A falha de médias e o uso de ferramentas estatísticas no ambiente de projetos

Na média, os músicos são bons. E a música, em média, é boa?

Thiago Henrique Rezende Medeiros Rafael Gonรงalves Monteiro

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A Falha de Médias

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Consertando a Falha

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Pesquisa Sobre a Utilização de Ferramentas Estatísticas no Ambiente de Projetos

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Conclusões

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Peças despachadas por mês: 5000 a 15000 Envio de peça extra: R$50 Peça permanece no estoque por mais de 1 mês: R$50

Exercício para definição do orçamento anual do Departamento de Peças de Reposição

- Dê-me o seu melhor número, diz o diretor.

O gerente, acuado e pressionado a informar algum número, se pronuncia: - Podemos, então, usar uma média de 10000 peças por mês...

Se a demanda média é de 10 mil peças por mês, planeja-se um estoque de 10 mil unidades.

Não há custos adicionais.

O orçamento atribuído a essas atividades é, consequentemente, igual a zero.

Dessa forma, a única certeza que temos é que a meta de orçamento não será atendida!

CONSTRUÇÃO REFORMA 1 REFORMA 2 12 meses

6 meses

Prazo para construção: 12 meses Prazo para reforma:

6 meses

Custo de construção:

R$500 mil

Custo de reforma:

R$100 mil cada

Lucro pretendido

R$140 mil

Preço Final

R$840 mil

Devido Ă clientes cada vez mais exigentes, fica definido em contrato: 1 dia de atraso = R$1 mil de multa Atraso de 2 meses = R$60 mil de multa Esse caso, aparentemente extremo, ainda nos dĂĄ um lucro de R$ 80 mil.

Reforma 1

Reforma 2

Prazo Final

≥ 6 meses

≥ 6 meses

≥ 6 meses

≥ 6 meses

≤ 6 meses

≥ 6 meses

≤ 6 meses

≥ 6 meses

≥ 6 meses

≤ 6 meses

≤ 6 meses

≤ 6 meses

A probabilidade de terminarmos ambas as reformas em 6 meses ou menos é como tirar duas caras em sequência, ou seja, 25%.

Estamos falando de uma relação de 3:1 em probabilidade de termos algum atraso e, portanto, sermos penalizados.

Vejamos alguns possíveis eventos:

Cenário Base Construção

Reforma 1

Reforma 2

Prazo Total

Multa

Custo Total

Lucro

Prazo (meses)

12

6

6

18

-

-

-

Custo (R$)

500.000

100.000

100.000

-

0

700.000 140.000

Cenário Otimista Construção

Reforma 1

Reforma 2

Prazo Total

Multa

Custo Total

Lucro

Prazo (meses)

11

5

5

18

-

-

-

Custo (R$)

500.000

100.000

100.000

-

0

700.000 140.000

Cenário com perda de lucratividade Construção

Reforma 1

Reforma 2

Prazo Total

Multa

Custo Total

Lucro

Prazo (meses)

15

7,9

4,6

22,9

-

-

-

Custo (R$)

500.000

100.000

100.000

-

147.000 847.000 -7.000

A probabilidade de termos lucro menor ou igual a zero (prejuízo) é de 15%!

Alguns cenários apresentam perdas de até R$270 mil!

Lucro certo? Alta probabilidade de sucesso?

Vale o risco?

Para tomadas de decisão embasadas e bem fundamentadas, é necessário algo que nos permita visualizar as incertezas em torno dos dados É necessário enxergar uma gama de possibilidades

Em outras palavras, buscam-se respostas para as perguntas “e se?�

E se o projeto atrasar em 3 meses?

E se aumentarmos o preço?

E se negociarmos uma multa menor?

Preรงo: R$140 mil Multa: R$1 mil/dia

15%

- 270 mil

É hora de pensar nos “e se?”

E se negociarmos uma multa menor? Por exemplo, de R$500 (metade da anterior) E se, nesse caso, como contrapartida, reduzirmos o preço em R$10 mil (finalizando em R$130 mil)?

Preรงo: R$130 mil Multa: R$500/dia

1% - 80 mil

Participação de profissionais experientes, diretamente envolvidos com implantação de projetos: - 39 profissionais - Idade média: 34 anos - Experiência em projetos: 8 anos - 50 50% % executam função de coordenação, gerência ou direção - 60 60% % estão envolvidos em projetos acima de R$50 milhões - Setores abordados: aeroespacial, energia, financeiro, mineração, óleo e gás, químico, tecnologia da informação, dentre outros

Uso de métodos estatísticos para suporte à tomada de decisão Utilizam algum método estatístico

Quantidade

%

Sim

19

49%

Não / Não sei

20

51%

Total

39

100%

Uso de métodos estatísticos e estrutura de PMO

% do total de respostas

Usa Método Estatístico

Não Usa Método Estatístico

Possui PMO

54%

61%

39%

Não Possui PMO

46%

53%

47%

Estrutura

Correspondência entre o uso de métodos estatísticos e o sucesso na implantação de projetos Categoria em que a maioria (76% a 100%) dos projetos se enquadram

% do total de Usa Método Não Usa Método respostas Estatístico Estatístico

Entregues no orçamento previsto

36%

73%

27%

Entregues no prazo previsto

33%

64%

36%

Alcançaram os objetivos (deliverables) previstos

44%

67%

33%

Principais dificuldades para a não utilização de métodos estatísticos

% das respostas

As análises são sempre feitas com urgência, não havendo tempo hábil para aplicação de teorias mais estruturadas

35%

Falta de conhecimento prévio para aplicar os conceitos de métodos estatísticos

25%

Não é exigido grande precisão nas análises

20%

Aversão aos conceitos estatísticos, percebidos como “perda de tempo"

5%

Necessidade de uso de softwares específicos (que não Microsoft Office), o que torna o processo (aquisição, licenças, treinamento) oneroso

0%

Outras Total

15% 100%

Ponto de partida para promover o uso de métodos estatísticos

% das respostas

Contratar treinamento para os profissionais chave que participarão do processo e deixá-los responsáveis pela efetiva implementação

60%

Contratar profissionais já experientes no mercado para realizar as atividades

10%

Contratar empresa especializada para implementar processos utilizando métodos estatísticos Outros Total

5% 25% 100%

- Os exemplos apresentados neste artigo mostram o quão arriscado pode ser a não utilização de ferramentas estatísticas para tomadas de decisão - Os erros de cálculo podem levar a resultados desapontadores ou até catastróficos, principalmente quando se trata de grandes investimentos - Análises estatísticas, como as que utilizam distribuições de probabilidade em simulações de Monte Carlo, podem minimizar ou até mesmo sanar tais falhas de cálculo - As diversas iterações mostram cenários impossíveis de serem visualizados utilizando-se apenas cálculos simples

Sobre a pesquisa: - mostra correspondência entre a utilização de métodos estatísticos e o sucesso em projetos - apresenta as principais dificuldades para a utilização de tais métodos - suporta a seguinte solução para o problema: promover o treinamento de profissionais chave para disseminação do conhecimento necessário à efetiva implementação dos processos

OBRIGADO! Thiago Henrique Rezende Medeiros Rafael Gonรงalves Monteiro