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Gestión eficaz a través del Contract Life Management
Especial Jurídicas
Gestión eficaz a través del Contract Life Management
Por: Esp. Raúl Torres Jiménez,
Subrepresentante de Grupos Especializados para CANACO. Mentor Empresario por el INADEM. Consultor Certificado. raultorj81@gmail.com La seguridad de las operaciones empresariales no se entendería sin la protección jurídica que generan los contratos; estos instrumentos legales blindan y aseguran que las transacciones comerciales se lleven a cabo en un ambiente de confianza y certidumbre sin importar las legislaciones nacionales; pero ¿cómo hacer para que un contrato sea verdaderamente eficaz en el entorno empresarial?
Primero identifiquemos algunos elementos que hacen que los contratos no sean eficaces:
1. Falta de conocimientos de los riesgos: sobre la empresa, socios, procesos internos. Desconocimiento de las políticas de la empresa, entre otros. 2. Falta de información sobre algún tema: confidencialidad, cuestiones laborales, penales, etcétera. 3. Falta de seguimiento en el cumplimiento de las obligaciones pactadas.
4. Poco conocimiento en los contratos con operaciones complejas. 5. Duplicidad de redacción de cláusulas contractuales. 6. Contradicción en la redacción de las cláusulas.
La fuerza del contrato
No estriba en ingresar cantidades de cláusulas y llenar y llenar hojas de contratos, ni siquiera la firma de este garantiza su cumplimiento. La fuerza del contrato consiste en entender y llevar a cabo una adecuada gestión o administración del contrato. Ante ello estamos en presencia de lo que se conoce como “gestión del ciclo de vida de un contrato” (CLM –Contract Life Management-, en inglés).
Sin pretender ser exhaustivos, y dada la gran cantidad de información e interpretaciones sobre el manejo del CLM, es posible identificar tres grandes fases, y cada una de ella con sus respectivos elementos, tal como se muestra a continuación:
Formulación del instrumento legal
La multiplicidad de las operaciones de una empresa, ocasiona gestionar de diferente manera un contrato; de cada una de las fases es importante advertir que se pueden utilizar diferentes elementos de acuerdo con el tipo de contrato que se pretenda realizar.
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Adicionalmente, es importante señalar que la velocidad y complejidad de tráfico de transacciones que obliga a la empresa a tener en cuenta algunos puntos sensibles en la formulación del instrumento legal son:
1) Analizar los riesgos que implica la operación (Compliance normativo).
• Riesgos legislativos y normativos (nacionales e internacionales). • Análisis de la contraparte. • Políticas que tengan las partes en sus diferentes procesos: precios, pagos, selección de proveedores, etc.
2) Cuidar en caso de que la firma de un contrato se vaya a realizar por medios electrónicos, se cuente con cláusulas que permitan robustecer la operación, cuidando con ello la integridad del contrato en caso de incumplimientos. Para ello es conveniente ponerse de acuerdo entre las partes de utilizar un software que cumpla con la normatividad respectiva.
3) Anexos del contrato. Estos anexos forman parte integral del contrato y pueden consistir en:
Especificaciones técnicas de productos. Alcance de servicios. Anexo de pagos. Anexo de amortizaciones. Seguros. Fianzas.
4) Otros instrumentos satélites. Estos instrumentos no necesariamente forman parte integral del contrato, pero robustecen algunas cláusulas insertas en los contratos o convenios, por lo que en caso de ser necesario, será conveniente hacer mención de ellos en el texto del contrato o convenio que se firme.
Convenio de Confidencialidad o NCDA en su caso. Avisos de Privacidad. Códigos de Ética y Conducta. Derechos de Propiedad Intelectual. Políticas de otros procesos de la empresa. 5) Solución de Controversias. El mundo moderno ya no se resuelve solamente en los tribunales. Ahora existen también otros medios alternativos de solución de controversias como conciliación, mediación o arbitraje; los cuales pueden ofrecer alternativas para un mejor cumplimiento de las obligaciones generadas entre las partes.
Actualmente en el mercado existen diferentes herramientas tecnológicas para la gestión de los contratos que incluyen en algunos casos tecnología Blockchain. No obstante, es importante advertir que ninguna de estas herramientas se puede considerar como un producto terminado; sin embargo, al momento de buscar una solución tecnológica, lo primero es diagnosticar las necesidades administrativas y legales de la empresa, con el fin de adquirir, en su caso, una herramienta lo más robusta posible; por lo que en el corto y mediano plazo, será todavía indispensable asesorarse con un consultor legal debidamente acreditado.
