Times virtuais

Gerenciamento Global de Times Virtuais

Eduardo Guimar茫es e Elizeu B么to ALTIS - Bahia

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Currículo resumido • Eduardo Barbosa Gomes Guimarães, PMP – Analista de Sistemas pela UCSAL, MBA em Gestão de TI pela FRB-Ba e Mestrando em Administração pela UFBa; – Diretor do Capítulo PMI-Bahia; – Professor em cursos de extensão para certificação PMP e em MBAs de Gerenciamento de Projetos; – Gerente de Projetos do ALTIS • 9 anos de experiência como consultor em Gestão de Projetos para Indústria Química, Petroquímica e de TI;

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Currículo resumido • Elizeu Fonseca Bôto, PMP – Analista de Sistemas pela UCSAL, MBA em Gestão Empresarial pela FGV; – Diretor do Capítulo PMI-Bahia; – Membro do OPM3 2008 Update Project Team e da equipe de tradução do PMBOK 2004 para português; – Coordenador do MBA em Gerenciamento de Projetos da FJA-Ba e Professor em cursos de extensão para certificação PMP e MBAs de Gerenciamento de Projetos; – Gerente de Projetos do ALTIS • 9 anos de experiência como consultor em Gestão de Projetos para Indústria Química, Petroquímica e de TI;

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Agenda • Parte I: Introdução • Parte II: O tradicional e o virtual • Parte III: Gerenciando os riscos de projetos virtuais • Parte IV: Melhores Práticas • Parte V: Conclusões

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Introdução • Crescimento das organizações – Recursos tendem a se tornar escassos.

– Gerentes de Projeto necessitam de alternativas para obter recursos e formar seus times de projeto.

– Consultores e/ou contratações externas.

• Pressões de mercado – Produtos de qualidade, prazos e custos cada vez mais reduzidos.

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Introdução Empresas buscam Vantagem Competitiva: - Flexibilidade; - Referência; - Custo baixo, - Preço competitivo; - Velocidade; - Qualidade, etc.

Para tanto planejam suas Estratégias: Modo como a empresa se orienta (...) e atua em relação ao mercado e aos concorrentes.

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Projetos são instrumentos da execução de ações estratégicas.

Adoção de práticas de Gestão de Projetos

PMI (2004)

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Benefícios da Adoção de práticas de Gestão de Projetos

PMI-RJ (2005) II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Adoção de práticas de Gestão de Projetos • Início da década de 90: – Importância não apenas do planejamento estratégico mas também da gestão de projetos e da integração entre ambos. Kerzner (2002)

• Pessoas buscam por flexibilidade e mobilidade: – Times com diferentes perfis e membros dos times com diferentes ocupações e conhecimentos adquiridos.

Kleim & Ludin (1998)

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Agenda • Parte I: Introdução

• Parte II: O tradicional e o virtual • Parte III: Gerenciando os riscos de projetos virtuais • Parte IV: Melhores Práticas • Parte V: Conclusões

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Operações Tradicionais x Virtuais Tradicional

Virtual

Recursos fisicamente reunidos em um mesmo local

Recursos distribuídos geograficamente

Trabalho serial e seqüencial

Trabalho paralelo

Discussões face a face

Discussões eletronicamente controladas

Troca de papel

Troca de documentos eletrônicos

Informação distribuída

Informação globalizada

Armazenamento local de informações

Armazenamento global de informações

Baseada em poder

Baseada em resultado e confiança

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Equipes Tradicionais X Virtuais Equipe Tradicional

Equipe Virtual

Restrita a esfera da companhia

Pode contemplar outras empresas e outros elementos da cadeia logística

Presença marcante da hierarquia

Menos hierarquia e + trabalho em rede

Equipe trabalha em proximidade

Equipe não necessariamente precisa estar fisicamente concentrada

Gerenciamento de documentos menos efetivo

O documento é a base do processo, uma vez que é o elo de comunicação

Local físico é indispensável

Meio de comunicação e tecnologia é indispensável

Menos resistência em sua implementação

Mais resistência devido a quebra na estrutura de comunicação vigente

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Gerenciamento virtual de projetos • É fundamentalmente diferente do gerenciamento tradicional de projetos.

• Gerentes de Projeto são induzidos a adotar premissas e utilizar-se práticas comuns do ambiente tradicional.

• Pode existir internamente na organização e externamente através das negociações eletrônicas entre empresas. Khazanchi & Zigurs (2005)

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Modelo de gerenciamento virtual de projetos Procedimentos Projeto 1 Clientes Pool de Recursos

Internet Ferramentas Colaborativas

Recursos

Projeto 2 Projeto N

Gerente de Projeto Software de GP

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Benefícios do gerenciamento virtual • Alocação de tarefas a recursos cada vez melhores.

• Geração de diferentes perspectivas e idéias a partir de diversidades culturais.

• Garantia de operações contínuas (24/7) reduzindo custos de controle em projetos distribuídos.

• Proporcionar velocidade ao processo decisório.

• Permitir gestão e acúmulo de conhecimento.

• Permitir trabalho em ambientes complexos.

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Agenda • Parte I: Introdução

• Parte II: O tradicional e o virtual • Parte III: Gerenciando os riscos de projetos virtuais • Parte IV: Melhores Práticas • Parte V: Conclusões

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Desafio • “A gestão de riscos para atividades realizadas por recursos em diferentes fusos horários por pessoas com quem você, provavelmente, nunca irá se encontrar pessoalmente é um desafio real.” (HARRINGTON, 2004, p. 2) Como formar TIMES produtivos?

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Recompensas x Riscos Recompensas

Riscos

Alocar tarefas a recursos mais especializados

Dificuldade de integração de produtos

Diferentes perspectivas e idéias a partir de diversidades culturais

Choques culturais mais freqüentes

Maior foco nas entregas

Ambiente de alto nível de stress

Reduzir custos de projetos

Ganhos de custos podem ser superados por investimentos em infra

Maior disciplina e aderência aos processos

Atualização de processos na mesma velocidade das mudança

Garantir operações contínuas

Dificuldades no cumprimento de prazos

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Agenda • Parte I: Introdução • Parte II: O tradicional e o virtual • Parte III: Gerenciando os riscos de projetos virtuais

• Parte IV: Melhores Práticas • Parte V: Conclusões

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Reuniões de kick-off presenciais • Estabeleça as metas do projeto.

• Desenvolva o plano de projeto em conjunto com o time.

• Defina papéis e responsabilidades.

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Relações de confiança • Verifique constantemente as metas dos projetos, garantindo que elas ainda são factíveis.

• Forme uma equipe comprometida e motivada para atender às metas estabelecidas.

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Importância do Feedback

• Minimize o tempo de resposta.

• Mantenha cronogramas realistas.

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Mantendo o controle • Garanta uma rápida aprovação e documentação das mudanças.

• Registre e divulgue lições aprendidas.

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Fatores ambientais • Fique atento a fatores como humor, o uso de metáforas e analogias.

• Esteja atento à diferenças de calendário, fusos horários e compatibilidade de softwares.

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Iniciando operações virtuais • Tenha um escopo claro e bem definido; • Crie uma visão e uma proposta para operações virtuais.

• Avaliar os ganhos e as ameaças do trabalho virtual, analise os riscos.

• Formalize o apoio da alta gerência.

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Iniciando operações virtuais • Considere todo o projeto ou partes de projetos como alvo(s) de virtualização.

• Compreenda o ambiente organizacional.

• Criar especificações formais para as operações virtuais, estabelecendo fluxos e formalização de procedimentos.

• Escolher o gerente de projeto adequado para conduzir o projeto de virtualização.

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Agenda • Parte I: Introdução • Parte II: O tradicional e o virtual • Parte III: Gerenciando os riscos de projetos virtuais • Parte IV: Melhores Práticas

• Parte V: Conclusões

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Equipes virtuais produtivas Objetivos

Disciplina

Entregas

Ferramentas

Integração

Estrutura

Cliente

Liderança

Resultados

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

Se você quiser chegar a algum lugar, você precisa correr duas vezes mais rápido do que isso!

Tenho a impressão que, mesmo depois de correr tanto, continuamos no mesmo lugar.

Claro que sim! No nosso mundo, você precisa correr o máximo que puder para permanecer no mesmo lugar.

II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos

FIM Obrigado a todos Eduardo Guimarães Elizeu Bôto Centro de Alta Tecnologia e Inovação em Software ALTIS

eduardo.guimaraes@altis.org.br elizeu.boto@altis.org.br

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