2.4 Uitvoering

Geef je mening over het dagdraaiboek. Wat vind je goed en wat vind je minder goed? Wat ontbreekt er allemaal? Geef minimaal één verbeterpunt.

2.4 Uitvoering De dag van het evenement is aangebroken. De voorbereidende periode zit erop en alles is volgens planning verlopen. Je hebt alles nog eens gecontroleerd de afgelopen dagen. De accommodatie en de materialen zijn in orde. De leden van het projectteam hebben het dagdraaiboek ontvangen en weten wat ze moeten doen. Wat moet er dan nog op de dag van het evenement gebeuren? De belangrijkste werkzaamheden tijdens de uitvoeringsfase zijn: • uitvoeren van alle werkzaamheden van het dagdraaiboek • coördineren van de werkzaamheden • controleren van de voortgang • uitvoeren van eventuele aanpassingen • ondersteunen en begeleiden van medewerkers, stagiairs. Zorg dat alle vrijwilligers weten wat ze moeten doen. Tijdens de uitvoering is het verwerken van de resultaten een belangrijke taak. Meestal gebeurt dit door het wedstrijdsecretariaat aan de hand van uitslagenlijsten en scoreformulieren. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)

Als het goed is, weet iedereen wat hij moet doen. De algemeen coördinator moet zorgen dat alles gebeurt zoals afgesproken. Er kunnen op zo’n dag dingen gebeuren die je niet in de hand hebt. Bijvoorbeeld het weer bij buitenactiviteiten. Bij slecht weer moet je op een bepaald moment besluiten om over te gaan tot het alternatieve programma. Stel dat je al enkele uren bezig bent en het begint plotseling hevig te onweren met stormachtige windvlagen. Wat dan? Afgelasten of tijdelijk onderbreken? Bij een buitenactiviteit is het raadzaam om de buienradar via internet te raadplegen. Op basis hiervan kun je tijdig besluiten om het evenement wel of niet door te laten gaan. Wat doe je als er een vervelend ongeval plaatsvindt of als er onder jongeren een vechtpartij ontstaat? Spoedoverleg met het projectteam en eventueel de opdrachtgever is dan van belang. Tot slot is het begeleiden en ondersteunen van medewerkers en vrijwilligers een belangrijke taak tijdens de uitvoering. Dit kan onder andere door ze te assisteren bij bepaalde taken of door aanwijzingen te geven hoe het misschien makkelijker of beter kan. Bovendien is het belangrijk om de vrijwilligers te motiveren, bijvoorbeeld door het geven van complimenten. In het thema over pr en vrijwilligers komt dit onderwerp nog terug. Voorbeeld van een eenvoudig dagdraaiboek van een wijkvolleybaltoernooi MomentWieWat 9.00Alle medewerkers Opbouw twee velden in parkStap 1 Wedstrijdtafels, klok, uitslaglijsten, twee fluiten en twee ballen klaarzetten Stoelen langs de velden zetten EHBO-post opstellen COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) Catering

Wat Wie Moment

10.00KarinBespreking met scheidsrechtersStap 2 Mirjam Jan 10.30KarinOpening, welkom heten, mededelingen doen voor de deelnemers en starten Stap 3 10.45 –14.30 MirjamOp twee velden volleyballen volgens het halvecompetitiesysteem met een finalewedstrijd Stap 4 Jan Catering Monique EHBO Saskia Harm-Jan 14.45 –15.00 KarinPrijsuitreikingStap 5 Dankwoord aan de deelnemers en de medewerkers 15.00 –15.30 Alle medewerkers Opruimen velden, stoelen, EHBO-post, catering en de materialen Stap 6 15.30 –16.00 Alle medewerkers Korte nabespreking met een drankje, medewerkers bedanken Stap 7 Opdracht 12 Onverwachte gebeurtenissen (theorieopdracht) Bron - Uitvoering COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) Je kunt alles tot in de puntjes voorbereid hebben, maar op de dag van het evenement kan er van alles misgaan.