32
event management
“Meestal is een verplaatsing van het evenement in het belang van alle partijen” Sinds maart zijn er in ons land duizenden evenementen – van kleine bijeenkomsten tot grote massa-events geannuleerd. Naast de teleurstelling over het afblazen van een event waar men vaak lang naar uit heeft gekeken, worden initiatiefnemers, organisatoren en leveranciers ook geconfronteerd met de praktische afhandeling van zo’n annulatie. Wie heeft recht op wat? Wie staat in voor de reeds gemaakte kosten? Het zijn vragen die meer dan eens tot conflicten leiden. Wij legden ons oor te luister bij Katrien Maris en Agnès Maqua van het advocatenkantoor KOAN LAW FIRM, sinds jaar en dag trouwe partner van ACC, die voor ons de belangrijkste basisregels uit de doeken doen.
“H
Alternatief
et is belangrijk om te weten dat een relatie tussen een adverteerder en een eventbureau, of tussen een eventbureau en een leverancier eigenlijk een contract is”, zo vertelt Katrien Maris. “En alle verplichtingen die voortvloeien uit dat contract, moeten worden nageleefd. Als men daar niet aan kan voldoen, dat is er sprake van contractbreuk. Er is echter een uitzondering op dit gegeven, en dat is het scenario van de overmacht.”
3 voorwaarden voor overmacht Volgens de Belgische wet is overmacht ‘een onoverkomelijk beletsel voor de nakoming van een verbintenis’. “Dat is natuurlijk een beetje vaag”, meent Agnès Maqua. “Uit de rechtspraak en rechtsleer komen er eigenlijk drie voorwaarden naar voren die definiëren wanneer er sprake is van een overmachtssituatie. Allereerst moet het gaan om een onvoorziene omstandigheid. De partijen konden er op het moment van het sluiten van het contract niet redelijk op voorzien dat er zich zo’n situatie zou voordoen. Wat betreft de coronacrisis kunnen we stellen dat dit geldt voor contracten die gesloten werden vóór de krokusvakantie. Vanaf de krokusvakantie kan men echter
Katrien Maris
stellen dat de situatie voorzienbaar was, onder meer door de situatie in China en Italië. De tweede voorwaarde is dat de situatie buiten de controle van de partijen ligt. Dit impliceert dat het voorval niet te wijten mag zijn aan de fout of de schuld van degene die de prestatie of het product moet leveren. In de coronasituatie is dit dus zeker van toepassing. De overheid legde immers een samenscholingsverbod op waardoor de geplande events niet konden plaatsvinden.”
De derde voorwaarde is dat de partij die de overmacht inroept, zich echt in een absolute onmogelijkheid bevindt om zijn verplichting te kunnen nakomen. “Er is hier een verschil tussen een permanente belemmering om de verbintenis na te komen, en een tijdelijke belemmering”, zegt Katrien Maris. “Men spreekt van permanente belemmering wanneer er geen alternatief kan worden voorzien. Volgens ons is corona echter in vele gevallen een tijdelijke belemmering. Wanneer de inperkingsmaatregelen worden opgeheven, dan is de overmachtssituatie voorbij. Als een evenement dat tijdens die inperkingsperiode zou hebben plaatsgevonden, kan worden uitgesteld, dan is men daar eigenlijk toe gehouden. Want dan is het niet onmogelijk om zijn prestatie toch te kunnen nakomen. Er zijn natuurlijk situaties waarbij het onmogelijk of nutteloos is om een event uit te stellen. Bijvoorbeeld een specifiek event rond een bepaalde datum of gebeurtenis. Dan kunnen we wel spreken van een permanente belemmering. Maar wanneer uitstel mogelijk is, moet men al het nodige doen om het evenement alsnog te laten doorgaan, omdat partijen ook altijd gebonden zijn aan een schadebeperkingsplicht: dat wil zeggen dat men de schade zoveel mogelijk moet beperken ten aanzien van elkaar.”
