“La facturación electrónica tiene un gran impacto en una empresa”

Conversamos con Nelson Chicas, CEO de Findex, para conocer más sobre el impacto que la implementación de la facturación electrónica tiene en las empresas y cómo la implementación de la plataforma Findex puede mejorar la visibilidad y control financiero, tanto para empresas que ya cuentan con sistemas de gestión internos como para aquellas que no los tienen.

¿Cómo funciona la plataforma de Findex?

Findex es una plataforma que ayuda a las empresas a implementar la facturación electrónica de una manera sencilla. Sabemos que las empresas ya tienen muchos retos en su día a día, como proyectos en ejecución, por lo que la integración técnica para la facturación electrónica es todo un reto.

Por eso, como Findex, ofrecemos una solución integral para la facturación electrónica. Nosotros hacemos la conexión directa con los sistemas de los clientes, para que no tengan que preocuparse por toda la documentación y normativa nueva del Ministerio de Hacienda. Capturamos los datos de facturación y los enviamos a través de nuestra plataforma, que se encarga de generar los mensajes que requiere Hacienda, de enviar los correos o notificaciones a los clientes, de resguardar la factura electrónica y manejar cualquier contingencia que surja.

Además, ofrecemos un acompañamiento integral a las empresas, tanto en la parte técnica como en la implementación de nuevos procesos y en la comunicación con sus clientes.

Sabemos que la facturación electrónica puede ser un cambio importante y puede generar fricciones, por lo que ayudamos a las empresas a comunicar adecuadamente los cambios y a mantener una buena relación con sus clientes.

¿Qué desafíos ha enfrentado Findex al implementar la facturación electrónica en el país y cómo los ha superado?

El desafío más grande que hemos encontrado es en cuanto a los procesos.

A menudo se ve la facturación electrónica como un tema puramente de sistemas, como si solo tuviera que ajustar el sistema que ya se utiliza para facturar para que, en lugar de imprimirse, se envíe directamente al Ministerio de Hacienda. Pero la facturación electrónica tiene un gran impacto en los procesos de una empresa. La normativa actual de facturación electrónica ha introducido varios cambios que afectan a los procesos empresariales.

Por ejemplo, uno de los procesos más sencillos que cambia es la gestión de pagos. Normalmente, uno entrega una factura física en la pagaduría, donde se le entrega un recibo y luego se tramita el pago. Pero con la facturación electrónica, ya no hay un documento físico que entregar, lo que significa que este proceso debe cambiar.

La ventaja que tenemos es que hemos estado trabajando en facturación electrónica desde que comenzó la voluntariedad, es decir, desde enero de 2022. Esto nos ha permitido explorar muchos casos de facturación electrónica con diversos clientes, adquirir experiencia y tener tiempo para discutir directamente con Hacienda para encontrar soluciones a los problemas que surgen.

¿Cómo se realiza el proceso de implementación de Findex en una empresa y cuál es el acompañamiento que ofrecen?

En primer lugar, tendríamos una sesión para capacitar a todo el equipo interno sobre la facturación electrónica y asegurarnos de que todos estén en línea. Luego, existen varias formas en las que podemos conectarnos a los sistemas internos de la empresa. Nuestro objetivo es que la empresa haga los mínimos cambios posibles para implementar la facturación electrónica.

En algunos sectores, como el financiero, es común que se utilicen archivos para transferir información. Por lo tanto, lo único que necesitamos es que estos sistemas bancarios nos depositen los archivos en un lugar determinado. Nosotros detectamos que hay un nuevo archivo y generamos la factura, validamos ante Hacienda, notificamos al cliente y resguardamos la información.

La mayoría de los clientes prefieren que se capturen los datos directamente desde la base de datos, es decir, ellos facturan como siempre y nosotros capturamos los datos que guardan en un lugar determinado. Capturamos cada vez que hay un evento y a partir de ahí manejamos todo lo que tiene que ver con facturación.

También ofrecemos una opción en la que el cliente puede modificar su sistema interno para comunicar los eventos de facturación directamente a través de una API. Es importante destacar que la comunicación entre el cliente y nosotros es segura y privada de punto a punto. Podemos manejar cualquier cantidad de volumen de facturación, incluso si el cliente emite una gran cantidad de facturas de una sola vez.

¿Qué medidas ha tomado Findex para garantizar la seguridad y privacidad de la información financiera de sus clientes?

En primer lugar, la información está segregada para que no se pueda relacionar con ninguna persona en particular. Tenemos la información guardada en diferentes lugares y en caso de que alguien pudiera acceder a alguna parte, no tendría acceso a toda la información, solo a una parte. Además, utilizamos un canal de comunicación punto a punto que solo permite la comunicación entre el cliente y Findex.

En cuanto a la seguridad de la plataforma, estamos respaldados por Cloudflare, el proveedor de seguridad web más robusto del mundo. Utilizamos muchas de sus políticas para resguardarnos de cualquier problema. Por ejemplo, la conexión punto a punto la hacemos a través de ellos y tenemos una protección de denegación de servicio.

Sin embargo, en caso que exista un problema de seguridad que provenga del lado del cliente, como la adquisición de sus credenciales, utilizamos los correos empresariales de los clientes para que ellos mismos puedan acceder a sus cuentas sin necesidad de una contraseña especial de Findex.

¿Cómo logra Findex mantener a sus clientes actualizados en cuanto a las reformas y actualizaciones a la normativa sobre los documentos tributarios digitales?

Este tema es interesante, porque es importante destacar que, en cualquier país donde se ha implementado la facturación electrónica, inicialmente el Gobierno no tiene el panorama completo de todo lo que implica un cambio de este tipo.

Según avanza la implementación de la facturación electrónica, el gobierno va entendiendo que hay cosas que se pueden hacer más fácil o que se pueden mejorar, y esto implica que haya cambios que hacer en la comunicación ante el Ministerio de Hacienda. Estas comunicaciones y actualizaciones serán muy frecuentes en la primera etapa, ya que es donde se verán más cambios y oportunidades de mejora.

Findex, por su parte, capta la información del lado del cliente y realiza el análisis necesario para cumplir con los requisitos del Ministerio de Hacienda, lo que permite que, ante una actualización, el cliente ni siquiera tenga que ser molestado. El cliente solo será avisado de que ya se ha realizado el formateo necesario.

¿Cómo se diferencia Findex de otras empresas de servicios de digitalización financiera en El Salvador?

Creo que, en primer lugar, tenemos la ventaja de que comenzamos a trabajar en facturación electrónica desde que inició la voluntariedad. El año pasado, muy pocas empresas quisieron aventurarse en facturación electrónica, y era más un tema de consulta de

“no sé qué va a pasar”. Ahí nos posicionamos bastante como un referente en el mercado. Este año, que se activó más el tema, hemos tenido un crecimiento enorme gracias al dominio, la experiencia y, sobre todo, creo yo, a la solución integral que ofrecemos en facturación electrónica.

Además, ofrecemos otras funcionalidades interesantes, como un portal de consulta para clientes. Si un cliente no encuentra una factura que se le ha enviado, desde nuestra plataforma se le puede crear un link de acceso para que el cliente vea todo su historial de facturación y pueda descargar fácilmente todas las facturas electrónicas.

También ofrecemos una plataforma para generar reportes contables. Algo interesante de la facturación electrónica es que creo que va a cambiar el rol del contador. Ya no será un rol más de digitación y tabulación de datos, sino que podrá capturar la información automáticamente e incluso generar reportes contables automáticamente. Actualmente, en Findex generamos el libro de IVA y muy pronto tendremos anexos y partidas también.