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Como Viabilizar o Gerenciamento de Projetos no 3Âş Setor Utilizando uma Metodologia Adequada

Carmem Egert LĂ­der do Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor

Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor • Iniciativa dos voluntários da Seção Regional do PMI no Rio de Janeiro • Grupo estratégico • Início: agosto/2003 • Público presente • Motivos que levaram a criação do Grupo PMI-RIO • Hoje: 530 voluntários – Profissionais de gerenciamento de projetos – Estudantes de gerenciamento de projetos (MBAs) – Profissionais do terceiro setor

Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor • Missão Promover atividades que possam contribuir para o desenvolvimento das melhores práticas no gerenciamento de projetos do Terceiro Setor.

• Visão Consolidar o modelo básico de gerenciamento de projetos para o Terceiro Setor e ser referência nacional no emprego das melhores práticas de gerenciamento de projetos para o setor.

Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor Evolução do trabalho e principais projetos: 2003/2004 – Draft da Metodologia 2004 - Turmas I e II 2005 - Cartilha - Turmas III, IV e V - 1º Seminário 2006 - Projeto Livro de Metodologia (início) 2006 - Turmas VI, VII e VIII - 2º Seminário Nacional 2007 - Turmas IX, X , XI e XII - 3º Seminário Nacional 2008 - Turmas XIII, XIV, XV, XVI , XVII e XVIII 4º Seminário Nacional: Lançamento do Livro: Metodologia de Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor Total de 500 alunos pertencentes a organizações diversas

Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor Desafio:

Como Viabilizar o Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor Utilizando uma Metodologia Adequada SupervisĂŁo Geral: Carlos Magno da S. Xavier GerĂŞncia: Luciana Chueri 25 Autores Colaboradores e Revisores 5

O Grande Desafio do Terceiro Setor

• Superar o entendimento de que projeto é o documento formal que serve fundamentalmente para contratar relações de financiamento.

• Entender o Plano de Projeto como instrumento metodológico para transformar uma ação social em realidade.

Pressuposição: Estudo de Viabilidade • O Estudo de Viabilidade precede a elaboração de uma proposta de projeto social.

– Objetivos: • Conhecer a necessidade da área de atuação do projeto • Servir de base para a proposta social;

• O resultado do Estudo de Viabilidade é validado pela instituição, que autoriza um gerente de projeto a elaborar o Plano do Projeto, base da Proposta de Projeto

Metodologia de Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor As Etapas de um Projeto no Terceiro Setor ¾ Proposta de Projeto (P) ¾ Captação de Recursos (C) ¾Realização do Projeto (R) ¾Monitoramento e Controle do Projeto (M) ¾Encerramento do Projeto (E)

Processos da Metodologia Captação de Recursos

Proposta de Projeto Identificar o Obj. Geral e as Partes EnvolvidasP1

Planejar os Recursos Humanos P5

Planejar a Qualidade

Definir os Objetivos Específicos P2 e Resultados

Planejar as Comunicações P6

Planejar os Custos

Planejar o Escopo

P3

Planejar as Aquisições / Doações P7

Consolidar o Plano do Projeto P11

P4

Planejar as Respostas aos Riscos P8

Redigir a Proposta de Projeto P12

Planejar o Tempo de Execução

Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto M1

$

P10

Controlar as Mudanças no ProjetoM2

Integração

$

Custo Comunicação

P9

Monitoramento e Controle do Projeto

Realização do Projeto

Planejar a Captação de Recursos C1

Autorizar o início do projeto R1

Escopo Qualidade Risco

Realizar a Captação de Recursos C2

Detalhar o Planejamen to do Projeto R2

Assinar Acordo(s) com C3 investidor(e s)

Gerenciar a Execução do Projeto R3

Encerramento do Projeto Avaliar Resultados do Projeto E1

Encerrar o Projeto E2

Tempo RH Aquisições

Metodologia de Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor

PROPOSTA DE PROJETO • Deve conter: – – – –

Apresentação da instituição Justificativa e descrição do projeto Metodologia Critério de avaliação do resultado do projeto

• Na maioria dos casos a estrutura da proposta depende da exigência do investidor social.

Processos da Etapa de Proposta de Projeto

Etapa de Captação de Recursos

CAPTAÇÃO DE RECURSOS Pergunta em evidência: “Como captar?”

• Dispondo de uma pessoa/equipe capacitada; • Desenvolvendo e implementando um plano captação.

de

A eficácia da captação de recursos é conseqüência de planejamento, marketing e definição de potenciais financiadores.

Processos da Etapa de Captação de Recursos

Planejar a Captação de Recursos (C1) • Designar o responsável – Análise da Proposta de Projeto – Análise de Potenciais Investidores – Dados históricos e lições aprendidas de projetos anteriores

• Elaborar o Plano de Captação de Recursos – Aprovação do início da captação

Realizar a Captação de Recursos (C2) • Executar o Plano de Captação – Potenciais investidores • Primeiro e segundo setores

• Monitorar e controlar a captação – Analisar e documentar o desempenho – Realizar Reuniões de Acompanhamento

• Encerrar a captação – – – – –

Analisar o desempenho da captação Gerar Lições Aprendidas Atualizar base de dados de investidores Gerar Relatório Final da Captação Realizar o encerramento da captação

Assinar Acordo com Investidores (C3) • Desenvolver ou adequar os documentos de formalização de investimento: – – – –

Contrato de Investimento Termo de Parceria Convênio Contrato Administrativo

• Assinar o documento de formalização de investimento

Etapa de Realização do Projeto

REALIZAÇÃO DO PROJETO • Atingir os objetivos estabelecidos com a qualidade prevista e dentro dos limites de orçamento e prazo; • Cumprir o escopo contido na proposta de projeto, aprovada pelos investidores sociais; • Satisfazer as principais partes interessadas no projeto: público-alvo, a equipe, os investidores e setores da sociedade.

Processos da Etapa de Realização do Projeto

Autorizar o InĂ­cio do Projeto (R1)

Detalhar o Planejamento do Projeto (R2)

Gerenciar a Execução do Projeto (R3) Gerenciar a execução do projeto consiste em fazer acontecer o previsto no plano do projeto detalhado, ou seja, a geração do escopo do projeto de forma coordenada, com os recursos otimizados e com a qualidade prevista.

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Etapa de Monitoramento e Controle do Projeto

MONITORAMENTO E CONTROLE DO PROJETO •

•

Monitorar: significa observar, coletar, disseminar e avaliar informações a respeito do desempenho do projeto; Controlar significa assegurar que o desempenho do projeto se mantenha dentro das metas estabelecidas no plano, mediante a adoção de medidas preventivas ou corretivas assim que desvios sejam identificados.

Processos do Monitoramento e Controle do Projeto

Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto (M1) • Compreende as tarefas de: • coletar • medir • divulgar informações sobre o desempenho • avaliar os indicadores e tendências 24

Controlar as Mudanças do Projeto (M2) • É importante assegurar que as mudanças: – sejam identificadas; – sejam adequadamente avaliadas quanto ao seu impacto sobre os objetivos e restrições do projeto; – sejam formalmente autorizadas, pois, podem causar impacto inaceitável no cronograma, custo e qualidade.

Etapa de Encerramento do Projeto

ENCERRAMENTO DO PROJETO • Todo projeto requer encerramento, seja depois de alcançar seus objetivos ou vindo a terminar de forma antecipada por decisão da organização executora.

• É necessário: – Levantar os resultados do projeto – Divulgar os indicadores do projeto para toda a sociedade

Processos do Encerramento do Projeto

Avaliar os Resultados do Projeto (E1)

• Stakeholders – o fator crítico de sucesso – Relação com os objetivos gerais e específicos do projeto, definição do escopo do projeto e também na definição das metas a serem atingidas.

• Tipos de Avaliação – Avaliações Pós-Implantação – Indicadores de Avaliação de Projetos

• Divulgação de Resultados

Encerrar o Projeto (E2) • O encerramento é a última etapa do ciclo de vida do projeto.

• É quando se verifica se foram entregues todos os produtos e serviços previstos para o projeto, inclusive a avaliação de resultados.

• É uma grande oportunidade de aprendizado para a equipe do projeto e para a instituição empreendedora.

Encerrar o Projeto (E2) Compreende: • Encerrar os contratos • Encerrar administrativamente o projeto • Documentar lições aprendidas • Emitir o relatório final • Emitir o termo de encerramento do projeto • Desmobilizar a equipe

Para participar do Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor egert@bcb.gov.br carmem.egert@terra.com.br carmem.egert@gmail.com http://br.groups.yahoo.com/group/pmirio_terceirosetor grupo.terceirosetor@pmirio.org.br

Obrigada, Carmem Egert (21) 9368-8608