Know-how topsoft Fachmagazin 21-2
Mobiles ERP für mobiles Arbeiten in KMU Die mobile Nutzung von Unternehmenssoftware gewinnt laufend an Bedeutung. Sei es für die dezentrale Leistungserbringung oder um jederzeit den Überblick über aktuelle Unternehmenszahlen zu behalten. Doch «Mobile Working» ist mehr als nur von unterwegs mal über das Smartphone ein paar Kennzahlen zu checken. Die Verbindung mobiler Arbeitsprozesse mit flexiblen Geschäftsmodellen erfordert eine zuverlässige und zentrale Datenbasis und ein ERP-System, welches die mobile Nutzung optimal unterstützt.
Dank digitalem Fortschritt stehen heute alle Komponenten zur Verfügung, welche ein von der Unternehmenszentrale unabhängiges Arbeiten ermöglichen. Die dezentrale Leistungserbringung wird immer beliebter. Sie steigert nicht nur die Prozesseffizienz, sondern erhöht auch die Kundennähe. Beim modernen Mobile Working steht das nahtlose Zusammenspiel zentraler Daten und dezentraler Ressourcen im Mittelpunkt. Damit entsteht ein logischer Bezug zum ERP-System. Als integrierte Gesamtlösung umfasst es alle Informationen und Funktionen, welche sowohl an stationären Arbeitsplätzen als auch bei der mobilen Nutzung zur Verfügung stehen müssen.
Gestaltung von Mobile Working-Konzepten Der Erfolg eines Mobile Working-Konzepts beruht primär auf folgenden Kriterien: ▪ Kongruenz mit vorhandenen Strategien (z. B. Digitalisierung) ▪ Berücksichtigung von Kundenund Unternehmensnutzen ▪ Effiziente, durchgehende Prozesse ohne Medienbrüche (Schnittstellen)
Mobile Working-Checkliste für KMU (I) Analyse des Wertschöpfungspotenzials • Wo kann die Effizienz ohne negative Auswirkungen auf Kundenbeziehung, Arbeitsprozesse oder Datenaustausch gesteigert werden? • Welcher Mehrwert lässt sich im Vergleich zu Investitionen in Technologie, Infrastruktur, Mitarbeiterschulung erreichen? • Welche Prozesse kommen infrage (nicht nur wertschöpfende, sondern auch Führungs- und Unterstützungsprozesse)? • Wie wirkt sich die «Mobile Working»-Strategie auf andere strategische Vorgaben und Ziele aus, z. B. Unternehmensstrategie, Digitalstrategie, Marketingstrategie? (II) Identifikation von Anwendungsbereichen • • • •
Kundenservice: Erfassung von Leistungen, Arbeitszeit, Spesen, Material Verkaufsaussendienst: Rapportierung von Kundenbesuchen (Situation, Aufgaben, Bestellungen, Reklamationen usw.) Management: Kennzahlen, Auswertungen, Termine, Kontakte usw. Logistik: Kommissionierlisten, Lagerbewegungen, Versandrückmeldungen usw.
(III) Umsetzung von «Smart Working»-Projekten • • • • •
Einbezug von Anwendern bei der Evaluation mobiler Lösungen Schulung für die Nutzung neuer Arbeitsgeräte und Anwendungen Anwenderunterstützung bei der organisatorischen Transformation von Arbeitsformen und -prozessen Förderung und Berücksichtigung von Rückmeldungen und Erkenntnissen aus der Praxis Laufende Optimierung und/oder Ausbau von mobilen Anwendungen
▪ Vollständiger Funktionsumfang für alle Tätigkeitsbereiche ▪ Sichere, performante Nutzung von System und Daten ▪ Optimiertes Software-Design für mobile Anwendungen ▪ Unterstützung unterschiedlicher mobiler Geräte ▪ Eine Einheit mit der ERP-Anwendung ▪ Hohe Akzeptanz bei den Anwendern im Aussendienst Sind diese Voraussetzungen gegeben, lassen sich damit innovative Geschäftsmodelle aufbauen und effiziente Prozesse gestalten, welche sowohl für die Kunden als auch das Unternehmen einen Mehrwert bieten.
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Analyse des Wertschöpfungspotenzials Jedes KMU verfügt über ein mehr oder weniger ausgeprägtes Potenzial mobiler Anwendungsmöglichkeiten. Wie gross die damit verbundene Wertschöpfung ist, muss von Fall zu Fall geprüft werden. Mobilisierung ist nicht unbedingt gleich Effizienzgewinn. Und mehr Effizienz bedeutet nicht automatisch Wertschöpfung. Unternehmen tun gut daran, das damit verbundene Potenzial hinsichtlich folgender Kriterien zu prüfen: ▪ Effizienzsteigerung, ohne negative Auswirkungen auf Kundenbeziehung, Arbeitsprozesse oder Datenintegration ▪ Mehrwert im Vergleich zu Investitionen in Technologie, Infrastruktur, Mitarbeiterschulung
▪ Berücksichtigung der gesamten Prozesslandschaft (nicht nur wertschöpfende, sondern auch Führungs- und Unterstützungsprozesse) ▪ Beschleunigung oder mindestens Unterstützung strategischer Vorgaben und Ziele wie z. B. Unternehmensstrategie, Digitalstrategie, Marketingstrategie ▪ Erfüllung höchster Sicherheitsstandards für den Zugriff von aussen Stellt sich heraus, wo und in welchem Umfang entsprechendes Wertschöpfungspotenzial besteht, sind die jeweiligen Anwendungsbereiche hinsichtlich Systemunterstützung zu konkretisieren.
