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reorganisation Mit safesight die Kontrolle behalten
MIT DIE KONTROLLE BEHALTEN
Safesight ist eine einfach zu bedienende Sicherheitsmanagement-Plattform mit Firmensitz in den Niederlanden. Sie sorgt dafür, dass alle Beteiligten die vorhandenen Sicherheitspläne, -protokolle und -vereinbarungen kennen und umsetzen können. Gründer und Geschäftsführer Edo Haan berichtet über die Anfänge und die Einsatzmöglicheiten der Software.
Die Software Safesight wird mittlerweile von Stadien, Kongresszentren und Regierungen genutzt, darunter De Kuip in Rotterdam, dem Borussia-Park in Mönchengladbach und der Stadt Amsterdam. Sie wird auch bei Festivals wie Mysteryland, Pukkelpop und Zwarte Cross eingesetzt. Und genau bei diesen Festivals kam Firmeninhaber Edo Haan die Idee für Safesight. Edo erklärt: „Jahrelang habe ich als Sicherheitsbeauftragter für Musikfestivals gearbeitet. Ich war für alle Sicherheitsaspekte vor, während und nach einer Veranstaltung verantwortlich. Das bedeutete, Sicherheitskonzepte zu schreiben, alle möglichen Szenarien wie Evakuierungen oder schlechtes Wetter vorzubereiten und mich mit relevanten Partnern und Behörden zu beraten. Kurz gesagt: Ich habe alles getan, um mich so gut wie möglich vorzubereiten.“
Arbeiten im Dunkeln
Doch während der Veranstaltung selbst hatte Edo oft das Gefühl, im Dunkeln zu tappen: „Unser Team hat alles so gemacht, wie wir es geplant hatten, aber wir hatten keine Ahnung, ob andere Mitarbeiter und Beteiligte das Gleiche taten. Hat unser Sicherheitspartner regelmäßig alle Notausgänge und Fluchtwege kontrolliert, wie wir es vereinbart hatten? Hat jemand dafür gesorgt, dass genügend Feuerlöscher auf den Bühnen vorhanden sind? Haben wir den umfangreichen Social-Media-Scan durchgeführt? Wir gingen davon aus, dass all diese Kästchen vor Beginn der Veranstaltung abgehakt waren. Aber im Vorfeld der Öffnung der Festivaltüren haben Sicherheitschecks für andere Abteilungen selten oberste Priorität. Sicher, dies mag nach kleinen Details klingen, aber eine Aneinanderreihung von kleinen Fehlern kann zu einer großen Katastrophe führen. Die Aufmerksamkeit für diese Details kann von entscheidender Bedeutung sein.“ „Ich war mir nicht ganz sicher, ob sich jeder, der eine Rolle in der Sicherheitsorganisation hatte, der Verantwortung bewusst war, die er hatte“, fährt er fort. „Und selbst wenn sie es waren, hatten sie die richtigen, aktuellen Informationen, um ihren Job zu machen? So kam ich 2015 auf die Idee, eine Softwareanwendung zu entwickeln, um alle beteiligten Sicherheitsakteure zu informieren und zu instruieren. Inklusive eines Tools zur Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und Pflichtmaßnahmen. Etwa ein Jahr später brachten wir den ersten Entwurf von Safesight auf den Markt.“
Safesight hilft uns, Sicherheitspläne und -vereinbarungen innerhalb unserer Organisation mit Leben zu füllen. Jeder weiß genau, was von ihm erwartet wird: in der Vorbereitung, aber auch während der Veranstaltung. Safesight unterstützt unser Team auch in Szenarien wie schlechtem Wetter oder einer Evakuierung. Das stellt sicher, dass wir jederzeit die Kontrolle haben.«
Quelle: safesight
Zusammenarbeit ist der Schlüssel
Heutzutage lässt Safesight diese Erfahrung in die tägliche Praxis von Organisationen wie Bauunternehmen, Stadien, Kongresszentren, Gemeinden oder niederländischen Sicherheitsregionen einfließen. Organisationen stecken viel Mühe in ihre Sicherheitspläne. Aber sie tun sich schwer damit, sie bei ihren Stakeholdern mit Leben zu füllen. Für Edo ist es nicht schwer zu verstehen, warum: „Aufgrund meines Hintergrunds als Sicherheitsbeauftragter weiß ich, wie viele Parteien involviert sind, was es schwer macht, alle Sicherheitsfragen in den Griff zu bekommen. Sicherheit ist eine gemeinsame Verantwortung, und das bedeutet Teamarbeit. Harte Teamarbeit, möchte ich hinzufügen. Zusammenarbeit ist der Schlüssel! Und das nicht nur in der Veranstaltungsbranche; das Gleiche gilt für Organisationen wie Regierungen, Bauunternehmen und Vergnügungsparks, um nur einige zu nennen.“ „Software-Plattformen können Teams dabei unterstützen, eine sichere Umgebung zu gewährleisten. Aber wenn ein System zu komplex ist, wird es nicht genutzt. Deshalb haben wir uns dazu verpflichtet, die praktischste und einfachste Sicherheitsmanagement-Plattform zu entwickeln, die es gibt. Eine, die in der realen Welt funktioniert.“
Safesight beim 1. FSV Mainz 05
Vor etwa einem Jahr hat der Bundesligist 1. FSV Mainz 05 Safesight das erste Mal eingesetzt, um sein Sicherheitsmanagement auf die nächste Stufe zu heben. Ihre OPEL ARENA ist ein multifunktionales Stadion mit einer Kapazität von weit über 30.000, in dem auch Heimspiele der deutschen Nationalmannschaft stattfinden.
Stephan Bandholz arbeitet seit über zehn Jahren für den 1. FSV Mainz 05. Als stellvertretender Organisationsleiter und Leiter der Sicherheitsabteilung weiß er genau, wie komplex das Thema Sicherheit sein kann: „Stewards, Ticketing, Hospitality, unsere technische Abteilung, Bürokräfte. Es sind so viele Abteilungen, die an der Organisation von Veranstaltungen in der OPEL ARENA beteiligt sind. Und jede Abteilung trägt zur Sicherheit bei. Aber woher weiß man, ob alles nach Plan läuft? Hier kommt Safesight ins Spiel. Dank der Plattform können wir alle Sicherheitsaspekte an Spieltagen im Blick behalten.“
Immer auf dem neuesten Stand
Er fährt fort: „Mit Safesight können alle Instanzen in einer einzigen Anwendung zusammenarbeiten, die einfach zu bedienen ist. Wir können sicherstellen, dass Mitarbeiter auf Schlüsselpositionen immer aktuelle Informationen in der App zur Verfügung haben. Nicht nur Spielinformationen, sondern auch besonders zu berücksichtigende Punkte, Karten des Stadions, Kontakte, Krisenorganisation und so weiter. Die Mitarbeiter müssen ihre Verantwortlichkeiten und Aufgaben in der App annehmen, bevor sie ihre Schicht beginnen, damit jeder weiß, was zu bestimmten Zeitpunkten von ihm erwartet wird: ob sie sich auf die Eröffnung vorbereiten, ihre Aufgaben abarbeiten oder im Falle eines Zwischenfalls.
Check in: Wer arbeitet wo?
Zu Beginn der Zusammenarbeit im Jahr 2019 beauftragte Mainz 05 Safesight mit der Entwicklung einer Check-in-Funktionalität, um alle anwesenden Ordner zu registrieren. Stephan: „Dank dieser Funktionalität können wir sicherstellen, dass alle wichtigen Positionen in unserem Stadion mit den richtigen Mitarbeitern besetzt sind, bevor wir öffnen. Ein Dashboard im Kommandoraum zeigt die verschiedenen Sektoren unseres Stadions und macht es einfach zu sehen, ob wir die vorgeschriebene Anzahl von Mitarbeitern an einem Ort einhalten.“
Die Plattform ermöglicht es dem Management und dem Kontrollraum, Anweisungen oder Informationen direkt an persönliche Aufgabenlisten der Mitarbeiter zu senden.
„Die Mitarbeiter erhalten die Anweisungen auf ihrem Telefon, in der Safesight-App“, sagt Stephan. „Ad-hoc-Aufgaben, wie eine zusätzliche Reinigung der Toiletten, aber auch regelmäßige Kontrollen nach Sicherheitsplänen und Vorschriften, wie die Überprüfung der Notausgänge. Diese regelmäßigen Aufgaben und Kontrollen werden automatisch zu festgelegten Zeiten an die richtigen Personen in unserer Organisation gesendet.“ Edo fügt hinzu: „Zentralisierte Dashboards geben einen genauen Überblick darüber, welche Personen ihre Aufgaben erledigt haben – und welche nicht. Wenn jemand oder ein ganzes Team hinterherhinkt, ist dies in Echtzeit sichtbar. Das Management kann sofort Maßnahmen ergreifen: Welche Bereiche sind noch nicht bereit für den Einlass ? Welche Bereiche brauchen mehr Aufmerksamkeit? Und sind alle Fluchtwege und Notausgänge überprüft worden?“.
Cloud-basiertes Protokoll
Alle Meldungen werden in einem cloudbasierten Logbuch gesammelt. Stephan: „Hier wird alles zusammengetragen. Dinge wie Schäden und Beschwerden, aber auch Vorfälle oder Kalamitäten. Bei Bedarf kann die Leitwarte diese Berichte im Handumdrehen mit den Beteiligten teilen.“ Edo Haan: „Mitarbeiter mit der richtigen Berechtigung können über ihre App auf das Protokoll zugreifen. Auf diese Weise wissen alle autorisierten Stakeholder genau, was im und um das Stadion herum vor sich geht – jederzeit und überall. Sie sind auch in der Lage, selbst Benachrichtigungen zu erstellen. Wenn sie wollen, können sie sogar ein Foto hochladen. Der Kommandoraum hat sozusagen überall Augen und Ohren. Und da alle nicht dringenden Angelegenheiten im Protokoll festgehalten werden, nutzen die Mitarbeiter das Funknetz nur für Dinge, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.“ „Safesight verschafft uns einen kompletten Überblick über alles, was in und um unser Stadion herum passiert“, so Stephan weiter. Da wir mit einheitlichen Vorfallcodes und Standorten arbeiten, fungiert die Plattform auch als wichtiges Werkzeug zum Sammeln von Managementinformationen. Das sind wertvolle Daten, die wir aktiv nutzen, um daraus Lehren zu ziehen: Wie oft waren die Notausgänge nicht frei? Wie viele Beschwerden sind bei uns eingegangen? Gab es Schadensfälle? Und wie viele? Das hilft uns, unsere Organisation immer weiter zu verbessern. Immer und immer wieder.“
Quelle: safesight
Dank Safesight arbeiten alle unsere Instanzen in einer einzigen, einfach zu bedienenden Anwendung zusammen. Wir wissen sicher, dass die Mitarbeiter die richtigen Informationen haben, wir haben einen Echtzeit-Überblick über die noch offenen Aufgaben und dank des Logbuchs wissen wir genau, was in und um unser Stadion herum passiert. Und mit der Check-in-Funktionalität wissen wir, ob alle an der richtigen Stelle sind, bevor wir öffnen.«
Stephan Bandholz, stellvertretender Organisationsleiter / Leiter Sicherheit, 1. FSV Mainz 05
Safesight und COVID-19
Die auferlegten COVID-19-Maßnahmen werden schrittweise heruntergefahren, und Organisationen haben viele Fragen, die beantwortet werden müssen. Wie bereiten Sie Ihre Organisation auf das vor, was auf sie zukommt? Wie stellen Sie sicher, dass Sie alle Vorschriften, Protokolle und Anforderungen erfüllen? Wie weisen Sie dies nach? Und wie informieren Sie Ihre Mitarbeiter? Die Beantwortung dieser Fragen ist das Herzstück unseres Unternehmens. Safesight ist eine aufgaben- und informationsgesteuerte Plattform, die sicherstellt, dass alle Beteiligten wissen, wie neue Protokolle, Pläne und Vereinbarungen umgesetzt werden..
