AUFGABENKRITIK
Aufgabenkritik Neue Spielräume schaffen.
von Peter Biwald und Alexander Maimer
D
Peter Biwald
ie regelmäßige Auseinandersetzung mit den eigenen Aufgaben und die Weiterentwicklung dieser ist wesentlich für den Erfolg einer Gemeinde. Nur dadurch können neue auf die Gemeinden zukommende Aufgaben erkannt und Aufgaben, die nicht mehr bzw. nicht mehr so intensiv nachgefragt werden reduziert oder gänzlich eliminiert werden. Um diesen Prozess strukturiert zu gestalten, gibt es das Verfahren der systematischen Aufgaben- und Produktkritik. Dieser Prozess sollte regelmäßig – am besten zu Beginn einer neuen Gemeinderatsperiode – durchgeführt werden, um die finanziellen Spielräume einer Gemeinde zu sichern.
Was ist Aufgabenkritik? Aufgabenkritik ist ein systematisches Verfahren, in dem die Aufgaben einer Gemeinde auf den Prüfstand gestellt werden. Dabei werden die folgenden Fragen gestellt: Alexander Maimer
• Müssen die Aufgaben erbracht werden? • Sind die Standards der Aufgabenerbringung angemessen bzw. erforderlich? • Ist das Ausmaß der Eigenleistung not wendig? • Sind die Organisation und Prozesse der Aufgabenerbringung effizient gestaltet? Ausgangspunkt für das Durchführen der Aufgabenkritik ist ein Produkt- bzw. Leistungs katalog, in dem die Aufgaben der Gemeinde
„Wer seine Aufgaben und Prozesse systematisch und regelmäßig überprüft, kann der Gemeinde Spielräume verschaffen.“ 10
KDZ FORUM PUBLIC MANAGEMENT #2 2017
dargestellt und quantitativ (Leistungsmengen, Personaleinsatz) sowie qualitativ (Standards) bewertet werden. Auf dieser Basis kann man sich mit dem Zweck bzw. mit dem Vollzug einzelner Aufgaben beschäftigen.
Wie soll vorgegangen werden? Das KDZ hat einige Städte und Gemeinden bei ihren Bemühungen zur Aufgabenkritik und dem Schaffen neuer Spielräume unterstützt. Ziel war es dabei, den finanziellen Spielraum wieder zu verbessern, damit sich die Ge meinde wieder den Herausforderungen der Zukunft stellen kann (neue Aufgaben, In vestitionen) und handlungsfähig bleibt. Wesentliche Schritte im Rahmen eines solchen Projektes sind: • Ermittlung des Konsolidierungsbedarfs: Wieviel muss an Einsparungen getätigt bzw. an zusätzlichen Einnahmen lukriert werden? • Durchführen der Aufgabenkritik mit den Fragen: Muss die Aufgaben erledigt werden?, Wie soll sie erledigt werden?; • Erarbeiten von Vorschläge zur Optimierung von Strukturen, Prozessen und Standards durch die Verwaltung und das KDZ; • Verdichten der Vorschlägen zu einem Bericht für die politische Ebene; • Diskussion der Vorschläge durch die Politik und Zustimmung bzw. Ablehnung der vorgeschlagenen Maßnahmen; • die Umsetzung der Vorschläge im Verwaltungsalltag
