Beneficios de contar con un drive en la nube

Dra. Irma Cruz-Soto*

El uso de los medios de almacenamientos en la nube, están siendo utilizados para aumentar la productividad en las oficinas, clases y de cada usuario en su administración de sus archivos de cualquier formato, como documentos, hojas de cálculo, videos, audios, que ocupan gran parte del espacio en los discos internos de las computadoras, los nuevos equipos de cómputo, en algunos modelos solo tienen el sistema operativo para trabajar sobre la nube informática basada en Internet.

Al utilizar alguna cuenta con espacio disponible en la nube, su gran característica es que son gratis y si desean mayor capacidad de almacenamiento se puede adquirir por un costo adicional, pero cabe mencionar que el espacio libre gratuito, le ayudará perfectamente para su organización y automatización de la información requerida.

A continuación, te platicaré cómo utilizar con eficiencia tu Google Drive, que tiene una gran variedad de aplicaciones que te empoderará con tu proyecto, administrando u organizando tus archivos. Iniciaré con la descripción del seguimiento que debes conocer, primero es, Crear una Unidad Compartida, donde podrás Crear una Carpeta con los nombres de tus tareas a desarrollar, como Auditoría, Control Interno, Riesgos de Administración, o cualquier meta que estés realizando, y tengas archivos que guardar.

En cada Carpeta podrás Crear tus Archivos en línea directamente, con Google Docs, Google Presentaciones, Google Hojas de Cálculo, Google Forms, etc., todos estos archivos se pueden Compartir con facilidad y con seguridad, debido a que el propietario del archivo, tiene el control de quién desea que acceda, manteniendo la opción de “Restringido”, “Cualquier persona con el enlace”, o si utilizas una cuenta institucional, solo con los miembros de la organización; esta parte de Aspecto General, es la configuración esencial que debes saber para dominar los enlaces compartidos y regularlos, si ya no deseas que el otro usuario lo siga utilizando o visualizando, solo cambias la configuración.

Otra ventaja es que desde el propio correo electrónico puedes Organizar, solo debes identificar el icono del Drive de Google y seguir la ruta o trayectoria de dónde deseas guardar, solo debes tener el orden, puede ser en una carpeta de tu Unidad o una Unidad Compartida y en su respectiva carpeta.

Cada carpeta la puedes personalizar, cambiar color, cambiar nombre, compartir, obtener enlace o mover de lugar, con solo unos clics, esto se acciona con acceder al menú contextual con el lado derecho del ratón. En cada carpeta podrás visualizar los contenidos de los archivos en PDF, imágenes, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, videos en mp4, esto facilita que puedas identificar con rapidez lo que busques, puedes organizar nombrando los archivos con un número y letras los cuales seguirán un orden numérico y alfabético.

El uso de las aplicaciones que proporciona el Drive de Google, así como Lucidchart, Classroom, Sites, YouTube, Zip Extractor y Meet, guardan los archivos grabados de las videollamadas, además las otras que ya habíamos mencionado, todo en un mismo sitio, sin permitir procrastinar tu administración, organización y productividad de los archivos digitales en tus proyectos.

*Docente de la Facultad de Comercio Internacional y Aduanas.