Algumas Ferramentas Open Source de Gerenciamento de Projetos Paulo Roberto Mendes, PMP EGP / STI TRE-MG
Disclaimer As referências aos produtos e marcas de fabricantes não implicam quaisquer compromissos do autor com as respectivas empresas. Busca-se uma análise isenta, mesmo porque, para produtos open-source, não há recompensa (financeira ou de outro tipo) devida à comercialização. Nenhum tipo de serviço relativo aos produtos é oferecido pelo autor, que também não participa do desenvolvimento de nenhum produto citado.
Contexto 2007: • Implantação de Escritórios de Projetos nas Secretarias de Tecnologia da Informação do TSE, TRE-MG e TRE-PA • Diretrizes com recomendações para implantação de Escritórios Estratégicos de Projetos nas Assessorias de Planejamento das Diretorias Gerais 2008: • Implantação de mais 13 Escritórios de Projeto nas Secretarias de Tecnologia da Informação dos regionais • Implantar um EP significa: – – – –
Ter um portfolio de projetos inicial Ter uma análise de maturidade Ter uma metodologia formal Ter um modelo operacional do escritório
Contexto E as ferramentas de software? Final de 2008: • Estudo com recomendação de ferramentas de GP para a Justiça Eleitoral Situação atual (meados de 2008): • TRE-SC: uso de Primavera há mais de 3 anos • TSE: em implantação do MS Project Server • TRE-AC, BA, ES, GO, MA, PA, PB, RS, SP, TO: uso inicial do dotProject • TRE-AL, AM, ES, MS, PA, PE, RS: uso do MS Project Professional • TRE-MG: – –
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MS Project Professional SGProjetos (solução interna) como repositório STI Em implantação do MS Project Server para a STI SGProjetos em adaptação para uso como repositório corporativo Uso inicial do OpenProj como alternativa desktop
Objetivo Este trabalho informa sobre algumas ferramentas (software) de gerenciamento de projetos, apresentando suas funcionalidades e realizando comparações. O foco do trabalho é a avaliação de ferramentas de software livre (open source) tendo em vista a possibilidade de redução de custos, sem desconsiderar a necessidade de integração de uma ferramenta corporativa. Uma tabela comparativa baseada em um check list previamente estabelecido foi elaborada.
Definições • Ferramenta (tool): Alguma coisa tangível, como um modelo ou um programa de software, usada na realização de uma atividade para produzir um produto ou resultado. • Software de GP (PM Software) [Ferramenta]: Tipo de aplicativos de software especificamente projetados para auxiliar a equipe de GP no planejamento, monitoramento e controle do projeto, inclusive: estimativas de custos, elaboração de cronogramas, comunicação, colaboração, gerenciamento de configuração, controle de documentos, gerenciamento de registros e análise de risco. Fonte: PMBOK (glossário)
Ferramenta e Metodologia As ferramentas (software) apóiam a implementação da metodologia, são portanto implantadas após esta X O uso de ferramentas adequadas estimula a adoção da metodologia e a percepção de bom desempenho pelo gerente de projeto
Ferramenta e Metodologia O foco na ferramenta antes da metodologia pode:
• Dificultar o aprendizado dos usuários menos “apegados” à tecnologia • Não ser suficiente para que mesmo os usuários mais técnicos deduzam ou utilizem as melhores práticas de gerenciamento • Causar resistência àqueles que entendem que a definição do método de trabalho deva preceder a automatização
Logo, a ferramenta deve ser apenas um reforço da metodologia
Porque usar ferramentas Pesquisa publicada no PMJournal de Junho de 2008 Um produto de gerenciamento de projetos e portfolios deve trazer vantagens na governança corporativa e departamental, provendo facilidades de controle, transparência e acompanhamento de atividades, bem como resultados (grau de sucesso) e relevância estratégica de projetos.
Seleção de ferramentas Como selecionar ferramentas para GP? 1. Mercado (quais ferramentas e funcionalidades estão disponíveis?): Pesquisa com fornecedores 2. Benchmarking (o quê outras empresas estão usando?): Pesquisa com clientes (usuários)
Estudo de Benchmarking PMI Brasil 2006
Estudo de Benchmarking PMI Brasil 2007
Mercado
Adquirir ou Construir? Considerando-se que: • O ambiente de tecnologia da informação, sistemas herdados e nível de maturidade da organização no gerenciamento de projetos são fatores determinantes para a indicação de soluções de GP; • Toda escolha de solução deve ser decidida através da análise de viabilidade que considere o TCO (custo total de propriedade); • A mensuração de benefícios, principalmente em termos quantitativos, nem sempre é uma tarefa fácil ou exata. O cálculo do ROI (return of investiment: retorno de investimento) ou payback pode ser auxiliado pelo fornecedor mas deve ser validado e consolidado pelo comprador. A decisão de implantar um sistema pronto ou construir uma solução, é uma decisão individual, mas... • dada a existência de várias soluções de mercado, é improvável que qualquer desenvolvimento interno possa acompanhar o nível de funcionalidades num tempo razoável, sabendo-se das outras demandas internas das organizações que não podem ser supridas por soluções padrão de mercado.
Anรกlise de Mercado do Gartner Although interest in "enterprise" PPM (beyond IT) is growing, a technology provider seeking to address the needs of most of Gartner's client base should come to market with at least a secondary focus on the IT organization (although most of the vendor's sales may be in another segment, such as PPM for professional services). The provider should have gained new customers during the past 12 months. Vendors are considered for inclusion partly on the basis of annual PPM revenue exceeding $10 million (or strong investor backing). They should have a market presence of at least three years. Vendor management should show deep software experience, business education and integrity. Gartner monitors the market activities of many PPM providers, some established, some new, that may address some market needs (including outside the IT industry) effectively but do not yet meet enough of Gartner's criteria for inclusion in the IT PPM Magic Quadrant. These include Agresso, Automation Centre, BrightWork, Dekker, Deltek, Genius Inside, GenSight, InventX, MaestroTec, Onepoint Software, Portfolio DecisionWare, ProjectInvision International, Project.net, Projility, Projity, Skire and others. Many of these are differentiated, with useful innovations, or address specific market segments. Clients should submit inquiries to Gartner when evaluating market alternatives, especially for non-IT segments.
http://mediaproducts.gartner.com:80/reprints/microsoft/157924.html
Escopo das ferramentas Gestão de Portfolio e Programas
Projeto
Gestão de Recursos (ERP)
Alocação
Tarefas
Recursos
Fixos
Variáveis
Custos
Colaboração
Processos e Metodologias
Produtos Desktop x Server
• Único usuário • Interface adequada • Funcionalidades de planejamento e acompanhamento (tarefas, tempo e recursos), cálculos e gráficos • Foco no Projeto
• Vários usuários • Segurança • Base central • Recursos de colaboração • Riscos, questões, fluxo de trabalho • Portfolio e Programas
Porque Open-Source •
Características necessárias para que um programa seja considerado livre (GPL): 0 - A liberdade de executar o programa, para qualquer propósito. 1 - A liberdade de estudar como o programa funciona, e adaptá-lo para as suas necessidades. Acesso ao código-fonte é um pré-requisito para esta liberdade. 2 - A liberdade de redistribuir cópias de modo que você possa ajudar ao seu próximo. 3 - A liberdade de aperfeiçoar o programa, e liberar os seus aperfeiçoamentos, de modo que toda a comunidade se beneficie. Acesso ao código-fonte é um prérequisito para esta liberdade.
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Benefícios do Software Livre:
– Qualidade de desenvolvimento – Interoperabilidade com padrões proprietários – Mão de obra qualificada e disponível – Aderência a regulamentações e estratégias
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Utilização de padrões abertos Continuidade de Desenvolvimento Custo de licenciamento Zero Independência tecnológica
http://en.wikipedia.org /wiki/List_of_project_ management_software acessado em 17/09/2008
Desktop Linux (não Windows) Bug-tracker (rastreador de questões) Ambiente de colaboração (estilo SourceForge - não focado em programação de atividades e recursos) Não Open-Source
EAP Exemplo Projeto Teste
Desenvolvimento
Gerenciamento do Projeto
Implantação
Concepção
Fase A - Piloto
Iniciação
Elaboração
Fase B - Corporativo
Planejamento
Construção
Controle e Monitoração
Transição
Encerramento
Produtos Desktop – Gantt Project
Produtos Desktop – Gantt Project •
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GanttProject é um software de gerenciamento de projetos que foca o gerenciamento de tempo e recursos. Ele está evoluindo, como a maioria dos projetos open source, à medida das necessidades de seus usuários e portanto carece de algumas funcionalidades, que são sempre implementadas a cada nova versão do produto. Ele é desenvolvido em Java, portanto pode ser instalado em qualquer sistema que tenha um Java VM (virtual machine). O instalador para Windows tem em torno de 9 MB. O GanttProject tem uma interface intuitiva e provê uma útil função de ajuda. A principal vantagem do GanttProject é a sua funcionalidade de importação e exportação. Ele pode exportar para arquivos XML, MS Project, html, pdf e csv e importar de arquivos XML, MS Project e csv. Os arquivos XML podem também ser importados e exportados para um servidor web especificado. Assim, o GanttProject provê um jeito fácil de trocar dados. A principal desvantagem é a atual falta de algumas funcionalidades importantes, mesmo que o produto esteja evoluindo constantemente. Como uma aplicação stand alone, não é indicada para gerenciar grandes projetos no momento. Mas, se combinado com outros meios de gerenciar custos, ele provê uma ajuda visual facilmente modificável e meios práticos para apresentar informações. Veja mais sobre o GanttProject em http://www.ganttproject.biz/index.php. Existe uma comunidade wiki chamada hive (colméia) em http://ganttproject.biz/hive/index.php/Main_Page.
Produtos Desktop – Open Workbench
Produtos Desktop – Open Workbench •
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Produto cujo patrocinador é a Computer Associates (CA), tradicional multinacional fornecedora de softwares e serviços de TI. Open Workbench é uma aplicação open source para desktops Windows que provê gerenciamento e controle de cronogramas de projeto, permitindo a criação de EAPs com atividades e marcos, configuração de linhas de base, dependências entre tarefas, associação de recursos, horas trabalhadas, subprojetos, análise de valor agregado. Open Workbench trabalha orientado a recurso (resource driven), isto é, as tarefas são programadas de acordo com o calendário e disponibilidade de seus recursos, ao contrário de outros softwares mais orientados a atividades (task driven) que trabalham com atividades de duração fixa ou pacotes de trabalho pré-definidos (time-boxed). A funcionalidade de auto-programação (auto scheduling) utiliza um conjunto de regras internas para criar cronogramas que consideram as restrições das tarefas, dependências, prioridades e restrições de recursos automaticamente. Os gerentes de projetos têm acesso a uma biblioteca de visões do projeto, permitindo a customização das informações necessárias. As visões customizadas podem ser distribuídas como padrões corporativos. O Open Workbench permite a análise de caminho crítico (redes de dependência isoladas e tarefas com folga negativa), tempo estimado para o término (estima términos e verifica datas finais – deadlines) e valor agregado (analisa o progresso do projeto e as relações planejado-realizado). Veja mais sobre o Open Workbench em http://www.openworkbench.org/.
Produtos Desktop – OpenProj
Produtos Desktop – OpenProj • Produto desenvolvido pela Projity, é uma solução livre e de código aberto (open source) para gerenciamento de projetos. O OpenProj é utilizado em desktops e está disponível para Linux, Unix, MacIntosh ou Windows. Ele utiliza um mecanismo avançado de agendamento e provê gráficos de Gantt, diagramas de rede (PERT), diagramas de EAPs e EARs (estrutura analítica de recursos), valor agregado, etc. OpenProj é independente de plataforma e requer treinamento mínimo. • O instalador para Windows tem pouco mais de 5 MB. • A interface é intuitiva e parecida com a do Project da Microsoft. O OpenProj consegue abrir arquivos do MS Project e do Primavera, embora tenha um formato proprietário para os arquivos salvos por ele. Ainda, é possível exportar os documentos criados para XML a fim de importá-los no MS Project. • Veja mais sobre o OpenProj em http://openproj.org/openproj/.
Produtos Server – dotProject
Produtos Server – dotProject •
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dotProject é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em software livre (e, sendo licenciado como Open Software, está disponível sem custo e aberto a modificações, o que torna possível adaptá-lo a necessidades pessoais). É uma ferramenta desenvolvida em ambiente web, numa arquitetura cliente-servidor. Existe uma versão demo online, permitindo avaliação sem necessidade de instalação local. É implementado em PHP e pode ser instalado em qualquer ambiente que possua Apache, MySQL e PHP. Possui módulos para companhias, projetos, tarefas (lista hierárquica de tarefas com gráficos de Gantt), acompanhamento de cronogramas, histórico de ações, fóruns, contatos, compartilhamento de agenda/calendário (individual e do grupo), repositório de arquivos, calendário, contatos, suporte a multi-idiomas e gerenciamento de permissões de usuários. O dotProject é uma ferramenta que tem a finalidade de auxiliar no gerenciamento de projetos e, por ser uma ferramenta para ser utilizada via web, permite o acesso às informações do projeto em qualquer máquina conectada à rede (local, via internet ou VPN), em qualquer momento (online) e a partir de clientes variados (qualquer sistema operacional na estação, qualquer browser), centralizando e compartilhando informações, utilizando recursos de segurança do servidor. O dotProject é uma ferramenta ainda em construção, mas possui funcionalidades bem organizadas e de fácil entendimento. Veja mais sobre o dotProject em http://www.dotproject.net.
Produtos Server – Project.net
Produtos Server – Project.net • Project.net é um software web para integração do gerenciamento de projetos e portfólios com ferramentas de colaboração. Permite visões de alto nível do portfólio de projetos agrupadas por unidade de negócio, setores ou departamentos através da definição de painéis de controle (dashboards) a partir dos “espaços” de projeto, das unidades organizacionais ou pessoal. • Pode-se importar o planejamento do projeto de arquivo MS Project (XML) e usar o ambiente colaborativo para discutir questões, controlar o ciclo de vida do projeto, gerenciar documentos e modelos de relatórios, controlar fluxo de trabalho (workflow), etc. • Serviços de suporte e/ou implantação são disponibilizados pelo fabricante, bem como opção de uso através de contrato SaaS. • Veja mais em http://www.project.net/
Comparação Produtos Desktops Gantt Project
Open Workbench
OpenProj
•Simplicidade •Interface agradável e intuitiva
•Visões configuráveis •Autoscheduling
•Funcionalidades avançadas e suficientes para programação de tarefas e alocação de recursos •EAP e EAR •Curva S e histogramas •Interface bastante semelhante ao MS Project
•Não tem recursos materiais •Não tem custos e valor agregado •Pouca granularidade na duração de tarefas (só em dias)
•Interface pouco intuitiva •Não tem Português •Integração XML pouco eficaz
•Não tem documentação adequada •Não tem nivelamento de recursos automático
Comparação Produtos Server dotProject
Project.net
•Multiempresa e multiusuário •Interface clara e bem organizada •Categorizações configuráveis •Funcionalidades avançadas e suficientes para programação de tarefas e alocação de recursos •Colaboração: fóruns, documentos, e-mails
•Multiempresa e multiusuário •Interface funcional e profissional •Funcionalidades avançadas e suficientes para programação de tarefas e alocação de recursos •Colaboração: fóruns, documentos, e-mails •Formulários e Workflow •Processos (Fases) •Subprojetos e subempresas
•Não tem recursos materiais •Não tem custos e valor agregado •Não integra nativamente com produtos de mercado (só através de módulo opcional)
•Não tem recursos materiais •Não tem custos e valor agregado •Não tem Português
Considerações Finais •
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Não foi encontrado um software livre que supra todas as funcionalidades das soluções pagas e líderes de mercado. – Entretanto, foi identificada solução desktop bastante satisfatória e soluções servers que, embora incompletas, podem atender demandas específicas.
Apesar dos produtos de software livre terem custo zero de aquisição inicial, eles tendem a ter um maior gasto em suporte, manutenção e treinamento uma vez que muitas vezes é necessário o desenvolvimento de uma equipe interna para implementar a solução ou a contratação de consultoria nem sempre de fácil acesso. Por isso, deve-se sempre levar em consideração o custo total de propriedade (TCO) em qualquer análise deste tipo. Geralmente apenas a solução cliente tem custo zero de aquisição. Em alguns casos, a solução mais robusta para atendimento corporativo integrado tem um custo de aquisição. Convém que procedimentos de integração das soluções desktop com a solução EPM sejam desenvolvidos (como por exemplo a utilização de um pool de recursos consistente) para que os dados não fiquem fragmentados e perca-se a sincronia com a base central. Treinamentos na ferramenta e nos procedimentos devem ser sistematizados.
Paulo Roberto Mendes, PMP pmendes@tre-mg.gov.br EGP / STI / TRE-MG : 31 32981932