Vinkkejä kiireen kampittamiseen TEKSTI OODIA/JULIA MIKKONEN KUVA PEXELS
Kokosimme yhteen vinkkejä siitä, miten tehdä arjesta työpaikalla kiireettömämpää ja pysyä keskittyneenä työtehtäviin.
Priorisoi työtehtävät
Hallitse aikaa
Lähde liikkeelle siitä, että tarkistat kaikkien työtehtävien takarajat ja teet niistä selvän listan. Aloita listan purkaminen tehtävästä, jonka pitää olla ensimmäisenä valmis, ja mene listaa eteenpäin aikajärjestyksessä yksi tehtävä kerrallaan. Lista pitää sinut ajan tasalla, ja näet mitä on seuraavaksi vuorossa. Kun sinulla on selvä suunnitelma, vältyt turhalta sähläämiseltä ja vähennät kiirettä.
Kalenteri auttaa sinua pysymään ajan tasalla menoista. Merkkaa kaikki menot kalenteriin, oli kyse sitten työtapaamisesta tai kauppareissusta. Kalenterista näet nopeasti ja helposti mitä viikolla tapahtuu, mikä helpottaa kiireen tunnetta. Ota viikosta yksi päivä, jolloin kirjoitat tulevan viikon menot muistiin, ja käy ne ajatuksen kanssa läpi. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.
Tee yksi asia kerrallaan
Hyödynnä rutiineja
Multitasking voi olla trendikästä, mutta se ei ole tehokasta. Hoitamalla useita tehtäviä samaan aikaan menet sekaisin eri aiheista ja ajaudut helpommin sivuteille. Valitse aina yksi tehtävä, johon keskityt, ja tee se loppuun ennen kuin aloitat uuden tehtävän. Myös yksittäiset isommat projektit voit jakaa pienempiin osiin, mikä tekee työnteosta selvempää. Näin vältyt turhalta eri tehtävien välissä pyörimiseltä ja säästät aikaa eli vähennät kiirettä.
Päivästä toiseen toistuvat tehtävät menevät läpi rutiinilla, mutta välillä mukaan tulee uusia tehtäviä, joiden omaksumiseen menee enemmän aikaa. Kiireen keskellä on hyvä muistaa, että uusien rutiinien syntyminen ei tapahdu hetkessä. On hyväksyttävä, että uuden oppiminen vie aikaa, mutta ajan mittaan uuteen tehtävään syntyy rutiini, jolloin kiireen tunne tasaantuu.
Pidä kiinni tauoista Vaikka tuntuu, että kiireen keskellä ei ole aikaa pitää taukoja, ovat tauot silti tarpeellisia produktiivisuuden ja jaksamisen kannalta. Pidä mahdollisuuksien mukaan pieni tauko asiakkaiden välissä tai kun olet saanut tehdyksi yhden tehtävän pois päivän listalta. Pienet tauot tehtävien välissä auttavat nollaamaan ajatukset, jolloin siirtyminen seuraavaan tehtävään on mielekkäämpää.
Hiljennä turhat applikaatiot Päivän aikana viestejä ja ilmoituksia tulee työpuhelimeen, henkilökohtaiseen puhelimeen ja läppärille. Kun ilmoitus pomppaa ruudulle, keskittyminen herpaantuu välittömästi ja aikaa voi mennä jopa 20 minuuttia ennen kuin pääset takaisin kiinni työtehtävään. Ota turhista sovelluksista kaikki niiden ilmoitukset pois päältä. Pysyt keskittyneenä pidempään ja saat enemmän asioita aikaiseksi lyhyessä ajassa. Lähteet: ERTO opastaa: Suhtaudu kiireeseen oikein (Leena Filpus). Worker, Interrupted: The Cost of Task Switching (Kermit Pattison).
26
Bisnes, työ & ura 2021 | www.oodia.fi
