3.3. Sistemas para el nivel táctico

Estas características permiten establecer rutinas para el manejo de transacciones y datos. El gran volumen de transacciones asociado al nivel operativo de una organización hace que muchas empresas traten de desarrollar formas más eficientes y eficaces para procesar los datos que se generan con este tipo de actividades.

Los sistemas para el procesamiento de datos ofrecen una mayor velocidad y exactitud que los procedimientos manuales en la realización de dichas actividades rutinarias. Un sistema para el procesamiento de transacciones sustituye los procedimientos manuales por otros basados en ordenador en la ejecución de tareas rutinarias bien estructuradas.

En este nivel operativo también se incluirían la gestión de los módulos básicos de un ERP y sus principales extensiones, como el CRM. No obstante, cabe comentar que las funciones más avanzadas de estos sistemas que conectan con datos externos críticos podrían servir de base a la toma de decisiones relativas a la planificación, implementación y control en los niveles tanto operativo como táctico.

3 .3 . SISTEMAS PARA EL NIVEL TÁCTICO

El sistema de decisiones en este nivel debe permitir a los directivos establecer objetivos y tomar decisiones, planificar la asignación de recursos, así como medir y controlar el resultado de las acciones emprendidas en sus respectivos departamentos con el fin de detectar desviaciones importantes respecto a lo planificado, las causas que las provocan y las soluciones a las mismas. Este tipo de decisiones se presentan con cierta regularidad y pueden definirse como semiestructuradas, dado que se puede identificar la información necesaria para formular tales decisiones.

Los sistemas de información para la gestión (MIS, Management Information Systems) de este nivel se apoyan en las bases de datos corporativas, que incluyen datos que se van generando como consecuencia del procesamiento de datos (sistemas EDP), así como en los planes y presupuestos, y ciertos datos externos accesibles en el mercado (p. ej., informes sectoriales) captados por los subsistemas de inteligencia. Debido a que cada área funcional o departamento de la empresa tiene requisitos de información específicos existirán, al igual que ocurre con los EDP, varios MIS para gestionarlos. A diferencia de los EDP y ERP que trabajan con datos continuamente cambiantes y detallados, los MIS trabajan con datos agregados, que pueden desglosarse ante la necesidad de un mayor análisis, con los que se elaboran informes y consultas. Estos sistemas sirven de apoyo a las decisiones estructuradas, en el sentido que los administradores conocen de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones, proporcionando

informes bien estructurados que contienen la información necesaria para dichas decisiones estructuradas.

En este nivel también se incluirían otros sistemas que, en lugar de apoyar la toma de decisiones, proporcionan un mayor apoyo a cada una de las fases que componen el proceso de toma de decisiones, sin reemplazar nunca el criterio del decisor. Estas fases son las siguientes: justificación de la necesidad de tomar una decisión; establecimiento de las alternativas que tomar; evaluación y selección de la mejor decisión, y revisión y comunicación de los resultados obtenidos. Estos sistemas de apoyo a las decisiones orientados al análisis de información permiten valorar el potencial de las distintas alternativas de forma interactiva durante el proceso de toma de decisión. Son sistemas de simulación que permiten conocer qué pasaría en cierta variable dependiente si cambiasen otros factores o variables independientes. Este tipo de sistemas es utilizado en los niveles tácticos y estratégicos para soportar la toma de decisiones no estructuradas. Por tanto, este tipo de sistemas permitirían convertir la información en conocimiento, es decir, en decisiones y acción.

Estos últimos sistemas integran un conjunto de tecnologías complementarias que permiten:

• Generar conocimiento y adquirirlo de fuentes externas a través de las comunidades de prácticas o redes de expertos, aplicaciones groupaware, herramientas de búsqueda de información, herramientas de simulación y de inteligencia empresarial como la minería de datos. • Organizarlo y almacenarlo mediante bases de datos, blogs, aplicaciones

Wiki, etc. • Difundirlo hacia otras partes de la organización a través de la creación de portales corporativos o intranets, y mapas corporativos. • Aplicarlo a nuevos procesos, productos y métodos organizativos. Así, tan importante como la adquisición y generación de nuevo conocimiento es su aplicación a la innovación tecnológica y organizativa (Zahra y George 2002).

Los sistemas de análisis de información de este nivel son los sistemas de apoyo a la decisión (DSS) y los sistemas para la decisión en grupo (GDSS), mientras que los sistemas de información para ejecutivos (EIS) se incluirían en un nivel estratégico.

Los DSS se pueden considerar como la evolución de los MIS que permiten tomar decisiones en situaciones de elevada incertidumbre, donde no se conocen exactamente los factores críticos necesarios y no existen reglas de decisión previamente definidas. La diferencia entre el MIS, planteados para resolver problemas estructurados, y el DSS es que mientras los primeros aportan toda la información necesaria para la toma de decisiones, los segundos permiten plantear diferentes escenarios, detectar tendencias, realizar actividades de previsión y buscar posibles correlaciones entre variables, que producen una interacción flexible entre el decisor y el sistema. Además, a diferencia de los EDP, ERP y MIS,