Guía del planeamiento en la Administración educativa

Planeamiento de la Administración educativa

Guía

del planeamiento en la administración educativa

Aplicados en las áreas administrativa, financiera, talento humano

Licenciatura en Administración educativa

César González

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Aplicados en las áreas administrativa, financiera, talento humano

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INTRODUCCIÓN

La Administración educativa requiere conocimientos en las siguientes áreas de: Planeación estratégica, Financiera y Gestión del talento humano. El presente documento tiene como objetivo crear una guía para elaboración de una Planificación aplicada la Administración de centros educativos.

En este contexto el documento está dividido en las tres áreas anteriormente descritas lo cual permitirá al lector identificar parte de las acciones que se deben establecer como ejemplo: El tipo de planeación a ejecutar, los niveles de planeación que se deben tomar en cuenta, las políticas y leyes educativas aplicadas, así mismo la importancia de la Planeación en los departamentos de recursos humanos, financieros que deben ser auditables.

En nuestro entorno debemos planificar para desarrollar actividades que nos permitan orientarnos hacia los objetivos establecidos considerando que no todos los aspectos se lograran por lo tanto es necesario contemplar planes de contingencia que puedan coadyuvar a mitigar los riesgos que se presenten.

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Área administrativa

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Planeamiento de la administración educativa

Las instituciones educativas son determinadas para que los seres humanos puedan desarrollar sus habilidades, adquiriendo conocimientos que sumados a los propios potencialicen las competencias que ya tienen como también las nuevas competencias lo cual les permitirá desenvolverse y adaptarse a los requisitos que el mundo laboral requiere.

Para que un planeamiento administrativo educativo sea pertinente y eficiente es necesario que se tomen en cuenta aspectos que serán determinantes en la consecución de los objetivos

La planeación es un paso importante e indispensable para tener una ruta clara hacia el futuro de una institución, todo empieza desde el momento en que vemos en dónde estamos y hacia dónde queremos llegar. Una vez teniendo la claridad de estos escenarios será importante sumar las variables que puedan influir en el desarrollo de las actividades que se determinen. La importancia de un plan estratégico, diseñado coherentemente; que sea factible y flexible permitirá ahondar en las necesidades que se deben cubrir en cada punto de cumplimiento.

Prioridades del Plan estratégico de educación.

Planeación

En administración educativa, las metas y fines de la planeación va dirigida en la formación de individuos, realización y superación personal dentro de la sociedad y dependerá de la visión que tengan los actores. Un administrador educativo diagnostica, diseña, ejecuta y evalúa su acción; estableciendo objetivos y metas perfectamente medibles y verificables con indicadores cuantitativos. Las etapas que se deben cumplir para ejecutar un plan que logre determinar, ejecutar un proyecto que permita resolver los problemas prioritarios de la sociedad, con el involucramiento de las partes interesadas. La planeación debe ser un proceso de mejora continua, el cual se desarrolla por medio del Círculo Virtuoso y se debe

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desarrollar bajo los principios de: Factibilidad y flexibilidad, mismos que permiten tener la claridad que los planes se van a cumplir y que se pueden adaptar a los cambios.

Niveles de planeación

Se determinan 3 niveles de planeación comprendidos desde la alta dirección, pasando por las gerencias y llegando a la operación como tal, esta línea aunque vertical en muchas instituciones se ha empezado a desarrollar de forma horizontal; esta metodología permite que las metas operacionales contribuyan directamente en los objetivos de las gerencias hasta la alta Dirección. El control administrativo permite que se logren alcanzar las metas trazadas para el nivel Operacional, mientras que el nivel de gerencia se enfoca en el resultado de un objetivo en específico ejemplo: Alcanzar las ventas de utilidad bruta durante un periodo determinado y para finalizar los planes estratégicos y/o planes de la Dirección General va enfocados a objetivos a largo plazo mismos que determinaran la adecuada administración de los recursos incluyendo materiales y/o humanos.

En este link podemos comprender mejor los niveles de planeación

Niveles de planeación

Políticas, normas y reglamentos aplicados al sistema educativo

Las instituciones que se rigen por políticas debidamente diseñadas para cumplir con los objetivos, se ven favorecida en el control administrativo que garantiza que cada procedimiento se debe cumplir y por resultado final se obtiene un producto de calidad que se ofrece a la comunidad en general. Toda política obtiene su cumplimiento por medio de las normas mismas que contienen las conductas que se esperan de cada participante dentro de las instituciones. Mientras que las normas establecen las conductas los reglamentos son aplicados bajo el alcance que determina la política.

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Ejemplo: La Ley de educación Nacional 12-91 tiene como principio la obligación del estado en proveer la educación a toda persona; mientras que el Decreto No. 1485 regulas las relaciones entre docentes y el Estado de Guatemala, lo cual permite mantener una línea de mando. El siguiente enlace identifica las distintas políticas y normas aplicables al sistema educativo

Políticas y normas aplicables al sistema educativo

Plan general de la institución y Plan de proyectos- PEI

El PEI es un plan de acción que está conformado por un conjunto de actividades organizadas para que la comunidad educativa busque de forma autónoma el desarrollo del centro educativo. Tiene propósitos y es desarrollado por medio de un equipo de Calidad el cual va dirigido hacia mejorar la propuesta pedagógica del centro educativo con el objetivo de estipular la Identidad Institucional del centro educativo.

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Plan de proyectos PEI

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Planeamiento Administrativo del Ministerio de Educación aplicado a la empresa educativo

Un Plan estratégico de educación debe contemplar los siguientes aspectos.

Plan estratégico de educación

I Los principios del plan estratégico

o Están basados en tomar en cuenta a todos los participantes, enfocados en la educación como un derecho.

II Líneas estratégicas

o Pretenden generar la igualdad de oportunidades para todos por medio de una educación que sea impartida en las escuelas que cuenten con sistemas modernos para cumplir con el proceso de enseñanza – aprendizaje.

III Ejes prioritarios

o La finalidad Garantizar la educación como un derecho de los pueblos guatemaltecos, para formar ciudadanos con identidad cultural que aporten a la convivencia intercultural y al desarrollo plural del país.

o El objetivo Facilitar que los estudiantes construyan aprendizajes pertinentes a su contexto sociocultural y relevantes al desarrollo psico biosocial.

1. Cobertura

Facilidad a los programas escolares

2. Calidad, equidad e inclusión

Participar en programas pertinentes culturales.

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3. Modalidades diversas de entrega escolar y extraescolar Atención educativa pertinentes lingüística y culturalmente

4. Espacios dignos y saludables para el aprendizaje Mejoras en los centros educativos en cuanto a la nutrición de la niñez

5. Gestión institucional (transparente y participativa) Descentralización de los procesos y criterios lingüísticos y culturales

El Plan estratégico de educación establece los principios en el cual se desarrolla cada actividad y están basados en tomar en cuenta a todos los participantes enfocados en la educación como un derecho, esto implica desde los padres de familia, docentes, directores, supervisores, directores departamentales, entre otros. Las líneas estratégicas pretender generar igualdad de oportunidades que deberían de tener todos los centros educativos del país. Los ejes prioritarios del Plan estratégico de educación, establece la finalidad que es garantizar la educación como derechos de los pueblos; comprendiendo la cobertura, la calidad, equidad e inclusión, modalidad tanto escolar como extraescolar, espacios dignos y saludables para el aprendizaje y una gestión institucional que debe ser transparente y participativa

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La planeación administrativa en la actividad docente

Partiendo de la importancia que tiene la planeación en toda actividad comprendemos que, en la actividad docente, esta fase determina el resultado final de todo el desarrollo de dicha actividad. El siguiente cuadro comparativo de ventajas y desventajas de la planeación administrativa en la actividad docente, podemos identificar mayor cantidad de ventajas asociadas a indicadores como: Desarrollo, factibilidad y medición. Las mayores desventajas que observamos están propiciadas en gran medida por la actitud con la cual cada participante aborda la actividad misma de la planeación.

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Planeación estratégica en la educación superior

La planeación estratégica en la educación superior, si bien es cierto que actualmente son varias instituciones educativas que ofrecen educación Universitaria (como le se conoce) existen aún deficiencias en el tipo de planeación que se puede percibir, siguiendo una línea de lucro dejando fuera la coordinación del trabajo de los participantes y esto debido a que no existen planes estratégicos que consideren a los propios docentes. Una organización empieza planificación desde el recurso más importante que es el ser humano y por medio ello implementar acciones que sean medibles, alcanzables y que beneficien a las instituciones. Esta fórmula permite que durante el proceso se puedan realizar gestiones de re direccionamiento por medio de planes de mejora continua. Durante el proceso administrativo se deben considerar metas pertinentes y alcanzables.

En la siguiente presentación determinaremos la importancia de una adecuada planeación en la educación superior.

Planeación estratégica en la educación superior

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Área Financiera

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Presupuestos

Independientemente del fin de las organizaciones, se deben considerar en las planificaciones un aspecto importante el cual permitirá analizar y tomar decisiones. El presupuesto, proporciona a los administradores la información requerida de los ingresos, costos, gastos y con ello contar con un flujo de efectivo para realizar nuevas inversiones. Dentro de estos rubros considerar cuáles serán las fuentes de ingreso. En el caso de una institución educativa se deben considerar las matrículas proyectadas para cada año escolar lo cual, si se tratase de una Colegio privado con recursos completamente de las cuotas mensuales o si fuese de una institución con apoyo gubernamental; no se pueden realizar planificaciones idénticas y esto debido a las necesidades que cada institución requiere. Por lo tanto, los análisis deben desarrollarse de forma coherente y pertinente considerando los distintos escenarios que se puedan presentar.

En el siguiente link podemos comprender el tipo de presupuestos que se manejan en las organizaciones como empresas lucrativas donde consideran distintos aspectos tales como el: Ingreso, salidas, costos, utilidades, y flujo de efectivo.

Dicha información es necesaria para una oportuna toma de decisiones.

Presupuesto de ingreso, salidas, costos y flujo de efectivo

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Utilidad de los libros contables

La importancia de los libros contables recae en que toda institución privada o de gobierno puedan llevar la contabilidad de forma ordenada y de forma fácil de consultar, monitorear, analizar y auditar. El propósito es contar con información clara y precisa de las finanzas de las organizaciones con el objetivo de determinar si se están cumplimiento parte las metas trazadas. Es fácil tomar decisiones cuando se tiene claridad del porcentaje de endeudamiento que se tiene, si el endeudamiento es a corto, mediano o largo plazo; así mismo estos documentos permiten realizar análisis de proyecciones para las inversiones y los flujos de efectivo que se cuenta en la organización. Cuando las instituciones no cuentan con esta documentación, se corre un alto riesgo de tener pérdidas y por lo tanto el cierre inminente por no realizar las correcciones a tiempo.

Dentro de las utilidades que se pueden describir están:

1. Ayudan a controlar el efectivo

2. Determina el horizonte de la organización

3. Son indispensables para detallar los deudores y acreedores

Utilidad de los libros contables

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Estados financieros

Un estado financiero tiene la finalidad de medir los logros alcanzados durante un tiempo determinado y en este mismo demostrar si se obtuvieron pérdidas o ganancias para tomar en cuenta el flujo de efectivo en las operaciones diarias y reinvertir los recursos en nuevas estrategias y/o adquisiciones de bienes.

En las organizaciones educativas se consideran los estados financieros para la toma de decisiones que vallan enfocadas en mejorar las condiciones educativas y que permitan proveer los recursos necesarios para un proceso de enseñanza – aprendizaje que se sume a la consecución de habilidades y competencias

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Importancia de la planeación de recursos humanos de la empresa

Recursos humanos juega un papel fundamental en las organizaciones porque la planificación que ellos realizan provee al mejor talento y garantiza el beneficio de las organizaciones. No se puede planificar solamente para cubrir plazas vacantes y tampoco se puede ser reactivo; se deben poner en marcha políticas que garanticen que las contrataciones serán eficientes en sus responsabilidades.

En la actualidad la competencia ha impulsado que las organizaciones tengan mayor enfoque en el recurso humano; esto lo vemos reflejado que actualmente existe instituciones como Great Place To Work GPTW; empresa mexicana que promociona a las organizaciones como “Un gran lugar para trabajar” generando más atracción de talento

Los factores que influyen en la planeación de recursos humanos, van desde los externo e interno como ejemplo: La población y fuerza laboral, no todos los aspirantes ofrecen las mismas competencias y aunque lo comuniquen no logran desarrollarlos. Otro factor son las preferencias sociales, los valores y principios; afectado directamente la ética profesional que cada colaborador demostrará en su responsabilidad dentro de la organización. Consecuentemente a estos factores también se suma la revolución en internet, hoy en día las personas han logrado “hacer plata” de forma fácil y que no es necesario contar con altos conocimientos técnicos de una actividad profesional

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Plan estratégico de Recursos humanos

En el siguiente diagrama se presenta de forma resumida una planificación de recursos humanos que tenga por objetivo: Contar con el mejor talento

Las fases que logramos identificar en el diagrama son:

Atracción: Si bien es cierto que todo ser humano tiene la necesidad de contar con un trabajo digno para mejorar su condición de vida y alcanzar algunas metas que se haya trazado y por lo tanto se debe preparar académicamente para lograr la mejorar opción laboral; así mismo las organizaciones deben prepararse y ofrecer al talento humano una empresa en la cual lograran alcanzar sus objetivos y con ello asegurar que siempre contaran con el mejor talento posible.

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Selección: Dentro de las políticas de selección de personal se debe contemplar anticipadamente un perfil idóneo para cada puesto laboral y que dicho perfil cumpla con las competencias y habilidades indispensables.

Onboarding (abordar): Cuando se logra obtener la atención de la mano de obra es necesario abordar a cada aspirante ofreciendo el portafolio de beneficios que tendrá Él como colaborador de la organización, esto garantizará que los postulantes puedan ofrecer lo mejor de sí para obtener la plaza vacante.

Nota: Ya dentro de la organización el departamento de Recursos humanos debe mantener un manejo adecuado hacia el colaborador, este proceso requiere de:

Alineación y evaluación

En éste proceso la empresa permitirá que los colaboradores tengan un periodo prudencial de hasta 90 días para que pueda demostrar sus habilidades en el puesto que ocupa y permitir a la organización obtener beneficios de sus aportes.

Planes de desarrollo

Los planes de desarrollo deben estar enfocados en las competencias que las organizaciones tienen planificados en su estrategia organizaciones y cultura que sean alcanzables y pertinentes.

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Clasificación de talento

Esta etapa el departamento de Recursos humanos acompañado de los líderes de cada área promoverán a sus colaboradores permitiéndoles alcanzar el potencial que tienen, esta fase determina los colaboradores que han logrado desarrollar de mejor manera las competencias que se les han asignado.

Staffing y sucesión de roles críticos

Muchas organizaciones empiezan a correr por contratar nuevos colaboradores, hasta que una plaza queda vacante; sin embargo el éxito de las organizaciones es anticiparse a los cambios que puedan suceder debido a distintos factores; por lo tanto la identificación de los roles o puestos críticos, posibilitará tanto a los líderes como a Recursos humanos a prepararse identificando a los colaboradores que puedan ocupar los roles críticos y con ello garantizar la continuidad de las operaciones de las organizaciones.

Medidas organizaciones de talento

La fase de desempeño, y por ende de calibración, es un proceso con responsabilidad y empoderamiento de los jefes inmediatos de los colaboradores ya que son las personas que día a día ven reflejados los resultados en su área. Es por ello que dentro de las Medidas se consideran: Retroalimentaciones, evaluaciones de desempeño, planes de mejora. Esta fase permitirá que todos los esfuerzos sean encaminados hacia los objetivos trazados.

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Resultados de negocio sostenible

Si bien es cierto que las organizaciones cuentan con áreas especializadas en ventas, logísticas, mercadeo, finanzas; también el área de recursos humanos debe garantizar que el negocio u organización sea sostenible. Recursos humanos debe garantizar que el talento humano con el que se cuenta es el idóneo y que con ellos se podrán alcanzar los objetivos.

Auditoria del talento humano

En todo proceso de planificación es indispensable que se realicen procesos de auditoria los cuales ayudaran dar visibilidad de la eficiencia de los procesos, tomando en cuenta políticas, diagnósticos y planes de mejora que se deben de realizar para eficientizar los planes.

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Conclusiones

En toda organización se requieren realizar planeaciones que permitan tener la visibilidad del horizonte, los planes de acción sobre los distintos escenarios que se puedan presentar. Una planeación debe ser coherente, factible y flexible que permita determinar las necesidades que se deben cubrir en cada procedimiento. El control administrativo permite que se logren alcanzar las metas trazadas para el nivel Operacional, mientras que el nivel de gerencia se enfoca en el resultado de un objetivo en específico ejemplo: Alcanzar las ventas de utilidad bruta durante un periodo determinado y para finalizar los planes estratégicos y/o planes de la Dirección General va enfocados a objetivos a largo plazo mismos que determinaran la adecuada administración de los recursos incluyendo materiales y/o humanos.

El sistema educativo debe planear en base a las partes legales que se rigen en Guatemala comprendiendo que la ley establece propósitos y principios mismos que van de la mano con el objetivo de la educación. Ejemplo: La Ley de educación Nacional 12-91 tiene como principio la obligación del estado en proveer la educación a toda persona; mientras que el Decreto No. 1485 regulas las relaciones entre docentes y el Estado de Guatemala, lo cual permite mantener una línea de mando. El siguiente enlace identifica las distintas políticas y normas aplicables al sistema educativo

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Los presupuestos impactan directamente la operación de toda organización, cada año escolar los centros educativos cuentan con ingresos que son determinados para mejorar el proceso educativo y en cuanto a los colegios se deben presupuestos ingreso por medio de la matrícula escolar proyectada para cada año escolar Las planificaciones deben contemplar este tipo de ingresos y salidas y con ello priorizar las inversiones más importantes y urgentes a realizar y posponer las de menor impacto.

El departamento o Área de Recursos humanos genera un impacto en cada organización y es la encargada juntamente con los lideres de crear condiciones adecuadas para que los colaboradores puedan sentirse atraídos a trabajar en las instituciones. No podemos construir planes estratégicos sin tomar en cuenta la mano de obra, porque dicho factor es indispensable para la operación. El sistema educativo tiene como base fundamental al ser humano y no solamente para educar sino para cumplir con la tarea de educar, proveer los conocimientos para que los educandos puedan potencializar sus habilidades y desarrollar nuevas competencias. Es por eso que la gestión del talento humano es indispensable.

Los procesos tienen que ser auditados para evidenciar el cumplimiento de los objetivos, no se puede planear sin tomar en cuenta las evaluaciones, revisiones, tomas de decisión que permitan tomar acciones para la mejora continua de la calidad educativa. EL proceder de la educación no se puede estancar en los libros y planificaciones de años, sino que debe continuar con la evolución para la consecución de objetivos trazados dentro del marco de la Educación.

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Bibliografía

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