Beskåret format: 210 x 297 mm (b x h) Rygbredde 15,8 mm.
Bjarne Kousholt
Bjarne Kousholt
3.
“Formelsamlingen er den jeg vil have ”ved hånden” på arbejdet.” DANIEL STIX, PROJECT QUALITY MANAGER, ENGINEERING & CONSTRUCTION, PROJECT SUPPORT – QUALITY MANAGEMENT, BA WIND, VATTENFALL
“Jeg bruger Projektlederens formelsamling som et opslagsværk i dagligdagen på min arbejdsplads, så jeg kan udføre mit arbejde på den bedste vis. Den indeholder de nødvendige værktøjer og modeller, samt har en overskuelig og struktureret opbygning. Den giver plads til mine egne personlige noter, så jeg kan have det hele samlet et sted.” SHABANA AMANAT, PROJECT MANAGER, EG KOMMUNEINFORMATION A/S
“Jeg bruger Projektlederens formelsamling i det daglige arbejde i firmaet, da den giver overblik og struktur. Samtidig er den let at finde rundt i, indeholder alle mine personlige notater, og har gode overblik over væsentlige værktøjer og metoder.” PETER ZAHLE MADSEN, PROCESKONSULENT, VÆRKSTEDSSTYRING, DSB
Projektlederens formelsamling giver dig mulighed for at lave dine egne notater, så du får en personlig bog om projektledelse med i dit fremtidige arbejde. Projektlederens formelsamling er den bog, du bruger, når du har tilegnet dig teorien, fx ved at have læst samme forfatters bog Projektledelse, teori og praksis. Formelsamlingen er derefter den bog, du har med dig ud i marken, og hvori du noterer dine egne refleksioner, tips og ideer. Værktøjerne i bogen er opdelt i tre hovedemner: • Del 1: Projektmodeller og faser • Del 2: Projektets processer • Del 3: Mennesker og ledelse. I 3. udgaven er foretaget tilføjelser og rettelser, der gør det lettere at bruge bogen i relation til IPMA's certificering. Med bogen følger et licenskort, der giver adgang til digitale udgaver af bogens værktøjer. Der er tjeklister, som du selv kan bygge videre på, og skabeloner og skemaer, der direkte kan benyttes, når projektledelsens forskellige dokumenter skal skrives.
Bjarne Kousholt er uddannet civilingeniør og har fungeret som medarbejder, projektleder, afdelingsleder, divisionschef og administrerende direktør, både i Danmark og internationalt, i mere end 30 år.
• Projektledelse. Teori og praksis • Project Management – theory and Practice • Organisation og mennesker • Forandringsledelse og forandringskommunikation • Projektlederens værktøj
ISBN 978-87-571-2932-8
129328 99 788757 788757
Projektlederens_formelsamling_3.udgave-Omslag_A4 - 01.indd All Pages
praxis.dk
129328
3. udgave Tje Ind kliste: sa
mli Rev ng . nr af i .: Pro nfo jekt rm e t atio s na Dat o: vn: ner Pro til p jekt roje led Ans e kta r : var uto l i g fo 1 risa r tjek tion Ov liste ero en n: ■ rdn e H ■ t kr v i l k Hvi e p avs ■ l r p k ob H e e ■ Hvi vad er behov lemer cifikat ■ l Hva ke inte nyt? dækk vil pro ion (s ■ cop e d r jekt H s e ■ ? s s vilk 2 ke sen e) et l ter øse Bus Kan p e and r der, vil h ? roje re l hvi ine ave ■ kte øsn s vi ss c ts r ing ikke g Hve ase ■ a vn esu er e m H ■ af p ltat r udf H vilke beslu ro ■ opn der? ører p Hvi vem st kriteri tter, roje jektet ås v ■ o l e ? å k kte m e H r r e ■ da vor kon for er a p t? r t H o d ■ fg g udb k j Hvi vem v an kan rete o odken ørend ekter ygg ■ e lke il væ fo d g e r e els ? vell m iga H rd inte ■ ykk ngv ress re ans elene ålbare en af p H vilke ■ et/s ære ent varl Hve vordan konkr ucc ■ nde 3 er v ige måles? fordel rojekte m v ka ete e H e s f i akt v t f l o opn ? uld n o Ov ivit t ero ilke int il vær disse g må opleve r, at fo ? ås v ete ■ rdn ere e an ud lbar r e u r? dg dby dele ssen sva gift e u et b Hva ■ e n tte nne eo ter rlige er/ta dgif udg Hva d ko a mfø f pr pnå vil o fo b m ter/t et sen d er ster ■ s r oje rels ? ple at b åle ab v s d u i H k t e e ■ s v i t 4 e e u egr s? il p af p Red vad ko vitetsa ikkerh t at ge dgi æn roje t? roje Ov egø ster naly ede nne fter se u kte kte ero /tab dg tm r fo det se) n i d mfø t? ■ r ifte r de at edf enn re p p I hv dnet t å ■ r øre n sa ved e b roje gru ne/t ids Efte ilket ? ■ l ere nd abe mle igeh kte pla r t g F a i t n h ■ de d nin ? P n ø f pr pro olde o g? I hv r hvilk vilket srum oje e? ■ 5 (La ENG jekt g d kte s t i e v ev E t? inv rive Pro I hvilk lket tid t tidspidspun kal pro este t. e ER et t p j k j s e u e r r t k o n k u n ring jek ■ idsr m tor I kt e er p tet K G E A f t g g u H r , o e P-a N ■ ani m f rve r pro ojek enn f.ek ts r vem n O s n H e orv s. v alys GE ■ atio ent tes pr jektet tet ikk emfør ha. sultat? e el T H vem skal n ■ es p oje ikk e re es, en ler/ PR H vilke refer være ■ roje ktet e rel leva for a cos og OB Hva vem u n bem erer p proje s om eva nt? t u t-be ■ k en LE t e d r y k d ts u Hvo d er gør ndi ojek tled nefi byt kos nt? ■ M ;d g t-an tet byt tnin Ska r sv ress pro else tled er? ■ ) b æ o t a e j ger live e? lyse Hvo l der rt/n urc ekte har ren 6 ? r e opt sam r sv ben emt beh ts st pro til? Int æ y ima ytte er ove reg jekt arb r t ere / l d l e t s n ejd rup t? et de em u o s ■ 7 Er d sentan spartn t er dnderle at få t pgjort pe? ren? Ris v i ere i er aly iko ? et at f erand lgang antal se ana lavet ■ å ø t o i tilg rer/ l de g a en lyse Hva ■ 8 om ang sam nø rt? d hyg til d arb dven Kva Hvilke er ris gel e n ejds lite foru ikoa ig i ■ ødv par dige r tsp n d n sæt alys tere Er p end tner esso lan ■ e n ssen urc ige e? roje ing ns h E r er? d ■ er h ove tan und k alys Er d er kva tets k vile dre erle lite vali e r s er s ver u ? pro ltat tsle tets a pec n j e del dør pa kte er? ielle t på er/ test sessta rametr ? nda e d s, s om rde efin r e ska l ge /-norm ret? nne e mfø r, som res? ska l ov erh old es?
Inkl. k digital ode til e udg af bog aver ens værkt øjer
x
X
x
X
x
x
x
X
X
x
X
X
X
x
X
x
x
x
X
x
x
x
201 CYK 8 - 42 1. 9 ELST /A38 TR . 2018 I PÅ S TOR HSM EBÆ
x
LTS B
x
X
x
VI S
KAL
HA’
DEN
X
X
•
.
• Kernen i projektledelse
PERSONLIG ARBEJDSBOG
PRAXIS – Nyt Teknisk Forlag
BRO
! PÅ SK ET HU MØD G: EMA TOR L TI EDA T SK JEC FR IN RO G?
• Projektlederbogen
Projektlederens formelsamling
PR K P AN JE DG • T ETA N
Bjarne Kousholt
Han har skrevet en lang række populære bøger om ledelse og organisation, bl.a.:
Projektlederens formelsamling
CHRISTINA LYNG, PROJECT MANAGER, KEYLANE
Projektlederens formelsamling indeholder 52 værktøjer til den aktive projektleder. Præcist og kontant får du det, du skal bruge, når du fx skal lave en interessentanalyse, en kompleksitetsanalyse af projektet eller skal forberede en præsentation for styregruppen.
PERSONLIG ARBEJDSBOG
”
Brugerne skriver “Som rutineret projektleder har jeg god brug af denne praktiske håndbog, som både leverer værktøjer, der direkte kan bruges som hjælp til at strukturere mine egne opgaver, formidle projektet til mine omgivelser og udarbejdelse af træningsmaterialer til projektdeltagerne. Den ligger altid på mit bord, parat til sparring.”
Udviklet i samarbejde med Rikke Bang og Henrik Timm
45
varenr. 164004-1
15-10-2018 18:55:59
ROE
N
Projektlederens formelsamling PERSONLIG ARBEJDSBOG
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 1
12-10-2018 11:07:59
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 2
12-10-2018 11:08:00
Bjarne Kousholt
Projektlederens formelsamling PERSONLIG ARBEJDSBOG 3. udgave
Denne bog tilhører:
PRAXIS – Nyt Teknisk Forlag
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 3
12-10-2018 11:08:00
Projektlederens formelsamling Af Bjarne Kousholt © PRAXIS – Nyt Teknisk Forlag, 2016 3. udgave, 1. oplag, 2018 Forlagsredaktion: Kirsten Nordentoft, kno@praxis.dk Grafisk tilrettelæggelse og dtp: Henrik Stig Møller Omslag og foto: Henrik Stig Møller Illustrationer: Henrik Stig Møller Sat med: ITC Stone Trykt på: Amber Graphic 120 g Tryk: Specialtrykkeriet Arco Printed in Denmark, 2018 ISBN: 978-87-571-2932-8 Varenummer: 164004-1 Alle rettigheder ifølge gældende lov om ophavsret forbeholdes. Kopiering fra denne bog må kun finde sted på institutioner, der har en aftale om kopiering med Copydan Tekst & Node, og kun inden for aftalens rammer. Se mere på www.copydan.dk
Praxis praxis.dk webshop.praxis.dk
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 4
12-10-2018 11:08:00
Forord Projektlederens formelsamling er tænkt som din personlige arbejdsbog og et supplement til grundlæggende lærebøger i projektledelse, fx forfatterens egen Projektledelse. Teori og praksis (PLTP). Bogen er således ikke skrevet til at kunne stå alene, men forudsætter en vis basisviden om projektledelse. Bogen er opbygget med en fast, stram disposition for hvert af de 5 2 værk tøjer, som bogen indeholder. Beskrivelserne af de enkelte værktøjer er korte og skrevet, så læsere med mange forskellige tilgange kan forstå dem.
Med ordet “værktøj” menes i denne sammenhæng en model af virkelig heden, som anviser en måde at angribe sidstnævnte på, men som ikke mindst indfører et fælles sprog og dermed letter kommunikationen. Som et eksempel kan nævnes risikoanalysen. Uden værktøjet risikoanalysen (2.29) kan du selvfølgelig godt analysere og arbejde med projektets risici, men det bliver ukonkret. Benytter du værktøjet, får du dels en “opskrift” på, hvordan risiko analysen udføres, men du får også sat nogle betegnelser på, fx sandsynlighed og konsekvens, samt en grafisk metode til at visualisere projektets risici. Værktøjet gør, at vi kan gå i dybden med problemerne, diskutere disse og udveksle erfaringer, da alle benytter samme værktøj – samme sprog. Værktøjerne i bogen er opdelt i tre grupper: • Del 1: Projektmodeller og faser • Del 2: Projektets processer • Del 3: Mennesker og ledelse Projektlederens formelsamling er en videreudvikling af en delmængde af de værktøjer, der var med i min bog Projektlederens værktøj, som udkom første gang i 2011. I nærværende 3. udgave har vi foretaget en række tilføjelser og ændringer, der gør det lettere at bruge bogen sammen med IPMA’s Kompetencer i projektledelse (KIP) (2018), der anvendes i forbindelse med IPMA’s certificering af projekt ledere.
5
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 5
12-10-2018 11:08:01
I forlagets webshop (webshop.praxis.dk) ligger link til Word-udgaver af bogens værktøjer med blandt andet tjeklister, som du selv kan bygge videre på, og skabeloner og skemaer, der kan benyttes direkte, når forskellige doku menter skal skrives. Følg vejledningen på det medfølgende licenskort. Som forfatter er jeg taknemmelig for alles hjælp, men en speciel tak skal lyde til Peak Consulting Group, hvor især Henrik Timm har ydet et stort bidrag og brugt sin omfattende erfaring med at undervise i projektledelse til at gøre bogen endnu mere relevant og brugervenlig. Også en stor tak til Rikke Bang fra Peak Consulting Group, der har ydet en stor indsats for at få bogen til at blive til virkelighed og sikret den høje kvalitet. God fornøjelse med bogen. Bjarne Kousholt September 2018 www.researchfirm.dk bjarnek@researchfirm.dk
6
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 6
12-10-2018 11:08:02
Indhold Forord 5
Del 1: Projektmodeller og faser 1.1 Projektets elementer 10 1.2 Projekttrekanten 12 1.3 Projektmodeller 14 1.4 Projektets og produktets livscyklus 20 1.5 Projektets omgivelser og rammer 23
1.6 Klassificering af projektet 26 1.7 Projektets kompleksitet 29 1.8 ADKAR 32 1.9 Scrum (agil projektledelse) 34 1.10 Projektledelsens rutediagrammer 38
Del 2: Projektets processer 2.1 Projektautorisationen 45 2.2 Projektledelsesplanen 49 2.3 Målhierarki 54 2.4 Scope statement 57 2.5 Business-case 60 2.6 Ændringsstyring 64 2.7 Afleveringsforretningen 67 2.8 Projektnedbrydning (PBS/ WBS) 70 2.9 Tidsplan (aktivitetslisten) 73 2.10 Kritisk sti (CPM) 78 2.11 Milepælsplanlægning 81 2.12 Styring af projektets tid 85 2.13 Successiv kalkulation/ trepunktsestimering 89 2.14 Delfi-metoden 92 2.15 Planning poker 95
2.16 Kvalitetsparametre 97 2.17 PDCA-cirklen 100 2.18 Kvalitetsledelsesplanen 102 2.19 Review 106 2.20 Projektets organisation 109 2.21 Projektkontor 113 2.22 Arbejds- og ansvarsfordeling (RACI) 116 2.23 Personaleplanen 118 2.24 Kickoffmøde 121 2.25 Projektevaluering 124 2.26 Interessentanalysen 128 2.27 Kommunikationsplanen 133 2.28 Statusrapportering 136 2.29 Risikoanalysen 139 2.30 Styring af projektets omkostninger (EVM) 145
Del 3: Mennesker og ledelse 3.1 Projektlederens opgaver 152 3.2 Projektteamets livscyklus (5R) 156 3.3 Mødeledelse (beslutningslog) 160 3.4 Konflikttrappen 163 3.5 Feedback 166 3.6 Motiverende kommunikation 169
3.7 Projektlederens byrdekurve 171 3.8 Brainstorming 175 3.9 Brainwriting 177 3.10 Workshop 179 3.11 Facilitering 182 3.12 Forhandlingsteknik 185
Litteraturliste for alle værktøjer 188 Stikordsregister 189
7
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 7
12-10-2018 11:08:02
8
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 8
12-10-2018 11:08:02
Del 1: Projektmodeller og faser 1.1 Projektets elementer 10 1.2 Projekttrekanten 12 1.3 Projektmodeller 14 1.4 Projektets og produktets livscyklus 20 1.5 Projektets omgivelser og rammer 23 1.6 Klassificering af projektet 26 1.7 Projektets kompleksitet 29 1.8 ADKAR 32 1.9 Scrum (agil projektledelse) 34 1.10 Projektledelsens rutediagrammer 38
9
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 9
12-10-2018 11:08:02
1.1 Projektets elementer
1.1 Projektets elementer 0. Engelsk betegnelse Project management knowledge areas
1. Beskrivelse Modellen beskriver den kontekst, som et projekt og ledelsen af det foregår i. Den viser de elementer, som man skal være bevidst om.
Figur 1.1.1. De ti elementer i et projekt
Den amerikanske projektledelsesorganisation PMI (Project Management Insti tute) har i sit hovedværk A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) (PMBOK 2017) opdelt faget projektledelse i 10 vidensområder (knowledge areas). De 10 vidensområder, som vi her kalder projektets elemen ter, giver et glimrende billede af, hvad projektledelse er, og hvad projektlede rens job går ud på. Dette er illustreret i figur 1.1.1. Trekantens areal afhænger af de to elementer scope (omfang og indhold) og kvalitet. Jo mere komplekst og krævende projektet er, jo større trekant og dermed også større sider. Siderne i trekanten udgøres af de tre elementer tid, omkostninger og HR (human resources – de menneskelige ressourcer). Uden om trekanten er elementet interessenter anskueliggjort med en ring. De tre “lyn”, der kan slå ned hvor som helst i projektet, er elementerne risiko, indkøb og kommunikation. Det tiende og sidste element er sammenhæng og koordinering. De ti elementer: • Scope (omfang og indhold) • Risiko • Kvalitet • Interessenter • Tid • Indkøb • Omkostninger • Kommunikation • HR • Sammenhæng og koordinering
10
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 10
12-10-2018 11:08:03
1.1 Projektets elementer
2. Hvor og hvornår værktøjet benyttes Modellen over projektets elementer bruges i hele projektforløbet til at skabe overblik.
3. Hvordan værktøjet benyttes De ti elementer kan bruges som en gennemgående agenda ved fx projektmø der, styregruppemøder, statusrapportering osv. Hertil kommer, at modellen anskueliggør projektlederens forskelligartede arbejdsopgaver.
4. Supplerende bemærkninger Modellen tager udgangspunkt i PMBOK-guidens ti vidensområder.
5. Referencer til andre værktøjer Nr.
Navn
Sammenhæng med projektets elementer
1.2
Projekttrekanten
Er som projektets elementer en overordnet projektledelsesmodel
Figur 1.1.2. Viser sammenhængen mellem værktøjerne
6. Sammenhæng med internationale standarder PMI: På side 25 i PMBOK-guiden er de ti vidensområder – som modellens ti elementer er baseret på – vist i et oversigtsskema med de tilhørende projektprocesser.
7. Referencer til Projektledelse. Teori og praksis Kapitel 1. Projekter og projektledelse ➝ Hvad er et projekt
8. Definitioner Scope: Omfang og indhold. Projektets scope er det, der skal komme ud af projektet, fx beskrevet i en kravspecifikation eller i “scope of work”. HR (human resources): Menneskelige ressourcer, personale. Indkøb: Anskaffelse af eksterne varer og tjenesteydelser, som er nødvendige for at opfylde projektets scope.
11
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 11
12-10-2018 11:08:03
1.2 Projekttrekanten
1.2 Projekttrekanten 0. Engelsk betegnelse Project triangle
1. Beskrivelse Projekttrekanten er en ledelsesmodel for projektet.
Figur 1.2.1. Projekttrekanten
Formålet med projekttrekanten er at vise den tætte sammenhæng mellem de tre hjørner: tid, ressourcer og leverancer. De tre hjørner skal opfattes som håndtag/knapper, der kan skrues på i projektet i hele dets levetid. Når projektet defineres, laver projektlederen en aftale med projektejeren om, hvordan trekanten skal se ud, dvs. en klar specifikation af, hvad der skal leveres og i hvilken kvalitet. Det aftales endvidere, hvornår der skal leveres (tid), og herefter hvilke ressourcer der skal til for at nå det aftalte. Hvis pro jektlederen ikke er tryg ved projekttrekantens udseende, må dette drøftes med projektejeren/styregruppen. Det kunne fx være, at projektlederen finder, at der er afsat for få ressourcer i lyset af leverancernes størrelse og kompleksitet og den fremlagte tidsplan. Projekttrekanten minder os om, at en ændring i et af trekantens hjørner altid vil påvirke mindst et af de to andre hjørner. Når der sker ændringer i projekttrekanten, må der en genforhandling til mellem projektleder og projektejer/styregruppe. I nogle organisationer vil det fx være sådan, at det er projektejeren, der skal sørge for, at projektet får de aftalte ressourcer. Sker dette ikke, må det nødvendigvis gå ud over leverancer eller tid.
2. Hvor og hvornår værktøjet benyttes Projekttrekanten bruges ved projektets start til at fastlægge aftalen mellem projektleder og projektejer. Herefter benyttes den i hele projektforløbet til at fastholde fokus på sammenhængen mellem leverancer, ressourcer og tid. Specielt i forbindelse med ændringer i projektet er projekttrekanten et godt værktøj.
3. Hvordan værktøjet benyttes Projekttrekanten benyttes til at minde om, at der er en sammenhæng mellem det, man får ud af projektet, og det, man putter i det. Dvs. den viser meget simpelt, hvis man ændre på en styringsparameter (et hjørne), så skal man huske at vurdere, om det påvirker en anden parameter (et andet hjørne).
12
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 12
12-10-2018 11:08:04
1.2 Projekttrekanten
4. Supplerende bemærkninger Der er forskellige varianter af projekttrekanten. I nogle udgaver er “kvalitet” således i midten af trekanten eller i et nyt hjørne, og den kaldes derfor for en diamant. Projekttrekanten er international og omtales ofte i engelsksproget littera tur.
5. Referencer til andre værktøjer Nr.
Navn
Sammenhæng med projekttrekanten
1.1
Projektets elementer Er som projekttrekanten en overordnet projektledelsesmodel
Figur 1.2.2. Viser sammenhængen mellem værktøjerne
6. Sammenhæng med internationale standarder 7. Referencer til Projektledelse. Teori og praksis 8. Definitioner
13
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 13
12-10-2018 11:08:04
1.3 Projektmodeller
1.3 Projektmodeller 0. Engelsk betegnelse Project model
1. Beskrivelse Det kan være ganske fornuftigt at benytte/følge en projektmodel, der beskri ver processen for gennemførelse af projektet – bl.a. fordi: • En model giver en fælles forståelsesmæssig referenceramme – et fælles sprog • En model hjælper til at se sammenhænge • En model udvider vores perspektiv • En model simplificerer tingene og skaber klarhed og ensartethed. Der er i princippet uendelige muligheder for at benytte projektmodeller og tilpasse disse til det enkelte projekt. Ofte vil en organisation have en stan dardprojektmodel, som fremgår af organisationens projekthåndbog, projekt manual osv. Ønsker projektlederen at benytte en anden projektmodel end den foreskrevne, skal dette godkendes af styregruppen/projektejeren. Den helt klassiske projektmodel er den såkaldte vandfaldsmodel, hvor vi kun bevæger os i samme retning – fra start til slut på projektet. Nedenfor er vist et eksempel på en vandfaldsmodel med tre niveauer af faser samt beslut ningspunkter, de såkaldte “gates”, der skal passeres (opfyldes), for at projektet kan gå fra en fase til en anden. Vandfaldsmodel
Figur 1.3.1. Vandfaldsmodel, som anvendes som standard i denne bog og i bogen Projektledelse. Teori og praksis
Vandfaldsmodellen er kendetegnet ved: • Projektets livscyklus er beskrevet med faser. • Faserne er adskilt af “gates”, der skal passeres for at komme fra en fase til en anden. • “Gatene” er ledelsesmæssige beslutningspunkter/milepæle. • En fase skal færdiggøres, før man kan gå videre til den næste – ingen vej tilbage. 14
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 14
12-10-2018 11:08:04
1.3 Projektmodeller
Stage-gate-model En vandfaldsmodel, der veksler mellem faser og gates, kaldes en “stage-gatemodel”. Betegnelsen blev først introduceret af Robert G. Cooper. En sådan model er vist i figur 1.3.2. Discovery stage
Build businesscase
Scoping
Gate 1
Idea screen
Stage 1
Gate 2
Second screen
Stage 2
Testing and validation
Development
Gate 3
Stage 3
Go to development
Gate 4
Go to testing
Stage 4
Launch Gate 5
Go to launch
Stage 5
$ Post launch review
Figur 1.3.2. Coopers stage-gate-model. Robert G. Cooper: Winning at New Products, Perseus Publications, 2001
Den fællesstatslige it-projektmodel Et andet eksempel på en projektmodel er den fællesstatslige it-projektmodel, der skal anvendes ved gennemførelse af it-projekter i staten.
Figur 1.3.3. Den fællesstatslige it-projektmodel
Half Double Fra tid til anden kommer der nye koncepter vedrørende projektledelse på markedet. Et af de seneste eksempler er Half Double, der er et rent dansk initiativ, sponsoreret af Industriens Fond. Half Double er ikke en ny projekt model, men snarere en udvælgelse og opstramning af forskellige kendte tilgange, alt sammen med fokus på at få dansk erhvervsliv til at levere mere lønsomme projekter på kortere tid - deraf navnet Half Double. Med Project Half Double metoden nedtoner vi leverancen som primært fokus og navigerer i stedet kraftigt på effektskabelsen igennem hele projektets levetid (lmpact). Vi fremmer energi og transparens i projektets bevægelse (Flow) og nedbryder formalisme i projektets struktur ved at fremme ledelsen af mennesker til fordel for systemer (Leadership). Fra Project Half Doubles hjemmeside, projecthalfdouble.dk
15
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 15
12-10-2018 11:08:05
1.3 Projektmodeller
THE HALF
DOUBLE
METHODOLOGY
Figur 1.3.4. Half Double-modellen
Iterativ projektmodel En anden type projektmodel er den iterative model, hvor man kan gå tilbage i faserne. Den iterative model, som er vist i figur 1.3.4, afspejler i højere grad den virkelige verden, hvor vi forsøger os frem. De såkaldte adrætte metoder (engelsk: agile methods) medfører også brug af iterative projektmodeller. Adræt projektledelse vil sige, at specifikationer m.m. aftales i løbet af projek tet i stedet for som i traditionel projektledelse at skulle lægges fast fra starten. Den iterative model er kendetegnet ved: • Der er flere gennemløb af nogle af projektets faser. • Udvalgte faser gennemløbes flere gange – indtil man er færdig med dem. • Der er ikke nødvendigvis faste ledelsesmæssige beslutningspunkter/milepæle.
16
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 16
12-10-2018 11:08:05
1.3 Projektmodeller
Figur 1.3.5. En iterativ projektmodel
Som det også fremgår af de eksempler på projektmodeller, der er vist ovenfor, indeholder en projektmodel bl.a. nogle af følgende elementer: • en illustration af, hvilke faser projektet gennemløber fra start til slut (projektets livscyklus) • fasens hovedaktiviteter, herunder mål, der skal nås, og aktiviteter, der skal gennemføres • fasens leverancer, fx business-case • underopdeling af faserne • information om, hvad der er obligatorisk/frivilligt • beskrivelse af, hvilke projektledelsesmæssige værktøjer der skal benyttes i hver fase • vigtige beslutningspunkter i projektets livscyklus (bl.a. gates) • information om, hvem der træffer de forskellige beslutninger, fx projektleder, styregruppe osv.
2. Hvor og hvornår værktøjet benyttes Projektmodellen er ofte beskrevet som en del af en organisations projekt håndbog. Projekterne, der foregår i organisationen, skal således følge pro jektmodellen – ofte med tilpasninger, da det sjældent sker, at én model kan bruges til alle projekter.
17
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 17
12-10-2018 11:08:05
1.3 Projektmodeller
3. Hvordan værktøjet benyttes Supplerende bemærkning
Trin nr.
Trin navn
Aktivitet
Hjælpemidler
1
Input til valg af projektmodel
Hvis ikke der er krav til projektmodellen fra projektejer, kunde eller andre, klarlægger projektgruppen kravene til en passende model.
Skema: Input til projektmodel (figur 1.3.6)
2
Valg af projekt model
Der foretages et valg på baggrund af input. Modellen illustreres.
Typer af projektmodeller, fx iterativ model og vandfaldsmodel (figur 1.3.4 og figur 1.3.1)
Figur 1.3.6. Hvordan værktøjet benyttes
Skema: Input til Projektmodel Rev. nr.: Projektets navn: Dato: Projektleder: Ansvarlig for skemaet: Projektfaser
1
2
3
4
5
Fasens navn Hovedaktivitet i fase Leverancer i fase Værktøjer, der skal bruges i fase Ledelsesmæssigt ansvar for fasens aktiviteter Beslutningspunkter/milepæle (gates mellem faser og evt. andre i faserne) Ledelsesmæssigt ansvar for beslutningspunkter Kommentarer
Figur 1.3.7. Skema: Input til projektmodel
4. Supplerende bemærkninger Forskellige organisationer inden for projektledelse foreslår standardprojekt modeller. Mest kendt er PRINCE2-modellen, som er vist nedenfor:
18
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 18
12-10-2018 11:08:06
1.3 Projektmodeller
Figur 1.3.8. PRINCE2-projektmodellen
5. Referencer til andre værktøjer Nr.
Navn
1.4
Projektets og produktets livscyklus
Sammenhæng med projektmodeller
1.8
ADKAR
Projektmodel for et forandringsprojekt
1.9
Scrum (agil projektledelse)
En iterativ projektmodel
1.10
Projektledelsens rute diagrammer
Figur 1.3.9. Viser sammenhængen mellem værktøjerne
6. Sammenhæng med internationale standarder PMI: Projektmodeller er beskrevet i PMBOK-guiden, afsnit 1.2.4.1, Project and devolpment life cycles. PRINCE2: Projektmodellen er beskrevet i afsnit 13, Introduction to processes, i PRINCE2 2017.
7. Referencer til Projektledelse. Teori og praksis Kapitel 1. Projekter og projektledelse ➝ Projektets faser og livscyklus
8. Definitioner
19
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 19
12-10-2018 11:08:06
1.4 Projektets og produktets livscyklus
1.4 Projektets og produktets livscyklus 0. Engelsk betegnelse Project life cycle: Projektets livscyklus Product life cycle: Produktets livscyklus
1. Beskrivelse Livscyklus er forløbet fra fødsel til død. Et projekts livscyklus beskrives ofte med en projektmodel indeholdende et antal faser, fx: • Før projektet besluttes • Planlægnings- og specifikationsarbejdet • Udførelses- og opfølgningsfasen • Aflevering af opgaven og evaluering af projektet • Drift og vedligehold. I nogle organisationer påbegyndes (fødes) projektet først, efter at det er besluttet. I nogle organisationer stoppes (dør) projektet umiddelbart efter aflevering og evaluering og omfatter derfor ikke drift og vedligehold. Det, der kommer ud af projektet – projektets produkt – har også en livscyklus. Et produkts livscyklus begynder, når produktudviklingen starter, og slutter, når produktet skrottes. Et produkts livscyklus kan beskrives med følgende faser: • Produktudvikling • Introduktion • Etablering, voksende salg, brug • Modenhed • Aftagen • Skrotning. Modellen nedenfor viser projektets livscyklus og produktets livscyklus i en sammenhæng.
20
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 20
12-10-2018 11:08:06
1.4 Projektets og produktets livscyklus
Figur 1.4.1. Model, der viser projektets livscyklus og produktets livscyklus
2. Hvor og hvornår værktøjet benyttes Helt fra projektets begyndelse er det værdifuldt at se projektets livscyklus og produktets livscyklus i en sammenhæng. Selvom projektlederen har travlt med at gennemføre projektet, er det vigtigt hele tiden at have fokus på, at projektet er sat i verden for at skabe produkter, og således holde sig den større sammenhæng for øje.
3. Hvordan værktøjet benyttes Trin nr.
Trinnavn
Aktivitet
1
Indsamling af data
Sammenhængende data, der beskriver projekt/ produkt, samles. Et givet projekt med tidsplan og budget forventes at resultere i et produkt med indtjening og levetid.
Supplerende bemærkning Det kan være nødvendigt at tænke i scenarier, fx: Hvis projekt-omkostningerne øges, resulterer det i bedre produktkvalitet og dermed længere levetid for produktet. Hvis projektets tidsplan forkortes, resulterer det i hurtigere produktintroduktion og dermed øget salg.
Hjælpemidler Modellen over projektets livscyklus og produktets livscyklus (figur 1.4.1)
21
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 21
12-10-2018 11:08:06
1.4 Projektets og produktets livscyklus
Trin nr.
Trinnavn
Aktivitet
2
Løbende opdatering
Figuren opdateres, efterhånden som projektet skrider frem.
Supplerende bemærkning Sammenhængende tænkning i projektets livscyklus og produktets livscyklus giver mere velfunderede beslutninger. Hvad er konsekvensen fx af at spare på projektomkostningerne? Det kan betyde, at produktet kommer for sent på markedet – eller måske vil det være uden betydning for produktets livscyklus.
Hjælpemidler Modellen over projektets livscyklus og produktets livscyklus (figur 1.4.1)
Figur 1.4.2. Hvordan værktøjet benyttes
4. Supplerende bemærkninger Specielt sammenhængen mellem projektomkostninger og produktets livs cyklus er vigtig. For lave projektomkostninger kan bevirke, at produktets fremstillingspris bliver for høj, fordi der ikke er blevet brugt tilstrækkelige ressourcer til at optimere og finde de bedste og billigste løsninger. En for høj fremstillingspris betyder for lav indtjening pr. produkt og/eller for høj pris og dermed for ringe salg.
5. Referencer til andre værktøjer Nr.
Navn
Sammenhæng med projektets og produktets livscyklus
1.3
Projektmodeller
Projektmodeller viser projektets livscyklus
2.5
Business-case
Giver input, der medvirker til at beregne cost/benefit for projektet
2.9
Tidsplan (aktivitetslisten)
Bidrager til at skabe overblik over vigtige milepæle, som projektet skal levere på
Figur 1.4.3. Viser sammenhængen mellem værktøjerne
6. Sammenhæng med internationale standarder PMI: I PMBOK-guiden er livscyklus omtalt i afsnit 1.2.4.1, Project and de velopment life cycles.
7. Referencer til Projektledelse. Teori og praksis Kapitel 1. Projekter og projektledelse ➝ Projektets faser og livscyklus
8. Definitioner
22
BOOK - Projektlederens formelsamling.indb 22
12-10-2018 11:08:06
Beskåret format: 210 x 297 mm (b x h) Rygbredde 15,8 mm.
Bjarne Kousholt
Bjarne Kousholt
3.
“Formelsamlingen er den jeg vil have ”ved hånden” på arbejdet.” DANIEL STIX, PROJECT QUALITY MANAGER, ENGINEERING & CONSTRUCTION, PROJECT SUPPORT – QUALITY MANAGEMENT, BA WIND, VATTENFALL
“Jeg bruger Projektlederens formelsamling som et opslagsværk i dagligdagen på min arbejdsplads, så jeg kan udføre mit arbejde på den bedste vis. Den indeholder de nødvendige værktøjer og modeller, samt har en overskuelig og struktureret opbygning. Den giver plads til mine egne personlige noter, så jeg kan have det hele samlet et sted.” SHABANA AMANAT, PROJECT MANAGER, EG KOMMUNEINFORMATION A/S
“Jeg bruger Projektlederens formelsamling i det daglige arbejde i firmaet, da den giver overblik og struktur. Samtidig er den let at finde rundt i, indeholder alle mine personlige notater, og har gode overblik over væsentlige værktøjer og metoder.” PETER ZAHLE MADSEN, PROCESKONSULENT, VÆRKSTEDSSTYRING, DSB
Projektlederens formelsamling giver dig mulighed for at lave dine egne notater, så du får en personlig bog om projektledelse med i dit fremtidige arbejde. Projektlederens formelsamling er den bog, du bruger, når du har tilegnet dig teorien, fx ved at have læst samme forfatters bog Projektledelse, teori og praksis. Formelsamlingen er derefter den bog, du har med dig ud i marken, og hvori du noterer dine egne refleksioner, tips og ideer. Værktøjerne i bogen er opdelt i tre hovedemner: • Del 1: Projektmodeller og faser • Del 2: Projektets processer • Del 3: Mennesker og ledelse. I 3. udgaven er foretaget tilføjelser og rettelser, der gør det lettere at bruge bogen i relation til IPMA's certificering. Med bogen følger et licenskort, der giver adgang til digitale udgaver af bogens værktøjer. Der er tjeklister, som du selv kan bygge videre på, og skabeloner og skemaer, der direkte kan benyttes, når projektledelsens forskellige dokumenter skal skrives.
Bjarne Kousholt er uddannet civilingeniør og har fungeret som medarbejder, projektleder, afdelingsleder, divisionschef og administrerende direktør, både i Danmark og internationalt, i mere end 30 år.
• Projektledelse. Teori og praksis • Project Management – theory and Practice • Organisation og mennesker • Forandringsledelse og forandringskommunikation • Projektlederens værktøj
ISBN 978-87-571-2932-8
129328 99 788757 788757
Projektlederens_formelsamling_3.udgave-Omslag_A4 - 01.indd All Pages
praxis.dk
129328
3. udgave Tje Ind kliste: sa
mli Rev ng . nr af i .: Pro nfo jekt rm e t atio s na Dat o: vn: ner Pro til p jekt roje led Ans e kta r : var uto l i g fo 1 risa r tjek tion Ov liste ero en n: ■ rdn e H ■ t kr v i l k Hvi e p avs ■ l r p k ob H e e ■ Hvi vad er behov lemer cifikat ■ l Hva ke inte nyt? dækk vil pro ion (s ■ cop e d r jekt H s e ■ ? s s vilk 2 ke sen e) et l ter øse Bus Kan p e and r der, vil h ? roje re l hvi ine ave ■ kte øsn s vi ss c ts r ing ikke g Hve ase ■ a vn esu er e m H ■ af p ltat r udf H vilke beslu ro ■ opn der? ører p Hvi vem st kriteri tter, roje jektet ås v ■ o l e ? å k kte m e H r r e ■ da vor kon for er a p t? r t H o d ■ fg g udb k j Hvi vem v an kan rete o odken ørend ekter ygg ■ e lke il væ fo d g e r e els ? vell m iga H rd inte ■ ykk ngv ress re ans elene ålbare en af p H vilke ■ et/s ære ent varl Hve vordan konkr ucc ■ nde 3 er v ige måles? fordel rojekte m v ka ete e H e s f i akt v t f l o opn ? uld n o Ov ivit t ero ilke int il vær disse g må opleve r, at fo ? ås v ete ■ rdn ere e an ud lbar r e u r? dg dby dele ssen sva gift e u et b Hva ■ e n tte nne eo ter rlige er/ta dgif udg Hva d ko a mfø f pr pnå vil o fo b m ter/t et sen d er ster ■ s r oje rels ? ple at b åle ab v s d u i H k t e e ■ s v i t 4 e e u egr s? il p af p Red vad ko vitetsa ikkerh t at ge dgi æn roje t? roje Ov egø ster naly ede nne fter se u kte kte ero /tab dg tm r fo det se) n i d mfø t? ■ r ifte r de at edf enn re p p I hv dnet t å ■ r øre n sa ved e b roje gru ne/t ids Efte ilket ? ■ l ere nd abe mle igeh kte pla r t g F a i t n h ■ de d nin ? P n ø f pr pro olde o g? I hv r hvilk vilket srum oje e? ■ 5 (La ENG jekt g d kte s t i e v ev E t? inv rive Pro I hvilk lket tid t tidspidspun kal pro este t. e ER et t p j k j s e u e r r t k o n k u n ring jek ■ idsr m tor I kt e er p tet K G E A f t g g u H r , o e P-a N ■ ani m f rve r pro ojek enn f.ek ts r vem n O s n H e orv s. v alys GE ■ atio ent tes pr jektet tet ikk emfør ha. sultat? e el T H vem skal n ■ es p oje ikk e re es, en ler/ PR H vilke refer være ■ roje ktet e rel leva for a cos og OB Hva vem u n bem erer p proje s om eva nt? t u t-be ■ k en LE t e d r y k d ts u Hvo d er gør ndi ojek tled nefi byt kos nt? ■ M ;d g t-an tet byt tnin Ska r sv ress pro else tled er? ■ ) b æ o t a e j ger live e? lyse Hvo l der rt/n urc ekte har ren 6 ? r e opt sam r sv ben emt beh ts st pro til? Int æ y ima ytte er ove reg jekt arb r t ere / l d l e t s n ejd rup t? et de em u o s ■ 7 Er d sentan spartn t er dnderle at få t pgjort pe? ren? Ris v i ere i er aly iko ? et at f erand lgang antal se ana lavet ■ å ø t o i tilg rer/ l de g a en lyse Hva ■ 8 om ang sam nø rt? d hyg til d arb dven Kva Hvilke er ris gel e n ejds lite foru ikoa ig i ■ ødv par dige r tsp n d n sæt alys tere Er p end tner esso lan ■ e n ssen urc ige e? roje ing ns h E r er? d ■ er h ove tan und k alys Er d er kva tets k vile dre erle lite vali e r s er s ver u ? pro ltat tsle tets a pec n j e del dør pa kte er? ielle t på er/ test sessta rametr ? nda e d s, s om rde efin r e ska l ge /-norm ret? nne e mfø r, som res? ska l ov erh old es?
Inkl. k digital ode til e udg af bog aver ens værkt øjer
x
X
x
X
x
x
x
X
X
x
X
X
X
x
X
x
x
x
X
x
x
x
201 CYK 8 - 42 1. 9 ELST /A38 TR . 2018 I PÅ S TOR HSM EBÆ
x
LTS B
x
X
x
VI S
KAL
HA’
DEN
X
X
•
.
• Kernen i projektledelse
PERSONLIG ARBEJDSBOG
PRAXIS – Nyt Teknisk Forlag
BRO
! PÅ SK ET HU MØD G: EMA TOR L TI EDA T SK JEC FR IN RO G?
• Projektlederbogen
Projektlederens formelsamling
PR K P AN JE DG • T ETA N
Bjarne Kousholt
Han har skrevet en lang række populære bøger om ledelse og organisation, bl.a.:
Projektlederens formelsamling
CHRISTINA LYNG, PROJECT MANAGER, KEYLANE
Projektlederens formelsamling indeholder 52 værktøjer til den aktive projektleder. Præcist og kontant får du det, du skal bruge, når du fx skal lave en interessentanalyse, en kompleksitetsanalyse af projektet eller skal forberede en præsentation for styregruppen.
PERSONLIG ARBEJDSBOG
”
Brugerne skriver “Som rutineret projektleder har jeg god brug af denne praktiske håndbog, som både leverer værktøjer, der direkte kan bruges som hjælp til at strukturere mine egne opgaver, formidle projektet til mine omgivelser og udarbejdelse af træningsmaterialer til projektdeltagerne. Den ligger altid på mit bord, parat til sparring.”
Udviklet i samarbejde med Rikke Bang og Henrik Timm
45
varenr. 164004-1
15-10-2018 18:55:59
ROE
N