Business in Action - Marzo 2023

Business IN ACTION

COMITÉ

ENERGUATE

El Gobierno Corporativo favorece la reputación de la empresa

Corporate Governance favors the company’s reputation

pág. 10

LOS VOLCANES

ESG en Compliance y los Forma de Comunicar

Environmental, Social and Governance (ESG) strategies in Compliance and the ways to communicate pág. 14

Business IN ACTION

Business

Your Concierge for Business

ENERGUATE

El Gobierno Corporativo favorece la reputación de la empresa

Corporate Governance favors the company’s reputation

Lissettee Barrios | Gerente de Recursos Humanos y Comunicación

LOS VOLCANES

14

ESG en Compliance y los Forma de Comunicar

Environmental, Social and Governance (ESG) strategies in Compliance and the ways to communicate

Jensen Samayoa Estrada | Vicepresidente del Comité de Compliance, Legal Compliance Officer

BANCO PROMÉRICA

¿Cómo complementar un Programa de Anticorrupción?

How to complement an Anti-Corruption Program? Glenda Morales Guerra | Gerente de Cumplimiento

DELOITTE LEGAL

Implementación de un Programa de Cumplimiento Legal

Implementation of a Legal Compliance Program

Carmen María Mérida | Abogada Senio y Estuardo Paganini | Socio

EY LAW

La contribución del Compliance en los negocios sostenibles

The contribution of Compliance in sustainable businesses

Ginny Castillo | Senior Manager

KPMG

La ética como eje central en el actuar del Compliance Officer

Ethics as the central axis of the Compliance Officer’s actions

Sofía González Palma | Legal Compliance Officer

President

María Stella Román de Aragón

AmCham's Executive Director Waleska Sterkel

Executive Director Assistant

Grethel Rendón

Trade Center Manager

Grecia Ramírez

Trade Center Assistant

Otto García

Committees Coordinator

Ana Lucía Pérez

Communications Coordinator

Lisa Peña

Layout & Design

Erwin Acajabón

Translation

Plumas invitadas | Contributors

ENERGUATE

Lissettee Barrios Gerente de Recursos Humanos y Comunicación

LOS VOLCANES

Jensen Samayoa Estrada | Vicepresidente del Comité de Compliance / Legal Compliance Officer

ENERGUATE

Nancy Zetina Makepeace Compliance

CMI

Mónica Leal Director de Riesgo y Cumplimiento

Business Academy

BANCO PROMÉRICA

Glenda Morales Guerra

Gerente de Cumplimiento

DELOITTE LEGAL

Carmen María Mérida

Abogada Senio

Estuardo Paganini

Socio

EY LAW

Ginny Castillo

Senior Manager

KPMG

Sofía González Palma Legal Compliance Officer

Words from our president

María Stella Román de Aragón

President

El Compliance es un aspecto importante de cualquier empresa, ya que asegura que está siguiendo responsablemente todas las leyes y reglamentos que le son aplicables, manteniendo la transparencia en sus operaciones y actividades garantizando que estén en alineados con sus valores y objetivos, previniendo y evitando las prácticas poco éticas. El cumplimiento ayuda a proteger tanto a la empresa como a sus clientes de los posibles problemas legales, además de proporcionar un entorno de trabajo seguro para los colaboradores.

El cumplimiento es esencial para que las empresas sigan siendo tanto fiables como competitivas y realicen negociaciones exitosas, protejan sus activos y mantengan la confianza de los clientes. Esto conlleva implementar políticas, procedimientos y procesos claros que se controlen y actualicen regularmente según sea necesario.

En esta edición, los expertos plantean la implementación del Compliance desde diversas experiencias.

Words from our President

Compliance is an important aspect in any company, as it ensures that applicable laws and regulations are responsibly followed, maintaining transparency in its operations and activities, ensuring they are aligned with its values and objectives, preventing and avoiding unethical practices. Compliance helps protect both the company and its customers from potential legal issues, additionally providing a safe work environment for employees.

Compliance is essential for companies to be both reliable and competitive and to conduct successful transactions, protect their assets and maintain customer trust. This entails implementing clear policies, procedures and processes that are controlled and updated regularly as needed.

In this edition, experts discuss the implementation of Compliance from various perspectives.

Editorial

Waleska Sterkel de Ortiz Executive

Director

Estimado lector,

El cumplimiento es importante para muchas industrias porque crea confianza entre las partes interesadas, los clientes, los proveedores y los empleados, presentando de forma transparente y ética su quehacer en Guatemala y hacia el extranjero.

En esta edición de Business In Action, el Comité de Compliance de AmCham nos presenta la implementación e impacto de los promagras de anti-corrupción y de cumplimiento legal dentro de las empresas; además, la ética del Compliance Officer, el Compliance en negocios sostenibles y los canales de denuncia como herramienta preventiva o coercitiva.

También, dos de nuestras empresas de Leadership Circle: Energuate y Los Volcanes, nos presentan sus artículos especializados desde sus organizaciones.

Dear reader,

Compliance is important for many industries as it builds trust among stakeholders, customers, suppliers and employees, doing their business in a transparent and ethical manner in Guatemala and abroad.

In this edition of Business In Action, AmCham’s Compliance Committee presents the implementation and impact of the anticorruption and legal compliance programs within companies. Additionally, the Compliance Officer’s ethics, Compliance in sustainable businesses and reporting channels as a preventive or coercive tool.

Also, two of our Leadership Circle companies: Energuate and Los Volcanes, present their specialized articles from the organizations.

LEADERSHIP CIRCLE 2023

El Gobierno Corporativo favorece la reputación de la empresa

Los gobiernos corporativos establecen normas, estructura y procesos para la transparencia y rendición de cuentas, lo que contribuye a mejorar la percepción de la empresa y con ello la confianza con quienes se relaciona; clientes, colaboradores, comunidad y gobierno.

Para el equipo de dirección de ENERGUATE, que atiende a más de 2.3 millones de clientes en Guatemala, el compromiso con la ética y la integridad es un elemento central de la identidad empresarial y es la guía de los actos diarios.

Los principios que se establecen en favor de la transparencia pueden considerarse como el núcleo del éxito de una organización, por lo que es necesario que estos se actualicen conforme se cambian o reforman las leyes anti corrupción.

Actualmente, hay sistema que contribuyen a mitigar los riesgos de soborno y corrupción, como la ISO 37001, cuya aplicación se hace aún más relevante en lugares donde no hay leyes o no se obliga a las organizaciones públicas o privadas a tener controles de este tipo.

La implementación de estas estructuras no puede hacerse de manera simple, pues requiere que esté diseñado de manera que encaje con los principios y valores organizacionales, que se tengan los elementos necesarios para que funcione como se desea y que se garantice un sistema de control interno.

Beneficios

En ENERGUATE se ha comprobado que, al efectuarse de manera estratégica, implementar un sistema de gobierno corporativo abre oportunidades de beneficios y ventajas para la compañía, pues la convierte en una entidad competitiva y la visibiliza como empresas que pueden expandir sus

Lissettee Barrios Gerente de Recursos Humanos y Comunicación

“Evitar casos de fraude, corrupción y actos ilícitos son acciones que toda compañía debe tener como prioridad y contar con un Gobierno Corporativo para la supervisión y gestión de riegos es una de las mejores formas de prevención.”

actividades, mejorar la reputación y proteger sus recursos, como el capital humano, entre otros.

En toda esta implementación, la participación de los colaboradores es fundamental, pues se requiere proactividad y apertura para utilizar las herramientas anticorrupción y anti soborno que se ofrecen de parte de la empresa, así como la disposición para someterse a órganos de control. Se debe considerar que además de blindar a la compañía, estas normas y procesos de prevención protegen a los accionistas y colaboradores pues ofrecen garantía de estabilidad y transparencia, por lo que para ENERGUATE es importante el apoyo y cumplimiento de hacer lo correcto en cada una de las actuaciones de colaboradores y contratistas.

Integración

A partir de julio de 2021, ENERGUATE integra el Comité de Cumplimiento de Energía, capítulo Guatemala, de la World Compliance Association, lo que coloca a la distribuidora como un de las empresas que lidera la agenda de cumplimiento en el sector energético, con lo que se establecen las pautas de transparencia e integridad dentro del sector.

Con esta participación, la compañía genera confianza en las instituciones con las que tiene relación comercial, mejora la percepción de reputación y se evidencia el compromiso con la ética y transparencia.

Además, la distribuidora innovó al incluir el Proceso de Debida Diligencia en Derechos Humanos entre sus normas para establecer relaciones comerciales,

por lo que también considera el cumplimiento de las leyes y convenios internacionales sobre este tema.

Reconocimiento

Todas las acciones que ENERGUATE emprende en favor de la ética y el cumplimiento fueron reconocidas por Valorum Ethics y Ethikos Global que reconocen las buenas prácticas en materia de Ética e Integridad de las organizaciones en Latinoamérica.

Durante 2022, la distribuidora fue premiada por ser una empresa apegada a modelos de ética empresarial y por promover estándares éticos en el negocio. La selección de ganadores la hizo un jurado integrado por reconocidos profesionales y después de revisar criterios como buenas actuaciones y altos estándares en seriedad, rigor, conocimiento y contribución a la consolidación y difusión del Compliance.

ENERGUATE ha establecido pautas de transparencia e Integridad, con un Programa de Cumplimiento, que tiene como finalidad asegurar que la empresa respete y se ajuste a todo el ordenamiento jurídico y, simultáneamente, basar las decisiones de negocio en la ética.

Dicho compromiso con la integridad forma parte de las actuaciones transversales de la compañía, lo cual asegura que todos, tanto colaboradores como directivos y contratistas, estén alienados en las políticas y procedimientos internos, en los cuales predomina la ética.

Corporate Governance systems establish regulations, structure and processes for transparency and accountability, which contributes to improve the perception of the company and therefore the trust from stakeholders: Customers, employees, community and government. For ENERGUATE’s management team, which serves more than 2.3 million customers in Guatemala, the commitment to ethics and integrity is a core element of the company’s identity and guides its daily actions.

The principles established in favor of transparency can be considered as the core of success in an organization, so they need to be updated as the anti-corruption laws are changed or reformed.

Currently, there are systems that contribute to mitigate bribery and corruption risks such as the ISO 37001 standard, whose application is made even more relevant in locations where there are no laws or public or private organizations are not required

to have these types of controls. The implementation of these structures cannot be done in a simple manner since it requires to be designed in such a way that it aligns with the organizational principles and values, that the necessary elements to make it work as intended are in place and that an internal control system is ensured.

Benefits At ENERGUATE it has been proven that by strategically implementing a corporate governance system, opportunities for benefits and advantages for the company are opened, since it is turned into a competitive entity and identified as a company that can expand its activities, improve its reputation

Lissette

Barrios Human Resources and

Communication

Manager

“Steering clear of fraud, corruption and illicit acts are actions that every company must have as a priority and having a Corporate Governance system to supervise and manage risks is one of the best forms of prevention.”

Corporate Governance favors the company’s reputation

and protect its resources such as human capital, among others. Throughout this implementation, the participation of employees is essential, since proactivity and openness are required to use the anti-corruption and anti-bribery tools that are offered by the company, as well as the willingness to submit to control bodies. It must be considered that in addition to shielding the company, these prevention regulations and processes protect shareholders and employees alike because they ensure stability and transparency, so it is important for ENERGUATE to support and comply with doing the right thing in each action of employees and contractors.

Integration Since July 2021, ENERGUATE has been part of the World Compliance Association’s Energy Compliance Committee, Guatemala chapter, which makes the distributor one of the leading companies in the energy sector’s compliance agenda, which establishes the transparency and integrity guidelines in the sector. With this participation, the company generates trust among the institutions it has commercial relations with, improves the perception of its reputation and makes evident its commitment to ethics and transparency. In addition, the distributor has been an innovator by including the Human Rights Due Diligence

Process in its regulations to establish commercial relations, therefore observing the compliance to international laws and agreements on this subject.

Recognition All of ENERGUATE’s actions that favor ethics and compliance have been recognized by Valorum Ethics / Ethikos Global, which recognizes good practices in matters of Ethics and Integrity among Latin American companies. During 2022, the distributor was awarded for being a company that adheres to business ethical models and promotes ethical standards in business. The selection of winners was made by a jury made up of renowned professionals and after reviewing criteria such as good performance and high standards in seriousness, thoroughness, knowledge and contributions to the consolidation and dissemination of Compliance. ENERGUATE has established transparency and integrity guidelines through a Compliance Program that aims at ensuring that the company respects and abides to the entire legal system, while basing business decisions on ethics. This commitment to integrity is part of the actions across the company which ensures that everyone, employees, executives and contractors alike are aligned with the internal policies and procedures where ethics prevail.

Jensen Samayoa

Vicepresidente del Comité de Compliance / Legal Compliance Officer

ESG en Compliance y los Forma de Comunicar

Se puede considerar como una corriente internacional de Cumplimiento las Estrategias ESG (Enviromental, Social and Governance, por sus siglas en inglés) y que hacen referencia a tres factores principales para evaluar la sostenibilidad de un negocio o de una inversión: medioambiental, social y gobierno corporativo. Estas estrategias que algunas empresas en Guatemala han adoptado están enmarcadas en los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) fijados por la Organización de las Naciones Unidas en el 2015 y permite que los inversores reconozcan y premien los esfuerzos de las empresas con capital que se mantengan en el tiempo.

La parte de Compliance se ha enmarcado dentro de los esfuerzos de esta Estrategia en temas de Gobierno Corporativo (Governance) pues busca la calidad productiva, cultura y procesos de gestión a través de la elaboración de políticas internas sólidas y con indicadores claros y desde este apartado se definen los programas de Compliance, las formas para mantener y continuar con negocios éticos y transparentes

Estrada

“El implementar Estrategias ESG en las empresas, no importa su tamaño (pequeñas, medianas o grandes) genera que estas pasen a ser miembros, actores y protagonistas de las comunidades donde se opera creando valores compartidos.”

donde inversionistas, accionistas y colaboradores se encuentren en un ecosistema de ética en los negocios.

El implementar Estrategias ESG en las empresas, no importa su tamaño (pequeñas, medianas o grandes) genera que estas pasen a ser miembros, actores y protagonistas de las comunidades donde se opera, creando valores compartidos y alcanzando el punto de considerar la Sostenibilidad Corporativa como punto de los ejes de acción de cualquier empresa, pues tienen un efecto dentro de la comunidad.

Las Estrategias ESG, en la parte de Governance y específicamente en la de Compliance genera los valores compartidos y cuando los valores que la empresa promulga, así como la misión y visión que se ha trazado empata con los valores personales propios estos se traducen en beneficios a favor de la persona, empresa, sociedad y país, de ahí

que contar con un Programa de Compliance establece ventajas a nivel interno como externo

Para que esas ventajas tengan un sentido de ser, es importante la comunicación del programa y que la misma se encuentre documentada y forme parte medular del programa en sí. Para que la estrategia de ESG, en la parte de Governance esté documentada como una estrategia que genere el valor correspondiente tendrá las documentación como parte medular de su mantenimiento y mantenimiento durante el tiempo, es el caso de las capacitaciones a forma de prevención que se realicen en el ejercicio propio del programa porque estás deberán tener formatos estándares para documentar que la persona asistió, estuvo durante la capacitación, tomó el examen de esta y que cuenta con una acreditación que demuestre haber estado en la misma.

Environmental, Social and Governance (ESG) strategies in Compliance and the ways to communicate

Estrada

Environmental, Social and Governance (ESG) strategies can be considered as a Compliance international trend, referring to three main factors to evaluate the sustainability of a business or an investment: Environmental, social and governance. These strategies that some companies in Guatemala have adopted are framed within the Sustainable Development Goals (SDG) established by the UN in 2015, allowing investors to recognize and reward the efforts of companies with capital that remain current.

The part of Compliance has been framed within the efforts of this strategy in matters of Governance since it seeks quality in production, culture and management processes through

the development of solid internal policies with clear indicators and it is from this section that the Compliance programs are defined, the ways to maintain and continue with ethical and transparent businesses where investors, shareholders and employees are within an ethical environment in business.

Implementing ESG strategies in companies, regardless of their size (small, medium or large) makes them members, actors and main players in

Jensen Samayoa

ice President of the Compliance Committee / Legal Compliance Officer

“Implementing ESG strategies in companies, regardless of their size (small, medium or large) makes them members, actors and main players in the communities they operate in, creating shared values.”

the communities they operate in, creating shared values and reaching the point of considering Corporate Sustainability the axis of action for any company since they have an effect within the community.

ESG Strategies, in the Governance part and specifically in the Compliance part, generate shared values and when these values enacted by the company, as well as the outlined mission and vision match the own personal values they are translated into benefits for the individual, company, society and country, therefore, having a Compliance Program brings advantages at

internal and external levels. For these advantages to have a basis, it is important that the program’s communication is documented and becomes the core part of the program itself. For the ESG strategy in the Governance part, to be documented as a strategy that generates the corresponding value, it will have the documentation as the core part of its maintenance over time. This is the case of preventive training to be carried out during the program’s own exercise because it must have standard formats to document that the person attended, was present during the training, took the exam and has an accreditation of participation.

PRIMER USUARIO DE ZDEEP GENERARÁ

Febrero marcó el inicio de operaciones de la empresa Yazaki, proveedor mundial estadounidense de capital japonés que encontró en las ventajas y ubicación que ofrece la Zona de Desarrollo Económico Especial PúblicaZDEEP “Puerta del Istmo” en Pajapita San Marcos, el lugar ideal para instalarse y fabricar arneses de cableado para vehículos Ford.

Una inversión de US$ 10 millones de dólares y la generación de 1000 nuevos empleos en el primer semestre de este año evidencia cómo las inversiones que empiezan a llegar a las ZDEEP generan desarrollo, reactivación económica y un derrame de bienestar en las comunidades donde están ubicadas.

Los componentes para vehículos que se fabricarán en Yazaki, serán exportados a Estados Unidos de Norteamérica, las operaciones dieron inicio con 380 empleados entre personal operativo y administrativo y para junio de este año se habrán contratado mil nuevos empleos, según autoridades de la empresa.

COMMITTEES

Nancy Zetina Makepeace Compliance

positivo de implementar un Gobierno Corporativo en las organizaciones

organización de éxito. Desde esa perspectiva los principios de transparencia y rendición de cuentas suelen ser el ADN de estas estructuras. La rendición de cuentas se establece mediante la asignación y aceptación de responsabilidades y la delegación de autoridad, establecidos en la ISO 37000: “Estándar Gobierno Corporativo en las organizaciones”. En esa línea, implementar sistemas de gestión antisoborno y anticorrupción como lo es la ISO 37001 mitigan los riesgos y aún más relevante en jurisdicciones donde se carece de leyes e iniciativas que obliguen a las organizaciones públicas y/o privadas a implementarlos.

Los principios primarios y fundamentales de ejecución de la gobernanza en las organizaciones han revolucionado, aunado a los cambios en las reformas a leyes de prácticas corruptas, así como, el compromiso y la supervisión por parte de los reguladores, entre otros. Los principios de gobernanza constituyen el núcleo de toda

La responsabilidad de la función del órgano de gobierno de aclarar los objetivos de generación de valor y asegurar que estos objetivos se cumplan es fundamental. Para ello, es adecuado definir un modelo de generación de valor claro y transparente que cree y suministre

“Las secuelas de casos de fraudes y corrupción de alto impacto a nivel mundial han dejado claras las fallas en la ejecución de los gobiernos corporativos, la supervisión y la gestión de riesgos de las organizaciones.”

un valor adecuado. Es aquí donde encaja estratégicamente implementar un Sistema de Gestión Antisoborno cuyos beneficios entre otros crean una ventaja competitiva, expansión en el desarrollo de nuevos negocios, mejora de la reputación de la organización, reducción de costos estructurales, protección de recursos y capitales, entre otros.

Finalmente, el órgano de gobierno marca la pauta y configura la cultura de un enfoque proactivo y anticipatorio de la gestión del riesgo en toda la

organización; la supervisión por parte del órgano de gobierno incluye garantizar la implantación de un sistema de control interno y asegurarse de que el sistema de gobernanza está diseñado adecuadamente y funciona según lo previsto. Establecer actividades y procesos internos de prevención a través de un sistema de gestión antisoborno garantiza que se está blindando a la organización, sus accionistas, colaboradores y que en alguna medida al final del día podemos irnos a dormir tranquilos en que se han tomado las decisiones correctas.

The primary and fundamental governance principles in organizations have evolved, together with the amendments to corrupt practice laws, as well as the commitment and supervision from regulators, among others. The governance principles constitute the core of every successful organization. From this perspective the transparency and accountability principles are usually the DNA of these structures. Accountability is established through the assignment and acceptance of responsibilities and the delegation of authority established in ISO 37000: “Standard Corporate Governance in Organizations.” Along these lines, implementing anti-bribery and anticorruption management systems such as ISO

37001 mitigates risks and it is even more relevant in jurisdictions where there are no laws and initiatives that force public and / or private organizations to implement them.

The responsibility for clarifying the value generation objectives and ensuring that these objectives are met is fundamental for the government body’s function. To this effect, it is advisable to define a clear and transparent generation model that creates and provides an adequate value. It is here where it fits strategically to implement an AntiBribery Management System whose benefits such as expansion in the development of new business,

A positive impact from implementing Corporate Governance in organizations

Nancy Zetina Makepeace Compliance

“The aftermath of high-impact fraud and corruption cases at a global level have made evident the failures in the execution of corporate governance, supervision and risk management of organizations.”

improvement of the organization’s reputation, reduction of structural costs, protection of resources and capital, among others, provide a competitive advantage.

Finally, the governmental body sets the tone and configures the culture of the risk management’s proactive and anticipatory approach all throughout the organization. The supervision by the governmental body includes ensuring the implementation of an internal control system making sure that the governance system is properly designed and works as intended. Establishing

prevention activities and internal processes through an anti-bribery management system ensures that the organization, its shareholders and employees are shielded and that at the end of the day, in some measure, we can go to bed with peace of mind knowing that the right decisions have been made.

Establishing prevention activities and internal processes through an anti-bribery management system ensures that the organization, its shareholders and employees are shielded and that at the end of the day, in some measure, we can go to bed with peace of mind knowing that the right decisions have been made.

En Corporación Multi Inversiones (CMI) creemos en la importancia de ser ciudadanos responsables, íntegros y transparentes (REIR). Esto implica estar cerca de nuestros stakeholders, de escucharlos y de poder atender sus dudas, reclamos y/o denuncias. Para una corporación multilatina familiar con presencia en 16 países, con más de

40 mil colaboradores y con una diversificación de negocios, que van desde la generación de energía renovable hasta la producción de alimentos, implementar en CMI un canal de escucha ha sido un gran reto.

Cuando en el año 2019 los accionistas asumieron el compromiso de impulsar la capacidad de riesgo y cumplimiento dentro de CMI, esto significó también la implementación de un canal de denuncias. Si bien la implementación exitosa de este importante esfuerzo nos ha tomado más de 3 años, los frutos de estos resultados se deben gracias a que, en CMI hemos desplegado por más de 10 años, nuestros valores REIR.

Una de las primeras preguntas que nos hicimos previo a la implementación del canal fue el cómo lograr que el canal fuese tomado como una herramienta preventiva y no coercitiva y poder obtener resultados positivos y certeros por parte de nuestros stakeholders. Independiente del canal debíamos asegurar que nuestros grupos de interés entendieran que esta iniciativa estaba alineada con nuestro compromiso de actuar según nuestros valores.

“Los canales de denuncia se consideran como instrumento esencial en los programas de compliance. Generalmente, las organizaciones adoptan este tipo de herramientas de acuerdo a su contexto, su cultura y en algunos casos, a lo que establece la ley.”

¿Son los canales de denuncia una herramienta preventiva o coercitiva?

Mónica Leal Director de Riesgo y Cumplimiento

El éxito en la implementación del canal y la razón del porque hemos sido efectivos con este esfuerzo, responde básicamente a dos cosas: lo primero fue priorizar y garantizar la integridad, confidencialidad y anonimato del denunciante, por lo que decidimos dejar la administración del sistema a un tercero. Y segundo: llamamos al canal de denuncias como CMI TE ESCUCHA.

Esto segundo fue de las cosas más complejas que tuvimos que hacer. La comunicación y la gestión de CMI TE ESCUCHA pasó por un proceso de maduración que requirió superar los miedos y dudas que existieron en un inicio para que nuestros stakeholders tuvieran la confianza de usar el canal y darles claridad y certeza de que

su denuncia no implicaría represalias. Como la comunicación se realizó de manera transversal a toda la organización, fuimos muy asertivos para dar a conocer las distintas vías que existían para hacer la denuncia, el proceso que esta debía seguir, así como la importancia de darles visibilidad de la creación de comités independientes e imparciales que responden a cada denuncia amparados en un marco de sanciones apegados a nuestros valores. Estamos orgullosos de nuestro compromiso por hacer las cosas bien, cuidar a nuestra gente, de ratificar nuestro compromiso con los valores y por impulsar cada día, la congruencia entre lo que decimos y hacemos.

Are

At Corporación Multi Inversiones (CMI), we believe in the importance of being responsible, upright and transparent (REIR, acronym in Spanish for Responsibility, Excellence, Integrity and Respect) citizens. This entails being close to our stakeholders, listening to them and being able to attend to their queries, claims and / or complaints. For a multi-Latin family corporation with presence in 16 countries, with more than 40 thousand employees and a diversification of businesses ranging from generation of renewable energy to food production, implementing a listening channel at CMI has been a great challenge.

In 2019, when the shareholders made their

commitment to boost the risk management and compliance capability at CMI, it also meant implementing a reporting channel. Although the successful implementation of this important effort has taken more than three years, the fruitful results are due to the fact that at CMI we have been deploying our REIR values for more than 10 years.

One of the first questions we asked ourselves prior to the implementation of the channel was how to ensure that it was considered as a preventive tool and not a coercive one and being able to obtain positive and precise results from our stakeholders. Independently of the channel, we had to ensure that our stakeholders understood that this initiative was aligned with

multiple reporting channels a preventive or coercive tool?

Mónica Leal Risk and Compliance Director

“Multiple reporting channels are considered an essential instrument in compliance programs. In general, organizations adopt these types of tools according to their context, culture and in some cases, to what is established by law.”

our commitment to act according to our values.

The success in the implementation of the channel and the reason why we have been effective in this endeavor are due to basically two things: The first, was prioritizing and ensuring the integrity, confidentiality and anonymity of the reporting person, for which we decided to leave the system’s administration to a third party. The second was calling the reporting channel CMI TE ESCUCHA (CMI LISTENS TO YOU). The latter was one of the most complex things we had to do. The communication and management of CMI TE ESCUCHA underwent a maturation process that required overcoming fears and doubts that arose in the beginning so that our stakeholders would

have the confidence to use the channel and be clear and certain that their complaint would not provoke any retaliation. Since communication was conducted across the entire organization, we were very assertive to inform the different ways there were to make the complaint, the process it should follow, as well as the importance of giving visibility to the creation of independent and impartial committees that respond to every complaint, protected by a framework of sanctions according to our values. We are proud of our commitment to do things right, look after our people, ratify our commitment to values and promote the consistency between what we say and do every day.

de Cumplimiento

complementar un Programa de Anti-corrupción?

Corrupción este debe basarse en los siguientes pilares:

1. Evaluación de Riesgos

2. Compromiso de Gestión

3. Controles Internos

4. Debida Diligencia de Clientes / Proveedores y Terceros

5. Capacitación

6. Pruebas Independientes

El Índice de Percepción de la Corrupción 2022 revela escasos avances contra la corrupción, en un contexto mundial cada vez mas violento. Para el caso de Guatemala posee un Score de 24/100 y en el Ranking mundial está en la posición 154 de 180 países evaluados; lo que demuestra un débil avance a nivel país en la incorporación de programas anti-corrupción a nivel público. En junio de 2021 el Presidente de los Estados Unidos, Biden, estableció la lucha contra la corrupción como un “interés central de seguridad nacional de los Estados Unidos”.

Al crear un Programa de Cumplimiento Anti-

En cuanto a la Evaluación de Riesgos, es conveniente establecer una matriz de riesgos asociados, en los cuales se establezcan los eventos y la calificación de riesgos legales, reputacionales y financieros, estableciendo los controles y observando los riesgos residuales, es conveniente revisar esta matriz de forma mensual o trimestral. Para el compromiso Gerencial se requiere que tanto los colaboradores como la Alta Gerencia entiendan y se monitoree el programa de cumplimiento, para lo cual debe existir una Política claramente definida del Programa de Anti-corrupción y Soborno, aprobada a alto nivel de la organización, esta debe contener incentivos

¿Cómo

Glenda Morales Guerra Gerente

“La corrupción es una amenaza para la seguridad nacional de todos los países, por lo que la prevención de la corrupción debería ser una prioridad para todos los países y empresas. En términos económicos, la corrupción tiene un costo asombroso.”

y medidas disciplinarias, informes confidenciales e investigaciones internas.

La Debida Diligencia de los Clientes, Proveedores y terceros, debe incluir PEP y CPE nacionales como internacionales, clientes que presten servicios transfronterizos o que dependan de licencias regulatorias o aquellos que sus trabajos puedan proporcionar incentivos para dar sobornos. En este sentido es primordial no olvidar la debida diligencia a los empleados y terceros intermediarios. Para un eficaz programa es de vital importancia validar los Controles Internos dentro de ellos los Registros Contables, por lo que todos deberán tener un proceso de aprobación y autorización de

pagos, conciliaciones, segregación de funciones, comunicación y monitoreo, menciono alguno de ellos: Comisiones y Regalías, Honorarios de Consultoría, Gastos de Viaje y Entretenimiento, Rebajas y descuentos, Gastos Varios, etc.

En temas de capacitación es importante que este apartado este dentro del programa y se asignen los debidos recursos, la capacitación debe ser de carácter obligatoria y los empleados revisen el Código de Ética. El programa de cumplimiento debe estar sujeto a pruebas periódicas independientes por auditores internos o por un proveedor externo calificado.

How to complement an Anti-Corruption Program?

Corruption Perceptions Index (CPI) 2022 reveals little progress has been made in the fight against corruption, within an increasingly violent global context. Guatemala has a score of 24/100 and is globally ranked at 154th among 180 countries evaluated, which reveals a limited advance at a country level in incorporating public anticorruption programs. In June 2021, US President Joe Biden, proclaimed the fight against corruption “as a core US national security interest.”

An Anti-Corruption Compliance Program must be founded on the following pillars:

1. Risk Assessment

2. Management Commitment

3. Internal Controls 4. Due Diligence on Customers, Suppliers and Third Parties

4. Training

5. Independent Testing

Regarding Risk Assessment, it is advisable to establish an associated risk matrix, in which the events and the rating of the legal, reputation and financial risks are established, also establishing controls and monitoring residual risks. It is advisable

to review this risk matrix monthly or quarterly.

It is required for Management Commitment, that employees and Senior Management alike understand and monitor the compliance program, for which there must be a clearly defined Policy for the Anti-Corruption and Bribery Program, approved at a high level in the organization. It must contain incentives and disciplinary measures, confidential reports and internal investigations.

Due Diligence on Customers, Suppliers and Third Parties must include both national and international Politically Exposed Persons (PEP) and State Contractors and Suppliers (CPE, acronym in Spanish), customers that provide cross-border

Glenda Morales Guerra Compliance Manager

“Corruption is a threat to the national security of all countries, therefore preventing it should be a priority for all countries and companies. In economic terms, corruption represents a staggering cost.”

services or that depend on regulatory licenses or those whose line of work may open up incentives to bribes. In this sense, it is essential not to forget due diligence towards employees and third party intermediaries.

Consulting Fees, Travel and Entertainment Expenses, Rebates and Discounts, Miscellaneous Expenses, etc.

For an effective program, it is of the utmost importance to validate the Internal Controls within the Accounting Records, so all of them must have a process of approval and authorization of payments, reconciliations, segregation of duties, communication and monitoring, some of which are the following: Commissions and Royalties,

Regarding Training related matters, it is important that they are included in the program and that appropriate resources are assigned to it. Training must be mandatory and all employees must review the Code of Ethics.

The compliance program must be subject to periodically independent testing by internal auditors or by a qualified external provider.

Implementación de un Programa de Cumplimiento Legal

La existencia de herramientas como los tratados internacionales de comercio, la tecnología, entre otros, hacen sin duda que las partes deban preocuparse cada vez menos de formalidades y obstáculos para establecer relaciones extra fronteras, léase filiales, subsidiarias, clientes y proveedores en otras jurisdicciones distintas a donde se encuentra su centro de negocios.

Es cada vez más frecuente encontrar, dentro de los contratos que se suscriben con terceros, cláusulas petrias en cuanto a que no son negociables, por ejemplo: anticorrupción, aceptación de las normas de ética de la contraparte, declaración de proveniencia de recursos; estas cláusulas si bien no parecieran ser trascendentes para el negocio que se pretende celebrar son importantes ya que dan una luz de la empresa con la que se está estableciendo una relación comercial.

La normativa local, la complejidad de la normativa

Carmen María Mérida Abogada Senio

Estuardo Paganini Socio

“La globalización hace que el crecimiento de las empresas y las relaciones comerciales con terceros sean más frecuentes y en diferentes jurisdicciones, lo cual conlleva un componente importante cuyo objeto es identificar y prevenir potenciales riesgos.”

internacional, las diferencias culturales, los entornos económicos y políticos de cada país, y los enfrentamientos a dilemas éticos o morales han creado la necesidad en las empresas de autorregularse, desde su matriz, alcanzando a sus filiales o subsidiarias, y llegando hasta sus relaciones con terceros. Es aquí donde surge la relevancia de la implementación de un programa de cumplimiento dentro de las organizaciones.

Un programa de cumplimiento se puede definir como todas las acciones y prácticas que se implementan en una organización con la finalidad de crear una cultura de observancia que a su vez tiene como objetivo gestionar los riesgos que puede tener la organización a fin de detectarlos y prevenirlos.

Las acciones y prácticas a implementarse dentro de un programa de cumplimiento dependerán de diversos factores a los que la empresa se puede exponer y pueden ser catalogados como riesgos, por ejemplo: la industria a la que pertenece, el

entorno político e índice de corrupción del país en donde se encuentra la compañía o sus filiales, si es proveedora del Estado y por tanto debe relacionarse con funcionarios públicos, entre otros.

La implementación de un programa de cumplimiento es el inicio de una cultura organizacional sólida que permite establecer las bases de cualquier empresa en valores corporativos. El establecimiento de canales de comunicación apropiados entre directivos, empleados, proveedores, clientes y cualquier tercero es indispensable, por lo que es necesario que estos se implementen de no existir o en todo caso que estén en constante revisión y adaptación, y sobre todo que se lleve a la práctica a través de capacitaciones, investigaciones e inclusión a todos los niveles dentro de la empresa, creando una concientización del papel e importancia que cada persona tiene dentro de la organización.

Implementation of a Legal Compliance Program

Carmen María Mérida Senior Lawyer

The existence of tools such as international trade agreements and technology among others, undoubtedly make interested parties less and less concerned about formalities and obstacles to establish cross-border relationships, for example subsidiaries, customers and suppliers in jurisdictions other than where their headquarters is located. It is increasingly common to find in contracts signed with third parties, non-negotiable clauses such as anticorruption, acceptance of ethical standards from the counterparty and declaration of origin of resources. These clauses, although not seemingly transcendental for the business to be conducted, are important since they shed light on the company with which a commercial relationship is being established.

Estuardo Paganini Partner

Local regulations, the complexity of international regulations, cultural differences, the economic and political environments in every country and conflicts with ethical or moral dilemmas have created the need for companies to self-regulate

“Globalization makes the growth of companies and commercial relationships with third parties more frequent and in different jurisdictions, which entails an important component whose aim is to identify and prevent potential risks.”

themselves at a headquarters level, reaching their subsidiaries and even their relations with third parties. It is here that the relevance of implementing a compliance program within organizations arises. A compliance program can be defined as the set of actions and practices implemented in an organization with the aim of creating a compliance culture that in turn aims at managing the risks that the company may have in order to detect and prevent them.

The actions and practices to be implemented within a compliance program will depend on different factors to which the company may be exposed and can be characterized as risks, for example: The industry it belongs to, the political environment and corruption index of the country where the company or their subsidiaries

are located, if it is a State provider and therefore having to deal with public officials, among others.

The implementation of a compliance program is the start of a solid organizational culture that allows in turn to establish the basis of corporate values in any company. The implementation of appropriate communication channels between managers, employees, suppliers, customers and any third parties is essential, so if they do not exist it is necessary to implement them, or at any rate, to be constantly reviewed and adapted and above all that they are put into practice through training, research and inclusion at all levels within the company, raising awareness of the role and importance that every person has within the organization.

directoriodigital.amchamguate.com

Desde las instituciones públicas, los accionistas, miembros de juntas directivas, empleados y demás grupos de interés que confabulan en el ecosistema de los negocios, coinciden que en los últimos años han experimentado la forma en que el Compliance se ha sumergido en las organizaciones, volviéndose parte de su huella dactilar corporativa, y un parteaguas en el “hacer negocios”, sin importar la industria o sector que se trate.

La contribución del Compliance en los negocios sostenibles

sostenible”; en distintos foros escuchamos sobre ello, pero ¿qué hace sostenible un negocio y cómo el Compliance influye en ello?

El concepto de “negocio sostenible” no refiere únicamente a las empresas capaces de generar riqueza a lo largo del tiempo, sino que integra un concepto amplio en el que, desde el propósito, objetivos, y recursos asignados se definen las métricas en las que la organización creará valor e impactará positivamente en el entorno y sociedad en la que se desenvuelve, permitiéndole llegar a grados de competitividad con mayor madurez. Un negocio con ésta visión ya no es una opción, si no una necesidad, y aquel que lo ignore se verá amenazado de permanecer en la mesa de juego empresarial.

Por si fuera poco, se suma otro concepto: “negocio

Lo anterior se lee fácil pero supone un reto importante para las organizaciones, quienes usualmente consultan y se basan en la hoja de ruta referida en la Agenda 2030 de las Naciones Unidas que ha desarrollado los 17 objetivos de desarrollo sostenible como pilares para encausar a los negocios en el incesante esfuerzo de ser sostenibles. Es así

Ginny Castillo Senior Manager

“El Compliance vino para quedarse y no habrá marcha atrás.”

que reconocen que dichos objetivos:

“…son el plan maestro para conseguir un futuro sostenible para todos. Se interrelacionan entre sí e incorporan los desafíos globales (…) como la pobreza, la desigualdad, el clima, la degradación ambiental, la prosperidad, la paz y la justicia.”

Definidos los objetivos, se vuelve necesario integrarlos a las políticas institucionales, a la

cultura y a la estrategia de negocio, debiendo existir congruencia y cohesión entre éstos para evitar caer en un exceso de iniciativas y palabras elocuentes, pero carentes de realidad. Es así como el Compliance es un complemento interesante, especialmente en uno de los pilares clave de los negocios sostenibles: “la gobernanza”, siendo ésta el inicio del proceso en el que una organización transmite su intención y objetivos que la llevarán hacia una sostenibilidad meta.

The contribution of Compliance in sustainable businesses

Public institutions, shareholders, board of directors, employees and other stakeholders that make up the business ecosystem, agree that they have experienced the way in which Compliance has embedded itself into organizations in recent years, becoming part of their corporate DNA and a turning point in “doing business” regardless of the industry or sector involved.

As if this were not enough, another concept has been added: “Sustainable business.” We have heard about this in different forums, but what makes a business sustainable and how does Compliance influence it? The concept of “sustainable business” does not refer only to companies capable of generating wealth over time, but also to the integration of a broad concept in which through the purpose, objectives and allocated resources, the metrics through which the organization will create value and positively impact the environment and society they operate in are defined, allowing it to gain more mature competitiveness levels. A business sharing this vision is no longer an option, but a necessity and those who ignore this will run the

risk of not being able to remain in the business arena.

The above may sound easy, but it implies a major challenge for organizations who usually consult and rely on the road map contained in the UN 2030 Agenda which has developed the 17 sustainable development objectives as pillars to guide companies through the constant efforts to be sustainable. “…They are the master plan to secure a sustainable future for everybody. They

Ginny Castillo Senior Manager

“Compliance is here to stay and there is no turning back.”

are interrelated with each other and incorporate global challenges (…) such as poverty, inequality, the climate, environmental degradation, prosperity, peace and justice.”

Once the objectives have been defined, it becomes necessary to integrate them into institutional policies, culture and business strategy and there must be consistency and cohesion among them

in order to avoid falling into an excess of initiatives and fancy words but lacking reality. This is why Compliance is an interesting complement, especially in one of the key pillars of sustainable businesses: “Governance,” which is the beginning of the process for an organization to convey its purpose and objectives that will lead it towards a sustainable goal.

Sofía González Palma Legal Compliance Officer

ética como eje central en el actuar del Compliance Officer

se va a tener que reconocer y actuar con base a la ética y valores eficazmente.

De acuerdo con Richard Norman la ética es “el intento de comprender la naturaleza de los valores humanos, de cómo debemos vivir y de qué constituye una conducta correcta.” En pocas palabras la ética es determinar lo que es bueno y malo y actuar con base a ello.

En el año 2020, Ethics & Compliance Initiative realizó una encuesta donde se pudo determinar que uno de cada cinco empleados experimenta presión en comprometer los estándares éticos de la compañía debido a factores como alcanzar metas comerciales, inminentes fechas de entrega o presión de jefes, entre otros. Todos estos factores en algún momento de una carrera profesional se han encontrado o se van a encontrar y es aquí donde

Pues bien, el profesional de cumplimiento debe tomar las mejores decisiones ante situaciones que su compañía enfrenta en el día a día, unas más difíciles que otras. Es por eso por lo que la ética será la brújula del Compliance Officer que lo ayudará a accionar de acuerdo con la cultura de cumplimiento de su compañía, el código de conducta y valores de la compañía.

Uno de los objetivos como Compliance Officer es convertirse en un agente de cambio en su compañía fundamentado en la ética que conlleve a un efecto

La

“La ética deberá ser la brújula que guíe al Compliance Officer en su actuar ante conflictos de valores en su compañía.”

dominó para todos los demás que trabajan en la compañía. Debido a esto es que la ética no puede desvincularse del accionar del Compliance Officer.

Existe un programa creado por Mary C Gentile llamado Giving voice to values, el cual consiste en analizar y compartir diferentes maneras para expresar e implementar los valores en momentos de presión en el trabajo bajo la premisa que todos quieren actuar con base a valores, pero de una forma efectiva. Este programa es de gran ayuda para que se pueda construir y ejercitar una moral muscle memory que como Compliance Officer

es significativo generar al momento de actuar correctamente y de una manera eficaz.

Es por eso la importancia de promover una cultura fundamentada en valores que de verdad sean las bases de la compañía y que exista una coherencia entre lo plasmado en un código de conducta y políticas con la realidad de la compañía, pero ante todo como Compliance Officer dar el ejemplo de un actuar ético que genere un liderazgo basado en valores.

Ethics as the central axis of the Compliance Officer’s actions

In 2020, the Ethics & Compliance Initiative conducted a survey where it was determined that one in five employees experience pressure to comply with the ethical standards of the company due to factors such as meeting commercial goals, imminent delivery dates or pressure from bosses, among others. All these factors have been or will be encountered at some point in a professional career and this is where you will have to recognize and act effectively based on ethics and values.

According to Richard Norman, ethics is “the attempt to understand the nature of human values, how we should live and what constitutes proper conduct.” In a few words, it is determining what is good and bad and acting accordingly.

culture and the conduct and value code.

The Compliance Officer must make the best decisions in situations that their company faces every day, some more difficult than others. This is why ethics will be the Compliance Officer’s compass that will help them to act in accordance to their company’s compliance

As a Compliance Officer, one of the objectives is becoming an agent of change in their company based on ethics that triggers a domino effect for everyone else working in the company. As a consequence of this, ethics cannot be separated from the Compliance Officer’s actions.

Sofía González Palma Legal Compliance Officer

“Ethics must be the compass that guides the Compliance Officer in their actions in the event of value conflicts in their company.”

There is a program created by Mary C Gentile called Giving Voice to Values, which consists of analyzing and sharing different ways to express and implement values in times of pressure at work under the premise that everybody wants to act based on values, but in an effective way. This program is of great help to build and exercise muscle memory morals that as a Compliance Officer, is significant to generate at the moment of acting properly and efficiently.

This is why it is important to promote a culture based on values that are truly the foundations of the company and that there is coherence between what is contained in a code of conduct and policies with the company’s reality, but above all, as a Compliance Officer, set the example of ethical actions that generate leadership based on values.

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