Feedback-kultur sid

264

Feedback-kultur

I teamorienterade arbetsmiljöer behöver vi lära av varandra för att gynna utveckling av både jaget och laget. Genom att kommunicera konstruktivt med varandra kan vi växa och utvecklas. Feedback är redan väletablerat i nordiska organisationer. Hela 50 procent av nordiska ledare säger sig ha en uttalad feedback-kultur (NES 2018). Av dessa har majoriteten dessutom satt upp rutiner och processer för att feedback ska vara en naturlig del av vardagen.

50% av de nordiska ledarna anser att de har en uttalad feedbackkultur på sin nuvarande arbetsplats.

(NES 2018)

I Sverige menar 43 procent av ledarna att det finns en uttalad feedback-kultur i organisationen och 40 procent av medarbetarna. Det skiljer en del mellan olika sektorer; i privat sektor är det 46 procent som menar att det finns en uttalad feedback-kultur medan det i offentlig sektor bara är 27 procent. Ideell sektor ligger däremellan, 32 procent svarar att de har en uttalad feedback-kultur (FPL 2019).

Men det är fortfarande många organisationer som sitter fast i en bedömningskultur som varken gynnar individen eller organisationen. Som vi redan konstaterat under perspektivet Organisation, kommer vi i framtiden att samarbeta med allt fler både inom och utanför organisationen; vi blir allt mer beroende av våra specialiserade kollegors kunskaper och vi måste kunna kommunicera på ett konstruktivt sätt. När tempot dessutom höjs blir denna färdighet allt viktigare.

I en organisation som bygger på självledarskap är det allas ansvar att hjälpa sig själva, varandra och organisationen att utvecklas. Då blir det nödvändigt att skapa en kultur där människor vågar ge sin egen syn på en situation. Alla ska känna att de kan komma med feedback och input både till kollegor och på beslut som fattas. Genom att arbeta med att utveckla en gynnsam feedback-kultur kan individerna och organisationen växa.

Feedback-kultur, lika eftertraktat som svåruppnåeligt?

Varför är det då svårt att få till något så allmänt eftertraktat som en god stämning på arbetsplatsen? Vi söker alla tillitsfulla relationer där vi kan vara uppriktiga mot varandra för att växa som individer och team. Men ibland har vi svårt att nå varandra eftersom vi uttrycker våra tankar i kritik och våra hjärnor upplever kritik som ett direkt hot mot oss.

Hjärnans reaktion är densamma som när vi stod på savannen med ett lejon på väg mot oss; och vi reagerar med antingen Freeze, Flight eller Fight. Tyvärr leder inget av dessa alternativ till god stämning på kontoret eller tillitsfulla relationer. Tvärtom visar omfattande forskning att kritik och annat negativt bemötande utlöser samma smärtsensorer i hjärnan som när vi får ett fysiskt slag. Under sådana förutsättningar kan vi inte förväntas göra ett bra jobb, eller ens jobba överhuvudtaget. Därför blir det viktigt att skapa en feedback-kultur som bidrar till trygga och utvecklingsorienterade team.

Feedback är inte synonymt med kritik

Feedback är inte samma sak som kritik. Dessutom handlar feedback inte om att värdera ett beteende som bra eller dåligt, utan helt enkelt återkoppla på hur ett beteende upplevs av mig som mottagare. Det är inte heller upp till personen som ger feedback att avgöra vad mottagaren ska göra med den, utan mottagaren väljer själv om den vill förändra eller behålla sitt beteende.

Feedback - eller feedforward?

Ett sätt att koppla loss feedback från kritik är att istället börja med feedforward. Medan feedback handlar om dåtid, att ge sin syn på hur någon presterat eller betett sig, fokuserar Feedforward istället på framtiden.

Det handlar om att visa en person möjligheter till framtida prestation eller beteende, med syfte att förbättra.

Med feedback hamnar många i försvarsställning istället för att ta till sig och utveckla för framtiden. Personer som får feedback lägger mycket energi på att förbereda ett bra svar (försvarstal), medan de som får feedforward inte behöver oroa sig utan kan koncentrera sig helt på vad den andra personen säger. Både feedback och feedforward behövs i en organisation.

Mer bekväma med att få än att ge feedback

Det finns en öppenhet för att ta emot feedback i de nordiska länderna och de flesta menar att de gärna tar emot feedback från så många som möjligt (79 procent), endast en procent säger att de inte är bekväma med att ta emot feedback från någon (NES 2018).

Fördelar med feedforward:

• Hjälper människor att föreställa sig och fokusera på hur de kan göra bättre snarare än på vad de inte gjort tillräckligt bra

• Är lättare att ge och lättare att ta emot eftersom det fokuserar på lösningar istället för misstag och problem

• Större fokus på målen istället för enbart beteendet. Målen i en organisation är ofta tydligare än hur vi ska bete oss. Därför blir det lättare att få acceptans med feedforward som kopplas till organisa tionens mål eller personens uppgifter.

I FPL 2019 svarar två tredjedelar att de är bekväma med att ta emot feedback från alla kollegor. Däremot är det bara hälften som också är bekväma med att ge feedback till alla kollegor. När det handlar om feedback från kunder eller användare är det också tydligt att man är mer bekväm med att få än att ge feedback. Här är bara en tredjedel bekväma med att ge feedback medan nära hälften är bekväma med att få feedback.

Feedback kräver träning

Rätt förmedlad kan feedback snabba på inlärning, medan illa förmedlad feedback kan upplevas som kritik och vara smärtsam. Att lära sig hur man kan arbeta med feedback för att uppnå de resultat man önskar blir viktigare i framtidens professionella liv.

Det kan låta enkelt i teorin men det innebär en hel del arbete för att hela organisationen ska träna upp färdigheten. Som alla kulturer upprätthålls feedback-kulturen genom kontinuerlig upprepning. Det handlar egentligen om att lära sig en form för feedback och sedan sprida och upprepa den.

Fler är bekväma med att få feedback än att ge feedback.

Vilka är du bekväm att ge feedback till?

Min närmsta chef 50 % Mina närmsta kollegor 60 % Alla kollegor 50 % Alla chefer 30 % Kund användare 30 % Ingen 7 % Vilka är du bekväm att få feedback från?

Min närmsta chef 60 % Mina närmsta kollegor 57 % Alla kollegor 66 % Alla chefer 46 % Kund användare 48 % Ingen 1 %

(FPL 2019)

Initiativ för att främja en feedback-kultur:

• Rutiner och processer för att feedback ska vara en naturlig del av vardagen • Organisationen är tydlig med att feedbackkulturen är avgörande för framgång • Det finns möjlighet till utbildning/kurser i feedback för alla i organisationen • Organisationen belönar förmågan att ge, be om och ta emot feedback • Chefer och ledares förmåga i att ge, be om samt ta emot feedback mäts

Nordiska ledare som arbetar i en organisation med en uttalad feedback-kultur svarar på frågan om vilka initiativ som tagits för att främja den.

(NES 2018)

– Att ge och ta feedback – och att använda det konstruktivt – kommer att vara centrala delar av organisationers framgång.

För att vi ska kunna utvecklas åt rätt håll på det personliga planet och förstärka våra bästa sidor behöver vi bygga upp en feedback-kultur i organisationen.

– Vi kommer inte ha en närmaste chef utan mentorer för kunskapsutbyte och erfarenhetsdelning. – Mer feedback, förhoppningsvis.

Att aktivera en strategi

En mindre grupp med övergripande kunskap om organisationen och ett specifikt område kan med strategiska överväganden skapa en vision och sätta upp mål för området. För att det ska förverkligas behöver alla medarbetare förstå visionen och varför målen är strategiskt viktiga, för att i nästa steg kunna bidra med idéer om hur deras arbetssätt kan förändras för att nå dit.

Genom att inkludera alla medarbetare i hur en strategi ska aktiveras tas den kollektiva kunskapen om värdeskapandet i alla roller med i utvecklingen av de nya arbetssätten. För att alla ska kunna komma med relevanta idéer inom ramen för strategin krävs ett tydligt ramverk. Här nedan ser du ett exempel på hur ett sådant ramverk skulle kunna se ut för att aktivera en strategi kopplat till feedback-kultur. När ramverket är på plats behövs en gemensam process för att testa och utvärdera idéerna. De idéer som fungerade kan implementeras i hela organisationen. På så sätt är alla inkluderade i aktiveringen av strategin och chansen att nå visionen.

Recept för aktivering, strategi: Feedback-kultur

Mål: Skapa en feedback- och feedforward-kultur för lärande och personlig utveckling

Vision: VI växer genom att engageras i varandras utveckling

Intressenter: Medarbetare Ledare Samarbetspartner

Användare Levarantörer

Värderingar:

Stabilitet Trovärdighet Tolerans

Fokusområden:

Ge feedback

Ge feedforward Ta emot feedback

Ta emot feedforward