El manejo del tiempo y la productivdad

EDUCACIÓN

ECP y MDN Ramón Ceseña Bañaga*

Para poder organizar nuestro tiempo de manera eficaz y eficiente, es importante identificar las tareas que requerimos llevar a cabo y jerarquizarlas en importancia para poder ejecutarlas

En una entrega anterior realizada por un servidor en este mismo espacio, trataba el tema del orden como una herramienta para ser eficaces en alcanzar la eficiencia, que es lo que conocemos como la famosa productividad, que de una manera sencilla la podemos entender como él ‘hacer más, utilizando la menor cantidad de recursos posibles’, lo que origina que en las empresas se incrementen las utilidades.

En este punto, es importante recalcar que existen una serie de factores que inciden en la manera en la cual nosotros podemos generar ese orden o alcanzar esa máxima eficiencia o productividad, por lo que el día de hoy me gustaría referirme a uno de ellos, el cual consiste en alcanzar el manejo eficiente del tiempo para poder aprovechar al máximo este recurso ‘no renovable’.

En las empresas y en nuestra vida diaria, para poder aprovechar el tiempo al máximo, es importante que utilicemos las bondades que nos brinda el saber delegar, y por delegar, nos referimos a la acción de redirigir tareas e iniciativas a otros miembros del equipo. Puedes delegar el trabajo para distribuir la responsabilidad de manera más equitativa o porque la tarea o iniciativa es más relevante para las prioridades, habilidades o intereses de otro miembro del equipo.

Existe una máxima en la administración que señala que ‘la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte’, por lo que, para poder delegar en una empresa, es importante que en primer lugar tengamos definida una estructura organizacional e identificadas las actividades a realizarse de manera habitual en la empresa por parte de cada puesto dentro de la organización; en segundo lugar, elaborar descripciones de puestos para que se facilite la supervisión de las actividades que se delegan.

Dentro de los beneficios prácticos de delegar eficientemente, podemos encontrar que los directivos de empresas o los dueños en las Mipymes pueden invertir mayor tiempo en pensamiento y desarrollo de actividades estratégicas en lugar de actividades operativas que a la larga, truncan el desarrollo sustentable de las organizaciones.

Si vinculamos lo comentado en las líneas precedentes, con lo que sucede en estos días respecto a las iniciativas de modificaciones a la Ley Laboral, en lo relativo a la reducción de la duración de la jornada laboral y la ampliación en la duración de los periodos vacacionales, podemos ver que más allá de los posibles beneficios en la reducción del estrés en el trabajador por contar con mayor tiempo para descansar sin entrar en otros temas de posibles incrementos en costos por el aumento de prestaciones, es importante que nosotros reconozcamos que podemos lograr este tipo de beneficios sin necesidad de reformas a la legislación, si en las empresas y en nuestra propia vida tenemos la capacidad de ser eficientes en el manejo de los tiempos, ya que podríamos impactar de igual manera en la reduc-

ción de estrés laboral porque todos cumplimos las metas al mismo tiempo, ‘estamos en el mismo canal’ ya que existe comunicación asertiva, por mencionar solo dos beneficios que impactan directamente en el incremento en el estado de bienestar en las personas, lo que incide a su vez positivamente en el clima laboral.

Para poder organizar nuestro tiempo de manera eficaz y eficiente, es importante en primer lugar, identificar las tareas que requerimos llevar a cabo y jerarquizarlas en importancia para poder ejecutarlas, para esta labor directiva, propongo la utilización de la ‘Matriz de Eisenhower’.

¿Qué es la Matriz de Eisenhower?

La matriz Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo para distinguir las tareas que deben resolverse lo más pronto posible y las que pueden posponerse, delegarse a otro responsable o, incluso, eliminarse de la lista de pendientes. Su finalidad es jerarquizar la carga de trabajo.

Su nombre, en caso de que te lo estés preguntando, viene de la persona que la inspiró: el expresidente estadounidense Dwight Eisenhower, un hombre que fue reconocido por su alta productividad. Por lo tanto, Stephen Covey, el experto en administración empresarial, retomó sus hábitos para crear la Matriz Eisenhower, tal y como la conocemos en la actualidad, en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

¿Para qué sirve la Matriz Eisenhower o matriz de administración del tiempo?

Más allá de ser uno de los instrumentos más citados y populares en el mundo empresarial, la Matriz Eisenhower, también conocida como Caja Eisenhower, matriz urgente/importante o matriz de administración de tiempo, es un recurso que contribuye en gran medida a planificar, priorizar, delegar tareas semanales y mensuales, al dividirlas en cuatro cuadrantes, que van de lo urgente a lo no urgente y de lo importante a lo no importante. (1)

A parte de los beneficios comentados de administrar el tiempo de manera eficiente, el poder llevar a cabo esta importante tarea, impacta de manera positiva en nuestro estado emocional, ya que al tener identificadas nuestras prioridades y tareas, jerarquizadas en orden de importancia, disminuye de manera significativa los niveles de stress y de una posible depresión, que son dos inhibidores importantes para la toma de decisiones.

Lauren Moon en su artículo ¿Cómo usar la Matriz de Eisenhower para priorizar tareas? (2) menciona que “adoptar un sistema como la matriz de Eisenhower para evaluar tus tareas o las decisiones que necesitas tomar, es una manera fácil de reducir la carga emocional”, ya que “la toma de decisiones está ligada a la regulación del estado de ánimo. Efectivamente, la ansiedad y depresión a menudo se describen como sentimientos de inmovilidad, de estar atascados y la imposibilidad de tomar decisiones”.

La idea básica de la matriz de Eisenhower es identificar, como decía su creador, lo siguiente: “Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante”.

El Timebox, la Matriz de Eisenhower o la Agenda, por mencionar algunas herramientas de organización del tiempo, nos apoyan con esta tarea, pero lo mejor es ‘darle tiempo al tiempo’.

*Maestro en Administración, Derecho y Comercio

Internacional y Aduanas, campus Ensenada.

Fuentes de información

https://blog.hubspot.es/sales/matriz-eisenhower

https://blog.trello.com/es/matriz-eisenhower.