Auditorías electrónicas de comercio exterior

La importancia de contar con todos los elementos necesarios y correctos para lograr auditorías de comercio exterior eficientes y con impacto positivo para la empresa.

Por Jorge E. Icaza Martínez, Director general de IMAR sistemas

En la actualidad, y debido a la nueva forma de recaudar del SAT, la tecnología forma parte indispensable del control y auditoría de las operaciones de comercio exterior.

He escuchado en muchas ocasiones a diversas empresas que se auditan con la Glosa Data Stage (Consulta de Operaciones de Comercio Exterior), ya sea por ellos mismos o por empresas externas. Y si bien la Glosa DS es la “base” para auditar las operaciones de comercio exterior, para poder realizar una auditoría completa que cubra todos los elementos con los que cuenta la autoridad se debe considerar más información, la cual consta de:

• COVE (Comprobante de Valor Electrónico).

• E-Documents (Documentos digitalizados).

• TIGIE (Tarifa del Impuesto General de Importacion y Exportacion).

Es importante siempre tener en cuenta que para que se pueda contar con la información de los COVES y de los E-Documents, la empresa, Agente Aduanal o quien sea el responsable de enviar a VUCEM dichos documentos, deberán cumplir con al menos una de las siguientes dos condiciones:

• Que se firmen con la FIEL de VUCEM (o sello digital) de la empresa.

• Que se coloque el RFC de la empresa en el campo “RFC de Consulta”.

Al contar con estos elementos de manera electrónica en el mismo lugar, se puede cruzar toda la información que las conforma para poder hacer validaciones y auditorías de la misma manera que lo hace la autoridad. De esa manera se puede detectar posibles errores u omisiones que pueden ocasionar multas cuantiosas a las empresas.

Además de la importancia de tener la posibilidad de auditar y validar electrónicamente la información antes mencionada, se debe considerar que esta información (a excepción de la TIGIE) la debe tener y conservar la empresa como parte de su expediente electrónico de comercio exterior, el cual debe ser fácilmente administrable y accesible para atender cualquier solicitud de la autoridad.

Como todos los que trabajamos en el medio del comercio exterior sabemos, las leyes aplicables son continuamente cambiantes, por lo cual toda empresa debe contar con herramientas informáticas que le permitan tanto controlar su expediente electrónico como auto auditarse de manera sencilla y confiable atendiendo siempre a las regulaciones aplicables en cada momento y tener la capacidad de auditar los años de historia que puedan ser revisados por la autoridad, evitando así costos y tiempos innecesarios ante una revisión oficial.