Lärande organisation sid

274

Lärande organisation

I en värld som snurrar allt snabbare gäller det att hela tiden lära nytt och att sätta tidigare erfarenheter i nya sammanhang. Ofta är vi duktiga på att titta utåt, på externa utbildningar, i vår jakt på kunskap. Men vi glömmer bort allt det kunnande som redan finns internt. Att hitta sätt att ta vara på och sprida denna kunskap är en framgångsfaktor i framtidens professionella liv.

En lärande organisation där kunskap och idéer synliggörs och överförs mellan kollegor, gör att vi kan förflytta oss i samma takt som våra kunder eller användare. Genom att lära av varandras erfarenheter kan organisationen röra sig snabbare och undvika att samma misstag görs flera gånger.

Ökat självledarskap och nya former för samarbete gör det också allt viktigare att dela med sig av kunskap, idéer och erfarenheter. Som vi sett under perspektiv Organisation, innebär de nya platta organisationsstrukturerna att olika funktioner arbetar närmare varandra och mer tillsammans. Roller blir mer flytande och samarbetet involverar såväl kollegor som gigare, leverantörer och kunder. Då är det en fördel att vara vass på kunskapsöverföring, så att inte kunskapen försvinner med människorna utan kan leva vidare i organisationen.

Kunskap är i allt högre grad en färskvara och det går inte längre att täcka organisationens kompetensbehov genom att enbart rekrytera in de nya kompetenser som behövs.

Vi behöver hitta nya lösningar för hållbar kompetensförsörjning, och en viktig pusselbit är att skapa en lärande organisation för att ta vara på den kunskap och erfarenhet som redan finns internt.

En lärande organisation är snarare ett mindset och en del av organisationens kultur än en metodik. Allt bygger på en vilja att dela med sig. Och att sedan skapa strukturer som möjliggör detta.

Tre skäl att skapa en lärande organisation:

1. Det är så vi vill jobba! Personlig utveckling är efterfrågat av medarbetare.

2. Det är en allt viktigare konkurrensfördel. Det är inte längre de stora fiskarna som är hotet utan de snabba som simmar om. Genom att dela kunskap och idéer gör vi organisationen snabbare.

3. Det är en fråga om resurseffektivitet. Kunskap är i allt högre grad en färskvara och vi kan inte längre täcka våra kompetensbehov genom att rekrytera. Vi behöver andra lösningar, en är att skapa en lärande organisation.

Kunskapsdelning är vanligt

I undersökningen FPL 2019 säger 82 procent att de delar med sig av erfarenheter och kunskaper mellan kollegor. Däremot är det bara 57 procent av de nordiska ledarna som uppger att deras arbetsplats är en lärande organisation (NES 2018). För svenska ledare är motsvarade siffra 52 procent. Det verkar alltså som att många är bra på att dela kunskap men att färre uttalat jobbar med den kultur och de strukturer som behövs i en lärande organisation.

Är din arbetsplats en lärande organisation? Ja 57% Nej 29% Vet ej 14%

(NES 2018)

Lärande, en framgångsfaktor

Även om bara 57 procent av de nordiska ledarna menar att de har en lärande organisation säger hela 98 procent att en lärande organisation är en framgångsfaktor (NES 2018).

Är det en viktig framgångsfaktor? Ja 98%

(NES 2018)

För de organisationer som ännu inte har strukturer för att ta vara på den interna kunskapen finns här alltså en stor potential. Enligt FPL 2019 är kunskapsöverföringen allra bäst i de minsta och de största organisationerna.

Kunskapsdelningen bäst bland små och stora ”Delar du och dina kollegor med er av era erfarenheter och kunskaper?” korsat med ”Hur många anställda har den organisation du arbetar i?”

1-5

6-10 13

11-50

51-200

201-1000

1000+

Totalt 87

91

81

75

81

84

82 7

5

14

20

16

11

13

0%

Ja Nej 25%

Vet ej 50% 75% 6

4

4

5

3

5

5

100%

Den största fördelen med överföring av kunskap och erfarenheter kollegor emellan är att man hittar nya lösningar och får inspiration (FPL 2019). Men att vara en lärande organisation bidrar också till att svetsa samman och utveckla teamet och relationerna på arbetsplatsen enligt respondenterna.

”Ödmjuk inställning till andras kunskaper” ”Vi skapar band av delaktighet och förståelse” ”Bättre dialog och färre missförstånd” ”Team Spirit” ”Vi förebygger konflikter” ”Får bättre perspektiv på olika frågor”

Några kommentarer från respondenterna som visar att en lärande organisation även utvecklar relationerna och teamet.

Nya lösningar och inspiration

Fördelar med kunskapsdelning enligt respondenterna:

1. Jag får inspiration 2. Jag hittar nya lösningar 3. Det förbättrar samarbetet med mina kollegor 4. Jag har roligare på jobbet 5. Jag levererar högre kvalitet 6. Jag blir mer effektiv

De största fördelarna med kunskapsdelning och att vara en lärande organisation är alltså att man får inspiration och hittar nya lösningar.

(FPL 2019)

Låt den tysta kunskapen höras

Tyvärr finns det inte alltid incitament för att lägga tid på att dela med sig av sin kunskap, sina erfarenheter eller sina idéer och de stannar därför hos individen. Denna kunskap kallas ibland för ”tyst kunskap” eftersom den inte får chans att höras. Ibland kan det till och med vara så att individen gynnas av att hålla på sina bästa tips och tricks. Att synliggöra den tysta kunskapen är en viktig del för att nå ett tillstånd av konstant utveckling och höja konkurrenskraften.

Lärande för individen

Framtidens professionella liv kommer som vi redan konstaterat, efterfråga andra kompetenser, förmågor och kunskaper än idag (läs mer under perspektivet Talang på sidan 124). Och vad som efterfrågas ändras snabbt. Den snabba förändringstakten är dock inte något som skrämmer, enligt Kommunikatören 2017 upplever 65 procent förändring som positivt.

Plus med den snabba förändringen

1. Jag lär mig nya saker 2. Det ger mig en känsla av att allt är möjligt 3. Jag får energi av förändring 4. Det gynnar mångfald i arbetslivet 5. Min personlighet passar bättre i det nya arbetslivet

Minus med den snabba förändringen

1. Jag känner mig stressad 2. Det tar mycket av min arbetstid 3. Jag hinner inte reflektera 4. Jag måste förändra mig 5. Jag måste förändra mitt arbetssätt

Trots de stora förändringar som förutspås när robotar och artificiell intelligens på allvar gör intåg i arbetslivet, är relativt få rädda för att förlora jobbet. Bara 14 procent uppger att de är rädda för att bli av med jobbet som en följd av de snabba förändringarna enligt Kommunikatören 2017. Däremot påpekar många att deras jobb med största sannolikhet kommer att förändras. Vi verkar helt enkelt vara säkra på att vi måste utvecklas och att vi kommer att klara av det, även om vi i nuläget inte vet till vad.

Alla kanske inte hänger med.

(Kommunikatören 2017)

Just att utvecklas till något okänt kommer att prägla framtidens arbetsliv. Vi behöver vara i ständig utveckling och rörelse – trots att vi inte vet vad vi utvecklas till eller rör oss mot. Effekten blir att de som tycker att det är bra som det är och väljer att stanna upp, kommer att uppleva att de hamnar efter när andra utvecklas vidare. Stagnation blir detsamma som regression och status quo är inte längre ett alternativ.

Allt färre sitter inne med sanningar, vilket bryter upp gamla maktstrukturer. Det tycker jag är bra.

(Kommunikatören 2017)

När vi förväntas utvecklas till något odefinerat blir det ännu viktigare att utgå från de resurser vi redan har. I individens fall handlar det om att ta vara på och bygga vidare på sina styrkor. Att identifiera och vidareutveckla sin unika mix av styrkor och kompetenser för att sedan applicera den på ett sätt som skapar värde blir en nyckel till framgång.

För att utvecklas mot något okänt blir passionen ledstjärna och navigator. Den tydliga destinationen dit vi är på väg får däremot minskad betydelse; helt enkelt för att det inte går att förutse. Istället är det just vår passion, mission och vårt syfte som sätter riktningen för vår professionella utveckling.

Vissa roller mer utsatta

Även om många uppfattar förändringen i arbetslivet som något positivt finns det roller som är mer utsatta. När svenska marknadschefer, försäljningschefer och kundtjänstchefer får frågan om de tycker att de saknar kunskap för att lyckas i sin yrkesroll, svarar över en tredjedel ja (Kundresa i förändring 2017). Bland de som är ansvariga för marknadsföring är det fyra av tio. Det skulle kunna bero på att de är mer utsatta för den snabba utvecklingen än vad man är inom många andra ansvarsområden. Det är de som först märker när kundernas krav och förväntningar förändras.

I undersökningen Kundresa i förändring 2017 svarade 405 svenska marknadschefer, försäljningschefer och kundtjänstchefer bland annat hur de såg på sin kompetens i relation till sin roll och sitt arbete. Undersökningen genomfördes av Hammer & Hanborg i samarbete med Microsoft Dynamics.

Vill du läsa hela rapporten från undersökningen? Besök: https://hammerhanborg.se/tool-and-insight/kundresa-i-forandring/

Tekniska och analytiska kunskaper. Ju mer digitala vi blir, desto mer krävs det av oss för att förstå och lyckas skapa den optimala kundresan.

Det krävs en kontinuerlig kompetensutveckling som det också måste finnas tid till att hinna med under arbetstid. Bara att hålla sig uppdaterad om det senaste tar enormt mycket tid, men det är naturligtvis också intressant. Det är lätt att det blir nedprioriterat när arbetsbelastningen är hög.

283 ” (KUNDRESA I FÖRÄNDRING 2017)

Personligen har jag fått ett nytt och jätteroligt jobb i en bransch som jag tidigare knappt visste fanns. Just tack vare de snabba förändringarna.

(Kommunikatören 2017)

Svaren på frågan om vilken kunskap respondenterna saknar kan i stort sett delas in i tre grupper:

• De som vill kunna mer om tekniska verktyg. Till exempel AI, molnlösningar, marketing automation och programmering.

• De som vill förstå vilka nya möjligheter som kommer med den tekniska utvecklingen.

• De som generellt sett anser att de har ett konstant behov av ny kunskap.

(KUNDRESA I FÖRÄNDRING 2017)

Att skapa en lärande organisation är tätt sammankopplat med de perspektiv vi redan utforskat:

• Genom att arbeta med organisationens värderingar och kultur läggs grunden för att vilja dela med sig av kunskap och idéer

• Ledarskapet ger varje individ förutsättningar att utvecklas och prestera vilket minskar konkurrensen och ökar viljan att dela med sig

• Rätt organisatoriska strukturer gör det enklare att sprida kunskap i organisationen

• Engagerade och motiverade medarbetare är mer benägna att dela med sig

• De talanger som är framgångsrika i framtidens organisation är öppna för samarbete och utbyte av idéer och erfarenheter

• Inkludering av alla medlemmar i teamet skapar goda förutsättningar för att kunna och vilja dela med sig av kunskap och erfarenheter

• En feedback-kultur där vi kan kommunicera konstruktivt med varandra gör det lättare att utbyta kunskap

En lärande organisation ger också goda förutsättningar att bli bra på nästa perspektiv; innovation.

Jenny Theolin

”En lärande organisation är en organisation där medarbetarna snabbt och smidigt samarbetar för att gemensamt utveckla sin framtid.

Jenny Theolin, Founder of Studio Theolin

En lärande organisation vad är det? Och varför är det viktigt? Den gemensamma kunskapen är den mest värdefulla tillgången i organisationen. Ett sätt att behålla denna konkurrensfördel är att hantera, organisera och skapa mer av det.

En lärande organisation är en organisation där medarbetarna snabbt och smidigt samarbetar för att gemensamt utveckla sin framtid. Det nya lärande ledarskapet ser till att fostra en miljö där självledarskap, samarbete och mod aktivt uppmuntras.

Begreppet ”Learning Organisation” myntades av Peter Senge i hans fenomenala bok ”The Fifth Discipline”. Här presenterar han fem discipliner; 1.Personal Vision, 2. Mental Models, 3. Shared Vision, 4.Team Learning och 5. System Thinking som ett ramverk att jobba med för att skapa ett ekosystem för lärande. Om du arbetar i en organisation där din personliga vision inspirerar organisationens (och vice versa), där de mentala modeller du har som grund i ditt arbete blir förstådda och bemötta, där du lär dig tillsammans med ditt team på ett socialt sätt, och där ni ser en symbios mellan alla dessa beståndsdelar; så jobbar du i en lärande organisation. Hurra!

Var börjar man?

Om ni redan är en kunskapsorganisation, hur blir ni en lärande organisation? Det räcker inte med en årlig kickoff eller en ”lunch & learn” per kvartal. Det krävs ett skifte i mindset.

En enkel början är att facilitera ett gemensamt samtal om kunskap och lärande: hur tar ni till er kunskap? Vad har ni missat? Hur organiserar ni kunskap? Är det lättillgängligt? Hur appliceras kunskap? Hur tar ni beslut kring det? Hur delas kunskap? Är alla medarbetare villiga att vara öppna med de andra?

Dessa svar lägger grunden till att prata om hur ni lär er. Vilka processer behövs? Vad har ni för läromål (både som medarbetare och organisation)? Vad behöver ni sluta med, börja med och fortsätta med?

Det gäller alltså att ställa rätt frågor, öppna upp och sätta mål. Det är inte en linjär process att bli en lärande organisation, men i och med att ni tar er tid till att aktivt diskutera dessa ämnen tillsammans, så är ni på god väg.

Vad är viktigt att tänka på för att stärka förutsättningarna för en lärande organisation när självledarskapet ökar?

Om vi går tillbaka till Peter Senges ”The Fifth Discipline”, så har självledarskapet en stor betydelse för en lärande organisation. Det finns en stark koppling mellan ”Personal Vision” och ”Shared Vision” i Senges teori – så här krävs ett ekosystem för lärande och ett delat mindset bland alla medarbetare. Om du antar denna utmaning, försök att hitta sätt att koppla ditt självledarskap till dina kollegors och gemensamt sätta en delad vision att sträva efter. Ta ansvaret!

Jonas Brögger

Co-founder Growth Tribe Sweden

”Det är lätt att tala om ’rätt’ mindset men skillnaden som gör skillnaden är att omsätta det i praktiken.”

Mindset är och kommer att vara helt avgörande för hur vi kan anamma framtiden och den tekniska utvecklingen. Både organisationer och individer behöver ett mindset baserat på konstant lärande, flexibilitet, snabbhet och förmågan att prova och experimentera. Men kanske viktigast av allt är att våga göra fel.

ABL – Always be learning

Om vi är rädda för att misslyckas så kommer vi att stagnera och hindra oss själva att utvecklas i den takt som krävs. Det är lätt att tala om ”rätt” mindset men skillnaden som gör skillnaden är att omsätta det i praktiken. Att faktiskt göra det man talar om! Själv fokuserar jag på att Get Shit Done, Execute Excute Execute, Always be learning och Test Fast Fix later - Detta borde vara grundbultar i varje organisationskultur.

Upskill your future

Digitaliseringen pågår och ny teknik och verktyg finns att tillgå men den största utmaningen för en organisation är den kulturella transformationen, dvs att förändra mindet, beteende och arbetssätt. De organisationer som skapar en kultur baserad på flexibilitet, snabbhet och konstant lärande kommer att vara vinnare då de kan hantera och agera i en värld som är i konstant förändring, och dessutom attraherar de ”rätt” individer. Att skapa självlärande organisationer där individen tar ansvar för sin egen utveckling men med organisationens hjälp, är det som kommer att skapa morgondagens vinnare. Att vara anpassningsbar och att lära nytt kommer att vara det som avgör hur vi kommer att hantera en digital framtid och allt börjar med ”rätt” mindset. Att omfamna förändring som en självklarhet är nyckeln till framgång.

Silvia Ernhagen

VD Hungerprojektet

”På så sätt utvecklas samhällsvisionen, och nya lösningar för att nå målet identifieras.”

Hungerprojektet är en ideell organisation som med kvinnor i fokus utbildar och stärker människor att avskaffa sin egen hunger och fattigdom. Våra främsta verktyg är utbildning, information och ett arbete för att ändra människors syn på sig själva och sin möjlighet att förändra. Det är värden som inte bara växer med tiden, utan som förs över till fler. På det sättet kan vi långsamt och strategiskt förända ett helt samhälle. Vi finns i 12 länder i Afrika, Asien och Latinamerika. I de afrikanska länderna vi verkar vi i tioårscykler. I Sverige arbetar vi med information, utbildning och insamling av pengar.

Tre grundkomponenter avgör om vi tillsammans ska kunna skapa hållbara förändringar på ett effektivt sätt: jämställdhet, social mobilisering och samarbete med lokala myndigheter.

• Jämställdhet

En stor del av världens problem med fattigdom och hunger beror på att kvinnor inte har samma sociala ställning som män. I våra program utbildas kvinnor att bli beslutsfattare, att ta plats bland samhällets starkaste ledare och att bli entreprenörer på lika villkor.

• Social mobilisering

När vi börjar arbeta med ett samhälle är det ofta endast ett fåtal individer som ser potentialen och engagerar sig. För att vända utvecklingen i ett helt samhälle krävs en vision som många vill vara med och arbeta för. Därför lägger vi stor vikt vid att deltagarna

formulerar en vision som bygger på en framtid utan fattigdom och hunger. När visionen, engagemanget och lösningarna är människornas egna blir förändringarna bestående.

• Samarbete med lokala myndigheter

Förändringsarbetet handlar inte bara om att sprida kunskap och engagemang bland människorna som lever i byarna, vi riktar oss också mot strategiska partners som finns utanför. För att skapa bestående förändring är det viktigt att engagera såväl samhällen som lokala beslutsfattare och myndigheter. Hungerprojektet utbildar människor i deras demokratiska rättigheter, så att de kan göra sina röster hörda och bli stärkta i sin medborgarroll. Att arbeta för att förbättra relationen och öka förståelsen mellan invånare på olika politiska nivåer är en nyckelfaktor för att lägga grunden till sunda samhällsstrukturer.

Tillsammans med människorna som lever i de samhällen där vi verkar, och med representanter för de lokala myndigheterna i området genomför vi workshops för att komma fram till visionen, ett åtagande och en handlingsplan (Vision, Commitment and Action Workshop).

Varje workshopdeltagare uppmanas att utveckla en handlingsplan för ett eget mål kopplat till visionen och med hjälp av sina specifika färdigheter och resurser uppnå detta inom tre månader. Workshopen upprepas flera gånger och vid de olika tillfällena är nya medlemmar i samhället engagerade. På så sätt utvecklas samhällsvisionen, och nya lösningar för att nå målet identifieras.

Under den första workshopen identifieras också de mest engagerade personerna som blir frivilliga ledare. Dessa får en särskild utbildning för att kunna leda liknade workshops runt om i de samhällen som ingår i projektet. På så vis förs kunskapen vidare.

Tillsammans får de syn på sina egna förmågor, de lär av varandra och känner att förändring är möjligt. ”

Med denna metod – att bjuda in fler och fler människor i ett samhälle som står inför en stor förändring, att själva forma sin vision, identifiera problem och lösningar – skapar vi ett engagemang och överför kunskap till så många människor att långsiktig och hållbar förändring är möjlig. Tillsammans får de syn på sina egna förmågor, de lär av varandra och känner att förändring är möjligt. De har lärt sig metoder för att skapa en plan för hur de ska förflytta sig själva, sin familj och hela samhället från ett liv i fattigdom och hunger till ett liv där de är självförsörjande och har makten över sina egna liv.

– Vi kommer att behöva fundera ut hur vi ska lära av andras misstag.

Att sprida och duplicera den kunskap som organisationen förvärvat är en del i att skapa en hållbar kompetensförsörjningsstrategi.

– Hitta sätt att tillvarata olika medarbetares erfarenheter inte bara de ledande eller mest tongivande. – Det kommer behövas mycket mer tid för utveckling och fortbildning om företag vill behålla sina ”stjärnor”.

Att aktivera en strategi

En mindre grupp med övergripande kunskap om organisationen och ett specifikt område kan med strategiska överväganden skapa en vision och sätta upp mål för området. För att det ska förverkligas behöver alla medarbetare förstå visionen och varför målen är strategiskt viktiga, för att i nästa steg kunna bidra med idéer om hur deras arbetssätt kan förändras för att nå dit.

Genom att inkludera alla medarbetare i hur en strategi ska aktiveras tas den kollektiva kunskapen om värdeskapandet i alla roller med i utvecklingen av de nya arbetssätten. För att alla ska kunna komma med relevanta idéer inom ramen för strategin krävs ett tydligt ramverk. Här nedan ser du ett exempel på hur ett sådant ramverk skulle kunna se ut för att aktivera en strategi kopplat till lärande organisation. När ramverket är på plats behövs en gemensam process för att testa och utvärdera idéerna. De idéer som fungerade kan implementeras i hela organisationen. På så sätt är alla inkluderade i aktiveringen av strategin och chansen att nå visionen.

Recept för aktivering, strategi: Lärande organisation

Mål: Höja värdet på våra produkter genom ökad kunskap

Vision: Vår kunskap tillför lika mycket kundvärde som våra produkter

Aktivitetsområden: Dela kunskap internt

Lära nytt Dela kunskap digitalt Dela kunskap i externa kanaler

Dela kunskap mot kunder

Intressenter:

Medarbetare Följare Fysiska kunder Digitala kunder

Fokusområden:

Konkurrenter och omvärld

Kundbehov

Attribut: Nyfiken Generös Positiv Försäljning

Uppmuntrande