Muuttuneet yhtiökokouskäytännöt haltuun

Asunto-osakeyhtiölaki on jo pitkään mahdollistanut etäosallistumiskeinojen käytön yhtiökokousten pidossa. Ennen koronapandemiaa näiden keinojen käyttö oli jäänyt lähes kokonaan hyödyntämättä. Korona-aikana etäosallistumisen työkalut tarjosivat välttämättömän keinon pitää yhtiökokoukset erilaisten kokoontumiseen vaikuttavien rajoitusten jatkuvasti muuttuessa.

Koronapandemian aikana saavutettujen kokemusten perusteella lakia päädyttiin muuttamaan. Taloyhtiöiden tulee huomioida 11.7.2022 voimaan tullut sääntely yhtiökokousten pidossa.

Varaudu hybridikokoukseen

Hallitus päättää, missä muodossa yhtiökokous pidetään, huomioiden mahdolliset yhtiöjärjestysmääräykset. Perinteisen, kokouspaikalla tapahtuvan yhtiökokouksen järjestämistä harkitessaan hallituksen on oltava yli 30 osakehuoneiston yhtiöissä tarkkana. 1/10 osakekannasta omistavilla on oikeus vaatia etäosallistumisoikeutta yhtiökokoukseen. Oikeutta on vaadittava hallitukselta kirjallisesti niin hyvissä ajoin, että se voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Pienemmissä yhtiöissä velvollisuutta etäosallistumisen järjestämiseen ei ole, vaan hallitus voi vapaaehtoisesti päättää hybridikokouksesta. Etäosallistuminen voi tapahtua postin, tietoliikenneyhteyden tai teknisen apuvälineen avulla.

Etäkokous mahdollinen

Nykyinen laki mahdollistaa jopa etäkokouksen eli pelkän virtuaalikokouksen pidon. Yhtiöjärjestystä on kuitenkin ensin muutettava mahdollistamaan etäkokouksen pito. Muutokselle on saatava 2/3 määräenemmistön kannatus. Etäkokouksia käyttöön otettaessa on myös huomioitava osakasvähemmistön suoja. 1/10 osakekannasta omistavilla on oikeus vaatia osallistumista yhtiökokoukseen perinteisellä kokouspaikalla.

Oikeutta on vaadittava kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että se voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Tämä osakasvähemmistön oikeus koskee kaikenkokoisia taloyhtiöitä.

Muutoksia kokousten pitoon Lakimuutos toi mukanaan muitakin muutoksia yhtiökokoussääntelyyn. Vähintään 30 osakehuoneiston yhtiö voi ottaa sitovan ennakkoilmoittautumisen käyttöön tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla tapahtuvan osallistumisen osalta. Ennakkoilmoittautumisen sitovuudesta pitää ilmoittaa kokouskutsussa. Pienemmissäkin yhtiöissä ennakkoilmoittautumista voidaan käyttää, mutta se on vain ohjeellinen.

Lisäksi yhtiökokouksen puheenjohtajalla on oikeus päättää kokouksen keskeyttämisestä ja jatkamisesta neljän viikon kuluessa. Tämä liittyy yhtiön tietoliiken- neyhteyden tai yhtiön kokouksen järjestämiseen käyttämän muun teknisen apuvälineen toimintahäiriöihin. Keskeytys ja mahdollinen jatkamisen ajankohta sekä osallistumiseen mahdollisesti tarvittava uusi tekninen toteutus on saatettava hyvissä ajoin ennen kokouksen jatkamista niiden osakkaiden tietoon, joilla oli oikeus osallistua kokoukseen keskeytyshetkellä.

Osaksi yhtiökokousarkea on otettava myös osakeluettelotietoja koskeva muutos. Kokouksen aikana osakkaiden nähtävänä olevat osakeluettelotiedot on tietosuoja- ja turvasyistä rajattava osakkaan nimeen, kotikuntaan, osakkeiden lukumäärään osakelajeittain ja mahdollisiin muihin eroihin osakkeiden tuottamissa oikeuksissa ja velvollisuuksissa. Osakkaiden osoite- ja syntymäaikatietoja ei tule pitää nähtävillä.