Gerenciamento Global de Times Virtuais
Eduardo Guimar茫es e Elizeu B么to ALTIS - Bahia
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Currículo resumido • Eduardo Barbosa Gomes Guimarães, PMP – Analista de Sistemas pela UCSAL, MBA em Gestão de TI pela FRB-Ba e Mestrando em Administração pela UFBa; – Diretor do Capítulo PMI-Bahia; – Professor em cursos de extensão para certificação PMP e em MBAs de Gerenciamento de Projetos; – Gerente de Projetos do ALTIS • 9 anos de experiência como consultor em Gestão de Projetos para Indústria Química, Petroquímica e de TI;
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Currículo resumido • Elizeu Fonseca Bôto, PMP – Analista de Sistemas pela UCSAL, MBA em Gestão Empresarial pela FGV; – Diretor do Capítulo PMI-Bahia; – Membro do OPM3 2008 Update Project Team e da equipe de tradução do PMBOK 2004 para português; – Coordenador do MBA em Gerenciamento de Projetos da FJA-Ba e Professor em cursos de extensão para certificação PMP e MBAs de Gerenciamento de Projetos; – Gerente de Projetos do ALTIS • 9 anos de experiência como consultor em Gestão de Projetos para Indústria Química, Petroquímica e de TI;
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Agenda • Parte I: Introdução • Parte II: O tradicional e o virtual • Parte III: Gerenciando os riscos de projetos virtuais • Parte IV: Melhores Práticas • Parte V: Conclusões
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Introdução • Crescimento das organizações – Recursos tendem a se tornar escassos. – Gerentes de Projeto necessitam de alternativas para obter recursos e formar seus times de projeto. – Consultores e/ou contratações externas.
• Pressões de mercado – Produtos de qualidade, prazos e custos cada vez mais reduzidos.
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Introdução Empresas buscam Vantagem Competitiva: - Flexibilidade; - Referência; - Custo baixo, - Preço competitivo; - Velocidade; - Qualidade, etc.
Para tanto planejam suas Estratégias: Modo como a empresa se orienta (...) e atua em relação ao mercado e aos concorrentes.
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Projetos são instrumentos da execução de ações estratégicas.
Adoção de práticas de Gestão de Projetos
PMI (2004)
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Benefícios da Adoção de práticas de Gestão de Projetos
PMI-RJ (2005) II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Adoção de práticas de Gestão de Projetos • Início da década de 90: – Importância não apenas do planejamento estratégico mas também da gestão de projetos e da integração entre ambos. Kerzner (2002)
• Pessoas buscam por flexibilidade e mobilidade: – Times com diferentes perfis e membros dos times com diferentes ocupações e conhecimentos adquiridos. Kleim & Ludin (1998)
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Agenda • Parte I: Introdução
• Parte II: O tradicional e o virtual • Parte III: Gerenciando os riscos de projetos virtuais • Parte IV: Melhores Práticas • Parte V: Conclusões
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Operações Tradicionais x Virtuais Tradicional
Virtual
Recursos fisicamente reunidos em um mesmo local
Recursos distribuídos geograficamente
Trabalho serial e seqüencial
Trabalho paralelo
Discussões face a face
Discussões eletronicamente controladas
Troca de papel
Troca de documentos eletrônicos
Informação distribuída
Informação globalizada
Armazenamento local de informações
Armazenamento global de informações
Baseada em poder
Baseada em resultado e confiança
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Equipes Tradicionais X Virtuais Equipe Tradicional
Equipe Virtual
Restrita a esfera da companhia
Pode contemplar outras empresas e outros elementos da cadeia logística
Presença marcante da hierarquia
Menos hierarquia e + trabalho em rede
Equipe trabalha em proximidade
Equipe não necessariamente precisa estar fisicamente concentrada
Gerenciamento de documentos menos efetivo
O documento é a base do processo, uma vez que é o elo de comunicação
Local físico é indispensável
Meio de comunicação e tecnologia é indispensável
Menos resistência em sua implementação
Mais resistência devido a quebra na estrutura de comunicação vigente
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento virtual de projetos • É fundamentalmente diferente do gerenciamento tradicional de projetos. • Gerentes de Projeto são induzidos a adotar premissas e utilizar-se práticas comuns do ambiente tradicional. • Pode existir internamente na organização e externamente através das negociações eletrônicas entre empresas. Khazanchi & Zigurs (2005)
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Modelo de gerenciamento virtual de projetos Procedimentos Projeto 1 Clientes Pool de Recursos
Internet Ferramentas Colaborativas
Recursos
Projeto 2 Projeto N
Gerente de Projeto Software de GP
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Benefícios do gerenciamento virtual • Alocação de tarefas a recursos cada vez melhores. • Geração de diferentes perspectivas e idéias a partir de diversidades culturais. • Garantia de operações contínuas (24/7) reduzindo custos de controle em projetos distribuídos. • Proporcionar velocidade ao processo decisório. • Permitir gestão e acúmulo de conhecimento. • Permitir trabalho em ambientes complexos.
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Agenda • Parte I: Introdução
• Parte II: O tradicional e o virtual • Parte III: Gerenciando os riscos de projetos virtuais • Parte IV: Melhores Práticas • Parte V: Conclusões
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Desafio • “A gestão de riscos para atividades realizadas por recursos em diferentes fusos horários por pessoas com quem você, provavelmente, nunca irá se encontrar pessoalmente é um desafio real.” (HARRINGTON, 2004, p. 2) Como formar TIMES produtivos?
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Recompensas x Riscos Recompensas
Riscos
Alocar tarefas a recursos mais especializados
Dificuldade de integração de produtos
Diferentes perspectivas e idéias a partir de diversidades culturais
Choques culturais mais freqüentes
Maior foco nas entregas
Ambiente de alto nível de stress
Reduzir custos de projetos
Ganhos de custos podem ser superados por investimentos em infra
Maior disciplina e aderência aos processos
Atualização de processos na mesma velocidade das mudança
Garantir operações contínuas
Dificuldades no cumprimento de prazos
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Agenda • Parte I: Introdução • Parte II: O tradicional e o virtual • Parte III: Gerenciando os riscos de projetos virtuais
• Parte IV: Melhores Práticas • Parte V: Conclusões
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Reuniões de kick-off presenciais • Estabeleça as metas do projeto. • Desenvolva o plano de projeto em conjunto com o time. • Defina papéis e responsabilidades.
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Relações de confiança • Verifique constantemente as metas dos projetos, garantindo que elas ainda são factíveis. • Forme uma equipe comprometida e motivada para atender às metas estabelecidas.
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Importância do Feedback
• Minimize o tempo de resposta. • Mantenha cronogramas realistas.
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Mantendo o controle • Garanta uma rápida aprovação e documentação das mudanças. • Registre e divulgue lições aprendidas.
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Fatores ambientais • Fique atento a fatores como humor, o uso de metáforas e analogias. • Esteja atento à diferenças de calendário, fusos horários e compatibilidade de softwares.
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Iniciando operações virtuais • Tenha um escopo claro e bem definido; • Crie uma visão e uma proposta para operações virtuais. • Avaliar os ganhos e as ameaças do trabalho virtual, analise os riscos. • Formalize o apoio da alta gerência.
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Iniciando operações virtuais • Considere todo o projeto ou partes de projetos como alvo(s) de virtualização. • Compreenda o ambiente organizacional. • Criar especificações formais para as operações virtuais, estabelecendo fluxos e formalização de procedimentos. • Escolher o gerente de projeto adequado para conduzir o projeto de virtualização.
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Agenda • Parte I: Introdução • Parte II: O tradicional e o virtual • Parte III: Gerenciando os riscos de projetos virtuais • Parte IV: Melhores Práticas
• Parte V: Conclusões
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Equipes virtuais produtivas Objetivos
Disciplina
Entregas
Ferramentas
Integração
Estrutura
Cliente
Liderança
Resultados
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
Se você quiser chegar a algum lugar, você precisa correr duas vezes mais rápido do que isso!
Tenho a impressão que, mesmo depois de correr tanto, continuamos no mesmo lugar.
Claro que sim! No nosso mundo, você precisa correr o máximo que puder para permanecer no mesmo lugar.
II Encontro Anual de Gerenciamento de Projetos
FIM Obrigado a todos Eduardo Guimarães Elizeu Bôto Centro de Alta Tecnologia e Inovação em Software ALTIS
eduardo.guimaraes@altis.org.br elizeu.boto@altis.org.br
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