Gpfasttrack aec by PMIMG

O Escrit贸rio de Projetos em 30 dias 煤teis Guilherme de Souza Pinto, PMP II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Belo Horizonte, 27 e 28 de Novembro de 2006.

Gerenciamento de Projetos e Soluções

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O Grupo A&C O Projeto A Solução Conclusões

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O Grupo AeC

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Organograma Grupo AeC

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Organograma AeC Consulting

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Alguns de nossos parceiros

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Alguns de nossos clientes

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O Projeto

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O Cenário: Por quê da necessidade de um PMO? • para que a área de TI pudesse executar os projetos solicitados da melhor forma; • para que pudesse garantir as entregas dos produtos conforme previsto; • para que fosse possível estabelecer uma comunicação contínua e de qualidade; • para que estivesse alinhado com o BSC da AG. “Precisamos estar estruturados para executar as solicitações de forma organizada, ágil e, ainda, com a preocupação de manter os responsáveis pelos projetos informados sobre o andamento de seus projetos.” Lauro Zanforlin, Gerente de TI da Andrade Gutierrez Documento nº

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O Desafio • A empresa americana Epiphany, teve a apresentação de case premiada no Seminário Internacional do PMI, realizado no Panamá, em março de 2006. • Benefício: a empresa aumentou de 31 para 75 o número de projetos gerenciados em oito meses. Documento nº

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O Projeto • O objetivo do projeto era Implementar um Escritório de Projetos Fast Track na Andrade Gutierrez (SP), utilizando o Framework GPS® Start Up Kit (Gerenciamento de Projetos e Soluções) e a Solução EPM – Enterprise Project Management, que possibilitasse a condução de projetos com sucesso, bem como a capacitação dos envolvidos na metodologia elaborada, no período de 30 dias úteis. “O foco inicial do gerenciamento está em escopo, tempo e alocação de recursos. Outra área de interesse é a comunicação e, com menos foco, riscos e qualidade.” Lauro Zanforlin, Gerente de TI da Andrade Gutierrez Documento nº

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A Solução

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As “Ferramentas” GPS GPS

GPS Startup Kit

çã ten nu o

o ic st nó P ag G Di de

GPS Portifólio

Diagnóstico em GP e Maturidade

De de se Co nvo m lvi pe m tê en nc to ia

Au di to r

GPS 1 GPS 2 GPS 3

EPM

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O modelo adotado

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GPS Start up Kit – equivale ao Escritório de Projetos em busca do primeiro estágio de maturidade. Seu objetivo é dar apoio à gerência do projeto no gerenciamento dos projetos, através do desenvolvimento e implementação da metodologia de Gerenciamento de projetos. No geral, um Escritório deste nível trabalha controlando as atividades de dia a dia dos projetos para ajudar os gestores a assegurar que o time do projeto alcance suas metas, resultados e orçamento estipulados, de acordo com uma metodologia única.

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O Diálogo “colaborativo”: Enterprise Project Management (EPM) O EPM (Enterprise Project Management) é a plataforma de Aplicativos Microsoft. Esta solução consiste na criação de uma infra-estrutura de gerenciamento de projetos que além de reforçar a estrutura organizacional de projetos da sua organização, habilitará a empresa a uma maior visibilidade, entendimento e controle sobre seus dados de projetos. A solução provê os seguintes benefícios para as empresas comprometidas com a prática de gerenciamento de projetos: •Visibilidade: Visão única para todos os projetos dentro da organização, possibilitando a empresa a ter um centro de metodologia disponível; •Entendimento: Ferramentas para entender como projetos atuais e futuros se alinham com os objetivos estratégicos de negócio; •Controle: Mecanismos para gerenciar o impacto para o negócio baseado em dados reais medidos através dos projetos em andamento. Documento nº

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O Diálogo “colaborativo”: Enterprise Project Management (EPM) A solução também provê um conjunto de ferramentas diferenciadas para executivos, gerentes de áreas de negócio da empresa e gerentes de projetos habilitando cada perfil de profissional a executar seu trabalho no acompanhamento e execução dos projetos.

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CICLO DE VIDA DA IMPLEMENTAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS Fast Track da Andrade Gutierrez

Levantamento

Estruturação

Implementação

Suporte

Encerramento

Controle AC

• Entrevistas • Definição do Ciclo de dos Projetos • Definição do Ciclo de Vida do Escritório de Projetos • Levantamento de documentações e processos utilizados

• Elaboração dos Processos do Escritório de Projetos • Elaboração dos Templates • Especificação do EPM

• Plano de capacidade

• Workshops • Operacionalização do Escritório de Projetos • Desenvolvimento das Customizações • Entrada da Ferramenta em Produção

• Coaching e Mentoring do Escritório e da Metodologia

• Aceite final • Avaliação final

• Homologação (EPM) • Entrega em produção • Suporte a Ferramenta

• Visão e Escopo (EPM) Documento nº

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• Lições Aprendidas

Estruturação do EPTI/AG • Todos os documentos e ferramentas do Escritório de Projetos possuem o logotipo desenvolvido especialmente para a iniciativa. A marca criada para a área de TI traduz o conceito da estrutura e está intimamente ligada aos projetos estratégicos desencadeados pelo BSC. • “É a comunicação de TI com as áreas responsáveis pelos projetos, e o meio de garantia de conclusão no prazo e dentro dos recursos estimados dos projetos, com foco o alcance dos resultados.” Lauro Zanforlin Gerente de TI da Andrade Gutierrez. Preparado por: Guilherme S.Pinto, PMP

Aprovado por: Lauro Zanforlin, PMP

Data: 18/09/2006

Controle

Estruturação do EPTI/AG

Escritório de Projetos

Saídas

2 5

6 8

7 11

9 10 12

Implementação da Metodologia de Gerenciamento de Projetos 0 0

Atualização dos planos de trabalho das áreas

Análise e discussão do plano, dependências e riscos

Divulgação do plano e documentos

CRITICIDADE AO PRAZO

Projetos

Mecanismo Aprovado por: Lauro Zanforlin, PMP

Reunião Semanal do EP

Monitoramento e controle dos projetos na EPM

Manutenção e exposição dos painéis/Site do Projeto

Preparado por: Guilherme S.Pinto, PMP

CRITICIDADE AO ESCOPO

Entradas

Gestão da Demanda

Data: 18/09/2006

Status/Mês Status/Mês Outubro

Verde 21

Amarelo 9

Vermelho 4

Total Total 34

Novembro

Dezembro

Task Name

Implementação de Escritório de Projetos

Status

29 % Complete

31%

Start

Finish

Mon 24/5/04

Thu 30/9/04

Elaborar Project Charter

100%

Mon 24/5/04

Tue 1/6/04

Thu 15/7/04

Project Charter divulgado

100%

Etapa de Levantamento

71%

Etapa de Levantamento finalizada

Etapa de Estruturação

0% 34%

Thu 8/7/04 Mon 7/6/04 Tue 29/6/04

Mon 24/5/04

Thu 8/7/04 Thu 29/7/04

167

Etapa de Estruturação finalizada

168

Etapa de Desenvolvimento

232

Aceite da Implementação do EPM

Thu 30/9/04

233

Etapa de Desenvolvimento finalizada

Mon 30/8/04

234

Etapa de Suporte

Tue 1/6/04

Wed 29/9/04

260

Etapa de Suporte Finalizada

Wed 29/9/04

261

Etapa de Encerramento

Tue 21/9/04

Thu 30/9/04

Wed 30/6/04

Tue 29/6/04 Thu 30/9/04 Thu 30/9/04 Mon 30/8/04

Processos - Chave

AtualizaĂ§ĂŁo dos planos de trabalho das ĂĄreas

AnĂĄlise e discussĂŁo do plano, dependĂŞncias e riscos

DivulgaĂ§ĂŁo dos planos e documentos

ReuniĂŁo Semanal do EscritĂłrio de Projetos

QUEM

Gerente dos Projetos

Orientadores juntamente

Gerente dos Projetos

Equipe EPTI

com acompanhamento da Equipe EPTI

com o Gerente

juntamente com a equipe

O QUĂ&#x160;

Discutem sobre o status

Analisam os status da

Atualizam o Plano

Analisam o desempenho

dos projetos, dificuldades, prĂłximos passos, ...

feira 22ÂŞ ÂŞ feira

Preparado por: Guilherme S.Pinto, PMP

carteira de projetos de TI e apresentam alguns Projetos

feira 43ÂŞ ÂŞ feira

Aprovado por: Lauro Zanforlin, PMP

Global do Projeto e o Cronograma

4ÂŞ4ÂŞ- -66ÂŞÂŞ feira feira

Data: 18/09/2006

dos Projetos e do EscritĂłrio de Projetos, atravĂŠs dos indicadores de performance

feira 25ÂŞ ÂŞ feira

Situação dos Projetos em Andamento

Preparado por: Guilherme S.Pinto, PMP

Aprovado por: Lauro Zanforlin, PMP

Data: 18/09/2006

Definição dos indicadores • IR – Índice de Desempenho do Recurso – Indica a produtividade do recurso e é calculado pela divisão entre o trabalho físico real e o consumo físico real. Se o IR for igual a 1 indica que a produtividade dos recursos está conforme planejado. O índice menor que 1 significa que a produtividade dos recursos do projeto está abaixo do esperado e se for maior que 1 os recursos estão com uma produtividade acima do esperado. Segue abaixo os scores e seus respectivos semáforos: • • • • •

> 1.1 = azul > 0.9 e < 1.1 = verde > 0.6 e < 0.9 = amarelo > 0 e < 0,6 = vermelho < 0 = preto

Preparado por: Guilherme S.Pinto, PMP

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Data: 18/09/2006

Definição dos indicadores • IP – Índice de Desempenho do Prazo – Indica o desempenho do projeto em relação ao prazo e é calculado pela divisão entre o trabalho físico real e o trabalho físico estimado. Se o IP for igual a 1 indica que o prazo do projeto está conforme planejado. O índice menor que 1 significa que o prazo do projeto está abaixo do esperado e se for maior que 1 o projeto está adiantado. Segue abaixo os scores e seus respectivos semáforos: • • • • •

> 1.1 = azul > 0.9 e < 1.1 = verde > 0.6 e < 0.9 = amarelo > 0 e < 0,6 = vermelho < 0 = preto

Preparado por: Guilherme S.Pinto, PMP

Aprovado por: Lauro Zanforlin, PMP

Data: 18/09/2006

Definição dos indicadores • Indicador de Variação da Produção – Indica a variação na produtividade dos recursos e é calculada pela diferença entre o percentual concluído e o percentual físico concluído. • • • • •

> 30% = vermelho > -5% e < 30% = verde > -20% e < -5% = amarelo > 10% e < 30% = amarelo < = -20% = vermelho

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Data: 18/09/2006

VisĂŁo Indicadores por GP

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Data: 18/09/2006

Visão Indicadores por Área T.I

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Data: 18/09/2006

Visão Indicadores por status Projetos Ativos – 28 Projetos Encerrados – 1 Projetos Suspensos – 1 Total Carteira - 30

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Data: 18/09/2006

Carteira de Riscos

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Carteira de QuestĂľes

Preparado por: Guilherme S.Pinto, PMP

Aprovado por: Lauro Zanforlin, PMP

Data: 18/09/2006

Lições Aprendidas

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Data: 18/09/2006

Solicitação de Mudança

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Data: 18/09/2006

Projetos em Andamento Gerente de Projeto responsável – Carlos José Projetos

Riscos

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Data: 18/09/2006

Projetos em Andamento Gerente de Projeto responsável – Cleber Marques Projetos

Riscos

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Data: 18/09/2006

Projetos em Andamento Gerente de Projeto responsável – Robson Arandas Projetos

Riscos

Questões

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Data: 18/09/2006

Comentários do Gerente do Projeto - Cliente

•• Produto Produto para para homologação homologaçãoentregue entreguepelo pelofornecedor fornecedorem em 13/09 13/09conforme conformeacordado, acordado,apesar apesarde defora forado dohorário horárioque que previmos previmospara paratomar tomaras asprimeiras primeirasprovidências. providências. •• Atividades Atividadesde deinício iníciode deestabilização estabilizaçãopara parahomologação homologação atrasadas atrasadasem emfunção funçãode de problemas problemaspessoais pessoaiseede de saúde saúdedo doGerente Gerentedo doProjeto Projetoque queééooresponsável responsávelee executor executortécnico técnicopela pelaimplantação implantaçãodo doproduto produtono no ambiente ambientede dehomologação. homologação. •• AAconclusão conclusãodo doprojeto projetono noprazo prazodependerá dependerádo dotempo tempo de dededicação dedicaçãoaos aostestes testeseeda daqualidade qualidadeentregue entreguepelo pelo fornecedor. fornecedor. Aceite do Cliente _________________ Avaliação do cliente em nota de 1 a 4 Preparado por: Guilherme S.Pinto, PMP

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Data: 18/09/2006

O Projeto A implementação foi feita em duas frentes: ferramentas, com customização completa da Solução EPM, de acordo com o GPS® Start up Kit (FAST TRACK), conforme o ciclo de vida dos projetos de TI; e metodologia, que adaptou todos os processos, documentos e fluxos. Toda equipe de TI foi capacitada na metodologia em dois workshops de 16 horas. A atual fase é de operacionalização, que deve durar 6 meses. “A equipe de analistas vem sendo treinada em gerenciamento de projetos há algum tempo e desde 2004 usamos o MS Project no conceito EPM.” Lauro Zanforlin, Gerente de TI da Andrade Gutierrez Documento nº

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A Operacionalização •Essa etapa tem como objetivo fazer a manutenção dos resultados do projeto para garantir que, com o seu término, seus deliverables e seu produto final estejam sendo utilizados de forma adequada e eficiente pela organização. •Manter a metodologia de gerenciamento de projetos, assumindo a responsabilidade de elaborar e implementar atualizações consistentes em termos de gerenciamento de projetos e escritório de projetos. Documento nº

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Qual o valor do GPS® para a organização?

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Documento nº

DI M

Conhecimento em GP

TA EN

Priorização dos Projetos

M AU

Qualidade dos Serviços

IC EF

IA ÁC

Retrabalho

Riscos

Conflitos

Foco

Comunicação

Valor agregado do GPS®

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M AU

TA EN

M AU

H IN L A

DI M

TA EN

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TO EN

ConclusĂľes

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• Cada empresa possui sua própria maturidade em projetos, em função de seu segmento, ramo de atuação e estrutura organizacional. • Aspectos humanos são vitais no trabalho do gerente de projetos. • A implementação de qualquer projeto envolve, no mínimo dois aspectos fundamentais: PARCERIA + VONTADE de dar certo. Documento nº

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Obrigado pela presenรงa +55 (31) 9212 4376 www.aec.com.br/gps guilherme.pinto@aec.com.br Documento nยบ

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