“O ELO ACHADO DE LIÇÕES APRENDIDAS”
Carlos Eustáquio Soukef Domingos
Carlos Eustáquio Soukef Domingos: Engenheiro Químico formado pela Universidade Federal de Uberlândia, especializado em Finanças pela FDC, Mestre em Análise de Investimentos utilizando opções reais pela UFMG. Coordenador de Gestão de Projetos para empreendimento de grande porte da Petrobras.
Agenda: 1- Gestão Petrobras de LAs 2 - Avaliação e Aprovação das LAs 3 - Base de Dados 4 - Principais desafios
Processo PETROBRAS de Gestão de Lições Aprendidas é ... “Aperfeiçoamento do Sistema de Gestão de Empreendimentos pela incorporação estruturada aos Novos Empreendimentos de experiências positivas ou negativas passadas”
Uma Lição Aprendida é... “Uma boa ou inovadora prática de trabalho que foi capturada e difundida para ter sua aplicação continuamente repetida. Pode também ser uma experiência ou prática adversa de trabalho que foi capturada e difundida para evitar sua recorrência”
Gestão de Empreendimentos PETROBRAS Etapa de Planejamento Identificação e Avaliação de Oportunidades
Projeto Conceitual
FEL 1
FEL 2
Etapa de Controle
Etapa de Desativação
Projeto Básico (FEED)
Projeto Executivo Construção Montagem
PréOperação e Operação Monitorada
Operação
Desativação
FEL 3
Fase 4
Fase 5
Fase 6
Fase 7
Engenharia Aquisições Construção e Montagem SMS Gestão de Lições Aprendidas “Empreendimento” Qualidade Prazos Custos Riscos Mudanças Informações Comunicações VIPs
Etapa de Operação
INSANIDADE “Fazer da maneira que sempre foi feito e esperar resultados diferentes” Joe Juran
“Experiência não é o que acontece com o homem. É o que o homem faz com o que acontece com ele” Aldous Huxlev
“Se você quer prever o futuro, estude o passado” Confúcio
Gestão de Lições Aprendidas não é ... 9 Identificação de culpados e heróis 9 9 9 9 9 9 9
Lavagem de roupa suja CPI Necropsia Julgamento dos envolvidos no projeto Desabafo Contação de “causos” Terapia
“Os relatos devem ser sobre feitos positivos e negativos, não opiniões” - Patton
Código de ética : Gestão do conhecimento “Não será admitido que as conclusões e recomendações, ou mesmo o registro das ações realizadas, sejam usados para censurar ou punir envolvidos no processo. Ao contrário, o registro dos acertos e erros cometidos deverá ser um fator positivo na avaliação da equipe e de seus membros.”
Confúcio: Opções quanto a aprender 9 Por reflexão / inspiração 9 Por exemplos, positivos e negativos 9 Por sofrimento (tentativa e erro) 9 Não aprender (mesmas tentativas e mesmos erros)
Diagnóstico da primeira Avaliação do IPA do processo de gestão da Petrobras(1997) “Sistema pouco racional, com pouca capacidade de aprender” PMI “Lições Aprendidas é uma prática consagrada e um importante componente do processo de fechamento do projeto” “Lições Aprendidas” é considerada uma VIP (prática de incremento de valor) para algumas empresas de projeto.
Por que o processo de LA é tão importante? 9 Principal componente do comprometimento da cultura organizacional com a melhoria contínua. 9 Auxilia a tomada de decisão e a execução do trabalho com as melhores informações disponíveis. 9 Promove a recorrência de resultados desejados (multiplica o ganho). 9 Evita a recorrência de resultados indesejados (evita multiplicação do erro). 9 Prevê potenciais riscos ao projeto, evitando mudanças tardias e retrabalho. 9 Lições do passado levam a uma redução de custo, prazo e recursos. 9 Cria uma forte integração entre as equipes de vários projetos. 9 Aumenta motivação pessoal. “Ninguém ouve minha idéia”. Reduz frustação. Dá uma oportunidade para a idéia.
PLANEJAMENTO FEL 1
FEL 2 Elaboração Plano de SMS
Seleção de Tecnologia
Formação Equipe SMS projeto
Captura Lições Aprendidas
Estudo sócioeconômico e cultural
Análise de Risco do Projeto
PEP
Captura Estudos de Impacto Lições Ambiental (no caso de construção de Aprendidas novas UNs)
Emissão IBE (SMS) Projeto Conceitual Estudo de Qualidade do ar e dispersão atmosférica
VIP Construtibidade Estudo de Biodiversidade
Estudos Epidemiológicos Programas, Normas, procedimentos e requisitos legais
Atualização IBE (SMS)
Identificação Itens críticos
Resgate Estudo Geofísico/Geoquímico do solo Lições Avaliação Aprendidas Hidrogeológica/Hidrogeoquímica
HAZOP/ SIL Analysis
Avaliação ambiental para Higiene Ocupacional Revisão AQR Anexo contratual de SMS
Aprovação Início do Projeto
VIP Confiabilidade
Parecer Parecer Classificação Corporativo Corporativo de áreas SMS SMS Avaliação do Avaliação do empreendimento empreendimento Aprovação Aprovação Início de Início da FEL3 C&M
Análise de Risco do Projeto
Captura Lições Aprendidas
Avaliação social e de SMS
Resgate Análise de Risco inicial Lições de Processo ARP Aprendidas
Atualização IBE (SMS) Projeto Executivo
PATEC Revisão AQR Inspeção e Testes Fiscalização SMS
VIP Construtibidade
Estudos Plano de SMS Epidemiológicos (Força da C&M de trabalho) Remediação de áreas impactadas/disposição de resíduos(solo)
Captura Lições VIP CAD-3D Avaliação social Aprendidas VIP Normas e Especificações e de SMS
Avaliação social e de SMS
Desativação
Resgate Lições Aprendidas
Procedimentos Operacionais
Análise de Risco do Projeto (foco pré-operação)
Resgate Lições Aprendidas
FMEA/ APR/ Árvore de Falhas/ Árvore de Eventos/ What if?
VIP Construtibidade
Estudos de Impacto Ambiental
VIP Classes de Qualidade
Fechamento Captura do Projeto “close-out” Levantamento Lições Aspectos e Impactos Aprendidas
Análise de Risco do Projeto (foco C&M)
Atualizar Programas, Normas, procedimentos e requisitos legais
VIP Minim. de Resíduos
Avaliação da Disponibilidade Hídrica
Inclusão na Carteira de Projetos
Projeto Básico/FEED
Operação
Documentação protocolo LO e autorizações
Documentação protocolo Licenças (LI, prefeitura...) e Autorizações Resgate Lições Aprendidas Captura Análise de Risco Lições do Projeto Aprendidas
Estudos Epidemiológicos (comunidade)
Definição localização
Estudo localização
PEP
Pré-Operação
Análise Ergonômica do Trabalho
Atualização Programas, Normas, procedimentos e requisitos legais
Avaliação social e de SMS
Estratégias de Licenças e Autorizações
AQR
Resgate Lições Aprendidas
Captura Lições Aprendidas
EPC
FEL 3 Atualização Plano SMS
Documentação protocolo LP
CONTROLE
Captura Operação assume o projeto Lições Aprendidas Legenda: Transição do projeto da C&M p/ operação
Resgate HAZOP/ SILLições Analysis (sistemas não analisados no Aprendidas projeto básico)
Novo Projeto
Atividade Obrigatória executada pela equipe de SMS do Projeto
Atividade Obrigatória com participação da equipe de SMS do projeto Atividade Facultativa executada pela equipe de SMS do projeto Atividade Facultativa com participação da equipe de SMS do projeto Atividade de SMS não executada pela equipe núcleo do projeto, com participação da SMS da UN ou Sede
Portal de mudança de fase
PROCESSO
PROJETO B
PROJETO W
PROJETO X
VE RI FIC A
SA I AL N A
PROJETO A
IM PL EM
C
T P A
EN T
A
A R U
URA C A PT
AN AL IS A
LA AMBIENTE CORPORATIVO
LA AMBIENTE DO PROJETO A IV QU AR
Submissão Livre de LA
TA S U AJ
BANCO LA
G S RE
E AT
PROJETO Y DISSEMINAÇÃO/ FEEDBACK
“TEMPLATE LA” status
Ação ou recomendação xwwxxwxwxwx xwwxxwxwxwx
Impacto $, prazo,SMS
xwwxxwxwxwx
xwwxxwxwxwx
Lição Aprendida
disciplina
xwwxxwxwxwx xwwxxwxwxwx xwwxxwxwxwx
fase Tipo do projeto Autor
Descrição
WORKFLOW DA BASE DE DADOS
Lição aprendida inserida como rascunho na base de dados. “AUTOR DA LA”
Lição Aprendida
É válida localmente como LA ?
Sessões de Captura Submissão Individual Processo Gestão de Mudanças Avaliação
sim Status de “verificada” no BD
aprovada por coordenadores de gestão de projetos Disseminação sim feedback
É válida como LA para a BR ?
não
Justifique e agradeça a Contribuição
Status de “aprovada” no BD
BANCO DE DADOS
Status de “eficácia comprovada” no BD
não
LA verificada por um coordenador de gestão do projeto ou representante de uma gerência
sim
Tem eficácia comprovada?
comprovação por coordenadores de gestão de projetos, especialista e consulta com o autor
não
Mantém status de “aprovada” no BD
Status de “não validada” no BD
Banco de dados
Principais desafios: 9 Capacidade de diferenciar uma LA de uma mudança, desvio ou não conformidade. Lições aprendidas devem comunicar apenas Lições. Não duplicar processos de gestão existentes. Na Petrobras, principalmente processos relacionados com SMS. 9 O processo depende de muita disciplina (gestor local e grupo de aprovadores), consciência dos usuários e patrocínio forte. 9 Promoção e criação de incentivos para promover desenvolvimento, comunicação e uso de LA. 9 Disseminar o uso para contratadas. “requer muita maturidade” 9 Motivar para que a comunicação e uso de lições aprendidas seja parte do trabalho de cada um no seu dia a dia. 9 Medir a eficiência do processo ( indicadores)
Obrigado !!
Perguntas e/ou comentรกrios ?
Carlos Eustรกquio Soukef Domingos csoukef@petrobras.com.br