Økonomi for serviceøkonomer - Økonomistyring i praksis, 3. udgave, 1. oplag, 2016 by Praxis

Økonomistyring i praksis

Økonomi for serviceøkonomer er bogen til dig, der studerer på serviceøkonomuddannelsen og på akademiuddannelsens ‘økonomistyring i praksis’ og ‘anvendt økonomi’. Bogen kan også med fordel læses af personer, der har økonomisk ansvar i hotel-, restaurant- og oplevelsesvirksomheder, og som ønsker inspiration til indsatsområder og mulige forbedringstiltag. Økonomi for serviceøkonomer giver en praktisk indføring i den økonomiske styring på en hotel-, restaurant- og oplevelsesvirksomhed og indeholder generel regnskabsøkonomisk teori. Du kan bl.a. læse om:

Økonomi for serviceøkonomer indeholder praksisnære cases og eksempler, der er specielt relevante for oplevelseserhvervet, og som kan danne grundlag for den studerendes egne cases. Bogen er forsynet med et appendix med nøgletal og teorier, der er særlig relevante for netop dette erhverv. Økonomi for serviceøkonomer er skrevet af Annette Vangstrup, der er partner i rådgivnings- og uddannelsesvirksomheden Asnæs&Vangstrup. Annette underviser ledere i hotel-, restaurant- og turisterhvervet i akademifagene ‘økonomistyring i praksis’ samt ‘anvendt økonomi’. Annette har udviklet konkrete værktøjer til styring og medarbejderinvolvering og har et bredt kendskab til indtjeningsmønstre i de forskellige delbrancher.

ISBN 978-87-571-2865-9

9 788757 128659

Økonomi for serviceøkonomer Økonomistyring i praksis

Økonomistyring i praksis

• Regnskabsopstilling • Markedsforhold og virksomhedsomkostninger • Prisfastsættelse og distribution • Regnskabsanalyse • Planlægning og ressourcestyring • Investering, finansiering og værdiansættelse

Økonomi for serviceøkonomer

ANNETTE VANGSTRUP

praxis.dk

varenr. 101090-1

PRAXIS – Nyt Teknisk Forlag

OEFS-omslag.indd 2-3

08-06-2016 10:20:33

ØKO N O M I FO R SE RVIC EØ KO NO M ER O G AK AD EMIUDDA N N ELSEN

OEFS-omslag.indd 4-5

08-06-2016 10:20:33

ANNETTE VANGSTRUP

Økonomi for serviceøkonomer Økonomistyring i praksis

OEFS-materie-samlet.indb 1

03-06-2016 11:06:48

ØKONOMI FOR SERVICEØKONOMER – ØKONOMISTYRING I PRAKSIS

Økonomi for serviceøkonomer – Økonomistyring i praksis 3. udgave, 1. oplag 2016 © PRAXIS – Nyt Teknisk Forlag 2016 Forlagsredaktør: Heidi Kølle Andersen, hka@praxis.dk Omslag: Nina Grut MDD Grafisk tilrettelæggelse og dtp: Nina Grut MDD Tryk: PNB Press ISBN: 978-87-571-2865-9 ISBN, e-bog: 978-87-571-3370-7 Varenummer: 101090-1 Bogen er sat med Garamond og Open Sans. Bogen er trykt på 115 g Arctic Silk Alle rettigheder ifølge gældende lov om ophavsret forbeholdes. Kopiering fra denne bog må kun finde sted på institutioner, der har en aftale om kopiering med Copydan Tekst & Node, og kun inden for aftalens rammer. Se mere på www.copydan.dk

PRAXIS – Nyt Teknisk Forlag Munkehatten 28 5220 Odense SØ info@praxis.dk praxis.dk Tlf. +45 63 15 17 00

OEFS-materie-samlet.indb 2

03-06-2016 11:06:48

Forord Velkommen til Økonomi for serviceøkonomer – Økonomistyring i praksis, der er skrevet specielt til service- og oplevelsesbranchen, men som indeholder generel regnskabsøkonomisk teori. Bogen henvender sig til studerende på serviceøkonomuddannelsen og på akademiuddannelsens ’økonomistyring i praksis’ og ’anvendt økonomi’. Herudover er bogen en praktisk indføring i den økonomiske styring på en hotel- og restaurantvirksomhed samt øvrige oplevelsesvirksomheder. Ledere og ejere med økonomisk ansvar kan også med fordel læse bogen eller lade sig inspirere af udvalgte afsnit og kapitler. Denne bog er en revideret 3. udgave af en tidligere bog med samme navn. Bogen er udbygget på flere områder, der er aktuelle for service- og oplevelsesbranchen, fx deleøkonomi, distributionskanaler, medarbejderinvolvering i den økonomiske styring samt værdiansættelse. Herudover indeholder den reviderede udgave flere konkrete anvisninger til metoder for den økonomiske styring. Bogen er opbygget med eksempler, fakta- og refleksionsbokse samt cases, der hjælper læseren med at forstå teorien og omdanne den til praksis. Der er særligt fokus på at komme med konkrete eksempler på alle teorier og begreber i bogen. Problemstillingerne er uddrag af mange års undervisning på Asnæs&Vangstrup, Akademi for Restaurant- og Hotelledelse, hvor deltagerne netop arbejder med aktuelle problemstillinger og udfordringer i deres egen virksomhed. Problemstillinger, der med baggrund i uddannelsernes læringsmål i den officielle fagplan, knytter sig til det enkelte akademifag. Eksemplerne er således inspireret af de flere hundrede virksomhedsledere og ejere, der har gået på akademiuddannelserne på Akademiet. Det praksisnære perspektiv i undervisningen gør det muligt for den studerende, på baggrund af det specialudviklede værktøj Udviklingscirklen®, at identificere, analysere og implementere løsninger på de komplekse problemstillinger i forløbet, samtidig med, at der sker en udvikling af egne styrkesider. Denne fremgangsmåde har betydet, at det var muligt at finde eksempler på fagenes teoretiske problemstillinger fra den virkelige verden. Alle studerende bringes hermed en særlig tak for, at de altid evner at sætte virkeligheden på spidsen i forhold til teorien. Bogen her giver mulighed for at forstå de grundlæggende begreber og økonomiske sammenhænge, der ved inddragelse af cases og konkrete metoder til implementering kan bringe læseren op på et højere taksonomisk læringsniveau, hvor man kan bruge teorierne i praksis. Der er udarbejdet en opgavesamling, der knytter sig til hver af bogens overordnede temaer: Opgavesamling til Økonomi for serviceøkonomer. Bogen er også oversat til engelsk og findes desuden i en e-bogsudgave. Tjek www.praxis.dk for yderligere info. Tak til lærere ved CphBusiness, Erhvervsakademi Sydvest og Erhvervsakademiet Dania for kommentarer til den nye udgave samt til statsaut. revisor Jesper Strunge, underviser Christian Ingemann og underviser Nille Presskorn for kyndige bidrag til dele af bogens indhold. Juni 2016 Annette Vangstrup www.asnaes-vangstrup.dk www.relationmanager.dk

OEFS-materie-samlet.indb 3

03-06-2016 11:06:48

Indhold 3 Forord Kapitel 1 Introduktion til økonomiforståelse 8 1.1. Introduktion til økonomiforståelse 9 1.2. Din rolle som økonomistyrer 10 1.3. Servicebranchen, dens virksomheder og organisationer Kapitel 2 Regnskabsopstilling 14 2.1. En kort introduktion 19 2.2. Internt regnskab 19 2.3. Eksternt regnskab 31 2.4. Alternative regnskabsformer 33 2.5. Case: Opstilling af et regnskab til analysebrug 34 2.6. Opsummering Kapitel 3 Markedsforhold og virksomhedens omkostninger 36 3.1. Markedsforhold 37 3.2. Markedsformer 42 3.3. Forskellige typer økonomisk virksomhed 46 3.4. Priselasticitet 49 3.5. Omkostningsforhold 53 3.6. Kalkulationer 55 3.7. Case: Omkostningsstruktur i en fitnessvirksomhed 56 3.8. Opsummering Kapitel 4 Prisfastsættelse og distribution 58 4.1. Introduktion til prisfastsættelse og distribution 58 4.2. Den teoretiske prisfastsættelse 61 4.3. Sammenhæng mellem pris og afsætning 65 4.4. Minimumspriser 66 4.5. Prisdifferentiering 70 4.6. Case: Prissætning i en eventvirksomhed 72 4.7. Indtægtsstyring 76 4.8. Case: Hotelvirksomhedens arbejde med indtægtsstyring 77 4.9. Distributionskanaler 79 4.10. Case: Restaurant, der anvender såkaldt loyalitetskort som salgskanal 84 4.11. Opsummering Kapitel 5 Regnskabsanalyse 86 5.1. Introduktion til regnskabsanalyse 88 5.2. Opstilling til analysebrug 89 5.3. Analyse af indtjeningsevne 95 5.4. Analyse af rentabilitet 102 5.5. Analyse af kapitaltilpasning 107 5.6. Analyse af finansiering 108 5.7. Analyse af likviditet og soliditet 110 5.8. Analyse af hele virksomhedsperspektivet

OEFS-materie-samlet.indb 5

03-06-2016 11:06:49

ØKONOMI FOR SERVICEØKONOMER – ØKONOMISTYRING I PRAKSIS

112 5.9. Strategisk analyse 119 5.10. Case: Regnskabsanalyse som beslutningsgrundlag 122 5.11 Opsummering Kapitel 6 Planlægning og ressourcestyring 124 6.1. Introduktion til planlægning og ressourcestyring 125 6.2. Budgetlægning 129 6.3. Driftsbudget 135 6.4. Likviditetsbudget 141 6.5. Balancebudget 142 6.6. Målsætning og budgetkontrol 148 6.7. Hjælpeværktøjer 149 6.8. Eksempler til træning i budgettering 155 6.9. Case: Opstilling af budgetkontrol og målstyring på café 156 6.10. Opsummering Kapitel 7 Investering 158 7.1. Introduktion til investeringer 158 7.2. Metoder til investeringsbeslutning 166 7.3. Følsomhedsanalyse 168 7.4. Renteberegning – en samlet oversigt 174 7.5. Eksempler til forståelse af investeringsberegninger 177 7.6. Case: Udvidelse med nye hotellejligheder 178 7.7. Opsummering Kapitel 8 Finansiering 182 8.1. Introduktion til finansiering 183 8.2. Lånetyper 185 8.3. Finansielle institutioner 189 8.4. Virksomhedens finansielle dispositioner 192 8.5. Virksomhedens balancestruktur 197 8.6. Eksempler til forståelse af finansieringsforhold 199 8.7. Case: Rødvig Badehotel – Vækstfonden 200 8.8. Opsummering Kapitel 9 Værdiansættelse 202 9.1. Introduktion til værdiansættelse 203 9.2. Værdiansættelsesmetoder 206 9.3. Klargøring til salg 208 9.4. Case: Værdiansættelse 210 9.5. Opsummering Appendix 212 Oversigt over de mest anvendte nøgletal 216 Eksempel på årsregnskab 226 Stikord

OEFS-materie-samlet.indb 6

03-06-2016 11:06:49

KAPITEL 1

Introduktion til økonomiforståelse • Introduktion til økonomiforståelse • Din rolle som økonomistyrer • Servicebranchen, dens virksomheder og organisationer

OEFS-materie-samlet.indb 7

03-06-2016 11:06:49

ØKONOMI FOR SERVICEØKONOMER – ØKONOMISTYRING I PRAKSIS

1.1. Introduktion til økonomiforståelse Har du prøvet at spise på en restaurant, hygget dig i et bowlingcenter og tænkt på, om virksomheden mon tjente penge? Om den fine gourmetrestaurant havde en bedre økonomi end fastfoodrestauranten? Eller om den lille lokale café med få ansatte mon kunne få det til at løbe rundt? Måske har du overvejet, om du en dag skulle købe en restaurant eller skabe en eventvirksomhed eller et rejsebureau og i den forbindelse overvejet, hvordan det hænger sammen med finansiering i sådanne virksomheder, og hvordan du skal danne dig et økonomisk overblik, der gør, at sådan en drøm kan realiseres? Allerede her på en af de første sider kan vi slå fast, at der ikke findes en direkte sammenhæng mellem, hvor flot en virksomhed præsenterer sig, og hvor mange penge den tjener. Den lille simple café kan sagtens skabe et større overskud i kroner, end det store 5-stjernede hotel. Denne bog handler om økonomisk styring af en virksomhed og har et særligt fokus på service- og oplevelsesvirksomheder, herunder restauranter, konferencecentre og overnatningsvirksomheder, rejsebureauer samt eventvirksomheder i bred forstand. Herudover inddrager bogen oplevelsesskabelsen i detailvirksomhed, der tilsvarende den øvrige servicebranche kræver mange ansatte og fælles målstyring for at opnå kundetilfredshed og endda kundeloyalitet. Servicebranchen består desuden af delbrancher, hvor kompleksiteten i driften er stigende, og hvor kompetencekrav til ledere og ejere stiger. Ud over faglighed, lederskab og kendskab til lovgivningen, der altid har været nødvendige kompetencer, er krav til digital forståelse og økonomisk indsigt i stigende grad nødvendige kompetencer for at kunne tjene penge. Forretningsmodellen

Økonomi kan ikke stå alene i en virksomhed, men må suppleres med andre perspektiver som fx virksomhedens fysiske ramme, organisationen og kunderne. Nedenfor er vist, hvordan man kan betragte de forskellige perspektiver i en forretningsmodel, der har til formål at skabe den bedst mulige indtjening til virksomheden: Forretningsmodellen Fokus gør forskellen®:

UDVIKLING Koncept Segmenter Synlighed

RESSOURCER

OPLEVELSEN

Processer Visuel målstyring

Relation Manager

Højeffektivt personale

Salg Salgskanaler

Faglige og personlige kompetencer

STRATEGI

LEDERSKAB

Loyalitet

Målbar succes

Innovation

ØKONOMI

LOKALER

JURA

OEFS-materie-samlet.indb 8

03-06-2016 11:06:50

KAPITEL 1

Modellen har til formål at skabe maksimal kundeværdi og indtjening gennem fokus på oplevelsesskabelsen og et effektivt personale. En vigtig forudsætning for at realisere målet er, at virksomheden har et solidt fundament. Ved solidt fundament forstår vi en gennemarbejdet strategi, en kompetent ledelse, en økonomistyrende organisation, de korrekte juridiske sammenhænge og optimale fysiske rammer. På dette fundament skabes værdi gennem et veldefineret koncept med god tilgængelighed og synlighed, der serviceres af et effektivt personale (den blå søjle). Et personale, der yder deres optimale på arbejdspladsen kommer ikke af sig selv. Forudsætningen er, at de er i besiddelse af de rette kompetencer fagligt og personligt, og at arbejdsmiljøet er trygt. Forudsætningerne for høj kundeloyalitet (den grønne søjle) er kontinuerligt arbejde med feedback fra kunderne og justering af oplevelsen, der imødekommer kernekundernes ønsker og krav. Modellen udtrykker en proces, der er i evig bevægelse. Udviklingen afhænger af medarbejdernes faglige og personlige kompetencer samt feedback fra kunder, ledelse og medarbejdere (Fokus gør forskellen, Asnæs&Vangstrup, 2015). Når vi måler den økonomiske formåen i virksomheden, gøres dette fx gennem opstilling af en række økonomiske nøgletal (læs mere i kapitel 5: Regnskabsanalyse), og disse nøgletal suppleres med nøgletal for kunde- og medarbejderloyalitet. 1.2. Din rolle som økonomistyrer Økonomisk styring handler om at finde, beregne og analysere produkter og ydelser, så virksomhedens økonomiske potentiale udnyttes så godt som muligt. Økonomisk forståelse giver mulighed for: • • • •

Styring og planlægning, så der træffes bedst mulige valg. Forståelse af fortiden og af, hvor virksomheden tjener penge. Tryghed og overblik i hverdagen. Dokumenter i og af værdiskabelsen i virksomheden.

Når vi arbejder med økonomisk styring af en virksomhed, er opmærksomheden særlig henledt på kerneydelsen. Det vil sige de produkter og serviceydelser, der strategisk er besluttet som vigtigst for virksomheden, og som derfor har den største økonomiske betydning. Det betyder fx, at vi må kende de enkelte produkter og ydelsers kalkulationer samt indtjening på profitcentre. Kerneydelsen kan vælges på baggrund af grundige markedsanalyser, en strategiproces i virksomheden eller i forhold til den ramme, der er givet for virksomheden. Fx er konferencehoteller ofte opført af de oprindelige ejere med en indretning, fx enkeltværelser, der gør det vanskeligt at anvende hotellet til andre formål, hvilket kan være en udfordring, når markedet for konferencer ændres. En kalkulation er en beregning af den omsætning og omkostning, der knytter sig til leverancen af en serviceydelse eller et produkt. Ved at kalkulere fx en menu på en restaurant, en pakkerejse på et rejsebureau eller en spise/bowlingpakke på et bowlingcenter opnås viden om, hvad vi tjener på hvert produkt, og hvor vi evt. skal rette ind med prissætning og ressourcetilpasning. Vi ser mere på indhold i en kalkulation samt hvilke typer af omkostninger, der skal medtages i en sådan beregning, i kapitel 5. 9

OEFS-materie-samlet.indb 9

03-06-2016 11:06:50

ØKONOMI FOR SERVICEØKONOMER – ØKONOMISTYRING I PRAKSIS

Profitcentre betyder, at vi kan analysere forskellige dele af vores forretning. Et rejsebureau, der arbejder med cykelferie, kan fx opdele deres drift i udlejning af cykler, guidede ture, salg af hotelværelser og bespisning. Ved at kende indtjeningen på de forskellige profitcentre kan det give ledelsen vigtig viden om ressourceforbrug, herunder fx fordeling af de faste omkostninger. Mange brancher arbejder desuden med sammenligning på tværs af virksomhederne, hvor profitcentrene vises i procent af den omsætning, der skabes i hvert profitcenter. Ved at kende driftens sammensætning i andre lignende virksomheder opnås refleksion i den økonomiske styring, der kan skabe fremdrift og bedre indtjening. Værdiskabelse

Økonomisk styring handler også om at skabe størst mulig værdi til ejerne. Når denne værdi skal opgøres, så handler det om, hvad ejerne har investeret i virksomheden i forhold til, hvad de kan få ud løbende, og når virksomheden engang skal sælges. I restauranterhvervet tales der ofte om, at pengene skal tjenes, mens man er der. Det kan fx være, hvis der drives en restaurant i forpagtede lokaler, hvor forpagter ikke må forlange en pris for restauranten, når kontrakten udløber eller opsiges. Omvendt er det, hvis restauranten drives i lokaler, enten egne, lejede eller forpagtede, hvor der er fri adgang til at sætte en pris på overtagelse af restauranten til en ny ejer. Værdiskabelsen hænger altså sammen med flere forhold, fx: • Evnen til at skabe et overskud af omsætningen. • Evnen til at skabe overskud i forhold til de penge, der er investeret. • Muligheden for at sælge virksomheden. Når vi i de efterfølgende kapitler ser på regnskabsanalyse, handler det i høj grad om denne vigtige værdiskabelse, mens værdiskabelsen ved salg præsenteres særskilt i kapitel 9. 1.3. Servicebranchen, dens virksomheder og organisationer Servicebranchen lever i høj grad af turister, både indenlandske og udenlandske rejsende, der en enkelt dag eller flere dage i sammenhæng besøger Danmark og køber forskellige serviceydelser og produkter. Herudover består servicebranchen også af en lang række virksomheder, der skaber fx sammenhæng og underholdning ved firmaarrangementer mv., som eventvirksomheder, bowlingcentre mv. Turisterne forbruger for i alt mere end 90 mia. kr., når de er på ferie og forretningsrejse i Danmark. Den store omsætning er med til at gøre turismen til et af Danmarks vigtigste erhverv, der skaber vækst, omsætning og arbejdspladser i hele landet. Over de sidste ti år er der sket store forandringer i sammensætningen af turisterne. Fra 2008 og frem er det de danske turister, som samlet set foretager flest overnatninger. Danskerne har dermed overhalet de udenlandske turister i antallet af overnatninger. I 2014 er stigningen i udenlandske overnatninger større, hvorved forskellen mellem nationale og internationale overnatninger er blevet mindre. De danske turister stod for godt 400.000 flere overnatninger end de udenlandske gæster. 10

OEFS-materie-samlet.indb 10

03-06-2016 11:06:50

KAPITEL 1

De udenlandske og danske turister har samlet set foretaget 5 % eller godt 2,2 mio. flere overnatninger i Danmark i 2014 sammenlignet med 2013. Denne udvikling er drevet af, at et stigende antal udenlandske gæster holdt ferie i Danmark i 2014. Antallet af udenlandske overnatninger steg med 6,6 %, imens antallet af danske overnatninger steg med 3,4 %. Tyskland er stadigvæk det suverænt største marked for dansk turisme, idet tyske turister står for omkring 56 % af de udenlandske overnatninger i Danmark. Det svarer til hele 13 mio. overnatninger. Turismen spiller en vigtig rolle i det danske samfund. Turisternes forbrug skaber nemlig omsætning og beskæftigelse i en lang række erhverv, også uden for de erhverv som man normalt forbinder med turismen. Ferie- og forretningsrejsende bruger ikke kun penge på overnatninger og restaurantbesøg, men også på shopping, oplevelser og meget andet. VisitDenmarks beregninger viser, at turismen er med til at skabe beskæftigelse for knap 111.500 fuldtidsansatte rundt omkring i landet, og det er med til at gøre turisterhvervet til et af de helt store erhverv i Danmark. 11

OEFS-materie-samlet.indb 11

03-06-2016 11:06:50

ØKONOMI FOR SERVICEØKONOMER – ØKONOMISTYRING I PRAKSIS

De fleste tænker nok ikke over det, men turismen i Danmark er i høj grad et eksporterhverv. Når en udenlandsk turist bruger penge i Danmark, så svarer det nemlig til, at en dansk produceret vare, service eller oplevelse bliver eksporteret til udlandet. De udenlandske turister forbruger for i alt 36,7 mia. kr. årligt under deres ophold i Danmark, hvilket udgør 40 % af det samlede turismeforbrug. Som eksporterhverv har turismen derfor stor betydning for den danske økonomi, da 3,6 % af den samlede eksport i Danmark stammer fra turismen (VisitDenmark). Hvor kan der hentes mere viden og inspiration?

Brancheforeningerne ligger inde med megen viden og information omkring de delbrancher, de hver især repræsenterer. Der er også brancher, der har flere forskellige brancheforeninger. Inden for restauranter, overnatningsvirksomheder, detail, eventvirksomheder og rejsebureauer, kan der med fordel søges viden om markedsforhold, struktur og indtjeningsmønstre på følgende hjemmesider: www.danskerhverv.dk www.horesta.dk www.d-r-c.dk www.campingraadet.dk www.fbnet.dk www.travelassoc.dk www.statistikbanken.dk www.visitdenmark.dk www.dsk.dk/alt-om-dagligvarehandel www.dmogt.dk/raadgivning/branchen-i-tal www.gallup.dk/services/gallup-kompas www.campingraadet.dk/analyserogstatistik/generelforskning www.asnaes-vangstrup.dk www.di.dk www.kundepanelet.dk

OEFS-materie-samlet.indb 12

03-06-2016 11:06:50

KAPITEL 2

Regnskabsopstilling • En kort introduktion • Internt regnskab • Eksternt regnskab • Alternative regnskabsformer • Case: Opstilling af et regnskab til analysebrug • Opsummering

OEFS-materie-samlet.indb 13

03-06-2016 11:06:51

ØKONOMI FOR SERVICEØKONOMER – ØKONOMISTYRING I PRAKSIS

2.1. En kort introduktion Et regnskab består af to overordnede dele – en resultatopgørelse og en balance. Resultatopgørelsen kaldes også en driftsopgørelse og opstår, når virksomheden sælger sine varer (kaldet omsætning) og afholder sine omkostninger. En resultatopgørelse viser altid omsætningen først og derefter de omkostninger, der er afhængige af, hvor mange varer der sælges (kaldet variable omkostninger, fx vareforbrug) og de omkostninger, der er uafhængige af salget (kaldet faste omkostninger, fx husleje). Når der fra omsætningen først er fratrukket de variable omkostninger og derefter de faste omkostninger, fratrækkes til sidst en særlig omkostning, der hedder afskrivninger og endelig renter, hvorefter resultatopgørelsen viser, hvor mange penge virksomheden har tjent i den pågældende periode før selskabsskat, fx en måned eller 1 år. F A K T A A F S K R I V N I N G Hvad er afskrivninger? Nogle køb/investeringer anvender virksomheden over mere end et regnskabsår, og derfor skal disse omkostningsmæssigt belaste det antal regnskabsår, købet vedrører. Det sker ved at afskrive købet/investeringen over eksempelvis 5 år. En afskrivning viser således en værdiforringelse og adskiller sig fra virksomhedens øvrige omkostninger ved ikke at være kontant, idet betalingen skete, da købet/ investeringen blev foretaget.

En balance viser, hvor mange aktiver eller værdier virksomheden råder over, og hvordan disse værdier er finansieret. Værdierne hedder aktiver, og gælden hedder passiver. Aktiver og passiver er altid lige store som følge af princippet om det dobbelte bogholderi. Der opstår ændringer i balancen, når virksomheden investerer i nyt inventar eller ny ejendom, fx en ny værelsesfløj, når der er kunder, der ikke betaler deres varer kontant og dermed skylder virksomheden penge i en periode, når der købes råvarer eller vin til lageret (= ændringer i virksomhedens aktiver eller værdier). Der sker tilsvarende en ændring af virksomhedens passivside (gælden), når der tilbagebetales gæld til banken, eller der er købt varer hos en leverandør, der ikke betales kontant. FAKTA Hvad er aktiver? Aktiver opstår, når en virksomhed investerer i fx inventar, bygninger eller betaler afståelse for et nyt lejemål (anlægsaktiver). Aktiver opstår tilsvarende, når virksomheden køber råvarer (varebeholdninger), foretager et salg, der enten betales kontant (likvide midler) eller opføres som et tilgodehavende (omsætningsaktiver) og dermed betales (og bliver til likvide midler) inden for fx 30 dage.

A K T I V E R & P A S S I V E R Hvad er passiver? Passiver er et udtryk for virksomhedens gæld og vil altid beløbsmæssigt svare til virksomhedens aktiver. Når der foretages en investering i fx inventar kan dette finansieres enten ved kontant betaling (nedbringelse af de likvide midler tilsvarende stigningen i anlægsaktiver), ved optagelse af et langfristet lån (passiver stiger tilsvarende stigningen i anlægsaktiverne) eller en kombination af kontant betaling og lån. Ved større investeringer vil finansieringen desuden ofte ske ved indskud fra ejerne.

OEFS-materie-samlet.indb 14

03-06-2016 11:06:51

KAPITEL 2

Et regnskab skal se ud på en bestemt måde, når det 1 gang om året afleveres til SKAT og dermed til de offentlige myndigheder. Denne kommunikation om virksomhedens økonomi gennemføres på grundlag af et særligt regelsæt, der er reguleret i bl.a. Bogføringsloven. Dette regnskab er det eksterne regnskab. Virksomheder kan drives i personligt regi eller i selskabsform (Anpartsselskab ApS, Aktieselskab A/S, Iværksætterselskab IVS). Personlige virksomhedsregnskaber indleveres til SKAT, hvorimod selskabers regnskaber indleveres til Erhvervsstyrelsen. Årsregnskabsloven og Bogføringsloven gælder for alle virksomhedstyper, hvilket betyder, at reglerne for udarbejdelse af et virksomhedsregnskab er relativt faste. Virksomhedens interne regnskab dannes på grundlag af virksomhedens saldobalance samt øvrige relevante data fra fx kassesystemer og bookingsystemer. Disse interne økonomiske data anvender ledelsen til den daglige økonomiske styring. I det efterfølgende hovedafsnit ’Regnskab’ gennemgås først, hvordan et salg og omkostninger registreres og bogføres, så der overhovedet kan opstå et grundlag for i første omgang det interne regnskab (saldobalance mv.) og efterfølgende det eksterne årsregnskab, der afleveres til de offentlige myndigheder. F A K T A DATA Hvad er data? Økonomiske data opstår, når vi sælger en vare eller en ydelse, der registreres i fx vores kassesystem. For at beregne effektive økonomiske nøgletal, som vi kan styre vores virksomhed efter, må vi supplere fx omsætningstal med data omkring antal kunder, tidspunkter for salg mv.

F A K T A SALDOBALANCE Hvad er en saldobalance? En saldobalance er det mest detaljerede regnskabsmateriale, der er på en virksomhed. Det er en udskrift af den kontoplan, der er besluttet som grundlag for bogføring af virksomhedens salg (omsætning) og omkostninger. Saldobalancen er derfor også et godt grundlag til ’opstilling til analysebrug’ og andre brancherelevante regnskabsopstillinger. For at beregne nøgletal i forhold til fx kapacitetsudnyttelse og effektivitet må data fra saldobalancen suppleres med antal medarbejdere samt solgte enheder mv.

Som en del af aktiverne indgår de kontante midler, som virksomheden råder over, også kaldet likvide midler. Likvide midler er af helt afgørende betydning. Uden likviditet kan virksomheden ikke overleve, og det betyder, at en virksomhed med bogført overskud (omsætning større end omkostninger) kan risikere at gå konkurs, hvis der ikke er tilstrækkelige likvide midler til at betale den kortfristede gæld, fx leverandørgæld. Denne situation kan opstå, hvis ledelsen ikke har været nok opmærksom på at få betaling fra alle sine kunder (der har fået kredit) eller har opbygget for stort varelager. Det kan også være, at virksomheden har brug for at foretage nye investeringer i fx ny ovn eller nye stole, og her må der også være penge 15

OEFS-materie-samlet.indb 15

03-06-2016 11:06:51

ØKONOMI FOR SERVICEØKONOMER – ØKONOMISTYRING I PRAKSIS

på kontoen til at kunne betale for investeringen, evt. også ved optagelse af gæld for noget af beløbet. Dette overblik over de likvide midler (penge på kontoen) beskrives bagudrettet i en såkaldt pengestrømsanalyse, der gennemgås i dette kapitel, og som forventet likviditet for den kommende periode, i et likviditetsbudget, der gennemgås i kapitel 6. Likvide midler kan, ud over indestående på en bankkonto, også være en trækningsret på en kassekredit, der ikke er udnyttet. Registrering

Når man foretager et salg eller indkøber en råvare, vil der ligge en faktura som dokumentation for denne transaktion. Dette hedder en salgsfaktura, når det er et salg, virksomheden har, og en købsfaktura, når det er en udgift. Grundlaget for at opstille en resultatopgørelse og balance er en postering af alt, hvad der sker af økonomiske transaktioner (køb/salg og ind- og udbetalinger) i løbet af året. Hver gang der sker en transaktion, skal der laves en registrering eller en postering, hvilket typisk sker, når man modtager en faktura fra en leverandør, sender en faktura til en kunde eller laver en intern transaktion som fx udbetaling af løn til ansatte. Ved hver registrering får man et bilag, hvoraf det fremgår, hvad der er foretaget. Hvert bilag gives et entydigt nummer, således at det kan identificeres ved en evt. efterfølgende kontrol.

Når bilaget er modtaget eller udarbejdet og givet et nummer, skal det registreres i økonomisystemet, som kan være manuelt, men stort set altid i dag er it-baseret. Bilagene sorteres og registreres i grupper, som kaldes konti. Når man skal vælge, hvilken konto der skal registreres på, tager man udgangspunkt i resultatopgørelsen og balancen, som indeholder de grupper eller konti, som bilagene sorteres i. Det kaldes også virksomhedens kontoplan. En udskrift af en periodes indtægter, omkostninger samt balanceposter kaldes en saldobalance. Det er saldobalancen, der efterfølgende revideres af revisor, hvor der typisk sker en række efterposteringer, hvorefter et færdigt årsregnskab kan præsenteres. REFLEKSION I en hotel- eller restaurantvirksomhed kan det være en god idé at følge opdelingen i branchens ‘normtals-analyse’ til konti i resultatopgørelsen. Det gør det lettere at sammenligne egen drift med branchens gennemsnit efterfølgende. Normtalsanalysen opdeler hoteller i to profitcentre: Værelses- og lokaleudlejning samt restaurantomsætning. Restaurantvirksomheder kan dermed sammenlignes på tværs, uanset om de drives selvstændigt eller som en del af en hotel- eller konferencevirksomhed. Sammenligning med andre virksomheder i samme branche giver mulighed for refleksion over egen indtjening og forbedringspotentiale.

Resultatopgørelsen, også kaldet et driftsresultat, viser den omsætning og de omkostninger, virksomheden har haft, og som baserer sig på summen af alle salgstransaktioner og alle købstransaktioner i den opgjorte periode, fx et år. Herudover indeholder resultatopgørelsen ’afskrivninger’. Når der foretages en registrering af bilag, 16

OEFS-materie-samlet.indb 16

03-06-2016 11:06:51

KAPITEL 2

sker dette i henholdsvis debet og kredit. I debetsiden føres alle omkostninger, mens indtægter føres i kredit. Balancen består tilsvarende af en debet- og en kreditside, hvor debet udtrykkes ved aktiverne og kreditsiden ved passiverne. Et aktiv, der ’vokser’, føres derfor i debetsiden, mens et aktiv, der ’mindskes’, føres i kreditsiden. Tilsvarende vil et passiv, der vokser, føres i kredit, mens et passiv, der mindskes, føres i debet. En konto har således altid to sider, der for henholdsvis resultatopgørelsen og balancen hedder ’omkostninger’ og ’indtægter’ eller ’aktiver’ og ’passiver’. Den venstre side kaldes debet, og den højre side kaldes kredit. Debet

Kredit

Man kan skrive beløb i enten debet- eller kreditsiden, således: Debet

Kredit

1.500

Man siger, at denne konto nu har en saldo på 1.500, og da den står i kreditsiden, siger man, at den har en kreditsaldo på 1.500. Indtægtskonti, som fx omsætning og renteindtægter, har en kreditsaldo i resultatopgørelsen, og passivkonti, fx leverandørgæld, i balancen har en kreditsaldo. Debet

Kredit

1.500 2.000

På denne konto kan man se, at det største beløb er på kreditsiden, og man siger derfor, at denne konto har en kreditbalance på 500 svarende til 2.000 - 1.500 = 500. I Danmark anvendes ’dobbelt bogholderi’, og det betyder, at det samme beløb skal angives i henholdsvis debet og kredit på de konti, som posteringen vedrører.

Omkostninger og aktiver har en ’debetsaldo’, mens indtægter og passiver har en ’kreditsaldo’. Hvis man vil forøge en balance (aktiver eller passiver), skal man kontere i den side, som har balance, og hvis man vil formindske balancen, skal man kontere i den modsatte side.

OEFS-materie-samlet.indb 17

03-06-2016 11:06:51

ØKONOMI FOR SERVICEØKONOMER – ØKONOMISTYRING I PRAKSIS

EKSEMPEL Der hæves 1.000 kr. i banken for at lægge dem i kassebeholdningen. Det første, man skal afgøre, er, hvilke konti der bliver berørt af transaktionen. I dette tilfælde er det bankkontoen, hvor balancen eller indeståendet bliver formindsket med 1.000 kr., samtidig med at kassebeholdningen bliver forøget med 1.000 kr. Herefter skal vi afgøre, hvor balancen er for de to konti. Begge konti er aktivkonti, hvorfor balancen som nævnt ovenfor er i debet. Det betyder, at man forøger balancen ved at kontere i debetsiden og formindsker balancen ved at kontere i kreditsiden. Det medfører, at vi skal kontere i kreditsiden ved bankbeholdningen, da den formindskes, og i debetsiden ved kassebeholdningen, da denne forøges. Konteringen bliver således: Bankbeholdning Debet

Kassebeholdning Kredit

1.000

Debet

Kredit

1.000

Kasserapporten er en formular, hvor man registrerer de daglige transaktioner, som medfører ind- og udbetalinger. Rapporten er særligt anvendelig ved mindre virksomheder, da den på en overskuelig måde giver overblik over de likvide beholdninger. De likvide beholdninger består af: • Kassebeholdning. • Bank. • Kassekredit med trækningsret. Kasserapporten anvendes af mindre virksomheder, hvor den ansvarlige udfylder en kasserapport og indsender den til en revisor, som herefter udfærdiger momsregnskab, årsregnskab og skatteregnskab. Kasserapporten er også velegnet som grundlag for registrering i et it-baseret økonomisystem. I de fleste økonomisystemer findes kasserapporten desuden i en mere eller mindre bearbejdet form som en finanskladde, indbetalings- eller udbetalingskladde. Kasserapporten udfyldes med dagens bilag og afstemmes med de likvide beholdninger ved dagens begyndelse, som fås fra den foregående dags kasserapport (også kaldet en primosaldo) samt de likvide beholdninger ved afslutning af dagen også kaldet ultimosaldo. Kasserapporten optælles ved dagens slutning og afstemmes med den beholdning, som skal være i kassen ifølge de registrerede bilag. Eventuelle differencer bogføres som dagens sidste opgave, således at kassen stemmer med kasserapporten. Bankbeholdninger beregnes og afstemmes senere, løbende efter behov i forhold til bankens registreringer. Når kasserapporten er sammentalt og afstemt, er den klar til bogføring. 18

OEFS-materie-samlet.indb 18

03-06-2016 11:06:51

Økonomistyring i praksis

ISBN 978-87-571-2865-9

9 788757 128659

Økonomi for serviceøkonomer Økonomistyring i praksis

Økonomistyring i praksis

Økonomi for serviceøkonomer

ANNETTE VANGSTRUP

praxis.dk

varenr. 101090-1

PRAXIS – Nyt Teknisk Forlag

OEFS-omslag.indd 2-3

08-06-2016 10:20:33