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informar al público y funcionarios electorales sobre la metodología y actividades del grupo; responder preguntas o acusaciones dirigidas hacia el grupo; y reportar las actividades, conclusiones, evaluaciones y recomendaciones del grupo.
Toda la información que se distribuye al público y otros debe reflejar los objetivos y actividades del grupo en forma consistente y correcta. Por lo tanto, es importante que la oficina de información pública, con la asistencia de otros miembros relevantes de la organización, conceptualice y revise todas las formas de comunicación, desde manuales hasta comunicados de prensa. Todos los otros miembros de la organización deben ser prudentes al hablar con los reporteros. La mayoría de las organizaciones no permiten que nadie, excepto los encargados de información pública, hablen con los medios a menos que estén autorizados para hacerlo, para evitar la transmisión de mensajes contradictorios o evaluaciones prematuras. Es más, se debe considerar el desarrollo y distribución de guías para los medios a todos los miembros de la organización para que éstos sepan como relacionarse con los medios y como dirigir preguntas del público a la oficina de información pública. Una vez que la estrategia y el mensaje del grupo hayan sido desarrollados, es una obligación constante de esta oficina transmitir la información dentro y fuera de la organización. Esta obligación comienza cuando la organización anuncia por primera vez su existencia e intención de observar las elecciones y continúa hasta que todos los resultados se reportan y todas las preguntas son respondidas. CANALES DE COMUNICACION Se puede transmitir el mensaje del grupo a través de tres canales: 1) contacto personal; 2) publicaciones; y 3) medios masivos de comunicación. Contacto Personal Cuando uno se dirige en persona a una audiencia, se emplea un canal de comunicación llamada contacto personal. Las reuniones privadas, llamadas de teléfono, reuniones públicas, conferencias y entrevistas representan varios tipos de contacto personal. El contacto personal expresa el estilo y actitud del grupo de observación y su mensaje. Dada la cercanía y naturaleza interactiva de este medio, al hacer una presentación se puede hacer énfasis en puntos importantes y moldear la misma basándose en las reacciones de la audiencia. Pero lo más importante es que este canal de comunicación proporciona a la audiencia una oportunidad para una sesión de preguntas y respuestas. Este tipo de comunicación es útil especialmente en países con altos niveles de analfabetismo y donde los medios de comunicación alcanzan a una audiencia limitada. Aunque el contacto personal es tal vez el método más poderoso para comunicar un mensaje, presenta la desventaja de ser menos eficiente que las publicaciones o los medios de comunicación. Publicaciones 49
