Aktive und passive Rechnungsabgrenzungen

Kerstin Halbedl und Michael Dessulemoustier-Bovekercke (Moore Stephens)

Um den Gewinn bzw. Verlust im Ergebnishaushalt periodenrein auszuweisen, müssen Erträge und Aufwendungen in jener Periode dargestellt werden, der sie wirtschaftlich zuzuordnen sind. Es ist daher eine zeitliche Abgrenzung vorzunehmen. Diese zeitliche Abgrenzung erfolgt über Rechnungsabgrenzungsposten, welche die periodengerechte Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen unabhängig von den Ein- und Auszahlungen im Finanzierungshaushalt gewährleisten. Der Anwendungsbereich besteht vor allem in Zusammenhang mit Dauerschuldverhältnissen (z. B. bei Miet- und Pachtverhältnissen), also zeitraumbezogenen Schuldverhältnissen vor ihrer vollständigen Erfüllung und reinen Periodenverschiebungen aufgrund des Auseinanderfalls des Zeitpunktes des Aufwands und der Zahlung.

Rechnungsabgrenzungsposten des Vermögenshaushalts

Die Rechnungsabgrenzungsposten sind im Vermögenshaushalt bei eigenen Vorauszahlungen aktivseitig und bei fremden Vorauszahlungen auf der Passivseite darzustellen. Ausgaben vor dem 01.01.2020, die Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag sind, sind als aktive Rechnungsabgrenzungen auszuweisen. Anders gesagt, handelt es sich hier um bereits geleistete Auszahlungen der Vergangenheit, die zumindest teilweise wirtschaftlich dem nächsten Finanzjahr zuzurechnen sind.

Beispiel: Der Gemeinde werden am 01.10.2019 die Jahresprämien für die Kaskoversicherung der eigenen Kraftfahrzeuge vorgeschrieben. Die Versicherungsdauer der Vorschreibung umfasst den Zeitraum 01.10.2019 bis 30.09.2020. Die Prämien werden am 1.10.2019 vom Girokonto der Gemeinde abgebucht. Da ein Teil des erfassten Aufwands Zeiträume nach dem Stichtag 31.12.2019 (des Finanzjahres) betrifft, ist der anteilige Aufwand für den Zeitraum 01.01.2020 bis 30.09.2020 über eine aktive Rechnungsabgrenzung vom laufenden Aufwand abzugrenzen. Es werden daher 9/12 des Aufwands abgegrenzt und als aktive Rechnungsabgrenzung eingebucht.

Bei den passiven Rechnungsabgrenzungen handelt es sich um Einnahmen vor dem Abschlussstichtag in jenem Ausmaß, in dem sie einen Ertrag für einen Zeitraum nach diesem Tag darstellen. Anders gesagt sind sie für jene Erträge in der laufenden Periode zu bilden, die für Leistungen eingenommen werden, die die Gemeinde erst im nächsten Finanzjahr erbringen wird. Es kommt somit zur Abgrenzung bereits in der Buchhaltung erfasster Erträge.

Beispiel: Die Gemeinde schreibt am 01.09.2019 die Miete für 1 Jahr für die Nutzung im Veranstaltungszentrum an den örtlichen Sportverein in Höhe von 18.000 Euro vor. Pro Monat ergibt sich daher ein anteiliger Betrag von 1.500 Euro.

Der Anteil des Entgeltes, welches nicht dem Geschäftsjahr 2019 zuzuordnen ist (8 von 12 Monaten), somit 12.000 Euro, ist als passive Rechnungsabgrenzung in der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2020 auszuweisen.

Die aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen sind mit ihrer Nominale zu erfassen.

Maßnahmen für die Eröffnungsbilanz

Zum Stichtag der Eröffnungsbilanz ist daher im Sinne der Periodenreinheit eine zeitliche Abgrenzung von Aufwendungen und Erträge vorzunehmen, wenn deren Wert gemäß § 13 Abs. 7 VRV 2015 die Grenze von 10.000,00 Euro überschreitet (die Wertgrenze gilt nach den Erläuterungen der VRV pro Geschäftsfall).

Bei Ermittlung der Werte für die Eröffnungsbilanz ist eine Durchsicht von bestehenden Dauerschuldverhältnissen (Mietverträge, Pachtverträge, Versicherungen, Telekommunikation usw.) oder sonstigen relevanten Leistungsverträgen empfehlenswert, um festzustellen, in welchen Bereichen Zahlungen vor Leistungserbringung getätigt bzw. vereinnahmt werden. Informationen hierzu erhält die Gemeinde auch aus dem letzten Rechnungsabschluss. Seitens der Gemeinden ist daher Folgendes zu prüfen: 1. Anteil jener Ausgaben des Geschäftsjahres 2019 und früher, der aus einer wirtschaftlichen Betrachtung im Geschäftsjahr 2020 „verbraucht“ oder „genutzt“ wird, beispielsweise bei Vorauszahlungen von Dauerschuldverhältnissen. 2. Anteil jener Erträge, die bereits bis 31.12.2019 vereinnahmt wurden (Zahlung erfolgt), deren Gegenleistung jedoch erst im Jahr 2020 erbracht wird.

Darstellung der Rechnungsabgenzungen

Unsere Mustergemeinde weist unter den aktiven Rechnungsabgrenzungen einen Betrag von 21.851 Euro aus. Hierbei handelt es sich im Ausmaß von 11.000 Euro um vorausbezahlte Versicherungsprämien und im Ausmaß von 10.851 Euro um die aufgrund vorhandener Liquidität bereits im Dezember 2019 bezahlte Miete der Räumlichkeiten für ein Mutter-KindBeratungszentrum für den Jänner 2020. Die Erfassung erfolgt in Kontengruppe 290 (siehe Abbildung 1).

Unter der passiven Rechnungsabgrenzung zeigt die Gemeinde jene Anteile der vorausbezahlten Nutzungsentgelte für Gräber und Gruften am Gemeindefriedhof, die für Zeiträume nach dem 31.12.2019 bereits im Vorhinein bezahlt worden sind. Diese werden unter der Kontengruppe 390 nach Anlage 3b zur VRV dargestellt (siehe Abbildung 2).

RECHNUNGSABGRENZUNGEN DIENEN DER ZEITLICH KORREKTEN ZUORDNUNG VON ZAHLUNGEN ZU JENEM JAHR, IN DEM DIE KORRESPONDIERENDE LEISTUNG KONSUMIERT WIRD.

Abbildung 1: Aktive Rechnungsabgrenzung

Ebene Code Aktiva

0 11 B Kurzfristiges Vermögen 1 117 B.V. Aktive Rechnungsabgrenzung

2 1170 B.V.1 Aktive Rechnungsabgrenzung

Abbildung 2: Passive Rechnungsabgrenzung

Ebene Code Passiva

0 15 F Kurzfristige Fremdmittel 1 154 F.IV Passive Rechnungsabgrenzung 71.652,00

2 1540 F.IV.1 Passive Rechnungsabgrenzung

EB 2020

21.851,00 21.851,00

Quelle: eigene Abbildung, MSCT

EB 2020

71.652,00

Quelle: eigene Abbildung, MSCT