HERRAMIENTA LEGAL PARA LAS PYMES PROTEJAN SU PROPIEDAD INTELECTUAL

HERRAMIENTA LEGAL PARA propiedad intelectual que las PYMES protejan su

Aquellas PYMES que piensan subirse al tren de la innovación y de la competitividad empresarial, deben de pensar seriamente en proteger legalmente sus activos de propiedad intelectual, a fin de aprovechar los beneficios que se obtienen con esta buena práctica.

Por: Luis Alonso Martínez Perdomo, director de Emprendedurísmo e Innovación – UFG lmartinez@ufg.edu.sv

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Protección

Las Pymes deben tomar acciones para proteger legalmente su propiedad intelectual, a fin de aprovechar los beneficios económicos en el corto, mediano y largo plazo, dado que sirve como una protección del know how que posee la empresa.

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Por si no lo sabe, el secreto mejor guardado de Google - el gigante de Silicon Valley -, es su algoritmo de búsqueda; es decir, el sistema que determina qué es lo más relevante en la web. Los creadores de Google han sido extremadamente cuidadosos de proteger dicho algoritmo, como uno de los secretos mejor guardados de la humanidad, porque saben perfectamente que hay muchas empresas en el mundo que estarían dispuestas a pagar lo que fuera por conocer este modelo matemático que permite a Google ser el buscador más utilizado en la web y en el que la empresa basa su modelo de negocios.

Otro caso es el de la empresa multinacional Coca Cola Co., ejemplo de otro secreto industrial bien guardado de la fórmula química del refresco. Muchos fabricantes de la competencia, han intentado sin éxito, de copiar a la bebida de cola más vendida del planeta.

Esta es una buena introducción para mencionar la importancia que tiene para las Pymes proteger legalmente sus innovaciones y proyectos propios, para que otras empresas no los copien y se adueñen y lucren de manera ilegal.

Estas creaciones e innovaciones propias son activos de la empresas y se pueden proteger por medio de los tratados, leyes y reglamentos, nacionales e internacionales, que regulan la propiedad intelectual que existen en cada país. Es así como en cada país funciona una oficina gubernamental encargada del registro de los trámites de propiedad intelectual que hacen las personas o empresas interesadas.

En el caso de El Salvador, dicha oficina es el Centro Nacional de

Registros (CNR), quién es el ente gubernamental encargado de velar por la protección de los derechos de la propiedad intelectual garantizando la seguridad jurídica. En su sitio web: www.cnr.gob. sv se manejan los detalles a seguir para los procedimientos de registro de propiedad intelectual.

Por propiedad intelectual en general, se define a todas las creaciones e invenciones de la mente que se traducen en productos con un valor literario, artístico, o bien a símbolos, nombres e imágenes utilizadas en el comercio e industria, siendo esto último conocido como propiedad industrial.

A continuación se describen los tipos de propiedad intelectual que se pueden registrar, según información publicada en la página web del CNR:

Luis Alonso Martínez Perdomo

Es ingeniero Industrial, en la última década ha dirigido la Incubadora de Empresas GERMINA de la Universidad Francisco Gavidia y el Centro de Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa CDMYPE- UFG. Ambos programas apoyan a emprendedores, micros y pequeñas empresas que contribuyen al desarrollo económico del país. Patente

Es un título que otorga el estado que da a su titular el derecho de impedir temporalmente a otros la fabricación, venta o utilización comercial de la invención protegida.

Invención

Es una solución nueva a un problema técnico, que debe ser susceptible de aplicación industrial. La vigencia de las patentes es por 20 años sin prórroga.

Modelo de utilidad

Es toda forma, configuración o disposición de elementos de algún artefacto, herramienta, instrumento, mecanismo y otro objeto, o de alguna parte del mismo que permita un mejor o diferente funcionamiento. La vigencia de los modelos de utilidad es por 10 años sin prórroga.

Diseño industrial

Es cualquier forma bidimensional o tridimensional que incorporado a un producto utilitario, le da una apariencia especial. La vigencia de los diseños industriales es por 10 años sin prórroga.

Derecho de autor

Es el derecho que tiene el creador sobre la obra literaria, artística o de otro tipo (Software, planos, mapas, fotografías, música, etc.). Este derecho registrado dura toda la vida del autor y 70 años después de su muerte para que la obra sea explotada por sus herederos o causahabientes.

Las Pymes deben de considerar la protección de sus activos de propiedad intelectual, tomando en cuenta que para la fabricación de productos o en la prestación de servicios, la empresa utiliza o crea una cantidad importante de invenciones.

Al protegerlos, la empresa adquiere los derechos sobre dichos activos con el fin de obtener los mejores resultados comerciales posibles. Por ejemplo, una Pyme de manufactura, nueva en el mercado, pero con un alto potencial de crecimiento por su producto novedoso que ofrece a sus clientes, seguramente posee un nombre comercial y una o dos marcas que convendría proteger. Además, es posible que haya desarrollado dibujos y modelos originales y creativos, que también convenga proteger. Esta empresa Pyme debería estudiar la posibilidad de utilizar de mejor manera la regulación que protégela propiedad intelectual para beneficio propio.

En general, la propiedad intelectual puede contribuir a un beneficio económico de las Pymes en casi todos los aspectos relacionados con el desarrollo comercial y la estrategia competitiva. Otro beneficio de la propiedad intelectual es en la exportación, o ampliación de la empresa en el extranjero, por medio de licencias o franquicias comerciales.

En conclusión, el registro de la propiedad intelectual de las empresas Pymes trae muchos beneficios económicos en el corto, mediano y largo plazo, de manera que sirve como una protección del know-how que posee la empresa. Conviene pues proteger todas las creaciones, pues son al final uno de los activos más importantes de la entidad

TECNOLOGÍA

PARA LOS DESPACHOS LEGALES

Los establecimientos están utilizando herramientas donde el análisis juega un papel clave en la gestión del desempeño y la distribución estratégica de los recursos, y es ahí donde los KPI de gestión surgen como una necesidad.

Iniciemos por describir qué significa KPI, estas son las siglas que se utilizan para hablar de Key Performance Indicators. Los KPI están siendo utilizados por muchas empresas y los bufetes jurídicos no están exentos. Quien usa estos indicadores están haciendo una cuidadosa consideración del objetivo final deseado, de las actividades o métricas que se pueden monitorizar y también el enfoque de análisis de datos posterior que permitirá lograr mejoras en el rendimiento.

Y no es de sorprenderse, esta es una era especial para la tecnología legal y no cabe duda que cada vez más firmas legales están dando el primer paso hacia una sistematización y regularización de sus prácticas por medio de un Practice

Management System que les proporcione ventajas y ahorro de tiempo en la realización de sus labores diarias para aumentar su competetitividad en el mercado.

Lo anterior, ha logrado que las carreras relacionadas con el derecho sientan cada vez más la necesidad de preparar a sus futuros abogados en temas tecnológicos, y los estándares en la práctica es un tema cada vez más escuchado. Ahora vemos diplomados y capacitaciones donde pueda aplicarse lo digital y las métricas para cada una de las acciones que se realicen en la firma.

Para los especialistas colombianos de Time Maganer (desarrolladores de soluciones actualizadas con la última tecnología legal), un sistema de gestión de práctica y un equipo de abogados constante y eficiente fácilmente podrán acumular una serie de información respecto a su práctica y gracias al software legal, poder tener acceso a gráficos y tablas con información de valor incluso en tiempo real.

“Sin embargo, si bien este tipo de sistemas aportan información valiosa, a la hora de analizar la Big Data acumulada, muchas firmas tienden a pasar por alto ciertas métricas. Es por esto que hoy te contamos cuáles son los KPI (Key performance Indicator) a los que las firmas deben hacer mayor seguimiento y utilizar como sus estrellas orientadoras en su camino al éxito”, explica

Time Maganer.

José Pedro Martín Escolar, abogado y fundador del Centro de Innovación de Despachos Profesionales de España, dice que el primer paso de la transformación digital es establecer una metodología y estructura de datos para su análisis a nivel financiero y operativo.

“Para ello se necesitan herramientas como Power BI, Klipfolio, Data Studio, Tableu y similares. Este proceso puede llevar un año para su implantación y gestionarlo de forma adecuada porque tiene que acompañarse de una o dos horas de forma diaria para llevar al día la gestión interna (Notas de Cargo, factura, Expedientes, Contabilidad Analítica, conectividad, por ejemplo) y poder ajustar todos los indicadores porque debéis personalizarlos a vuestra cultura y filosofía”, explica Martín.

El abogado manifiesta que es necesario llevar un Pérdidas y Ganancias analítico con apartados específicos como lo gastado en Marketing, Publicidad y Comercial (entre lo que se incluye el gasto de personal dedicado a la parte comercial y marketing) o lo gastado en mantenimiento de Software. Establecer estrategia y objetivos cuantificables

Time Maganer aconseja que a la hora de seleccionar los KPI correctos para regular el rendimiento de la firma es reconocer cuáles de estos reflejan la estrategia y objetivos principales de la firma. Para conseguirlo hay que preguntarse:

• ¿Qué es vital para el éxito de nuestra firma? • ¿Cómo se relaciona ese éxito con los objetivos generales de nuestra firma? • ¿ Cuáles son als estrategias que estamos desarrollando para alcanzar dichos objetivos? • ¿Qué necesito para llevar un registro cuantificable del éxito o fracaso de nuestra estrategia?

KPI de gestión en el sector legal

No hay una fórmula mágica que nos permita saber con certeza cuáles KPI son los más certeros al momento de implementarlos en nuestra empresa, ya que la naturaleza de la misma y los

servicios determinará la selección más adecuada de KPI.

A continuacíon hemos realizado una selección de algunas métricas que se podrían considerar al momento de realizar el análisis de datos. 1 Coste y rentabilidad: atrás quedaron los días de las facturas de firmas de abogados acompañadas únicamente por la explicación críptica “Por los servicios prestados”. La disponibilidad de sofisticados software de facturación hace que sea más fácil que nunca recopilar y evaluar informes detallados, adaptados a las necesidades de cada cliente. De ese tipo de herramientas se puede extraer información para nutrir a los KPI de gestión, como: coste total de los servicios, comparación del coste total con el presupuesto real, coste por abogado, horas trabajadas por horas facturadas.

El primer paso de la transformación digital es establecer una metodología y estructura de datos para su análisis a nivel financiero y operativo”. José Pedro Martín Escolar, fundador del Centro de Innovación de Despachos Profesionales. Este KPI mide cuántas horas facturables se trabajan por abogado en un periodo determinado (diario, semanal, mensual, anual). Este KPI, si se observa por caso, permite indicar si un cliente tiene más abogados que horas por facturar o visceversa. trabajo de casos y uso del tiempo. Aunque siempre se puede mejorar, por ejemplo, con un software adecuado, como el TimeBillingX, que posee un módulo de reportería que permite conocer los datos que los KPI de gestión proporcionan en esta área, como: porcentaje de casos resueltos exitosamente por casos totales en los que se ha trabajado, asuntos por abogado, dotación de personal de paralegales a abogados, tiempo dedicado a asuntos legales, número de contratistas del bufete de abogados frente al personal permanente, tiempo para el procesamiento, etc. 4 Satisfacción del cliente: en este caso, además de extraer la información de los KPI de gestión se pueden obtener datos complementarios de encuestas realizadas a las partes interesadas. Así, para averiguar la satisfacción del cliente habría que recopilar información acerca de: nivel de satisfacción del cliente con el resultado, el tiempo dedicado o el servicio prestado; número de quejas recibidas y objeto de las quejas. 5 Tiempo de ciclo: la puntualidad en la prestación de servicios siempre es importante. Por eso, detectar cambios en el rendimiento frente a esta métrica, especialmente las tendencias más notables en un área en particular, puede permitir que se investigue un problema para determinar la causa raíz. Con este objetivo en mente, se podrían monitorizar KPI de gestión como: tiempo que es necesario invertir en preparar cada caso, tiempo de juicio, tiempo por asuntos no procesales, tiempo de respuesta para

2Lockup: este KPI se encarga de medir el tiempo combinado que se tarda entre facturar y cobrar las cuentas a un cliente. 3 Proceso, eficiencia y productividad del proceso: es complicado lograr que el rendimiento cumpla constantemente las expectativas en términos de personal,

correos electrónicos u otras solicitudes. 6 Tarifa promedio facturada: con este KPI puedes medir la tarifa efectiva facturada por medio de los cronómetros y se encarga principalmente de medir eficiencia. La fórmula en este caso sería: en un determinado trabajo, entre más horas facturables se completen en menor tiempo = Mejor. 7 Apalancamiento: mide la relación de asociados a socios. Esta relación es una medida imprescindible de rentabilidad puesto que demasiados socios significa que la firma puede estar perdiendo beneficios a medida de que hay más jefes que los comparten

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Desafíos que enfrentan los KPI

Principalmente son de visibilidad y accesibilidad, además de recopilar informes para obtener datos históricos, aplicar las funciones para presentar la información de manera convincente. Además, elegir una aplicación que permita acceder a la información de manera rápida y poder ver métricas en tiempo real.