BüroWelt Herbst 2018

BüroWelt.

Trends

Das Büro im Wandel der Zeit – 6

Aktenvernichter

Darauf sollten Sie achten

– 14

E-Mail

Totgesagte leben länger – 20

Wohlbefinden

Die Lärmbelastung nimmt zu – 26

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Magazin für das moderne Büro – Ausgabe Herbst 2018

Š2018 Steelcase Inc. Alle Rechte vorbehalten. Die hier verwendeten Markennamen sind Eigentum von Steelcase Inc. bzw. ihrer jeweiligen Inhaber.

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SILQ

Innovation.

Neu definiert.

steelcase.com/eu-de/produkte/arbeitsstuhle/silq/

Der Pegel steigt

Harald Fessler Herausgeber

Peter Büchel Chefredaktor

Unser Alltag ist schneller geworden – und lauter! Auch im Büro. Vor allem in den Grossraumbüros. Das Forschungsinstitut Oxford Economics befragte für eine aktuelle Studie weltweit 500 Führungskräfte und Angestellte aus verschiedensten Bereichen. Die Studie kommt zum Schluss, dass die Lärmbelastung von Angestellten in offenen Büroumgebungen geradezu massiv steigt.

Die Bedingungen seit der ersten Erhebung aus dem Jahr 2015 haben sich deutlich verschlechtert. Beispiel: Vor drei Jahren gaben noch 20 Prozent der befragten Mitarbeiter an, keine Massnahmen gegen Lärm und Ablenkung ergreifen zu müssen, um konzentriert und fokussiert arbeiten zu können. Jetzt ist es gerade noch ein (!) Prozent. Nachzulesen im Artikel ab Seite 26 in dieser Ausgabe.

Vermindertes Wohlbefinden, verminderte Produktivität, unzufriedene Mitarbeiter – die negativen Folgen einer übermässigen Lärmbelastung sind vielschichtig. Dabei steht eine Vielzahl an geeigneten Gegenmassnahmen zur Verfügung. Nur: Gemäss der erwähnten Studie sind es vor allem Top-Unternehmen mit prosperierendem Umsatz, die proaktiv gegen Lärm und Ablenkung in ihren Büros vorgehen.

Das legt den Verdacht nahe, dass weniger florierende Unternehmen am falschen Ort sparen. Denn wer nichts unternimmt gegen die wachsende Lärmbelastung am Arbeitsplatz, muss über kurz oder lang Abstriche machen am grössten Kapital jeder Firma – den Mitarbeitenden. Auch ein Resultat der Studie.

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Inhalt Vier Kapitel randvoll mit spannenden Informationen rund ums Büro: Das ist BüroWelt., das Magazin für Menschen, denen im Büroalltag alles ein bisschen leichter fällt.

Einrichtung & Ausstattung

6 B üro-Trends im Wandel der Zeit

Die spannende Zeitreise von den ersten Grossraumbüros bis zum Büro der Zukunft

Porträts 9 Brunner AG 10 Wilkhahn AG

Bedarf & Technik

12 Sauberkeit im Green Office

Zum «grünen Büro» gehört auch der Einsatz von umweltfreundlichen Reinigungsmitteln.

14 Der passende Aktenvernichter Worauf gilt es beim Kauf besonders zu achten?

Das Interview mit einem Fachmann

Porträt 16 Hermann Kuhn AG 18 officebase.ch

Titelbild: shutterstock: 730957273

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Lager & Betrieb

20 I st die E-Mail tot?

Viele sagen das Ende der E-Mail voraus, aber aufgepasst: Totgesagte leben länger!

22 Karton – der Star im Lager Darum ist Karton das beliebteste Verpackungs-, Transport- und Aufbewahrungsmaterial.

24 Corporate Fashion Die textile Visitenkarte ist in jedem Unternehmen von grosser Bedeutung.

25 Design in bester Ordnung Biella lanciert die «Collection Bundesordner»

Relax & Wohlbefinden

26 D er Lärm nimmt zu

Eine neue Studie zeigt: Die Lärmbelastung von Büroangestellten steigt.

Porträt 24 Fellowes GmbH

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News Dynamischer Stehhocker Stromloser Sitz-Stehtisch Schwungvoller Konferenzsessel

Impressum 7. Jahrgang, 2018 – Preis: Jahresabo CHF 18.–, info@insideonline.ch; Herausgeber: Harald Fessler, 9434 Au, harald.fessler@imsag.ch; Verlag und Anzeigenverkauf: Inside Marketing GmbH, Tannhalde 2, 9545 Wängi, Telefon +41 52 366 21 41, info@insideonline.ch, www.insideonline.ch; Chefredaktion: Peter Büchel, buechel@bluewin.ch; Grafik: E,T&H Werbeagentur AG LSA, 9401 Rorschach, www.ethcom.ch; Layout: Lea Fessler, 9434 Au, lea.fessler@utk.ch Koordination/Druck: international media solutions IMS AG, www.imsag.ch; Papier: Papyrus Schweiz, Thalwil, PlanoArt 170 gm2, weiss; Erscheinungs­weise: 2x jährlich (Frühling & Herbst); Die Wiedergabe von Artikeln, Bildern und Inseraten, auch auszugsweise oder in Ausschnitten, ist nur mit Genehmigung der Redaktion oder der entsprechend erwähnten Autoren oder Fotografen erlaubt. Dies gilt auch für die Aufnahme in elektronische Datenbanken, Internet und die Vervielfältigungen auf CD-ROM. Für unverlangte Zusendungen und Manuskripte lehnen Redaktion und Verlag jede Haftung ab. © BüroWelt.

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Einrichtung & Ausstattung

Büro-Trends im Wandel der Zeit

Wie sich doch unsere Bürolandschaft über die Jahrzehnte verändert hat! Seit den ersten Büros im 18. Jahrhundert haben diese Arbeitsräume mehrere Trendwellen erlebt: vom Grossraumbüro über das repräsentative Chefbüro bis hin zum Home- und digitalen Office. Der Arbeitsplatzexperte Steelcase beleuchtet im nachstehenden Artikel vier historische Büro-Trends. Dabei wird auch der Frage auf die Spur gegangen, ob die USA oder Europa der Trendsetter war. Und der Blick voraus, wie das Büro der Zukunft aussehen könnte, darf natürlich auch nicht fehlen.

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lige Verhältnisse eigentlich undenkbar.

Vorangetrieben wurde diese Entwicklung von unserem CEO James Hackett, um einen grundsätzlichen Wandel in der Führungskultur anzustossen. Bis heute wird die Entscheidung von allen Führungskräften mitgetragen.»

Was Steelcase schon damals vorantrieb, wird erst heute gang und gäbe. Allmählich rückt eine neue Generation an Vorgesetzten nach, die in der Regel einen sehr modernen Führungsstil pflegt: Status und traditionelle Hierarchien stehen für die Millennials der Generation X und Y eher im Hintergrund, zunehmend wichtiger sind netzwerkbasierte Strukturen und informeller Austausch auf Augenhöhe.

Das Office in den 1960-er Jahren, Bild: © Steelcase

Die ersten Büros, also Räume, die ausschliesslich für Schreibtischarbeit gedacht waren, kamen um 1800 als Kontore für Händler, Beamte oder Handwerker auf. Zu Beginn des 20. Jahrhunderts waren in Europa indes noch kaum mehr als drei Prozent aller Beschäftigten als Büroangestellte tätig; heute liegt der Anteil bei rund 50 Prozent. Dabei wurde die Entwicklung der Office-Landschaft von verschiedenen Strömungen beeinflusst und hat sich oftmals an Ideen aus den USA orientiert – wobei aber auch Europa eine entscheidende Rolle spielte.

Trend 1: Grossraumbüros und der Wunsch nach Effizienz Wie keine andere Büroform steht das Grossraumbüro für Effektivität, Produktivität und Flächeneffizienz. Um das Wirtschaftswachstum nach dem zweiten Weltkrieg zu meistern, hielten in den USA die offenen Bürostrukturen bereits Mitte des 20. Jahrhunderts Einzug. In Europa folgte diese Entwicklung erst einige Jahrzehnte später.

Heute stehen für Organisationen vor allem Fortschritt, Wachstum und Innovation im Fokus. Im Umkehrschluss inves-

tieren sie weiterhin in Grossraumbüros, da diese kollaboratives und kommunikatives Arbeiten sowie gemeinschaftliches Lernen am besten unterstützen sollen.

Der Trend zum Grossraum hat sich in den USA bis heute wesentlich stärker durchgesetzt als in Europa: 50 Prozent der Amerikaner arbeiten in sogenannten «Open Spaces», jedoch nur 25 Prozent der Europäer. Ein Grund dafür könnte sein, dass Europa im Unterschied zu den USA stark von bestehender Baustruktur geprägt ist: Die klassischen Verwaltungsgebäude mit langen Fluren und Einzelbüros können erst nach und nach in Grossraumbüros umgewandelt werden.

Trend 3: Wohlbefinden im Büro Nach mehreren Jahrzehnten, in denen (Flächen-)Effizienz als oberstes Mass der Dinge galt, entstand Anfang des 21.

Jahrhunderts ein Gegentrend. Vor allem Arbeitnehmer und Unternehmen in Auch heute noch aktuell: Chef mit Vorzimmerdame Bild: © Steelcase

Trend 2: Repräsentative Chefbüros Dass mit der Zunahme von Grossraumbüros nach und nach alle Einzelbüros – und damit auch das repräsentative Chefbüro – verschwanden, ist ein Irrglaube.

«Nach wie vor existiert in Unternehmen weltweit das Chefbüro, wobei der Status einer Führungskraft meist über die Grösse des eigenen Büros definiert wird», bestätigt Marc Nicolaisen, Director Customer Experience beim Büroexperten Steelcase: «Bei uns zog 1996 das Führungsteam aus den Einzelbüros in Open Spaces um, das war für dama-

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Europa realisierten, dass Grossraumbüros keine Pauschallösung für besseres Arbeiten sind. Sie begannen, ergonomische Gesichtspunkte stärker in den Vordergrund zu rücken. Eine entscheidende Rolle spielte auch der in dieser Zeit aufkommende Kampf um Fachkräfte: Um die besten Talente zu gewinnen und an sich zu binden, gestalteten Unternehmen ihre Räumlichkeiten wesentlich stärker als bisher unter dem Aspekt des Wohlbefindens.

Steelcase führte bereits 2005 eine Leadership Community mit abgeschlossenen Rückzugsorten sowie eine Vielfalt aus verschiedenen Räumen ein. Damit war der Büroexperte seiner Zeit weit voraus: In Amerika kam die Entwicklung aus Europa, den Menschen und dessen Wohlbefinden in den Mittelpunkt zu rücken, erst etwa zehn Jahre später an.

Hauptgrund war die Vielzahl an fest installierten Cubicals, die es nicht zuliessen, flexibel neue Räume oder Rückzugsmöglichkeiten zu gestalten.

Trend 4: Homeoffice als Folge der Digitalisierung Die nächste Trendwelle kam vor etwa zehn Jahren im Zuge der Digitalisierung auf: Als technische Helfer wie Smartphone und Laptops zunehmend mobiles Arbeiten ermöglichten, forderten immer mehr Mitarbeiter diese Freiheit und Flexibilität ein – das Homeoffice entstand.

Trendsetter dieser Entwicklung waren die USA: Uninspirierende und beengte Grossraumbüros erschwerten kreatives und innovatives Arbeiten, sodass die Menschen die Chancen der Digitalisierung verstärkt nutzten und ihre Arbeitsplätze regelmässig nach Hause oder ins Café verlegten. Europa übernahm diese Idee mit der Zeit, Homeoffice wird hier jedoch bis heute eher als Ergänzung gesehen, weniger als komplett neue Arbeitsform wie in den USA. Wie sieht das Büro der Zukunft aus?

Im Büro der Zukunft wird der Einsatz von Technologien in den kommenden Jah-

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Kollaboratives Arbeiten rückt seit zehn Jahren immer weiter in den Vordergrund.

ren noch weit über bisherige Möglichkeiten hinausgehen: «Die Vernetzung von Mensch, Arbeitsort und Technologie wird dank Sensoren oder dem Internet of Things noch enger werden. Irgendwann ist das gesamte Unternehmen – vom Terminkalender über die Möbel, das Raumbuchungssystem, den einzelnen Mitarbeiter bis hin zum Konferenzraum – verknüpft und vernetzt», prognostiziert Marc Nicolaisen. So wird das smarte Büro Nutzer und Organisationen bestmöglich in ihrem Tun unterstützen.

Eine grundlegende Veränderung beobachtet Steelcase auch im Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern: «Die Führungskraft wird mehr zum Coach, weniger zum fachlich inhaltlichen Tonangeber. Die Tendenz dazu ist in Europa und den USA gleichermassen vorhanden – die Schrittlänge in den USA ist jedoch grösser», schätzt Marc Nicolaisen die aktuelle Entwicklung ein.

Dieser Wechsel im Führungsstil ist eng verwoben mit dem räumlichen Umfeld: Erst das schwindende hierarchische Chefbüro und die Zunahme von offenen Bereichen, in denen sich Mitarbeiter unkompliziert austauschen und arbeiten können, macht eine netzwerkbasierte Zusammenarbeit mit flachen Hierarchien möglich. Dafür ist eine Vielfalt aus unterschiedlichen Räumen und Arbeitsmöglichkeiten notwendig – wie Steelcase es seit 2005 im eigenen Unternehmen und seitdem bei zahlreichen Kunden eingeführt hat.

Einrichtung & Ausstatung

Dreh- und Angelpunkt im Büro ray von Brunner: In der Bewegung liegt die Kraft

Ein Stuhl wie aus einem Guss, der seine Dynamik auf jeden Raum überträgt – das ist unverkennbar ray. Mit seinen schlanken fliessenden Formen, die nahtlos ineinander übergehen. Gestell und Sitzfläche scheinen im Übergang zu verschmelzen.

Die filigranen, geschwungenen Lehnen sind unsichtbar an das Stahlgestell und die Kunststoffschale montiert. Und auch die Sitzbezüge sind so an der Kunststoffschale befestigt, dass weder Nähte noch Reissverschlüsse sichtbar sind. Die Oberfläche der Armlehnen aus Aluminium-Druckguss präsentiert sich wahlweise verchromt, aus poliertem Aluminium oder einer farbigen Pulverbeschichtung. „Es ist typisch für jehs+laub, dass die Entwürfe zunächst sehr einfach wirken. Die Komplexität steckt dann im Aufbau“, beschreibt Dr. Marc Brunner, Mitinhaber und Geschäftsführer von Brunner, den Entwicklungsprozess.

Das Innere der Kunststoffschale besteht aus polygonalen Lamellen und passt sich, vergleichbar mit einem Lattenrost, individuell an den Körper an.

Wie der Freischwinger setzt der Konferenzsessel ray (Design jehs+laub) neue Massstäbe in der Bürowelt. Die Sitzfläche lässt sich um 360° drehen und zusätzlich wippen, das Gestell gleitet oder rollt. In diesem besonderen Konferenzsessel vereinen sich elegante Formensprache und innovative Technik. Das Gestell aus hochwertigem Alu-Druckguss kann sich ohne Voreinstellungen perfekt an Ihren Körper und Ihre Bewegungen anpassen. Eine innovative Bewegungs- und Rückholmechanik unterstützt den Körper und die Wirbelsäule – und stimuliert den Geist.

Kombiniert man den ray-Konferenzsessel mit dem gleichnamigen Tischsystem (jehs+laub), entsteht ein ausgezeichneter Ort, um zusammenzukommen. Ob als Runde, im Quartett, an Wankel-, Rechteck oder Bogenform – hier ist man immer bestens vernetzt. Der dünnwandige Alu-Druckguss der Tischbeine ermöglicht

Bei ray Freischwinger scheinen Gestell und Sitzfläche im Übergang zu verschmelzen.

Bei ray Freischwinger scheinen Gestell und Sitzfläche im Übergang zu verschmelzen.

eine unsichtbare Kabelführung im Inneren des Zargenrahmens – bei voller Stabilität und elegantem Design.

Er ist nämlich auch mit einem niedrigeren Rücken erhältlich.

Auskünfte bei:

Brunner AG Last but not least: ray lounge (lizenziert Bei ray Freischwinger scheinen Gestell und Sitzfläche im Übergang zu verschmelzen. von Davis Furniture, USA) steht nicht nur Furniture Solutions im Büro, sondern auch für wahren SitzGewerbestrasse 10 3322 Schönbühl komfort. Es sind seine organische, flügelTel. 031 932 22 32 hafte Linienführung und die gemütlich Fax 031 932 22 64 geneigte Sitzposition, die ray lounge in www.brunner-group.com Sachen Komfort einzigartig machen. info.ch@brunner-group.com Immer eine wahre Grösse, auch in Klein.

Die innovative Bewegungs- und Rückholmechanik des Konferenzsessels unterstützt Körper und Wirbelsäule.

Die innovative Bewegungs- und Rückholmechanik des Konferenzsessels unterstützt Körper und Wirbelsäule.

9 und Die innovative Bewegungs- und Rückholmechanik des Konferenzsessels unterstützt Körper Wirbelsäule.

Einrichtung & Ausstattung

Klapptischsystem mAx minimaler Aufwand – maximaler Nutzen Design von Andreas Störiko durch eine ansteigende Führungsbahn, in der sich die Strebe verkeilt. Dadurch wird die Verbindung immer fester, je mehr an dem Tisch gerüttelt wird – und das verschleissfrei, weil jeder Abrieb kompensiert wird. Auch das Abbauen lässt sich kinderleicht bewerkstelligen: mit leichtem Druck die Stützstrebe in die Standsäule zurückdrücken und den T-Fuss einklappen – in einem flüssigen Bewegungsverlauf und ebenfalls mit einer Hand.

Die integrierte Verkettungsmöglichkeit prädestiniert mAx für den Einsatz in Schulungsszenarien. Müssen die Tische besonders häufig umgebaut werden, kann die Modellreihe mAx light dank Ihrer Leichtbauplatten den Aufwand nochmals reduzieren. Hier im Einsatz mit dem neuen Mehrzweckstuhl Aula.

Klapptischsysteme gehören zu den besonders flexibel einsetzbaren Tischprogrammen, die sich kompakt lagern, einfach transportieren und per Einhängeplatten zu kostengünstigen Tischanlagen-Konstellationen verketten lassen. Mit mAx hat der Designer Andreas Störiko für Wilkhahn ein Klapptischsystem entwickelt, das durch seinen ästhetischen Auftritt und das von A bis Z durchdachte Handling neue Massstäbe setzt: mAx verbindet erstklassige Gestaltungsqualität mit faszinierender Einhandbedienung, Selbststabilisierung und integrierter Verkettung.

Drei Tischfuss-Grössen erlauben skalierbare Tischtiefen und Tischbreiten mit breitem Gestaltungsspielraum: von

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losen Gruppierungen über verkettete Tischreihen bis zu offenen oder geschlossenen Konferenztischanlagen.

So „klappt“ wirklich alles und überall.

Einhandbedienung, Selbststabilisierung und integrierte Verkettung Der Designer Andreas Störiko hat für mAx eine verblüffende Klappmechanik entwickelt, die sich nicht nur mit einer Hand bedienen lässt, sondern sich auch noch selbst stabilisiert: Beim Ausklappen des T-Fusses „schnalzt“ eine Stützstrebe selbsttätig aus der Standsäule heraus und arretiert automatisch im Gegenlager unter der Tischplatte. Der besondere Clou: Die Arretierung erfolgt

Systemvielfalt und modulare Koordination Im Klapptischprogramm mAx gibt es Einzel-Klapptische, die durch das seitliche Einrücken der schlanken T-Fussgestelle auch stirnseitig komfortable Beinfreiheit bieten, und Systemtische mit kantenbündigem Gestell, die per Einhängeplatten verkettet werden können. Aus den vielzähligen, auf Platzzahlen, Sitzbreiten und sinnvolle Formate und Geometrien abgestimmten Modulen lassen sich enorm vielfältige Settings generieren: von lose aufgestellten Gruppierungen über lineare oder abgewinkelte Verkettungen bis hin zu nahezu unendlich skalierbaren Konferenztischanlagen, die offen, U-förmig oder geschlossen ausgeführt sein können. Einsatzbereiche sind vor allem Tagungs- und Seminarzentren, Gruppenarbeits- und Projektarbeitsräume, flexibel genutzte Arbeits- und Besprechungszonen sowie teilbare, variabel genutzte Konferenzräume. Die integrierten Stellgleiter können eventuelle Bodenunebenheiten auch bei grossen Verkettungen ausgleichen.

Gestaltungsoptionen in erstklassiger Qualität Der funktionalen Vielfalt entsprechen unterschiedliche Tischplattenmateria-

Das Geheimnis der Flexibilität der mAx Klapptische in der Kombination aus einer integrierten Verkettung und der Kombination von Systemtischen und Einhängeplatten.

Verblüffend einfach, einfach intelligent.

Beim Ausklappen des Tischbeins schert ein Druckstab unter Federvorspannung aus der Standsäule aus und trifft mit einem Zirkelschlag auf einer ansteigenden Ebene auf.

lien, Oberflächen und Kantenausbildungen: von robusten Einsteigermodellen mit direktbeschichteter Feinspanplatte über Laminate bis zu hochwertig furnierten Platten, die wahlweise als Leichtbauplatten ausgeführt sind. Je nach Umbauhäufigkeit, Bewirtschaftungs- und Gestaltungskonzept stehen einfache PP-Kanten, ballige Holzkanten mit integriertem Stossprofil oder elegant gefasste Tischkanten zur Wahl. Die Ausführung des Klappmechanismus und der T-Fussgestelle in Aluminium-Druckguss bietet nicht nur Masshaltigkeit, Stabilität und Langlebigkeit, sie vermittelt mit den präzise gestalteten Radien und den beschichteten, polierten oder glanzverchromten Oberflächen auch

hohe Wertschätzung der Arbeitsformen.

Das Zubehör für das Klapptischsystem umfasst Sichtblenden, Tischverbinder, additive Elektrifizierungssets und Transportwagen.

Weitere Informationen:

Wilkhahn AG Postgasse 17 3011 Bern Tel. 031 310 13 13 info@wilkhahn.ch www.wilkhahn.ch

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Bedarf & Technik

Green Office – auch bei der Reinigung

Das «grüne Büro» ist bei einer wachsenden Zahl von Unternehmen Teil der Unternehmensphilosophie. Neben der umwelt- und ressourcengerechten Gestaltung des Büroalltags legen diese Unternehmen Wert auf den Einkauf ökologischer Büroprodukte. Doch während Papier, Stifte und Co. längst «grün» sind, wird eine Produktgruppe häufig ausser Acht gelassen: umweltfreundliche Reinigungsmittel. Dabei ist es für die Unternehmen gar nicht so schwierig, auch in diesem Bereich ökologisch «sauber» zu sein.

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Chemische Reinigungsmittel und Umweltschutz – für viele klingt das wie ein Widerspruch in sich. Kein Wunder: Schliesslich zeichnen sich die Reinigungsmittel im Supermarkt durch «extra-starke», «super-aktive» oder «ultra-power» Kräfte aus. Es entsteht der Eindruck, als wäre der Kampf gegen den Schmutz nur mit aggressiven Inhaltsstoffen zu bewältigen.

«Ein Irrglaube», sagt Pascal Bönsch, verantwortlich für Cleaning- und Hygiene-Lösungen bei Office Depot. „Reinigungsmittel müssen keine Chemiebomben sein. Im Gegenteil: Umweltfreundliche Reinigungsmittel stehen ihrer schädlichen Konkurrenz in Sachen Schmutzentfernung in nichts nach.“

Umweltschäden reduzieren Jährlich werden in den Schweizer Büros Tonnen an Reinigungs- und Pflegemittel verbraucht. Ein Grossteil dieser Produkte enthält Chemikalien, die für die Umwelt belastend sind. Werden die Bestandteile nicht vollständig in den Kläranlagen zurückgehalten, gelangen giftige Chemikalien sogar in die Gewässer.

Um solche Umweltschäden zu reduzieren, gibt es immer mehr Reinigungsmittel, die auf belastende Inhaltsstoffe verzichten. «Inzwischen gibt es anerkannte Zertifikate, mit denen sich erkennen lässt, ob Reinigungsprodukte umweltverträglich sind», ergänzt Bönsch. «So sind viele Produkte unserer Eigenmarke Niceday sowie zahlreiche Markenprodukte in unserem Sortiment mit dem Blauen Engel, dem PEFC-Siegel, dem EU Eco-Label oder dem FSC-Symbol ausgezeichnet.» Bei der Herstellung zertifizierter Produkte werden meist nachwachsende Rohstoffe eingesetzt, die biologisch abbaubar sind. Auch Klima- und Naturschutz werden bei der Produktion beachtet.

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Umweltfreundliche Reinigungsmittel stehen ihrer schädlichen Konkurrenz in Sachen Schmutzentfernung in nichts nach.

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Wem diese Icons nicht genug sind, der kann mit dem «Cradle-to-Cradle»-Zertifikat auf Nummer sicher gehen: «Cradle-to-Cradle» («von der Wiege zur Wiege») ist die Vision einer abfallfreien Wirtschaft, bei der Firmen keine gesundheits- und umweltschädlichen Materialien verwenden. Toxische und giftige Inhaltsstoffe sind hier ausgeschlossen. Alle eingesetzten Stoffe befinden sich dazu in einem natürlichen Kreislauf.

Umweltbewusstsein lohnt sich Laut einer Green-Office-Studie des deutschen Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) ist der Hauptgrund für die Umsetzung umweltgerechter Massnahmen ein besseres Image, dicht gefolgt von Kosteneinsparungen. Dass Letzteres zutrifft, zeigt der sogenannte «Sustainability Value Score» (SVS): Demnach ist die Nachhaltigkeit eines Unternehmens ein wesentlicher Aspekt der Reputation und gehört zum wertvollsten Kapital eines Unternehmens. Das heisst: Wer selber umweltfreundlich handelt, wird bei den Kunden positiver wahrgenommen – und steigert so den Umsatz.

Dennoch ist für viele Unternehmen beim Einkauf grüner Produkte der scheinbar höhere Preis eine Hürde. Laut Bönsch eine Fehlkalkulation: «Die Unterschiede bei den Produktkosten sind gar nicht so gravierend», erläutert der Cleaning- und Hygiene-Experte. «Wichtiger ist es, den gesamten Einkaufsprozess zu betrachten und mögliche Einsparungspotenziale bei den Prozess- und Verbrauchskosten zu nutzen.»

Die eigentliche Frage muss also lauten: Wie werden Produkte bestellt? Und: Wie werden sie verwendet und wieder entsorgt? Hier sind beträchtliche Einsparungen möglich, auch wenn das reine Produkt zunächst ein wenig teurer erscheint. «Das versuchen wir, unseren Kunden bewusst zu machen und erarbeiten mit ihnen entsprechende Einsparpotenziale», so Bönsch. «Schliesslich ist auch im ‚grünen Büro’ nicht der Einzelpreis eines Produkts entscheidend, sondern die ‚Total Costs of Ownership’.»

Um Umweltschäden zu reduzieren, gibt es immer mehr Reinigungsmittel, die auf belastende Inhaltsstoffe verzichten.

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Bedarf & Technik

Aktenvernichter: Darauf sollten Sie achten

Das Grundprinzip ist einfach: Zwei ineinandergreifende Schneidwellen Schneidwellen in Streifen oder Partikel – und vernichtet ist das Dokument, das niemand mehr lesen soll. Oder anders geschrieben: Aktenvernichter dienen dazu, nicht mehr benötigte, vertrauliche Dokumente unkenntlich zu machen, indem sie diese maschinell zerkleinern. Doch welches ist der passende Aktenvernichter für welche Einsatzzwecke?

Das Interview mit Jürgen Weiss vom Aktenvernichter-Hersteller HSM.

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© HSM

schnappen sich das Papier und schreddern es je nach Geometrie der

Jürgen Weiss, was muss ein einfacher Aktenvernichter mindestens können?

«Die Mehrzahl der heute am Markt verfügbaren Aktenvernichter zeichnen sich durch eine kompakte Bauweise und eine einfache Handhabung mit Start-Stopp-Automatik aus. Einmal eingeschaltet, erfolgt die Bedienung in der Regel intuitiv – das zu vernichtende Schnittgut wird in einen Einführschlitz gegeben, automatisch eingezogen und geschreddert. Das vernichtete Material fällt in einen Auffangbehälter. Aktenvernichter, die Papier in Streifen schneiden nutzen das zur Verfügung stehende Auffangvolumen deutlich schlechter als Modelle mit Partikelschnitt. Aktenvernichter im Einstiegsbereich können in der Regel Papierstapel mit mindestens fünf Blatt 80-grämmigem Papier schreddern.

Sollte der Verwender zu viel Papier auf einmal eingelegt haben, kann eine automatische Rücklauf-Funktion Papierstau verhindern. Da Aktenvernichter gewöhnlich direkt neben dem Arbeitsplatz stehen, sollte auf das Betriebsgeräusch geachtet werden. Zudem gilt es beim Kauf auch auf Prüfzeichen zu achten – sie geben Auskunft, ob das Gerät sicher oder energiesparend im Betrieb ist.»

Welche Features zeichnen Spitzengeräte aus?

«Wer Aktenvernichter im Büroalltag einsetzt, wird ein leistungsstarkes Markenprodukt bevorzugen. Einige Anbieter verwenden robuste Schneidwerke und Schneidwellen aus massivem Stahl.

Die speziell aufeinander abgestimmten Antriebskomponenten gewährleisten Langlebigkeit und hohe Laufruhe – auch bei Dauerbetrieb. Der Start/Stopp erfolgt in der Regel automatisch über eine Lichtschranke. Ein Sichtfenster im Auffangbehälter oder eine Anzeige, die einen vollen Auffangbehälter signalisiert, werden professionelle Nutzer ebenso nicht missen wollen, wie Schutzvorkehrungen. Weit verbreitet sind Sicherheitselemente, die den unbeabsichtigten Einzug, etwa eines Schals oder einer Krawatte, verhindern und bei leichtem Druck das Gerät sofort stoppen.»

Worauf muss ich beim Kauf eines Aktenvernichters besonders achten?

«Beim Kauf eines Aktenvernichters können Kunden aus einer Vielzahl an unterschiedlichen Geräten wählen. Angeboten werden kleine Aktenvernichter für den Schreibtisch oder das Home-Office, kompakte Modelle für den Arbeitsplatz, kraftvolle Geräte für die Nutzung durch fünf bis acht Personen oder besonders leistungsstarke professionelle Aktenvernichter, die zentral in einer Abteilung betrieben werden. Wer maximalen Komfort sucht, wählt einen Aktenvernichter mit automatischem Papiereinzug.

Bei der Anschaffung sollte klar sein, wo, durch wen, wie oft und welche Daten vernichtet werden. Aktenvernichter werden in der Regel dort platziert, wo sensible betriebliche oder personenbezogene Daten verarbeitet und vernichtet werden. Die Anzahl der Nutzer und das zu erwartende Schredderaufkommen geben wertvolle Hinweise über das benötige Auffangvolumen des Aktenvernichters. Achten Sie besonders auf die Blattleistung. Diese gibt an, wie dick der Papierstapel sein darf, um in einem Durchgang geschreddert werden zu können. Sofern Sie DIN A3 Papier vernichten wollen, beachten Sie die Eingabebreite.

drei Jahre Produktgarantie sowie eine lebenslange Garantie auf die Schneidwellen.»

Stichwort sensible Dokumente: Bin ich da mit einem Aktenvernichter auf der sicheren Seite?

«Nach der Datenschutz-Grundverordnung muss jeder, der mit vertraulichen betrieblichen oder personenbezogenen Daten zu tun hat, sicherstellen, dass alte oder nicht mehr benötigte Unterlagen sicher und zuverlässig vernichtet werden. Mindestanforderung ist nach der international gültigen Norm die Datenvernichtung in Sicherheitsstufe 3. Wer auf Nummer sicher gehen will wählt ein Modell, das Dokumente mindestens in P-3 oder besser in P-4 schreddert. Je höher die Sicherheitsstufe ist, desto kleiner werden die Partikel, die ein Aktenvernichter erzeugt. Übrigens: Viele Aktenvernichter können neben Papier auch andere Datenträger vernichten, zum Beispiel Kunden- und Kreditkarten, CDs oder Disketten. Wer häufig digitale Datenträger vernichtet, dem sei ein separates Schneidwerk empfohlen. Separate Schneidwerke vernichten Datenträger oftmals in einer noch höheren Sicherheitsstufe und erleichtern die sortenreine Trennung des Schnittguts.»

Das Thema Umweltfreundlichkeit gewinnt immer mehr an Bedeutung. Aktenvernichter von führenden Anbietern verfügen über Funktionen zur Energieeinsparung und schalten nach einer gewissen Zeit automatisch in den Standby-Modus oder drosseln lastabhängig den Energiebedarf. Eine Orientierung kann das bekannte Umwelt-Gütesiegel ‚Der Blaue Engel‘ geben. Es kennzeichnet Geräte, die sich durch einen geringen Energieverbrauch auszeichnen, langlebig konstruiert sind und bei denen umweltbelastende Materialien vermieden wurden.

Ein weiteres wichtiges Kriterium beim Kauf eines Aktenvernichters ist die Garantie. Einige Hersteller gewähren

Zum Interviewpartner Jürgen Weiss ist Area Sales Manager Schweiz bei HSM GmbH + Co. KG, Hersteller von Aktenvernichtern mit Sitz in Süddeutschland. www.hsm.eu

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Bedarf & Technik

IDEAL – die Helden der DSGVO ten, USB-Sticks, Smartphones, Tablets, Servern oder anderen Datenträgern. In unserem digitalen Zeitalter wird immer wieder vergessen, dass auch Papierdokumente schützenswerte Daten enthalten. Und nachweislich befindet sich ein Grossteil der vertraulichen Daten noch immer auf Papier.

So werden heute vielfach die vertraulichen Daten auf Computern und Servern mit Passwörtern und Verschlüsselungen geschützt, die entsprechenden Ausdrucke in Papierform liegen indessen völlig ungeschützt auf dem Schreibtisch. Auch auf das Löschen von vertraulichen Daten von Tablets oder Smartphones wird viel Energie verwendet, wohingegen Papierdokumente mit vergleichbarem Schutzbedarf vielfach im Papierkorb landen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Und da finden sich neben Vertragsunterlagen, Angeboten, Kontoauszügen und Belegen durchaus auch Personal-, Steuer- und Buchhaltungsunterlagen.

Zum Beispiel: IDEAL 4005, Hochleistungs-Büroaktenvernichter mit Kapazitäskontrolle ECC und automatischem Öler. In allen gängigen Sicherheitsstufen verfügbar.

Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU ist seit dem 25.

Mai 2018 in Kraft. Die Verordnung betrifft auch die zahlreichen Schweizer Unternehmen mit Berührungspunkten zu Ländern der EU. Das Thema ist deshalb auch hierzulande sehr brisant und löst vielerorts Unbehagen aus. Das muss zumindest bezüglich der geforderten Vernichtung von personenbezogenen Daten auf Papier nicht sein.

Die Hermann Kuhn AG in Bassersdorf bietet mit den IDEAL Aktenvernichtern Geräte mit der im wahrsten Sinn des Wortes „idealen“ Verbindung von Leistung, Sicherheit, Design und Bedienungskomfort an.

Akustik und Licht Beim Datenschutz denken die meisten zunächst an den Schutz von Festplat-

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Neue Pflichten bei personenbezogenen Daten Personenbezogene Daten sind äusserst sensibel und unterliegen strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen. Deshalb müssen sie unter anderem zeitgerecht verarbeitet und sicher vernichtet werden – so schreibt es die DSGVO vor. Die Verordnung verlangt ausserdem nach einer lückenlosen Dokumentation von personenbezogenen Daten. Das beinhaltet den Zweck der Speicherung, die Dauer sowie die Dokumentation der Daten-Löschung. Wichtig ist hierbei ebenfalls die Aktualisierung der vorhandenen Unterlagen – Stichwort Datenminimierung –, da diese ebenfalls den Vorgaben der DSGVO entsprechen müssen.

Dabei gibt es meist eine Menge alter Papierdokumente zu vernichten, was nach einem leistungsstarken Aktenvernichter verlangt. In diesem Zuge sollte aber unbedingt auch an die Vernichtung der Altablage gedacht werden. Denn Date-

Bedarf & Technik

Die DSGVO bietet neben dem damit einhergehenden Aufwand auch die Chance, das Vertrauensverhältnis gegenüber Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu untermauern.

nerhebung auf Vorrat ist laut DSGVO verboten. Und durch die deutlich verschärften Datenschutz-Richtlinien drohen bei Nichterfüllung extreme Geldbussen.

Sicherheitsstufen erleichtern den Nachweis Empfohlen ist für die Vernichtung von personenbezogenen Daten mindestens Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4, besser noch der Sicherheitsstufe P-5. Die Sicherheitsstufe P-4 ist geeignet für Papierdokumente, die besonders sensible Daten beinhalten. Dazu zählen beispielsweise Gehaltsabrechnungen, Personaldaten, Bilanzen, Arbeits- und Steuerunterlagen, Rechnungen etc. Die Sicherheitsstufe P-5 wird empfohlen bei geheim zu haltenden Daten wie Prozessunterlagen, Bilanzen, G+V-Rechnungen, Strategiepapieren, Konstruktionsunterlagen, Krankenakten etc.

Gemäss der DSGVO muss jeder nachweisen können, dass er rechtskonform arbeitet und die Datenschutzvorgaben einhält.

Und dies funktioniert am besten mit einem Qualitäts-Aktenvernichter von IDEAL.

Mehraufwand als Chance nutzen Die DSGVO ist eine Modernisierung für wirkungsvollen und konkreten Schutz personenbezogener Daten. Neben dem damit einhergehenden Aufwand haben Juristen, Unternehmen und Verwaltungen aber auch die Chance, ihr Vertrauensverhältnis gegenüber Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu untermauern, wenn sie diese Richtlinie umsetzen und danach arbeiten. Der offizielle Termin für das Inkrafttreten der DSGVO ist zwar verstrichen, nicht so aber die Brisanz dieses Themas.

Die Vorzüge der IDEAL Aktenvernichter Neben einem umfassenden Qualitätsund Sicherheitsstandard bestechen die Schredder der Marke IDEAL auch mit Höchstwerten bei Leistungsstärke, Bedienkomfort und Lebensdauer – verbunden mit einer zuverlässigen Technik sowie einem funktionalen, modernen Design. IDEAL Aktenvernichter vernichten alle Daten zuverlässig, direkt und zeitnah dort, wo sie entstehen – am einzelnen Arbeitsplatz. Das haben auch die Endkunden erkannt: Mit der Einführung der DSGVO hat sich die Nachfrage nach IDEAL Aktenvernichtern überdurchschnittlich erhöht.

Weitere Informationen: www.aktenvernichter.ch

Die professionellen, nachhaltig und nach strengen Massstäben produzierte IDEAL Aktenvernichter überzeugen seit mehr als sechs Jahrzehnten Kunden in aller Welt. Für ein sicheres Gefühl bei den Anwendern sorgt zusätzlich auch die Lifetime-Garantie auf die Messerwellen der Geräte. Diese wird ergänzt durch die Verpflichtung, Ersatzteile für alle Geräte bis mindestens 15 Jahre nach dem Herstellungsdatum zu liefern.

Hermann Kuhn AG Grindelstrasse 21 Postfach 434 8303 Bassersdorf Telefon +41 44 83 83 400 Fax +41 44 83 83 449 office@hermannkuhn.ch www.aktenvernichter.ch

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Bedarf & Technik

Von der Denz AG bis officebase: 50 Jahre Branchenerfahrung Gestern die Denz AG, heute officebase. Und dazwischen 50 Jahre Branchenerfahrung. Anlass genug für einen Blick auf das spannende Leben des Büroexperten Albert Denz und sein Büroeinrichtungsportal officebase. Ein Berufsleben, das vor allem eins ist: eine kleine Geschichte der Schweizer Büroeinrichtungsbranche.

Vom Elternhaus zu Foster & Grimshaw – die Denz AG Vor genau 50 Jahren – 1968 – hat Albert Denz die Firma Denz AG gegründet und damit die erste Seite seiner Geschichte mit dem Titel «50 Jahre Büromöbelbranche» geschrieben. Denn auf die pionierhafte Firmengründung im heimischen Elternhaus folgte der schnelle Aufstieg des Büromöbelunternehmens, die Prägung wegweisender Designs, die Möblie-

rung grosser Konzerne sowie schillernde Auftritte von Grimshaw und Foster im eigenen Designcenter.

Aufhören, wenn es am schönsten ist! Auf dem absoluten Höhepunkt des Unternehmens schloss der Schweizer das Kapitel der Denz AG 2004 mit dem Verkauf an die Lista-Office Group.

Aber nur um ein neues Kapitel aufzuschlagen. Als Präsident des Schweizeri-

schen Büroeinrichtungsverbandes Büroszene.ch wollte er etwas von seinem Wissen der Branche zurückgeben und gründete officebase, die heute grösste deutschsprachige Plattform für Büroeinrichtungen im deutschsprachigen Raum. officebase: Finden statt suchen officebase hat sich zur Aufgabe gemacht, dass Interessenten nicht nur sämtliche erhältlichen Büromöbel schnell auf office-

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base finden, sondern auch konzentriert über die Branche in der Schweiz informiert werden. Angefangen in der Schweiz wo das Portal officebase.ch so gut ankam, dass Albert Denz das Konzept der «kurzen Wege zur Büroplanung» mit officebase.info kurz darauf auf Deutschland und Österreich übertragen hat.

Getreu dem Motto «finden statt suchen» funktioniert officebase über den direkten Draht zu Fachhändlern und Herstellern und vollständigen Produktübersichten, die sich bis ins Detail filtern lassen. Nach nur wenigen Klicks wissen die Besucher, genau ob und wo ein Produkt oder eine Dienstleistung in der Schweiz erhältlich ist. Sie suchen einen designstarken Schreibtisch, der bereits wichtige Auszeichnungen gewonnen hat? Das Portal serviert die Ergebnisse in Sekundenschnelle. Langes Suchen oder Herumtelefonieren ist nicht mehr nötig. Das Portal verbindet eine detailreiche Produktübersicht mit cleveren Filterfunktionen, die die Produktfülle ganz nach Wunsch eingrenzt und zum gewünschten Produkt führt.

Eine Idee, die vor allem bei Büroplanern und Einkäufern sehr gut ankommt: täglich stellen sie über officebase Produktanfragen, die direkt an die Hersteller gehen und die damit über einen weiteren, reichweitestarken Onlinekanal Ihre potentiellen Kunden erreichen können. Ein alter-

nativer Weg führt die Interessenten direkt zu den Fachhändlern vor Ort, die abermals mit nur wenigen Klicks und einer praktischen Radiuseingrenzung direkt auf officebase gefunden werden können.

Abgerundet wird das Konzept der Büroplanung 2.0. mit Büroplanungsreferenzen, die die vorgestellten Produkte in der Anwendung zeigen und zur Inspiration der eignen Büroplanung dienen.

Das Rund-um-Portal: Ganzheitlich informiert Doch officebase geht über den Anspruch eines reinen Produktportals hinaus und informiert seine Anwender auf vielfältige Weise über die neuesten Bürotrends, die aktuellsten Branchennews, spannende Veranstaltungen und hält seine Nutzer mit Wissenswertem, Tests und Tools auf dem neuesten Stand in Sachen Bürowissen.

Ein Herzstück von officebase sind – neben der vielfältigen Produktübersicht – die Branchennews. Hier finden Interessierte fundierte Neuigkeiten der Branche.

Eng damit verbunden ist der Veranstaltungskalender in dem die wichtigsten Branchenevents präsentiert werden, so dass kein wichtiges Event mehr verpasst wird.

den Newsletter, der alle Produktneuheiten und News kurz und knackig aufbereitet festhält.

Das weiteres Feature von officebase ist der Ratgeber. Er informiert über aktuelle Bürotrends wie «Activity Based Working» oder präsentiert die neuesten Büroapps zur Erleichterung des Arbeitsalltags. Und hier wird auch deutlich: officebase geht mit der Zeit. Und so wundert es auch nicht, dass das Portal sämtliche Kanäle der sozialen Netzwerke bespielt.

Aber nicht zuletzt lautet eine der wichtigsten Zutaten des Erfolgsrezepts: Erfahrung. 50 Jahre Branchenerfahrung, die sich wie ein roter Faden durch die Plattform zieht und es dadurch von anderen Portalen abhebt.

Heute Lieferant, morgen Kunde «Man sieht sich immer mehrmals – heute als Lieferant, morgen als Kunde» war sich Albert Denz immer sicher. Und so überrascht es nicht, dass sich unter den zahlreichen Herstellern und Händlern, die officebase präsentiert, viele der damaligen Mitbewerber befinden – ein Ergebnis einer bereits seit 50 Jahren gelebten Geschäftsphilosophie auf Augenhöhe.

Für alle, die regelmässig auf dem Laufenden gehalten werden wollen, bietet officebase einen monatlich erscheinen-

Büroeinrichtung, Marken, Regale, Tischleuchten, Uhren, Stehleuchten, Neuheiten, Veranstaltungen, Kalender, Anlässe, Mobile Lichtsysteme, Papierkörbe, Bibliotheken, Tresore, Beratung, Flipofficebase.ch charts, Objektsitzmöbel, Bürotische, Schallschutzmöbel, Vitrinen, Spiegel, mobile Büroelemente, Deckenleuchten, Beschriftungen, Trennwände, Die grösste Büroeinrichtungsplattform, Schreibtische, Lagereinrichtung, Akustik, Akustikelemente, Prospektständer, 19 Designer, Barhocker, Bürostühle, Container, Garderoben, Trenn-

Lager & Betrieb

Die heutige Arbeitswelt befindet sich nicht zuletzt durch die Digitalisierung von Arbeitsprozessen in einem stetigen Wandel. Insbesondere das Konzept des Büros, in dem Mitarbeiter täglich zusammen kommen, um ihre Arbeit zu verrichten, steht dabei auf dem Prüfstand. Immer wichtiger wird die ortsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen oder innerhalb eines Teams. Welche Rolle kommt dabei der E-Mail noch zu? Für so manche ist sie ein Auslaufmodell. Aber Totgesagte leben länger!

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© Tim Reckmann/pixelio.de

Ist die E-Mail tot?

Durch die Zunahme von flexiblen Arbeitsmodellen mit individueller Arbeitseinteilung im Home Office und mobilen Geräten findet der Austausch seit einiger Zeit über Collaboration-Tools wie etwa Slack, Wrike oder Honey statt.

Bieten diese Dienste auf den ersten Blick die ideale Lösung zur Vernetzung von Mitarbeitern, sollte die klassische E-Mail zur Kommunikation zwischen Mitarbeitern, mit Kunden und Interessenten nicht unterschätzt werden.

Die E-Mail lebt Nach einem Bericht des US-Marktforschungsinstituts Radicati Group zur weltweiten E-Mail-Nutzung schreiben und erhalten rund 2,8 Milliarden Menschen täglich 235,6 Milliarden E-Mails. Dabei erkennen die Forscher eine eindeutige Zunahme der E-Mail-Kommunikation: Die Anzahl der E-Mail-Accounts wird von 4,92 Milliarden 2017 um 14 Prozent auf 5,59 Milliarden in 2019 klettern.

Die Erklärung ist einfach: E-Mail-Kommunikation ist nicht nur intuitiv, sondern auch die einzige Lösung, die es ermöglicht, alle – das heisst auch externe Kontakte – zu erreichen, sei es Geschäftspartner, Behörden oder private Kontakte. Auch der Versand und die Verteilung von Dokumenten, insbesondere mit sensiblen Informationen, sind durch E-Mails deutlich einfacher und sicherer. Ausserdem benötigt man E-Mail-Adressen, um online etwas zu bestellen, sich bei Diensten anzumelden oder für die Teilnahme an Veranstaltungen zu registrieren.

E-Mail Flut durch Collaboration-Tools Ein Problem von Chats und Collaboration-Tools ist, dass sie proprietäre Lösungen sind, die nicht miteinander kompatibel sind. Stellt ein Unternehmen beispielsweise seine hauptsächliche Kommunikation auf Collaboration-Tools um, muss es, um mit allen seiner Kunden in Kontakt zu bleiben, unzählige Lösungen verwenden. Zusätzlich dazu,

Forscher erkennen eine eindeutige Zunahme der E-Mail-Kommunikation. © S. Hofschlaeger/pixelio.de

dass dies nicht praktikabel ist, besteht bei vielen grossen Anbietern dieser Dienste die Tendenz, die Benutzer an ihre eigenen Tools zu binden.

Ein Hauptaugenmerk von Collaboration-Tools liegt darauf, die Kommunikation zu vereinfachen. Tatsächlich steigt durch die Nutzung der Dienste die Anzahl der E-Mails im Posteingang jedoch an, da die Tools meist zusätzliche E-Mails generieren. Betrachtet man den Bereich Marketing, lebt auch dieser von der Kommunikation via E-Mail, da so gezielt relevante Personen erreicht werden können.

Wer liest mit? Sicher kommunizieren Ende Mai 2018 trat die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft und damit verschärften sich für Unternehmen die Regeln der Datenspeicherung.

Nimmt man die Archivierung von Nachrichten, ist auch dies über das Archiv eines E-Mail-Postfachs sicherer im Vergleich zu der Nachrichten-Speicherung

in Collaboration-Tools die oftmals über US-Server läuft.

Die meisten Unternehmen setzen für ihre E-Mail-Kommunikation auf E-Mail Clients, die im Vergleich zu Collaboration-Tools eine besonders sichere Kommunikation ermöglichen. So bietet zum Beispiel eM Client, der Anbieter der gleichnamigen E-Mail-Client-Lösung, die Verschlüsselungstechnologie PGP an. Diese kommt auch bei Google E-Mails zum Einsatz: Dabei werden alle E-Mails, die von dem Client versendet werden, von diesem selber verschlüsselt, so dass der Google-Server sie bereits verschlüsselt erhält – auch über den Internetprovider sind die E-Mails verschlüsselt.

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Die klassische E-Mail sollte nicht unterschätzt werden.

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Lager & Betrieb

© industrieblick - Fotolia.com

Karton – der Star im Lager

Schauen Sie sich in Ihrem Lager um: Karton soweit das Auge reicht.

Aber warum ist das so? Warum ist Karton das mit Abstand beliebteste Verpackungs-, Transport- und Aufbewahrungsmaterial? Die Antwort ist ebenso simpel wie einleuchtend.

Vereinfacht geschrieben, ist Karton einfach Papier, das in mehreren Lagen ohne Einsatz von Klebstoff verpresst wird. Wiegt das Resultat dann mehr als 220 Gramm pro Quadratmeter, ist es gemäss der Confederation of European Paper Industries CEPI eben nicht mehr Papier sondern Karton.

Seit der Erfindung des Papiers 200 Jahre vor Christus in China ist auch Karton zu einem ständig beliebteren Begleiter im Alltag der Menschen Die clevere Konstruktion von Wellkarton

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geworden. Auch im Büro – vom Ordnerdeckel über die Rückseite des Schreibblocks bis zum Innenleben der plastifizierten Schreibtischunterlage. Überall verstärkt er, was verstärkt werden muss. Überhaupt nicht wegzudenken ist der Einsatz von Karton als Verpackungs-, Transport- und Aufbewahrungsmaterial. Aber schauen Sie mal genauer hin: Dabei kommt in der Regel eine spezielle Form von Karton zum Einsatz – der Wellkarton.

Starkes Leichtgewicht Wellkarton entsteht durch das Zusammenkleben von mindestens einer glatten und einer gewellten Papierbahn. Je nachdem werden bis zu neun Papierbahnen eingesetzt, um Wellkarton unterschiedlicher Stärke herzustellen.

Die Welle ist das Besondere an dieser Leichtbaukonstruktion. Leichtes Papier erhält eine ausserordentliche Festigkeit, wenn es gewellt und mit glatten Papierbahnen verklebt wird. Das Resultat ist ein Material, das im Verhältnis zu seinem geringen Gewicht besonders stabil ist. Ideal also für Verpackungen, für Transport und Lager. So erstaunt es denn auch nicht, dass weltweit über zwei Drittel aller Verpackungen aus Wellkarton bestehen. Karton – wahrlich ein Star, vor allem auch im Lager.

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Lager & Betrieb

Fotos: © GREIFF Mode

Gemeinsam gut aussehen

Wenn der Kunde sofort erkennt, wer die Mitarbeiter eines Unternehmens sind, dann liegt das meist an der einheitlichen Bekleidung, der Corporate Fashion.

Ob Büro, Hotels, Banken, Versicherungen, Touristik oder Service – in allen Häusern, die Dienstleistung grossschreiben, wird auch besonderer Wert auf die anspruchsvolle textile Visitenkarte gelegt, denn Professionalität und Seriosität assoziiert der Kunde auch mit dem ersten optischen Eindruck des Teams und der Mitarbeiter. Das einheitliche Erscheinungsbild steht nicht nur für den Wiedererkennungseffekt, sondern fördert auch das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit dem Unternehmen.

apartem Design mit hochwertigem Komfort und bester Qualität.

Besonderen Wert sollte dabei auf die kombinierbare Vielfalt gelegt werden, die Raum für die persönliche Note der Mitarbeiter lässt: stilvolle Blazer und Sakkos lassen sich mit modernen Blusen oder Hemden kombinieren. Angesagte Business-Farben im zeitlosen Schwarz, modernen Blau- oder Grautönen unterstreichen den seriösen Auftritt. Dabei gilt: alle Kollektionsteile sollen angenehm zu tragen sein – auch wenn der Arbeitstag lang wird.

Die Mitarbeiter einbeziehen Bei der Auswahl der passenden Kollektion für das Team sollten die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Gleichzeitig muss die Kleidung auf alle Arbeitsabläufe optimal abgestimmt sein.

Dabei geht es um die Synergie aus

Neben dem klassischen Anzug darf es heute aber auch mal mutiger sein. So ist der sportlich-lässige Business-Style mit Chino-Hosen oder Denim-Jeans ebenfalls angesagt.

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Quelle: greiff.de

Die textile Visitenkarte ist von grosser Bedeutung.

Lager & Betrieb

Design in bester Ordnung: Biella lanciert die «Collection Bundesordner» Biella als grösster Schweizer Büromaterialhersteller mit über 100-jähriger Tradition geht mit der Collection Bundesordner aus den Büros auf die Strasse. Erhältlich sind die Produkte ab sofort im Handel und auf dem eigenen Onlineshop von Biella.

ners®, eine Schreibmappe und ein Notizbuch in passender Leinenoptik zur neuen Produktlinie.

Vom Laptop Backpack bis zum Notizbuch Zur Collection Bundesordner gehören der Laptop Backpack CROWD, das Tablet Sleeve BALANCE und das Portemonnaie CITY. Charakteristisch für diese Produkte zeigt sich das Persenning- und Canvas­ Material mit der Verarbeitung von pflanzlich gegerbtem Leder sowie Innenfutter aus Biobaumwolle. Die Artikel sind funktional vielfältig und schlicht im Design, langlebig und praktisch sowie für den geschäftlichen und privaten Alltag.

Ergänzend gehören klassische Büroartikel, wie eine Sonderausgabe des Bundesord-

Schweizer Design, fair verarbeitet Die Produkte werden nachhaltig und fair von Hand verarbeitet. Der Produktions­ standort unterliegt als SEDEX Mitglied den geprüften Standards für eine sozialverantwortliche Lieferkette. Die verarbeitete Baumwolle trägt das GOTS Zertifikat (biologischer Anbau und foirTrade Produktion). Den Ordner und die Schreibmappe stellt Biella vollständig am eigenen Standort in Brügg in der Schweiz her.

www.biella.ch www.collection-bundesordner.ch

unikat

Bisher war Biella eine Lifestyle-Marke für Schweizer Ämter, Büros und Haushalte. Seit 1908 sorgt der Bundesordner® dafür, dass Papier fein säuberlich aufbewahrt und bei Bedarf wieder gefunden wird. Jetzt geht Biella auf die Strasse – mit der neuen Collection Bundesordner.

Wer oft unterwegs ist und im Zug genau so arbeitet wie zu Hause, schätzt Designartikel, um das Nötigste immer griffbereit zu haben.

Genau dafür gibt es ab jetzt die Collection Bundesordner. Sie überträgt den Gedanken

des namengebenden Ordners auf heutige Wertgegenstände und schützt und sortiert alles vom Geld bis zum Gedanken.

« Wenn es um eine natürliche und gesunde Ernährung geht …»

« … schneiden Schweizer Äpfel sehr gut ab »

Relax & Wohlbefinden

© Plantronics

Der Lärm nimmt zu

Eine neue Studie zeigt: Die Lärmbelastung von Büroangestellten nimmt zu. Nur ein Prozent der Mitarbeiter gibt an, sich ausreichend vor Lärm und Ablenkung im Büro schützen zu können – eine drastische Entwicklung in den jüngsten Jahren. Interessant: Millennials sind weniger zufrieden mit ihrer Arbeitsumgebung als ältere Kollegen. Fatal: Mitarbeiter in lauten Büros ziehen einen Jobwechsel innerhalb der nächsten sechs Monate eher in Betracht. Höchste Zeit also, die Lärmbelastung in Büros mit konkreten Massnahmen anzugehen. Dabei zeigen Top-Unternehmen wie es geht.

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Hinter offenen Büroumgebungen steht die Idee, die Zusammenarbeit von Mitarbeitern zu fördern. Eine neue Studie vom Forschungsinstitut Oxford Economics, die von Plantronics, Spezialist und Pionier für Kommunikationslösungen im professionellen und Consumer-Bereich, in Auftrag gegeben wurde, zeigt jedoch, dass die Lärmbelastung in Grossraumbüros gravierende Ausmasse annimmt.

Demnach haben sich die Bedingungen seit der ersten Erhebung aus dem Jahr 2015 deutlich verschlechtert.

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Die Bedingungen seit der ersten Erhebung aus dem Jahr 2015 haben sich deutlich verschlechtert.

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Das Forschungsinstitut Oxford Economics befragte für ihre aktuelle Studie weltweit 500 Führungskräfte und Angestellte aus verschiedensten Industrie- und Funktionsbereichen. Die Teilnehmer kommen aus den USA, Grossbritannien, Deutschland, Indien, China, Australien, Dänemark, Schweden, Finnland und Norwegen. Die Untersuchung umfasst zudem tiefergehende Interviews mit Führungskräften, die sich aktiv mit den Herausforderungen moderner, offener Arbeitsumgebungen an die Zusammenarbeit und Produktivität auseinandersetzen.

Die wichtigsten Ergebnisse der Studie Die akustischen Bedingungen in offenen Büroumgebungen haben sich drastisch verschlechtert. Die Mehrheit der Führungskräfte und Angestellten berichten, dass sie an ihrem Arbeitsplatz nahezu konstant Lärm ausgesetzt sind und für Meetings oder konzentriertes Arbeiten kaum Rückzugsmöglichkeiten haben.

Die Bedingungen sind nachweislich schlechter als noch vor drei Jahren.

Dabei gibt es weiterhin grosse Diskrepanzen zwischen dem, wie Führungs-

63 Prozent der Mitarbeiter geben an, keinen Rückzugsort für konzentriertes Arbeiten zur Verfügung zu haben. © Plantronics

kräfte und Angestellte dieses Problem wahrnehmen:

ling zurück, um Lärm und Ablenkung zu reduzieren.

• Nur 1 Prozent der befragten Mitarbeiter (gegenüber 20 Prozent aus dem Jahr 2015) gibt an, keine Massnahmen gegen Lärm und Ablenkung ergreifen zu müssen, um konzentriert und fokussiert arbeiten zu können.

• Mitarbeiter in geräuschintensiven Büroumgebungen ziehen es eher in Betracht, ihren Arbeitsplatz innerhalb der nächsten sechs Monate zu wechseln.

•F ast zwei Drittel der befragten Führungskräfte (wie auch im Jahr 2015) glauben, dass ihre Mitarbeiter über die notwenigen Mittel verfügen, um sich vor Lärm und Ablenkung am Arbeitsplatz zu schützen. Dem stimmen nur 29 Prozent der Angestellten zu (gegenüber 41 Prozent zum Jahr 2015).

Das hat zur Folge, dass Angestellte selbst aktiv werden und Massnahmen ergreifen müssen: •D rei Viertel der befragten Mitarbeiter weltweit geben an, einen Spaziergang an der frischen Luft zu machen, um anschliessend konzentriert und effektiv arbeiten zu können. Ein Drittel greift auf Headsets mit Active-Noise-Cancel-

Fatale Folgen Die Ergebnisse zeigen weiter, dass Lärm und Ablenkung das Wohlbefinden, die Produktivität und sogar die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen. Führungskräfte bieten jedoch nicht genügend Unterstützung zur Behebung dieses Problems: • 63 Prozent der Mitarbeiter geben an, keinen Rückzugsort für konzentriertes Arbeiten zur Verfügung zu haben, was sich negativ auf ihre Produktivität, Zufriedenheit und ihr Wohlbefinden auswirkt.

• Beinahe alle befragten Führungskräfte weltweit schätzen die Produktivität ihrer Mitarbeiter als entscheidend für den finanziellen Erfolg ihres Unterneh-

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mens ein. Davon sieht nur ein Drittel der Befragten einen direkten Zusammenhang zwischen der Lärmbelastung und der Produktivität ihrer Mitarbeiter.

• Nur 6 Prozent der Führungskräfte weltweit geben an, die Büros ihrer Mitarbeiter mit Tools und Geräten zur Lärmreduzierung ausgestattet zu haben.

Unzufriedene Millennials Laut der Studie sind Millennials, also Personen im Alter von 22 bis 36 Jahren, eher an offene Büros gewohnt als ihre älteren Kollegen. Vermutlich geht dies mit der starken Verbreitung von Grossraumbüros in den vergangenen Jahren einher. So ist es wahrscheinlich, dass Millennials ihre ersten Karriereschritte in einem solchen Umfeld machten. Trotzdem zählen sie zu den Ersten, die die Herausforderungen von Grossraumbüros bewusst wahrnehmen und diesen anders gegenübertreten als ihre älteren Kollegen: • Während 30 Prozent ihrer älteren Kollegen angeben, ein geräuschintensives Arbeitsumfeld als anregend zu empfin-

den, bestätigen nur 9 Prozent der Millennials diese Aussage.

• Nur etwas mehr als ein Drittel der Millennials ist mit der Gestaltung ihres Büros zufrieden. Unter den älteren Mitarbeitern ist es fast die Hälfte der Befragten.

• Fast 90 Prozent der Millennials sind der Ansicht, dass es Aufgabe des Unternehmens ist, Massnahmen zur Bewältigung von Lärm, Ablenkung und Informationsüberlastung zu ergreifen. Unter den Älteren stimmen 75 Prozent dieser Perspektive zu.

• 84 Prozent der Millennials ziehen einen Spaziergang dem Aufenthalt in den büroeigenen Pausenräumen und an Ruheorten vor, um sich anschliessend besser konzentrieren zu können.

Nur 63 Prozent ihrer älteren Kollegen bevorzugen dieses Mittel.

Top-Unternehmen zeigen wie es geht Die Studie zeigt einen Zusammenhang zwischen dem Umsatzwachstum und der Art und Weise, wie Unternehmen die

Ein Drittel der Befragten greift auf Headsets mit Active-Noise-Cancelling zurück, um Lärm und Ablenkung zu reduzieren. © Plantronics

Gestaltung der Arbeitsumgebung ihrer Mitarbeiter angehen. Mehr als drei Viertel der Führungskräfte in Top-Unternehmen (mit einem Umsatzwachstum von über zehn Prozent und niedriger Fluktuation) geben an, dass die Raumakustik und die Lärmminimierung essentiell für den finanziellen Erfolg ihrer Organisation sind. Zudem führen sie an, proaktiv gegen Lärm und Ablenkung in ihren Büros vorzugehen: • Umsatzstarke Unternehmen stellen ihren Angestellten häufiger Tools zur Verfügung, um sich vor Lärm und Ablenkung zu schützen. Zudem bieten sie Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten.

• Unter den Führungskräften umsatzstarker Unternehmen glauben nur 28 Prozent, dass Mitarbeiter eine laute Umgebung als anregend empfinden. Bei den befragten Führungskräften der anderen Unternehmen sind es 50 Prozent.

Plantronics hat die Studie in Auftrag gegeben, um besser zu verstehen, wie Arbeitsumgebungen geschaffen werden können, in denen sich Mitarbeiter entwickeln und inspiriert arbeiten können.

«Die Ergebnisse sind eindeutig: Offene Büroräume können zu Kosteneinsparungen führen, jedoch häufig zu Lasten der Produktivität und des Wohlbefindens der Mitarbeiter», sagt Jennifer Adams, Director Enterprise Solutions Marketing.

«Mit fast 60 Jahren akustischer Expertise bieten wir eine Vielzahl an Lösungen, die sich mit diesen Herausforderungen befassen. Dazu gehören Headsets mit Active-Noise-Cancelling sowie unsere Akustik-Management-Lösung Plantronics Habitat Soundscaping. Unsere Vision: Ein offenes Büro, in das Mitarbeiter gern kommen, das ihr Wohlbefinden steigert und sie dabei unterstützt, ihrer Arbeit konzentriert und engagiert nachzugehen.»

Quelle: plantronics.com

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Relax & Wohlbefinden

BESSER, GESÜNDER UND PRODUKTIVER – JEDEN TAG. Seit über 100 Jahren hilft Fellowes den Menschen dabei, bei der Arbeit ihr Bestes zu geben und durch eine gesunde Arbeitsumgebung die Motivation und das Wohlbefinden zu steigern. Mit seiner Position als weltweit führender Anbieter für professionelle Lösungen in den Bereichen Organisation, Produktivität und Wohlbefinden legt Fellowes ganz besonderen Wert auf eine Vorreiterposition, was innovative Produkte sowie Trends bezüglich der Arbeits- und Bürowelt betrifft. Der Arbeitsplatz sollte genauso dynamisch sein wie der Mensch, der ihn benutzt.

Premiere auf der ORGATEC 2018 Seit dem vergangenen Jahr nimmt Fellowes einmal mehr das Thema Ergonomie in den Fokus und präsentiert pünktlich zur ORGATEC, der internationalen Messe für moderne Arbeitswelten, seine brandneuen Lösungen. «Als es darum ging, unser Sortiment um neue Lösungen für gesundes und produktives Arbeiten zu erweitern haben wir den Nutzern genau zugehört, um eine Synergie zwischen den Bedürfnissen und dem Design zu entwickeln.», so Fellowes Marketing Managerin Andrea Cantong. So kommt zum Beispiel der neue höhenverstellbare Schreibtisch Levado™, der auf Knopfdruck mehr Bewegung in den Arbeitsalltag bringt, hinzu. Dank SwiftLock™ System lassen sich die Tischbeine einfach ausklappen und sicher einrasten, ganz ohne Werkzeug. Bereits bestehende Tischplatten lassen sich mittels einer Klemme am Gestell anbringen. Alternativ sind passende Tischplatten aus nachhaltigen Quellen in verschiedenen Grössen und Farben erhältlich. Das intelligente Feather-Lift™ Bedienfeld und vier programmierbare Speichereinstellungen ermöglichen eine mühelose Einstellung der idealen Arbeitshöhe. Eine integrierte Kollisionserkennung mit automatischer Unterbrechung der Höhenverstellung unterbindet das Zusammenstossen mit Objekten wie Rollcontainern oder Papierkörben während der Höhenverstellung.

Die neue Lotus™ RT Sitz-Steh Workstation fördert mehr Bewegung am Schreibtisch und unterstützt kollaborative Teamarbeit.

Einzigartig auf dem Markt Neben höhenverstellbaren Tischen fokussiert sich Fellowes ebenfalls auf Sitz-Steh Workstations. Das neuste Produkt, die Lotus™ RT ist eine äusserst flexible Kombination aus Schwenkarm und Sitz-Steh Workstation, das den Nutzer in seinem Flow unterstützt und gesunde Produktivität fördert. Ein rotierender Tri-Motion™ Schwenkarm lässt die Arbeitsfläche für jede Tätigkeit, egal ob im Sitzen, Stehen oder während der Teamarbeit, flexibel positionieren.

Eine Installation mit minimalem Platzbedarf und gleichzeitig maximiertem verfügbarem Arbeitsplatz ermöglicht die Nutzung an nahezu jedem Arbeitstisch. Die zwei Plattformen mit schicker Echtholzoberfläche (wahlweise schwarz oder weiss) bewegen sich im Wasserfall Design fliessend mit dem Nutzer, während das Kabelmanagement bei jeder Bewegung die Kabel unter Kontrolle behält. Perfekt also, um den Arbeitsalltag mit einem oder zwei Bildschirmen dynamisch zu gestalten.

Lotus™ RT ergänzt die Serie der Sitz-Steh Lösungen rund um die preisgekrönte Lotus™ und deren Upgrade Lotus™ DX, die durch ihre drahtlose Ladestation für Qi-fähige Mobilgeräte und integrierte USB Ports überzeugt.

Als perfekte Ergänzung einer «Von-Kopfbis-Fuss» Lösung, für komfortable Haltung bei der Arbeit, entwickelte Fellowes die Anti-Ermüdungsmatte ActiveFusion™. Sie fördert eine leichte Dehnung und Bewegung sowie weiche und komfortable Unterstützung bei der Steharbeit. Hochwertiges Ergonomie-Zubehör wie Handgelenkauflagen und Fussstützen sowie die innovative Penguin® Vertikalmaus runden das Sortiment für ein gesünderes ergonomisches Arbeiten ab. Erstmals werden die Produktneuheiten am diesjährigen ORGATEC Stand C061 in Halle 6.1. dem breiten Publikum vorgestellt und zum Testen bereitstehen.

Weitere Informationen unter www.fellowes.com

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Produkte

News

Dynamischer Stehhocker

Stromloser Sitz-Stehtisch

Schwungvoller Konferenzsessel

Der Stehhocker giroflex 10 ist die farbig freche Offensive gegen das starre Sitzen und dabei extrem effizient. Denn Beweglichkeit im Sinne von Flexibilität ist in sämtlichen Lebensbereichen heute mehr denn je ein Schlagwort. Und das ist gut so: Nur ein Stoffwechsel in Bewegung liefert Nachschub für das Gehirn und nur bewegte Bänder und Muskeln bleiben in Form und halten die Wirbelsäule stabil und gesund.

Stehsitzen – ob am Stehtisch in der Kaffeeecke, am höhenverstellbaren Schreibtisch oder an der Werkbank: Die Konstruktion des giroflex 10 fordert den Balanceakt.

Durch ihn wird die Rückenmuskulatur trainiert und die Wirbelsäule entlastet. Sein Sitz garantiert die optimale Stützfunktion, während die körperliche und die geistige Leistungsfähigkeit ansteigen. www.giroflex.com

Das St. Galler Unternehmen Identi steht für innovative Büromöbelsysteme mit eigenständiger Ästhetik und kreativen Ideen auf hohem Qualitätsniveau. Dazu gehört auch das bewährte Programm dinamica. Die Sitz-Stehtische mit elektrischer Höhenverstellung erfahren jetzt eine attraktive Sortimentserweiterung: dinamica lift. Die Höhenverstellung erfolgt mit einer Gasfedertechnologie der neusten Generation. Das neue Konzept ohne Strom überzeugt mit einer sehr schnellen, äusserst geräuscharmen Höhenverstellung. Es bietet eine individuelle Materialisierung, insbesondere einen neuen attraktiven Farbton für das Untergestell in Bronze. dinamica lift fördert eine dynamische, rückenschonende Arbeitsweise und eignet sich auch hervorragend für den Meeting- und Besprechungsbereich. www.identi.ch

Mit dem neuen Konferenzsessel «Züco Signo» bietet die Dauphin-Gruppe eine passende Sitzlösung für kurzweilige Meetings und längere Konferenzen.

Das bewusst schlichte Erscheinungsbild wird massgeblich von der grosszügigen Rückenlehne beeinflusst. Mit Schwung gestaltet, erinnert die schlanke Silhouette der Lehne an die Doppel-S-Kurve der Wirbelsäule und macht den ergonomischen Komfort des Sessels bereits auf den ersten Blick sichtbar. «Züco Signos» fliessende Formensprache ist reduziert gehalten und verleiht eine exklusive, repräsentative Anmutung. Der Rückenbügel aus poliertem Aluminium ist markantes Designmerkmal und verleiht dem Sessel den letzten Schliff. Das schlichte Design von „Züco Signo“ wurde bereits mit dem «ICONIC AWARDS: Interior Innovation 2017» gewürdigt. www.dauphin-group.com

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