Mitä asiakirjoja taloyhtiön tulee säilyttää ja kuinka kauan?

Taloyhtiölle kertyy sen olemassaolon aikana huomattava määrä erilaista dokumentaatiota, josta yhtiöllä on lakiin perustuva säilyttämisvelvoite tiettyjen asiakirjojen osalta. Tässä paperiviidakossa suunnistamiseksi yhtiön on suositeltavaa pyrkiä järjestämään asiakirjojen arkistointi ja säilyttäminen sellaisella tavalla, että asiakirjat ovat luotettavasti saatavilla ja vaivattomasti löydettävissä.

Kirjanpitolain perusteella yhtiö on velvollinen säilyttämään tilinpäätökset liiteaineistoineen kymmenen vuoden ajan. Kirjanpidon tositteiden ja muun liiketapahtumien kannalta olennaisen kirjeenvaihdon osalta säilytysvelvoite on kuusi vuotta. Tilinpäätös käsittää tuloslaskelman, taseen, liitetiedot sekä toimintakertomuksen. Kirjanpidon tositteilla tarkoitetaan päivättyjä ja järjestelmällisesti numeroituja tositteita, joilla voidaan tarvittaessa todentaa liiketapahtuma, kuten esimerkiksi laskuja tai maksukuitteja.

Asunto-osakeyhtiölain perusteella yhtiökokousten ja hallitusten kokousten pöytäkirjat on säilytettävä yhtiön koko olemassaolon ajan. Sama vaatimus koskee yhtiön osakkaiden tekemiä muutostyöilmoituksia.

Muita yhtiön toiminnan kannalta olennaisia asiakirjoja ovat erilaiset sopimukset, kuten esimerkiksi vakuutus-, urakka-, sähkö-, lämmitys-, huolto- ja isännöintisopimukset, taloyhtiön remontteja koskevat asiakirjat sekä muut taloyhtiön kiinteistöpidon kannalta olennaiset dokumentit. Nämä on suotavaa arkistoida ja säilyttää vähintään niiden sopimusoikeudellisten vastuuaikojen puitteissa.

Yhtiö voi säilyttää asiakirjat itse tai yhtiö voi siirtää säilytyksen isännöitsijätoimiston hoidettavaksi. Käytännössä arkistoinnin hoitaa yleensä isännöitsijä, mutta on tärkeää huomioida, että yhtiön hallitus vastaa viime kädessä siitä, että asiakirjojen säilytys ja arkistointi on asianmukaisesti järjestetty. Asiakirjat voidaan arkistoida paperisina tai sähköisessä muodossa. Sähköinen arkistointi edellyttää lähtökohtaisesti tiedostojen varmuuskopiointia sekä palautettavuutta tietoliikenteen häiriön varalta. Lisäksi isännöitsijän vaihdostilanteessa yhtiön on suositeltavaa varmistaa asiakirjojen siirtyminen uuden isännöitsijätoimiston säilytykseen.

Tilanteessa, jossa yhtiö säilyttää asiakirjat itse, hallitus vastaa niiden asianmukaisesta arkistoinnista ja säilytyksestä. Yleensä hallituksen puheenjohtaja säilyttää asiakirjoja lukitussa arkistokaapissa omassa huoneistossaan. Yhtiön asiakirjoihin on pääsy hallituksen jäsenillä ja puheenjohtajalla sekä isännöitsijällä. Yhtiön osakkeenomistajilla on oikeus saada pöytäkirjaotteet hallituksen kokouspöytäkirjoista, jotka koskevat hänen osakkeisiinsa perustuvia oikeuksia tai velvollisuuksia. Yhtiökokouksen pöytäkirjat ja osakeluettelo ovat julkisia asiakirjoja, jotka tulee luovuttaa pyynnöstä osakkeenomistajille.