Elaboración del Presupuesto Se debe preparar un presupuesto que especifique los fondos recibidos 9 y su asignación a programas específicos. Frecuentemente, en una empresa nueva, deben prepararse varios presupuestos basados en proyecciones de ingreso máximas y mínimas. Entre los gastos que se deben anticipar están los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
renta de espacio para oficinas nacionales y regionales; equipo de oficina (computadoras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.); gastos de calefacción, agua, electricidad, etc.; salarios para empledos de tiempo completo y de medio tiempo; gastos relacionados con instalación y cuentas de teléfonos, máquinas de fax, modems, franqueo de cartas, etc. artículos de oficina (lapiceras, papel, engranpadoras, cinta adhesiva etc.); gastos de impresión, papelería, brochures, pósters, insignias, manuales de capacitación y reportes; gastos de viajes para reclutar, capacitar y observar; gastos para la realización de eventos (renta de espacio, comida, equipos de sonido, etc.); y servicios profesionales (contadores, abogados, especialistas en computación, etc.).
Varios de estos gastos pueden cubrirse mediante contribuciones "en especie".10 En cualquier caso, la operación debe establecer un sistema para la autorización y documentación de ingresos, contribuciones y gastos para operar efectiva y eficazmente. Es más, el buen manejo y trasparencia de una contabilidad profesional favorecerá de gran manera la credibilidad de la organización que está realizando observación electoral. Administración del Plan Es fundamental emprender únicamente objetivos y actividades que sean realizables, manteniendo al mismo tiempo una reputación de calidad y credibilidad. Se pueden agregar objetivos adicionales a medida que se disponga de más recursos y tiempo. En una operación de observación siempre hay más trabajo que hacer que gente que lo haga. En tales circunstancias, es de vital importancia organizar efectivamente el tiempo del personal, por ejemplo:
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Vea la Sección F, Obtención de Fondos
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Ibídem.
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