l’app “monitoraggio gare UOC provveditorato

Michela Barbiero, Lucia Berzioli, Paolo Filippi, Fabio Zurlo - Azienda ULSS 6 “Euganea”

“Monitorare (gratis) le procedure di gara con un’App”

Ènoto come in ambito informatico, fino all’avven- rappresentando un attore di primo piano nell’erogazioto dei sistemi operativi basati su interfaccia gra- ne di servizi e prestazioni sanitarie e socio-assistenziali in fica, fossero richieste approfondite competenze Veneto. di programmazione per poter eseguire qualunque fun- All’interno di una realtà così ampia e complessa si rivela di zione. L’adozione dell’interfaccia grafica, in sostituzione fondamentale importanza, sia per il Direttore dell’U.O.C. di quella a riga di comando, ha di fatto reso accessibile Provveditorato che per i Coordinatori dei gruppi di lavoro l’utilizzo del computer ad una vasta tipologia di utenti in facenti capo ad esso, la possibilità di disporre di inforprecedenza esclusi. Allo stesso modo, stiamo assistendo mazioni complete, aggiornate e facilmente accessibili negli ultimi tempi alla crescente riguardanti lo stato delle diffusione di piattaforme di svi- procedure di acquisizione luppo per applicazioni basate su in corso, esigenza divenuun approccio di tipo “no-code” e L’App “Monitoraggio Gare ta ancor più impellente in gestibili in completa autonomia. seguito alle disposizioni Questo tipo di soluzione è parti- UOC Provveditorato”, introdotte dal decreto-legge colarmente adatta a realtà aziendali di piccole-medie dimensioconsente di visualizzare 16 luglio 2020 n. 76, che prevedono, per la prima ni, dove i costi per lo sviluppo in un unico strumento di volta, tempi definiti per ed il mantenimento di un’applicazione realizzata su misura lavoro i dati delle procedure l’espletamento delle procedure di gara. non sarebbero giustificati considerato numero degli utilizzatori. di acquisizione in corso Obiettivi del progetto Un’ulteriore caratteristica delle aggiornati in tempo reale, Proprio per le peculiapiattaforme di sviluppo no-code è rappresentata dalla possibilità mostrandone lo stato di rità sopra citate, risultava utile dotare l’U.O.C. di gestire facilmente molteplici avanzamento in base ai Provveditorato di uno strutipologie di contenuti tramite un’unica applicazione. passaggi previsti nella mento comune, condiviso, sempre accessibile e pronAnalisi del contesto checklist di riferimento tamente aggiornabile anche da remoto, per consentire L’Azienda ULSS 6 “Euganea” il monitoraggio in tempo nasce il 1 gennaio 2017 per reale delle procedure di effetto della Legge Regionale n. 19 del 25 ottobre 2016 acquisizione in corso. Di pari importanza era, altresì, la dall’Azienda ULSS 16, che modifica la propria denomina- necessità non più differibile di standardizzare e digitalizzione sociale in Azienda ULSS 6 “Euganea” incorporando zare le metodologie di inserimento ed aggiornamento dei le soppresse Aziende ULSS n. 15 “Alta Padovana” e n. dati. Infine, tra gli obiettivi del progetto vi era la creazione 17 di Este. Si estende su un territorio formato da 101 di uno strumento di supporto all’attività del Direttore e Comuni con una popolazione di circa 945.000 abitanti, dei Coordinatori, in grado di organizzare le informazioni

provenienti da diverse basi di dati in maniera funzionale rispetto alle necessità informative, permettendo la visualizzazione dei contenuti così creati su dispositivi mobili.

Definizione del processo Il processo di gestione e monitoraggio delle procedure di acquisizione in corso è stato impostato utilizzando la suite di strumenti Google in dotazione aziendale. Per prima cosa, è stato predisposto un foglio di calcolo, accessibile ai responsabili dell’istruttoria delle singole pratiche e costituito da diversi campi, i cui principali sono: Descrizione della procedura; Project Manager; Data di inizio istruttoria; Data di inizio procedura; Scadenza prevista; Giorni residui; Importo; Tipologia; Stato. I campi “Data di inizio istruttoria”, “Data di inizio procedura”, “Scadenza prevista” e “Giorni residui” costituiscono gli elementi fondamentali per consentire un efficace monitoraggio delle procedure sul piano temporale alla luce del nuovo DL 76/2020, valorizzando al contempo il ruolo dei responsabili d’istruttoria, di fatto veri e propri “project manager”. I campi “Tipologia” e “Stato” rappresentano, rispettivamente, la tipologia di procedura di gara in corso ed il relativo stato, definito sulla base di un elenco di passaggi standard previsti dalle procedure interne all’U.O.C. Provveditorato (c.d “checklist” ). Le macro-tipologie di procedure considerate nella fase iniziale di test, come descritte dal D.lgs. n. 50/2016 e dal DL 76/2020, sono: affidamento diretto, procedura negoziata e procedura aperta, declinate nelle varie possibilità. L’operatore, una volta inserita la procedura di gara e selezionata la tipo-

logia tramite un menù a tendina, provvederà ad aggiornarne lo stato all’avvenuto completamento dei passaggi standard previsti, utilizzando un secondo menù a tendina i cui valori derivano dalla checklist di riferimento.

Sviluppo dell’App Il foglio di calcolo Google così realizzato già di per sé assicura notevoli vantaggi dal punto di vista del monitoraggio dell’iter di gara, lasciando, tuttavia, aperto il problema di come integrare tra loro informazioni provenienti da basi di dati diverse. La soluzione prescelta è stata quella offerta da AppSheet (www.appsheet.com), installata come componente aggiuntivo nei fogli di calcolo Google e capace di creare applicazioni personalizzate e gratuite, se condivise entro il limite massimo di 10 utilizzatori. L’App realizzata, denominata “Monitoraggio Gare UOC Provveditorato”, visualizza in un unico strumento i dati delle procedure di acquisizione in corso aggiornati in tempo reale, mostrandone lo stato di avanzamento in base ai passaggi previsti nella checklist di riferimento. Le informazioni di dettaglio sono richiamabili semplicemente

selezionando nell’elenco generale la riga di interesse.

Estensione delle funzionalità AppSheet consente di gestire complesse strutture di dati, rendendo l’utilizzatore libero di creare interfacce per organizzare i contenuti nella maniera a lui più funzionale, anche tramite l’utilizzo di formule o la creazione di filtri e colonne “virtuali”. Grazie a queste caratteristiche, è stato naturale estendere ulteriormente le funzionalità dell’App integrando anche il riepilogo dell’ammontare totale degli ordinativi emessi per l’anno in corso, oltre ad un’interfaccia specifica per monitorare i soli acquisti legati all’emergenza COVID-19. Al fine di recepire le disposizioni contenute nel decreto-legge 16 luglio 2020 n. 76, nel modello già realizzato è stato implementato un sistema di monitoraggio delle tempistiche delle procedure, finalizzato ad individuare prontamente eventuali situazioni di criticità che ne ritardino la conclusione.

Vantaggi e considerazioni finali L’applicazione “Monitoraggio Gare UOC Provveditorato” si è rivelata un prezioso strumento per supportare l’attività quotidiana del Direttore e dei Coordinatori dei gruppi di

lavoro, agevolando il monitoraggio continuo dello stato e delle tempistiche delle procedure di acquisizione in corso, l’analisi degli ordinativi emessi nonché la gestione dei collaboratori dislocati presso sedi differenti. Le funzionalità di maggior interesse sono rappresentate soprattutto dalla possibilità di gestire ed organizzare in totale autonomia una grande molteplicità di contenuti, creando interfacce personalizzate secondo le esigenze informative proprie degli utilizzatori. L’attività dei collaboratori ha parimenti tratto beneficio dall’utilizzo del foglio di calcolo comune, digitalizzando ed uniformando le modalità di inserimento ed aggiornamento dei dati. In conclusione, sulla base dell’esperienza ottenuta in questa fase iniziale di sperimentazione, possiamo senz’altro ritenere che il modello proposto supporti efficacemente le esigenze di monitoraggio dello stato e delle tempistiche delle procedure di acquisizione in corso, essendo, inoltre, in grado di recepire prontamente mutamenti nel contesto operativo e normativo. L’utilizzo delle piattaforme per lo sviluppo di applicazioni basate sull’approccio c.d. “no-code” ha rappresentato un fattore chiave nell’implementazione del modello e ci auguriamo possa costituire elemento di approfondimento anche per altre realtà sanitarie interessate da analoghe esigenze di coordinamento e monitoraggio. Camposampiero (PD), 21 ottobre 2020.