cơ bản về quy trình lập ngân sách, vật tư, đồ đạc, thiết bị, sản phẩm tẩy rửa và hàng tồn kho. Lập kế hoạch về vật tư cho các hoạt động của khách sạn phải bắt đầu bằng sự hiểu biết về hệ thống lập ngân sách mà các nguồn vật tư sẽ được phân bổ theo. Kiểm soát hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là đếm các mặt hàng nó là toàn bộ quá trình mà vật tư được phân loại, đặt hàng, tiếp nhận, lưu trữ và hạch toán theo cách khác nhau. Người quản lí bộ phận Housekeeping không chỉ liên quan đến việc thiết lập một số tài khoản vật tư và hàng tồn kho, mà còn sắp xếp bố trí vật lý để lưu trữ vật tư, phát triển hệ thống để tính toán việc sử dụng nguồn cung, sắp xếp để mua sản phẩm và thiết lập mối quan hệ với các đại lí và nhà thầu cung cấp.
