24
event management
“Risico’s in kaart brengen voor een veilige heropstart” Hoewel de geldende coronamaatregelen de eventwereld nog steeds lam leggen, bereidt de sector zich voor op een mogelijke heropstart. De voorbije weken werd er door de Alliantie van Belgische Eventfederaties (ACC, Febelux, BESA & BECAS), Toerisme Vlaanderen en EventFlanders hard gewerkt aan het Event Risk Model, een tool om de risico’s van een evenement, groot of klein, in kaart te brengen en aan te pakken. De initiatiefnemer van dit model, Hans Perquy van het agentschap MeetMarcel, geeft meer uitleg.
“S
inds het begin van de COVID19-problematiek is ACC, ook in alliantie met de andere federaties, heel actief geweest”, zegt Hans Perquy. “Hun aandacht ging in de eerste plaats natuurlijk naar steunmaatregelen zoals hinderpremies en technische werkloosheid. Maar tegelijkertijd was het belangrijk om ook al werk te maken van de heropstart, een soort exit-strategie voor onze sector. Iedereen weet dat evenementen pas als laatste terug zullen worden opgestart. Een volledig COVID19-vrij evenement kan misschien pas opnieuw binnen een jaar, wanneer iedereen gevaccineerd is. Maar ook in tussentijd moeten we toch weer evenementen kunnen organiseren. We spreken in die situatie over een ‘accepted risk’. We moeten dus het risico in kaart brengen. En daarvoor hebben we dit model ontwikkeld.”
tenschappelijk te gaan onderbouwen, en werd de cel Publieke Impact van de Karel de Grote Hogeschool betrokken. Zo hebben we dit verder bijgeschaafd tot een model met concentrische cirkels: het evenement staat in het midden, met daarrond vier kwadranten: place, people, programma en planning.”
Stevig onderbouwd
Hoofd- en subparameters
Het huidige Event Risk Model is het resultaat van een denkoefening waarbij verschillende partijen werden betrokken. “We zijn gestart met een leeg blad en beginnen nadenken over de risico’s van een breed gamma aan evenementen, om dit vervolgens in een model te gieten. Vanaf een bepaald moment was er de noodzaak om dit, los van onze evenementiële ervaring, ook we-
In totaal bevat het Event Risk Model 18 hoofdparameters. “Dat zijn de belangrijke parameters die het risico van een evenement bepalen. Denk bijvoorbeeld aan het onderscheid tussen indoor en outdoor, waarbij indoor in deze situatie natuurlijk veel risicovoller is. Binnen de hoofdparameters zijn er dan verschillende subparameters. Dat zijn verzachtende maatregelen
“Eigenlijk is een event de meest geschikte tool om gecontroleerd publiek leven te hebben”
Hans Perquy
die maken dat het risico terug daalt. We meten dus eerst het risico op de hoofdparameter, en vervolgens definiëren we de verzachtende maatregelen op de subparameter.”
Code of Conduct Eigenlijk wordt er een dubbel document gelanceerd. Want het Event Risk Model komt samen met een begeleidende Code of Conduct. “Deze handleiding geeft uitleg omtrent de maatregelen en omvat tal van tips & tricks. Het start bij de communicatie en eindigt bij de aftercare van een evenement. Hoe moet je de check-in inrichten? Hoe pak je de vestiaire aan? Wat zijn goede beschermende materialen? Wat nemen we mee in de communicatie? Wat met food & beverage? Het zijn allemaal heel bevattelijke aanbevelingen. Allemaal dingen die met gezond verstand zijn opgesteld en steeds wetenschappelijk worden onderbouwd. Verder is het ook de bedoeling dat het generieke gedeelte van het document wordt aangevuld met input uit de omringende sectoren.”
