KRÖNIKA - DYSSVOLD

HYBRIDEVENT GER EN FÖRSÄKRING MOT DET OFÖRUTSÄGBARA

Under pandemin har event och möten digitaliserats i expressfart, något som varit kännbart och påverkat många. Men det har inte bara haft negativa effekter. Det talar för att de digitala sammankomsterna kommer bestå, som en del av ”det nya normala”. Mest troligt kommer vi också att få se allt fler hybridevent med både fysiska och digitala deltagare. Hybriderna ger också arrangörer en extra försäkring mot att behöva ställa in om exempelvis smittspridningen skulle ta fart igen.

Vi är många som har byggt upp våra liv och karriärer på att människor ska mötas för att göra och uppleva saker tillsammans. Det senaste halvåret, där en pandemi gjort fysiska träffar nära på omöjliga, har därför varit både ekonomiskt och känslomässigt utmanande.

Vi har alla haft olika förutsättningar och sätt att tackla coronakrisen och pandemin på. Efter några månader där framtiden bara kändes nattsvart valde vi själva att börja utforska om pandemin inte också kunde innebära nya möjligheter. Det resulterade i rapporten Event Post Corona där vi sammanfattade vår bild av hur event och möten skulle påverkas på kort och lång sikt.

Vi beslutade oss efter det för att ställa om till att också kunna hjälpa kunder med deras digitala eventbehov, något som verkar ha varit ett smart drag. Idag har vi åter börjat få uppdrag, från både gamla och nya kunder.

Sett i backspegeln får vi konstatera att den digitalisering av möten och event som skett i expressfart inte bara har varit dålig. Ett minskat resande ger lägre utsläpp och deltagare slipper lägga timmar eller dagar på att resa. Demokratin vinner också på att fler kan och får vara med när antalet kvadratmeter, stolar eller pengar inte sätter maxgränser

Digitaliseringen av kulturen har gjort att människor i glesbygd, många äldre, funktionsvarierade med flera fått tillgång till kultur hemma i sina egna vardagsrum. När man ser på de positiva effekterna sammantaget är det nog lite som talar för att digitala event, möten och kultur bara är något tillfälligt.

Mest sannolikt kommer vi snart gå in i en ny fas där de digitala träffarna går över till att bli hybrider, eller ”digifysiska”. Det handlar om event eller möten som designas för att ge både en fysisk och en digital publik goda upplevelser och möjligheter att interagera. Man lämnar det sedan upp till deltagarna att avgöra om de vill vara med fysiskt eller digitalt.

Det här skiftet kommer att öka svårighetsgraden för oss som producerar event och möten. För att lyckas med ett hybridevent menar vissa att man behöver se på dem som två parallella event. Ett för den fysiska publiken och ett för den digitala, där många men inte alla aktiviteter kan vara gemensamma. Här kommer våra bästa gissningar och insikter om hur framtiden för event och möten kommer att utvecklas det närmaste året.

Kommer framtidens möten och event vara fysiska eller digitala?

Svaret är att de blir varken eller. Framtiden kommer bestå av kombinationer. Vissa kommer vara det ena eller andra men den stora merparten kommer vara både och, alltså hybridevent eller hybridmöten. Människor kan välja själva om de vill delta på plats eller distans. Om saker förändras kan de också enkelt byta sin fysiska biljett mot en digital, eller vice versa.

Inspireras av TED

TED arrangerar sedan 1984 tvärvetenskapliga konferenser som lockar tusentals fysiska deltagare. Istället för att låta konferenserna växa i storlek valde man att öppna upp för andra typer av deltagande. Idag kan du köpa en biljett för att följa TED Talks live på distans, eller delta i TED Active – ett spegelevent där alla TED Talks visas direktsänt på skärmar varvat med underhållning, scensamtal och annat som sker live fysisk på plats.

Tusentals TEDx-arrangörer

organiserar också lokala event där man samlas för att se på TED Talks live tillsammans och umgås, ofta i kombination med underhållning, mat och dryck. Hybridevent kan alltså även vara ett större event på ett ställe och som direktsänds till lokala hubbar, där man samlas för att i grupp delta i det större eventet.

Arrangören kan ha representanter på plats och komplettera med exempelvis lokala scensamtal.

Hybridevent ger större flexibilitet

När man arrangerar rent fysiska tillställningar behöver man ta ett tidigt beslut om hur många man tror vill komma. Ofta begränsas man också av en budget. Ett fysiskt event begränsar hur många man kan ta in. Därför bokar man därför en stor lokal och väntar sedan nervöst på att tillräckligt många anmäler sig. Hybridevent ger större flexibilitet, eftersom man då kan välja en mindre lokal, men fortsätta ta in anmälningar på digitala deltagare långt efter att de fysiska platserna tagit slut.

Hybridevent ger en försäkring mot det oförutsägbara

Hybridevent ger arrangörer en försäkring mot att behöva ställa in och helt förlora investeringen. Deltagare som inte kan delta fysiskt kan erbjudas att byta sin fysiska biljett mot en digital. Eventet kan genomföras ändå med en mindre eller ingen publik. Talare och andra kan medverka fysiskt, eller digitalt också dom.

Hur omvandlar man ett fysiskt event eller möte till hybrid eller digitalt?

Det som skiljer ett hybridevent från ett direktsänt event är att man designat det för att involvera och göra även den digitala publiken till aktiva deltagare. Att ge mycket utrymme för interaktion, som omröstningar, frågestunder och liknande, är avgörande för att ett hybridevent ska bli lyckat. Det gäller så klart även om hela publiken är digital.

Digitalt behöver inte vara gratis

Många tvekar inför att arrangera digitala eller hybridevent då man tror att det inte går att ta betalt för dem. Så är det inte. De flesta förstår att en arrangör har kostnader också för digitala arrangemang och är beredda att vara med och dela på dessa. För många kan det ha stort värde att få vara med och ta del av ett innehåll och en upplevelse trots att man inte kan vara på plats fysiskt.

Hybridevent är mer hållbara

En positiv effekt av hybridevent är också att de bidrar till minskat resande. Det ger en lägre klimatpåverkan, men gör också att människor sparar tid som dom annars skulle lägga på resande.

De bidrar också till ökad demokrati, transparens och öppenhet

Många event och möten känns som att de är öppna bara för utvalda, trots att det i praktiken är fritt för vem som helst att anmäla sig. Genom att öppna upp också för digitalt deltagande är det fler som kan, har råd och vågar delta. Det bidrar till ökad demokrati där fler kan dela med sig av sina synpunkter och idéer. Det ger också en större transparens och öppenhet när fler kan följa vad som diskuteras och beslutas vid olika möten.

Vad krävs för att arrangera ett hybridevent?

Förutom den fysiska platsen, en scen eller studio, att utgå ifrån behövs det också någon som kan filma det hela. Man behöver också en plattform att sända eventet på. Men minst lika viktigt är att man designar eventet, aktiviteterna och interaktionen så att de ger bästa möjliga och en så likvärdig upplevelse som möjligt, oavsett om man deltar fysiskt eller digitalt. Var inte rädd för att ta hjälp med dom delar ni inte hinner med eller behärskar själva. Tänk på att du bara har en chans att göra ett gott intryck när något äger rum live.

JÖRGEN DYSSVOLD är mötesdesigner vid mötesbyrån Herr Omar och har mer än 20 års erfarenhet av att planera och producera allt ifrån TEDx konferenser till världsrekord och presidentbesök. Han är också skapare av Meetfulness – läran om hur man skapar möten. som uppnår målen och har kul på vägen. Du kan komma i kontakt med Jörgen via

herromar.se

MESSIAH HALLBERG GER SIG IN I NÄRINGSLIVET Messiah Hallberg har, precis som många andra av sina komikerkollegor sett en stor del av sina uppdrag försvinna i och med Covid-19. Därför har han beslutat sig för att, i sina egna ord “konvertera sin framgång på humorscenen till likvida medel”. Detta sker genom en ny talkshow som heter “Jobba på Jobbet”, där Messiah utforskar kontorslivets alla delar.

– Vi kommer prata ekonomistyrning, kostnadskalkyler, projektrapporter och allt annat som gör livet värt att leva, säger Messiah i en kommentar.

I premiäravsnittet som släpptes den 6 oktober möter Messiah bland andra Johan Brenner, General Partner på Creandum och pitchar sin revolutionerande startup ”Somenhund”, en ny slags urban elsparkcykel, i ”direktsändning”.

Den första säsongen av Jobba på Jobbet innehåller åtta avsnitt, där Messiah träffar företagsledare, branschexperter och entreprenörer för att lära sig om hur allt egentligen fungerar, eller inte fungerar, på svenska arbetsplatser.

– Det finns mycket i det moderna arbetslivet som är absurt. Som att man ska säga ”utmaning” och inte ”problem”, hur moderna jobbtitlar kan betyda nästan vad som helst och att anställda varje månad ska lägga en halvdag på att redovisa utgifter.

Vi tror att humor är det bästa sättet att belysa sånt som kan förändras och att LinkedIn och andra digitala kanaler är rätt platser att skoja om det, säger Sebastian Klintberg, Sverigechef för Pleo.

Med Jobba på jobbet vill Pleo belysa vikten av att ge medarbetare möjlighet att fokusera på sina faktiska jobb och inte fastna i administrativa uppgifter. Pleo erbjuder företag och deras medarbetare betalkort som gör det enkelt att sköta utgifter utan att onödigt administrativt krångel.

KLUREDO - Virtuellt mordmysterium Coronavänlig teambuilding som passar för 6-1000 pers

Ett stort stadsövergripande spel som en blandning mellan Cluedo och Pokemon Go.

Med hjälp av era mobiler ska ni leta efter virtuella vittnen, lösa utmaningar i verkligheten och eliminera både misstänkta och mordvapen för att knäcka fallet och avslöja mördaren. 16 vittnen och 6 möjliga mordvapen. Mest poäng vinner! En promenadaktivitet utomhus i eget tempo med avstånd till alla.

Spelplanen kan sättas utanför din dörr eller i centrum i valfri stad i hela Sverige.

FÖR MER INFORMATION: MORDMYSTERIUM SVERIGE AB www.mordmysterium.se – info@mordmysterium.se 08-20 91 91 • 031-713 55 80 • 040-23 35 11

Ett mobilt Escape Game -Engagerande teambuilding En häftig spionjakt där ni ska lösa alla uppgifter innan tiden är ute. Arrangeras där du är och kan genomföras på restaurang, konferensanläggning eller hemma hos er. Ett actionfyllt lagspel för 4-600+ personer. Ett helt nytt koncept som kan genomföras över hela Sverige.

För mer information: Escape Box Sverige www.escapebox.se - info@escapebox.se - 0768-33 33 00