Reuniões em tempo de pandemia – algumas dicas Em Portugal foram confirmados os dois primeiros casos de Covid 19 no dia 2 de março de 2020, tendo sido declarado o estado de emergência no dia 18 de março. Face às orientações da Direção-Geral de Saúde e da Ordem dos Médico sobre cancelamento de reuniões presenciais/ congressos médicos, as reuniões das unidades funcionais e da Direção de Internato Santos Silva transformaram-se em reuniões virtuais. Os nossos ambientes pessoal e profissional fundiram- se, e como não estávamos habituados a usar estas ferramentas digitais, imprevistos e situações embaraçosas passaram a acontecer durante as transmissões. Portanto, é preciso seguir uma etiqueta virtual - a mesma que seria usada no nosso local de trabalho.
Ana Margarida Carvalho USF Nova Via amcarvalho@arsnorte.minsaude.pt
Vamos apresentar de seguida algumas dicas: -Antes da reunião: •
Verificar a ordem de trabalhos e os documentos necessários.
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Manter a aparência do nosso dia a dia de trabalho.
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Escolher o melhor local. A janela deve estar à nossa frente, e o telemóvel /PC de costas para a janela. Deve sempre ser revisto o que é visível pela nossa câmara, ou então desfocar a tela de fundo.
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Verificar a tecnologia usada antes da hora da reunião e fazer algumas execuções de teste antes de começar.
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Selecionar a apresentação e testar se pode ser partilhada usando a ferramenta escolhida.
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Ingressar na reunião alguns minutos antes da hora indicada, a fim de permitir que falhas de acesso sejam reparadas a tempo.
Ângela Maria Teixeira USF Nova Via amteixeira@arsnorte.minsaude.pt
- Durante a reunião: •
Desligar o vídeo e microfone quando ingressar na reunião.
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Cumprimentar através do chat.
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Não interromper as pessoas.
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Levantar a mão ou pedir para tomar a palavra no chat quando a discussão for permitida.
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Ligar o vídeo e microfone para aumentar a efetividade da comunicação quando for autorizado para falar. O organizador da reunião desativou todos os microfones.
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Ter água sempre disponível.
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Dispensar o telemóvel nas reuniões porque pode provocar interferências e não fazer multitasking.
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Avisar por chat sobre saídas necessárias.
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Preencher a folha de presenças entretanto enviada.
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