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VISÃO GERAL ............................................................................................................... 3 PROCEDIMENTOS ..................................................................................................... 4 DELEGAÇÃO TEMPORÁRIA ..................................................................................... 5 RESPONSABILIDADE ................................................................................................ 6 MONITORAMENTO E CONFORMIDADE .................................................................. 7 ACRÔNIMOS E SIMBOLOS UTILIZADOS ................................................................. 8 GRUPO DE APROVADORES .................................................................................... 9 SEÇÕES DO LCOA ..................................................................................................... 10 1. DESEMBOLSO DE BENS DE CAPITAL E ITENS RELACIONADOS (CAPEX) .. 10 2. INVESTIMENTOS EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E WEBSITES .......... 13 3. IMÓVEIS .............................................................................................................. 14 4. LEASING DE IMÓVEIS, EQUIPAMENTOS & QUAISQUER OUTROS ATIVOS 15 5. AJUSTES DE ESTOQUE, IMPAIRMENTS, TRANSFERÊNCIAS, BAIXAS E OUTRAS DISPOSIÇÕES ................................................................................... 16 6. TESOURARIA, OUTRAS TRANSAÇÕES FINANCEIRAS E GESTÃO DE RISCO ............................................................................................................................. 20 7. OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS A ESTRUTURA CORPORATIVA ...... 26 8. QUESTÕES LEGAIS ........................................................................................... 28 9. TRANSAÇÕES RELACIONADAS A FUNCIONÁRIOS ........................................ 30 10. SERVIÇOS DE CONSULTORIA, PROFISSIONAIS E OUTROS ........................ 34 11. ADIANTAMENTOS .............................................................................................. 37 12. PATROCÍNIOS DE MARKETING ........................................................................ 38 13. DOAÇÕES .......................................................................................................... 39 14. CONTRIBUIÇÕES POLÍTICAS E ATIVIDADES SOCIAIS A FUNCIONÁRIOS DO GOVERNO ........................................................................................................... 40 15. CONTRATOS COMERCIAIS ............................................................................... 41 16. PRECIFICAÇÃO, RECEITAS E DESPESAS OPERACIONAIS........................... 44 17. TRANSAÇÕES COM PARTES RELACIONADAS ............................................... 47 18. INOVACOES ESTRATEGICAS DE PRODUTOS ............................................... 48
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LCOA O Quadro Local de Autoridades [Local Chart of Authority - LCOA] define a autoridade e/ou limites de valores líquidos concedidos pelo Board of Directors da Solar aos executivos da companhia e, a partir deles, delegados, quando julgado necessário, a certos funcionários e/ou grupos de funcionários para a aprovação de transações. O LCOA da Solar é preparado em conformidade ao acordo entre acionistas, estatutos das empresas e as regras de governança do Board of Directors. Todos os funcionários devem agir em conformidade e garantir a observância do LCOA da Solar. O principal propósito do Quadro Local de Autoridade é assegurar que todas as transações significativas sejam devidamente autorizadas, registradas e que os ativos da Companhia estejam protegidos. Os objetivos específicos do Quadro Local de Autoridade incluem:
1
Proporcionar orientação clara sobre responsabilidades com aprovações transações diárias da Solar;
as de
2
Manter a transparência e consistência acerca dos processos de aprovação da Solar;
3
Regular o fluxo de informações dentro da Solar;
4 4
Definir os processos de documentação necessária para as aprovações.
As aprovações do LCOA não são opcionais e devem ser seguidas por todos. Não é permitido estruturar qualquer atividade ou transação de forma a contornar ou evitar intencionalmente os níveis de aprovação pretendidos. Uma quebra deliberada de valores constitui violação ao Código de Conduta, previstas na política “SOL-PC-AUD-AU-01 – Papéis, Responsabilidades e Sanções” 3|Página
PROCEDIMENTOS DE APROVAÇÃO Todo processo que necessite de aprovação deve seguir os princípios de segregação de função no qual quem dá origem a um processo que necessite de aprovação não pode aprová-la. É terminantemente proibido a qualquer colaborador aprovar as suas próprias despesas. Independente do meio e forma (sistêmico ou físico) as aprovações devem seguir as premissas da tabela de Alçadas e devem ser formalmente documentadas. Documentos suportes ou explicações devem ser enviadas, a fim de fornecer esclarecimento ao aprovador. Documentos de aprovação interna devem ser mantidos de acordo com os requisitos jurídicos de retenção de documentação.
DOCUMENTOS EM PAPEL
WORKFLOW
E-MAILS
Quando e-mails forem utilizados como meio de aprovação, os conteúdos devem ser claros e a solicitação de aprovação deve ser explícita. O e-mail deve ser enviado diretamente pelo aprovador. E-mails reencaminhados para aprovações múltiplas somente serão aceitos quando cada aprovador receber todos os e-mails encaminhados em cada passo do processo de aprovação da corrente de e-mails, a fim de manter clareza e transparência acerca do processo de aprovação. Por uma questão de princípio, os funcionários que aprovarem uma transação devem certificar-se de que dita transação recai dentro do seu âmbito de responsabilidade. A obtenção de um nível de aprovação mais alto/rigoroso do que é exigido pelo LCOA é aceitável, contanto que recaia dentro do seu âmbito de responsabilidade. Qualquer informação que necessite da aprovação do BOARD deve ser apresentada aos respectivos comitês executivos (AF&G) antes da apreciação e deliberação final do Conselho de Administração. Os limites de valores especificados neste LCOA, o qual serve para a determinação dos aprovadores, são determinados a ser o total do valor líquido de uma transação. Eles se referem a soma de diversas transações, se elas possuem o mesmo objetivo. Os limites de valores para aprovações são mostrados em Reais. 4|Página
DELEGAÇÕES TEMPORÁRIAS Nenhum colaborador com poderes definidos no LCOA deve realizar uma delegação permanente de suas atividades a outro colaborador. No âmbito desta política, as pessoas autorizadas podem delegar aprovações, até os limites de sua autoridade, para casos de ausência da companhia A delegação deverá ser formalmente comunicada, informando o tempo específico da ausência. Tais delegações devem preferencialmente ser realizadas a membros do mesmo nível hierárquico. A delegação temporária não deve exceder 30 dias por ano, e caso a ausência do aprovador seja superior a este período, pode ser dividida entre delegados.
Exceções para delegação temporária devem ser aprovadas pelo Diretor Administração e Finanças e Diretor Geral . 5|Página
RESPONSABILIDADES Todas os funcionários da SOLAR são responsáveis por observar e cumprir as diretrizes estabelecidas por este documento. Cabe à Diretoria Executiva avaliar o grau de risco nos processos da Companhia e implementar fluxos de aprovações preventivos ou detectivos que reflitam o nível de exposição definido pelo Conselho de Administração. Os gestores da Companhia são responsáveis em promover e a zelar pelo cumprimento desta Política. De maneira geral, destacamos os principais responsáveis por assegurar a manutenção e eficiência do LCOA:
CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO
Aprovar a política de Delegação de Autoridades bem como as alterações ou inclusões de alçadas e limites na tabela de alçadas
DIRETOR ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS
Deliberar sobre casos não previstos na política e encaminhar para análise do Comitê de Finanças (AF&G) e validação pelo BOARD.
COMITÊ AF&G
Avaliar, opinar e recomendar ao Conselho de Administração a aprovação, alteração e/ou aprimoramento do LCOA
APROVADORES
- Aprovar e analisar os documentos que estiverem sob sua responsabilidade. - Contatar a área de Controles Internos no caso de surgimento de novos documentos ou casos não previstos
CONTROLES INTERNOS
- Manter, comunicar e atualizar o LCOA, quando se fizer necessário. - Certificar de que os aprovadores correspondem aos autorizados, bem como se os limites de alçada procedem.
TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO
- Parametrizar os sistemas, em conformidade com as Alçadas - Efetuar as delegações, desde que sejam solicitadas formalmente e aprovadas pelo superior do delegado.
AUDITORIA INTERNA
Monitorar a conformidade e encaminhar ao DFA, DG e posteriormente ao Conselho de Administração os eventos ocorridos em desacordo com a política 6|Página
MONITORAMENTO E CONFORMIDADE O Diretor de Administração e Finanças da Solar é responsável pela observância ao LCOA na Companhia. Quaisquer solicitações de esclarecimento de surgimento de novos documentos ou casos não previstos sobre o LCOA devem ser encaminhadas ao Diretor de Administração e Finanças ou a área de Controles Internos. A conformidade ao LCOA da Solar será monitorada como parte do programa de Auditoria Interna. Violações serão descritas nos Relatórios de Auditoria Interna e endereçadas ao Comitê de Finanças (AF&G) com cópia da informação para Diretor Geral e Diretor Administrativo Financeiro
Nenhuma transação ou compromisso em nome da Solar, que necessite aprovação deste LCOA, deve ser iniciada antes da obtenção das aprovações necessárias.
REVISÕES E UPDATES Os valores de Alçada deverão ser avaliados periodicamente para assegurar que o risco inerente aos volumes financeiros movimentados pela Companhia em cada uma de suas atividades esteja de acordo com a senioridade do cargo/função. As competências das alçadas serão definidas pela senioridade do cargo e/ou função e nunca pela senioridade do colaborador. Na estrutura de aprovação somente serão inclusos os cargos e/ou funções que tenham real interesse e responsabilidade pelo assunto a ser decidido, e que possuam capacidade analítica e poder de veto. Qualquer pessoa que deseje sugerir uma alteração ao LCOA deve enviar a justificativa de apoio e outras informações pertinentes a área de Controles Internos por meio do e-mail do departamento controlesinternos@solarbr.com.br. Todas as recomendações serão avaliadas em termos de valor de governança e eficiência do negócio. O LCOA será atualizado assim que for razoavelmente prático para refletir as alterações materiais. 7|Página
ACRÔNIMOS E SIMBOLOS UTILIZADOS Acrônimos
Termos
BOARD
Conselho de Administração
BP
Business Plan
COBC
Código de Conduta de Negócio
DME
Direct Marketing Expenses
P&L
Profit & Loss Statement
PDA
Ferramenta de Solicitação de Autorização
RC
Requisição de Compra
PC
Pedido de Compra
RE S&OP
Rolling Estimate Sales and Operation Plan
TI
Tecnologia da Informação
AF&G
Auditoria, Finanças e Governança
Workflow
Ferramenta usada para Aprovações de Documentos Internos
Símbolo + / *
Significado Aprovadores adicionais Documentos alternativos. Aprovação necessária baseada na área de responsabilidade
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GRUPOS DE APROVADORES GRUPO DE APROVADORES DIRETOR GERAL DIRETOR ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS DIRETOR PLANEJAMENTO FINANCEIRO DIRETOR DE ESTRATÉGIA E MARKETING DIRETOR DE RECURSOS HUMANOS DIRETOR RELAÇÕES EXTERNAS DIRETOR REGIONAL DIRETOR DE OPERAÇÕES DIRETOR DE PLANEJAMENTO E SUPRIMENTO DIRETOR DE LOGÍSTICA DIRETOR DE INDÚSTRIA DIRETOR RESPONSÁVEL DA ÁREA CONTROLLER GERENTE DE CONTABILIDADE GERENTE TESOURARIA / PROJETOS GERENTE DE PLANEJAMENTO/ REPORTS GERENTE DE PLANEJAMENTO EXECUÇÃO GERENTE DE FINANÇAS COMERCIAL GERENTE DE RGM E PLANEJAMENTO DE DEMANDA GERENTE COMERCIAL GERENTE DE ESTRATÉGIA E INOVAÇÕES GERENTE DE TRADE MARKETING REGIONAL GERENTE DE REMUNERAÇÃO E PERFORMANCE GERENTE DE BUSINESS PARTNER RH GERENTE DE COMPRAS GERENTE DE INDÚSTRIA GERENTE DE LOGÍSTICA GERENTE JURÍDICO COORDENADOR JURÍDICO COORDENADOR DE COMPRAS GERENTE RESPONSÁVEL DA ÁREA
DE DG DFA DPL DEM DRH DRE DRG DOP DSU DLG DIN DRA CON GCC GTE GPF GPE GFC GRM GCO GEI GTM GRB GBP GSU GIN GLG GJU CJU CSU GRA
Quando, devido à reestruturação ou por qualquer outro motivo, a Solar mudar a responsabilidade pela gestão de qualquer função, então as aprovações devem ser obtidas do sucessor lógico. Controles Internos comunicará as mudanças oficiais na lista de aprovadores exigidos assim que for razoavelmente prático por meio de um suplemento ou atualização formal do LCOA. 8 9|Página
1. DESEMBOLSO DE BENS DE CAPITAL E ITENS RELACIONADOS (CAPEX) 1.A. Capital Project e Small Project 1.A.1.
Aprovação do Orçamento Anual de Capital SOLAR Sênior Management
Executive
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Comitê de Finanças (AF&G)
DRA + DFA + DG
Todos
Cópia da Informação
Aprovação Board
Documentos de Apoio Atas das reuniões do Conselho
Notas: 1 Todo investimento de capital relacionado a TI é gerido centralmente e está sujeito as aprovações do Diretor de TI. 2 Investimentos em Supply Chain ou Mercado estão sujeitas as aprovações do Diretor de Supply Chain e Diretor de Operações
1.A.2.
Liberação do Orçamento Aprovado: Itens de Capital e Small Project
Mesmo após aprovação do orçamento anual, itens e projetos específicos demandam aprovação individual, conforme abaixo:
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
< R$ 100 K
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Sistema Workflow / PDA
GPF
≥ R$ 100K &< R$ 500K
GPF
≥ R$ 500 K &< R$ 5MM
GPF
DRA +DFA
Sistema Workflow / PDA
GPF
DRA +DFA + DG
Sistema Workflow / PDA
≥ R$ 5 MM
DRA
Sistema Workflow / PDA
1 Notas: Para vasilhames e garrafeiras não é necessária outra submissão
1.A.3. Investimentos Não Orçados Se projetos são identificados após a aprovação do Orçamento Anual de Capital, um projeto recém identificado deve ser enviado para aprovação. O requerimento deve incluir como o projeto será financiado, ou seja, se será através de shift ou postergação de uma verba aprovada. Carryforward NÃO estão disponíveis para shifts a fim de cobrir desembolsos de capital não orçado
10 | P á g i n a
1.A.4. Investimentos não orçados cobertos por shifts de um projeto aprovado para o ano corrente (dentro do orçamento). Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Sistema Workflow / PDA
< R$ 500 K
GPF + GRA
≥ R$ 500K & < R$ 2MM
GPF + GRA
DRA + DPF
DFA
Comitê de Finanças (AF&G)
≥ R$ 2MM & <R$ 5MM
GPF + GRA
DRA + DPF + DFA
DG
Comitê de Finanças (AF&G)
≥ R$ 5 MM
GPF + GRA
DRA + DPF + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Sistema Workflow / PDA + Ata Sistema Workflow / PDA + Ata Board
Sistema Workflow / PDA + Ata
Notas: 1 Os parâmetros de transações se referem aos valores do shift considerados como um todo. 2 Se os shifts são entre os Pedidos de Investimentos do mesmo projeto, somente a aprovação do GPF é necessária. 3 Todos os investimentos da Indústria e Logística devem também ser aprovadas respectivamente pela Gerência de Engenharia e Gerência de Projetos Logísticos (1º nível de aprovação), independentemente do valor. 4 Investimentos em vasilhames ou de adequação de requisitos legais podem sofrer shift desde que entre projetos para a mesma finalidade (mesma característica de objeto) desde que possuam verbas iguais de coparticipação com a CCIL 5 O total de valores de shift não devem ultrapassar 20% do total do orçamento solicitados para o ano. Acima deste limite, deve ser avaliado e aprovado pelo Board previamente.
1.A.4.1. Aumentos / Mudanças de Escopo Fora do Orçamento Aumentos / Mudanças do escopo que não podem ser cobertas por shifts de um projeto aprovado para o ano corrente (ou seja, não está dentro do orçamento) necessitam as aprovações especificadas abaixo:
Executive Cópia da Informação
SOLAR Sênior Management
Limite
Aprovação
Aprovação
< R$ 2 MM
GPF + GRA
DRA + DFA + DG
> R$ 2 MM
GPF + GRA
DRA + DFA + DG
Cópia da Informação
Governança Cópia da Informação Comitê de Finanças (AF&G) Comitê de Finanças (AF&G)
Aprovação
Documentos de Apoio PDA
Board
PDA
Notas: 1 Os parâmetros de transações se referem aos valores como um todo. 2 Para projetos de Indústria e Logística, o gerente responsável da área será respectivamente o Gerente de Engenharia e Gerente de Projetos
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1.A.5. Tempo de Execução de um Projeto e Requisitos de Carry-Over Os investimentos formalmente aprovados devem ser iniciados no primeiro ano para o qual Orçamento Capital foi aprovado. Se um projeto de capital não é iniciado no primeiro ano, não será elegível para carryforward, aprovação formal expirará e o projeto de capital deverá ser reenviado para aprovação no orçamento de capital do ano seguinte. Para que um projeto de capital seja considerado iniciado, e desta forma, elegível para carryforward, deve haver provas substanciais razoáveis aplicáveis para o tipo de projeto, do compromisso da Empresa, até 31 de dezembro do ano corrente, como por exemplo um pedido de compras junto ao fornecedor. Para investimentos acima de R$ 500K e onde a execução é efetuada em etapas, os montantes totais são passíveis de carrryforward caso haja provas substanciais de comprometimento de pelo menos uma das etapas do projeto. Carryforward NÃO estão disponíveis para shift.
1.A.6.
Cancelamentos / Redução de Capital e Small Projects Anteriormente Aprovados Executive
Limite
Aprovação
< 5 MM
GPF + GRA
> 5 MM
GPF + GRA
Cópia da Informação
SOLAR Sênior Management Aprovação
Cópia da Informação
Governança
Cópia da Informação Comitê de DRA Finanças (AF&G) Comitê de DRA + DFA + DG Finanças (AF&G)
Aprovação
Documentos de Apoio E-mail / PDA E-mail/ PDA
Notas: 1 2
Os parâmetros de transações se referem aos valores do shift considerados como um todo. Todos os investimentos da Indústria e Logística devem, devem também ser aprovadas respectivamente pela Gerência de Engenharia e Gerência de Projetos (1º nível de aprovação), independentemente do valor.
1.A.7. Real Property Approval Caso qualquer investimento envolva a aquisição ou alienação de bens imóveis deverão seguir as aprovações da seção Imóveis
1.A.8. Antecipação Caso qualquer investimento envolva antecipação para fornecedores deverá seguir as aprovações da seção Adiantamentos.
1.B. Garrafas & Caixas Garrafas e Caixas são administradas como parte do processo de capital e as aprovações devem seguir o mesmo fluxo detalhado nesta seção
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2. INVESTIMENTOS EM TECNOLOGIA INFORMAÇÃO E WEBSITES
DA
2.A. Investimentos de TI Todo o investimento em TI é gerido centralmente e deve ser aprovado conforme a Seção 1. (1.A.1 Aprovação do Orçamento Anual de Capital) Todos os compromissos para o desenvolvimento de sistemas de TI, hardware, software e Internet website financiados através de despesas operacionais, DME, ou outras despesas non-capital devem ser coordenadas pelo TI e devem cumprir com as suas políticas, processos e procedimentos, incluindo todas as aprovações especificadas neste LCOA.
13 | P á g i n a
3. IMÓVEIS Esta seção refere-se a aquisições, vendas ou outras disposições sobre imóveis, exceto aqueles que são parte de uma aquisição ou alienação de uma operação comercial em andamento e abrangidos na seção 7 (atividades de fusão e aquisição e outras corporações Itens de estruturas). Os bens imóveis consistem em terrenos, benfeitorias em terrenos ou arrendamentos, incluindo edifícios e utensílios. As transações imobiliárias geralmente envolvem compromissos significativos de longo prazo e podem impactar as metas ambientais e de sustentabilidade. Portanto, a análise multifuncional e da alta administração é necessária para todas as transações.
3.A. Aquisições, Vendas, Transferências, Doações ou outras baixas sobre Imóveis SOLAR Sênior Management
Executive Limite
Cópia da Informação
Aprovação
CON
Todos
Aprovação DRA + DRE + DFA
Cópia da Informação DG
Governança Cópia da Informação Comitê de Finanças (AF&G)
Aprovação Board
Documentos de Apoio
Ata + Contrato
Notas: 1 Para governança sobre Leasing de imóveis, consulte a seção Leasing 2 Para governança sobre disposições de outros ativos, exceto imóveis, consultar a seção Ativos.
3.B. Desapropriações e Direito de uso de imóveis Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Desapropriações impostas pelo Governo Direitos de uso sobre propriedades/ recursos naturais
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação DRA + DRE+ DFA+DG
DRE+DFA+DG
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Mandado Judicial
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Ata de Reunião + Contrato
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4. LEASING DE IMÓVEIS, EQUIPAMENTOS & QUAISQUER OUTROS ATIVOS O Leasing (arrendamento mercantil - CPC 06 (R2) é um acordo entre um proprietário (arrendador) e outra parte contratante (arrendatário) que transmite o direito de usar o imobilizado (terreno ou ativos depreciáveis) geralmente por um determinado período, incluindo contratos de locação. Os contratos que não são nominalmente identificados como arrendamentos podem ser classificados como arrendamentos para fins contábeis. A avaliação sobre se um contrato contém um arrendamento deve ser baseada na substância do contrato, tendo por exemplo as seguintes características: 1)
No período de uso a entidade deve ter o direito de obter substancialmente todos os benefícios do uso do ativo identificado
2)
Deve ter o direito de direcionar o uso do ativo identificado (Expressamente especificado no contrato. Contudo, o ativo também pode ser identificado ao ser implicitamente especificado na ocasião em que o ativo for disponibilizado para uso pelo cliente)
3)
É um ativo que o fornecedor, em regra, não possui o direito de substituição "substancial", possui um caráter de exclusividade. SOLAR Executive
Limite Aprovação < R$ 1 MM ≥ R$ 1 MM &< R$ 5 MM ≥ R$ 5MM&< R$ 10MM ≥ R$ 10 MM
Cópia da Informação
Sênior Management Aprovação
Governança
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Contrato de Leasing
GRA + GCC GRA + GCC + CON
DRA
DFA
Comitê de Finanças (AF&G)
Contrato de Leasing
GRA + GCC + CON
DRA + DFA
DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Contrato de Leasing + Ata de Reunião
GRA + GCC + CON
DRA + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Contrato de Leasing + Ata de Reunião
Notas: 1 Os parâmetros se referem ao compromisso financeiro total sobre a vida do leasing. 2 Aplica-se tanto a propriedades arrendadas pela Solar a terceiros, como a propriedades arrendadas a Solar. 3 Se um leasing contém uma garantia, o leasing tem de ser aprovado de acordo com os requerimentos especificados na seção Tesouraria, em adição aos requisitos acima. 4 O envolvimento do setor jurídico neste processo se dá na negociação, revisão e aprovação do contrato. 5 Operações de aluguéis de imóveis não previstos no BP devem ser submetidos ao Board, independentemente do valor. 6 Situações de subarrendamento deve ser discutida com DFA e DRE 7 A área de contabilidade corporativa deve ser consultada o mais cedo possível no processo. Eles são especialistas que podem auxiliar em todas as fases relacionadas sobre o desenvolvimento de uma análise de aluguel versus compra, bem como as características d e arrendamento ou se um contrato contém um arrendamento embutido.
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5. AJUSTES DE ESTOQUE, TRANSFERÊNCIAS, BAIXAS DISPOSIÇÕES
IMPAIRMENTS, E OUTRAS
5.A. Baixas de Estoque 5.A.1. Ajustes de Inventário (Produto Acabado, Ingredientes e Almoxarifado) Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação < R$ 10 K
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Book de contagem + Workflow de Inventário
GRA
≥ R$ 10 K &< R$ 100 K
GRA
DRA
Book de contagem + Workflow de Inventário
≥ R$ 100 K &< R$ 1MM
GRA + CON
DRA
Book de contagem + Workflow de Inventário
≥ R$ 1MM &< R$ 5 MM
GRA + CON
DRA + DFA
GRA + CON
DRA + DFA + DG
≥ R$ 5 MM
DG
Book de contagem + Workflow de Inventário
Comitê de Finanças (AF&G) Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Book de contagem + Workflow de Inventário
Notas: 1 Os parâmetros de transação referem-se ao valor contábil líquido do estoque que está sendo eliminado para um único evento ou ciclo de revisão de estoque mensal. 2 O GRA (Gerente Responsável da área) bem como DRA (Diretor Responsável da área) para ajustes de inventários destes materiais restringe-se aos gestores das operações logística e indústria, a depender do depósito de estoque em questão, independente do Centro de Custo.
5.A.2. Ajustes de Estoque por Problemas de Qualidade / Fabricação SOLAR Executive Limite Aprovação ≤ R$ 10K
Cópia da Informação
Sênior Management Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
GIN
> R$ 10 K &≤ R$100k
GIN
DIN
> R$ 100 K & < R$ 1 MM
GIN +CON
DIN
GIN + CON
DIN + DFA + DG
≥ R$ 1 MM
Cópia da Informação
Governança
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Documentos de Apoio Laudo da Qualidade + Workflow InterfacesapSD Laudo da Qualidade + Workflow InterfacesapSD Laudo da Qualidade + Workflow InterfacesapSD Laudo da Qualidade + Workflow InterfacesapSD
1 Notas: As baixas de itens de estoques (matéria-prima/embalagens/produto acabado) por obsolescência e avaria inferiores a R$ 500 serão aprovadas pelos supervisores/coordenadores responsáveis com cópia da informação para o gerente responsável da área.
16 | P á g i n a
5.A.3. Obsolescência e Avarias (Matéria- prima/embalagens/produto acabado) Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
> R$ 500 & ≤ R$ 10K
GLG
> R$ 10 K &≤ R$100k
GLG
DLG
> R$ 100 K &< R$ 1 MM
GLG+CON
DLG
≥ R$ 1 MM
GLG+ CON
DLG + DFA + DG
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Documentos de Apoio Formulário de Baixa de Estoque + Workflow InterfacesapSD Formulário de Baixa de Estoque + Workflow InterfacesapSD Formulário de Baixa de Estoque + Workflow InterfacesapSD Formulário de Baixa de Estoque + Workflow InterfacesapSD
Notas: 1
As baixas de itens de estoques (matéria-prima/embalagens/produto acabado) por obsolescência e avaria inferiores a R$ 500 serão aprovadas pelos supervisores/coordenadores responsáveis com cópia da informação para o gerente responsável da área. 2 Perdas resultantes de produtos danificados, quebra e perda devem ser contabilizados e incluídos no P&L (Profit & Loss Statement) e RE (Rolling Estimate).
5.A.4. Obsolescência e Avarias (Material de marketing e propaganda) SOLAR Executive Limite Aprovação
< R$ 100 K
Cópia da Informação
Sênior Management Aprovação
Cópia da Informação
Governança Cópia da Informação
Aprovação
Formulário de Baixa de Estoque + Workflow PDA
GRA
≥ R$ 100 K & < R$ 2 MM
GRA
≥ R$ 2 MM
GRA
Documentos de Apoio
Formulário de Baixa de Estoque + Workflow PDA
DRA
DRA + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Formulário de Baixa de Estoque + Workflow PDA
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5.B. Impairment de outros Ativos Impairment de ativos incluem quaisquer reavaliações do valor contábil residual ou de baixa de um ativo (inclusive impairments relacionados a sistema de informação desatualizado / obsoleto) excluindo baixas de contas a receber e ajustes de inventário. Executive Limite
< R$ 1 MM
Aprovação
Cópia da Informação
SOLAR Sênior Management Aprovação
Cópia da Informação
Governança Cópia da Informação
Aprovação
CON
≥ R$ 1 MM & < R$ 5 MM
CON
≥ R$ 5 MM
CON
Documentos de Apoio Laudos
Comitê de Finanças (AF&G)
DFA
Comitê de Finanças (AF&G)
DFA + DG
Laudos Board
Laudos
5.C. Disposição - Baixa ou Venda de Ativo (Exceto Imóveis) A seção Disposições de Ativo se aplica a vendas ou baixas de ativos que não sejam Imóveis (ex. equipamentos obsoletos, veículos usados, etc.) e não se aplica a vendas ou disposições de ativos como parte de uma operação de negócio corrente (ex produto acabado). SOLAR Executive Limite Aprovação < R$ 500 K ≥ R$ 500 K & < R$ 1 MM
Cópia da Informação
Sênior Management Aprovação
Cópia da Informação
Governança Cópia da Informação
Aprovação
SAP
GCC GCC + CON
≥ R$ 1 MM & < R$ 5 MM
GCC + CON
≥ R$ 5 MM
GCC + CON
Documentos de Apoio
SAP
DFA DFA + DG
Comitê deFinanças (AF&G) Comitê deFinanças (AF&G)
SAP
Board
SAP
Notas: 1 O parâmetro de transação será o maior entre o valor contábil residual e o preço de venda.
2 Os parâmetros da transação se aplicam a um ativo isolado ou a uma classe de ativos que estejam sendo disponibilizados ao mesm o tempo
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5.D Transferência de Ativos SOLAR Executive Limite Aprovação Transferências entre empresas do GCC +GRA mesmo Grupo Transferências de Propriedade Intelectual Outras Transferências
Cópia da Informação
Sênior Management Aprovação
Cópia da Informação
Governança Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio PDA
DRA + DFA + DG
Comite de Finanças (AF&G)
DRA + DFA
Board
Ata de Reunião + Contrato de Licença
Notas:1 Esta seção não se aplica para transferência de produtos acabados entre as diferentes plantas
19
19 | P á g i n a
6. TESOURARIA, OUTRAS TRANSAÇÕES FINANCEIRAS E GESTÃO DE RISCO 6.A. Relacionamento Bancário Todo o relacionamento, volume e tipo de operações financeiras junto aos bancos devem estar em conformidade com a política de aplicações financeiras e resgastes.
6.B. Política de aplicações financeiras e resgates
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Todos
Aprovação
Cópia da Informação
DFA
Cópia da Informação Comitê de Finanças (AF&G)
Aprovação
Documentos de Apoio
Board
Ata de Reunião
6.C. Estabelecimento de Novos Relacionamentos Bancários para Contas da Companhia Esta seção se refere aos relacionamentos bancários e novas contas com bancos com os quais a Solar não possui relacionamento. Os novos relacionamentos bancários devem seguir as regras estabelecidas na política financeira vigente e aprovada pelo Conselho de administração
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação Todos
Cópia da Informação
GTE
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Contratos de Relacionamentos
DFA
6.D. Mudanças envolvendo instituições bancárias existentes Inclui todas as mudanças nas contas bancárias, como fechamento de uma conta, mudanças em termos da conta ou adição/remoção de assinaturas, assim como abertura de novas contas em bancos existentes
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação Todos
GTE
Cópia da Informação
Aprovação DFA
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio E-mail
20 | P á g i n a
6.E. Empréstimos Externos e Linhas de Crédito O nível de endividamento da Companhia deve estar em conformidade com a política de investimentos e financiamentos aprovada pelo Conselho de Administração.
6.F. Aprovação de empréstimos externos e linhas de crédito
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Documentos de Apoio
Limite Aprovação
Todos
Cópia da Informação
GTE
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação Comitê de Finanças (AF&G)
DFA
Aprovação
Board
Ata de Reunião
Notas:1 A aprovação do Board se da neste caso por meio do orçamento anual(BusinessPlan), contudo, para as operações financeiras passivas junto ao mercado de capitais ou novos empréstimos não previstos deverão ser submetidas a aprovação do Board via Comitê Financeiro.
6.F.1. Empréstimo entre Companhias (Intercompany) SOLAR Executive Aprovação
Cópia da Informação
Sênior Management Aprovação
Governança
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
Limite Todos
GTE + CON
DFA
Contrato de Mutuo
6.F.2. Empréstimos a terceiros SOLAR Executive Aprovação
Cópia da Informação
Sênior Management Aprovação
Cópia da Informação
Governança Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
Limite < R$ 5 MM
GTE
DFA
≥ R$ 5 MM &< R$ 10 MM
GTE
DFA
≥ R$ 10 MM
GTE
DFA
Comitê de Finanças (AF&G) Comitê de Financas (AF&G)
Board
21 | P á g i n a
6.G. Garantias Esta seção se aplica quando: - SOLAR oferece garantias de endividamento a terceiros por razões de negócios ou processos judiciais. - Uma garantia anterior é renovada. - Um terceiro, usualmente, uma instituição financeira, emite uma garantia em nome da SOLAR.
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
< R$ 1MM
GTE
≥ R$ 5MM & < R$ 10MM
GTE
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Comitê de Finanças (AF&G)
Garantias
DPF + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Garantias
DPF + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
DPF + DFA
GTE
Documentos de Apoio Garantias
DPF
GTE
≥ R$ 1MM & < R$ 5MM
≥ R$ 10MM
Cópia da Informação
DG
Board
Garantias
Notas 1 Se um acordo contém uma garantia, a transação inteira deve ser avaliada agregadamente (ex. a garantia subjacente relacionada deve ser enviada junto para as aprovações devidas).
6.H. Emissão de Comfort Letter ou outros instrumentos financeiros
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação Todos
Cópia da Informação
Aprovação
DRE + DFA
GTE
Cópia da Informação
Cópia da Informação
DG
Comitê deFinanças (AF&G)
Aprovação
Board
Documentos de Apoio E-mail / Ata de Reunião
6.I. Compras para Repasse Futuro (Accommodation Purchases) Referem-se a compras de ativos realizadas pela Cia. no lugar de terceiros e que serão revendidos a estes terceiros com base num acordo de "pass-through", em que nenhum lucro ou prejuízo é esperado.
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação < R$ 3 MM & Fora do BP
GCP
≥ R$ 3 MM & Fora do BP
GCP
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
CON
DCP + DFA
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
22 | P á g i n a
6.J. Desembolsos 6.J.1. Autorização para Desembolsos Os procuradores autorizados para aprovar desembolsos em nome da SOLAR são administrados pelo DFA e delegado a funcionários específicos. É necessário sempre, no mínimo, duas assinaturas. Os procuradores autorizados atualmente são os seguintes: 1) 2) 3) 4)
Diretor Administração e Finanças Controller Diretor de Planejamento Financeiro Gerente de Serviços Comerciais (CSC)
5) Gerente de Orçamento & Planejamento 6) Gerente de Tesouraria / Reports 7) Gerente de Financeiro Corporativo 8) Gerente de Serviços Financeiros (CSC)
6.K. Termos/Políticas de Crédito ou Incentivos para Vendas a Clientes ou Distribuidores 6.K.1. Estabelecimento da política de crédito
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Todos
Cópia da Informação
GTE
Aprovação
Cópia da Informação
DFA
DG
Cópia da Informação Comitê deFinanças (AF&G)
Aprovação
Board
Documentos de Apoio
Política de Crédito
6.K.2. Mudanças na política de crédito vigente
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Mudanças que NÃO criam riscos adicionais para a Companhia
GTE
Mudanças temporárias (< 6 meses) que criam riscos adicionais para a Companhia.
GTE
DFA
GTE
DFA + DG
Outras Mudanças que criam riscos adicionais para a Companhia
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
DFA
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
23 | P á g i n a
6.K.3. Exceção aos requisitos da Provisão Para Devedores Duvidosos (PDD). SOLAR Sênior Management
Executive
Governança
Limite Aprovação
Todos
Cópia da Informação
GTE + CON
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
DFA
Documentos de Apoio PDA
6.L. Baixas de Contas a Receber Incobráveis SOLAR Sênior Management
Executive
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
≥ R$ 300 K &< GTE + CON R$ 1 MM
PDA
≥ R$ 1 MM &< GTE + CON R$ 5 MM ≥ R$ 5 MM
Documentos de Apoio
PDA
DFA
GTE + CON
Comitê de Finanças (AF&G)
DFA + DG
Board
PDA
Notas: 1 O parâmetro de transação se refere montante global da baixa de recebíveis. Os critérios dos títulos devem seguir as regras es tabelecidas na medida provisória 656, de 7 de Outubro de 2014
6.M. Instrumentos Derivativos e Outros Instrumentos Financeiros Esta seção inclui, mas não está limitada a contratos forward, contratos de commodity futuras, contrato de opções, collars e swaps. A aprovação de qualquer derivativo embutido dentro de uma obrigação contratual também recai sob esta seção.
6.M.1. Política de Risk Management
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Todos
Cópia da Informação
Aprovação DFA + DG
Cópia da Informação
Cópia da Informação Comitê de Finanças (AF&G)
Aprovação
Board
Documentos de Apoio PDA
24 | P á g i n a
6.M.2. Operacionalização das transações SOLAR Sênior Management
Executive
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Dentro do limite autorizado pelo Board Acima do limite autorizado pelo Board
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Documentos de Apoio
DFA + DG
DFA + DG
6.N. Vendas por Consignação As vendas por consignação ocorrem quando a SOLAR envia seus produtos a um terceiro, mas mantém título e risco de perda até que os produtos sejam vendidos pelo terceiro. A Companhia tem por prática não incentivar vendas através de consignação. Ainda assim, quando for estritamente necessário, as mesmas precisam ser aprovadas conforme tabela abaixo
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação Todos Notas: 1 2 3 4
Cópia da Informação
GTE
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
DFA
Não incluem vasilhames e garrafeiras, nem tampouco outros ativos de mercado em poder do cliente, mas que permanecem em nome da Companhia. O valor da venda é razoável em relação ao tamanho, escopo e duração do evento. É necessário que o cliente em questão mantenha registros claros de produtos vendidos e devolvidos. É necessário que o cliente em questão reembolse a Companhia por produtos vendidos dentro de um período razoável.
6.O. Lançamentos contábeis manuais - Contabilidade / Tesouraria / Financeiro / Tributário
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação > R$ 500 K & ≤R$ 2MM
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
GCC
> R$ 2MM & ≤R$5MM
GCC + CON
> R$ 5MM
GCC + CON
DFA
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio SSLC - Sistema de Solicitação de Lançamento Contábil SSLC - Sistema de Solicitação de Lançamento Contábil SSLC - Sistema de Solicitação de Lançamento Contábil
Notas:1 Valores inferiores a R$ 500 K serão aprovados pelos coordenadores da área.
25 | P á g i n a
7. OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS ESTRUTURACORPORATIVA
A
7.A. Mudança do nome jurídico, fechamento ou reestruturação das operações, etc
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
Mudanças de razão social, endereço e objeto social
DRE + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Reestruturação das Operações
DRE + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Transferências Acionárias
DRE + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Ata de Assembleia Geral
Classificação ou mudança da natureza jurídica
DRE + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Ata de Assembleia Geral
Criação de nova pessoa jurídica
DRE + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Ata de reunião
Abertura e fechamento de filiais
DRE + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Ata de reunião
Ata de Assembleia Geral Ata de reunião / Ata de Assembleia Geral
Nota: 1 A abertura e fechamento de filiais, o processo pode ser iniciado, mas deve ser submetido a aprovação do Board antes da conclu são do processo
7.B. Fusões, Aquisições e Desinvestimentos Inclui Sociedades, Associações, "Joint Ventures", Acordos de Controle, acordos resultantes em possíveis investimentos de capital ("puts/calls, warrants"), etc.
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Todos
Cópia da Informação
Aprovação DRE + DFA + DG
Cópia da Informação
Cópia da Informação Comitê de Finanças (AF&G)
Aprovação Board
Documentos de Apoio Ata de Assembleia Geral
26 | P á g i n a
7.C. Transações Envolvendo Ativos Intangíveis SOLAR Executive Aprovação
Cópia da Informação
Sênior Management Aprovação
Governança
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
Board
Ata de Assembleia Geral
Limite DRE + DFA + DG
Todos
Comitê de Finanças (AF&G)
7.C.1. Merchandising e outras licenças de marcas, patentes e direitos autorais Inclui acordos de licenciamento em que a Solar oferece a licença de marcas, direitos autorais, patentes ou outras propriedades intelectuais a terceiros. SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação Todos
Cópia da Informação
Aprovação DRE + DFA + DG
Cópia da Informação
Cópia da Informação Comitê de Finanças (AF&G)
Aprovação Board
Documentos de Apoio Ata de Assembleia Geral
Nota: 1 As aprovações de Licença não são requeridas por transações exceto para os casos que envolvem Marcas.
27 | P á g i n a
8. QUESTÕES LEGAIS 8.A. Procurações Sujeita à legislação e aos seus documentos societários, a Companhia pode, caso julgar necessário, designar Procurações para questões dentro de sua autoridade. As procurações deverão, obrigatoriamente, (i) ser assinadas por 2 (dois) representantes legais; (ii) especificar expressamente os poderes conferidos; (iii) vedar o substabelecimento - exceto para Advogados; e (iv) conter prazo de validade limitado a 1 (um) ano - exceto para Advogados. As alçadas abaixo indicadas poderão alterar na hipótese de uma pessoa ser ao mesmo tempo procurador e aprovador, ocasião na qual será requerida a aprovação do superior hierárquico. Os objetos não previstos serão analisados caso a caso pelo Jurídico e a atribuição das alçadas será realizada segundo os critérios de existência de compromisso financeiro e valores envolvidos e relevância para o negócio.
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação Assinatura de instrumentos contratuais¹ Advogados²
Cópia da Informação
Aprovação
DFA + DRE
GRA + CJU
Instituições Financeiras³
DFA + DRE
Atividades GRA + CJU Administrativas4 RH 5
DRH + DRE
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Formulário de Requisição de Procuração Formulário de Requisição de Procuração Formulário de Requisição de Procuração Formulário de Requisição de Procuração Formulário de Requisição de Procuração
Notas: 1 Assinatura de instrumentos contratuais (p.ex., contratos, aditivos, escrituras, termos, distratos e notificações), exceto contratos de trabalho e convênios para concessão de benefícios a empregados. 2 Procurações para advogados internos ou externos, representarem a Companhia em processos judiciais ou procedimentos administrativos, bem como em atos extrajudiciais de defesa e representação dos interesses da Companhia. 3 Atuação perante instituições financeiras (estabelecimentos bancários e de crédito), exceto a realização das Atividades Administrativas 4 Atuação perante órgãos da administração pública direta e indireta, bem assim de concessionárias e permissionárias de serviços públicos, para conduzir trâmites burocráticos. 5 Assinatura de contratos de trabalho, PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário, CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social, convênios para concessão de benefícios a empregados e atuação perante sindicatos, entidades de classe e órgãos públicos de jurisdição t rabalhista (excetooperação a respectiva nota de débito)
28 | P á g i n a
8.B. Acordos de Litigação Os parâmetros da transação referem-se ao valor presente total de qualquer liquidação proposta. Não inclui os honorários dos advogados, custos do processo legal ou outras taxas legais. Apesar de ser preferível que ocorra toda a aprovação antes da liquidação, se for ordenado por autoridades do governo que seja paga um acordo dentro de um tempo específico, esse pagamento deve ser realizado dentro do tempo designado e os trâmites internos de aprovação devem ser, então, finalizados tão logo seja possível.
8.B.1. Questões Trabalhistas e Cíveis
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação < R$ 100 K
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
GJU
Cópia da Informação
Aprovação
DRG
≥ R$ 100 K & < R$ 1 MM
GJU
DRG + DRE
≥ R$ 1 MM
GJU
DRG + DFA
DG + DFA + DOP DG + DOP
Documentos de Apoio Ata de Reunião
Comitê de Finanças (AF&G) Comitê de Finanças(AF&G)
Ata de Reunião Board
Ata de Reunião
8.B.2 Assuntos Tributários
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação < R$ 500 K
GTF + CON
≥ R$ 500 K &< R$ 1 MM
GTF + CON
≥ R$ 1 MM
GTF + CON
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Ata de Reunião
DRG + DOP DFA + DG
DRG + DOP
Ata de Reunião Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Ata de Reunião
8.C Pagamento de Invasão de território
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
< R$ 100K
DOP + DRG
≥ R$ 100 K
DOP + DRG + DFA
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Formulário + PGMK ( Pedido de Marketing SAP) Formulário + PGMK ( Pedido de Marketing SAP)
Nota: 1 A Divisão (CCIL) é a unidade responsável por gerir esses pagamentos no território brasileiro e encaminhar para a operação a r espectiva nota de débito.
29 | P á g i n a
9. TRANSAÇÕES FUNCIONÁRIOS
RELACIONADAS
A
9.A. Programas e Planos de Benefícios a Funcionários Todos os planos de remuneração da Solar - voluntária ou estatutárias, incluindo, sem limitação, todos planos de saúde, seguro de vida, invalidez, planos de demissão (incluindo os planos resultantes da reestruturação), planos de pensão e aposentadoria, e todos os outros planos de benefícios a funcionários.
9.A.1. Novos ou Mudanças em Programas e Planos
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
DRE + DRH + DFA DRE + DRH + DFA + DG
≤ R$ 500 K > R$ 500 K& ≤ R$ 1,5MM
Documentos de Apoio Material de BID + Email Material de BID + Email
> R$ 1,5 MM & ≤ R$ 3 MM
DRE + DRH + DFA + DG
Comitê de Pessoas
> R$ 3 MM
DRE + DRH + DFA + DG
Comitê de Pessoas
Material de BID + Email Board
Material de BID + Email
Notas: 1 Os parâmetros de transações referem- se: ao passivo do plano ou programa no balanço patrimonial, despesa anual ou custo único, o que for mais alto. Não inclui processos jurídicos e acordos trabalhistas sindicais negociados coletivamente. 2 Todas as mudanças (financeiras e não financeiras) para planos e programas aprovados devem consultar as áreas legais e fiscais para avaliação do impacto. 3 Se o financiamento requerido para uma mudança de plano previamente aprovado for relacionado a exigências legais, premissas atuariais revisadas ou crescimento / declínio no número de funcionários decorrentes de contratação / rescisão, não é requerida re-aprovação.
9.A.2. Acordos coletivos de trabalho SOLAR Executive Aprovação
Cópia da Informação
Sênior Management Aprovação
Cópia da Informação
Governança Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
Limite Todos
DRH + DRE + DFA
DG
Acordo Coletivo - Ata doComitê de Negociação Sindical
30 | P á g i n a
9.B. Benefícios Pessoais fora dos Planos e Programas aprovados. Quaisquer exceções envolvendo 1) benefícios ou compensação únicos e não recorrentes ou 2) benefícios ou compensação direcionados a situações específicas e não amplamente disponíveis.
SOLAR Sênior Management
Executive
Governança
Limite Aprovação ≤ R$ 100 K
> R$ 100 K
Cópia da Informação
Aprovação
GBP + GRB
DRH + DFA
GBP + GRB
DRH + DFA + DG
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
E-mail E-mail
Comitê dePessoas
Notas: 1 A política local da área de Pessoas e Organização, quando aplicável, deve ser seguida. 2 Qualquer tipo de benefício que não seja divulgado nos programas disponíveis para todos os associados. Os custos devem estar c obertos no orçamento anual aprovado. 3 Os parâmetros acima se aplicam a qualquer forma de benefício único oferecido a um indivíduo ou grupo de funcionários (ex. Acordos de desligamento não cobertos sob o plano ou política da Companhia aprovados). 4 Não inclui processos legais e planos sindicais negociados coletivamente
9.C. Complementos Autorizados 9.C.1. Contratação de Pessoal
Limite
Executive Aprovação
Diretores e Outras posições que se reportam ao DG Admissão por substituição ou aumento de quadro para demais cargos Aumento de quadro não previsto no orçamento
Cópia da Informação
SOLAR Sênior Management Aprovação DRH + DG
Cópia da Informação
Governança Cópia da Informação
Comitê de Pessoas
GRA
Aprovação
Documentos de Apoio
Board
Sistema Rhumanos + Ata de Reunião
Sistema RHumanos
DRA + DRH + DG
Sistema RHumanos
Notas: 1 Esta seção se aplica a contratação dentro e fora do orçamento aprovado. 2 Cargos de liderança designa os cargos de supervisores, coordenadores, especialistas, gerentes
31 | P á g i n a
9.C.2. Desligamento de Pessoal SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Diretores que se subordinam ao DG Cargos de Liderança Demais Cargos
Aprovação
Cópia da Informação
DRH + DG
GRA + GBP
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
Board
Sistema RHumanos
Comitê de Pessoas
DRA
Sistema RHumanos
GRA
Sistema RHumanos
Notas:1 Cargos de liderança designa os cargos de supervisores, coordenadores, especialistas, gerentes
9.C.3. Desligamentos por justa causa
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Gerentes e Diretores
DRA +DRE + DRH
Demais Cargos
DRA + DRE + DRH
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Comitê de Pessoas
Documentos de Apoio Sistema RHumanos
Sistema Rhumanos
9.C.4. Short-Term Assignment - "STA"
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Todos
GRB
Cópia da Informação
Aprovação DRH + DRA + DRE
Cópia da Informaçã
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Contrato
32 | P á g i n a
9.C.5. Folha de Pagamento SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação Aprovação da Folha de Pagamento Pagamento de Bônus Bônus de Contratação (Hire Bônus)
Cópia da Informação
Aprovação
GRH
DRH
GRH
DRH
GRH
DRH + DFA
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
Skyline / Nexxera
DFA
Skyline / Nexxera
Skyline / Nexxera
9.C.6. Aumento de Salários (incluindo promoção e transferência entre unidade se aplicado) SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação Diretores que se subordinam ao DG Cargos de Liderança Demais Cargos
GBP
Cópia da Informação
Aprovação
DG + DRH
GBP
DRA
GRA
DRA
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Comitê de pessoas
Board
Documentos de Apoio
Sistema RHumanos
Sistema RHumanos
Sistema RHumanos
Notas: 1 Esta seção não se aplica a promoções com preenchimento de vagas internas, pois o processo de aprovação foi previamente realiz ado com a requisição de pessoal da vaga. 2 Cargos de liderança designa os cargos de supervisores, coordenadores, especialistas, gerentes
33 | P á g i n a
10. SERVIÇOS DE PROFISSIONAIS E OUTROS
CONSULTORIA,
10.A. Serviços de Consultoria O trabalho de consultores é geralmente descrito como a transferência de conhecimento de especialistas ou estrategistas externos a funcionários da Companhia. Geralmente, consultores são contratados para projetos com uma duração determinada e quaisquer bens intelectuais desenvolvidos durante o projeto deve tornar-se propriedade da Companhia. Esta transferência de conhecimentos e capacidades são as diferenças essenciais entre serviços de consultoria e serviços profissionais externos. Os consultores são normalmente pagos numa base de taxa pré-determinada, baseada no escopo do trabalho. Exemplos: Desenvolvimento de modelos de negócio e estratégia, consultoria sobre reprojetamento de processos, estratégias de gestão de mudanças, estratégia de RH & trabalho de desenvolvimento de política, soluções de estratégia de tecnologia da informação, etc.
SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação ≤ R$ 50 K
> R$ 50 K& ≤ R$ 500K
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
GRA + GSU
GRA + GSU
Documentos de Apoio
DRA
> R$ 500 K & ≤ R$ 2 MM
DRA + DFA + DSU
Comitê de Finanças (AF&G)
> R$ 2 MM
DRA + DFA + DSU + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
E-mail Board
Notas:1 Todos os compromissos, independente do valor ou tempo de execução, requer o envolvimento do Financeiro e Jurídico para minimizar os riscos relacionados ao contrato.
10.B. Serviços de Profissionais Externos Os serviços de profissionais externos geralmente envolvem o fornecimento de "conhecimento especializado" ou "expertise" ao nosso negócio. Diferentemente de consultoria, com serviços profissionais, geralmente a intenção não é a transferência de conhecimentos. O trabalho de profissionais externos é geralmente tático ou operacional, não estratégico.
10.B.1. Serviços de Profissionais Externos - Geral Esta subseção se aplica a serviços profissionais que estão diretamente relacionados ao negócio da Companhia, incluindo as áreas de suporte. Esta subseção exclui: serviços jurídicos, tributários, contábil e de auditoria, serviços fornecidos por agências de Marketing, mídia e relações públicas.
34 | P á g i n a
Exemplos: Emplaquetamento de ativos & serviços de inventário, pesquisas de senso, de consumidores, de clientes, comerciais & apoio estatístico, desenvolvimento e desempenho de serviços de treinamento, aquisições de talentos inclusive firmas executiva, etc.
SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação ≤ R$ 500 K > R$ 500 K & ≤ R$ 2 MM > R$ 2 MM
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
DRA
GSU + GRA GSU + GRA GRA
Documentos de Apoio
E-mail + RC
DRA
Comitê de Finanças (AF&G)
DRA + DSU + DFA
Comitê de Finanças (AF&G)
E-mail + RC
Board
RC + Ata de Reunião
Notas: 1 Os parâmetros de transação se referem ao compromisso financeiro total do projeto. Os projetos não devem ser divididos em estágio s ou fases a fim de minimizar as aprovações necessárias. Se o compromisso financeiro total para qualquer engajamento específico não for conhecido desde o início o valor pode ser estimado, mas se os custos totais do projeto aumentar mais de 10% na unidade monetária local versus a estimativa inicial, o e ngajamento deve ser reprovado.
10.B.2. Serviços de Profissionais Externos - Jurídico, Tributário, Contábil e Auditoria Compromissos para o engajamento de serviços de profissionais externos relacionados ao jurídico, tributário, contábil e auditoria. Este tópico também trata sobre contratação de auditores externos para serviços que não sejam de auditoria e/ou decisões para a contratação de firmas de contabilidade para engajamento em auditorias societárias.
SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação Auditoria Societária
Cópia da Informação
Aprovação CON + DFA
Cópia da Informação
Cópia da Informação Comitê de Finanças (AF&G)
Aprovação Board
Documentos de Apoio RC + Ata de reunião
Auditores externos, sendo a mesma empresa responsável pela emissão das DF´s sendo contratada para serviços que não sejam de auditoria societária até R$ 200K
CON + DFA
Comitê de Finanças (AF&G)
E-mail + RC
Auditores externos, diferente da atual contratada, para serviços que não sejam de auditoria societária
CON + DFA
Comitê de Finanças (AF&G)
E-mail + RC + Ata de reunião
Serviços que não sejam relacionados a auditoria Societária < R$ 2MM Serviços que não sejam relacionados a auditoria societária ≥ R$ 2MM
Board
GRA
DRA
Comitê de Finanças (AF&G)
E-mail + RC
GRA
DRA + DFA
Comitê de Finanças (AF&G)
E-mail + RC
Notas: 1 Os auditores responsáveis pela emissão da DF podem realizar serviços de consultoria desde não prejudique a independência na avaliação e estejam em conformidade com as resoluções do Comitê de Valores Mobiliários (CVM) e normativos do Conselho Federal de Contabilidade (CFC).As consultorias desta natureza tem limite de R$ 200 K por transação e R$ 1MM global.
35 | P á g i n a
10.B.3. Serviços de Profissionais Externos - Marketing (incl. agências de marketing & mídia e serviços de marketing) SOLAR Sênior Management
Executive
Governança
Limite Cópia da Informação
Aprovação ≤ R$ 500 K
> R$ 500 K & ≤ R$ 1 MM > R$ 1 MM & ≤ R$ 5 MM
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
GRA + GSU DEM
GRA + GSU
Comitê de Finanças (AF&G)
DEM + DSU + DFA
GRA
Notas: 1 Caso os serviços envolvam antecipação para fornecedores, deverá seguir as aprovações da seção Adiantamentos.
10.C. Outsourcing (terceirizados) 10.C.1. Outsourcing (terceirizados) SOLAR Sênior Management
Executive
Governança
Limite Aprovação < 12 meses& < R$ 100 K
GJU +GRA
< 12 meses & ≥ R$ 100 K
GJU + GRA
≥ 12 meses & < R$ 100 K ≥ 12 meses & ≥ R$ 100 K
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
DRE + DRA + DRH + DFA
GJU + GRA
GRA
DRE + DRA + DRH + DFA
36 | P á g i n a
11. ADIANTAMENTOS Esta seção inclui adiantamentos a clientes, fornecedores ou engarrafadores, incluindo fundos pagos sob acordos de marketing, de patrocínio, de serviço ou contratos de fornecimentos.
Executive Limite
< R$100 K
Aprovação
GTE
≥ R$ 500 K& < R$ 2,3MM
GTE
≥ R$ 5 MM
Aprovação
Cópia da Informação
Governança Cópia da Informação
Aprovação
GTE
GTE
Documentos de Apoio RC + Contrato / Documentação suporte
GTE + GSU
≥ R$ 100 K & < R$ 500K
≥ R$ 2,3 MM &< R$ 5 MM
Cópia da Informação
SOLAR Sênior Management
RC + Contrato / Documentação suporte
DRA + DSU
RC/Contrato + Garantia
DSU + DFA
RC + Contrato / Documentação suporte + Garantia
DSU + DFA + DG
DSU + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
RC + Contrato / Documentação suporte + Garantia
Notas: 1 Os parâmetros financeiros se referem ao "Compromisso" total dos valores que representam adiantamentos dentro da validade do acordo. 2 Todo adiantamento acima de R$ 200K precisa de carta fiança ou garantia emitida pelo beneficiário do adiantamento. Qualquer exceção precisa ser aprovado pelo DFA
37 | P á g i n a
12. PATROCÍNIOS DE MARKETING Esta seção cobre patrocínios e propriedades de marketing. Patrocínios: As transações com terceiros, que sejam motivadas pela oportunidade de obtenção de direitos e benefícios para o negócio, os quais podem ter como objetivos a promoção das marcas da Companhia. Patrocínios incluem, mas não estão limitados a acordos musicais, esportivos e de entretenimento, naming rights e endorsement de celebridades. Compromissos de patrocínio devem ser realizados somente após conclusão da análise do negócio, comparando todos os custos com direitos e os benefícios adquiridos, a fim de determinar o impacto para a empresa. Taxa Interna de Retorno (IRR), Retorno sobre Investimento (ROI) ou outras medidas de retorno sobre investimento devem ser utilizadas para apoiar o processo decisório. Propriedades de Marketing: Terceiros cujos nomes, marcas registradas, logos, mascotes, personagens e/ou outra propriedade intelectual sejam utilizadas nos esforços de marketing da Companhia. Estas transações envolvem tipicamente a aquisição de direitos promocionais, direitos de disponibilidade de bebidas, direitos musicais ou sobre talento e/ou direitos de uso de marca registrada. Algumas propriedades de Marketing incluem as localidades físicas (estádios esportivos e parques temáticos) e alguns são exclusivamente propriedades "intelectuais" (ligas esportivas, filmes e nomes e semelhanças de celebridades).
SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação < R$ 50 K
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Contratos de Patrocinio
GMC + GRA
≥ R$ 50 K& < R$ 200K
GMC + GRA
DRA + DEM
Contratos de Patrocinio
≥ R$ 200 K & < R$ 1 MM
GMC + GRA
DRA + DEM + DFA
Contratos de Patrocinio
≥ R$ 1 MM &< R$ 5 MM
GMC + GRA
≥ R$ 5 MM
GMC + GRA
DRA + DEM + DFA
Contratos de Patrocinio
+ DG DRA + DEM + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Contratos de Patrocinio
Notas: 1 Os parâmetros financeiros são baseados no gasto total contratual previsto de pagamentos de patrocínio. 2 Em casos onde não seja prático ter um acordo completamente negociado, antes dos pedidos serem feitos ou produtos serem recebidos, o DFA e o DRE devem ser consultados a fim de estabelecer algum processo de exceção aceitável.
38 | P á g i n a
13. DOAÇÕES As doações são contribuições a organizações de caridade, religiosas, científicas, educacionais, Ong´s ou outras organizações reconhecidas sem fins lucrativos, em espécie ou equivalente. Esta seção também se aplica a patrocínios que sejam beneficentes em sua natureza (ex. recepções, jantares ou outros eventos onde a Solar é um patrocinador reconhecido). As doações não resultam em benefício operacional para a Companhia além da reputação, responsabilidade corporativa e afiliação comunitária.
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
≤ R$ 500 K
Cópia da Informação
Aprovação DRA + DRE + DFA
Cópia da Informação
> R$ 500 K
Aprovação
Documentos de Apoio Ordens de doação (SAP)+ E-mail
DOP DOP
DRA + DRE + DFA + DG
Cópia da Informação
Comite de Finanças (AF&G)
Board
Ordens de doação (SAP) + E-mail
Notas: 1 Doações a entidades publicas/ contribuições Políticas e Pagamentos a Representantes do Governo vide seção 14. 2 Caso sejam materiais de informática requer aprovação / conhecimento do diretor de TI via e-mail. 3 Para governança sobre doações de imóveis, consultar a seção Imóveis. 4 Não é permitida a doação de ativos da companhia para funcionários da companhia.
39 | P á g i n a
14. CONTRIBUIÇÕES POLÍTICAS E ATIVIDADES SOCIAIS A FUNCIONÁRIOS DO GOVERNO 14.A. Contribuições Políticas Qualquer pagamento para funcionário do governo não é permitido. Desta forma, é vedado contribuições em dinheiro ou estimável em dinheiro, inclusive por meio de publicidade de qualquer espécie, feitas pela Companhia ou em nome dela a qualquer candidato político, campanha ou comitê de apoio a eleição de um candidato para função pública ou financiamento por qualquer razão estabelecida a um partido político ou candidato. (Lei nº 13.165/2015)
14.B. Atividades Sociais, Presentes, Entretenimentos e Outras Cortesias Concedidos a Funcionários do Governo As transações com representantes do governo são cobertas por considerações e regras especiais. Deverão ser acionados o Departamento Jurídico e a Diretoria de Relações Externas de forma a garantir que essas regras e limitações sejam compreendidas e seguidas.
SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
< R$ 250
DRE
≥ R$ 250 &< 10 K
DRE + + DFA
>R$ 10 K
DRE + DFA + DG
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Memo
DG
Comitê de Finanças (AF&G) Comitê de Finanças (AF&G)
Memo
Board
Memo
40 | P á g i n a
15. CONTRATOS COMERCIAIS Esta seção refere-se a acordos comerciais com clientes, fornecedores e outros parceiros críticos ao negócio. As necessárias aprovações mostradas nesta e em outras seções deste LCOA ou qualquer norma interna, tem que ser obtidas antes do comprometimento financeiro da Companhia.
15.A. Acordos de Fornecimento Os acordos de Fornecimento (incluindo Acordos de Manufatura): se aplicam a acordos de fornecimento de bebidas, ingredientes para bebidas ou embalagens para bebidas, assim como, outros acordos de suprimento de bens ou serviços inclusive aqueles sob os quais a Companhia tem obrigação de compras de quantidades mínimas.
SOLAR Sênior Management
Executive
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
< R$ 2 MM
GRA + GSU
≥ R$ 2 MM& < R$ 20MM
GRA
DRA + DSU
≥ 20 MM & < R$ 50 MM
GRA
DRA + DSU + DFA
≥ 50 MM & < R$ 100 MM
GRA
DRA + DSU + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
≥ R$ 100 MM
GRA
DRA + DSU + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Aprovação
Documentos de Apoio
Board
15.B. Contratos de engarrafamento, produção e distribuição SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação Contratos Toll Filling / Toll Packing / Distribuidores (contrato padrão)
Cópia da Informação GJU
Aprovação
DFA + DRA + DG
Cópia da Informação
Cópia da Informação Comitê de Finanças (AF&G)
Aprovação
Documentos de Apoio
Board
41 | P á g i n a
15.C. Acordos de Suprimento ou Contratos em geral Compras, em conjunto com o Jurídico, determinará quando é necessário formalizar um acordo de fornecimento ou contrato de suprimentos com um fornecedor, de forma a suplementar os termos do pedido de compras ou outro método de transação de compras aprovado. No mínimo, acordos/contratos de fornecimento devem ser utilizados em quaisquer das seguintes circunstâncias: Contratos iguais ou maiores do que R$ 2milhões • Acordos de compras que incluam instrumentos financeiros ou derivativos. • Arrendamentos Mercantis • Compras de serviços de consultoria / mão de obra • Compras de produtos ou serviços de uma natureza estratégica (incluindo ingredientes, sucos, embalagens, materiais de marketing e serviços de marketing). • Acordos de compras que envolvam imóveis; a criação, posse ou licença de propriedade intelectual; ou só de marcas registradas ou outra propriedade intelectual da Companhia pelo fornecedor. • Acordos de compras que tenham um perfil crítico ou de risco (incluindo quando produtos/materiais são experimentais ou não testados); • Acordos de compras por atividades de desenvolvimento conjunto que possam resultar em obrigações de compras futuras. •
Pedidos de Compras também resultam em compromisso financeiro para a Companhia.
15.D. Parcerias Comerciais com Clientes Qualquer Compromisso e acordos com clientes que a SOLAR negociou diretamente ou para os quais a SOLAR está contribuindo com apoio financeiro deve ser aprovado pela UN impactada, além de outras aprovações necessárias.
15.D.1.
Negociações de Exclusividade (Casas preferenciais)
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Contrato + Modelo Análise Financeira
Contratos < R$ 50 K
GPE + GFC
Contratos ≥ R$ 50 K & < R$ 500K
GPE + GFC
Contratos ≥ R$ 500K & < R$ 2 MM
GPE + GFC
DRG + DPF DOP
Contratos ≥ R$ 2 MM
GPE + GFC
DRG + DPF + DOP
Contratos sem retorno financeiro
GPE + GFC
DOP + DFA + DG
Contratos com tempo de retorno > metade do período do contrato
GPE + GFC
DOP + DFA
DRG + DPF
Contrato + Modelo Análise Financeira
DOP
Contrato + Modelo Análise Financeira DFA
Comitê de Finanças (AF&G)
Contrato + Modelo Análise Financeira Contrato + Modelo Análise Financeira
DG
Contrato + Modelo Análise Financeira
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15.B.2 Programas de Acordos Comerciais (PAC) A SOLAR possui contratos de parcerias com os clientes de AS - Auto-Serviço onde estes clientes recebem pagamentos de acordo com os resultados de execução. O cliente que performar positivamente no item de execução poderá receber o pagamento referente a este item em acordo com um percentual do faturamento do Ponto de Venda daquele mês. Cada cliente possui metas diferentes que são formalizadas através de contrato.
SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação Contratos < R$ 50 K
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Contrato de PAC
GPE + GFC
Contratos ≥ GPE + GFC R$ 50 K &< R$ 200K
Contratos ≥ R$ 200K
Aprovação
GPE + GFC
DRG + DOP
Contrato de PAC
DRG + DOP + DFA
Contrato de PAC
Nota: 1 O Valor estabelecido em “Limite” refere-se ao valor financeiro (R$) estimado em pagamentos de incentivo financeiro ao Cliente durante a vigência do Contrato. 2 Acordos de PAC são contratos de reciprocidade, onde o pagamento está condicionado a performance de execução do cliente e, portanto, não é permitido o estabelecimento de pagamento de valores fixos
15.E. Transações Excepcionais O LCOA pode não abordar todas as situações ou cenários de negócios. Além dos requisitos de aprovação especificados em outras seções, certas transações exigem análise e aprovação adicional da administração devido ao tamanho, escala, natureza, risco e impacto incomuns da transação além da operação original ou potencial para estabelecer precedentes
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Todos os contratos ≥ 5 anos independente do compromisso financeiro Acordos que envolvem membros do Conselho de administração ou dos seus familiares Todos os outros acordos fora do curso normal dos negócios
Cópia da Informação
Aprovação
DRE + DFA + DG
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Comitê de Finanças (AF&G)
Aprovação
Documentos de Apoio
Board
Ata de reunião + Contrato
DRE + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Ata de reunião + Contrato
DRE + DFA + DG
Comitê de Finanças (AF&G)
Board
Ata de reunião + Contrato
43 | P á g i n a
16. PRECIFICAÇÃO, OPERACIONAIS
RECEITAS
E
DESPESAS
16.A. Precificação e Receitas Operacionais 16.A.1 Aprovação na política de Preços (através do processo de Business Plan e Rolling Estimate) e mudanças não orçadas a preços aprovados. SOLAR Sênior Management
Executive
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovações na política de preços e descontos para clientes e outros engarrafadores Aplicação de ajustes de de preços fora da política acima ou abaixo de 1pp
Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
DOP
Comitê de Finanças (AF&)
Board
Material Suporte + Atas das reuniões do Conselho
Board
Material Suporte + Atas das reuniões do Conselho
DEM +DRG + DFA + DG
DEM +DRG + DFA + DG
aprovado no BP/RE.
Documentos de Apoio
Cópia da Informação
DOP
Comitê de Finanças (AF&)
Nota: Se definido no BP do ano que devemos repassar 100% da inflação estimada em 4% a diretoria SLT terá autonomia de aplicar no má ximo variações de até 1pp acima ou abaixo do aprovado no BP. Se desejado aplicar uma variação acima ou abaixo do 1pp deverá ser submetido à aprovação ao Board.
16.A.2 Mudanças de preços (Orçados) SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação Criação/alteração de tabelas de preços
GRM
Mudanças de cliente em tabelas
GRM + GRA
Cadastro e ajuste de preços para outras franquias, faturamento de avarias e sucatas e outros itens não relacionados a produto acabado
GFC
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
DRG
Aprovação
Documentos de Apoio E-mail/ SAP R3
DRG
DPF
Cópia da Informação
Email / Sistema Workflow E-AMT
Email/ SAP R3
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16.A.3 Promoções/ Descontos temporários de preço SOLAR Sênior Management
Executive
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio E-mail/ Sistema EAMT
< R$ 30 K
GCO
≥ R$ 30 K & < R$ 100K
GCO
DRG
≥ R$ 100K
GCO
DRG+DOP
E-mail/ Sistema EAMT
DOP
E-mail/ Sistema EAMT
Notas: 1 Descontos de FEFO seguem a política de datas críticas, aprovadas na SLT, desde que em determinados parâmetros de criticidade de risco SHELFLIFE 2 Descontos fora do calendário promocional devem ser submetidas as aprovações acima com inclusão do Gerente de RGM (até 100K), Diretor de Marketing (Acima 100K) 3 Onde for prático, o Coordenador de Inteligência comercial deve revisar solicitações de promoções e participar do fluxo como primeiro nível de aprovação. 4 Se o Compromisso Financeiro total para qualquer compromisso específico não for conhecido no início, o valor pode ser estimado, mas se os custos totais aumentarem 10% ou mais vs. a estimativa inicial ou o valor estimado recebido diminuir em 10% ou mais, o engajamento deve ser reaprovado.
16.B. Despesas Operacionais Aprovação de despesas dentro do orçamento / Requisições de compras
SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
≤ R$ 50 K
GRA
> R$ 50 K & ≤ R$ 500 K
GRA
> R$ 500 K & ≤ R$ 5 MM
GRA
DRA + DFA
> R$ 5 MM
GRA
DRA + DFA + DG
DRA
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Comprovante de despesas + Workflow SAP Comprovante de despesas + Workflow SAP Comprovantede despesas + Workflow SAP Comprovante de despesas + Workflow SAP
Notas: 1 2
3 4 5
Este item se aplica a pagamentos feitos a partir de requisições de compra (RC), Solicitação diretas de Pagamento – BTP, Despesas de viagens, reembolsos financeiros via PGFI e Solicitação de Reembolso de Despesas Diretas de Marketing - (Direct Marketing Expense - DME) via PGMK Qualquer Compromisso feito por uma UN, Grupo ou Função que possa razoavelmente envolver um Compromisso de recursos atuais ou futuros gerenciados ou administrados por outra UN, Grupo ou Função deve ser aprovado pela UN impactada, Grupo ou Função, além de outr as aprovações necessárias. É possível pré-aprovar pagamentos de impostos, desde que em acordo com o fluxo estabelecido nesta seção. Quando pagamentos forem relacionados a impostos, o DRA aplicável é o Gerente de Controladoria (CON) Compras emergencias ou fora do procedimento padrão devem ser avaliadas pela diretoria da área e a RC deve ser finalizada assim que possível. Produtos para Revenda são aprovados apenas pelo Gerente Planejamento e S&OP, independentemente do valor.
45 | P á g i n a
16.C. Aprovação de Pedido de Compra (SAP) SOLAR Executive
Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio
≤ R$ 100 K CSU
PC
> R$ 100 K & ≤ R$ 500 K
CSU + GSU
PC
> R$ 500 K & ≤ R$ 5 MM
CSU + GSU
DSU
PC
CSU + GSU
DSU + DFA
PC
> R$ 5 MM
Notas:1 Caso o valor do item do pedido de compra seja superior ao da requisição de compra, a requisição de compra deve seguir novamente pelo fluxo de aprovações.
46 | P á g i n a
17. TRANSAÇÕES COM PARTES RELACIONADAS Parte Relacionada significa (a) qualquer acionista, (b) qualquer diretor, conselheiro ou funcionário importante da companhia (ou se aplicável, de qualquer de suas subsidiárias), (c) qualquer afiliada de uma pessoa descrita nos itens (a) ou (b) acima, (d) qualquer dos pais, cônjuge, companheiro/a, irmão, filho, enteado, sobrinho/a ou qualquer outro parente com relacionamento (por sangue, casamento ou adoção) dessa Pessoa ou de cônjuge ou companheiro dessa Pessoa que compartilhe o mesmo lar com essa Pessoa e (e) qualquer trust cujos beneficiários, ou qualquer sociedade, parceria ou outra entidade cujos acionistas, sócios ou membros, incluam qualquer das Pessoas identificadas no item (c) acima.
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
< R$ 100 K
GPF + GRA
DRE
≥ R$ 100K & < R$ 500K
GPF + GRA
DRA + DRE
≥ R$ 500 K & < R$ 5MM
GPF + GRA
DRA + DRE + DFA
≥ R$ 5 MM
GPF + GRA
DRA + DRE + DFA + DG
Cópia da Informação
Cópia da Informação
Aprovação
Documentos de Apoio Ata
DFA + DG
Ata Comitê de Finanças (AF&G) Comitê de Finanças (AF&G)
Ata
Board
Ata
Notas: 1 O enquadramento deve considerar o valor total da transação pretendida, independentemente da participação da Solar na empresa controlada ou coligada em questão. 2 Aportes de capital, quando necessários para a transação pretendida, devem estar previstos no orçamento O departamento jurídico da companhia manterá um cadastro com a identificação das partes relacionadas, que deverá ser consultado pelos responsáveis pelas transações antes da sua conclusão. 3 Cada transação com a parte relacionada, quando reportada ao departamento jurídico, deverá vir com as informações necessárias para sua análise, incluindo evidências e a formalização do gestor encarregado contendo: (a) existência de motivos claramente demonstráveis, do ponto de vista dos negócios da companhia, para que seja realizada a transação, (b) informações que a transação é realizada em termos, minimamente igualitários e favoráveis a companhia, que aqueles geralmente disponíveis no mercado ou aqueles oferecidos a/por um terceiro não relacionado a companhia, em circunstâncias equivalentes. 4 Transação fora do curso normal dos negócios que envolver valor superior a R$5.000.000,00 (cinco milhões de reais) estará sujeita a aprovação formal pelo BOARD. Para tanto, tal transação deverá antes ser levada pelo Departamento Jurídico à análise do Comitê Financeiro (AF&G), que avaliará se as diretrizes e termos acordados
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18. ESTRATÉGIA DE INOVAÇÃO DE PRODUTOS A inovação de produto, como o próprio nome indica, foca no desenvolvimento e melhoria das funções dos produtos. Todos os projetos de inovação devem ser revisados e aprovados dentro do Business Plan e devem trazem retornos financeiros o suficiente para justificar o risco do projeto.
Executive
SOLAR Sênior Management
Governança
Limite Aprovação
Cópia da Informação
Aprovação
Desenvolvimento e Lançamento de novos produtos no mercado da SOLAR
GEI
DOP + DSP + DG + DFA
Expansão/ Descontinuidade de produto por região
GEI
DSP + DOP + DEM + DPF
Cópia da Informação
Cópia da Informação
MOS
DG + DFA
MOS
Aprovação
Board
Documentos de Apoio
Estudos de Viabilidade + Orçamento + Ata de Reunião Estudos de Viabilidade + Orçamento
Notas: 1 Projetos de inovação caracterizam-se por lançamento de novos produtos onde há necessidade de investimento, negociação de concentrado novos, novas pautas tributárias e campanhas de marketing para lançamentos. 2 Estudos de viabilidade são criticos e devem suportar processos decisórios (pesquisa de mercado, impactos de riscos e oportunidades, business plan, orçamento etc.) 3 A expansão ou descontinuidade de produtos em regiões da SOLAR deve ser avaliada e aprovada em acordo com a estratégia de MIX e distribuição de produtos definidos no Business Plan.
48 | P á g i n a
