DE VERBORGEN KANTEN VAN EEN TOOLSELECTIE

TOOLSELECTIE DE VERBORGEN KANTEN VAN EEN

TEKST: TOM BORSBOOM

Een toolselectie draait om het selecteren van de beste oplossing voor jouw situatie. Door te meten en te ranken ben je verzekerd van de juiste keuze. Toch? In de praktijk blijkt dat niet zo eenvoudig. Er spelen veel meer belangen die de uitkomsten van de selectie beïnvloeden. Hoe voorkom je dat? We schijnen ons licht op de verborgen kanten van een toolselectie.

Een eerste stap tijdens veel toolselecties is kijken naar de Magic Quadrant, de rapporten van onderzoeksbureau Gartner. Deze rapporten zijn tenslotte objectief en gebaseerd op onderzoeken in de markt. Toch zijn er een aantal aspecten die de onderzoeksresul taten beïnvloeden:

GEOGRAFIE

Zowel de Magic Quadrant voor Financal Close als voor Financial Planning & Analysis hebben een overdosis aan focus op de Verenigde Staten. De respondenten komen slechts voor ca 10% (43 van de 426) uit Europa. Diverse leveranciers die hoog scoren in het Magic Quadrants zijn aanwezig in Noord-Amerika, maar niet of nauwelijks in Nederland of Europa. Andersom zijn sommige lokale leveranciers het overwegen waard, maar komen niet voor in de onderzoeken van Gartner.

DEFINITIE FINANCIAL CLOSE

De Magic Quadrant voor Financial Close is breed gedefinieerd: het kijkt zowel naar Financial Consolidation, Financial Reporting, Reconciliation Management, Close Management, Intercompany Transactions en Disclosure Management. Resultaat is dat sommige leveranciers die hoog eindigen, zoals Blackline & Workiva, niets doen met consolidatie. Blackline richt zich vooral op reconciliation en Workiva met name op het disclosure proces. Dit terwijl

“DOOR ALLE FACTOREN OBJECTIEF EN IN ALLE OPENHEID MEE TE NEMEN, KIES JE EEN OPLOSSING DIE BIJ JOUW SITUATIE PAST”

de consolidatie wellicht de aanleiding was om dit rapport ter hand te nemen. Dit geldt uiteraard ook voor andere combinaties - met andere woorden, lees de begeleidende teksten goed!

VISIE VERSUS FUNCTIONALITEIT

Het Magic Quadrant kijkt nadrukkelijk naar visie en succes van de leveranciers, met zeer beperkte invloed van de functionaliteit en de klanttevredenheid. De Critical Capabilities rapporten focussen juist weer sterk op productfunctionaliteit. In deze laatsten wordt ook gekeken naar scores voor verschillende klantgroottes en voor Europese bedrijven. De Critical Capabilities zijn naar onze mening relevanter dan de VS-gekleurde Magic Quadrant, al wordt in de Critical Capabilities te nadrukkelijk gekeken naar de functionele kracht van de oplossingen. Hierdoor blijft de complexiteit van de inrichting, en daarmee ook de haalbaarheid van eigen beheer, onderbelicht.

BETROUWBAARHEID

Mede op basis van de survey worden conclusies getrokken over de individuele oplossingen. Het gemiddelde aantal respondenten per leverancier ligt echter onder de 30, waardoor je je kan afvragen hoe betrouwbaar die scores zijn. Daarnaast worden de klanten aangedragen door de leveranciers, wat een gekleurd beeld geeft.

SMOKE & MIRRORS

Een term die afkomstig is uit de wereld van illusionisten: zaken laten zien die niet echt zijn, zoals bijvoorbeeld zwevende lichamen. Ook veel gebruikt door softwareleveranciers – antwoorden op RFI’s die om de vraag heen draaien en presentaties waar tekortkomin gen ten opzichte van de requirements worden verhuld met mooie verhalen en demo’s. Zaak dus om hier het echte verhaal op tafel te krijgen. leiden van een softwarepartij waar ze ook de auditor zijn. Door ge brek aan inzicht in de (on)mogelijkheden van oplossingen die niet zelf gevoerd worden, en een voorkeur voor die oplossingen waar men ook de implementatie van kan verzorgen, is het de vraag of dan een correcte en objectieve ondersteuning in het selectietraject gewaarborgd is.

VASTHOUDEN AAN DE IT-STRATEGIE

Veel bedrijven hebben een IT-strategie waarin bij voorkeur gekozen wordt voor de grote IT-leveranciers, zoals Oracle en SAP. Als het ERP-systeem Oracle of SAP is, wordt soms vanzelfsprekend gekeken naar deze leverancier voor Performance Management, zeker vanuit IT. Al zijn de voordelen op integratiegebied interessant, wij zien een tendens in de markt dat deze vanzelfsprekendheid minder relevant wordt. Vaker dan voorheen komen organisaties tot de conclusie dat specialisten op Performance Management innovatiever zijn, goedkoper, een grotere kans op succes hebben of dat een ‘lock-in’ ongewenst is.

DE BESTE OPLOSSING BESTAAT NIET

Naar welke oplossingen moet je dan kijken? Terechte vraag, maar een eenvoudig antwoord is er niet. Het hangt namelijk af van diver se factoren: niet alleen de functionele requirements, maar ook het budget, het IT-landschap, bijbehorende strategieën en standaar den. Maar vergeet de organisatiewensen en zeker ook de volwassenheid en stabiliteit van de processen niet. Door alle factoren objectief en in alle openheid mee te nemen, kies je een oplossing die bij jouw situatie past. Zonder verborgen belangen.

VERDER LEZEN

DE BELANGEN VAN DE ACCOUNTANT

Bij selectieadviezen gegeven door de Big 4-partijen spelen er nog andere factoren een rol. Deze mogen namelijk geen implementaties

“AANSLUITING MET DE TOEKOMSTVISIE VAN DE BUSINESS”