Ave Lellep: kvaliteedisüsteem muudab tööelu lihtsamaks

Ave Lellep:

kvaliteedisüsteem muudab tööelu lihtsamaks

Põhja-Eesti Regionaalhaigla laboratooriumi kvaliteedisüsteemi loonud ning praegu verekeskust juhtiva Ave Lellepi sõnul ei ole kvaliteet mingi koll, keda peab kartma — vastupidi, kvaliteediga tegelemine vähendab riske, vigade arvu ja ajakulu ning muudab tööelu seeläbi oluliselt sujuvamaks.

Tekst: Marina Lohk Fotod: Aivar Kullamaa

Töötasite Regionaalhaigla labori kvaliteedijuhina 12 aastat ning lõite sealse kvaliteedisüsteemi. Kuidas oli kvaliteedisüsteemita üldse võimalik tegutseda ja mis olid teie jaoks selle perioodi suurimad proovikivid?

Kõik on võimalik. Võeti proov, pandi masinasse, uuriti ja anti vastus. Kvaliteedi teemat oli küll hakatud laboris käsitlema juba enne kvaliteedijuhi ametikoha loomist, kuid puudus süsteem. Oma suurimateks saavutusteks sellel ajal peangi toimiva kvaliteedisüsteemi rajamist ja labori akrediteerimist. Vahest kõige keerulisem oli selle juures koostöö ja usalduse loomine. Minu arvates mängib siin võtmerolli töötajate kaasamine, et kõik ikka mõistaksid, miks on need tegevused neile vajalikud ja kasulikud. Selleks tuleb inimestega rääkida, neile arusaadaval ja omasel viisil seda selgitada.

Kui olin laboris juba mõne aasta töötanud, hakkasid kolleegid mulle ise ütlema, et ei, Ave, me ei saa nii teha, see ei ole kooskõlas meie kvaliteedisüsteemi põhimõtetega. Regionaalhaigla laborit ma usaldan, sest seal toimib süsteem hästi ka pärast seda, kui mina seal enam ei tööta. Kvaliteedipõhimõtted on omaks võetud ja juurdunud.

Millised proovikivid teid veel ees ootavad?

Neist lähiaja üheks suuremaks pean ma uue üleriigilise vereteenistuse infosüsteemi kasutuselevõtmist. Oleme seda projekti koos haigla IT-teenistuse ja Tartu Ülikooli Kliinikumiga juba paar aastat ette valmistanud ja jõud-

AVE LELLEP

 Alates okt 2019 Regionaalhaigla verekeskuse juhataja  Alates 2010 Eesti Akrediteerimiskeskuse erialaassessor  2008–2019 Regionaalhaigla laboratooriumi kvaliteedijuht  2003–2008 Põhja-Eesti Verekeskuse labori osakonnajuhataja / peaspetsialist  1995–2003 Põhja-Eesti Verekeskuse laborispetsialist  1989–1994 Tartu Ülikool, bioloogia

nud nüüd hankedokumentide koostamise etappi. Kuna vereteenistuse tegevused on väga täpselt reglementeeritud ja protsessid standardiseeritud, oleme võtnud uue infosüsteemi hankimisel suuna n-ö karbitootele ehk valmislahendusele, mida teiste riikide vereteenistused juba kasutavad (nt Taanis, Rootsis, Norras, Lätis jm).

Sellega kaasneb siiski ka meie seniste protsesside ülevaatamine. Muudatused praegustes tegevustes on paratamatud. Enda suurimaks ülesandeks peangi nende muudatuste elluviimise juhtimist, et selle kõige juures oleks verekeskuse toimepidevus katkematult tagatud.

Infosüsteemi muutmine on väga keerukas protsess ning ma arvan, et sellises nõudlikus olukorras on minu kõige olulisem ülesanne meeskonna töövõime juhtimine. Olen ikka armastanud öelda, et miski ei saa minna paremaks enne, kui on läinud kõigepealt hullemaks. Olen siiski veendunud, et see läheb meil korda ja me jõuame soovitud eesmärgini.

Milliseid isikuomadusi peate oluliseks kvaliteedi edendamisel?

Kindlasti on oluline väga hea suhtlemisoskus. Kvaliteedialast tööd ei saa teha üksinda oma kabinetis, vaid see on ühistegevus, milles igaühel on täita oma roll. Seega on oluline meeskonnatöö väärtustamine. Ühtaegu loen ma kvaliteedijuhtimist ka loominguliseks tööks ning seetõttu peab kvaliteedijuhil jätkuma loovust, et leida uudseid lahendusi ja vaatenurki. Kahtlemata on vaja ka head analüüsivõimet ja oskust probleeme lahendada.

Millist nõu annaksite üksustele, keda alles ootab ees enda kvaliteedisüsteemi ülesehitamine?

On oluline, et üksuse juhid toetaksid kvaliteedialast tegevust ja oleksid eesmärkide saavutamisest huvitatud. Vahel on nii, et kusagilt kõrgemalt antakse korraldus, et nüüd peate hakkama seda kvaliteediasja ajama, aga kui üksuse juhid seda tegevust mingil põhjusel ei väärtusta, siis see ka ei edene. Kvaliteet tekib siis, kui vajadus selle järele sünnib üksuses endas. Kindlasti peab olema töötajatel ka piisavalt aega, sest kvaliteedisüsteemi juurutamine nõuab alguses üksjagu panustamist.

Tegemist on meeskonnatööga ja vähemal või suuremal määral puudutab see iga töötajat. Kvaliteeti ei pea kartma, see ei ole mingi koll ega midagi väga keerulist või tüütut, vaid vastupidi: kui me teeme kvaliteetset tööd, muutub töötamine oluliselt lihtsamaks ja mõnusamaks. Kvaliteet on töötaja sõber. Kvaliteet tagab tööprotsesside sujuvuse, riske ja vigu on vähem, ajakulu on väiksem, kõiki tegevusi tehakse üksainus kord ja pole vaja kogu aeg enda või teiste vigu parandada.

Ehkki ka toimiva kvaliteedisüsteemi puhul võib ette tulla probleeme ja vigu, on meil nüüd olemas kindlad tegevusskeemid, vigade parandamine nõuab vähem aega ja vastutus on täpselt jaotatud. Selle kõige tulemusena kasvab rahulolu tööga ja motiveeritus. Ühtaegu kasvab ka nii patsientide kui ka koostööpartnerite usaldus. Nii et kvaliteedisüsteemi rakendamine on kasulik kõikidele osapooltele.

Kuidas julgustada inimesi kvaliteedist rääkima?

Nagu ma juba ütlesin, on kvaliteet meie sõber ja seda ei ole vaja karta. Sageli tõmmatakse võrdusmärk kvaliteedi ja dokumentide vahele. Tegelikult on dokumendid pelgalt üks kvaliteedialast tegevust toetav element. Olen seda meelt, et dokumendid ei tohi olla „lohisevad“, pikad ja keeruliselt sõnastatud, nii et keegi ei jaksa neid lugeda. Kehtib reegel: nii vähe kui võimalik ja nii palju kui vajalik. Et juhendist tõesti kasu oleks, peab see olema lihtsalt jälgitav.

Minu arvates on tähtis, et töötajad tunneksid, et kvaliteedialasest tegevusest on kasu olnud ja midagi on paremaks muutunud. Kvaliteedisüsteem ja parandusmeetmed ei tohi olla ainult formaalsused paberil, vaid see kõik peab ka päriselt toimima. Alati ei ole küll võimalik kõike kohe kõige paremal viisil teha, kuid siis tuleks kindlasti selgitada, miks ei ole ja millal hakkab olema võimalik.

Kuidas panna inimesed kvaliteedist kihama?

Kvaliteedist tunnevad inimesed rõõmu siis, kui nad tajuvad, et eesmärgid on saavutatud, et nad on edukad ja saavad tehtu üle uhked olla. Laboris kestis meil kvaliteedisüsteemi väljatöötamine ja juurutamine omal ajal mitu aastat, aga kui me lõpuks olime nii kaugele jõudnud, et võisime kutsuda akrediteerimiskeskuse oma tegevust hindama, soovisid labori töötajad õhinal näidata, mida nad on teinud. Töötajad tundsid uhkust selle üle, et nad on saavutanud midagi niisugust, mida väärtustavad ka teised.

Mis on teie enda hinnangul teie suurimad õnnestumised ja meeldejäävamad õppetunnid?

Suurima õnnestumisena tooksin vahest välja Regionaalhaigla laboris toimiva mittevastavuste süsteemi loomise. Teisisõnu, töötajad ei karda enam oma vigadest rääkida ja neid registreerida, sest nad saavad aru, et see on neile kasulik – et selle tagajärjel ei vallandata kedagi, vaid pigem me analüüsime olukorda ja mõtleme läbi, mida saame paremaks muuta ning mida ja kuidas tuleks edaspidi teisiti teha. Rõhk ei ole vigade parandamisel, vaid ennetamisel.

Registreeritud mittevastavuste ja vigade suur arv ei tähenda sugugi, et asi on päris hull, vaid vastupidi – kui vigu ei ole üldse, tekivad minus väga suured kahtlused. Pigem näitab see, et vigu ei teadvustata ja nendega ei tegelda. Suutsin julgustada inimesi vigadega tegelema ja oma hirmu ületades neid ausalt dokumenteerima. Minu arvates on see suur asi. Ainult usalduse kaudu on võimalik jõuda selleni, et töötajad mõistavad, et probleemjuhtumid ja vigade analüüs aitavad meil areneda ja professionaalsemaks saada.

Suutsin julgustada inimesi vigadega tegelema ja oma hirmu ületades neid ausalt dokumenteerima. Minu arvates on see suur asi.