ABC teambuildingov v nevladnih organizacijah

ABC TEAMBUILDINGOV

V NEVLADNIH ORGANIZACIJAH

Priročnik z osnovami

Tukaj za razvojno naravnane organizacije. Pri razvoju podpiramo društva in zasebne zavode ter druge nevladne organizacije osrednjeslovenske regije

Pripravila Alenka Blazinšek Domenis, September 2022

Vsebina

Uvod: zakaj team buildingi v društvih in drugih NVO ……………………….... 5

Komu je namenjen ta priročnik ………………………………………………………….. 6

Kaj je teambuilding …………………………………………………………………………….. 7

Kako v team building vključimo svoje poslanstvo ……………………………….. 8

Kako v team building vključimo svoje vrednote …………………………………. 10

Kako pripravimo team building ………………………………………………………… 11

Cilji oz. koristi team buildinga ……………………………………………………………. 12

Glavni razlogi, da ljudje čutimo potrebo po sodelovanju, pripadanju ... 15

Pogoji za učinkovito delovanje tima …………………………………………………… 17

Posameznik, skupina, naloga …………………………………………………………….. 19

Kako se ljudje učimo ……………………………………………………………….………... 20

Osvajanje novih navad …………………………….……………………………………….. 22

Kako se oblikuje tim ……………………………………………………………. 23

Življenjska pot tima …………………………………………………………….. 25

Minimalni vsebinski standardi za izvajanje team buildinga …. 29

Kako izvajamo refleksijo …………………………………………………….. 30

Funkcionalne in timske vloge ……………………………………………… 32

Kako dosegati ekipno povezanost ………………………………………. 38

Procesi, ki se izvajajo na teambuildingih ………………………....... 42

Izbira ciljne publike ……………………………………………………………. 44

Vrste teambuildingov ………………………………………………………… 45

Aplikacija PikaStop ………………………………………………………….... 47

Potek team buildinga ………………………………………………………… 48

Skrb za varnost …………………………………………………………….……. 49 Finance ……………………………………………………………………………… 53

Sodelovanje med organizacijo in izvajalci ………………….......... 55

Testiranje team buildinga ………………………………………………….. 57

Opis, ki pritegne ……………………………………………………………….. 59

Viri in literatura ……………………………………………….………………… 61

Uvod: zakaj team buildingi v društvih in drugih NVO

V društvih in drugih ljubiteljskih organizacijah se zbirajo posamezniki, ki skozi prostovoljno delo, ki ga opravljajo za svoje zadovoljstvo in kvaliteto lastnega življenja in življenj drugih, nevede postajajo timi. Torej nekaj, kar si v gospodarskem sektorju želijo, saj vedo, da dobre time ne poganja (samo) denar, pač pa veliko bolj osebni motivi posameznikov.

--

Društvo, ki dobro deluje, je lahko že s svojo izkušnjo dober zgled delovanja in sodelovanja - zato je lahko zelo primerno mesto za prenašanje svojega delovanja na druge sektorje tudi skozi team buildinge.

--

Seveda pa to ne gre samo od sebe in brez primernega načrtovanja. Društva običajno že imajo svoje ustaljene aktivnosti, ki so jih skozi leta in delovanje obrusila in pripeljala do stopnje, ki jim ustreza. Pri izvajanju team buildingov pa je potrebnega mnogo razmisleka, načrtovanja in natančnosti, saj želimo s točno določeno aktivnostjo v kratkem času doseči določen cilj - včasih nekaj podobnega, kot se je v nevladnih organizacijah gradilo več let. Za to moramo malo bolje razumeti, kaj team buildingi sploh so in kakšen je njihov namen, ter na podlagi tega vanje vključiti svoje izkušnje.

Pomembno je, da tudi pri tej aktivnosti ostajamo zvesti svojemu poslanstvu, saj je dobro, da če se tega lotevamo, nam to ne prinaša zgolj financ, pač pa tudi večjo prepoznavnost našega društva / druge NVO, predvsem pa našega poslanstva. Če pa pri tem pridobimo še kakšnega novega člana ali pripadnika, pa tudi nič narobe.

Komu je namenjen ta priročnik

Priročnik je namenjen manjšim nevladnim organizacijam, ki se aktivnosti izvajanja team buildingov šele lotevajo.

Ponuja osnove in močno priporočilo, da izvajalci poskušajo več znanja poiskati tudi drugje: z branjem literature, pa tudi z udeležbo na podobnih aktivnostih in tako pridobivajo izkušnje.

Ponuja osnovna teoretična izhodišča in vas vodi do priprave enostavnega team buildinga, ki traja okoli 4 ure, je namenjen do 15 udeležencem, ima vnaprej zastavljene cilje in ga vodi en izvajalec.

Izvanjanje team buildingov je velika priložnost za društva in druge nevladne organizacije a le, če razumejo kaj to je in kako lahko to koristi njihovemu razvoju.

Kaj je team building

Pravilno organiziran team building z jasno začrtanimi cilji lahko odločilno vpliva na odnose znotraj podjetja in pripomore k organiziranosti, storilnosti in dobremu počutju tima.

Prvi cilj team buildinga se skriva že v samem imenu. Team building po angleško pomeni gradnja tima.

Gre za dejavnost, s katero vplivate na razvoj neke skupine. Skupini pomagate, da poveča lastno učinkovitost, izboljša medsebojne odnose in ustvari boljše delovne pogoje, ter iz nje ustvarite tim.

Pravzaprav je dobro uigrana ekipa sodelavcev ena glavnih konkurenčnih prednosti podjetja.

Če podjetje neguje naslednja štiri področja, bo želo sadove dobrega dela v obliki dobička:

• komunikacijo,

• odnose,

• cenjenost

• in pripadnost podjetju.

Kako v team building vključimo svoje poslanstvo

Dodana vrednost nevladnih organizacij je v njihovem poslavstvu. Tu se skriva tudi odgovor na vprašanje, zakaj bi podjetja za izvajanje gradnje tima raje izbrala nevladno organizacijo, kakor druge ponudnike.

Naš obstoj, namen – za kaj smo in zakaj si prizadevamo, mora biti sestavni del našega team buildinga.

Preden se sploh lotimo načrtovanja je nujno, da ključne gradnike poiščemo v samem bistvu našega delovanja.

Če smo društvo, ki se ukvarja z zaščito ptic – bo tematika našega team buildinga temeljila na poznavanju ptic in kako jih lahko zaščitimo. Če smo planinsko društvo, bo tematika zagotovo planinstvo in z njim povezane aktivnosti.

Naš namen je seveda TUDI tržne narave. A naloga nevladnih organizacij je, da skozi vse, kar počnejo, udejanjajo svoje poslatvo. Tako team buidlingi ne bodo zgolj zanimive aktivnosti, ampak bodo v sebi nosili mnogo več: osveščanje o družbeno korsitni tematiki, ki jo vaša organizacija zasleduje.

Zapišite, katere elemente vašega poslanstva želite prenašati v teambuildinge

Kakšno je sporočilo, ki ga morajo dobiti udeleženci?

Katera spoznanja, ki se nanašajo na vaše poslanstvo, morajo biti nujno vključena v izvajanje aktivnosti.

Kako v team building vključimo svoje vrednote

Nevladne organizacije običajno zasledujejo tudi vrednote, za katere želijo, da bi se čim bolj razširile po celotni družbi. V nekaterih organizacijah je to bolj očitno in tudi zapisano, v drugih pa je bolj na „intuitivni“ ravni.

Zapišite, katere vrednote, ki jih gojite v vaši organizaciji, želite prenašati v izvajanje team buildingov:

Kako pripravimo team building

Ključne aktivnosti:

1. Pridobiti pristanek vodstva organizacije in doreči način sodelovanja med organizacijo in izvajalci.

2. Določiti teamtiko, ki se nanaša na poslanstvo / namen organizacije.

3. Pripraviti načrt izvajanja team buildinga, ki vključuje aktivnosti, materiale, trajanje, morebitna potrebna dovoljenja.

4. Poskrbeti za varnost in zavarovanje aktivnosti.

5. Pripraviti poslovni model, ki vključuje delitev zaslužka med izvajalce in organizacijo, ter vključuje vse stroške aktivnosti.

6. Opredeliti ključno ciljno publiko in pripraviti njej prilagojeno promocijo.

Naša priporočila, če se aktivnosti lotevate prvič: - Aktivnost pripravite za do 15 udeležencev; - Traja naj okoli 4 ure (pol delovnika); - Pripravite izdelan sklop aktivnosti z vnaprej določenimi cilji; = ko izvajalci pridobijo več izkušenj, pa se lahko team buildingi razvijajo naprej.

Cilji oz. koristi team buildinga

Spoznavanje in ustvarjanje povezav ter zaupanja: Primarni cilj team buildinga je, da se zaposleni v nekem podjetju med seboj spoznajo. Med delovnim časom je zaradi hektičnega urnika in številnih delovnih obveznosti spoznavanje pogosto skoraj nemogoče. Team building je odskočna deska za grajenje odnosov med zaposlenimi, saj jim da priložnost, da se spoznajo v bolj sproščeni situaciji izven delovnega mesta. S pomočjo team buildinga se tudi novi zaposleni lažje vključijo med sodelavce in pozneje v delovni proces. Zavedati se je treba, da je marsikdo je v zasebnih situacijah precej drugačen in bolj sproščen kot v službi. Team building lahko to sproščenost zasebnega druženja prenese v delovno okolje. Posledično začnejo zaposleni uživati na delovnem mestu, saj se tam družijo z ljudmi, ki jih imajo radi in se z njimi lahko povežejo. Grajenje povezav in odnosov tako znotraj kot zunaj podjetja lahko izboljša delovno storilnost in sodelovanje med posameznimi oddelki.

Spodbujanje komunikacije in timskega dela: Še en pomemben cilj team buildinga je spodbujanje timskega dela med zaposlenimi, saj se povezave, ki so se ustvarile med sproščenim druženjem, lažje prenesejo tudi v službeno okolje. Komunikacija steče hitreje in vzdušje v podjetju postane prijetnejše. Produktivnost je večja, projekti se zaključujejo hitreje.

Izboljšanje vzdušja in delovne vneme: Timsko delo in zabavne aktivnosti na team buildingu, ki timsko delo spodbujajo, lahko bistveno izboljšajo vzdušje na delovnem mestu. Še ena korist team buildinga je sodelovanje vodij in zaposlenih v nevsakdanjih situacijah. Na ta način lahko zaposleni spoznajo vodje v drugi luči ter bolje razumejo vizijo in cilje podjetja.

Spodbujanje ustvarjalnosti in inovacij: Najhujša stvar, ki jo lahko v podjetju naredite, je, da zatrete svoje zaposlene. Ne silite jih, da živijo za službo. Raje spodbujajte ustvarjalnost in inovativnost s pomočjo dejavnosti na team buildingu. To lahko dosežete z izbiro ustrezne dejavnosti, saj bodo v spodbudnem okolju veseli in novega željni zaposleni gotovo pokazali svoje skrite talente, ki jim jih morda ne bi pripisali.

Določanje ciljev team buildinga

Pri določanju ciljev moramo biti NAJPREJ pozorni na to, kaj so cilji podjetja, ki se aktivnosti udeležuje, šele nato pa, kakšni so naši cilji.

Primere ciljev imamo na sliki, v desnem stolpcu.

Naše priporočilo za začetnike je, da iz seznama izberejo enega ali največ dva cilja, ki ju bodo zasledovali skozi team building. Na podlagi teh ciljev bo izvedena tudi refleksija, ki je nujen sestavni del team buildinga.

Napišite, katere cilje boste zasledovali pri team buildingu

Predlagamo, da se za začetek osredotočite na enega (glavnega) in enega dodatnega. Vse cilje boste morali kasneje preveriti in utemeljiti skozi refleksijo.

Glavni razlogi, da ljudje čutimo potrebo po sodelovanju, pripadanju

Preden se lotimo načrtovanja aktivnosti, se moramo vprašati, kaj ljudi sploh žene, da sodelujejo.

Na fotografiji vidite gonilnike sodelovanja. Če v aktivnostih vzpostavimo te štiri gradnike, bo delovanje tima s tem pa tudi naš team building uspešen.

Pomembno je, da že pri pripravi team buidlinga načrtujemo, kako bodo naši udeleženci izpolnjevanje teh potreb lahko prenesli v svoje delovno okolje.

Kako boste v vašem team buildingu zagotavljali:

Varnost Prepoznanost posameznika Praznovanje Skupno reševanje izzivov

Pogoji za učinkovito delovanje tima

Belbin je leta 1981 v svoji knjigi Management teams: Why they succeed or fail, prestavil svojo teorijo timskih vlog. V svoji knjigi je predpostavil, da mora biti za učinkovit tim izpolnjenih 5 pogojev:

Vsak član preko svoje funkcionalne in timske vloge prispeva k doseganju ciljev;

• med drugimi funkcionalnimi (šef, direktor, zaposleni) in timskimi vlogami je potrebno optimalno ravnovesje, odvisno od ciljev in nalog tima;

• učinkovitost tima je odvisna od obsega, do katerega člani pravilno prepoznajo in se prilagodijo prednostim;

• osebnostne značilnosti ter duševne sposobnosti so podlaga za nekatere timske vloge ter omejujejo sposobnost za druge timske vloge; ter

• tim lahko najbolje razporedi svoje tehnične vire za zagotovitev uspešnosti le, kadar ima celoten obseg in ravnovesje med timskimi vlogami

(Belbin, 1981; v: Fisher, Hunter in Macrosson, 2001).

Posameznik, skupina, naloga

Ko se skupina loti izvajanja aktivnosti ima pred sabo nalogo, ki jo želi uresničiti. Če želimo kakovostno delo smo poleg naloge pozorni tudi na delovanje skupine in skupinsko dinamiko ter na posameznike, ki sestavljajo skupino.

PSN je okrajšava za posameznik, skupina in naloga. V ozadju je TCI model, ki ga je raziskovala Ruth Cohn. Skupinam se pogosto zgodi, da se posvečajo predvsem enemu področju, največkrat nalogi. Ob tem nekateri posamezniki prevzamejo vodenje nad ostalimi in pozabijo na sodelovalni odnos, drugi pa se v skupini več ne počutijo dobro. Nekatere skupine pa si vzamejo veliko časa za druženje, vsi se počutijo vključene, potem pa ugotovijo, da so zanemarili nalogo.

Pri delu s skupino gre za preplet vseh treh področij, ki so si enakovredna, kar lahko ponazorimo z enakostraničnim trikotnikom. Tri enake stranice v trikotniku ponazarjajo enakovrednost vseh treh področij.

Posameznik, skupina, naloga

Kako bomo zagotavljali, da bodo udeleženci TB pozorni na vse tri komponente? Kako bodo to prenašali v prakso?

Kako se ljudje učimo

Team building je aktivnost, pri kateri bi naj sodelujoči osvojili nove navade in jih prenesli v svoje delovno okolje.

Če pa želimo pridobiti nove navade, potrebujemo nova spoznanja zato se moramo nečesa naučiti.

Team building aktivnosti je dobro strukturirati na podlagi Kolbovega cikla, ko udeleženci:

- Najprej dobijo konkretno izkušnjo,

- Sledi razmiselek o izkušnji – odgovor na vprašanja zakaj in kaj se je zgodilo,

- Sledi posploševanje znanja – aha efekt, tako torej nekaj počnemo,

- Zadnja stopnja pa je preizkušanje v praksi – ali naše spoznanje res deluje.

Na team buildingu naj udeleženci dobijo prvi dve stopnji kolbovega cikla.

Kako bomo oblikovali naše aktivnosti, da bodo udeleženci doživeli „aha“ efekt?

Navedite primer.

Osvajanje novih navad

Je težko.

Terja ogromno motivacije, pa tudi načrtnega dela.

Naše priporočilo:

Če želite vašim udeležencem pomagati, da tudi v svojem delovnem okolju vzpostavljajo nove navade, jim lahko pri tem pomagate, tako da:

- Jih na to tekom aktivnosti team buildinga opozarjate,

- Skupaj z njimi izdelate načrt, kako bodo to počeli, ko se vrnejo v delovno okolje,

- Na team buildingu izdelajo stvar, ki jih bo v delovnem okolju opomnijala na nove navade (npr. nov lonček za kavo, stojalo na mizi …)

- Jim lahko po aktivnosti pošiljate opomnike.

Razmislite, kolko časa je bilo potrebno, da se je v vaši organizaciji vzpostavila nova navada.

Na podlagi izkušenj razmislite, kako bi lahko udeležencem pomagali pri prenosu novih navad v delovno okolje.

Kako se oblikuje tim

Faza oblikovanja – v tej fazi se timi organizirajo in pripravljajo na skupne projekte. Timski programi lahko tukaj pomagajo članom tima pri spoznavanju, gradnji zaupanja in poenotenju pričakovanj. V fazi oblikovanja bi se takšna spodbuda morala zgoditi nekje v prvih treh mesecih od postavitve tima oz. vsaj tri mesece pred veliko spremembo v timu.

Faza viharjenja – vsak tim gre za krajše ali daljše obdobje skozi fazo viharjenja. Ker so tukaj konflikti pogosti, lahko timski programi pomagajo pri mediaciji in reševanju konfliktov, izmenjavi mnenj ter uvajanju pravilnega sistema vodenja in komunikacije.

Faza urejanja – te faze ni težko prepoznati, saj se tukaj stvari začnejo »pravilno sestavljati«, hkrati pa se vzpostavi visoka raven zaupanja. Timski programi v tej fazi pomagajo timu urediti pravila delovanja, določiti procese in popolnoma poenotiti skupni cilj ter pot do njega.

Faza delovanja – ko se faza urejanja zaključi, začne tim uspešno opravljati svoje naloge – energija je usmerjena v delo in manj v medosebne odnose, kar močno dvigne njegovor učinkovitost. Uspešno delo, ki ga tim v tej fazi opravlja, je dobro nagraditi.

Vir: https://www.tba.si/sl/blog/faze-razvoja-tima-do-zaupanja-uspesnosti-v-timu

Tim gre skozi ta cikel vedno znova. Tudi team building bo potekal po tem načinu. Dobro pa bi bilo vedeti, v kareri fazi se tim nahaja, saj je lažje oblikovati team building.

Življenjska pot tima

Kako bomo na izvajanju TB pozorni razvojne faze tima?

Kako bomo izpeljali TB, da bodo aktivnosti primerne fazi, v kateri se nahaja tim?

Minimalni vsebinski standardi za izvajanje team buildinga

Ko izvajate team building morate udeležencem ponuditi:

1. Aktivnost, ki jo opravijo.

2. Refleksijo.

Refleksija je najpomembnejša aktivnost team buildinga, saj je od nje odvisno, kaj bodo udeleženci spoznali in kaj je smiselno prenašati v prakso.

Refleksija je tisto, kar naredi team building team building in ne zgolj zabavno aktivnost, od katere pa nismo odnesli pomembnih spoznanj in jih ozavestili kot team.

Kako izvajamo refleksijo

Izkušnje same po sebi še ne omogočajo razvoja.

Vir učenja postanejo šele takrat, ko jih posameznik hoče in zmore analizirati ter ugotovitve uporabiti pri svojem nadaljnjem delu.

Refleksija je sposobnost na strukturiran način analizirati konkretno izkušnjo in oblikovati zaključke za delovanje v prihodnje.

Poteka kot dialog, kot iskanje odgovorov na zastavljena vprašanja.

Refleksija omogoča ubeseditev nejasnih, samo delno ozaveščenih, intuitivno doživetih občutij.

Ubeseditev omogoča jasno razmišljanje o izkušnjah.

Refleksijo vedno izvajamo glede na zastavljen cilj ali dva, ki smo jih izbrali za svoj team building. Na tak način ozavestimo področja, ki smo jih izbrali.

Primer vprašanj, če ste izbrali za cilj razvijati odnose:

Kaj si želel?

Kaj so želeli drugi?

Kaj si napravil?

Kaj so napravili drugi?

Kako si razmišljal?

Kako so drugi razmišljali?

Kaj si doživljal?

Kaj so drugi doživljali?

Najprej na vprašanja odgovori vsak sam, nato pa se skupina o njih pogovori plenarno.

Seveda imajo udeleženci vsi enako možnost pojasniti svoje odgovore. Vsi udeleženci morajo imeti možnost podati svoje razmišljanje. Nujno je ohranjanje spoštljive komunikacije, ki izraža vtise in ne obsoja nikogar.

Funkcionalne in timske vloge

Vsak član tima ima v timu dvojno vlogo: funkcionalno in timsko. Funkcionalna vloga se nanaša na strokovno znanje in izkušnje posameznika. Timsko vlogo pa je Belbin opredelil kot vedenjske vzorce, ki jih posameznik razvije v skupini in načine, s katerimi vstopa v interakcijo z ostalimi člani tima (Aritzeta, Swailes in Senior, 2007). Timska vloga opisuje, kako se posameznik prilega v tim, ne pa kakšno funkcijo ima v timu.

Belbin je opredelil devet timskih vlog, ki so predstavljene v tabeli. V tabeli so poleg značilnosti posameznih timskih vlog prikazane tudi teoretične podobnosti med vlogami (npr. kognitivni stil, način reševanja konfliktov…). Te značilnosti so pomembne za razumevanje dinamike tima in načrtovanje aktivnosti teambuildinga (Aritzeta, Swailes in Senior, 2007).

Belbinove timske vloge lahko razdelimo v tri skupine:

• usmerjenost v akcijo (dovrševalec, spodbujevalec, izvajalec),

• usmerjenost v ljudi (koordinator, timski delavec, raziskovalec virov), ter

• usmerjenost v ideje (inovator, kritik, strokovnjak).

Tabela: Timske vloge, njihove značilnosti, prednosti in možne slabosti (Bajec, 2013; Belbin, 2011; Senaratne in Gunawardane, 2015).

Timska vloga Tipične značilnosti

Pozitivne lastnosti Možne slabosti Kdaj jih potrebujemo ?

Izvajalec Konzervativen, predvidljiv, vesten

Dobre organizacijske sposobnosti, praktičen, trdo dela, samodiscipliniran, vesten, opravi tudi rutinska dela, sistematičen

Nefleksibilen, se ne odziva na nepreverjene ideje, lahko tog, vztraja pri načelih, ne vidi novih priložnosti

Koordinator Miren, samozavesten , obvladan

Sposoben sprejeti ostale člane tima glede na njihove prednosti in brez predsodkov, močan čut za objektivnost, optimalno izkorišča vire, pozna prednosti in pomanjkljivosti članov ter skupine, je miren in stanoviten

Povprečno inteligenten in povprečno ustvarjalen, ni izrazito kreativen

Kadar je potreben deloven in sistematičen način reševanja problemov.

Kadar se je s problemom potrebno soočiti mirno.

Spodbujevalec Napet, dinamičen, družaben

Sposoben delovanja pod pritiskom, visoko motiviran in vztrajen, spodbuja ostale člane, jim postavlja izzive

Nagnjen k provokaciji, razdražljivosti in nepotrpežljivo sti, lahko nestrpen in napet, nepotrpežljiv, trmast in moteč za ostale člane

Kadar imamo potrebo po spremembi.

Inovator Individualistič en, resen, neortodoksen

Genialen, bujna domišljija, inteligentnost in znanje, kreativen, domiseln, neortodoksen, rad se loteva zapletenih in težavnih problemov, lahko spregleda protokole in predpisane postopke

Ne zanimajo ga sposobnosti realizacije, sanjaški

Kadar je potrebno ustvariti predloge ter rešiti kompleksen problem.

Kritik Trezno razmišljanje, nečustven, preudaren

Realen, analitičen, odloča se racionalno, s premislekom, razmišlja strateško in dolgoročno

Primanjkuje mu inspiracije ali sposobnosti za motiviranje drugih, lahko je nečustven, pretirano kritičen, brez občutka za okolico, dlakocepski

Kadar je uspeh ali neuspeh odvisen od relativno majhnega števila kriznih odločitev.

Timski delavec Socialno usmerjen, blag in občutljiv

Ima sposobnost odzivanja na ljudi in situacijo, dviguje timski duh, pomembno mu je vzdušje v skupini, motijo ga nesporazumi, bori se za pravice drugih, je razumevajoč in zna prisluhniti

V kritičnih situacijah neodločen, hitro zapade pod vpliv močnejšega

Pod vodilnim režimom, kjer so konflikti pogosti ali navidezno zatreti.

Dovrševalec Natančen, metodičen, vesten, prizadeven

Sposobnost izpeljati stvari do konca, perfekcionist, pazi, da se ne dogajajo napake, da se skupina drži rokov, ne mara površnosti, netočnosti

Nagnjenost k zaskrbljenosti zaradi majhnih stvari, lahko nestrpen in perfekcionistič en

Kadar delovne naloge zahtevajo natančnost in visoko koncentracijo.

Strokovnjak Strokoven, nezainteresira n za druge, resen, samodisciplinir an, učinkovit

Umirjen, notranje motiviran, ima poglobljena, specialistična znanja, poglablja znanje

Njegov prispevek je ozek, lahko se preveč zadržuje pri tehničnih podrobnostih in tehnologijah, praviloma ga ne zanima delo z drugimi

Kjer je produkt ali storitev organizacije osnovana na določenih redkih veščinah ali znanju.

Kot smo že omenili, je za uspešno delovanje tima potrebno ravnovesje med vlogami. Osredotočenost na posamezno komponento ali ignoriranje katere izmed komponent lahko neugodno vpliva na delovanje tima.

Že ime vsake timske vloge po Belbinu nam namigne njegovo naravo in različnost do drugih timskih vlog. Lahko si predstavljate, da sta na primer inovator in koordinator dva različna tipa. Inovator je inteligenten in ima bujno domišljijo, z lahkoto reši kompleksen problem. A prav malo mu je mar za protokole poslovanja in morebitne ovire. Koordinator na drugi strani je objektiven in brez predsodkov, miren in sposoben konstruktivnega reševanja izzivov, manjka pa mu kreativnosti.

Morda si predstavljate, da torej posameznik zastopa le eno timsko vlogo v timu. A temu ni tako. Belbin zagovarja, da lahko posameznik učinkovito zastopa več timskih vlog in jih tudi uspešno opravlja. V delovnem timu torej obstaja devet timskih vlog.

Belbinova osnovna ideja je, da mora biti v tim za optimalno delovanje vključenih vseh devet timskih vlog. Ni pa nujno, da ima vsak tim devet ljudi. Pomembno je, da je v timu zastopana vsaka od timskih vlog, posameznik pa lahko pokriva več vlog hkrati.

Kako dosegati ekipno povezanost

Številni dejavniki vplivajo na ekipno povezanost, med najbolj pomembnimi pa so naslednji:

• Velikost ekipe – večja kot je, manj zadovoljni so člani. Namreč, med številnimi člani je precej oteženo tesno in zaupno sodelovanje, zato je verjetnost za konflikte večja.

• Podobnost članov – bolj so si člani podobni v skupnem cilju, bolj se med sabo razumejo. Na splošno je tim bolj koheziven, kadar si člani delijo skupne vrednote.

• Uspeh – kadar je ekipa uspešna so njeni člani srečni in bolj povezani.

• Ekskluzivnost – status ekipe povečuje zadovoljstvo njenih članov. Poleg tega, težje, kot je priti v skupino, bolj zadovoljni so člani, ki so že v njej.

• Tekmovalnost – članstvo se bolj ceni, kadar je večja motivacija za dosego cilja in preseganje konkurenčnih ekip.

Dobro timsko delo torej sloni na dobri razdelitvi timskih vlog. Uspešno sodelovanje poveča produktivnost in ustvari dinamiko na delovnem mestu, ki temelji na skupnih prizadevanjih za dosego iste vizije.

Uspešen tim zahteva veliko odprte komunikacije. Zahteva tudi spoštovanje in zaupanje med posameznimi člani ter odgovornost za svoj del dela. Predvsem pa morajo biti sodelavci predani skupni viziji, ki jo lahko dosežejo z medsebojnim motiviranjem.

Neizkoriščenost potencialov

Neizkoriščen talent lahko definiramo kot slab izkoristek izkušenj, talentov, idej, spretnosti, znanja in kreativnosti. Do te vrste izgube lahko pride zaradi različnih dejavnikov, vključno z naslednjimi:

• Slaba komunikacija,

• Slabo ali ozko opredeljene delovne naloge in pričakovanja,

• Pomanjkanje timskega dela (ali timsko delo, ki je neučinkovito),

• Pomanjkanje usposabljanja (ali usposabljanje, ki je neprimerno),

• Slabo vodenje, še posebej to, da zaposlenih ne vključujemo v iskanje rešitev za težave.

Ti dejavniki omejujejo zavzetost zaposlenih, kar pa nenazadnje škoduje organizaciji sami. Če so zaposleni zmožni delovati v okviru vrlin svojih Timskih vlog, je bolj verjetno, da bodo zavzeti in da bodo prevzeli lastništvo nad svojo vlogo. Neizkoriščen talent v Belbinovem smislu pomeni, da so posamezniki postavljeni v okoliščine, kjer ne morejo izraziti vrlin svojih naravnih vlog. To se lahko zgodi iz različnih razlogov. Morda se preprosto ne zavedajo, kaj so njihovi talenti, ali pa zato, ker omejitve njihove delovne vloge ne dopuščajo, da doprinesejo na način, ki je njim lasten.

Kako boste poskrbeli, da bodo na teambuildingu prišle do izraza timske vloge?

Kako jih boste predstavili udeležencem?

Procesi, ki se izvajajo na teambuildingih

Kako iz skupine nastane tim oz. ekipa? Tako da zaposleni čutijo pripadnost, sodelujejo in so motivirani k doseganju skupnega cilja. Tim oz. ekipa deluje kot eno ter uporablja spretnosti in talente vsakega posameznega člana ter tako pride na cilj s pomočjo celotnega tima. Team building lahko uspešno ustvari tim, saj se na njem dogajajo naslednji procesi:

• mreženje, druženje in spoznavanje

• ekipno delo in navijanje

• tekmovalnost

• praznovanje, ekipni duh, zabava

• negovanje inovativnosti ter ustvarjalnosti

• izboljšanje korporativne kulture

• ustvarjanje skupnega pričakovanja

• zavedanje, da so zaposleni cenjeni

• ustvarjanje povezav med oddelki

• izboljšanje angažmaja zaposlenih in delovnega vzdušja

Kako boste poskrbeli za procese?

Skozi katere aktivnosti?

Izbira ciljne publike

Dober team building je težko dober kar za vse. Razmislite, kdo so podjetja in zaposleni, ki bi od vašega team buildinga odnesli največ. S kakšnimi dejavnostmi se ukvarjajo, kakšne so vrednote podjetja in zaposlenih, zakaj bi bili za vas primerna ciljna publika.

Vrste teambuildingov

Aktivnostni team building: Ekipa na aktivnostnem dogodku uživa v različnih fizičnih aktivnostih, ki se lahko izvajajo tako zunaj kot v zaprtem prostoru. Glavna prednost tovrstnega team buildinga je odklon od dnevne rutine. Marsikdo mora stopiti iz svoje cone udobja ter pokazati veščine, ki jih na delovnem mestu ne more.

Komunikacijski team building: Ključ do uspešnega sodelovanja se skriva v dobri komunikaciji. Da bi to veščino pri svojih zaposlenih še dodatno izpilili, je komunikacijski team building kot nalašč za dosego tega cilja. Dejavnosti, ki temeljijo na dobri komunikaciji, poskrbijo za spoznavanje med kolegi in ustvarjanje osebnih vezi. Premostijo lahko ovire v komunikaciji, izboljšajo mehke veščine in zgradijo zaupanje. Spretnostni team building: Team building je lahko zabaven in koristen hkrati, če izberete dejavnost, ki bo izboljšala veščine zaposlenih, potrebne za opravljanje določenega delovnega mesta. V mislih imamo različne tečaje in delavnice, npr. veščine vodenja, pogajanja, reševanja sporov, kreativnega razmišljanja itd.

Problemski team building: Izzivi se pojavljajo na prav vsakem delovnem mestu. Prinašajo jih ne samo delovne obveznosti, pač pa tudi medsebojni nesporazumi ali spori. Team building na temo reševanja problemov lahko izboljša komunikacijo in medosebne odnose. Marsikdaj se na njih pozabijo tudi medosebne razlike in se napnejo vse sile za doseganje skupnega cilja. Problemski team building je zanimiv zaradi interakcij med sodelujočimi. Vodja mora razumeti in analizirati problem, tim pa nato skupaj določi najboljšo strategijo za dosego cilja. Ponavadi gre za zabavno aktivnost z igrami ali vajami, hkrati pa se sodelujoči naučijo kako delati skupaj in rasti kot ekipa.

Vrednotni team building: S tem tipom team buildinga pridobijo vsi: tako podjetje kot zaposleni. Podjetje lahko svoje cilje na področju družbene odgovornosti preplete s prijetnimi in povezovalnimi dejavnostmi za zaposlene, s katerimi prispevajo k družbi. Izkušnja je za zaposlene lahko precej posebna, saj je lepo občutiti, da pomagamo ljudem v stiski.

Kakšen team building boste izbrali vi?

Zapišite aktivnosti, ki jih boste izvajali

Aplikacija PikaStop

Z aplikacijo Pika STOP smo uspeli zgraditi bazo različnih iger in dinamik in jih oblikovali v lično mobilno aplikacijo. Tako smo razvili aplikacijo v kateri je možno iskati igre v naslednjih kategorijah: bansi, igre brez pripomočkov, ledolomilci, skavtske igre, skupinske igre, spoznavne igre in team building aktivnosti.

V njej hitro najdete dinamike, ki jih lahko uporabite pri snovanju team buildinga. Uporabniki aplikacije si lahko posamezno dinamiko označijo tudi kot priljubljeno in do nje hitreje dostopajo.

V aplikaciji je trenutno okoli 300 različnih metod, načrtujemo pa, da bomo bazo redno dopolnjevali in posodabljali.

Potek team buildinga

aktivnost Cilj Trajanje Opis Pripomočki Izvajalec

Izbira lokacije

Ko izbirate lokacijo team buildinga, razmislite o tem, kakšne so prometne povezave in kako je urejeno parkirišče. Priročno je, da se prizorišče nahaja v bližini javnega prevoza ali je pokrito s taksi službo. Če se bodo zaposleni pripeljali na dogodek z lastnim prevozom, je dobro, da je parkirišče dovolj veliko. Zanimiva je tudi možnost prenočitve, ki pride prav zlasti zaposlenim iz bolj oddaljenih krajev in v primeru, ko organizirate večdnevno dogajanje. Če se odločite za to možnost, je nujno, da prizorišče ponuja tudi kulinariko. V idealnem primeru naj lokacija omogoča tako aktivnosti na prostem kot v notranjem prostoru, da bo dogodek razgiban in bo ponudil nekaj za vsak okus.

Pozanimajte se tudi, če ima kdo v timu gibalne ali druge ovire in aktivnost prilagodite, če je to mogoče.

Skrb za varnost

Izvajalec aktivnosti je dožan zagotavljati maksimalno skrb za varnost, ki jo lahko zagotovi. To pomeni tako za lokacijo, prostor, kjer se aktivnost izvaja, kakor tudi za predmete in opremo, s katero udeleženci rokujejo.

Seveda ne moremo predvideti vseh potencialnih zapletov, vsekakor pa moramo odpraviti vsa varnostna tveganja.

Priporočamo, da izvajalci opravijo usposabljanje za varnost pri delu. V bližini pa naj se nahaja omarica s prvo pomočjo. Preverite tudi, kje se v bližini nahaja defibrilator in kdo so ljudje, ki imajo osvežen tečaj prve pomoči.

Zavarovanje

polica zavarovanja odgovornosti

Pri zavarovalnici je dobro aktivnosti zavarovati. Ponudba, ki smo jo pridobili za namen zavarovanja team buildinga za 15 udeležencev, ki ne izvajajo adrenalinskih aktivnosti, je v oktobru 2022 cenovno znašala:

- Cca 370 EUR letna premija (ki velja vse leto, ne glede na število izvajanj team buildingov),

- Cca 51 EUR – dnevna premija, veljavna za en dan, Krije pa stroške nastale do vrednosti 20.000 EUR.

S tem zavarovanjem zaščitimo premoženje sklenitelja zavarovanja (nevladne organizacije) pred odškodninskimi zahtevki tretjih oseb oz. v našem primeru udeležencev team buildinga. Kako zavarovalnica to zaščito premoženja izvaja. Lahko z poplačilom odškodninskega zahtevka ali pa s pravno zaščito pred neupravičenimi odškodninskimi zahtevki.

Zavarovanje odgovornosti ni socialni produkt, ki bi v vsakem primeru poplačal odškodnino, ki bi bila zahtevana zaradi poškodbe osebe ali njihovih stvari. Do poplačila pride v primeru, ko se ugotovi, da je organizator dejansko odgovoren za škodo, ki je nastala zaradi dejanja, ki ga je storil (in s tem povzročil poškodbo) ali pa je neko dejanje opustil, zaradi česar je prišlo do poškodbe in s tem škode.

Velikokrat pride do situacije, ko zavarovanec želi, da se poplača škoda, vendar zavarovalnica ugotovi, da za škodo niso odgovorni. Tak zahtevek zavrnejo.

Seveda pa zaščitijo zavarovanca pravno, če pride do pravnega zahtevka iz strani oškodovanca.

Kako boste poskrbeli za varnost

Zapišite, na kaj morate biti pozorni in kako boste poskrbeli, da bo vaše izvajanje aktivnosti kar se da varno.

Finance

Eden od razlogov, da se nevladne organizacije lotevajo team buildingov je tudi zaslužek, seveda tisti, ki ga potem vložijo v svoje aktivnosti.

Kako oblikujemo proračun: Najprej zapišemo vse stroške:

- Materialne (materiali, najemnine, vstopnine, prehrana … )

- Izvajalcev – za do 12 ljudi je dovolj eden izvajalec, za več je priporočljivo, da sta dva.

Naše priporočilo je, da za začetek za 4 urno aktivnost, ki ne vključuje večjih obrokov, za do 15 udeležencev, postavite ceno okoli 1000 EUR.

Predvideni materialni stroški znašajo 300 EUR, preostanek pa se razdeli med izvajalce in organizacijo v razmerju vsaj 1/3 za organizacijo (če sta dva izvajalca). Če je izvajalec en sam, dobi 3/5 on in 2/5 organizacija.

Razdelitev izkupička: Ko odštejemo vse materialne stroške, je pomembna pravična razdelitev dobička med izvajalce in organizacijo. Račun vedno izda organizacija, ki izvajalce tudi poplača.

Proračun

Sestavite proračun in predvidite delitev dobička.

Sodelovanje med organizacijo in izvajalci

Četudi so izvajalci člani ali pripadniki organizacije, se sodelovanje pri pripravi team buildinga običajno opredeli z neko obliko pogodbe/dogovora o sodelovanju:

- Če gre za redno delovno razmerje, se lahko sklene aneks k pogodbi ali pa aktivnosti že sodijo pod opis del in nalog.

- Lahko se razmerje opredeli v avtorski/podjemi pogodbi ali pa s pogodbo, na podlagi katere izvajalec kasneje kot samostojni podjetnik lahko izstavi račun.

- Kot oblika dogovora o sodelovanju šteje tudi študentska napotnica – a mora biti, kakor tudi vse ostale pogodbe, sklenjena pred izvajanjem team buildinga.

- Če izvajalec team building izvaja kot prostovoljec se sklene pogodba o prostovoljstvu.

Testiranje team buildinga

Ko imate postavljene aktivnosti, narejen urnik, skratka, zastavljen team building, je nujno, da vse skupaj tudi preizkusite. Nikar ne ponudite podjetjem team buildinga, ki ga niste preizkusili v celoti tudi v praksi.

Preizkušanje naj poteka na enak način, kakor aktivnost nameravate izvajati tudi kasneje. Po opravljenem testiranju pa je nujno, da od udeležencev pridobite iskrene odgovore, predvsem na sledeča vprašanja:

1. Ali so bili uresničeni cilji team buildinga?

2. Je bilo tako, kot so si predstavljali, ko so prejeli vabilo?

3. Kakšen vtis je pustil izvajalec / izvajalci (kaj je bilo dobro, kaj bi lahko še izboljšal).

4. So bila navodila jasna?

5. Je bilo dovolj časa, da so lahko izvedli vse, kar je bilo zastavljeno?

6. Se jim je zdela kakšna aktivnost nepotrebna?

7. Kako bo to vplivalo na njihov tim v prihodnje / kaj bodo prenesli v delovno okolje?

8. Priporočila za izvajalce.

Če je potrebno, team building spremenite in ponovno testirajte.

Ugotovitve po testiranju

Je potrebno kaj spremeniti? So spremembe tako velike, da je potrebno ponovno testiranje?

Opis, ki pritegne

V čem se vaš team building razlikuje od ostalih? Zakaj je vredno za izvajanje najeti vas? V kakšno zgodbo boste udeležence popeljali?

Dober opis poleg klasičnih nujnih podatkov (kdo, kje, kaj, kdaj, koliko … ) vključuje tudi odgovore na zgornja vprašanja. Povejte, koga in kaj bodo s svojim odgovorom na vašo ponudbo podprli, kaj pridobili in zakaj bo potem svet boljši. Seveda pri tem ne pozabite svojega poslanstva, s katerim je team building prežet. Prav tako izpostavite, za katera podjetja (in zaposlene) je vaš team building še posebej primeren.

Splošni napotki:

- Ponudba naj ne bo predolga (max 1 A4 stran – raje manj),

- Vključite vizualije (lahko iz izvedenih aktivnosti, npr testnih, lokacije ali nečesa, kar podpira vaše poslanstvo),

- Izogibajte se nejasnostim (npr. cenik po sklopih, raje podajte celotno polno ceno),

- Dodajte kontakte, na katerih ste v delovnem času dosegljivi, za dodatna vprašanja.

Pripravite celoten opis vaše ponudbe

Viri in literatura

https://trnulja.com/kaj-je-team-building/?cn-reloaded=1

https://psihologijadela.com/2015/01/02/oblikovanje-in-vodenje-ucinkovitih-timov-belbinove-timskevloge/

https://hrm-business.com/brezplacno/blog/uspesno-timsko-delo-v-podjetju-timske-vloge/

V filmčku Belbinove timske vloge si oglejte, katere timske vloge zasedajo posamezniki v timih in kako se različne vloge kažejo v njihovem obnašanju.

https://ecg.si/clanki/wp-content/uploads/sites/2/2020/06/Kako-izgraditi-vitke-Belbin-time.pdf

Razmišljanje dr. Eve Boštjančič v svojem blogu z naslovom Team ali Tim razmišlja in podaja primere o izrazih, ki so v rabi na področju psihologije dela ter še niso poenoteni med različnimi strokami ali usklajeni med posamezniki z istega področja.

Aritzeta, A., Swailes, S. in Senior, B. (2007). Belbin`s team role model: Development, validity and applications for team building. Journal od management studies, 44(1).

Belbin, M. (2011). Team roles. Sneto 27. 12. 2014 s strani http://www.belbin.com/content/page/49/BELBIN(uk)-2011-TeamRoleSummaryDescriptions.pdf

Fisher, S. G., Hunter, T. A. in Macrosson, W. D. K. (2001). A validation study of Belbin`s team roles. European journal of work and organizational psychology, 10(2), str. 121-144.

Senaratne, S. in Gunawardane, S. (2015). Application of team role theory to construction design teams. Architectual engineering and decision management, 11 (1), str. 1-20.

https://inkubator40.si/wp-content/uploads/2017/01/TEAMBUILDING_LAH.pdf

https://solazdravja.com/wp-content/uploads/2022/06/Vodenje-skupine-delavnica.pdf

https://www.tba.si/sl/blog/faze-razvoja-tima-do-zaupanja-uspesnosti-v-timu

Interna gradiva Zavoda Nefiks in Stičišča Središče.

Gradiva, ki jih je za izobraževanje o organiaciji team buildingov pripravil Sašo Kronegger.