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Marta Signore Opening speaker
On-line Speaker Marta Signore
AMarta Signore fanno capo due aree organizzative: Human resources e Facility management. Al primo Richmond forum dedicato alla gestione di spazi di lavoro, edifici e asset industriali, svoltosi on line nel mese di luglio 2021, Marta Signore ha portato il racconto di un caso decisamente interessante: come il trasloco nei nuovi spazi sia stata un’occasione preziosa per rinsaldare rapporti e identità, in un momento così delicato come quello della pandemia globale. L’inaugurazione del nuovo spazio si era tenuta appena una settimana prima!
Il gruppo Koelliker è un’azienda interamente italiana nata nel 1936 e molto attiva nel dopoguerra, conosciuta per l’importazione di marchi automotive britannici. Negli anni ’60 il salone Koelliker nella centralissima piazza San Babila è diventato il salotto della Milano che si poteva permettere determinati stili di vita. I marchi storici del gruppo sono Jaguar, Aston Martin, Mini Morris, Rover e Innocenti. Su questi marchi, l’azienda si è formata e ha imparato il mestiere. Poi, nel tempo, ha saputo riposizionarsi come talent scout capace di portare per la prima volta in Italia marchi internazionali come Seat, Chrysler, Mitsubishi e le coreane Hyundai, Kia
Sede nuova, vita nuova
In Koelliker Group gestione degli spazi e gestione delle persone vanno all'unisono
e Ssang Yong. Oggi il gruppo offre servizi di trasporto e strutture logistiche e di stoccaggio anche ad altri marchi.
La storia recente vede tre importanti novità: la scelta di impegnarsi in misura convinta nella mobilità elettrica con il progetto Kgen, che vede il debutto di ben cinque nuovi marchi in Italia: Karma, Seres, Maxus, Aiways e Weltmeister; la decisione di ricapitalizzare l’azienda e l’inaugurazione di una nuova sede a Milano. La coincidenza di questi cambiamenti ha segnato un cambio di passo, quasi un nuovo inizio. Le ragioni vanno cercate sia nell’evoluzione del business, sia nell’urgenza di trovare una nuova sede per il gruppo. E tutto questo è andato in scena durante i mesi della pandemia. Con l’adesione al modello della mobilità elettrica, l’azienda ha fatto proprio un nuovo modo di vivere l’auto. L’auto non è più solo un veicolo, ma diventa parte di un sistema più ampio e interconnesso della mobilità fondato sui servizi. Pensiamo alla possibilità di sostituire La sede storica di Koelliker si trovava in zona Certosa. Era dignitosa ma non comparabile all’impatto d’immagine e funzionalità della sede nuova. Il trasferimento è avvenuto in un lasso di tempo estremamente ridotto. Affrontare un trasloco in piena pandemia avrebbe potuto essere fonte di preoccupazione. E invece in Koelliker nessuno si è spaventato. Anzi, si sono colte appieno le nuove opportunità, e come nel caso dell’elettrico, si è prima di tutto assorbito una visione nuova.
le batterie o ricaricare le auto ferme, di offrire i test drive a casa e infine di lasciar libero il cliente di decidere se comprare o noleggiare a lungo termine. Oggi Koelliker si presenta come hub dell’auto elettrica di nuova generazione.
Il nostro intento può essere condensato in una frase: “far sentire le persone come a casa".
Nei mesi precedenti si era passati dallo smart workplace allo smart working, che mette a rischio le capacità di relazione fra le persone. C’era quindi molto attesa per i nuovi spazi. D’altra parte, la nostra realtà non ha capacità di investimento come Microsoft o Google, e per l’automotive non è certo un periodo roseo.
La struttura attuale si sviluppa quasi esclusivamente in ambienti open space. L’evento di inaugurazione ha avuto una carica simbolica molto forte, è durato tre giorni e ha coinciso con il lancio di auto nuove anche per i collaboratori. Le persone si sono trovate dopo dieci giorni di trasloco e smart working. Per la mia funzione, è stato un test importante per capire se le decisioni che avevano ispirato il nuovo spazio fossero corrette. Quali sono le leve del benessere? Come cambia la cultura del lavoro? Che leve abbiamo a disposizione per motivare le persone che vengono a lavorare? Il nostro intento può essere condensato in una frase: “Far sentire le
persone come a casa”. Dentro questo ‘sentire’ ci sono diverse aree che occorre presidiare. Bisogna garantire sicurezza e supportare l’esperienza di vita quotidiana. Bisogna facilitare le modalità del network e della condivisione. Bisogna essere digital in modo trasversale e a tutti i livelli. Bisogna infine coltivare il valore della trasparenza – in questo senso l’open space aiuta molto – e offrire un ambiente bello, con tutto ciò che questa parola può significare. gagement da parte dei colleghi. Dovevamo svuotare la sede che ha ospitato gli uffici Koelliker per quarant’anni, portando via gli arredi, le suppellettili, le cassettiere, le vetrinette, di tutto e di più… Lo smaltimento sarebbe costato una cifra, e non avevamo messo questa somma a budget. Allora, abbiamo deciso di regalare tutto ai dipendenti. Di fatto, le persone si sono organizzate, abbiamo nominato dei responsabili e organizzato dei turni per tenere aperti gli uffici. È stata una festa! Le persone arrivavano con la propria cassetta per portarsi via le cose. Abbiamo regalato interi arredi ad associazioni no profit, start up, famiglie. Persino la polizia postale è venuta a prendersi delle cassettiere! Queste giornate hanno alimentato un senso di appartenenza, una gratitudine che non avremmo mai raggiunto in altro modo. Le leve della motivazione a volte si nascondono dove meno ce le aspettiamo: dovremmo esserne più consapevoli.
Secondo una ricerca Randstad sull’Employer branding e sulla employee loyalty, ai primi due posti fra i criteri con i quali le persone valutano il posto di lavoro ci sono la Work life balance e l’atmosfera piacevole. Il Covid ci ha insegnato che alcune cose che ritenevamo importanti non lo sono più tanto. Pensiamo ai viaggi di lavoro, un mondo fatto di voli, alloggi, noleggi auto, car sharing. Oggi il Business commuting non è all’ordine del giorno: è più importante il Business connecting. Che vuol dire pensare, per fare un esempio, alle sale per le web conference. Non sono, non possono essere sale riunioni qualsiasi e non dovrebbero sembrare dei magazzini di scope. O, per fare un altro esempio, pensare alle funzioni specifiche delle varie aree degli edifici. Ci possono essere aree condivise, ma allora dovranno essere contro bilanciate da aree dove ci si riesce a concentrare. Queste distinzioni affiorano con forza quando si parla di presenza in sede. Bisogna domandarsi, qual è il vero valore aggiunto della presenza in sede?
Per far sentire le persone incluse, il Facility manager deve affrontare una serie di criticità. La pandemia ha lasciato il segno, e alcune categorie di lavoratori, come le donne e i genitori, hanno avuto la sensazione di perdere terreno per il solo fatto di esser dovute restare a casa più di altri. Lavorando più tempo a casa, hanno dovuto sacrificare la propria presenza in sede. Nella nostra esperienza, abbiamo visto che in realtà si lavora meglio da casa, si è più produttivi. Ma la percezione delle persone è differente. Il nostro compito, in questo caso, è annullare la differenza fra chi lavora da casa e chi lavora in sede. Dobbiamo creare lo stesso framework per tutti. L’ambiente deve essere bello, ossia gradevole. Devo aver la possibilità di bermi un caffè quando ne ho voglia, come faccio a casa. Su questo piano, la connettività gioca un ruolo importante, le persone devono essere facilitate nella presenza in sede.
È straordinario osservare come le persone si impossessino dei progetti che abbiamo pensato per loro e li ‘abitino’ in modo attivo e personale. Il primo giorno nella sede nuova, due mie colleghe hanno subito trovato un luogo dove poter incontrarsi e parlare. La pandemia è stata un invito potente al back to basics e alla piramide di Maslow, e ci ha insegnato che la sicurezza è un’idea importante. E poi il quadro sta cambiando velocemente, penso che concetti come Work life balance siano quasi superati, non c’è una suddivisione netta fra vita e lavoro, c’è solo una vita quotidiana fatta di esperienze, lavorative e non, e il nostro compito di Facility manager è supportare i processi in questa chiave. Il valore delle infrastrutture digitali è cruciale, ma anche il valore della trasparenza è molto importante. È inutile fare proclami che poi nascondono il nulla. La scelta dell’open space è inequivocabile.
Il momento del trasloco è stata una formidabile occasione di en-
Secondo una ricerca Randstad, ai primi due posti fra i criteri con i quali le persone valutano il posto di lavoro ci sono la Work life balance e l’atmosfera piacevole.
Noi l’abbiamo fatto in modo informale. Nessuno ci ha detto “la fuga dai figli”, anche se avrebbe potuto. Quasi tutti hanno invece fatto riferimento al networking. Ossia, quella che io chiamo creatività non pianificabile. Se per parlare con un collega devo fissare una call o una chat, parliamo dell’ordine del giorno indicato nella convocazione. Se invece sono in sede e incrocio un collega, e poi ci mettiamo a chiacchierare, scatta qualcosa che non è pianificabile.
Il grande cambiamento della cultura del lavoro a cui abbiamo assistito negli ultimi dieci anni va sicuramente in direzione di una maggiore autonomia e della responsabilità personale. Abbiamo superato o stiamo superando il tema del controllo degli accessi e del tempo di lavoro. In futuro arriveremo anche a prendere in considerazione le nuove generazioni che sono entrate nel mondo del lavoro, le quali danno importanza a cose diverse rispetto a quelle precedenti. I giovani non pianificano la carriera. In compenso sono molto sensibili alla reputazione dell’azienda. Il tema della Work life balance diventa Work life experience, un filo conduttore su cui il Facility manager può intervenire direttamente.
Ecco la nostra lesson to learning: la relazione fra le funzioni HR e Facility management è assolutamente necessaria.
A proposito di Facility management, quando il mindset cambia in modo importante, non è facile avere a portata di mano il giusto supporto e le giuste competenze. Bisogna usare un po’ di immaginazione. Ciò che conta è la sponsorship da parte della Direzione generale. Il nostro ruolo è quello di alleato naturale tanto della Direzione generale quanto della Direzione delle Risorse umane.
Insieme, possiamo mettere in campo tutte le risorse organizzative e le leve soft che ci servono. Insieme, possiamo decretare la fine del badge. Nella nuova sede avevamo il problema della timbratura. Ci troviamo in un compound con una guardiania in comune, che non accetta il nostro badge. Ci siamo arrovellati a lungo su come fare. Poi abbiamo trovato la soluzione. Semplice, abbiamo eliminato la timbratura. Abbiamo fatto tabula rasa. Ci siamo dotati di un’app che attiva in remoto il segnale di presenza, così siamo in grado di rilevare l’attività delle persone.
L’HR riceve dal Facility management un supporto impagabile nella Employment retention: il brand che vendo come Employer non può prescindere dalla sede di lavoro e dalle modalità di lavoro, e quindi indirettamente anche dalla ricchezza di competenze presente nel Facility management team. Noi portiamo soluzioni smart, ambiente sicurezza e salute. La task force che abbiamo messo in piedi a febbraio scorso per far fronte all’emergenza Covid non poteva essere solo HR o solo Facility management. Ecco la nostra lesson to learning: la relazione fra queste due funzioni è assolutamente necessaria
