Kymmenen vinkkiä yhtiökokoukseen

Useimmilla oma asunto on elämän suurin sijoitus. Oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja siellä tapahtuvaan omaa asunto-omaisuutta ja asumisympäristöä koskevaan päätöksentekoon on osakkaan keskeinen oikeus, joka kannattaa käyttää.

Taloyhtiön varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Useimmissa taloyhtiöissä tilikausi on kalenterivuosi ja silloin kokous pidetään yleensä maalis-huhtikuussa, mutta viimeistään kesäkuussa. Joissakin taloyhtiöissä on toinen varsinainen yhtiökokous syksyllä. Yhtiökokouksen koolle kutsumisesta päättää hallitus. Kokouksen ajankohdasta on kuitenkin hyvä tiedottaa mahdollisimman varhain, vaikka varsinainen kokouskutsu olisi tulossa vasta myöhemmin.

1 Valmistautuminen

Osakkaan kannattaa valmistautua yhtiökokoukseen hyvissä ajoin ja huolellisesti. Siten hän saa paremmin äänensä kuuluviin yhtiökokouksessa ja siellä tehtävissä päätöksissä.

Kokouskutsun saavuttua osakkaan kannattaa perehtyä kokousasiakirjoihin huolellisesti. Tarvittaessa voi kysyä lisätietoa hallituksen jäseniltä ja isännöitsijältä, ja keskustella asioista muiden osakkaiden kanssa.

2 Kokouskutsu

Kokouskutsu on toimitettava jokaiselle osakkaalle kirjallisesti aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta.

Kutsussa on mainittava kaikki kokouksessa käsiteltävät asiat. Kutsussa pitää kertoa myös missä ja milloin kokousasiakirjat ovat osakkaiden nähtävänä.

Jos vuokralainen saa osallistua jonkin asian käsittelyyn, ilmoitus tästä on asetettava nähtäville esimerkiksi rappukäytävän ilmoitustaululla tai toimitettava vuokralaisen asuntoon viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta.

3 Kokousasiakirjat

Monissa yhtiöissä kokousasiakirjat lähetetään osakkaille kokouskutsun mukana, mutta se ei ole välttämätöntä. Kokousasiakirjat on pidettävä nähtävänä kutsussa ilmoitetussa paikassa, esimerkiksi isännöitsijäntoimistolla, vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta. Asiakirjat on myös lähetettävä osakkaalle, joka niitä pyytää.

Varsinaisen yhtiökokouksen kokousasiakirjoja ovat hallituksen päätösehdotukset, viimeinen tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastuskertomus.

Yhtiön osakeluettelon ja yhtiöjärjestyksen on oltava saatavilla yhtiökokouksessa. Kokouksessa läsnä olevista laaditaan luettelo, johon merkitään kunkin osakkaan osakkeiden lukumäärä ja äänimäärä (ääniluettelo).

Yhtiökokouksesta pitää aina laatia pöytäkirja, johon merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Ainakin kokouksen puheenjohtajan ja pöytäkirjantarkastajien on allekirjoitettava pöytäkirja.

4 Kuka voi osallistua?

Jokaisella osakkaalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Osakas voi myös valtuuttaa jonkun toisen, esimerkiksi vuokralaisensa, edustamaan itseään kokouksessa.

Hallituksen jäsenillä, isännöitsijällä sekä tilin- ja toiminnantarkastajilla on oikeus olla läsnä kokouksessa.

Kaikilla asukkailla on oikeus olla läsnä yhtiökokouksessa silloin, kun kokouksessa käsitellään järjestyssääntöjä, yhtiön yhteisten tilojen käyttöä tai sellaista kunnossapitoa tai uudistamista, joka vaikuttaa olennaisesti asukkaan huoneiston tai yhteisten tilojen käyttöön.

Osakas, valtuutettu tai asukas voi ottaa myös yhden avustajan mukaansa kokoukseen.

Yhtiökokous voi päättää muidenkin henkilöiden osallistumisesta yhtiökokoukseen, esimerkiksi silloin kun kokoukselle halutaan valita ulkopuolinen puheenjohtaja.

Yhtiökokouksessa äänioikeus on vain yhtiön osakkailla ja näiden valtuuttamilla henkilöillä.

5 Missä ja milloin

Kokousaika on pyrittävä valitsemaan keskiverto-osakasta silmällä pitäen. Siksi kokoukset pidetään yleensä illalla normaalin työajan jälkeen, mutta esimerkiksi senioritalossa kokous voi olla päiväsaikaankin.

Yhtiökokous on pidettävä yhtiön kotipaikkakunnalla. Kokoustilan tulisi olla sellainen, jonne kaikkien on kohtuullisen helppo päästä huomioiden esteettömyys ja liikkumisen turvallisuus.

Jos yhtiökokoukseen on mahdollista osallistua myös kokouspaikan ulkopuolelta postin, sähköpostin tai etäyhteydellä puhelimitse tai videoneuvottelun avulla, siitä pitää mainita kokouskutsussa.

6 Käsiteltävät asiat

Varsinaisessa yhtiökokouksessa on esitettävä tilinpäätös, toimintakertomus, tilin- ja toiminnantarkastuskertomus sekä hallituksen kirjallinen selvitys yhtiön kunnossapitotarpeesta seuraavan viiden vuoden aikana ja yhtiössä suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä.

Kokouksessa päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta, taseen osoittaman voiton käyttämisestä, vastuuvapaudesta yhtiön johdolle, talousarviosta ja yhtiövastikkeen määrästä, hallituksen jäsenten, tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan valinnasta.

Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä myös muista varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista.

Osakkaalla on oikeus saada kokouksessa käsiteltäväksi asia, joka kuuluu yhtiökokouksen päätösvaltaan. Asia pitää esittää hallitukselle riittävän ajoissa niin, että se ehditään lisätä yhtiökokouksen esityslistalle.

Kokouksen alussa esityslistalle voidaan vielä ottaa asioita keskusteluun, mutta niistä ei voida päättää, jos niitä ei ole mainittu kokouskutsussa.

7 Kokousvirkailijat

Kokouksen alussa kokoukselle valitaan puheenjohtaja, sihteeri, ääntenlaskijat ja pöytäkirjantarkastajat.

Puheenjohtajalla on keskeinen rooli yhtiökokouksessa. Hänen tehtävänään on selvittää osakkaiden tahto ja saada kokouksessa aikaan päätökset, jotka vastaavat tätä tahtoa. Hän johtaa kokousta ja huolehtii siitä, että kaikki asiat käsitellään, mutta kokous ei veny tarpeettomasti. Puheenjohtaja vastaa siitä, että kokouksesta laaditaan ääniluettelo ja pöytäkirja.

Kokouksen puheenjohtaja kutsuu yleensä isännöitsijän kokouksen sihteeriksi, joka laatii kokouksen pöytäkirjan. Joka tapauksessa myös sihteerin valinta tulisi hyväksyttää kokouksella.

Normaalisti yhtiökokoukselle valitaan kaksi ääntenlaskijaa ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Samat henkilöt voivat toimia molemmissa tehtävissä, mutta siinä tapauksessa kokous pitää yleensä keskeyttää ääntenlaskun ajaksi.

Kuka tahansa kokouksen osanottaja voi toimia kokouksen puheenjohtajana, sihteerinä, ääntenlaskijana tai pöytäkirjantarkastajana.

8 Kyselyoikeus

Yhtiökokouksessa osakkailla on taloyhtiön asioista kyselyoikeus. Osakkaalla on oikeus saada tietoja sellaisista seikoista, jotka voivat vaikuttaa kokouksessa käsiteltävän asian arviointiin.

Taloyhtiön hallituksella ja isännöitsijällä on velvollisuus vastata osakkaiden kysymyksiin.

Jos osakkaan kysymykseen ei ole mahdollista vastata yhtiökokouksessa, vastaus on annettava kirjallisesti kahden viikon kuluessa.

9 Päätöksenteko

Yhtiökokousten päätökset tehdään yleensä yksimielisesti.

Asioista äänestettäessä päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut enemmän kuin puolet annetuista äänistä. Jos äänet menevät tasan, ratkaisee yhtiökokouksen puheenjohtajan kanta.

Joistakin asioista päätetään määräenemmistöllä eli päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut 2/3 annetuista äänistä ja kokouksessa edustetuista osakkeista. Joissakin asioissa voidaan vaatia kaikkien tai tiettyjen osakkaiden kirjallinen suostumus.

Henkilövaaleissa valituksi tulee se, joka saa eniten ääniä. Äänten mennessä tasan vaali ratkaistaan arvalla.

Asunto-osakeyhtiössä yksi osake tuottaa yhden äänen, mutta kuitenkin äänestyksissä kunkin osakkaan äänimäärä voi olla enintään 1/5 kokouksessa edustettujen osakkeiden yhteenlasketusta äänimäärästä. Yhtiöjärjestyksen sanamuodosta riippuu, sovelletaanko äänileikkuria vain osakkaan omiin osakkeisiin vai myös valtuutuksella edustettuihin osakkeisiin.

Yhtiökokouksessa äänestystapa on yleensä nimenhuutoäänestys tai suljettu lippuäänestys. Äänestystavasta voidaan päättää kokouksen alussa tai jokaisen äänestyksen osalta erikseen enemmistöpäätöksellä. Ennen varsinaista äänestystä on mahdollista suorittaa koeäänestys.

Osakkaan tulee pidättäytyä äänestyksestä, jos hän on esteellinen asiassa. Esteellisyys tarkoittaa, että osakkaan etu asiassa voi joutua ristiriitaan yhtiön edun kanssa.

10 Tiedottaminen

Kaikilla taloyhtiön osakkailla on oikeus tietää yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä, vaikka ei itse olisi ollut paikalla. Kokouksen pöytäkirja on pidettävä osakkaiden nähtävänä viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta. Jos osakas pyytää, kokouksen pöytäkirjasta ja sen liitteistä tulee toimittaa hänelle kopio.

Hyvän hallintotavan mukaista on, että yhtiökokouksen päätöksistä viestitään nopeasti jonkinlaisella tiedotteella yhtiön osakkaille ja asukkaille.

Lähteet:

• Petteri Kuhanen, Maria Furuhjelm: Taloyhtiön kokousopas. Käytännön opas sujuvaan päätöksentekoon. Kiinteistömedia Oy.

• Yhtiökokousopas. Kiinteistölehti. Osoitteessa www.kiinteistolehti.fi/yhtiokokousopas.

• Taloyhtiön hyvä hallintotapa, osoitteessa kiinteistoliitto.fi/taloyhtio/hallitus/taloyhtionhyvahallintotapa.

Taloyhtiön kokousopas -kirja on hyvä opas kaikissa taloyhtiön kokouksissa, mutta erityisen tarkasti kirjassa perehdytään yhtiökokoukseen. Kirjassa on mukana mallit kokouskutsuille, pöytäkirjoille ja valtakirjoille.

Hallituksen jäsen yhtiökokouksen puheenjohtajana

On tavanomaista, että hallituksen puheenjohtaja avaa yhtiökokouksen ja hänet valitaan myös kokouksen puheenjohtajaksi.

Hallituksen puheenjohtaja ja jäsenet ovat esteellisiä osallistumaan päätöksentekoon vastuuvapausasiassa. Mikäli vastuuvapaudesta syntyy keskustelua ja sen myöntämistä vastustetaan, kokouksen puheenjohtajan on syytä jäävätä itsensä, jos hän kuuluu yhtiön hallitukseen. Kokoukselle tulee silloin valita toinen puheenjohtaja asian käsittelyn ajaksi.

Ylimääräinen yhtiökokous

Varsinaisten yhtiökokousten lisäksi voidaan pitää ylimääräisiä yhtiökokouksia. Ylimääräinen yhtiökokous on pidettävä, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään, yhtiökokous tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai 1/10 osakasvähemmistö, tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja sitä kirjallisesti vaatii jonkin tietyn asian käsittelemistä varten.

Tyypillisesti ylimääräisiä yhtiökokouksia järjestetään, kun on tarpeen päättää laajasta korjaushankkeesta, hankkeen rahoituksesta tai esimerkiksi jonkun huoneiston ottamisesta yhtiön hallintaan.

Asunto-osakeyhtiölain 11.7.2022 voimaan tulleet muutokset vaikuttivat yhtiökokouksen sääntelyyn muun muassa etä- ja hybridikokouksen osalta.