Como Viabilizar o Gerenciamento de Projetos no 3Âş Setor Utilizando uma Metodologia Adequada
Carmem Egert LĂder do Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor
Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor • Iniciativa dos voluntários da Seção Regional do PMI no Rio de Janeiro • Grupo estratégico • Início: agosto/2003 • Público presente • Motivos que levaram a criação do Grupo PMI-RIO • Hoje: 530 voluntários – Profissionais de gerenciamento de projetos – Estudantes de gerenciamento de projetos (MBAs) – Profissionais do terceiro setor
Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor • Missão Promover atividades que possam contribuir para o desenvolvimento das melhores práticas no gerenciamento de projetos do Terceiro Setor. • Visão Consolidar o modelo básico de gerenciamento de projetos para o Terceiro Setor e ser referência nacional no emprego das melhores práticas de gerenciamento de projetos para o setor.
Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor Evolução do trabalho e principais projetos: 2003/2004 – Draft da Metodologia 2004 - Turmas I e II 2005 - Cartilha - Turmas III, IV e V - 1º Seminário 2006 - Projeto Livro de Metodologia (início) 2006 - Turmas VI, VII e VIII - 2º Seminário Nacional 2007 - Turmas IX, X , XI e XII - 3º Seminário Nacional 2008 - Turmas XIII, XIV, XV, XVI , XVII e XVIII 4º Seminário Nacional: Lançamento do Livro: Metodologia de Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor Total de 500 alunos pertencentes a organizações diversas
Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor Desafio:
Como Viabilizar o Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor Utilizando uma Metodologia Adequada SupervisĂŁo Geral: Carlos Magno da S. Xavier GerĂŞncia: Luciana Chueri 25 Autores Colaboradores e Revisores 5
O Grande Desafio do Terceiro Setor
• Superar o entendimento de que projeto é o documento formal que serve fundamentalmente para contratar relações de financiamento. • Entender o Plano de Projeto como instrumento metodológico para transformar uma ação social em realidade.
Pressuposição: Estudo de Viabilidade • O Estudo de Viabilidade precede a elaboração de uma proposta de projeto social. – Objetivos: • Conhecer a necessidade da área de atuação do projeto • Servir de base para a proposta social;
• O resultado do Estudo de Viabilidade é validado pela instituição, que autoriza um gerente de projeto a elaborar o Plano do Projeto, base da Proposta de Projeto
Metodologia de Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor As Etapas de um Projeto no Terceiro Setor ¾ Proposta de Projeto (P) ¾ Captação de Recursos (C) ¾Realização do Projeto (R) ¾Monitoramento e Controle do Projeto (M) ¾Encerramento do Projeto (E)
Processos da Metodologia Captação de Recursos
Proposta de Projeto Identificar o Obj. Geral e as Partes EnvolvidasP1
Planejar os Recursos Humanos P5
Planejar a Qualidade
Definir os Objetivos Específicos P2 e Resultados
Planejar as Comunicações P6
Planejar os Custos
Planejar o Escopo
P3
Planejar as Aquisições / Doações P7
Consolidar o Plano do Projeto P11
P4
Planejar as Respostas aos Riscos P8
Redigir a Proposta de Projeto P12
Planejar o Tempo de Execução
Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto M1
$
P10
Controlar as Mudanças no ProjetoM2
Integração
$
Custo Comunicação
P9
Monitoramento e Controle do Projeto
Realização do Projeto
Planejar a Captação de Recursos C1
Autorizar o início do projeto R1
Escopo Qualidade Risco
Realizar a Captação de Recursos C2
Detalhar o Planejamen to do Projeto R2
Assinar Acordo(s) com C3 investidor(e s)
Gerenciar a Execução do Projeto R3
Encerramento do Projeto Avaliar Resultados do Projeto E1
Encerrar o Projeto E2
Tempo RH Aquisições
Metodologia de Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor
PROPOSTA DE PROJETO • Deve conter: – – – –
Apresentação da instituição Justificativa e descrição do projeto Metodologia Critério de avaliação do resultado do projeto
• Na maioria dos casos a estrutura da proposta depende da exigência do investidor social.
Processos da Etapa de Proposta de Projeto
Etapa de Captação de Recursos
CAPTAÇÃO DE RECURSOS Pergunta em evidência: “Como captar?” • Dispondo de uma pessoa/equipe capacitada; • Desenvolvendo e implementando um plano captação.
de
A eficácia da captação de recursos é conseqüência de planejamento, marketing e definição de potenciais financiadores.
Processos da Etapa de Captação de Recursos
Planejar a Captação de Recursos (C1) • Designar o responsável – Análise da Proposta de Projeto – Análise de Potenciais Investidores – Dados históricos e lições aprendidas de projetos anteriores
• Elaborar o Plano de Captação de Recursos – Aprovação do início da captação
Realizar a Captação de Recursos (C2) • Executar o Plano de Captação – Potenciais investidores • Primeiro e segundo setores
• Monitorar e controlar a captação – Analisar e documentar o desempenho – Realizar Reuniões de Acompanhamento
• Encerrar a captação – – – – –
Analisar o desempenho da captação Gerar Lições Aprendidas Atualizar base de dados de investidores Gerar Relatório Final da Captação Realizar o encerramento da captação
Assinar Acordo com Investidores (C3) • Desenvolver ou adequar os documentos de formalização de investimento: – – – –
Contrato de Investimento Termo de Parceria Convênio Contrato Administrativo
• Assinar o documento de formalização de investimento
Etapa de Realização do Projeto
REALIZAÇÃO DO PROJETO • Atingir os objetivos estabelecidos com a qualidade prevista e dentro dos limites de orçamento e prazo; • Cumprir o escopo contido na proposta de projeto, aprovada pelos investidores sociais; • Satisfazer as principais partes interessadas no projeto: público-alvo, a equipe, os investidores e setores da sociedade.
Processos da Etapa de Realização do Projeto
Autorizar o InĂcio do Projeto (R1)
Detalhar o Planejamento do Projeto (R2)
Gerenciar a Execução do Projeto (R3) Gerenciar a execução do projeto consiste em fazer acontecer o previsto no plano do projeto detalhado, ou seja, a geração do escopo do projeto de forma coordenada, com os recursos otimizados e com a qualidade prevista. 21
Etapa de Monitoramento e Controle do Projeto
MONITORAMENTO E CONTROLE DO PROJETO •
•
Monitorar: significa observar, coletar, disseminar e avaliar informações a respeito do desempenho do projeto; Controlar significa assegurar que o desempenho do projeto se mantenha dentro das metas estabelecidas no plano, mediante a adoção de medidas preventivas ou corretivas assim que desvios sejam identificados.
Processos do Monitoramento e Controle do Projeto
Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto (M1) • Compreende as tarefas de: • coletar • medir • divulgar informações sobre o desempenho • avaliar os indicadores e tendências 24
Controlar as Mudanças do Projeto (M2) • É importante assegurar que as mudanças: – sejam identificadas; – sejam adequadamente avaliadas quanto ao seu impacto sobre os objetivos e restrições do projeto; – sejam formalmente autorizadas, pois, podem causar impacto inaceitável no cronograma, custo e qualidade.
Etapa de Encerramento do Projeto
ENCERRAMENTO DO PROJETO • Todo projeto requer encerramento, seja depois de alcançar seus objetivos ou vindo a terminar de forma antecipada por decisão da organização executora. • É necessário: – Levantar os resultados do projeto – Divulgar os indicadores do projeto para toda a sociedade
Processos do Encerramento do Projeto
Avaliar os Resultados do Projeto (E1)
• Stakeholders – o fator crítico de sucesso – Relação com os objetivos gerais e específicos do projeto, definição do escopo do projeto e também na definição das metas a serem atingidas.
• Tipos de Avaliação – Avaliações Pós-Implantação – Indicadores de Avaliação de Projetos
• Divulgação de Resultados
Encerrar o Projeto (E2) • O encerramento é a última etapa do ciclo de vida do projeto. • É quando se verifica se foram entregues todos os produtos e serviços previstos para o projeto, inclusive a avaliação de resultados. • É uma grande oportunidade de aprendizado para a equipe do projeto e para a instituição empreendedora.
Encerrar o Projeto (E2) Compreende: • Encerrar os contratos • Encerrar administrativamente o projeto • Documentar lições aprendidas • Emitir o relatório final • Emitir o termo de encerramento do projeto • Desmobilizar a equipe
Para participar do Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor egert@bcb.gov.br carmem.egert@terra.com.br carmem.egert@gmail.com http://br.groups.yahoo.com/group/pmirio_terceirosetor grupo.terceirosetor@pmirio.org.br
Obrigada, Carmem Egert (21) 9368-8608