Licoesaprendidas

“O ELO ACHADO DE LIÇÕES APRENDIDAS”

Carlos Eustáquio Soukef Domingos

Carlos Eustáquio Soukef Domingos: Engenheiro Químico formado pela Universidade Federal de Uberlândia, especializado em Finanças pela FDC, Mestre em Análise de Investimentos utilizando opções reais pela UFMG. Coordenador de Gestão de Projetos para empreendimento de grande porte da Petrobras.

Agenda: 1- Gestão Petrobras de LAs 2 - Avaliação e Aprovação das LAs 3 - Base de Dados 4 - Principais desafios

Processo PETROBRAS de Gestão de Lições Aprendidas é ...

“Aperfeiçoamento do Sistema de Gestão de Empreendimentos pela incorporação estruturada aos Novos Empreendimentos de experiências positivas ou negativas passadas”

Uma Lição Aprendida é...

“Uma boa ou inovadora prática de trabalho que foi capturada e difundida para ter sua aplicação continuamente repetida. Pode também ser uma experiência ou prática adversa de trabalho que foi capturada e difundida para evitar sua recorrência”

Gestão de Empreendimentos PETROBRAS Etapa de Planejamento Identificação e Avaliação de Oportunidades

Projeto Conceitual

FEL 1

FEL 2

Etapa de Controle

Etapa de Desativação

Projeto Básico (FEED)

Projeto Executivo Construção Montagem

PréOperação e Operação Monitorada

Operação

Desativação

FEL 3

Fase 4

Fase 5

Fase 6

Fase 7

Engenharia Aquisições Construção e Montagem SMS Gestão de Lições Aprendidas “Empreendimento” Qualidade Prazos Custos Riscos Mudanças Informações Comunicações VIPs

Etapa de Operação

INSANIDADE “Fazer da maneira que sempre foi feito e esperar resultados diferentes” Joe Juran

“Experiência não é o que acontece com o homem. É o que o homem faz com o que acontece com ele” Aldous Huxlev

“Se você quer prever o futuro, estude o passado” Confúcio

Gestão de Lições Aprendidas não é ...

9 Identificação de culpados e heróis 9 9 9 9 9 9 9

Lavagem de roupa suja CPI Necropsia Julgamento dos envolvidos no projeto Desabafo Contação de “causos” Terapia

“Os relatos devem ser sobre feitos positivos e negativos, não opiniões” - Patton

Código de ética : Gestão do conhecimento “Não será admitido que as conclusões e recomendações, ou mesmo o registro das ações realizadas, sejam usados para censurar ou punir envolvidos no processo. Ao contrário, o registro dos acertos e erros cometidos deverá ser um fator positivo na avaliação da equipe e de seus membros.”

Confúcio: Opções quanto a aprender 9 Por reflexão / inspiração 9 Por exemplos, positivos e negativos 9 Por sofrimento (tentativa e erro) 9 Não aprender (mesmas tentativas e mesmos erros)

Diagnóstico da primeira Avaliação do IPA do processo de gestão da Petrobras(1997) “Sistema pouco racional, com pouca capacidade de aprender” PMI “Lições Aprendidas é uma prática consagrada e um importante componente do processo de fechamento do projeto” “Lições Aprendidas” é considerada uma VIP (prática de incremento de valor) para algumas empresas de projeto.

Por que o processo de LA é tão importante?

9 Principal componente do comprometimento da cultura organizacional com a melhoria contínua.

9 Auxilia a tomada de decisão e a execução do trabalho com as melhores informações disponíveis.

9 Promove a recorrência de resultados desejados (multiplica o ganho).

9 Evita a recorrência de resultados indesejados (evita multiplicação do erro).

9 Prevê potenciais riscos ao projeto, evitando mudanças tardias e retrabalho.

9 Lições do passado levam a uma redução de custo, prazo e recursos.

9 Cria uma forte integração entre as equipes de vários projetos.

9 Aumenta motivação pessoal. “Ninguém ouve minha idéia”.

Reduz frustação. Dá uma oportunidade para a idéia.

PLANEJAMENTO FEL 1

FEL 2 Elaboração Plano de SMS

Seleção de Tecnologia

Formação Equipe SMS projeto

Captura Lições Aprendidas

Estudo sócioeconômico e cultural

Análise de Risco do Projeto

PEP

Captura Estudos de Impacto Lições Ambiental (no caso de construção de Aprendidas novas UNs)

Emissão IBE (SMS) Projeto Conceitual Estudo de Qualidade do ar e dispersão atmosférica

VIP Construtibidade Estudo de Biodiversidade

Estudos Epidemiológicos Programas, Normas, procedimentos e requisitos legais

Atualização IBE (SMS)

Identificação Itens críticos

Resgate Estudo Geofísico/Geoquímico do solo Lições Avaliação Aprendidas Hidrogeológica/Hidrogeoquímica

HAZOP/ SIL Analysis

Avaliação ambiental para Higiene Ocupacional Revisão AQR Anexo contratual de SMS

Aprovação Início do Projeto

VIP Confiabilidade

Parecer Parecer Classificação Corporativo Corporativo de áreas SMS SMS Avaliação do Avaliação do empreendimento empreendimento Aprovação Aprovação Início de Início da FEL3 C&M

Análise de Risco do Projeto

Captura Lições Aprendidas

Avaliação social e de SMS

Resgate Análise de Risco inicial Lições de Processo ARP Aprendidas

Atualização IBE (SMS) Projeto Executivo

PATEC Revisão AQR Inspeção e Testes Fiscalização SMS

VIP Construtibidade

Estudos Plano de SMS Epidemiológicos (Força da C&M de trabalho) Remediação de áreas impactadas/disposição de resíduos(solo)

Captura Lições VIP CAD-3D Avaliação social Aprendidas VIP Normas e Especificações e de SMS

Avaliação social e de SMS

Desativação

Resgate Lições Aprendidas

Procedimentos Operacionais

Análise de Risco do Projeto (foco pré-operação)

Resgate Lições Aprendidas

FMEA/ APR/ Árvore de Falhas/ Árvore de Eventos/ What if?

VIP Construtibidade

Estudos de Impacto Ambiental

VIP Classes de Qualidade

Fechamento Captura do Projeto “close-out” Levantamento Lições Aspectos e Impactos Aprendidas

Análise de Risco do Projeto (foco C&M)

Atualizar Programas, Normas, procedimentos e requisitos legais

VIP Minim. de Resíduos

Avaliação da Disponibilidade Hídrica

Inclusão na Carteira de Projetos

Projeto Básico/FEED

Operação

Documentação protocolo LO e autorizações

Documentação protocolo Licenças (LI, prefeitura...) e Autorizações Resgate Lições Aprendidas Captura Análise de Risco Lições do Projeto Aprendidas

Estudos Epidemiológicos (comunidade)

Definição localização

Estudo localização

PEP

Pré-Operação

Análise Ergonômica do Trabalho

Atualização Programas, Normas, procedimentos e requisitos legais

Avaliação social e de SMS

Estratégias de Licenças e Autorizações

AQR

Resgate Lições Aprendidas

Captura Lições Aprendidas

EPC

FEL 3 Atualização Plano SMS

Documentação protocolo LP

CONTROLE

Captura Operação assume o projeto Lições Aprendidas Legenda: Transição do projeto da C&M p/ operação

Resgate HAZOP/ SILLições Analysis (sistemas não analisados no Aprendidas projeto básico)

Novo Projeto

Atividade Obrigatória executada pela equipe de SMS do Projeto

Atividade Obrigatória com participação da equipe de SMS do projeto Atividade Facultativa executada pela equipe de SMS do projeto Atividade Facultativa com participação da equipe de SMS do projeto Atividade de SMS não executada pela equipe núcleo do projeto, com participação da SMS da UN ou Sede

Portal de mudança de fase

PROCESSO

PROJETO B

PROJETO W

PROJETO X

VE RI FIC A

SA I AL N A

PROJETO A

IM PL EM

C

T P A

EN T

A

A R U

URA C A PT

AN AL IS A

LA AMBIENTE CORPORATIVO

LA AMBIENTE DO PROJETO A IV QU AR

Submissão Livre de LA

TA S U AJ

BANCO LA

G S RE

E AT

PROJETO Y DISSEMINAÇÃO/ FEEDBACK

“TEMPLATE LA” status

Ação ou recomendação xwwxxwxwxwx xwwxxwxwxwx

Impacto $, prazo,SMS

xwwxxwxwxwx

xwwxxwxwxwx

Lição Aprendida

disciplina

xwwxxwxwxwx xwwxxwxwxwx xwwxxwxwxwx

fase Tipo do projeto Autor

Descrição

WORKFLOW DA BASE DE DADOS

Lição aprendida inserida como rascunho na base de dados.

“AUTOR DA LA”

Lição Aprendida

É válida localmente como LA ?

Sessões de Captura Submissão Individual Processo Gestão de Mudanças Avaliação

sim Status de “verificada” no BD

aprovada por coordenadores de gestão de projetos Disseminação sim feedback

É válida como LA para a BR ?

não

Justifique e agradeça a Contribuição

Status de “aprovada” no BD

BANCO DE DADOS

Status de “eficácia comprovada” no BD

não

LA verificada por um coordenador de gestão do projeto ou representante de uma gerência

sim

Tem eficácia comprovada?

comprovação por coordenadores de gestão de projetos, especialista e consulta com o autor

não

Mantém status de “aprovada” no BD

Status de “não validada” no BD

Banco de dados

Principais desafios: 9 Capacidade de diferenciar uma LA de uma mudança, desvio ou não conformidade. Lições aprendidas devem comunicar apenas Lições. Não duplicar processos de gestão existentes. Na Petrobras, principalmente processos relacionados com SMS. 9 O processo depende de muita disciplina (gestor local e grupo de aprovadores), consciência dos usuários e patrocínio forte.

9 Promoção e criação de incentivos para promover desenvolvimento, comunicação e uso de LA. 9 Disseminar o uso para contratadas. “requer muita maturidade” 9 Motivar para que a comunicação e uso de lições aprendidas seja parte do trabalho de cada um no seu dia a dia.

9 Medir a eficiência do processo ( indicadores)

Obrigado !!

Perguntas e/ou comentรกrios ?

Carlos Eustรกquio Soukef Domingos csoukef@petrobras.com.br