Categorização, Priorização e Balanceamento de Portfólio Gustavo Teixeira Silva
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Palestrante
Gustavo Teixeira
é especialista em gerenciamento de projetos, certificado pelo PMI em 2010 como Project Management Professional (PMP), Scrum Master e ITIL. Foi nos últimos 15 anos responsável por projetos dos setores de tecnologia, infraestrutura, saúde, banking e gestão do conhecimento. Atualmente é Consultor associado a Saletto Engenharia de Serviços e diretor na PMBASIS consultoria, colunista do Portal PMKB. Leciona em cursos MBA, in-company e nos preparatórios PMP e CAPM do PMI Minas Gerais, onde é coordenador desde 2010. É membro do PMI (Project Management Institute) e do PMI Minas Gerais, onde atua como Executivo Nomeado da Diretoria de Certificação e Desenvolvimento Profissional.
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PMKB – Portal de Gestão de Projetos
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PMKB – Portal de Gestão de Projetos
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Agenda
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Categorização, Priorização e Balanceamento de Portfólio
Justificativa
1 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
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Agenda
Seleção
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Agenda
Balanceamento
3 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
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Equipe
Monte uma equipe com outros colegas, considere que ele é composto por gerentes de projetos, portfólio, executivos e representantes do escritório de projetos. Utilize formulário próprio.
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Problema
A empresa fictícia criada possui: Muitos projetos ativos Projetos errados para o momento Projetos não alinhados com a estratégia Projetos importantes sem recursos Portfólio não balanceado
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Problema
Indicativos de dificuldades da Gestão de Portfólio Não há um entendimento claro e formal de como os projetos estão conectados com a estratégia da organização. Gerentes de projetos e gerentes funcionais estão permanentemente brigando por recursos. As prioridades mudando.
corporativas
estão
frequentemente
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Problema
Indicativos de dificuldades da Gestão de Portfólio Cada executivo assume que todas as iniciativas devem ser implementas simultaneamente e que as suas devem ser a prioridade. Projetos são aprovados independente de haver ou não recursos disponíveis
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Empresa
Crie uma empresa com a equipe e defina a visão, missão e valores. Complemente com a justificativa para estabelecer a Gestão de Portfólio, conforme vimos anteriormente. Utilize formulário fornecido.
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Planejamento Estratégico
Para cada US$1 bilhão gastos em um projeto que não atinge seus objetivos de negócios, US$135 milhões são perdidos para sempre. Cerca de 17% fracassaram totalmente. Apenas 62% dos projetos atingem seus objetivos originais e intenções de negócios. Os executivos continuam pensando em projetos e programas como uma competência tática sem conexão com a estratégia.
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Definindo o Portfólio da Empresa hands on
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Da estratégia à operação Gerenciamento Executivo
Visão
Missão
Planejamento Estratégico
Objetivos Estratégicos
Identificar
Categorizar
Avaliar
Selecionar
Identificar Riscos do Portfólio
Analisar Riscos do Portfólio
Priorizar
Desenvolver Repostas aos Riscos do Portfolio
Balancear Portfolio
Comunicar Ajustes no Portfolio
Autorizar
Monitorar e Controlar Riscos do Portfolio
Revisar e Reportar Desempenho
Monitorar Mudanças na Estratégia
Gerenciamento de Projetos e Programas
Mensuração de Desempenho
Gerenciamento do Portfólio
Gerenciamento de Projetos e Programas
Gerenciamento das Operações
Encerramento de Projetos e Programas
Operações
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DEFINIÇÃO DO PORTFÓLIO
Identificação
Categorização
Avaliação
DESENVOLVIMENTO PORTFÓLIO
Priorização
Balanceamento
Comunicação de Ajustes
EXECUÇÃO DO PORTFÓLIO
Da estratégia à operação
Autorização
Revisão e Reporte
Seleção
FONTE: “The Standard for Portfolio Management, 3 ed, PMI” FONTE: “The Standard for Portfolio Management, 3 ed, PMI” 17
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Processos de gestão de portfólios Identificação
Definição do Portfólio
Categorização Avaliação
Identificar os Riscos do Portfólio
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
FONTE: “The Standard for Portfolio Management, 3 ed, PMI” 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
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Processos de gestão de portfólios Identificação
Definição do Portfólio
Categorização Avaliação
Identificar os Riscos do Portfólio
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
FONTE: “The Standard for Portfolio Management, 3 ed, PMI” 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
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Identificação • A empresa estabelece um processo que permite identificar os projetos e iniciativas candidatos ao portfólio para execução no próximo período. • Deve-se estabelecer uma regra comum para apresentação dos projetos e iniciativas candidatas. • Deve-se registrar em uma base única, que pode ser utilizada como “banco de ideias” para ciclos futuros. • A identificação dos projetos é realizada a partir do desdobramento da estratégia. 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
T 20
Desdobramento da estratégia E.V. Aquisição da Empresa Z Ampliar base de clientes
Aumentar em 20% o lucro bruto até 2016 Dar foco em produtos mais rentáveis
Nova Campanha Publicitária
Pesquisa de novos produtos
Revisão das Margens
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9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
Categorização Identificação
Definição do Portfólio
Categorização Avaliação
Identificar os Riscos do Portfólio
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
FONTE: “The Standard for Portfolio Management, 3 ed, PMI” 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
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Categorização
• Processo de agrupamento dos projetos em função das suas características em comum. • O principal objetivo é garantir que haja direcionamento de recursos financeiros a cada uma das categorias, de acordo com a estratégia estabelecida pela organização. • A lógica de criação de categorias deve ser a mesma utilizada para alocação do orçamento da organização.
T 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
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Categorização Exemplos de categorias • Expansão do negócio; • Melhoria do negócio; • Mandatórios ou regulatórios; • Infraestrutura; • Novos produtos; • Corporativos; • Internos; • Redução de custos; • Aumento de receitas; 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
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Categorização Projetos Candidatos já Categorizados
Projetos Candidatos Identificados Projeto A Projeto B Projeto C Projeto D Projeto E Projeto F Projeto G Projeto H Projeto I Projeto J Projeto K Projeto L Projeto M Projeto N
Categoria Expansão
Projeto A Projeto B Projeto F Projeto G
Categoria Melhoria
Projeto C Projeto D Projeto E Projeto J Projeto K
Categoria Corporativo
Projeto H Projeto I Projeto L Projeto M Projeto N 25
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Avaliação Identificação
Definição do Portfólio
Categorização Avaliação
Identificar os Riscos do Portfólio
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
FONTE: “The Standard for Portfolio Management, 3 ed, PMI” 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
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Avaliação • Processo de busca de informações no maior nível de detalhe possível para a tomada de decisão. • Torna-se necessário estabelecer um processo formal de avaliação, no qual os aspectos a serem avaliados são de conhecimento comum. • É possível estabelecer itens distintos de avaliação para categorias de projetos. • Os itens de avaliação serão transformados posteriormente em critérios de seleção e priorização.
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Identificação dos riscos do portfolio Identificação
Definição do Portfólio
Categorização Avaliação
Identificar os Riscos do Portfólio
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
FONTE: “The Standard for Portfolio Management, 3 ed, PMI” 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
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Identificação dos riscos do portfolio RBS – Risk Breakdown Structure
Projeto
Técnico
• • • • • •
Requerimentos Tecnologia Complexidade Interfaces Performance Qualidade
Legais
• • • • •
Gerenciamento do Projeto
Pessoas
• • • •
Contratados Regulatórios Mercado Cliente Clima
Dependências Recursos Funding priorização
• • • •
Estimativas Planejamento Controle Comunicação
T 29
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Seleção Identificação
Definição do Portfólio
Categorização Avaliação
Identificar os Riscos do Portfólio
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
FONTE: “The Standard for Portfolio Management, 3 ed, PMI” 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
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Seleção
• Processo de escolha dos projetos candidatos, os que poderão, potencialmente, ser realizados no próximo período. • Envolve a escolha dos projetos que são fundamentais para a materialização da estratégia da organização. • A organização poderá não ter recurso para executar todos os projetos, tendo portanto que executá-los nos ciclos seguintes. • Reduz a probabilidade de decisões com base em interesses políticos ou pessoais. 31
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"Certamente não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que nunca deveria ser feito". Peter Drucker
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Exemplos de critérios Financeiros
Custo total Payback Lucratividade TIR – Taxa Interna de Retorno Fluxo de Caixa
Ambiente Político
Comprometimento das partes interessadas
Tempo
Alinhamento com a estratégia Competição e concorrência Atuação e Operação Global Fortalecimento da presença local
Logística Disponibilidade de fornecedores Recursos Naturais Sinergia entre projetos Complexidade Favorabilidade do ambiente tecnológico
Risco Recursos Humanos
Validade Emergencial Duração
Operação
Estratégicos
Disponibilidade de Mão de Obra Esforço necessário Maturidade da Equipe
Previsibilidade Exposição aos riscos Probabilidade de sucesso técnico Probabilidade de sucesso no mercado 33
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Seleção Projetos candidatos já categorizados e avaliados Categoria Expansão
Projeto A - $50 Projeto B - $10 Projeto F - $50 Projeto G - $30
Projetos candidatos já categorizados, avaliados e em ordem de seleção Categoria Expansão
Projeto F - $50 Projeto B - $10 Projeto A - $50 Projeto G - $30
Categoria Melhoria
Projeto C - $10 Projeto D - $10 Projeto E - $20 Projeto J - $30 Projeto K - $10
Categoria Melhoria
Projeto K - $10 Projeto D - $10 Projeto C - $10 Projeto J - $30 Projeto E - $20
Categoria Corporativo
Projeto H - $5 Projeto I - $5 Projeto L - $5 Projeto M - $5 Projeto N - $10
Categoria Corporativo
Projeto N - $10 Projeto M - $5 Projeto L - $5 Projeto H - $5 Projeto I - $5
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Orçamento Disponível $100 Linhas de Corte 60% do Orçamento para Expansão 20% do Orçamento para Melhoria 20% do Orçamento para Corporativo
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Priorização Identificação
Definição do Portfólio
Categorização Avaliação
Identificar os Riscos do Portfólio
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
FONTE: “The Standard for Portfolio Management, 3 ed, PMI” 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
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Priorização
• Definir qual é a ordem que os projetos devem ser executados, pois a organização pode não ter recursos suficientes para executar todos os projetos simultaneamente. • Assim como na seleção, é necessário estabelecer os critérios para tomada de decisão quanto a priorização dos projetos.
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Priorização
Portfólio de projetos já selecionado
Portfólio de projetos já ordenados por prioridade
Projeto F - $50 Projeto B - $10 Projeto K - $10 Projeto D - $10 Projeto N - $10 Projeto M - $5 Projeto L - $5
Projeto K - $10 Projeto L - $5 Projeto F - $50 Projeto N - $10 Projeto D - $10 Projeto M - $5 Projeto B - $10
T 37
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Balanceamento Identificação
Definição do Portfólio
Categorização Avaliação
Identificar os Riscos do Portfólio
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
FONTE: “The Standard for Portfolio Management, 3 ed, PMI” 9º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 22 e 23 de setembro de 2014
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Balanceamento
• Envolve programar os projetos no tempo, levando-se em conta as restrições da empresa. • As restrições podem ser relacionadas a disponibilidade de recursos, fluxo de caixa e sequência lógica entre projetos, já que um pode depender do outro. • Deve-se realizar projetos em paralelo cujas restrições não impeçam.
39
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Balanceamento Disp. Inicial de Recurso
4
4
5
5
4
3
4
4
5
4
4
3
Disp. Final de Recurso
2
2
0
0
1
0
1
3
3
2
2
1
Disp. Inicial de Caixa
5
5
15
15
10
10
10
5
10
5
5
5
Disp. Final de Caixa
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Jan
Fev
Mar
Abr
Mai
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov
Dez
PRJ
$$$
DUR
REC
K
10
2m
2
L
5
1m
2
F
50
5m
3
N
10
2m
1
D
10
2m
2
M
5
1m
2
B
10
2m
1
PRJ – Projeto
DEPENDE DO PROJETO B
$$$ - Orçamento
DUR – Duração em Meses
REC – Quantidade de Recursos Demandada
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Resposta aos riscos do portfólio
Identificação
Definição do Portfólio
Categorização Avaliação
Identificar os Riscos do Portfólio
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
T
FONTE: “The Standard for Portfolio Management, 3 ed, PMI” 41
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Comunicação de ajustes
Identificação
Definição do Portfólio
Categorização Avaliação
Identificar os Riscos do Portfólio
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
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Comunicação de ajustes
• Ajustes no portfólio devem ser comunicados aos stakeholders para que suas expectativas estejam alinhadas.
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Autorização
Identificação
Definição do Portfólio
Categorização Avaliação
Identificar os Riscos do Portfólio
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
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Autorização
• Significa obter o compromisso sobre a programação estabelecida para o próximo ciclo de execução. • A boa prática recomenda que essa decisão seja conjunta, envolvendo todos os tomadores de decisões. • A organização pode, eventualmente, criar um Comitê de Gerenciamento de Portfólio. T 45
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Revisão e reporte
Identificação
Definição do Portfólio
Categorização Avaliação
Identificar os Riscos do Portfólio
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
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Revisão e reporte
• Processo de acompanhamento do andamento da programação prevista, bem como verificação se as estratégias estabelecidas estão sendo implementadas. • Garantia de que o portfólio está sendo executado conforme o esperado, especialmente no que tange as restrições organizacionais existentes. • Envolve também a identificação dos resultados de negócio esperados e de fato alcançados.
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Controle de mudanças no portfólio
• Mudanças no portfólio podem ocorrer e são vistas como naturais. • Gerenciar as mudanças envolve garantir que as alterações ocorridas durante o ciclo de vida do portfólio sejam devidamente avaliadas e aprovadas. • As razões de mudanças podem ser várias, tais como mudança na estratégia, na conjuntura organizacional ou em relação ao próprio desempenho dos projetos.
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Controle dos riscos do portfólio Identificação
Definição do Portfólio
Identificar os Riscos do Portfólio
Categorização Avaliação
Analisar os Riscos do Portfólio
Seleção Priorização
Desenvolvimento do Portfólio
Balanceamento
Desenvolver Respostas os Riscos do Portfólio
Comunicação de Ajustes
Execução do Portfólio
Autorização Revisão e Reporte
Monitorar e Controlar os Riscos do Portfólio
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