XP 111 NL

111

MeetMarcel voor Fluxys, foto Jürgen De Witte

i n s p i r a t i e vo o r l i ve c o m m u n i c a t i o n e n eve n t m a r ke t i n g

Driemaandelijks April - Mei - Juni 2020 V.U.: Jean-Paul Talbot Afgiftekantoor: Gent X – erkenning: P904117

What next?

Onzekerheid voor 80.000 professionals Associaties

Verzekeringen

Risico’s in kaart brengen voor een veilige heropstart

Hoe zal men in de toekomst evenementen verzekeren?

Management

Juridisch

Hoe kijken de corporate event managers naar het einde van de inperking?

Uw rechten in geval van uitstel of annulering

Don’t roll the dice when it comes to great event communication!

W W W.W I S E N O S E . B E

|

@WISENOSE |

@WISENOSE.BE |

@WISENOSE

Het Edito van…

Jean-Paul Talbot

Beste lezers, Terwijl de inperkingsmaatregelen in heel Europa geleidelijk worden opgeheven, lijkt de heropstart nog ver weg voor Belgische bedrijfsevenementen. Sinds midden maart zijn de meeste activiteitensectoren overgeschakeld naar een modus van budgettaire beperking. Hun publicitaire investeringen zijn hierbij het slachtoffer, net zoals de evenementen die, ongeacht hun aard, verboden werden.

Digitale oplossingen hebben bedrijven in staat gesteld om contacten te onderhouden, zowel intern als extern. Het ging daarbij vaak om virtuele, minimale, noodzakelijke contacten. De echte, volwaardige contacten zullen zeer binnenkort hersteld moeten worden. De gedwongen keuzes, aanpassingen en improvisaties moeten nu gevolgd worden door de reanimatie van een hele economie. Eerst moest men zorgen voor een behandeling van de eerste noden, maar nu is het tijd om wakker te worden. Het is tijd om opnieuw te beseffen dat bedrijfscommunicatie, en daarmee ook zijn eventcomponent, een hefboom is voor economisch herstel. Want één euro die in dit domein wordt geïnvesteerd, kan tot meer dan 7 euro BBP genereren*.

Op het moment van schrijven van deze column waren de redding en herlancering van de evenementensector reeds koortsachtig ingezet door de Belgische overheid. Met dank aan Bert, Stijn, Hans, Johan, Christine, Niels, Bruno en alle anderen. Achter de schermen van de gezondheidscrisis heeft de evenementensector zich vanaf dag 1 verenigd, om zijn stem te laten horen bij bestuursorganen en om constructieve, verantwoordelijke en proactieve voorstellen in te dienen. Om veerkrachtig te kunnen zijn moet je immers je eigen realiteit kunnen creëren. Dit alles resulteerde in specifieke maatregelen die spoedig moeten worden geformaliseerd. De voorstelling liggen in de Kamer. Aan de parlementsleden om te beslissen. Sommigen zullen beweren dat dit niet genoeg is. Maar het is een enorm resultaat. Een paar weken geleden was onze sector nog anoniem en ongestructureerd.

Vandaag is de eventsector geloofwaardig, wordt er naar ons geluisterd en worden onze zorgen besproken op het hoogste machtsniveau. Iedereen die heeft bijgedragen verdient een enorme ‘dankjewel’ voor hun toewijding aan de eventsector, vooral ook omdat de opdracht nog lang niet voorbij is.

Van onze kant hebben we ook geprobeerd te helpen waar we konden, intern en in verschillende werkgroepen. Uitzonderlijk wil ik deze pagina dan ook gebruiken om mijn team te bedanken voor hun vastberadenheid en hun bijdrage aan de betekenisvolle rol van onze media. Of u nu corporate manager, agentschap, leverancier of freelancer bent, ik weet dat u ook mensen om zich heen heeft die u wil bedanken en aanmoedigen.

Ondanks de vermoeidheid en de onzekerheden is de sector klaar om verder te gaan. Men heeft weten te overtuigen. Men is klaar voor de heropstart. Ik dring er daarom bij adverteerders op aan om te luisteren naar de pistes die een hele sector heeft ontwikkeld om merken, en daardoor ook een hele economie, opnieuw leven in te blazen.

Veel leesgenot,

Colofon

*Bron: Union des Marques

COVER - MeetMarcel voor Fluxys, foto Jürgen De Witte EXPERIENCE MAGAZINE Experience magazine is het inspirerende vakblad in de Benelux voor evenementen en event marketing.

OPLAGE 7.000 exemplaren VERSPREIDING België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) FREQUENTIE Driemaandelijks UITGEVERIJ LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Luik Tel.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be HOOFDREDACTIE Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be

REDACTIE Jacques Legros, Jeroen Coteur REDACTIONELE MEDEWERKERS Wim Vander Haegen, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTEN Valérie Laforgia val@eventbox.be Een abonnement op Experience Magazine kost € 130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Het tarief voor een studentenabonnement is € 70 per jaar (incl. BTW). Een kopie van de studentenkaart is hiervoor verplicht. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend.

JP Talbot Managing editor

PRODUCT MANAGER Christophe De Clercq GSM: +32 (0) 477 46 31 05 E-mail: cdc@eventbox.be TRAFFIC Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be DRUK Drukkerij Hendrix (Geel) COPYRIGHT Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide.

ISSN: Verzending België Verschijnt vier keer per jaar in de BeNeLux en Frankrijk.

Afgiftekantoor: Gent X. Erkenning: P904117 VU: Jean-Paul Talbot, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

4

Inhoud

Inside News

Event Management

006 EventNews

024 “Risico’s in kaart brengen voor een veilige heropstart”

De actualiteit uit de Belgische eventscene

De voorbije weken werd er door de Alliantie van Belgische Eventfederaties (ACC, Febelux, BESA & BECAS), Toerisme Vlaanderen en EventFlanders hard gewerkt aan het Event Risk Model, een tool om de risico’s van een evenement, groot of klein, in kaart te brengen en aan te pakken.

Agencies 014 “Beredeneerd, met een gezond vleugje avontuur” Met twee cases in de finale was het jonge agentschap Cravat Events een van de bureaus om in het oog te houden tijdens de finaleronde van de BEA 2020. Een wereldwijde gezondheidscrisis ontnam hen voorlopig de kans om te schitteren op het BEA-podium. Maar dat wil niet zeggen dat men bij de pakken blijft neerzitten. Integendeel.

016 “Technologie wordt steeds belangrijker, maar menselijke interactie zal altijd de basis blijven” Gezichtsherkenning, augmented reality, AI-networking, virtuele beursbezoeken… Elk jaar doen er weer nieuwe technologieën hun intrede binnen de eventwereld. Het eventbedrijf OFCORES heeft zich de voorbije jaren gespecialiseerd in technologische oplossingen voor events, en wil hierin een voortrekker blijven.

021 European Railway Award 2020 (by Eleven3) 022 De eventsector toont zich flexibel in tijden van crisis De coronacrisis overviel de eventsector als een donderslag bij heldere hemel. Maar de meeste agentschappen en suppliers hebben enorm snel geschakeld en hun dienstverlening aangepast om in te spelen op de nieuwe situatie.

21

35

026 “Investeren in onze eigen organisatie en onze sector” Tom Bellens, zaakvoerder van het agentschap Push To Talk, beleeft deze coronacrisis vanuit een uniek drievoudig perspectief. Met hem bekijken we welke lessen de sector kan trekken uit deze loodzware periode.

030 “Met de sector samenwerken aan een betere kennis over verzekeringen” Deze crisis maakt duidelijk dat organisatoren dikwijls nog te weinig beseffen waarvoor ze wel en niet verzekerd zijn.

Wij spraken met Tom Driesens van verzekeringskantoor Verheyen, dat binnen de eventsector al vier jaar werkt aan een grotere bewustwording omtrent verzekeringen.

032 “Meestal is een verplaatsing van het evenement in het belang van alle partijen” Naast de teleurstelling over het afblazen van een event waar men vaak lang naar uit heeft gekeken, worden initiatiefnemers, organisatoren en leveranciers ook geconfronteerd met de praktische afhandeling van zo’n annulatie. Wie heeft recht op wat? Wie staat in voor de reeds gemaakte kosten? Het zijn vragen die meer dan eens tot conflicten leiden.

50

5

Inhoud

MeetMarcel voor Fluxys, foto Jürgen De Witte

035 What next? Resultaten van het onderzoek bij de corporate event managers Welke houding hebben de bedrijven momenteel ten opzichte van evenementen? Eind mei verzamelde Experience reacties bij 114 eventverantwoordelijken (actief en gekwalificeerd) van in België gevestigde bedrijven.

Sustainability Special 040 “Vijf jaar geleden was duurzaamheid een trend. Vandaag is het een noodzaak.”

Langzaam maar zeker nemen overheden, bedrijven en burgers steeds meer initiatieven die inzetten op duurzaamheid en ecologie. Ook de evenementensector stapt voluit mee in dit verhaal. Experience verzamelde zeven evenementenagentschappen rond de tafel voor een debat rond dit thema.

046 Circulariteit, de toekomstige pijler van uw evenementen VO Event ontwikkelde een Circular Event Toolkit die tot doel heeft antwoorden te bieden om de evenementensector te transformeren van een model dat aanzienlijke milieueffecten genereert naar een circulair, ecologisch en ethisch model.

050 Sustainability en CSR in de eventpraktijk Voor de jaarlijkse Open Talk van telecomoperator Orange werkte Balthazar Events een concept uit waarbij elk aspect van het event in vraag werd gesteld en aan de sustainability-toets werd onderworpen.

Supplies 052 “Gourmet Invent behoudt zijn eigen identiteit binnen de Compass Group” 2020 beloofde een mooi jaar te worden voor Gourmet Invent. Het bedrijf zou meer en meer de vruchten plukken van de samenwerking binnen de Compass Group, men had een agenda vol mooie events, en er was de geplande verhuis naar een nieuwe locatie. Het coronavirus kwam echter stokken in de wielen steken.

054 Top 10 van de audiovisuele leveranciers 2020 In de maanden voor het uitbreken van de coronacrisis peilde Experience Magazine op de markt naar de favoriete audiovisuele partners binnen de eventsector.

6

EVENTNEWS.be

FestivalChairs: een praktische én veilige keuze

D

e FestivalChair is een stevig en recycleerbaar krukje van karton, een originele en vooral praktische oplossing voor events, congressen en festivals. Wanneer events binnenkort weer zullen heropstarten is de FestivalChair bovendien ook een veilige keuze. Uit studies blijkt immers dat het Covid-19 virus veel korter overleeft op karton dan op andere materialen.

De kartonnen krukjes van FestivalChairs waren het afgelopen jaar aan een opmars bezig binnen de eventwereld. Steeds meer organisatoren kozen deze oplossing om de deelnemers van hun events, festivals of congressen een originele en vooral praktische zitplaats aan te bieden. Door het toeslaan van de Covid-19 crisis is die mooie groei nu even stilgevallen.

Toch is er ook goed nieuws te melden. Uit wetenschappelijke publicaties in de New England Journal of Medicine (17 maart) en het tijdschrift The Lancet Microbe (2 april) blijkt dat het Covid-19 virus veel korter overleeft op karton dan op plastic en metaal. Dat maakt van

FestivalChairs de ideale oplossing bij de heropstart van evenement.

Ze zijn niet alleen veilig en praktisch (de anderhalve meter is uiteraard geen probleem) maar ook origineel en opvallend.

www.festivalchairs.com

De eventsector verenigt zich om de publieke ruimtes veiliger te maken

A

cht evenementenbureaus van de Associatie van Communicatiebureaus (ACC) bieden nu een effectieve oplossing voor het wassen van de handen, met respect voor sociale afstand. Ze hebben tijdelijke, veilige en goedkope sanitaire units ontwikkeld, die momenteel in verschillende scholen, steden, bedrijven en bouwplaatsen worden geïnstalleerd. Dit is een van de vele initiatieven die evenementenbureaus hebben genomen om onze samenleving weer normaal te maken, met inachtneming van de nieuwe veiligheidsnormen die de crisis ons oplegt.

Scholen, steden en bedrijven moeten in een mum van tijd hun hele infrastructuur zo veilig mogelijk maken om het besmettingsgevaar van Covid-19 in te dijken. Daarbij horen een hele reeks veiligheidsvoorschriften en voorwaarden waar standaard niet de nodige middelen voor zijn. De eventsector schoot daarbij in actie en ontwikkelde de Box Wash™® om aan die veiligheidsvoorschriften te voldoen.

De Box Wash™® is een mobiele wasbak met vier waterpunten. Vier personen kunnen tegelijkertijd vanop een veilige afstand de handen wassen met stromend water. De units zijn zowel binnen als buiten inzetbaar in gelijk welke omgeving zoals parken, scholen, bedrijven en pleinen. Het mobiele en compacte pakket is eenvoudig in elkaar

te steken en kan in minder dan vijf minuten opgebouwd en aangesloten worden.

www.boxwash.be

Partnerships

Automatische dispensers en infraroodcamera’s voor events en onthaal.

www.cleansave.be

Verhuur voor events en set-ups

Organisator van uw clean event ADV Format mei 2020.indd 1

20/05/2020 13:15:28

DDMC/ASP/ ilovelight

EVENTNEWS.be

#blijfinuwauto: de creatieve drive-in concepten van New Balls Please Mensen willen weer samen komen, entertainen, er op uittrekken, een leer- of inspiratiemoment beleven. Kortom, iets in de agenda om naar uit te kijken, een perspectief om opnieuw te kunnen dromen.

Onder de ludieke naam #BLIJF-IN-UW-AUTO kunnen ontelbaar veel unieke én veilige concepten worden uitgewerkt die een garantie zullen bieden op succes. We denken hierbij onder andere aan #drivein-movie (zalig filmmoment), #drive-in-comedy (lachen is gezond), #drive-in-kids (fun voor de ganse familie), #drive-in-launch (nieuw product in de kijker), #drive-in-party (volume op tien), #drive-inconference (versie 3.0) en #drive-in-heroes (bedanking voor uw medewerkers).

N

ew Balls Please presenteert vandaag een originele formule: de DRIVE-IN CONCEPTEN. Onder de ludieke naam #BLIJF-IN-UWAUTO kunnen ontelbaar veel unieke én veilige concepten worden uitgewerkt die een garantie zullen bieden op succes.

Nu de exit strategie stilaan wordt opgestart, is het tijd dat bedrijven terug kunnen dromen. Dromen van heropstart, (economische) perspectief én het organiseren van unieke evenementen. Natuurlijk COVID-veilig, rekening houdend met alle geldende veiligheidsmaatregelen om bezoekers een optimale en creatieve beleving te bieden.

Catering via uw eigen #drive-through en drankjes aan de auto’s gebracht op rollerblades? Toeteren wordt het nieuwe applaus en de auto kan gepersonaliseerd en opgefrist worden volgens de wensen van de bezoeker.

Deze evenementen kunnen op uw eigen parking, in het magazijn of een nabije (natuur)locatie georganiseerd worden, rekening houdend met alle noodzakelijke vergunningen en veiligheidsregels. De physical distancing (1,5m) is sowieso gegarandeerd!

www.newballsplease.be

Artificiële intelligentie ten dienste van foto-activaties

D

e eventsector vindt zichzelf opnieuw uit, en foto-activaties vormen hierop geen uitzondering. Daarom heeft Priintr een aanpasbaar digitaal platform ontwikkeld waarmee, dankzij artificiële intelligentie, mensen via een selfie geïntegreerd kunnen worden in een omgeving met gepersonaliseerde branding.

Als voorsmaakje kan je al meteen aan de slag met de demoversie: pimp your selfie (https://myselfie.priintr.com/e/eventnews of scan de QR-code). Met een paar klikken bevindt u zich op de voorpagina van uw favoriete tijdschrift of maakt u een «I support event industry» profielfoto.

Het geautomatiseerde knippen maakt het ook mogelijk om, met behulp van selfies, collega’s of vrienden op dezelfde foto te herenigen.

De gebruiker maakt zijn selfie, en hij nodigt een vriend uit om hetzelfde te doen.

Eenmaal voltooid, worden de twee herenigd op dezelfde afbeelding. Deze afbeeldingen kunnen ook worden gepubliceerd op een HTML-stream voor schermweergave.

U heeft het begrepen: uw verbeelding is de enige limiet: animeer een wachtrij door met een QR-code originele foto’s te creëren, zorg voor een virtuele deelname aan een geannuleerd evenement, breng collega’s samen in virtuele teambuilding of maak – binnen de ruimte van een afbeelding - opnieuw verbinding met professionele of privécontacten.

www.priintr.com

9

10

EVENTNEWS.be

Silverspoon gebruikt onderbreking activiteiten om nieuwe concepten uit te werken

S

ilverspoon wil niet blijven stilzitten nu de opdrachten van het cateringbedrijf zijn opgeschort door de coronacrisis. Deze noodgedwongen inactiviteit is een uitgelezen moment om nieuwe plannen uit werken.

Zo werkt men in Antwerpen aan een nieuwe trattoria, die Jacomo zal heten. Daarnaast wordt de aanpalende loods tijdelijk ingericht als tentoonstellingsruimte.

raar wil deze horecalocatie de komende zomer uitbreiden met een Italiaanse eetgelegenheid of trattoria die toepasselijk Jacomo zal heten. Het biedt de medewerkers het vooruitzicht van extra werk en het betekent ook een stimulans voor hen om aan iets anders te kunnen werken en creatief bezig te zijn.

Nu vele horecaondernemers met de handen in het haar zitten, weigert Bart Claessens van Silverspoon bij de pakken te blijven zitten. “Eenmaal de maatregelen worden opgeheven, kan een restaurant terug in gang schieten en een winkel kan terug open gaan. Maar een cateraar kijkt aan tegen een lege agenda van enkele maanden. J&M Catering en Silverspoon gaan alvast meerdere acties opzetten om een positief signaal uit te sturen. Het geeft ons nu de kans om alles op punt te stellen, even te bezinnen en nieuwe concepten te lanceren.”

Tentoonstellingsruimte

Aan het Kattendijkdok in Antwerpen exploiteert Silverspoon al enige tijd het restaurant en de eventruimte Lazy Jack. De cate-

Naast Lazy Jack beschikt Silverspoon ook over een loods die in normale omstandigheden als eventlocatie dienst doet. Bart Claessens wil die tijdens de zomermaanden een creatieve invulling geven. De loods wordt ingericht als tentoonstellingsruimte waar antiquiteiten, curiosa en interieurobjecten te ontdekken zijn. Al deze meubels en objecten voor op het terras of interieur zijn te koop. Dit concept wordt concreet uitgewerkt met de assistentie van Paul De Grande, de flamboyante antiquair bekend van “Stukken van Mensen” op VIER.

www.silverspoon.be

LIVESTREAMING AND VIRTUAL EVENTS PRG provides the optimal technology for your virtual event: 360° solutions for global networking, interactive streaming events, hybrid formats... – either at our locations in Belgium and globally at a total of 72 PRG locations or at a location of your choice. prg.com/live-streaming

11

EVENTNEWS.be

tussenwanden op voet

Een strategische zet binnen de Belgische evenementensector: ONETEC neemt EVENTATTITUDE over

O

vernames zijn niet nieuw binnen de evenementenbranche, maar deze is wel opmerkelijk. ONETEC, een toonaangevende leverancier van technologische diensten die de operationele efficiëntie van evenementorganisatoren verhogen, heeft de overname van EVENTATTITUDE afgerond, de nummer één op vlak van eventcommunicatie en brand activation.

Beide bedrijven, bij wie technologie centraal staat, delen een visie van continue innovatie, servicekwaliteit en resultaatgerichtheid.

Door hun talenten, technologieën en applicaties te combineren, zullen de twee bedrijven hun klanten een totaalpakket aanbieden - gaande van activaties op evenementen, registratiebeheer, tot ITback-endinfrastructuur en leuke en interactieve toestellen op events.

Dit alles past binnen hun visie om uniekere, interactievere en fantasierijkere evenementen te creëren.

Pascal Duquesne, oprichter en CEO ONETEC – “De aankondiging komt in een bijzondere periode voor de evenementensector. Maar de toekomst ziet er veelbelovend uit, omdat onze bedrijven elkaar zo goed aanvullen. De fusie versterkt onze marktleiderschapspositie in België en brengt ONETEC een stap dichter bij het bereiken van ons doel: we willen koploper en one-stop-shop van technologiediensten zijn met het breedste portfolio aan oplossingen in de evenementenbranche. ” “Het succes van deze fusie zou niet mogelijk zijn geweest zonder de volledige steun van het managementteam van Eventattitude. Mijn hartelijke dank gaat uit naar Florence, Emmanuel en Gaëtan voor het vertrouwen en hun mentaliteit van samenwerking. Samen kunnen de bedrijven alle verwachtingen van onze klanten overtreffen en de uitdagingen van morgen aangaan. “ Emmanuel Paul, CEO EVENTATTITUDE – “Als ik nadenk over wat we de afgelopen 20 jaar in ons bedrijf hebben gedaan, ben ik erg blij met deze opwindende nieuwe stap in onze reis. Ik wil onze klanten verzekeren dat de verhuis van onze producten, onze knowhow en ons personeel naar ONETEC onopgemerkt zal blijven. De toekomst ligt hier, want Onetec, een ervaren en gerespecteerd bedrijf, begrijpt onze aanpak volledig. De nieuwe groep zal een nog sterkere partner zijn dan degene waar je van bent gaan houden. ”

vloerstickers

tussenschotten camionetten

tafelbordjes

tussenwanden op tafel

welkom & stay safe Vergeet je handen niet te wassen?

Re-Cover zorgt voor een veilige en hygiënische heropstart van elke zaak zowel voor klanten als voor medewerkers.

Ontdek het totaalaanbod op

www.re-cover.be proud partners

&

12

EVENTNEWS.be

Virtual events vanuit de Mojuice-studio

I

n deze voor de eventsector moeilijke tijden stelt Mojuice zijn “virtuele” studio ter beschikking van event- & communicatiebureaus.

Ook bij Mojuice denkt men actief na over manieren om deze periode positief in te vullen en de eventbureaus bi te jstaan. De komende maanden stelt Mojuice daarom zijn studio met alles erop en eraan gratis ter beschikking. Deze virtual studio heeft alles in huis om professioneel en interactief te communiceren. De eventbureaus - of hun klanten - blijven hun boodschap brengen, en dat in hun eigen volledig virtuele decor. Men kan een presentatie laten zien, video’s afspelen en zelfs live externe sprekers uitnodigingen en dit terwijl de volgers meteen feedback kunnen geven via Q&A, direct voting of de chatwall. https://virtualstudio.mojuice.com/

ZORGENLOZE TECHNIEK KAN OOK VOOR U !

AUDIO LICHT

VIDEO

PFL bv, Rouwbergskens 8, 2340 Beerse www.PFL.be │ info@PFL.be │ +32 14 44 08 70

13

EVENTNEWS.be

The Fungroup snoeit in het aanbod

Tackle the coronavirus on your event!

B

innenkort gaan beurzen en grootschalige evenementen ongetwijfeld weer door, maar dat niets meer hetzelfde zal zijn staat vast! Zoals in het verleden reeds meermaals bewezen, is onze eventsector zeer flexibel en uitermate creatief in het oplossen van problemen. In deze tijden zullen we onze krachten moeten bundelen om toekomstige evenementen ‘corona proof’ te maken en ook Cover Flooring wil daar zijn steentje toe bijdragen!

Wandelgangen organiseren voor eenrichtingsverkeer Één van de belangrijkste voorstellen is het sturen van de bezoekersflow in éénrichtingsverkeer doorheen de eventlocatie. Deze wandelpaden kunnen zeer duidelijk aangegeven worden met onze tapijtlopers die we in elke gewenste kleur op locatie kunnen plaatsen.

O

ok The Fungroup wordt niet gespaard door de huidige coronacrisis. Het bedrijf van ondernemer Stefan Kerkhofs ziet zichzelf genoodzaakt om 50% van het attractieaanbod te liquideren.

Nood aan extra signalisatie? Ook dat is geen probleem! Wij denken graag creatief mee om de bezoekers de juiste richting uit te sturen.

Net op de dag dat het hele land in lockdown ging, verhuisde het bedrijf zoals gepland naar zijn tweede nieuwe vestiging op het industrieterrein De Weven in Paal-Beringen. The Fungroup investeerde de afgelopen jaren maar liefst 3.5 miljoen euro in nieuwe attracties en de bijhorende nieuwe bedrijfshal en kantoren van 1.700 m/2. Voor het bedrijf uit Beringen kon de timing niet slechter uitkomen: net uit de winterperiode, een stevige investering achter de rug en een zomerseizoen wat al bijna helemaal verloren is.

Opgeven staat niet in het woordenboek van de ondernemer en daarom zal het bedrijf sterker uit deze hele situatie komen. “Als bedrijf hebben we de afgelopen weken heel goed gekeken naar ons huidig businessmodel en kwamen we snel tot de conclusie dat het tijd is om weer terug te gaan naar de essentie van de zaak “specialist zijn in unieke, niet alledaagse attracties.”

Tot voorheen de coronacrisis kon je bij het bedrijf terecht voor diverse soorten opblaasbare attracties, springkasten , zeskamp spellen en diverse ander benodigdheden voor een evenement te organiseren.

“Vandaag nemen we afscheid van minstens 50% van ons aanbod.

Het aanbod van onze kraanactiviteiten, zoals het Benji-springen, zullen we zeker behouden als ook het verhuur van mobiele podia ect.

Want dat is gewoon het DNA van The Fungroup.”

Keep it safe!

De dag dat de cafés en restaurants weer mogen opengaan, zullen ook wij weer klaarstaan met het bekende Dinner in the Sky concept.

“Aangezien mensen misschien toch niet op vakantie mogen vertrekken, is misschien een lekker dinner op 60 meter hoogte met vrienden of zakelijke partners een perfect alternatief om uzelf eens op een culinaire manier te verwennen.”

Ook gescheiden in- en uitgangen of wachtzones bij registratie, catering en vestiaire verdienen de nodige aandacht! Deze zones kan je inrichten met onze full color prints! Wij printen de juiste pijlen, symbolen of waarschuwingen op onze tapijten om alles in goede banen te leiden. Zo is het voor alle medewerkers en bezoekers meteen duidelijk hoe ze een veilige afstand van mekaar kunnen houden.

www.fungroup.be

www.coverflooring.com

14

agencies Cravat Events

“Beredeneerd, met een gezond vleugje avontuur”

Met twee cases in de finale was het jonge agentschap Cravat Events een van de bureaus om in het oog te houden tijdens de finaleronde van de BEA 2020. Een wereldwijde gezondheidscrisis ontnam hen voorlopig de kans om te schitteren op het BEA-podium, en zichzelf nadrukkelijk op de kaart te zetten. Maar dat wil niet zeggen dat men bij Cravat Events bij de pakken blijft neerzitten. Integendeel. “We zullen deze periode van inactiviteit gebruiken om onze verhuis in orde te brengen en ervoor te zorgen dat we er helemaal staan bij de heropstart”, zo klinkt het bij zaakvoerders Thomas Van De Velden en Yves Hellemans.

O

ns bezoek aan Cravat Events was het laatste interview op locatie voor een lange periode. We ontmoetten Thomas en Yves immers op die bewuste vrijdag de 13de, toen de regering net een uitgebreid pakket van beperkende maatregelen had aangekondigd. “Ik vrees dat we nog een tijdje zonder events zullen verder moeten. We zijn positief ingesteld en maken van de situatie het beste.”

Hetzelfde DNA Yves en Thomas leerden elkaar kennen als collega’s, maar hebben veel meer gemeen. “We zijn in Leuven allebei preses geweest van het Sportkot – dat de studenten LO & Kine verzamelt”, zegt Yves Hellemans. “Daar zat weliswaar zes jaar tussen, maar we kenden elkaar wel van naam. Bij onze laatste werkgever hebben we elkaar uiteindelijk ook

persoonlijk leren kennen, als collega’s binnen de evenementencel. We voelden al snel dat we wel meer common ground hadden en dat er ook buiten het professionele raakvlakken waren. We hadden hetzelfde DNA, maar toch waren onze kwaliteiten zeer aanvullend. Vier jaar geleden hebben we dan ook besloten om samen een eigen zaak uit de grond te stampen.”

Een straf team Beide heren – samen goed voor meer dan 25 jaar ervaring in de sector – begonnen dus aan het avontuur dat de naam Cravat Events kreeg. “De voorbije jaren zijn we gegroeid tot een team dat vandaag 7 voltijdse krachten telt, aangevuld met twee semi-vaste freelancers”, vertelt Thomas.

“Een straf team met mensen die we goed

agencies 15

dat vlak een goed antwoord bieden, en dat valt duidelijk in de smaak. Natuurlijk kan je aan een hoge prijs alles produceren, maar we slagen hierin aan een aanvaardbare kost. Vaak slagen we hierin door de dingen eens op een andere manier te bekijken en uit hun context te trekken.”

Sportevents op niveau

kennen. We kiezen onze medewerkers niet enkel om wat ze kunnen, maar vooral om wie ze zijn. We zoeken mensen die echt, open en warm zijn, en die in team denken. We geven onze mensen ook de kans om te specialiseren. In december hebben we versterking gekregen van Inge, die als operationeel directeur de productie coördineert. Yves houdt zich iets meer bezig met de zakelijke kant, terwijl ik meer de strateeg ben. Creatief zijn we allemaal aanvullend op een andere manier.”

Terreinkennis Bij Cravat is men ervan overtuigd dat een goed contact met de klant aan de basis ligt van een geslaagd event. “Onze specialiteit is dat wij heel goed begrijpen wat een klant wil bereiken met zijn evenement”, zegt Thomas Van De Velden. “Daarnaast hebben we allebei ook een heel doorgedreven productiekennis. Wij waren in het verleden altijd de mannen die in het veld stonden. En nu gebeurt dat nog steeds. Als er een groot event is, sleuren we zelf ook nog met hekken en flightcases. Als de opof afbouw van een event zwaar is, staan we vooraan op het schip. Dit maakt dat we het leveranciersveld dus goed kennen en kunnen inschatten wat iets kost. We kunnen heel snel schakelen met een doordacht aanbod dat afgestemd is op hetgeen de klant verwacht. Het is dus een combinatie van begrijpen wat de klant wil, daar een oplossing op maat voor bedenken, en weten hoe je die moet realiseren. Die drie kernpunten zorgen ervoor dat onze klanten graag met ons blijven werken.”

Organische groei De voorbije jaren is Cravat Events stap voor stap gegroeid, dankzij een steeds uitgebreider netwerk. “Wij zijn geen hardsellers”, zegt Yves Hellemans. “Dat zit niet in ons DNA. We komen graag in contact met mensen die we kunnen helpen in het vertellen van hun verhaal.

Mensen die ook luisteren naar ons idee en zo overtuigd geraken. Ons netwerk is dus eigenlijk vooral verbreed door mondaan-mondreclame, door mensen die op een evenement zijn geweest en die verrast waren door wat ze daar beleefden. Onze gemoedelijke, vriendelijke aanpak en goede voorbereiding zorgen ervoor dat partners en leveranciers contacten naar ons doorverwijzen. Dat is heel fijn om te merken. Dat betekent dat men respect heeft voor onze manier van werken. We zijn heel erg partner-georiënteerd, en focussen vooral op de lange termijn. Zo zijn we organisch gegroeid: door vertrouwen te creëren en hard te werken.”

Integratie van technologie Een van de troeven van Cravat Events is een uitgebreide kennis van eventtechnologie. “We hebben heel wat kennis en contacten die ons toelaten technologie in een event te implementeren. We werken ook graag met technologiebedrijven die op zoek zijn naar vernieuwing en innovatie, en die verwachten dat hun technologie in evenementen wordt geïntegreerd.

In onze top 10 van grootste klanten zitten heel wat tech-bedrijven. We kunnen op

Afgelopen maand lanceerde Cravat Events het nieuwe label INTO, dat focust op sportevenementen en sportactivaties.

“Als ‘sportkotters’ kwamen we regelmatig op sportevents. In de B2B-eventsector wordt steeds volop geïnvesteerd in customer journey en experience en dat is bij Sport Events niet altijd het geval.

Bovendien hebben heel wat sportorganisatoren het niet makkelijk, zo weten we uit ons netwerk. Het was dus een logische stap om meer actief te worden in de sport.

Ons laatste sportgerelateerde project was Rail & Snow voor de stad Antwerpen, en dat was meteen een succes. Intussen organiseren we ook alle interlands van de Black Devils, de nationale rugbyploeg. Maar er is nog een hele waaier van mooie sportverhalen, waar nog heel veel opportuniteiten liggen. Omdat we die sportevents los zien van het merk Cravat Events, hebben we hiervoor met INTO een nieuw label opgericht. Dat schept duidelijkheid voor iedereen.”

Cravat 2.0 Ondanks de moeilijke maanden die nog voor de deur staan, kijkt men bij Cravat Events positief naar de toekomst. “We zijn gezond aan het groeien. We doen alles beredeneerd, maar toch ook met een gezond vleugje avontuur. We verhuizen deze zomer naar een nieuw pand in Waarloos. Daar begint voor ons Cravat 2.0. Het feit dat we nu enkele maanden stilliggen, geeft ons de kans om die doorstart tot in de puntjes voor te bereiden, zodat we er helemaal staan bij de heropstart van onze sector. We hebben veel plannen en veel ambitie. Maar we zijn ook realistisch. We willen dit half jaar goed doorkomen, een toffe verhuis hebben, en dan gewoon verder bouwen aan het Cravat-verhaal. Dat is onze ambitie.”

16

agencies OFCORES

“Technologie wordt steeds belangrijker, maar menselijke interactie zal altijd de basis blijven” Gezichtsherkenning, augmented reality, AI-networking, virtuele beursbezoeken… Elk jaar doen er weer nieuwe technologieën hun intrede binnen de eventwereld. Covid-19 heeft wereldwijd voor een fenomenale stroomversnelling gezorgd, een ware revolutie binnen een hard getroffen sector. Het eventbedrijf OFCORES heeft zich de voorbije jaren gespecialiseerd in technologische oplossingen voor events, en wil hierin een voortrekker blijven. Managing Director Jean-Baptiste De Bock legt ons uit welke rol hij ziet voor technologie binnen de eventwereld, en aan welke trends wij ons mogen verwachten.

T

oen OFCORES acht jaar geleden van start ging, merkte JeanBaptiste al vrij snel dat er heel wat groeipotentieel was voor technologische eventoplossingen. “Onze eerste klant was de digitale marketingassociatie IAB, Interactive Advertising Bureau. We moesten meteen op zoek naar oplossingen gekoppeld aan technologie. Het viel op dat het toen nog niet zo evident was om technologie te integreren in events, maar we zijn er ons meteen in gaan verdiepen. Vanuit die opdracht volgden andere klanten uit de tech-sector. Zo is technologie dus organisch binnengesijpeld in onze organisatie, tot het moment dat we beslist hebben om dit echt als positionering te gaan gebruiken. We zijn gaan inzetten op research, hebben zelf heel wat geïnvesteerd, en hebben ervoor gezorgd dat iedereen in ons team die technologische flavour heeft. Vandaag is technologie echt een van onze basispijlers. We hebben bijvoorbeeld een Technology Officer, die fulltime met dit soort oplossingen bezig is. Vorig jaar hebben we ook een technologische startup overgenomen, omdat we hier veel potentieel in zien voor de eventindustrie (zie kaderstuk).”

Focus op de customer journey & audience engagement De integratie van technologie in evenementen mag echter geen doel op zich zijn. “Voor elk project moet je bekijken: wat zijn de doelstellingen? En hoe kunnen we dit met bepaalde technologieën ondersteunen? Zijn het must-haves of zijn het nice-to-haves? Hoe ga je met online & hybride events om met audience engagement uitdagingen?”

“Sommige klanten willen uitpakken met leuke items. VR-gaming op events, racesimulator, droneparcours, photobooth met animated gifs, bodyscan… dat kan

ter ondersteuning van het bereik of om het sharen te stimuleren, maar vaak is het toch de funfactor die primeert. Ik vind echter dat je altijd moet starten vanuit de customer journey. De laatste jaren zijn er heel wat technologieën die daarvoor geïntegreerd kunnen worden. Heel interessant zijn bijvoorbeeld communicatietools om interacties te genereren tussen de klant en het publiek of tussen het publiek onderling. Daar zie je een constante evolutie, met ook steeds meer artificial intelligence. Maar de technologie zit voorlopig nog heel gefragmenteerd, bij veel kleine providers.

Het is dus aan ons om een schakel te vormen tussen die partners en onze klant.”

agencies 17

“Voor elk project moet je bekijken: wat zijn de doelstellingen? En hoe kunnen we dit met bepaalde technologieën ondersteunen?”

Naar een technologische revolutie post-corona?

Jean-Baptiste De Bock, Managing Director OFCORES

Meerwaarde onderbouwen Momenteel loopt nog niet elke klant even warm voor technologische innovatie. Nochtans zijn sommige integraties absoluut noodzakelijk. Zoals een performant event platform, ter ondersteuning van de customer journey, om data te capteren en heel wat parameters te analyseren. “We blijven aan de basis natuurlijk een eventbedrijf, wat betekent dat we ook projecten zonder technologieintegratie verzorgen. Bij heel wat traditionele sectoren is die integratie bijvoorbeeld nog niet ingeburgerd, en beperkt men zich tot bijvoorbeeld een livestreaming. Klanten die twijfelen, kunnen we meestal wel over de streep trekken door leuke cases te tonen en de meerwaarde van de technologische oplossing goed te onderbouwen. Anderzijds zijn er door onze positionering ook klanten die specifiek op zoek zijn naar ondersteuning in eventtechnologie. Zij verwachten dat wij met nieuwe dingen komen. Voor de events van ETNO, de Europese associatie van telecomoperatoren, staan wij bijvoorbeeld in voor de algemene organisatie. Maar zij voorzien ook steeds een budget om 1 of 2 toffe, nieuwe techideeën te integreren. Zo hebben we voor hen hashtags geprint op toastjes in pompoenmoes, met een 3D-foodprinter. Het is altijd leuk om zulke dingen te kunnen tonen.”

De huidige COVID-19-crisis zal volgens Jean-Baptiste zeker een blijvende invloed hebben op de rol van technologie binnen events. “Virtual events of virtuele integraties in events gaan door deze situatie in een stroomversnelling komen: virtual visits, virtual boardrooms, livestreams, Algemene Vergaderingen op afstand en mét voting, productlanceringen, internationale congressen… We merken nu reeds een stijgende vraag, op korte termijn is het de enige optie.

Bedrijven die helemaal niet gewend waren om met dergelijke technologieën te werken, hebben nu bepaalde voordelen ontdekt, een andere mindset gekregen en stellen zich de vraag hoe dit hen kan helpen om kosten-efficiënt bepaalde ervaringen te creëren. Op enkele weken hebben we de business quasi moeten heruitvinden, wat heeft geleid tot uiterst

creatieve concepten binnen het kader van online events. Dit hadden we ons nooit kunnen inbeelden. Ondanks het feit dat de eventsector heel zwaar is getroffen, zijn het toch heel boeiende tijden voor eventprofessionals met een passie voor technologie.”

“De laatste maanden kregen we regelmatig de vraag: stel dat het niet kan doorgaan, kunnen jullie dan een plan B, en C voorzien: Live, hybrid & online?. Live events zullen er op korte termijn anders uitzien, de sector werkt hard om events op een veilige manier te laten doorgaan. Sector verenigingen hebben een sterk event risk model en code of conduct gecreëerd, een dossier dat positief werd bevonden door de GEES en politiek. Hopelijk nemen instanties snel beslissingen, zodat duidelijkheid komt voor de sector.”



18

agencies

“Op enkele weken hebben we de business quasi moeten heruitvinden, wat heeft geleid tot uiterst creatieve concepten binnen het kader van online events.”

De tendens die men bij OFCORES verwacht in een post-corona tijdperk, zal tweeledig zijn. “Enerzijds een verschuiving naar hybride events: “The best of both worlds”. De live experience, in combinatie met een kwalitatief online ervaring, wat het grootste bereik en return on investment zal genereren. Anderzijds zou het een logische trend zijn dat gigantische mondiale beurzen, internationale congressen en wereldwijde massahappenings, een shift maken naar een spreiding van het risico en eerder lokaler werken. De impact van Covid-19 op de luchtvaartindustrie speelt hier eveneens een belangrijke rol, de verwachte stijgende kostprijs van reizen zal zeker beide verschuivingen stimuleren. Het was trouwens onhoudbaar en naïef om te denken dat we de wereld konden blijven rondvliegen voor EUR 100. Dit zou een positieve en logische evolutie zijn.

Think global, act local & virtual!”

De toekomst van events Maar gaat technologie events nu helemaal veranderen? Zullen events over 10 jaar helemaal high-tech zijn? “Ik denk dat de basis van events altijd menselijke interactie zal blijven. Als je ziet hoe mensen nu thuis zitten en smachten om naar buiten te komen en andere mensen te zien. Events zijn live interactions, en die ga je nooit kunnen vervangen door technologie. Technologie kan enkel faciliteren, door bepaalde zaken makkelijker en efficiënter maken. Maar de basis blijft het samenbrengen van mensen.

Op dat vlak verwacht ik geen grote shift”, zo besluit Jean-Baptiste.

DiscoVR: “De levenscyclus van het event virtueel uitbreiden” Afgelopen jaar nam OFCORES de start-up DiscoVR onder zijn vleugels. “We hadden al een paar projecten samen gedaan, en daaruit bleek dat we dezelfde mindset hadden. Bovendien merkten we dat er in het product een enorm potentieel zit voor de eventsector, en dat we daar een gamechanger kunnen zijn voor bepaalde aspecten.”

DiscoVR geeft bedrijven en organisatoren de mogelijkheid om virtuele visites aan te bieden.

“Via DiscoVR kan je bijvoorbeeld virtueel rondlopen op een beurs of een event. Een mooi voorbeeld was onze opdracht voor Volvo tijdens het Autosalon. In twee pop-up shops, in Antwerpen en Namen, kon men met een VR-bril een bezoek brengen aan het Autosalon. Je kon rondlopen op de stand, in auto’s binnenkijken... Overal vond je informatie, video’s, en zelfs een link naar de car configurator. Zo’n virtueel bezoek zorgt voor een versterking van de communicatie en verlengt ook de levenscyclus van het event.”

“Deze virtuele bezoeken zijn bijzonder interessant voor beurzen en congressen. We kunnen intussen ook sketchups converteren, zodat de beurs zelf nog niet klaar hoeft te staan om er te kunnen rondlopen. Zo krijgen bezoekers of exposanten een idee van hoe alles eruit zal zien. Of we creëren online events, met geheel virtuele maar toch realistische beursbezoeken, met interactie tussen standhouders en bezoekers. Voor hotels en event venues kunnen we dit integreren in Google Street View, wat dan weer een positief effect heeft op de SEO. Het laat je ook toe het aantal bezoeken tot een minimum te beperken, een tijdswinst voor zowel de klant, het eventbureau als de leverancier. Er is zelfs de mogelijkheid om heel accuraat afstanden op te meten binnen de virtual visits.”

TAKING CARE OF PEOPLE IS WHAT WE DO

www.veryfood.be

INSPIRED EVENT CATERING

Fantastic event catering is a state of mind, based on inspired innovation and tailor-made craftsmanship, providing remarkably singular experiences.

As culinary event creators, Gourmet Invent has brought impeccable quality, novel settings and true authenticity to countless events, large and small, over the past 30 years.

You create dreams.

We make them melt in your mouth!

Photo: Gourmet Invent @ Group Ghistelinck - Launch EQC

www.gourmetinvent.be | T: +32 (0)9 241 50 25 info@gourmetinvent.be | member of Compass Group Belgium

agencies 21

Eleven3 ondersteunt European Railway Award 2020

Fotos: Julie de Bellaing

V

oor de tweede keer op rij was Eleven3 nauw betrokken bij de European Railway Award, gezamenlijk georganiseerd door de Community of European Railway and Infrastructure Companies (CER) en de Association of the European Rail Supply Industry (UNIFE).

De spoorwegsector zit vol met slimme ideeën, ingenieuze innovatie en gedurfde beleidsinitiatieven die zijn ontworpen om de spoorverkeer vandaag en in de toekomst te verbeteren, te laten groeien en te versterken. De European Railway Award viert deze verwezenlijkingen en de geïnspireerde personen die er aan werkten.

De European Railway Award trekt meer dan 500 gasten uit heel Europa, inclusief politici op hoog niveau en stakeholders in de vervoerssector. Het evenement, georganiseerd in de Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België, omvatte een ceremonie in het Auditorium en een receptie in het Forum.

22

agencies

De eventsector toont zich flexibel in tijden van crisis De coronacrisis overviel de eventsector als een donderslag bij heldere hemel. Ondanks de enorme impact op hun activiteiten, zijn de meeste agentschappen en suppliers niet bij de pakken blijven zitten. Ze hebben enorm snel geschakeld en hebben hun dienstverlening aangepast om in te spelen op de nieuwe situatie. Enkele mooie voorbeelden…

BUTIK Agency – “Blij in de Wachtrij”

CityCubes – Disinfect

Ecco La Luna – The Virtual Away Day event masters – Online Infinite Loop

agencies 23

Fast Forward – Digital meets Live

The Box Company – Remote Teambuilding

Sylvester – Online & virtual communication experiences

The Oval Office D Worx 75y: digital speeddate

24

event management

“Risico’s in kaart brengen voor een veilige heropstart” Hoewel de geldende coronamaatregelen de eventwereld nog steeds lam leggen, bereidt de sector zich voor op een mogelijke heropstart. De voorbije weken werd er door de Alliantie van Belgische Eventfederaties (ACC, Febelux, BESA & BECAS), Toerisme Vlaanderen en EventFlanders hard gewerkt aan het Event Risk Model, een tool om de risico’s van een evenement, groot of klein, in kaart te brengen en aan te pakken. De initiatiefnemer van dit model, Hans Perquy van het agentschap MeetMarcel, geeft meer uitleg.

“S

inds het begin van de COVID19-problematiek is ACC, ook in alliantie met de andere federaties, heel actief geweest”, zegt Hans Perquy. “Hun aandacht ging in de eerste plaats natuurlijk naar steunmaatregelen zoals hinderpremies en technische werkloosheid.

Maar tegelijkertijd was het belangrijk om ook al werk te maken van de heropstart, een soort exit-strategie voor onze sector. Iedereen weet dat evenementen pas als laatste terug zullen worden opgestart. Een volledig COVID19-vrij evenement kan misschien pas opnieuw binnen een jaar, wanneer iedereen gevaccineerd is. Maar ook in tussentijd moeten we toch weer evenementen kunnen organiseren. We spreken in die situatie over een ‘accepted risk’. We moeten dus het risico in kaart brengen. En daarvoor hebben we dit model ontwikkeld.”

tenschappelijk te gaan onderbouwen, en werd de cel Publieke Impact van de Karel de Grote Hogeschool betrokken.

Zo hebben we dit verder bijgeschaafd tot een model met concentrische cirkels: het evenement staat in het midden, met daarrond vier kwadranten: place, people, programma en planning.”

Stevig onderbouwd

Hoofd- en subparameters

Het huidige Event Risk Model is het resultaat van een denkoefening waarbij verschillende partijen werden betrokken. “We zijn gestart met een leeg blad en beginnen nadenken over de risico’s van een breed gamma aan evenementen, om dit vervolgens in een model te gieten. Vanaf een bepaald moment was er de noodzaak om dit, los van onze evenementiële ervaring, ook we-

In totaal bevat het Event Risk Model 18 hoofdparameters. “Dat zijn de belangrijke parameters die het risico van een evenement bepalen. Denk bijvoorbeeld aan het onderscheid tussen indoor en outdoor, waarbij indoor in deze situatie natuurlijk veel risicovoller is. Binnen de hoofdparameters zijn er dan verschillende subparameters.

Dat zijn verzachtende maatregelen

“Eigenlijk is een event de meest geschikte tool om gecontroleerd publiek leven te hebben”

Hans Perquy

die maken dat het risico terug daalt.

We meten dus eerst het risico op de hoofdparameter, en vervolgens definiëren we de verzachtende maatregelen op de subparameter.”

Code of Conduct Eigenlijk wordt er een dubbel document gelanceerd. Want het Event Risk Model komt samen met een begeleidende Code of Conduct. “Deze handleiding geeft uitleg omtrent de maatregelen en omvat tal van tips & tricks. Het start bij de communicatie en eindigt bij de aftercare van een evenement. Hoe moet je de check-in inrichten? Hoe pak je de vestiaire aan?

Wat zijn goede beschermende materialen? Wat nemen we mee in de communicatie? Wat met food & beverage?

Het zijn allemaal heel bevattelijke aanbevelingen. Allemaal dingen die met gezond verstand zijn opgesteld en steeds wetenschappelijk worden onderbouwd. Verder is het ook de bedoeling dat het generieke gedeelte van het document wordt aangevuld met input uit de omringende sectoren.”

event management 25

“Met het gebruik van het Event Risk Model krijgen bezoekers de garantie dat er tot in de kleinste details is nagedacht over de risico’s en dat alle mogelijke maatregelen zijn getroffen.”

Gecontroleerd publiek leven Het Event Risk Model toont dat de sector klaar staat om op een positieve manier al werkend uit de crisis te komen. “Een evenement is een fantastische tool om net heel gecontroleerd, bestudeerd en gemodelleerd een groep mensen een schitterende ervaring te laten beleven.

Als ik nu even voor MeetMarcel spreek, dan starten veel van onze events in een naakte zaal, waar wij dan vervolgens bepalen welke bezoekersstromen er zullen zijn, welke de looplijnen zijn, waar het materiaal wordt gezet… Wij weten perfect hoeveel mensen er zullen zijn, wij kunnen bepalen waar de in- en uitgangen komen. De belangrijkste regel is nog altijd afstand houden en contacten vermijden. Zoiets kunnen wij perfect aansturen.

Eigenlijk is een event de meest geschikte tool om gecontroleerd publiek leven te hebben. Bovendien zit onze sector vol ervaren mensen, die weten hoe ze mensenstromen moeten aansturen.”

Bal in het kamp van de Veiligheidsraad Intussen kwam het Event Risk Model al op tafel tijdens besprekingen met

oa. minister Zuhal Demir en viroloog Marc Van Ranst. “Zij waren erg lovend over het model. Het dossier ligt nu bij de GEES, de groep die de regering adviseert omtrent het afbouwen van de maatregelen. De verwachting is dat zij dit zullen gebruiken in hun exitstrategie voor evenementen. Maar de finale beslissing ligt natuurlijk bij de Nationale Veiligheidsraad. Het is een adviesmodel, maar het is aan de politieke overheid om te bepalen wat ze ermee gaan doen. De beslissing omtrent individuele events is trouwens een lokale bevoegdheid. We zouden graag hebben dat dit model op lokaal niveau wordt gebruikt om advies te geven over evenementen.”

Perspectief De belangrijkste boodschap van de Alliantie is een vraag om perspectief.

“Wij vragen niet om vanaf 1 juni terug events te mogen organiseren. Dat zou niet goed zijn. Maar we hebben de overheid wel bewust kunnen maken van de inertie van onze sector. Van het feit dat wij toch 2 à 3 maanden nodig

hebben om onze klant te informeren, een voorstel te maken, een goedkeuring te krijgen, communicatie op te starten, etc. Daarom is het belangrijk dat men ons een bepaald perspectief in de tijd kan bieden, altijd voorwaardelijk, in het licht van de evolutie van de epidemie. Het is een sterk signaal dat wij als sector komen met een model dat breed wordt gedragen. Wij zijn bewust dat een event - zoals alle zaken in het leven - altijd risico’s zal dragen.

Maar we brengen deze in kaart en nemen alle mogelijke maatregelen om ze zo klein mogelijk te houden. Dan kunnen we spreken over een accepted risk. Met het gebruik van het Event Risk Model krijgen bezoekers dus de garantie dat er tot in de kleinste details is nagedacht over de risico’s en dat alle mogelijke maatregelen zijn getroffen. Met deze aanpak tonen we dat we een evenement beheersbaar kunnen maken, door een aantal heel erg duidelijke parameters in kaart te brengen”, zo besluit Hans Perquy.

26

event management

“Investeren in onze eigen organisatie en onze sector” Tom Bellens, zaakvoerder van het agentschap Push To Talk, beleeft deze coronacrisis vanuit een uniek drievoudig perspectief. Want naast zijn eigen onderneming ondersteunt hij op dagelijkse basis het crisiscentrum van de federale overheid, én is hij als docent verbonden aan de Karel de Grote Hogeschool, die naar aanleiding van de crisis de eventsector in kaart bracht. Met hem bekijken we welke lessen de sector kan trekken uit deze loodzware periode.

“P

ukkelpop in 2011, de aanslagen in 2016… Bij elke crisis stel ik vast dat we toch altijd relatief weinig leren”, aldus Tom Bellens. “Maar deze crisis is zo impactvol…

Bij heel wat collega’s staat het water aan de lippen. De vraag die we moeten stellen is: hoe moeten we onszelf organiseren?

Een deel van de sector blijft immers steken in het organiseren van fun en plezier. Maar fun en plezier weegt niet op tegen de volksgezondheid. We stellen nu bijvoorbeeld vast dat mensen bereid zijn het een jaartje zonder festivals te doen. En dat ze niet per se op reis moeten dit jaar. Fun en plezier zijn dus het eerste wat sneuvelt in zo’n crisissituatie. Dus moet je ervoor zorgen dat je als agentschap meer doet dan alleen maar fun en plezier leveren. Klanten willen immers nog steeds inhoudelijk blijven communiceren. Wij krijgen van klanten de vraag om hun communicatie zo te organiseren dat men kan blijven in gesprek gaan met de stakeholders. Ze zien Push To Talk dus niet puur als eventbureau, maar wel als een organisator van hun communicatie en hun uitdagingen. Het merendeel van mijn klanten is dan ook in deze periode nog altijd klant.

Misschien aan een lager debiet, maar ze weten dat ze bij ons kunnen aankloppen, in goede en minder goede tijden. Dus niet enkel voor de feestjes.”

Omgaan met risico’s Al jarenlang slaat Tom Bellens op de nagel van een uitgebreid preventiebeleid voor events. “Je kan preventie niet afvinken als één puntje van het event. Het zit overal. Preventie is binnen Push To Talk geëvolueerd naar een mindset. Het zit in ons DNA. Daarom hebben we ook een goede match met klanten die bezig zijn rond welzijn, zorg en veiligheid: ziekenhuizen, overheden,... Ik pleit al jaren voor een verdere professionalisering van de sector, met inbegrip van risicoanalyse en preventie.

Tom Bellens

“Ik pleit al jaren voor een verdere professionalisering van de sector, met inbegrip van risicoanalyse en preventie.”

event management 27

“je kan niet jezelf op de borst slaan als het goed loopt, en naar de overheid kijken als het fout gaat.”

Dat heeft al lang niet meer te maken met enkel het voorkomen van een brandje. Dat is puur basispreventie. Het gaat ook om risico-inventarisatie en crisiscommunicatie. Je gaat je event goed organiseren, maar hoe ga je dat communiceren? Dat is allemaal veel complexer geworden. Dat merk ik ook in het crisiscentrum, waar ik vrijwillig meehelp binnen het crisiscommunicatieteam, en waar ik elke dag bijleer. Want als ondernemers kunnen wij heel wat leren van de overheid. Een overheid heeft minstens even veel uitdagingen dan wij als ondernemers. Dus daar kan je leren en ideeën halen, om je eigen klanten beter te begeleiden. Eigenlijk zouden we allemaal van elkaar kunnen en moeten leren: ondernemers, overheden, onderwijsinstellingen en zelfs de burgers.”

“Het zal wel goed lopen” Maar waarom is het dan zo moeilijk om die preventiecultuur te installeren? “De eerste vraag die collega’s meestal stellen is: wie gaat dat betalen? Wel ja, er hangt een kost aan vast. Ik ben een van de grootste klanten van de verzekeraar. Ik voorzie op elk event een AED-toestel en ik heb daar een opleiding voor genoten. Zo’n dingen kosten geld.

Maar mijn klant betaalt daar niet extra voor. Dat zit in onze rugzak. Dat hoort bij ons vak. Een arts heeft ook moeten investeren in zijn jarenlange opleiding. Maar die cultuur is er niet in onze sector. Veel collega’s zijn begonnen met een feestje organiseren, en zijn zo verder gegroeid. En dat is zelfs geen verwijt. Maar omdat het nog nooit is fout gelopen, blijft men steeds op dezelfde weg verdergaan. Wij gaan er veel te veel vanuit dat een evenement wel goed zal lopen. En als het dan eens verkeerd gaat, dan schuiven we het onder de mat. Collega’s mogen het zeker niet te weten komen. Terwijl die er net uit kunnen leren. In de veilig-

heidswereld ligt dat totaal anders. Daar zijn congressen over wat is misgelopen, wat ze eruit geleerd hebben en wat men eraan gedaan heeft. Dat zou voor onze sector ook heel interessant zijn. We moeten onszelf tegen het licht houden in plaats van alles uit te zweten en gewoon te wachten tot alles weer zijn gewone gang kan gaan.”

Investeren in geloofwaardigheid De eventsector staat volgens Tom Bellens op een belangrijk kruispunt. “We moeten ons beter gaan organiseren.

Bijvoorbeeld met opleidingen. Kennis delen. Ik zie nu overal webinars opduiken. Fantastisch! Maar waarom kon dat voorheen niet? Toen ik mijn opleidingen rampenmanagement en preventieadviseur volgde werd ik door collega’s vaak raar aangekeken. “Creativiteit is toch het belangrijkste?”, hoorde je dan. Maar voor mij is veiligheid het belangrijkste. Veiligheid is voortdurend de vraag stellen: “Wat als?”. Wat als het goed weer is? Wat als het slecht weer is? Wat als ik niet genoeg tickets verkoop? Dat zijn nog de situaties die men kent. Maar men moet dat verder doortrekken. Wat bij een gezondheidscrisis? Wat bij terreurdreiging? Veel organisatoren zeggen: dat is het probleem van de overheid. Maar je kan niet jezelf op de borst slaan als het goed loopt, en naar de overheid kijken als het fout gaat. Er moet een plan van aanpak zijn. Van alle B2B-events doet misschien 10% een risico-inventarisatie.

Als grote bedrijven, die werken met een risk manager, dat zien, dan gaan ze ons nooit serieus nemen. Dan zien ze ons als cowboys. Ik denk dat we nu zelf moeten investeren in een aantal zaken die onze geloofwaardigheid beter maken.

Anders worden we volgende keer weer als eerste stilgelegd om als laatste weer te hervatten.”



28

event management

“Ik ben ervan overtuigd dat we op termijn terug evenementen gaan doen waar mensen dicht bij mekaar staan. Maar we gaan onszelf hopelijk anders organiseren.“

Een duidelijk verhaal brengen Tom Bellens meent dat de eventsector niet moet wachten tot de overheid iets oplegt, maar dat men als een mature organisatie zelf met een visie moet komen. “De overheid zal niet komen met de regels die wij willen. We moeten zelf met een verhaal naar hen stappen. Een duidelijk verhaal, met ook een plan voor wanneer het mis loopt. Events zijn een chaotische wereld die ze niet kennen. Daarom moeten wij ons gaan organiseren met opleidingen, erkende keuringen, om zo onze impact toonbaar en meetbaar maken, gefundeerd en gestructureerd. We moeten de overheid benaderen met een plan van aanpak. Zo kan je beter en sneller zaken bekomen. Ik pleit dan ook om ons te groeperen en professionaliseren wat betreft preventie. Als ik een lezing geef over veiligheid, staan er met wat geluk vijf mensen uit de eventsector voor mij. Ik vrees dus dat wij als sector nog te weinig investeren in die “Wat als” principes. We moeten eerst investeren in onze eigen organisatie en onze sector.

Dat is ook de reden waarom ik zoveel tijd steek in mijn werk voor de Karel de Grote Hogeschool en het crisiscentrum. Ik ben blij dat ik ook in deze periode daar achter de schermen mee het verschil kan maken.”

Het event van de toekomst Rest ons nog de vraag hoe een B2B-evenement er in de toekomst uit zal zien. “Covid-19 gaat met de tijd evolueren naar een griepvirus. Maar heeft iemand ooit over de griep geschreven in zijn veiligheidsdossier? Het merendeel niet.

Terwijl ziektes toch een duidelijk risico zijn. Ik denk niet

dat evenementen sterk zullen veranderen als we die cultuur van veiligheid kunnen installeren. Ik ben ervan overtuigd dat we op termijn terug evenementen gaan doen waar mensen dicht bij mekaar staan. Maar we gaan onszelf hopelijk anders organiseren. Door bijvoorbeeld op de uitnodiging te vermelden: “bent u ziek, gelieve last minute nog te annuleren”. We zeggen altijd dat no-shows zo schandalig zijn.

Maar eigenlijk moeten we blij zijn dat zieke mensen thuis blijven. Het is ook goed mogelijk dat mondmaskers een gewoonte worden voor cateringmedewerkers, net zoals een helm en veiligheidsschoenen dat zijn bij de opbouwcrew.

Vroeger werd je nog weggelachen met een helm. Maar het is een beschermende factor voor een groot gevaar. Ik denk dat er een aantal zaken heel gewoon gaan worden. Temperatuur meten, mensen met koorts naar huis sturen. Je kan het vergelijken met de Bob-campagne: dat komt in feite ook neer op het voorkomen dat mensen een ongeluk veroorzaken.

Ik ben er zeker van dat wij terug evenementen gaan doen, maar dan wel binnen een ander kader. Creativiteit blijft belangrijk, maar niet meer in de zin dat alles kan. Vroeger was het in onze sector: hoe minder regels hoe beter. Dat is voorbij. Je moet creatief zijn binnen het kader dat je krijgt: budgettair, gezondheid… Kleur je daarbuiten, dan moet je er tegen kunnen dat je ook eens klappen krijgt”, zo besluit Tom Bellens.

www.ofcores.events

Virtual and hybrid event solutions tailored to your goals. No stress. High impact and maximum return on your events.

30

event management

“Met de sector samenwerken aan een betere kennis over verzekeringen” De verplichte annulatie van hun events was voor veel organisatoren een bittere pil om te slikken. Deze crisis maakt ook duidelijk dat organisatoren dikwijls nog te weinig beseffen waarvoor ze wel en niet verzekerd zijn.

Wij spraken met Tom Driesens van verzekeringskantoor Verheyen, dat binnen de eventsector al vier jaar werkt aan een grotere bewustwording omtrent verzekeringen. “Een basiskennis van verzekeringen zal zeker een meerwaarde betekenen voor hoe organisatoren naar risico’s kijken.”

Tom Driesens

Burgerlijke Aansprakelijkheid

V

erzekeringen Verheyen heeft zich sinds vier jaar specifiek toegelegd op de eventsector. “Wij zijn een klassiek makelaarskantoor en ontwikkelden de laatste jaren enkele producten op maat voor deze sector”, vertelt Tom Driesens. “Onze klanten komen voort uit alle types evenementen: festivals, concerten, B2B, congressen, beurzen, sportevents en bedrijven die zelf hun events organiseren. Daarnaast servicen we ook toeleveranciers zoals cateraars, tentverhuurders, standenbouwers,…

Ook voor hen hebben we specifieke mogelijkheden. Over het algemeen kennen verzekeraars de evenementensector eigenlijk niet en dus hadden ze ook geen specifieke producten. Daarom hebben we, samen met ACC, de noden van organisatoren in kaart gebracht en hiervoor gepaste verzekeraar(s) gezocht. Dit leverde een zeer mooi resultaat op voor oa. de Burgerlijke Aansprakelijkheid.

We voelen dat deze sector nood heeft aan een verzekeringspartner die hun werking begrijpt. Zo helpen we mee aan de professionalisering van deze sector.”

Betere basiskennis Het is belangrijk dat organisatoren en leveranciers hun verzekeraar zien als een partner. “Wij hebben het liefste dat onze klanten ons vragen stellen over contracten die ze aangaan met leveranciers en/of klanten. Op deze manier

kunnen we hen gepast adviseren en mogelijke financiële gevolgen van bepaalde clausules blootleggen. Zo hebben we al kunnen bewerkstelligen dat clausules uit contracten met leveranciers werden geschrapt omdat deze buitensporige bedragen vermeldden in het nadeel van onze klant. Door de coronacrisis is duidelijk geworden dat de kennis over verzekeringen nog niet genoeg aanwe-

“Door de coronacrisis is duidelijk geworden dat de kennis over verzekeringen nog niet genoeg aanwezig is.“

zig is. In sé is dit niet zo erg. Wij kunnen ook geen creatieve events organiseren.

Maar we zijn er wel van overtuigd dat een basiskennis omtrent verzekeringen een meerwaarde zal betekenen voor hoe organisatoren naar risico’s kijken.

Daarom is het interessant om de twee belangrijkste verzekeringsproducten voor de sector nog eens uit de doeken te doen.”

De verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid, ook bekend onder de noemer BA-uitbating, is een absolute must voor elke eventondernemer. Dit is de familiale verzekering van het bedrijf. “Het uitgangspunt is dat jouw aansprakelijkheid wordt verzekerd tijdens de uitoefening van jouw activiteit. Om te spreken over een aansprakelijkheid moeten er een fout, een schade en een oorzakelijk verband zijn. Als deze 3 elementen niet aanwezig zijn, is er geen aansprakelijkheid.

Bovendien moet de schadelijder ook een “derde” zijn en zal er enkel extracontractuele schade vergoed worden.

Het kan hierbij gaan om materiële en/ of lichamelijke schade en soms ook financieel verlies naar aanleiding van deze schade.”

Het is belangrijk om te beseffen wat een polis wel en niet omvat. “In een standaardpolis wordt schade aan gehuurde materialen zoals geluid en licht niet vergoed omdat het een contractuele verplichting is om het materiaal in dezelfde staat terug te geven. Vele organisatoren realiseren zich dit niet totdat er zich een schade voordoet. Uiteraard is dit één van de dekkingen die wij standaard hebben opgenomen, alsook schade aan gehuurde/gebruikte panden. De limieten in de standaardpolissen lagen naar onze mening té laag voor de risico’s die organisatoren lopen, vandaar dat wij deze

event management 31

limieten serieus hebben opgetrokken.

Een event brengt veel personen samen op één plaats, met potentieel een grote schade.”

Maar er zijn nog andere dekkingen mogelijk en alle maatschappijen hanteren hun eigen voorwaarden en premiezettingen. “Dit maakt dat er specifieke risico’s nog té vaak onverzekerd bleven en er geen éénduidige premiezetting was.

Dit hoeft niet langer zo te zijn. We horen vaak dat toeleveranciers hun materiaal al verzekeren, maar in vele gevallen is het niet duidelijk tegen welke schade het verzekerd is. In de meeste gevallen is dit enkel tegen brand en is bijvoorbeeld een omgevallen beeldscherm niet gedekt.

Een BA-Uitbating dekt dus schade aan derden, maar het is niet verkeerd om ook aan jezelf te denken. Schade aan eigen materiaal of financiële schade door een annulatie van een event, zijn enkele voorbeelden van risico’s die veelal worden vergeten.”

Annulatieverzekering Daar waar een aansprakelijkheidsverzekering door heel wat maatschappijen wordt aangeboden - los van de volledigheid van de waarborgen - ligt dit bij een annulatieverzekering helemaal anders.

“Deze materie is zodanig gespecialiseerd dat er in Europa slechts enkele verzekeraars dit aanbieden. De klassieke verzekeraars zoals wij ze in België kennen, bieden dit niet aan. Klassieke verzekeringsmakelaars beheersen deze materie ook niet, waardoor er vaak geen correcte informatie wordt gegeven.”

De financiële impact van een annulatie van een evenement wordt ook nog te vaak onderschat. “Hoeveel kosten van

leveranciers worden toch aangerekend bij een annulatie? Wil de opdrachtgever het saldo nog wel betalen? Onze ervaring leert dat het heel moeilijk is om de impact in te schatten. Wij maken deze oefening samen met onze klanten en zien heel vaak contracten waar weinig tot niets wordt vermeld over “overmacht”.

Meestal gaat de annulatieclausule over het feit dat de klant de dienst niet meer wil. Het spreekt voor zich dat bij deze

“het scenario van een annulatie van een evenement is nog niet volledig ingebed in vele preventieplannen, waardoor er misschien niet altijd over de gevolgen wordt nagedacht.” clausules schadevergoedingen worden gehanteerd, maar bij overmacht ligt dit toch anders. Bij overmacht wordt er onderhandeld met leveranciers en klant.

De uitkomst blijft dus onzeker voor alle partijen. Daarom is het heel nuttig om contractueel te bepalen hoe de financiën worden geregeld in geval van overmacht.

Dat neemt veel onzekerheid weg.”

De bedoeling van een annulatieverzekering is om de niet te recupereren kosten (of soms de omzet) te vergoeden in geval van overmacht. “Denk bijvoorbeeld aan een brand, stakingen, een dodelijk ongeval tijdens de opbouw, het overlijden van de CEO van de opdrachtgever, een daad

van terreur of dreiging, stormweer,… Dit zijn situaties waarbij iedereen het event nog wel wil laten doorgaan, maar dit door de omstandigheden onmogelijk is geworden of er extra kosten moeten worden gemaakt. Alle organisatoren krijgen vroeg of laat te maken met dergelijke situaties. We raden aan om hierover met klanten en leveranciers in open gesprek te gaan. We zijn ervan overtuigd dat alle organisatoren er alles aan doen om schades te vermijden en een bepaald preventiebeleid voeren. Maar het scenario van een annulatie van een evenement is nog niet volledig ingebed in vele preventieplannen, waardoor er misschien niet altijd over de gevolgen wordt nagedacht.

Ook hierin staan we onze klanten bij en reiken we aandachtspunten aan.”

Wat met de toekomst?

De coronacrisis slaat nu hard toe, waardoor iedereen in de eventsector een enorme impact ondervindt. “Spijtig genoeg is corona intussen een gekend feit, waardoor het per definitie onverzekerbaar wordt. Bij sommige verzekeraars waren pandemieën uitgesloten na de SARS-uitbraak in 2002-2003.

Momenteel sluiten alle verzekeraars coronavirussen en pandemieën uit in polissen die na de uitbraak werden onderschreven. We hopen dat er een oplossing komt in de toekomst, maar dat is nu nog onzeker. Na de aanslagen in 2015-2016 hadden we ook nooit durven denken dat we momenteel heel uitgebreide dekkingen voor terrorisme zouden kunnen aanbieden. Samen met ACC bekijken we verschillende denkpistes over hoe we annulatieverzekeringen meer onder de aandacht kunnen brengen en hoe deze in de toekomst op een efficiënte manier kunnen worden afgesloten.”

32

event management

“Meestal is een verplaatsing van het evenement in het belang van alle partijen” Sinds maart zijn er in ons land duizenden evenementen – van kleine bijeenkomsten tot grote massa-events geannuleerd. Naast de teleurstelling over het afblazen van een event waar men vaak lang naar uit heeft gekeken, worden initiatiefnemers, organisatoren en leveranciers ook geconfronteerd met de praktische afhandeling van zo’n annulatie. Wie heeft recht op wat? Wie staat in voor de reeds gemaakte kosten? Het zijn vragen die meer dan eens tot conflicten leiden. Wij legden ons oor te luister bij Katrien Maris en Agnès Maqua van het advocatenkantoor KOAN LAW FIRM, sinds jaar en dag trouwe partner van ACC, die voor ons de belangrijkste basisregels uit de doeken doen.

“H

Alternatief

et is belangrijk om te weten dat een relatie tussen een adverteerder en een eventbureau, of tussen een eventbureau en een leverancier eigenlijk een contract is”, zo vertelt Katrien Maris. “En alle verplichtingen die voortvloeien uit dat contract, moeten worden nageleefd. Als men daar niet aan kan voldoen, dat is er sprake van contractbreuk. Er is echter een uitzondering op dit gegeven, en dat is het scenario van de overmacht.”

3 voorwaarden voor overmacht Volgens de Belgische wet is overmacht ‘een onoverkomelijk beletsel voor de nakoming van een verbintenis’. “Dat is natuurlijk een beetje vaag”, meent Agnès Maqua. “Uit de rechtspraak en rechtsleer komen er eigenlijk drie voorwaarden naar voren die definiëren wanneer er sprake is van een overmachtssituatie. Allereerst moet het gaan om een onvoorziene omstandigheid. De partijen konden er op het moment van het sluiten van het contract niet redelijk op voorzien dat er zich zo’n situatie zou voordoen. Wat betreft de coronacrisis kunnen we stellen dat dit geldt voor contracten die gesloten werden vóór de krokusvakantie. Vanaf de krokusvakantie kan men echter

Katrien Maris

stellen dat de situatie voorzienbaar was, onder meer door de situatie in China en Italië. De tweede voorwaarde is dat de situatie buiten de controle van de partijen ligt. Dit impliceert dat het voorval niet te wijten mag zijn aan de fout of de schuld van degene die de prestatie of het product moet leveren.

In de coronasituatie is dit dus zeker van toepassing. De overheid legde immers een samenscholingsverbod op waardoor de geplande events niet konden plaatsvinden.”

De derde voorwaarde is dat de partij die de overmacht inroept, zich echt in een absolute onmogelijkheid bevindt om zijn verplichting te kunnen nakomen. “Er is hier een verschil tussen een permanente belemmering om de verbintenis na te komen, en een tijdelijke belemmering”, zegt Katrien Maris. “Men spreekt van permanente belemmering wanneer er geen alternatief kan worden voorzien. Volgens ons is corona echter in vele gevallen een tijdelijke belemmering. Wanneer de inperkingsmaatregelen worden opgeheven, dan is de overmachtssituatie voorbij. Als een evenement dat tijdens die inperkingsperiode zou hebben plaatsgevonden, kan worden uitgesteld, dan is men daar eigenlijk toe gehouden. Want dan is het niet onmogelijk om zijn prestatie toch te kunnen nakomen. Er zijn natuurlijk situaties waarbij het onmogelijk of nutteloos is om een event uit te stellen. Bijvoorbeeld een specifiek event rond een bepaalde datum of gebeurtenis. Dan kunnen we wel spreken van een permanente belemmering. Maar wanneer uitstel mogelijk is, moet men al het nodige doen om het evenement alsnog te laten doorgaan, omdat partijen ook altijd gebonden zijn aan een schadebeperkingsplicht: dat wil zeggen dat men de schade zoveel mogelijk moet beperken ten aanzien van elkaar.”

event management 33

“Vaak is het in het belang van beide partijen dat een event kan worden verplaatst”

Concrete case Agnès Maqua

Mondelinge overeenkomst Hoe dan ook dient men in een situatie zoals deze van de dag van vandaag terug te grijpen naar hetgeen wordt gesteld in de algemene voorwaarden en het contract. Agnès Maqua: “Vaak worden overmachtssituaties in de clausules beschreven. Deze kunnen ook formaliteiten bevatten over de kennisgeving, het verdelen van de gemaakte kosten, de terugbetaling van voorschotten, een eventuele schadevergoeding… Als die zaken in de clausule door beide partijen zijn aanvaard, dan moeten ze zich hier aan houden. In de eventsector zien we echter vaak ook situaties waarin er geen contract is, omdat het om mondelinge afspraken gaat. In dat geval geldt de algemene wettelijke regeling bij wederkerige overeenkomsten, die zegt dat indien één van de partijen haar verplichting niet kan nakomen omwille van een overmachtssituatie, de andere partij eveneens bevrijd is van haar verplichting die hier onlosmakelijk aan verbonden was . Partij A kan namelijk het evenement niet laten doorgaan omdat het niet mag van de overheid, en partij B moet bijgevolg niet betalen voor een event dat niet doorgaat. Hierbij draagt iedereen zijn eigen kosten. Voorschotten waarvoor nog geen prestatie is geleverd, moeten worden terugbetaald.”

Annuleren omwille van een overheidsverbod, of uit voorzorg “Zelfs in het geval dat een epidemie in de algemene voorwaarden of het contract niet zou worden aanvaard als een overmachtssituatie, is er alsnog sprake van

overmacht in de huidige situatie, omdat het gaat om een beslissing die door de overheid is opgelegd, met name dat er geen evenementen mogen plaatsvinden t.e.m. een bepaalde datum”, stelt Katrien Maris. “De situatie waarin de overheid zélf een samenscholingsverbod oplegt dient inderdaad als een geval van overmacht te worden beschouwd. De situatie is anders wanneer men – zonder overheidsverbod – een evenement uit voorzorg niet wil laten doorgaan. Dan is de situatie niet gedekt door overmacht, en zal de partij die annuleert mogelijk een schadevergoeding moeten betalen.

Er is wel een tussensituatie waarbij een evenement uit voorzorg geannuleerd wordt, en waar achteraf toch blijkt dat de overheidsmaatregelen ook nog voor die periode verlengd worden. In dat geval gaan wij ervan uit dat dit ook onder de overmacht valt. Het is ook altijd interessant om terug te grijpen naar de annulatieverzekering, deze kan ook een oplossing bieden.”

Nieuwe overeenkomsten Het is heel belangrijk om bij het opstellen van nieuwe overeenkomsten rekening te houden met het virus. Agnes Maqua:. “Wanneer er nu een contract zou worden gesloten voor een evenement vlak na de inperkingsperiode, is het aangewezen clausules te bepalen waarin verschillende scenario’s worden voorzien: de ontbinding van het contract indien het verbod nog niet opgeheven zal zijn; een verplichting tot uitstel; een bepaling van welke kosten reeds zijn gemaakt, een verdeling van kosten, een gedeeltelijke of volledige terugbetaling van voorschotten.”

Laat ons de zaken nu nog even concreet maken met een voorbeeld uit de praktijk. “We werden gecontacteerd door een evenementenagentschap dat voor haar cliënt een congres organiseerde binnen de periode van de inperking”, zo vertelt Katrien Maris. “Er was ook een derde partij betrokken, die de congreslocatie en catering ter beschikking stelde.

Bovendien was er al een aanzienlijk voorschot betaald. Als we de voorwaarden van de overmacht overlopen, stellen we vast dat er sprake is van onvoorzienbare omstandigheden, buiten de controle van de uitvoerende partij. Maar was de derde voorwaarde, de permanente belemmering, ook voldaan? Het agentschap wou graag voor een uitstel gaan, en heeft de derde partij op ons advies gecontacteerd om een alternatief moment te voorzien.

Zo werd er een nieuwe datum gevonden, en kon de leverancier het voorschot behouden, met het oog op de toekomstige prestaties. In de algemene voorwaarden was er bij uitstel een forfait van 10% voorzien. Dit kwam echter te vervallen door de overmachtssituatie. Dat was voor onze cliënt het belangrijkste.”

Overleg De coronacrisis brengt zeer uitzonderlijke omstandigheden met zich mee, partijen bevinden zich in een situatie waarin ze zich nog nooit eerder hebben bevonden. “Er zijn weinig tot geen precedenten die kunnen dienen als basis om deze situatie te beoordelen. Dus wij raden aan de situatie met elkaar te bespreken. Vaak is het in het belang van beide partijen dat een event kan worden verplaatst. Zeker financieel is zo’n alternatieve oplossing een winwinsituatie voor iedereen”, zo besluit Agnès Maqua.

A World of Audio-visual Rental Events Meetings & Conventions Concerts Fashion Shows Exhibitions Christie Digital DLP & HD Projectors Vista Systems Processors LCD & Plasma Displays Sound & Light

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56 Fax: + 32 2 725 37 92

return on emotion experience live communication

events • exhibitions • communication www.themediahouse.be • info@themediahouse.be

event management 35

What next?

Resultaten van het onderzoek bij de corporate event managers Europa komt geleidelijk uit zijn lockdown. In België heeft de evenementensector net zijn pleidooi gehouden in de Kamer.

Om te kunnen overleven tot aan de heropstart. In een paar minuten vatte Bruno Schaubroeck samen wat er gedurende 10 lange weken van hard werken tot stand is gekomen. Een enorme inspanning van de sectorfederaties, onder aanvoering van de afdeling Event Marketing van het ACC. De overheid zouden er niet ongevoelig bij moeten blijven, maar welke houding hebben de bedrijven momenteel ten opzichte van evenementen?

E

ind mei was ook het moment waarop Experience reacties verzamelde bij 114 eventverantwoordelijken (actief en gekwalificeerd) van in België gevestigde bedrijven. Het gaat hierbij om multinationals (44%), maar ook om bedrijven actief op nationaal (25%) en regionaal (31%) niveau. Bedrijven van uiteenlopende omvang (Gr.1). Wanneer verwachten ze hun Number of employees in your company evenementen te hervatten?

En hoe?

< 50 employees 50 - 100 100 - 500 500 - 1,000 > 1,000

Het panel Op vlak van typologie dekken de 114 onderzochte bedrijven alle soorten bedrijfsevenementen: 89% van de respondenten organiseren evenementen voor hun personeel (B2E), 76% voor hun klanten en partners (B2B), 45% voor eindgebruikers (B2C) en 18% zijn ook actief binnen het veld van de institutionele

12% 13% 37% 10% 28%

Gr. 1. Number of employees in your company δ ͷͲ

12% 28%

13%

ͷͲ Ǧ ͳͲͲ

ͳͲͲ Ǧ ͷͲͲ

10% 37%

ͷͲͲ Ǧ ͳǡͲͲͲ ε ͳǡͲͲͲ

evenementen. Praktisch gezien geeft een kleine helft van de respondenten (40%) aan hun evenementen intern te organiseren, een derde met behulp van een evenementenbureau, en ruim een kwart (27%) kiest, afhankelijk van het geplande evenement, voor een interne aanpak of de hulp van een bureau.

Waarom evenementen?

Alvorens in te gaan op de gevolgen van de crisis voor hun activiteiten, was het interessant om hen te vragen naar de doelstellingen van hun evenementen. In dit verband merken we op dat de corporate events van het panel in de eerste plaats gericht zijn op het stimuleren van netwerken (92%), het (in)formeren of motiveren van personeel (86%), het aantrekken van nieuwe klanten of het behouden van bestaande klanten (beide 84%), en het vestigen van merkbekendheid (83%). Daarna volgen de wens om top-of-mind te blijven bij klanten (78%), het presenteren van nieuwe producten of diensten (73%), het vergroten van het bedrijfsvolume (61%) en het sensibiliseren van het (grote) publiek (37%). Kortom, evenementen hebben duidelijk hun plek binnen de strategische doelstellingen van bedrijven.



36

event management

Which percentage of your live events did you have to cancel without rescheduling? < 25% 25 - 50% 50 -75% 75-100% All of them

8% 8% 33% 27% 24%

Gr. 2. Which percentage of your live events did you have to cancel without rescheduling? < 25% 8%

All of them 24%

25 - 50% 8%

50 -75% 33%

75-100% 27%

Annuleringen Maar dan kwam midden maart 2020...

Met de lockdown overspoelde een tsunami van annuleringen de sector (Gr.2): meer dan de helft van de ondervraagden (52%) zeiden dat de gezondheidscrisis hen ertoe heeft aangezet om meer dan driekwart van de voor 2020 geplande evenementen te annuleren.

En dit, zonder de intentie om ze later te herprogrammeren. Slechts 16% van de ondervraagde bedrijven zegt minder dan de helft van hun evenementen te hebben geannuleerd. Alleen al deze percentages geven een idee van de verliezen die de sector lijdt. 5 miljard euro,

zo blijkt uit de KdG/Experience-studie, die veelvuldig werd overgenomen in de media.

Alle evenementen zijn dus niet zomaar van de agenda verwijderd. Sommige werden uitgesteld: naar het einde van het jaar voor een klein derde (31%) van de uitgestelde events, maar vooral naar 2021, zoals het geval voor de helft van de door de crisis verschoven events. Ten slotte kan een op de zes respondenten (14%) nog geen uitspraken doen over de herprogrammering van de events die men moest uitstellen.

When did you rescheduled the events you had to postpone?

Gr. 3. When did you reschedule the events you 30% had to postpone?

50%

Late 2020 2021 Not applicable Other

6% 14%

Other 14%

Not applicable 6%

Late 2020 30%

2021 50%

Wanneer zal men hervatten?

Op basis van de huidige informatie denkt 53% van de ondervraagden dat ze voor het einde van het jaar kunnen herbeginnen met het organiseren van live evenementen (Gr. 4). Een voornemen dat zich natuurlijk niet zou vertalen in een onmiddellijke hervatting voor agentschappen en leveranciers, rekening houdend met de noodzakelijke preproductieperiodes. Toch zien we daar een positief signaal: de corporates geven live niet op en zijn van plan er zo snel mogelijk naar terug te keren. De andere helft van het panel (47%) denkt pas in 2021 te kunnen hervatten.

Maar wat is voor bedrijven het signaal om opnieuw met events te kunnen beginnen? Het is geen verrassing dat de helft van de respondenten hiervoor wacht op de officiële toestemming van de overheid. Een op vijf (19%) is van mening dat een specifiek protocol, gevalideerd door virologen (van het type Event Risk Model), hen in staat zou kunnen stellen hun ‘live’ activiteiten te hervatten. Dit wordt gevolgd door het officiële einde van de pandemie (17%) en een toelating door het bedrijfsmanagement (14%). Kortom, voor 70% van de respondenten zijn het de Belgische overheden die de sleutel tot heropstart hebben, door de organisatie van evenementen officieel toe te staan of door een protocol te valideren dat voor de hele sector zou gelden.

Geleidelijke terugkeer De schaduw van een economische crisis zou een sowieso langzame hervatting nog kunnen verstoren. Bedrijven lijken zich hiervan terdege bewust: een kleine helft van hen (47%) is al van mening dat hun evenementenbudget in 2021 zal afnemen (Gr. 5). Een afname van ongeveer 25 tot 50% voor tweederde van hen, of zelfs van 50 tot 75% voor 1 op de vier ondervraagden. De andere respondenten zijn van mening dat hun evenementenbudget hetzelfde (25%) of zelfs hoger (9%) zal zijn, maar deze verhoging zal altijd onder de grens van 25% blijven. Ten slotte zegt 19% van de respondenten dat ze zich nog niet kunnen uitspreken over de evolutie van het evenementenbudget van hun bedrijf.

event management 37

In 2021 your event budget should…

Remain the same 25% Decrease 47% Increase 8% Don't know yet 19%

Gr. 5. In 2021, your event budget will probably…

Don't know yet 19%

Remain the same 25%

Increase 8%

Decrease 48%

in verband met het verzekeren van evenementen (22%) en, veel verderop, een meer systematische samenwerking met agentschappen voor het organiseren van hun evenementen (3% ). Een van hen vraagt zich ook af: ‘Zullen onze klanten nog steeds geneigd zijn om deel te nemen aan onze evenementen?’... Deze antwoorden lijken evident, maar ze onderstrepen wel de eisen en verwachtingen van corporate managers voor wanneer de sector zal heropstarten.

Digitalisering Hoewel de lockdown een stormloop heeft veroorzaakt op de ‘online’ alternatieven (Gr. 8), is 23% van de respondenten van mening dat digitaal geen waardig alternatief is voor ‘live’ Geconfronteerd met een nieuwe ook op dat in de reeks grafieken het evenementen. Digitaal weet dus maar gezondheidssituatie, leken de alter- luik ‘not organized’ betekent dat de driekwart van de respondenten aan te natieven voor ‘live’ evenementen voor respondenten dit type evenement niet spreken: 19% heeft dit jaar al de stap naar digitale evenementen gezet en de hand te liggen. Externe (65%) en organiseren.

48% van de respondenten onderzoekt interne (59%) digitale communicatie, evenals virtuele (65%) en hybride Hoe zullen de event-formats verande- de mogelijkheden om dit te doen. Deze (42%) evenementen worden genoemd ren? Voor 97% van de ondervraagden trend kan echter tijdelijk zijn, zoals als instrumenten die kunnen profite- zijn de belangrijkste factoren die ook het geval was tijdens de economiren van een verschuiving van de eve- events post-corona zullen beïnvloe- sche en financiële crisis van 2008-2009. nementenbudgetten. Ze laten traditi- den de beperking van het aantal Want wanneer we het panel vragen onele reclame (12%), sponsoring (6%) aanwezigen, alsook de versterking in welke mate een online evenement van gezondheidsmaatregelen (78%). dezelfde impact kan hebben op zijn en merkactivatie (6%) ver achter zich.

Daarna volgen - logischerwijs - de doelpubliek als een live evenement, Gevolgen digitalisering van bepaalde evenemen- plaatsen de ondervraagden hun cursor ten en meetings (56%), de problemen op een schamele 2,1 op 10.

Are you considering online alternatives for your live events?

Volgens de ondervraagden zal de coronacrisis gevolgen hebben voorYes, we're examining online 47% options Gr. 8.live Are you considering online alternatives to evenementen op de langere termijnYes, we're converting 25% events into online formats (zie grafieken op de volgende pagina).Yes, we already organized 19% online events this year your live events?

22% Hoewel alle soorten evenementen opNo 6% een gegeven moment moeten wordenOther 5% hervat, zijn bijna alle respondenten 18% van mening dat deze gezondheidscri40% sis het format van de evenementen zal veranderen. In het slechtste geval kan 16% het ‘Covid-19’-effect leiden tot de an21% nulering van personeelsfeesten (voor 10% van de respondenten), incentivereizen (29%), teambuildings (10%) en algemene openbare evenementen (13 %). Al deze elementen moeten natuurYes, we're examining online options lijk in het huidige situatie worden beYes, we're converting live events into online formats schouwd (lees: eind mei). Elk bedrijf Yes, we already organized online events this year opereert binnen een gezondheids- en No economisch klimaat dat op elk moOther ment (radicaal) kan veranderen. Merk



38

event management The current crisis will have an impact on post‐corona events.

The current crisis will have an impact on post‐corona events.

How will these types of events be impacted?

How will these types of events be impacted?

Staff Events No impact Limited impac Average Impa Major impact Cancellation Don't know ye Not organized 3%

3% 23% 26% 23%29% 10% 6% 3%

Staff Events

No impact Staff Events 26%

29%

Limited impac Average Impa Major impact Cancellation Don't know ye 10% Not organized 6% 3%

3% 23% 26% 23%29% 10% 6% 3%

Seminars & Trainings

Staff Events No impact 26%

29%

3%

Limited impac Average Impa Major impact Cancellation 28% Don't know ye 10% Not organized 6%

3%

4%

Conventions

Conventions

66%

66%

Seminars & Trainings

4% No impact Seminars & Trainings 28% 41% 41% 21% 0% 0% 7%

Limited impac Average Impa Major impact Cancellation 28% Don't know ye Not organized

21%

28% 41% 41% 21% 0% 0% 7%

7%

4% 0%

0%

4% Seminars & Trainings

21%

0%

0%

Product Launches / Presentations Product Launches / Presentation 47%

47%

24% 21% 0%

7%

0%

Conventions No impact Limited impac

0% 0%

e Not organized

0% 21%

7%

0% 0%

Conventions No impact Limited impac

Client Events 54%

e Not organized

7%

0%

0% 21%

0%0%

Product Launches No impact Limited impac

0% 0%

30%

0%

7%

Client EventsDon't know ye

3%

0%

3% 0%

10% 3%

0%3%

0%

25%

4%

Client Events No impact Limited impac Average Impa 3% 0% Major impact Cancellation Don't know ye Not organized

25%

0% 3% 30% 0% 54% 0% 3% 10%

4%

Public Events

6% 0%

3%

24%

7%

16% 3% 0%

59%

16%

37% 30%

B2B & Trade Fairs 17% No impact 10% Limited impac 6% Average Impa 0% 0% Major impact Cancellation Don't know ye Not organized

0% 0% 16% 59% 7% 3%

Press Events

0% 0% 16% 59% 7% 3%

e d 0% 0%

0%

49%

6% 0%

13% 0%

3%

13% 0% 0%

0%

3%

36%

6%

13% 3%

0%

35%

36%

0%

10%

Press Events

49%

Public Events

c

3%

Teambuildings

30%

B2B & Trade Fairs 17% No impact Limited impac Average Impa 3% 0% Major impact Cancellation Don't know ye Not organized

7%

0%

49%

13% 0%

B2B & Trade Fairs 7%

Not organized

20%

3%

49%

0%

7%

0%

37%

35% 24%

0%

e d

59%

16%

29%

Field Marketing

20%

3%

c

4%

Teambuildings

35%

0%

10% 0%

39%

29%

Field Marketing 24%

24%

13%

7%

Product Launches No impact Limited impac

0%

Incentive Travel 39%

0% 3% 30% 0% 54% 0% 3% 10%

7% 0%

4%

B2B & Trade Fairs 7% Don't know ye

Not organized

54%

13%

30%

Incentive Travel Client Events No impact Limited impac Average Impa 0% Major impact Cancellation Don't know ye Not organized

21% 7%

0%

6%

0%

event management 39

Op de vraag of bedrijven externe providers nodig hebben om digitale evenementen te organiseren, antwoordt 35% nee. De anderen zeggen dat ze zich tot een audiovisueel bedrijf (44%), een evenementenbureau (31%) of een locatie met een virtuele studio (28%) wenden.

Samengevat Deze enquête heeft ons een aanzienlijk aantal cijfers en percentages opgeleverd, waarbij bevestigd wordt dat zakelijke evenementen in de wachtkamer zitten en dat de heropstart zeer geleidelijk zal verlopen. De pandemie trekt zich weliswaar terug, maar voorzichtigheid blijft van toepassing. Een van de onbekende factoren is een mogelijke exit-strategie van het “stop & go” type. Hierbij hervat de sector haar activiteiten met een zwaard van Damocles boven het hoofd: op elk moment kan een project worden geannuleerd, om gezondheidsredenen of om economische redenen. Nog een grote onbekende: hoe reageert het publiek op een uitnodiging voor een evenement dat hen voor enkele uren in een besloten ruimte samenbrengt?

Zullen bezoekers, ondanks de aanwezigheid van een arsenaal aan sanitaire voorzieningen, nog steeds even geneigd zijn als vroeger om enkele uren op een beurs door te brengen? Hoe kan dit vertrouwen hersteld worden? Zowel bij hen als bij de bedrijven. Want naast het

nemen van individuele risico’s om al dan niet naar een evenement te gaan, zijn er ook voor bedrijven risico’s. Zij verhogen dan ook hun eisen op dit gebied, en dit onderzoek toont ons alle voorzichtigheid waarmee zij ‘live’ op korte en middellange termijn overwegen.

In het buitenland zijn de trends erg vergelijkbaar. In Nederland verwacht tweederde van de evenementenspelers ook een afname van evenementen in 2021

ten opzichte van 2019. En in Frankrijk verwachten evenementenbureaus een omzetdaling van 30% in 2021.

Maar de studie laat ook zien dat evenementen goed verankerd zijn in de aanpak die bedrijven gebruiken om hun strategische doelstellingen te bereiken.

Deze verankering is de garantie voor de veerkracht van evenementen. Ook al belooft het een langdurig proces te worden.

Over deze enquête De Experience Corporate Event Managers Survey May 2020 is een anonieme enquête die tussen 18 en 26 mei werd uitgevoerd door Experience Magazine bij 114 actieve en gekwalificeerde corporate event managers. De ondervraagde managers zijn werkzaam voor bedrijven actief in de Vlaamse (22%), Brusselse (5%) en Waalse (3%) regio’s, maar ook nationaal (25%) en internationaal (44% ). De betrokken bedrijven zijn actief in de private (66%), publieke (18%) en gemengde (16%) sectoren. Ze hebben minder dan 50 mensen (12%), 50 tot 100 mensen (12%), 100 tot 500 mensen (37%), 500 tot 1000 mensen (9%) of meer dan 1000 mensen (30%) in dienst.

Externe bronnen: Eventbranche.nl, LEVENEMENT Asso, Meet-in.

40

sustainability special

“Vijf jaar geleden was duurzaamheid een trend.

Vandaag is het een noodzaak.”

Een verbod op plastic zakjes voor eenmalig gebruik, lage emissiezones , elektrische wagenparken, vegan days… Langzaam maar zeker nemen overheden, bedrijven en burgers steeds meer initiatieven die inzetten op duurzaamheid en ecologie. Ook de evenementensector stapt voluit mee in dit verhaal. Enerzijds uit eigen initiatief, maar ook omdat klanten dit verwachten.

E

xperience verzamelde zeven evenementenagentschappen rond de tafel voor een debat rond dit thema. Niels Goyvaerts (Balthazar Events), Bert Knuts (Event Masters), Wim Voss (New World), Geert Vanoverschelde (Sylvester Events), Alexandre Velleuer (VO Event), Tom Bellens (Push To Talk) en Dries Mahieu (The Oval Office) schoven in “the Chick” te Mechelen mee rond de tafel.

Het goede voorbeeld De eventsector is traditioneel een sector met een stevige ecologische voetafdruk: vele verplaatsingen, vrachtwagens vol materiaal, een pak afval, voedseloverschotten… Gelukkig is de bewustwording bij organisatoren en agentschappen steeds groter. En ze blijken ook bereid om zelf het goede voorbeeld te geven.

Dries Mahieu: “Binnen beginnen is buiten winnen. Ook wij hebben een pact gecreëerd waar we nu zo’n vier jaar mee bezig zijn. Heel wat medewerkers hebben bijvoorbeeld hun bedrijfswagen ingeruild voor het openbaar vervoer of de fiets. Binnen elk kantoor wordt er zelfs bijgehouden hoeveel km er gefietst wordt, zodat er een positieve competitie ontstaat. Het aantal afdrukken wordt opgevolgd. En op het einde van de week verdelen we de inhoud van de koelkast, zodat er werkelijk niets de vuilbak verdwijnt. Dat is de mindset die we willen meegeven. En dat bewustzijn kunnen we vervolgens ook naar buiten uitdragen.”

Niels Goyvaerts: “Binnen Balthazar hanteren wij een charter met twee luiken: een deel met CSR- en sustainability-guidelines voor onze evenementen, maar ook een deel voor onze eigen werking. Dat omvat voor de hand liggende ingrepen zoals LED-verlichting op kantoor, een doorgedreven afvalbeleid, géén bedrijfswagens voor onze werknemers maar poolwagens… Maar we focussen vooral naar equality & CSR in de brede zin van het woord.”

Geert Vanoverschelde: “Bij Sylvester hebben we in het verleden bepaalde dingen fragmentarisch gedaan, bijvoorbeeld door te kiezen voor een gebouw aan een station.

Nu hebben we een driejarig traject vooropgesteld, waarin we echt wel een grote stap willen vooruitzetten. Want we moeten hierin mee. Vijf jaar geleden was sustainability een trend. Vandaag is het een noodzaak. Toch willen we alles niet zomaar vanuit de directie opleggen. Het moet ook vanuit onze mensen zelf komen. We hebben dan ook gekozen voor een workshopproces, waarbij iedereen mee zijn inbreng kan doen. Zo ontstaat een authentieke duurzaamheidsref lex.”

Bert Knuts & Niels Goyvaerts

Dries Mahieu

sustainability special 41

Alex Velleuer

Bert Knuts: “Wij zijn nog maar pas verhuisd naar een nieuw, duurzaam gebouw met zonnepanelen. En ook bij ons zijn er initiatieven die vanuit de buik van de organisatie naar boven zijn geborreld. In plaats van dat iedereen in de supermarkt zijn apart verpakt slaatje gaat halen, wordt er een beurtrol voorzien, waarbij één iemand voor de groep een slaatje klaarmaakt.

Dat zijn kleine, maar toffe initiatieven.”

Geert Vanoverschelde

“De duurzaamheid zelf is aan het verduurzamen. Je geraakt niet meer weg met alleen maar opportunisme” – Tom Bellens –

Duurzaamheid verduurzaamt Alexandre Velleuer: “Wij hebben in de periode 2010-2011 een reeks duurzame events gedaan rond de maatschappelijke thema’s. Dat was leuk en daar was toen ook veel enthousiasme rond bij onze klanten en onze medewerkers.

Daarom zijn we ook gaan focussen op onze eigen werking en infrastructuur. Van ons energieverbruik en ons afval tot en met de salarisstructuur en de gelijkheid tussen man en vrouw. Een proces dat bijna drie jaar heeft geduurd, wat ons twee sterren heeft opgeleverd voor het label van ecodynamisch bedrijf. Hierdoor zijn we nu ook een pak consequenter in hetgeen we onze klanten voorstellen.”

Wim Voss: “Met de fieldacties van New World wordt er onvermijdelijk afval geproduceerd. Maar we hebben besloten om zelf aan afvalverwerking te gaan doen. We zorgen dat het afval terug verzameld wordt, om het te verwerken in eigen recyclagemachines. En deze materialen kunnen opnieuw gebruikt worden. Met deze installatie hebben we onze containerkost met 40% kunnen verminderen. Het is een investering, maar het levert dus op. Net zoals de LED-wagens van zusterbedrijf Spicy Motion en de mobiele lockers van Mobile Locker, die werken op zonne-energie in plaats van vervuilende generatoren.”

Tom Bellens: “Vroeger was het sustainability-verhaal voor iedereen een quick win. We probeerden met een kleine investering een zo groot mogelijk resultaat halen. Nu beginnen agentschappen en bedrijven écht te investeren, ook al brengt het niet meteen op. De duurzaamheid zelf is aan het verduurzamen. Je geraakt niet meer weg met alleen maar opportunisme.”

Van no food waste tot CO2-compensatie De meer bewuste aanpak van de agentschappen vertaalt zich ook naar de evenementen die ze creëren.

Bert Knuts: “Extern zijn wij momenteel vooral aan het focussen op de catering. Het ‘don’t spoil the party’-principe is meer dan ooit relevant. Je moet maar eens proberen uitleggen aan de klimaatjongeren die op straat komen dat er nog zoveel foodwaste is, dat er nog zoveel mensen niet opdagen voor een evenement, ondanks alle energie die daarvoor geproduceerd wordt.”



42

sustainability special

Niels Goyvaerts: “Too Good To Go kan hier een goed alternatief zijn. We zijn met hen een partnership aangegaan. Zij staan klaar om met evenementenbureaus samen te werken. Het is een mooi model dat we als sector mee kunnen boosten, om zoveel mogelijk voedsel te redden van de vuilnisbak. Én je maakt er mensen gelukkig mee.”

Alexandre Velleuer: “Ondanks alle inspanningen die geleverd kunnen worden, zal een evenement toch altijd een koolstofimpact hebben. Het doel is duidelijk om deze zo veel mogelijk te verminderen, maar in de tussentijd is compensatie een goede manier om betrokken partijen bewust te maken van de impact van onze activiteit, evenals een goede maatstaf om de ontwikkelingen te meten en jaarbalansen te vergelijken. In 2019 werd 100% van onze evenementen geheel of gedeeltelijk gecompenseerd. We leggen het uit aan onze klanten, we bespreken het en als ze het niet willen ondersteunen, hebben we er zelf een speciaal budget voor. Steeds meer klanten sluiten zich bij deze aanpak aan.”

Niels Goyvaerts: “Ook wij hebben zo’n CO2-compensatie voorzien voor events, en wij stellen dit voortaan standaard voor aan al onze klanten.”

Wat verwacht de klant?

De agentschappen tonen dus een juiste ingesteldheid.

Maar de vraag is natuurlijk of de klant altijd mee wil in dit verhaal.

Dries Mahieu: “Je hebt eigenlijk twee soorten klanten: ofwel is men er totaal niet mee bezig, ofwel begint men er zelf over: wat is jullie duurzaamheidsstrategie? Bij pitches zie je wel dat er steeds meer punten worden toegekend worden aan duurzaamheidsaspecten. Maar je ziet soms dat die in de uitvoerende fase soms toch nog opzij worden geduwd.”

Tom Bellens

Tom Bellens: “Dat kan inderdaad soms wegsijpelen.

Omdat aan de overkant bij de beslissingsnemer niemand zit die dat opvolgt. En dan kiest men gemakshalve al eens voor tabula rasa.”

Niels Goyvaerts: “In overheidsaanbestedingen zie je steeds meer punten op sustainability. Iedereen is die klik aan het maken, en het is onze taak om dit maximaal te faciliteren.”

Tom Bellens: “Bij de overheid lijkt het veel trager op gang gekomen, maar nu heb je geen enkele overheidsaanbesteding meer waar dat niet enorm doorweegt. Je geraakt daar niet weg met twee zinnetjes. Je moet dat fundamenteel aanpakken.”

Wim Voss: “Ik stel alleszins vast dat klanten onze cradleto-cradle aanpak geweldig vinden. Ze houden van het verhaal dat erachter zit. En dan mag het gerust wat meer kosten.”

Bert Knuts: “Klanten zijn inderdaad bereid om dieper in de buidel te tasten om iets op een duurzamere manier te brengen. Recent hadden wij een event waarbij we als optie een zero food waste concept hadden voorgesteld. Dat was echter 20 euro per persoon duurder. Maar de klant heeft extra budget vrijgemaakt en is hier voor gegaan, omdat het aansloot bij de normen en waarden van het bedrijf.”

Partners betrekken Iedereen aan tafel is het er over eens: sustainability is geen verhaal van individuele agentschappen, maar wel van een volledige sector.

Niels Goyvaerts: “We moeten onze leveranciers meenemen in dit verhaal, en duurzaamheidscriteria laten doorwegen in onze keuzes van suppliers. Want er zijn al heel wat technische firma’s die er mee bezig zijn en die

Wim Voss



WWW.BALTHAZAREVENTS.BE /balthazarevents /balthazarevents /company/balthazar-events

"Make your event an exceptional moment â&#x20AC;?

With confidence

Since more than 10 years, Paulus is committed to an eco-responsible approach.

Today, Paulus is the only catering service in Europe having obtained EMAS registration on top of ISO 14001 certification!

With joy

With pleasure

PIEP-20-22256-Annonce Experience EN-lm-240320-r1.indd 1

the environmental impact of our activities.

24/03/20 15:08

Etex

Elia

Assuralia

Mediafin

Our objective? To increasingly control and limit

Aldi

UNIEK EN ALTIJD MAGNIFIEK! Of we nu Koning Filip ontvangen bij Elia of er met een groep dakdekkers van Etex opuit trekken. Of we nu een familiedag voor ALDI organiseren of een publieksevent voor Mediafin.

We maken er altijd een magnifieke belevenis van. Benieuwd hoe uniek onze eventservice voor jou kan zijn?

Kijk op www.eventique.be.

sustainability special 45

“In overheids-aanbestedingen zie je steeds meer punten op sustainability. Iedereen is die klik aan het maken, en het is onze taak om dit maximaal te faciliteren.”

Tom Bellens: “Duurzaamheid heeft ook betrekking op de mensen in ons beroep. Hoe gaan we zorgen dat mensen lang in onze sector kunnen blijven werken. Het verwondert mij nog altijd hoe weinig – Niels Goyvaerts – mensen tien jaar in deze sector Dries Mahieu: “Ik denk dat het blijven. We verliezen mensen onze taak is om de katalysator door verschillende redenen: er te zijn naar leveranciers en partners. Wij hebben onze branche, onze knowhow. Maar een wordt veel van hen verwacht, de onregelmatige uren… Wij technische firma kan binnen haar domein verder graven naar zijn geen duurzame sector naar mensen toe. Dus moeten duurzaamheid. We moeten er dus intern mee bezig zijn, maar we de vraag stellen: hoe kunnen we een inclusieve sector ook extern door onze partners te engageren. Pas gaat de bal worden, waarin meer mensen de kans krijgen zich te ontecht aan het rollen. Want er liggen nog veel opportuniteiten. plooien?”

Een locatie vinden die een green label heeft, dat is geen probleem. Er zijn ook al heel wat cateraars die hier bewust mee Naar een gemeenschappelijke standaard? bezig zijn. Maar er zijn nog veel spelers die nog niet mee zijn.

Want het gaat om veel meer dan alleen maar LED-verlichting.” Tom Bellens: “Iedereen doet individueel iets, en dat is heel mooi. Maar ik denk dat we dit ook vanuit ACC eens moeten Tom Bellens: “Iedereen kan zijn accenten leggen. De ene bekijken. Een gezamenlijke aanpak, waarbij we onze manier investeert meer dan andere. Maar als er leveranciers zijn die van werken kunnen voorleggen aan de overheid. Dan hebzich onderscheiden, dan zullen we daar allemaal graag mee ben we een soort standaard om naar te refereren.” werken. Het is iets waar we allemaal beter van worden.”

Niels Goyvaerts: “Ik denk dat we als sector moeten tonen Wim Voss: “Geen enkele klant heeft ons gevraagd om te be- dat we het kunnen en dat we er klaar voor zijn. En dat we die ginnen met recycleren, we hebben zelf dat initiatief genomen. knowhow zeker mogen delen met elkaar.”

Maar intussen komen we er wel mee naar buiten, en halen we er ook klanten mee binnen. Het is een bewustzijn dat moet Geert Vanoverschelde: “Toch zou ik oppassen om opnieuw groeien. Als we er meer over gaan praten, zullen meer klanten groot label te willen creëren. We moeten laagdrempelige manieren zoeken om te tonen waar we mee bezig zijn. Het en leveranciers volgen.” is misschien interessant om duurzaamheid zwaarder te laten doorwegen bij de BEA Awards.” bijvoorbeeld nadenken over duurzamere materialen, hun crewverplaatsingen en zorgen voor een propere opbouw, lunch voor de medewerkers, etc.”

Bert Knuts: “Ook de vakmedia zouden hier meer aandacht aan mogen besteden. Duurzame events mogen meer in de kijker komen te staan. Zo krijgen andere agentschappen en leveranciers het signaal dat ze een tandje mogen bijsteken.”

Alexandre Velleuer: “Met de Circular Event Toolkit die we onlangs hebben gecreëerd, wilden we alle goede circulaire praktijken verzamelen en toegankelijk maken voor elke eventorganisator. We nodigen iedereen uit om het te gebruiken en ons te helpen om het bij te werken met innovaties en nieuwe spelers.”

Tom Bellens: “Ondanks het feit dat duurzaamheid niet wordt opgelegd, en het niet verplicht is, zijn we er als sector toch mee bezig. En niet vanuit winstbejag, integendeel. Wij doen het toch maar weer, als creatieve sector.”

46

sustainability special

Circulariteit, de toekomstige pijler van uw evenementen

Voordat het coronavirus de sector vleugellam legde en voor altijd zou veranderen, had de eventwereld al geruime tijd een zeer belangrijke ommekeer ingezet: die van de circulariteit. Als pionier op dit gebied heeft VO Event een Circular Event Toolkit ontwikkeld die tot doel heeft antwoorden te bieden om de evenementensector te transformeren van een model dat aanzienlijke milieueffecten genereert naar een circulair, ecologisch en ethisch model. Het bureau is zich bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid en gaat zelfs nog een stap verder: deze zomer zal het de toolkit beschikbaar stellen aan alle belanghebbenden (agentschappen, klanten en leveranciers) door deze “open source” te maken. Alexandre Velleuer, Managing Director van VO, presenteert de ins en outs van deze Toolkit …

“E

en structurele verandering, zoals het kunnen veranderen van de manier waarop je evenementen organiseert door circulariteit te gaan toepassen, is zo’n grote verandering voor een evenementenbureau dat het een zekere volwassenheid vereist. Er zijn dus bepaalde stappen nodig om die volwassenheid te verwerven. Dat kost tijd “, zegt Alexander om het onderwerp te introduceren.

Een lange reis “Twaalf jaar geleden hebben mijn voorgangers Michel Culot en Patrick Parmentier deze lange reis naar onze

huidige volwassenheid ingezet. Zij waren als een van de eersten geïnteresseerd in de 3 ‘P’s’: people - planet - profit. Vandaag zijn we aanbeland bij een belangrijke mijlpaal in onze transitie, zeker gezien deze globale crisis. We moeten handelen in lijn met onze waarden, en bijzondere aandacht besteden aan wat we zijn binnen het bedrijf, wat we doen binnen de bedrijf, de manier waarop de medewerkers thuis leven… En, vooral dankzij de toolkit: ervoor zorgen dat hetgeen we onze klanten aanbieden en de projecten die we voor hen ontwikkelen, coherent zijn met onze visie en betekenis hebben. Deze positionering

zal een uiterst belangrijke rol spelen in de ontwikkeling van het agentschap van morgen.”

Stap voor stap vooruitgang boeken “Nadat we sinds 2016 een lange inspanning leverden om een intern MVOactieprogramma op te zetten, zijn we vervolgens naar onze opdrachten gaan kijken. We creëerden een rapportagetool om de impact van georganiseerde evenementen te meten.”

“Deze tool maakte ons bewust dat we stap voor stap moesten werken. We

sustainability special 47

Vandaag zijn we aanbeland bij een belangrijke mijlpaal in onze transitie, zeker gezien deze globale crisis.

Alexandre Velleuer Managing Director VO Event

De Toolkit moesten niet proberen om meteen perfect te zijn in onze aanpak en in de projecten die we uitvoeren. We slagen er echt in om vooruit te gaan omdat we beetje bij beetje vooruitgang boeken, bijvoorbeeld via een geleidelijke CO2compensatie om te komen tot 100% gedeeltelijk of volledig gecompenseerde projecten in 2019. Het is ook geen zwart-wit verhaal naar onze klanten of onze leveranciers. We vragen hen gewoon om het beter te doen dan wat we vorige keer hebben gedaan. Dat is precies het principe van onze Circular Event Toolkit. De oplossingen worden gerangschikt volgens de Lansinkschaal. Zo kan iedereen zijn of haar eigen actie ondernemen en de juiste oplossing vinden, af hankelijk van het actieterrein, om middelen te besparen en daardoor verspilling te beperken”, zo legt Alexandre uit.”

De Circular Event Toolkit werd uitgevoerd met steun van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in het kader van het Be.Circular-programma en met de opvolging van Leefmilieu Brussel. Het is een toolkit voor bureaus om circulariteit te integreren in het ontwerp en de productie van hun evenementen. Het komt in de vorm van boekjes met betrekking tot 8 thema’s die we hebben gekozen op basis van twee criteria: hun impact en onze aanpak daaromtrent. Decoratie, mobiliteit, meubels, eten, locaties, afval, bewegwijzering en goodies worden zo op dezelfde manier behandeld: uitdagingen, reacties van de sector, oplossingen, partners, checklists en meting van resultaten. De doelstellingen zijn het verlengen van de levensduur van de gebruikte materialen, het verminderen van de hoeveelheden afval en

energieverbruik, het gebruiken van milieuvriendelijke en zo lokaal mogelijke materialen, het respecteren van de arbeidsomstandigheden van werknemers en het vergroten van het bewustzijn onder de deelnemers. “Deze Toolkit is geen doel op zich, noch de oplossing voor alles. Het is niet perfect en zal ook met de tijd moeten evolueren. Heel wat nuances kunnen worden aangepast volgens de manier van werken van de agentschappen, maar ook volgens het soort evenement “, geeft Alexandre aan.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid “Circulariteit maakt deel uit van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Ik ben ervan overtuigd dat het voortbestaan van onze sector af hangt



48

sustainability special

“Circulariteit maakt deel uit van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Ik ben ervan overtuigd dat het voortbestaan van onze sector afhangt van het besef van alle agentschappen dat we een dergelijke verantwoordelijkheid hebben.”

Waarden, creëren van banden en kwaliteit van ervaring van het besef van alle agentschappen dat we een dergelijke verantwoordelijkheid hebben. Bij VO zijn we van mening dat we niet langer evenementen kunnen organiseren die niet in lijn zijn met onze overtuiging. En die dus niet niet ethisch, sociaal respectabel, duurzaam en circulair zijn. Dat is niet meer mogelijk. Vooral omdat de hervatting van evenementen in een post-COVID19-context gepaard gaat met veel veranderingen, met name het integreren van gezondheidsrisico’s en alles wat dit inhoudt voor de algehele impact van het event. Circulariteit wordt dan des te belangrijker om bepaalde antwoorden te geven en niet te hervallen in een machine die tonnen afval genereert.”

“De uitdaging voor een bureau als VO is niet langer om mensen - die tegenwoordig hyperverbonden zijn - te bereiken of met hen te connecteren.

De uitdaging is om hen onderling connectie te laten maken. Al onze inspanningen gaan in die richting. We moeten zorgen voor banden tussen verschillende klanten, gemeenschappen, mensen en werknemers. En wat is een betere manier om banden aan te halen dan mensen samen te brengen rond ideeën, waarden, overtuigingen en ethiek, dingen waar ze in geloven?

Naast de waarden en de banden worden ook de kwaliteit en het potentiële bereik van de door evenementen gecreëerde ervaring steeds belangrijker.

Hoewel de omvang en het formaat

van evenementen aan het evolueren zijn, met name door de opkomst van hybride evenementen, zullen de kwaliteitseisen voor de ervaring die we aanbieden enkel maar blijven toenemen. Daarom geloof ik heel sterk in de toekomst van de evenementensector. Mensen zullen het altijd nodig hebben om samen te komen, om sociale interacties te hebben. Het is een essentiële behoefte”, zo besluit Alexandre Velleuer. Een optimistische boodschap voor het post-coronatijdperk…

Hello changes, hello future.

More than ever are we ready to face this new era.

To welcome evolutions and embrace revolutions.

We will make it happen, by reinventing the code.

Over and over.

Reinventing the code

vo-event.be

50

sustainability special

Sustainability en CSR in de eventpraktijk Op de voorgaande pagina’s hebben we uitgebreid gesproken over het toenemend belang van sustainability binnen de eventsector. Maar laat ons nu eens naar de praktijk gaan kijken. Hoe ziet zo’n duurzaam event er concreet uit? Voor de jaarlijkse Open Talk van telecomoperator Orange werkte Balthazar Events een concept uit waarbij elk aspect van het event in vraag werd gesteld en aan de sustainability-toets werd onderworpen. Niels Goyvaerts van Balthazar en Valérie Thielemans van Orange blikken terug…

I

n februari ontving Orange in Lint zo’n 850 medewerkers voor het ‘Bold & Beyond’ Event. “Wanneer de jaarresultaten gekend zijn, organiseert Orange jaarlijks een Open Talk voor zijn teams”, zo vertelt Valérie Thielemans. “We blikken daarbij terug op het voorbije jaar, en kijken ook naar de toekomst. We hebben Balthazar gevraagd een event op te zetten waarbij content kon worden doorgegeven, maar waarbij ook een party voorzien was én waarbij ook uitvoerig rekening werd gehouden met CSR en sustainability, twee thema’s die we bij Orange hoog in het vaandel dragen.”

Perfect match De vraag van Orange kwam voor Balthazar echt op het geknipte moment. “Wij waren binnen Balthazar Events al even met die oefening bezig”, vertelt Niels Goyvaerts.

“We hadden reeds een uitgebreid CSRen sustainability-charter opgesteld, om

op een verantwoorde manier impact te creëren. Dit zou de eerste keer zijn dat we dit effectief konden implementeren. In die zin was het dus echt wel een ‘perfect match’. We hebben Orange voorgesteld om hier meteen ook heel ver in te gaan, door een volledig CO2-neutraal event op touw te zetten waarbij alles in vraag werd gesteld. Vanaf de creatieve fase tot en met de post-communicatie. Wij hebben hen gechallenged, en ze zijn hierin meegegaan.”

Green label venue Elk aspect van het evenement werd uitgebreid onder de loep genomen te beginnen met de locatie. “We hebben bewust gekozen voor een sustainable venue. Het moest een green label venue zijn, en zo zijn er maar enkele in België.

AED Studios zet bijvoorbeeld heel erg in op waste management, er is overal LEDverlichting, er zijn zonnepanelen, men gebruikt afvalwater om de toiletten door te spoelen, er is een treinstation vlakbij,

op de parking zijn er laadpalen voorzien…

Het was voor ons heel belangrijk om in zo’n sterke venue te kunnen werken.”

Duurzaam mobiliteitsplan Een van de meest vervuilende aspecten van een event is natuurlijk het vervoer van de deelnemers. “We hebben daarom gewerkt aan een uitgebreid mobiliteitsplan.

Er werden bussen ingezet die vertrokken vanuit het Orange-hoofdkantoor, die

sustainability special 51

CO2-compensatie

bovendien volledig elektrisch waren. We hebben deelnemers ook gemotiveerd om met de fiets te komen, door een beveiligde fietsenparking en douchemogelijkheden te voorzien. Wie toch met de wagen wou komen, werd aangemoedigd om te carpoolen en elektrisch/hybride te rijden. Op het registratieplatform hadden we de optie ‘met de eigen wagen’ bewust vervangen door ‘carpoolen’. Dat maakte dat mensen toch over hun keuze gingen nadenken.”

Hosts met maatschappelijk engagement Ook op vlak van technische partners en techniek was het belangrijk om zo groen mogelijk te zijn. “Qua duurzaamheid scoort nieuwe technologie vaak een stuk beter dan oude. Toch draait het niet enkel om het materiaal. We willen dat onze suppliers ook zorg dragen voor hun mensen, zodat ze op een veilige en verantwoorde manier kunnen werken.

Daarnaast is diversiteit voor ons heel belangrijk. Wij hebben een maatschappelijke boodschap over te brengen en daarom kozen we resoluut voor een divers hospitality-team: alle mogelijke afkomsten, posturen, geslachten en seksuele voorkeuren… Ook de keuze van de presentatoren was heel doordacht. Met haar tattoos en rock ’n roll uitstraling past An Lemmens perfect bij het ‘bold’ imago van Orange. Bovendien staat zij er ook om bekend zich in te zetten voor maatschappelijke doelen zoals dierenwelzijn.

Ook haar Franstalige collega, radiostem David Antoine, is maatschappelijk geëngageerd. Zij waren dus de juiste figuren om deze boodschap te versterken.”

Save food from the bin Ook op vlak van catering werd aan alles gedacht, zo gaat Niels Goyvaerts verder: “De keuze van de borden, de manier van afwassen, het aanbod vegetarische en veganistische producten, en de keuze voor lokale en seizoensgebonden producten. Uiteraard is dat niet de goedkoopste oplossing, maar het geeft wel de juiste boodschap aan de mensen. We hebben sindsdien ook een partnership met de jonge onderneming Too Good To Go. Via hen hebben we hebben 50 maaltijden, de overschot van de catering, ter beschikking gesteld van mensen uit de buurt. Zo hebben we op een sociale manier voedsel van de vuilnisbak kunnen redden en onze voetafdruk nog verder kunnen verlagen.”

Elk element van het event werd door Balthazar Events van A tot Z uitgekiend.

“Qua materialen hebben we niets laten produceren wat nadien niet meer ingezet kon worden. Alle campagne-elementen werden voor de lange termijn gemaakt, zodat ze gedurende het hele jaar kunnen worden ingezet. Door al deze maatregelen werd de voetafdruk van het event enorm gereduceerd. We hebben dit alles ook in kaart gebracht: de transporten, de voorafgaande meetings, de catering, het elektriciteitsverbruik… Een officiële instantie van de Vlaamse Overheid heeft ons op basis van die gegevens een CO2compensatievoorstel opgemaakt. De minieme uitstoot werd dus door Orange gecompenseerd door een bedrag te voorzien, waarmee in België bomen zullen worden aangeplant om deze uitstoot te compenseren.”

Vrijwilligerswerk

Inspiratie voor toekomstige events

Het is duidelijk dat Balthazar en Orange niet enkel een duurzaam en maatschappelijk betrokken event wilden brengen, maar dat ze medewerkers ook wilden stimuleren om hier ook dagdagelijks mee bezig te zijn. “In de precampagne konden mensen van het interne Orange Platform verhalen insturen over het vrijwilligerswerk dat ze in hun vrije tijd doen. Daarnaast hebben we ook hun ideeën verzameld om sustainable projecten binnen Orange op te starten. Zo zijn er veel mooie projecten naar voren gekomen die door Orange ondersteund zullen worden. Intussen biedt Orange zijn medewerkers zelfs extra vakantiedagen aan om vrijwilligerswerk te doen.”

Bij Orange kijkt men bijzonder tevreden terug op de aanpak van dit evenement. “De strategische boodschap en onze keywaarden werden werd duidelijk overgebracht, en aspecten zoals timing, locatie en catering waren top”, aldus Valérie Thielemans. “Hun voorstel om de CO2-uitstoot te compenseren was verrassend, maar het bleek de perfecte manier om de duurzaamheid van het event tastbaar te maken. Het is ook een evenement waar wij heel veel uit hebben geleerd. We hebben nu ook zelf een charter opgesteld met allerhande duurzaamheidsvoorschriften.

En we zullen dit dan ook gaan hanteren als richtlijn voor onze toekomstige evenementen.”

52

supplies

“Gourmet Invent behoudt zijn eigen identiteit binnen de Compass Group” 2020 beloofde een mooi jaar te worden voor Gourmet Invent. Het bedrijf zou meer en meer de vruchten plukken van de samenwerking binnen de Compass Group, men had een agenda vol mooie events, en er was de geplande verhuis naar een nieuwe locatie. Het coronavirus kwam echter stokken in de wielen steken. Sales Manager Bart Vandemoortele en CEO Bart Vanderdooren geven ons een stand van zaken bij de eventcateraar.

S

inds juni 2019 maakt Gourmet Invent deel uit van de Compass Group. “2019 stond toch voor een groot deel in het teken van deze overname, die het sluitstuk was van een traject van anderhalf jaar”, zo vertelt Bart Vandemoortele. Het was best spannend, maar de overname is heel goed verlopen en werd ook zeer enthousiast onthaald bij onze medewerkers. Ook vanuit de markt werd er goed op gereageerd. Binnen de Compass Group blijft Gourmet Invent dan ook zijn eigen identiteit behouden.

De manier van werken blijft hetzelfde, iedereen is aan boord gebleven, en ook het directieteam werd niet gewijzigd. In feite verandert er voor de klant niets. De naam Gourmet Invent heeft zijn waarde in de markt, en het zou zonde zijn om dat weg te gooien.”

Expertise Hoewel de aanpak van Gourmet Invent niet verandert, zorgt de overname toch voor enkele positieve gevolgen. “We kunnen genieten van de voordelen van een grotere structuur. Voor de werknemers betekent dit meer zekerheid en enkele voordelen die erbij komen.

Het tweede voordeel is de expertise.

Gourmet Invent is een bedrijf met 60 mensen vast in dienst, maar met een vrij vlakke structuur. Zo hadden we bijvoorbeeld geen aparte marketingafdeling. Binnen de Compass Group kunnen we nu wel meegenieten van de expertise van een groot bedrijf. Zo zal ons commercieel team nu regelmatig brainstormen met de mensen van marketing, om te kijken waar we nog meer het verschil kunnen maken.”

Kruisbestuiving Compass Group zit in België mooi verspreid over een groot aantal locaties. “Die spreiding kan voor ons heel interessant zijn en mogelijkheden tot samenwerking bieden. Hoewel Gourmet Invent een eventcateraar is en Compass in de eerste plaats staat voor bedrijfscatering, is er op klantniveau toch heel wat kruisbestuiving mogelijk. Klanten die we vroeger niet konden bereiken, daar gaan nu de

supplies 53

“Een van de segmenten waar Gourmet Invent in de toekomst meer aandacht aan wil besteden is wat men noemt boardroom dining” deuren open. Zo hebben we al een aantal mooie opdrachten kunnen binnenhalen, wat ons uiteraard een mooie boost geeft.

Ook op vlak van leveranciers biedt de groep voordelen. Er wordt dus zeker gekeken naar mogelijke synergieën, vooral op vlak van aankoop. Het kan zijn dat wij beroep doen op leveranciers die al actief waren binnen de Compass Group, maar omgekeerd kan ook. Toch zal kwaliteit wel altijd voorop blijven staan. Daar zullen we niet op toegeven. Meer zelfs, we willen die nog altijd verbeteren.”

Verhuis Een van de belangrijkste uitdagingen voor Gourmet Invent in 2020 is een verhuis. “Onze huidige locatie in ICC Gent is stilaan te klein, en het congrescentrum is in feite ook geen logistiek gebouw.

Halfweg dit jaar willen we dus met onze volledige productie en ons volledige bedrijf verhuizen. Wat ons opnieuw de nodige zuurstof zal geven qua productiemogelijkheden: een volledig nieuw

ingerichte keuken en professioneel uitgerust magazijn. De capaciteit wordt uiteraard een stuk groter, omdat we de ambitie hebben om verder te groeien.”

Corporate fine dining Tot nu scoort Gourmet Invent vooral sterk op de hospitalitymarkt, bij de B2Bevents en in mindere mate ook de privéevenementen. “Een van de segmenten waar Gourmet Invent in de toekomst meer aandacht aan wil besteden is wat men noemt boardroom dining. Fine dining bieden we al aan tijdens onze events, maar we willen daar nog een stap verder in gaan, en dit doortrekken naar het directieniveau. Het is onze ambitie om daar actief op te gaan werken.

Het is een totaal andere markt dan de eventmarkt, maar voor ons een logische volgende stap. In veel van die bedrijven zijn we namelijk al aanwezig. Maar we willen de cirkel rond maken en binnen het bedrijf het volledige pakket kunnen cateren”, aldus Bart Vandemoortele.

Ontslagen vermijden Net zoals bij de meeste collega’s zijn de activiteiten van Gourmet Invent in maart op enkele dagen tijd quasi volledig stilgevallen. Een enorme uitdaging voor een bedrijf met 60 mensen vast in dienst. Een ondersteuning vanuit de overheid was dan ook meer dan welkom.

CEO Bart Vandendooren: “We verwachten een omzetverlies van minimum 50%, dus de klap is enorm. Wat ons wel enorm helpt is de technische werkloosheid voor onze medewerkers. Mochten we die mogelijkheid niet hebben gehad, dan zat er weinig anders op dan over te gaan tot ontslagen. En dat zou natuurlijk nog een stuk erger zijn. Toch beseffen we dat onze mensen deze situatie geen lange tijd kunnen aanhouden.”

Nood aan duidelijkheid Bij Gourmet Invent hoopt men natuurlijk zo snel mogelijk terug aan de slag te kunnen. Bart Vandendooren: “Ik vraag eigenlijk zo snel mogelijk duidelijkheid over wanneer we terug kunnen gaan opstarten. We zijn als eerste sector getroffen geweest, en we zullen ook de laatsten zijn die een versoepeling zullen krijgen van de huidige maatregelen. Hoe sneller we duidelijkheid krijgen over de timing, hoe beter we ons intern zullen kunnen organiseren.”

Keuken staat niet stil Ondanks de zakelijke tegenslag toonde Gourmet Invent zich tijdens deze coronacrisis wel van zijn beste kant. De centrale keuken van Gourmet Invent in ICC Gent werd immers ingeschakeld als noodkeuken voor de zorgsector. “Het is belangrijk dat er voor het zorgpersoneel gezorgd wordt. Dat ze een stevige, gezonde maaltijd kunnen krijgen tijdens de weinige pauzes die ze nog hebben.

Dit was voor ons dan ook een bijzondere gelegenheid om iets voor hen te doen”, zo besluit Bart Vandendooren.

54

supplies

Top 10 van de audiovisuele leveranciers 2020 In de maanden voor het uitbreken van de coronacrisis peilde Experience Magazine op de markt naar de favoriete audiovisuele partners binnen de eventsector. Hebben we er over nagedacht om deze resultaten, gezien de omstandigheden, voor een tijdje in de koelkast te stoppen? Zeker. Maar al snel kwamen we tot de conclusie dat al deze bedrijven het verdienen om – zeker in deze periode –op een positieve manier in de kijker te staan. Daarom presenteren wij u met veel plezier de top 10 AV-leveranciers, editie 2020.

E

en evenement staat of valt natuurlijk met de audiovisuele invulling. Een speech van een CEO mag dan nog heel bevlogen en inhoudelijk sterk zijn, als niemand duidelijk verstaat wat er gezegd wordt, is de impact nihil. En we zijn allemaal wel eens op een evenement geweest waar die ene belangrijke video maar niet op het scherm wou verschijnen. Pijnlijk.

Wie AV niet ziet als een essentiële pijler voor zijn event en kiest voor een goedkope huis-tuin-en-keukenoplossing, kan dus bedrogen uitkomen. Een degelijke, professionele AV-partner is dus van essentieel belang voor een geslaagd evenement.

Verschuivingen aan de kop van de rangschikking, John & Jane op nummer 1 Met de bedrijven in onze Top 10 kunt u normaal gezien op beide oren slapen. Zij pakken de zaken op een professionele manier aan en worden dan ook veelvuldig aanbevolen door hun klanten. Ze investeren ook voortdurend in kwalitatief en innovatief materiaal. We zien dit jaar enkele verschuivingen aan de kop van onze rangschikking. John & Jane neemt de leidersplaats over van PRG, dat naar plaats 3 zakt. Ondanks de bizarre omstandigheden van vandaag, is men bij John & Jane bijzonder opgetogen over het bemachtigen van koppositie in de jaarlijkse ranglijst. “Onze klanten en partners geloven heel sterk in de meerwaarde die wij brengen”, aldus

Managing Directors Katrien Vermeire en Nico Lameire. “Wij willen meer zijn dan een bedrijf dat alleen maar gepassioneerd is door boxen, lampen en video. Alle details moeten kloppen. Onze kracht is ook dat wij werken met zeer sterke mensen op het terrein. Natuurlijk komt zo’n eerste plaats een beetje onverwacht. We zijn daar ook niet bewust mee bezig.

Elke dag doen wij ons best, dag in, dag uit, om het verschil te kunnen maken.”

Niet terugplooien Hoewel de events momenteel uit de agenda zijn verdwenen, liggen de activiteiten bij John & Jane niet stil. “In onze sector zegt men heel vaak dat men te weinig tijd heeft om bepaalde dingen te doen. Wel, voor die zaken is er nu plots wel tijd. Bij ons gaat dat over magazijnwerk tot het optimaliseren van de interne processen. Zo zullen wij onze partners, onze klanten en onze freelancers nog beter kunnen servicen. Het is ook een kwestie van continuïteit. Je mag nu niet stilvallen, niet terugplooien. Ook in communicatie moet je blijven tonen wie je bent en een positief verhaal blijven uitdragen. We moeten dit momentum positief omdraaien. We moeten hier de lessen uit trekken, en vooruit denken. Activiteiten zullen misschien op een andere manier doorgaan. We zullen social distancing in ons werk moeten integreren. We moeten omgaan met een andere realiteit en ons daarop focussen. En out-of-the-box denken. Zo kunnen we events ook in het post-coronatijdperk op een goede manier tot uitvoering brengen.”



Yes! We are awarded n°1 Technical Event Support in Belgium! Are we proud? Yes. But our goal is to be even more proud with what we’ll achieve in the future. Together.

Just like everybody else, we think forward, on what’s still to come: victory, a bright future, new events and happy people. Stay proud, stay safe, stay gold.

premium technical event support

johnandjane.be

PFL biedt u verschillende modulaire studio’s in een veilig kader én met respect voor de social distancing regels.

Ook voorzien wij de nodige faciliteiten zoals catering of een backoffice.

Dit alles bieden we aan in verschillende prijsklasses.

Heeft u graag meer informatie?

We staan voor u klaar via

info@pfl.be

of telefonisch op

+32 14 44 08 70

AUDIO LICHT

VIDEO

PFL bv, Rouwbergskens 8, 2340 Beerse

Chaussée de Louvain 972 Leuvensesteenweg 1140 Brussels· Belgium

COM MUNI CA TION

Media Services | Corporate Communications | Press Conferences PR & Public Affairs Projects Cultural Programs

t +32 2 673 81 86 info@eleven-intl.com www.eleven-intl.com

CON SUL TANCY

Situation Analysis Strategic Consulting Issue & Crisis Management Brand & Reputation Management Corporate Social Responsibility Project Management

EVENT B to B & B to C

Product Launches & Shows Staff Events & Parties Conferences & Seminars | Special Events Fairs & Displays | Roadshows Internal Meetings | Team Building Events

www.PFL.be │ info@PFL.be │ +32 14 44 08 70

supplies 57

Belgian Audiovisual Suppliers

2020 Top Ten Experience Market Research 1

John & Jane

2

Sense AV

3

PRG Belgium Phlippo P-Productions

4

S2 Rent JMC Production Play AV DB Video

5

Soundfield ADC Production L&L Stage

6

Auvicom GSP2 PFL SLV Rent

7

CRS Blue Moon

8

AB Sound Novid AS Technology

9

ampli EQS

10

N'Lighted

Sense AV verovert zilver Sense AV duikt dit jaar de Top 10 binnen, en belandt zelfs op een mooie tweede plaats. “Het is fantastisch om zo’n erkenning te krijgen voor het werk dat we doen”, zegt Koen Van Dooren van Sense Audio-Visual. “We werken altijd samen met onze klanten om een goed resultaat te bekomen. ‘Together, we make sense’, is daarbij onze leuze. We zijn heel flexibel en innovatief, en dat is iets dat ons wel altijd naar boven zal brengen. Dat blijkt ook nu, in dit Covid-verhaal. Zo hebben we pas onze Digital Arena gelanceerd. Dit is een volledig uitgeruste studioset-up met high-tech materiaal, gekoppeld aan een digitaal platform. In deze arena kan een presentator zijn sessie komen opnemen, om dit dan te livestreamen over de hele wereld. Of we nemen meerdere items op, om er een live-event van te maken. We hebben gisteren een eerste livesessie georganiseerd, en die was al meteen goed voor meer dan 60.000 page views.”

P-Productions mee op het podium Ook op plaats 3 treffen we met P-Productions Rental & Events – vorig jaar nog nummer 10 - een sterke stijger. Zij delen het brons met PRG en Phlippo. “Toen ik het nieuws van onze derde plaats in mijn mailbox aantrof, dacht ik toch even ‘ben ik wel goed wakker?’”, lacht zaakvoerder Pieter Van de Put. “Een grote, maar zeer aangename verrassing, die aangeeft dat we steeds meer gekend en geapprecieerd worden. We hebben een heel goed jaar achter de rug, en we merken dat er steeds meer kantoren ons contacteren voor een offerte. We zijn heel actief op sociale media, wat onze naamsbekendheid zeker een boost geeft. Daarnaast denk ik ook wel dat ons brede gamma de klanten aanspreekt. We zijn gestart als AV-bedrijf, maar hebben daar later ook nog meubilair en een atelier aan toegevoegd, zodat we ook die diensten mee kunnen aanbieden. Ook in deze crisis blijven we actief. Niet op de volle 100%, maar we zetten ons atelier nu in om plexiwanden te maken.”

Trimex

Over het marktonderzoek 2019-2020 van Experience Magazine Experience Magazine voert zijn jaarlijkse marktstudie over de B2B-evenementensector uit tijdens persoonlijke interviews. De anonieme en spontane antwoorden van deze gesprekspartners geven de redactie de mogelijkheid verschillende klassementen op te stellen over de ‘favoriete’ partners van de werknemers van evenementenagentschappen en bedrijven (corporate event managers), uit het hele land, van uiteenlopende omvang.

Deze studie werd uitgevoerd van maart 2019 tot januari 2020 bij 211 professionals (146 leden van evenementenbureaus en 65 corporate event managers).

Voor elk van de 7 segmenten van de B2B-evenementenwereld, moesten zij antwoorden op één enkele vraag: “Wanneer u een evenement moet organiseren voor uw bedrijf, welke zijn dan de partners die u zou contacteren voor het beheren van de organisatie/de catering/het audiovisuele/…? (maximum 3 antwoorden)”. Elk van de spontaan vermelde bedrijven kreeg vervolgens een score van 1 (als derde vernoemd) tot 3 punten (als eerste vernoemd).

VOTRE PARTENAIRE AUDIOVISUEL PENDANT C VID-19 Nous veillons à ce que vous restiez connecté!

UW AUDIOVISUELE PARTNER TIJDENS C VID-19 Wij zorgen ervoor dat u met elkaar verbonden blijft!

Suikerkaai 40d - Zone 3a • 1500 Halle - Belgium • T: +32 2 380 10 44 • www.auvicom.be

EVENTNEWS.be Een dagelijkse portie nieuws uit de sector?

Scan de QR-code en schrijf je in enkele seconden in op de Eventnews.benewsletter (4x per week op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag).

HUMAN INTERACTI N WILL BE MORE IMPORTANT THAN EVER YOU CAN COUNT ON US

WE ARE THE PEOPLE AGENCY

2015 2016 2017 2018 2019

www.maisonrouge.be

ONZE TROEVEN Uw presentatie gaat live vanuit onze greenkey studio.

Het beeld wordt in realtime omgezet naar onze virtuele studio.

Met live inbreng van externe sprekers, presentaties of filmpjes.

Te volgen via live-stream incl. Q&A, voting en chatwall.

https://virtualstudio.mojuice.com +32 16 20 60 76 info@mojuice.com