Reuniões em tempo de pandemia algumas dicas

from #7 Newsletter ACES Espinho/Gaia - ACES de Campanha

Mundo dos ecrãs

Em Portugal foram confirmados os dois primeiros casos de Covid 19 no dia 2 de março de 2020, tendo sido declarado o estado de emergência no dia 18 de março.

Face às orientações da Direção-Geral de Saúde e da Ordem dos Médico sobre cancelamento de reuniões presenciais/ congressos médicos, as reuniões das unidades funcionais e da Direção de Internato Santos Silva transformaram-se em reuniões virtuais.

Os nossos ambientes pessoal e profissional fundiram- se, e como não estávamos habituados a usar estas ferramentas digitais, imprevistos e situações embaraçosas passaram a acontecer durante as transmissões. Portanto, é preciso seguir uma etiqueta virtual - a mesma que seria usada no nosso local de trabalho.

Vamos apresentar de seguida algumas dicas:

-Antes da reunião:

Verificar a ordem de trabalhos e os documentos necessários.

Manter a aparência do nosso dia a dia de trabalho. Escolher o melhor local. A janela deve estar à nossa frente, e o telemóvel /PC de costas para a janela. Deve sempre ser revisto o que é visível pela nossa câmara, ou então desfocar a tela de fundo.

Verificar a tecnologia usada antes da hora da reunião e fazer algumas execuções de teste antes de começar. Selecionar a apresentação e testar se pode ser partilhada usando a ferramenta escolhida.

Ingressar na reunião alguns minutos antes da hora indicada, a fim de permitir que falhas de acesso sejam reparadas a tempo.

- Durante a reunião:

Desligar o vídeo e microfone quando ingressar na reunião. Cumprimentar através do chat. Não interromper as pessoas. Levantar a mão ou pedir para tomar a palavra no chat quando a discussão for permitida. Ligar o vídeo e microfone para aumentar a efetividade da comunicação quando for autorizado para falar. O organizador da reunião desativou todos os microfones.

Ter água sempre disponível. Dispensar o telemóvel nas reuniões porque pode provocar interferências e não fazer multitasking. Avisar por chat sobre saídas necessárias. Preencher a folha de presenças entretanto enviada.