Efigenia amoroso pmi mg 10cgp change management kit sobrevivência tempos crise

Change Management: o kit de sobrevivĂŞncia em tempos de crise

EfigĂŞnia Amoroso

1

Efigênia Amoroso Responsável pela gestão do portfólio de Projetos Estratégicos do Itaú Unibanco, atuando na condução de comitês de governança com as VPs de Negócios, gerencia o BSC e indicadores de metas e desenvolve a comunicação de endomarketing na área de Operações e Tecnologia.

Efigênia Amoroso Superintendente do Escritório de Projetos da Diretoria Geral de Tecnologia e Operações Itaú Unibanco.

Com mais de 20 anos de atuação no mercado financeiro, foi responsável pela estruturação do PMO no Itaú Unibanco; liderando inclusive a integração entre os dois bancos.

MBA em gestão de projetos pela FIA/USP, pósgraduação em Marketing e graduada no programa PMO Master Class 2013.

Atua como palestrante, possui matérias em diversas publicações especializadas.

O PMO sob sua liderança ficou entre os 3 melhores PMO’s do Brasil.

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Quem Somos

Nosso PMO

agenda

Change Management

Agentes de Transformação

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3

Quem Somos

10ยบ Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015

4

Quem Somos

Nossos Números

91.968 mil Pessoas fazem parte do nosso time

26.709 caixas eletrônicos no Brasil e exterior

R$ 782 milhões Resultado no 2T15 10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015

5

Quem Somos

Nossos A cada R$

Números

4,00 movimentados no Brasil, R$ 1,00 passa pelo Itaú Nossos recursos próprios, livre, captados e administrados equivalem à 1/3 do

PIB brasileiro

62,2 Milhões de clientes

em operações próprias e parceiras, o que

equivale a população da Itália

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Quem Somos

#nossoclientemudou 9,7 MM 2Q14

Mudança no perfil no uso da tecnologia

12,1 MM 2Q15

+25% de crescimento dos clientes digitais

Total de Transações via Mobile 2015

1.020 1.465

2014 2010

12

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Nosso PMO Visão PMO Ser um PMO referência de mercado em governança estratégica e um centro de excelência em gerenciamento de programas e projetos estratégicos.

Missão PMO Prover informação com qualidade, imparcialidade e agilidade para a tomada de decisão alinhada à estratégia da organização.

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Quem Somos

Nosso PMO

agenda

Change Management

Agentes de Transformação

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Nosso PMO Diretoria Geral de Tecnologia e Operações Diretoria Geral de Tecnologia e Operações

Marcio Schettini PMO DGTO

70%

Efigênia Amoroso

da equipe Certificados PMP Comunicação

BSC e Indicadores de metas

Projetos PMO Ágil

Projetos PMO

Projetos Gestão de Projetos

30% Da equipe certificados CSM

05 gerentes 17 coordenadores e especialistas 58 analistas

Dir. Exec. 2

Dir. Exec. 1

Dir. 1

Dir. 2

Dir. 3

Dir. 4

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Dir. 5

Dir. Exec. 3

Dir. 6

Dir. 7

Dir. 8

Dir. 9

10

Nosso PMO Nosso PMO / Área de Comunicação Entendimento das necessidades e expectativas das diferentes áreas para oferecer as melhores soluções de comunicação interna, alinhado com as estratégias da área Alinhamento das práticas de Change Management Canal DGTO – aproxima os líderes junto aos colaboradores

Ajuda na convergência das comunicações

de projetos

Alinha estratégias e objetivos da organização

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Engaja, motiva e integra colaboradores

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Nosso PMO Abordagem de atuação Estratégica • • •

Fornece informações estratégicas para tomada de decisão GO / NO GO Coordena e Integra projetos do portfolio Identifica, seleciona e prioriza novos projetos

Credicard

CTMM

Integração Unibanco

Credicard

Segurança Integração 9 Dígitos Unibanco

Sparta

Tática • •

•

Desenvolve e implementa a metodologia padrão método Agil Implementa e opera o sistema de informação dos projetos Desenvolve as competências dos profissionais

Operacional • • •

Informa o status dos projetos para a alta gestão Monitora e controla o desempenho de projetos Executa tarefas especializadas para os gerentes de projeto

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Back Level

Projetos BAU

Melhoria na qualidade

9 Dígitos

12

Nosso PMO

Gestão de Portfólio

Estruturantes

Porte GG

Atuação do PMO

Negócios e BAU

Porte G •

Gerenciamento de benefícios (VPL)

•

Gestão de recursos balanceada

•

Demanda Legal

Monitoramento de riscos

Porte G

•

Status report semanal Diretor Geral e VP

•

Report mensal ao Comitê Executivo

•

Change Management

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Alguns exemplos

CTMM

Credicard

porte GG

porte G

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Nosso PMO CTMM – Centro Tecnológico Mogi Mirim

Área construída: 59.815 m² - 120 estádios de futebol

CTMM Centro Tecnológico Mogi Mirim

Dimensão: Maior data center da América Latina Capacidade energética: 2 vezes maior que a atual Processamento: Capacidade 16 vezes maior que a atual Armazenamento: 25 vezes maior para alocação de dados Transacional Online: Capacidade de até 24.000 transações/seg Escalabilidade: Infra de processamento 100% redundante

Certificações

Green IT Certificação LEED Silver

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Continuidade e Disponibilidade Certificação Tier III Gold

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Nosso PMO CTMM – Centro Tecnológico Mogi Mirim

Atuação do PMO  Participação ativa do Escritório de Projetos, desde a iniciação do programa  Estabelecimento de governança estruturada  Suporte ao gerenciamento dos projetos  Acompanhamento de métricas e indicadores – Boa Tarde Mogi Mirim  Suporte à documentação e conformidade  Gestão financeira (custos, compras e orçamento)

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CTMM – Centro Tecnológico Mogi Mirim Change Management: Forte Papel da Governança Comitês do Programa

Sponsor do Programa

Comitê Executivo Comitê Executivo de Gestão

PMO

Monitoramento e Controle

Financeiro

Gestão do Programa

Change Management Mobilização

Comitê Técnico Comitê de Gestão

Liderança do Programa Board Técnico

Suptes. do Programa

Comitê do Board Técnico

Liderança dos Eixos

Gestão de Projetos e Liderança Técnica

Obras, Facilities e Ocupação

Definições de Arquitetura

Racionalização

Preparação para Migração

Operações

Executivo

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Migração

Gestor

Disponibilidade Aplicacional

Técnico

Especialista

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CTMM – Centro Tecnológico Mogi Mirim Change Management: Comunicação e Gerenciamento dos Stakeholders

Poder

Alto

Manter Satisfeito

Gerenciamento Próximo

1. Comitê Executivo

1. Comitê Executivo

2. Boletim Estratégico

2. Boletim Estratégico

Acompanhamento

Manter Informado

1. Comunicados Especificados e Pontuais

1. Comitê Operacional 2. Boletim Técnico Executivo Gestor Técnico

Baixo

Interesse

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Alto

Especialista

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CTMM – Centro Tecnológico Mogi Mirim Change Management: Plano de Comunicação (Mapa de Influência dos Stakeholders)

BANCO

MIGRADORES

BANCO Revista Negócios Itaú Unibanco Portal Itaú Unibanco TV Itaú Unibanco E-mail PDE ATEC Site Atec Painéis Interativos E-mail PDE

ATEC

MIGRADOS

MIGRADORES Mensagem do VP Evento de Integração E-mail MIGRADOS Guia Mogi Mirim Evento de Integração E-mail

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Programa Integração Credicard

Diversidade Objetivo:  Mergers and Acquisitions (M&A) relatórios alinhados com a matriz em NY e aprovados com órgãos reguladores no Brasil e EUA.  Migration Cards Portfolio: 7 MM de contas  +300 pessoas envolvidas diretamente com projeto  +200 Comitês (Operacional e Tecnologia)

Colaboradores de diversas culturas: • Itaú Brasil, Citi Brasil, Citi NY, Citi Cingapura, Citi Índia e Citi México.

• Kick off Meeting (tradução em diferentes idiomas)) • Conference Call Semanal • Reuniões Presenciais (quando possível)

Human Change Management 1.200 Colaboradores do Citi para Itaú MindSet #sentimentodepertencer • Workshop e Kit de “Boas Vindas” • Comitês exclusivos • Comunicação transparente e próxima • “De x Para” de área Origem e Destino

User Experience – Look and Feel • Identidade Visual sem mudanças (Internet, App e CEI) • Manutenção dos Produtos e Serviços • Comunicação aos Clientes

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Quem Somos

Nosso PMO

agenda

Change Management Agentes de Transformação

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Nosso PMO Nosso PMO / Área de Comunicação Change management

Humor/ Energia Negação

Integração Raiva

Exploração das Possibilidades

Negociação

Aceitação do Inevitável

entendimento

questionamento

aceitação

promoção da mudança

desenvolvimento

motivação e suporte

Tempo

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Nosso PMO Nosso PMO / Área de Comunicação Comunicação entendimento •Desconhecimento dos objetivos, benefícios e escopo do projeto

Humo r/ Energ ia Negação

•Rumores e boatos Integração

questionamento

aceitação

•Inquietação quanto ao impacto pessoal

•Reconhecimento dos benefícios

•Questionamento quanto ao engajamento pessoal

•Curiosidade em usar a nova plataforma

•Expectativas não realistas

Raiva

Exploração das Possibilida des

Negociaçã o

desenvolvimento

motivação e suporte

•Difundir os benefícios dos projetos

•Apresentar o resultado da análise de impacto organizacional

• Demonstrar o andamento do projeto

•Divulgar o Road Map do projeto e suas principais fases

•Reforçar os principais marcos do projeto

promoção da mudança

Aceitação do Inevitável

Tempo

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•Divulgar plano de suporte pós implantação

•Promover canais de comunicação

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PMO Itaú Unibanco Change Management e o kit de sobrevivência em tempos de crise

Change management organização 1

2

adaptação a mudança

controle da mudança

definir e implementar procedimentos

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3 mudança efetiva

sucesso

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PMO ItaĂş Unibanco Change Management e o kit de sobrevivĂŞncia em tempos de crise

Change management

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PMO ItaĂş Unibanco Change Management e o kit de sobrevivĂŞncia em tempos de crise

10Âş Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015

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PMO Itaú Unibanco Change Management e o kit de sobrevivência em tempos de crise

Empresas estruturadas em Change management

6x mais sucesso

FRAMEWORK Change Management GESTÁO Project Management

ROI

tem

Higher Profitts

Acionistas

Budget

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CONTROLE PMO

Prazos ON TIME

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PMO Itaú Unibanco Change Management e o kit de sobrevivência em tempos de crise

 Seguranca  Protecao  Confianca  Previsibilidade

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 Aventura  inovacao  Misterio  Reconhecimento

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PMO ItaĂş Unibanco Change Management

Seguranca Desconhecido

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PMO ItaĂş Unibanco Change Management e o kit de sobrevivĂŞncia em tempos de crise

Criar interesse

Ser radiante Atrativo 10Âş Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015

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PMO Itaú Unibanco

Pessoas

Change Management

Gerir clima do projeto e espiirito de equipe Estimular criatividade e inovacao Promover gestáo participativa nas metas e desafios 10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015

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PMO Itaú Unibanco Change Management - Pilares

Processo

estruturado

com

uma

metodologia que desenvolve ações comportamentais e de gerenciamento.

Nossos pilares de colaboração • Plano de implantação • Comunicação

A Missão de Gestão da Mudança é

• Análise de Impacto

preparar

• Treinamento

as

entendimento mudanças

pessoas

e com

para

aceitação

o

das

• Centro de Excelência

performance

apropriada e mitigação de riscos.

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PMO Itaú Unibanco Change Management - Processo

Analisar Modelo Atual As Is

Analisar Modelo Futuro To Be

Identificar e registrar os GAPs

A análise dos Impactos Organizacionais visa assegurar uma mudança efetiva, com intervenções que viabilizem o alcance das metas estabelecidas

Implantar plano de ação

Definir plano de ação

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Consolidar Impactos Organizacionais

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PMO Itaú Unibanco Change Management – Ciclo de Vida da Mudança

Acompanhamento da mudança desde de sua origem até o pós-implementação, seguindo 5 fases principais.

• Levantamento de Impactos e elaboração dos planos de ação

Pontos de controle PMO Pontos de controle PMO

• Consolidação dos dados • “GO” / “No GO” e divulgação • Implantação dos Planos de Ação • Acompanhamento do pósimplantação até estabilização

Pontos de controle PMO Pontos de controle PMO

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PMO Itaú Unibanco Change Management – Análise de Impactos

 Pessoas

 Processos

 Estrutura e posições de trabalho  Políticas, normas e procedimentos



Identificar necessidade de treinamentos específicos que extrapolam o treinamento dos projetos



Treinamentos técnicos e sistêmicos



Mapeamento de novos Riscos Operacionais



Identificação de impactos em clientes



Comunicação Externa



Criação/eliminação/alteração/transferência de tarefas



Identificar possíveis alterações na estrutura



Posições de trabalhos que serão afetados/criados



Alterações em layout que facilitem o novo processo



Identificação de potencial alteração /criação /eliminação de normas/procedimentos e políticas



Alterações em alçadas/aprovações



Direcionamento para manutenção dos manuais de procedimentos das áreas

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PMO Itaú Unibanco Change Management interno PMO “...mudar é preciso...”

"Para se manterem viáveis e capazes de enfrentar estes desafios, é imperativo para os PMOs que se tornem mais adaptáveis, e continuem a

reorientar-se, redirecionar-se e reinventar-se, o

Centro de Excelência PMCoE

Acompanhamento PMO Ágil

tempo todo."

Reinventing the PMO Jack S. Duggal

Ferramenta de colaboração – Change Management

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PMO Itaú Unibanco Change Management – Centro de Excelência - PMCoE

Empreende projetos internos

• Foco em Competências Técnicas e Relacionamento com o Cliente

Mobiliza, coordena e participa de iniciativas internas visando disponibilizar novas soluções ou melhorias em processos e produtos.

Presta serviços especializados

• Abordagem de práticas como Agile, PMBok, Lean, 6sigma, BSC e Design Thinking • Agente de Transformação

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Executa serviços específicos aliando excelência técnica e habilidades de relacionamento com cliente.

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PMO Itaú Unibanco Change Management

Acompanhamento PMO Tradicional x Acompanhamento PMO Ágil

Análise e diagnóstico AGILIDADE - Adaptabilidade no desenvolvimento do projeto – sinergia entre TI e Negócios

Recomendação RAPIDEZ nas resposta aos grandes riscos identificados Time to Market - Sprints

Report Executivo

• Foco na adição de valor para o Negócio

• Análise de relatórios e métricas • Prática constante da filosofia Ágil

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MILESTONES e não APENAS prazo Prover informações à alta gestão sobre o projeto para tomada de decisão eficiente

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PMO Itaú Unibanco Change Management

Acompanhamento PMO Tradicional x Acompanhamento PMO Ágil

Desafios  

Garantir que os projetos iniciem no modelo de forma correta.

(Cascata x Ágil)



Interação ativa dos stakeholders



Evitar interferências durante as iterações (após a planning)

• Foco na adição de valor para o Negócio

• Análise de relatórios e métricas • Prática constante da filosofia Ágil

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PMO Itaú Unibanco Change Management

Nossos pilares de colaboração

Ferramenta de Colaboração 

Apresente-se Conte o que você sabe fazer e suas experiências com gestão de projetos



Documentos Compartilhe materiais que podem ser divulgados



Opiniões Dê suas opiniões, comente sempre de forma profissional



Compartilhe suas ideias e participe de discussões de forma construtiva

LIÇÕES APRENDIDAS - ferramenta para compartilhamento e disseminação do conhecimento de Gestão de Projetos na organização - dentro e fora do PMO, reduzindo a curva de aprendizado dos colaboradores

Ideias



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Dia a dia Busque maneiras de utilizar a ferramenta para melhorar o dia a dia de trabalho colocando em prática

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Quem Somos

Nosso PMO

agenda

Change Management

Agentes de Transformação

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PMO Itaú Unibanco Agentes de Transformação

1. Compromisso com a organização 2. Acreditar no nosso potencial 3. Ser factual – identificar com isenção 4. Inovação constante 5. Valorizar nossos colaboradores

nosso DNA nossos principios

6. Respeitar e entender o cliente 7. Espírito de dono – fazer acontecer sempre

Somos agentes de transformação

8. Confiança na equipe 9. Brilho nos olhos 10. Paixão pela perfomance 11. Influenciar positivamente as equipes

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PMO Itaú Unibanco

Planos para o Futuro • Consolidar a condução dos projetos estratégicos como referência na qualidade e benefício na gestão de projetos • Reduzir o ciclo de vida dos projetos através da melhor aplicação da metodologia de gestão de projetos .

• Replicar o modelo de governança de metas projetos para as demais áreas da organização • Comunicação TV atec

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Obrigada!

EfigĂŞnia Amoroso

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